對我國檔案網(wǎng)站中信息資源建設(shè)問題的思考

對我國檔案網(wǎng)站中信息資源建設(shè)問題的思考

一、檔案網(wǎng)站資源建設(shè)存在的主要問題(一)檔案網(wǎng)站上可用資源乏善可陳第一，檔案品種的單一性。檔案是人類社會(huì)的伴生物，人類的社會(huì)活動(dòng)的多元化導(dǎo)致了檔案這種伴生物的多樣性。如，在行政領(lǐng)域產(chǎn)生的文書檔案，在科技生產(chǎn)領(lǐng)域產(chǎn)生的科技檔案，在財(cái)會(huì)、人事等領(lǐng)域產(chǎn)生的專門檔案等，再加之其各種不同的載體與表現(xiàn)形式，可謂種類浩繁。但是網(wǎng)站上提供的檔案資源一般僅為少量的文書檔案和部分照片檔案，像科技檔案、專門檔案及其他載體形式檔案卻極為少見?？偠灾?，檔案網(wǎng)站上開放的檔案資源只是數(shù)量巨大、種類繁多的檔案資源寶庫中很小的一部分，大部分的檔案資源都被排斥在檔案網(wǎng)站之外。第二，檔案信息內(nèi)容的片面性。綜觀我國大部分檔案網(wǎng)站，其上網(wǎng)信息一般只是些檔案館機(jī)構(gòu)職能的介紹、館藏檔案指南、檔案法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)和一些動(dòng)態(tài)新聞。在檔案網(wǎng)站上發(fā)布的檔案館藏資源信息也只是些文件目錄和全宗目錄。例如，中央檔案館的館藏信息根本就沒有在網(wǎng)站中出現(xiàn)，而其他的一些綜合性檔案網(wǎng)站也存在著可用檔案信息數(shù)據(jù)的類型和數(shù)量甚少，以及缺少專題檔案資源的問題。如此單調(diào)的信息內(nèi)容自然無法吸引用戶的眼球，其必然造成檔案網(wǎng)站競爭力不足的局面。第三，覆蓋層面的狹隘性。作為社會(huì)記錄物的檔案產(chǎn)生于社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，它的來源非常廣泛，包含的內(nèi)容極其豐富，涉及各行各業(yè)，各個(gè)方面?？梢哉f上至天文、下至地理、中及人文，均有涉及。但是網(wǎng)站上絕大部分的檔案信息是政府現(xiàn)行文件，而諸如歷史、風(fēng)俗、人物、軍事、科技、經(jīng)濟(jì)等類別的檔案則極為鮮見，檔案內(nèi)容豐富的特性無從體現(xiàn)。第四，提供利用形式的欠科學(xué)性。我國檔案館館藏中紙質(zhì)檔案占很大比例，想要在網(wǎng)站上利用這些檔案就需要對它們進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換處理，形成數(shù)字化檔案信息。但是一些檔案網(wǎng)站只是把紙質(zhì)檔案攝制成照片圖像，上傳到網(wǎng)站上，卻未將模擬信息數(shù)字化。對于這些非文本形式的檔案資源，根本無法正常讀取其中的信息，用戶對其難以利用。(二)檔案信息資源深層開發(fā)不足第一，目錄信息資源多，檔案全文少。目前各檔案網(wǎng)站上提供的檔案信息資源大多是目錄級(jí)數(shù)據(jù)，例如，全宗目錄、專題目錄、開放檔案目錄等。而網(wǎng)站上提供的檔案全文卻很少，全文檔案信息所占的比例很低，總體上講，從檔案網(wǎng)站上獲取檔案全文的能力差。在抽樣調(diào)查的“全國省級(jí)以上35家檔案網(wǎng)站中，只有3家檔案網(wǎng)站能夠提供部分內(nèi)容全文閱讀，約占本級(jí)別網(wǎng)站的9％，即北京檔案信息網(wǎng)提供全文檢索，內(nèi)蒙古檔案信息網(wǎng)和云南檔案信息網(wǎng)提供部分內(nèi)容全文閱讀服務(wù)”。①這意味著，即使公眾在網(wǎng)站得到所需檔案的某些相關(guān)信息，其需求也極有可能無法得到全部滿足，而必須親自到檔案館進(jìn)一步的查詢。即便是提供全文檢索的檔案網(wǎng)站，大部分也只是提供的現(xiàn)行文件查詢，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到所有的開放檔案的全文獲取。第二，概要介紹信息多，深加工產(chǎn)品少。檔案網(wǎng)站上的信息資源大多數(shù)是目錄級(jí)信息，這些目錄中的數(shù)據(jù)也還只是停留在案卷級(jí)的檢索層次，對于能夠更深刻揭示、評(píng)價(jià)館藏的編研材料，如檔案匯編、大事記、組織沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編等，很少見到。有的檔案網(wǎng)站雖然提供的項(xiàng)目上有檔案深加工產(chǎn)品資源，但多為名不符實(shí)，空有其表。(三)信息特色性不突出第一，網(wǎng)站項(xiàng)目設(shè)置雷同。經(jīng)過瀏覽我國省級(jí)以上典型檔案網(wǎng)站及主要城市檔案網(wǎng)站后發(fā)現(xiàn)，目前檔案網(wǎng)站設(shè)置的欄目歸納起來主要為：部門職能信息、館藏檔案信息、檔案利用服務(wù)信息、編研成果信息、檔案學(xué)術(shù)研究信息、檔案法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)、動(dòng)態(tài)信息、特色檔案。欄目設(shè)置缺少特色和個(gè)性，使每個(gè)網(wǎng)站看起來大同小異，造成檔案網(wǎng)站項(xiàng)目設(shè)置基本上相同、特色內(nèi)容不豐富，同時(shí)大多數(shù)檔案網(wǎng)站發(fā)揮的作用主要局限在本館功能的宣傳與介紹上，檔案網(wǎng)站猶如一個(gè)個(gè)網(wǎng)上檔案管理職能部門的羅列或檔案成就展覽。第二，特色檔案信息少。特色檔案欄目是通過介紹反映當(dāng)?shù)厝宋摹v史、風(fēng)土人情等信息，顯示本館館藏不同之處，加強(qiáng)用戶對本館的感性認(rèn)識(shí)。每個(gè)檔案館由于職能和保管范圍等不同，都有自己的珍貴檔案，這些檔案或是年代久遠(yuǎn)，或是內(nèi)容罕見，或是載體特殊，正是這些珍貴的檔案構(gòu)成了館藏特色。但很多網(wǎng)站的特色館藏內(nèi)容建設(shè)大多都未開展或者開展不力。例如，中國第二歷史檔案館網(wǎng)站的館藏精品欄目下的檔案展示僅有五頁的內(nèi)容，云南檔案網(wǎng)站上的特色檔案欄目下沒有任何資源。根據(jù)抽樣調(diào)查表明“只有22個(gè)網(wǎng)站分別以不同的級(jí)別、類型和方式提供了具有地方特色或民族特色的檔案信息”。②而實(shí)際上網(wǎng)站如果缺少了這些特色資源的支持，就會(huì)使得每個(gè)網(wǎng)站看上去都大同小異沒什么區(qū)別，這種重復(fù)建設(shè)，在造成人力和物力的浪費(fèi)的同時(shí)，也無法發(fā)揮檔案館的資源優(yōu)勢，更談不上宣傳特色館藏資源。(四)網(wǎng)站各自為政，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重第一，技術(shù)平臺(tái)的不統(tǒng)一性。每個(gè)檔案館網(wǎng)站建設(shè)時(shí)采用的后臺(tái)技術(shù)是相對獨(dú)立的，也就是說不同的網(wǎng)站采用不同的實(shí)現(xiàn)模式，這就成為在現(xiàn)有檔案網(wǎng)站基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的資源檢索和資源共享平臺(tái)的障礙。由于每一個(gè)檔案網(wǎng)站應(yīng)用的技術(shù)平臺(tái)各異，故提供給用戶的查找方式也就各不相同，這就又增加了檔案資源在提供利用過程中的麻煩和困難。第二，資源獲取上的單一性。每個(gè)檔案網(wǎng)站都僅僅基于各自擁有的檔案資源進(jìn)行網(wǎng)站信息的各項(xiàng)服務(wù)，和其他相關(guān)的檔案館網(wǎng)站沒有溝通和交流，使得一些網(wǎng)站上的檔案資源重復(fù)建設(shè)，造成不必要的浪費(fèi)。利用者在進(jìn)入一個(gè)檔案網(wǎng)站時(shí)所能利用的資源，僅局限于本館擁有的檔案和提供的服務(wù)，因此要找到自己需要的特定信息就要對不同的檔案網(wǎng)站逐個(gè)瀏覽，例如，在進(jìn)入到屬于國家級(jí)檔案館的中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館等其他網(wǎng)站主頁之后，利用者獲取到的檔案信息資源僅僅限于本館的館藏，完全處于“封閉”狀態(tài)。雖然大部分網(wǎng)站都提供了對本區(qū)域范圍內(nèi)或全國乃至世界范圍部分檔案網(wǎng)站的超鏈接服務(wù)，但是從本質(zhì)上看，只是鏈接到相應(yīng)的檔案館網(wǎng)址，仍然沒有解決在線檔案資源內(nèi)容的整合與跨庫檢索。每個(gè)檔案網(wǎng)站從內(nèi)容管理這一層面看，仍然是一個(gè)個(gè)獨(dú)立的信息孤島，也就是說在線檔案資源獲取模式單一。要真正實(shí)現(xiàn)在線檔案資源整合模式的獲取，還有相當(dāng)漫長的道路要走。(五)使用說明性信息幾乎空白第一，檢索工具用戶界面專業(yè)性強(qiáng)。在線查閱檔案，獲取信息的用戶類型是多樣化的，不僅僅只限于檔案專業(yè)人員，因此向這些非專業(yè)的用戶介紹如何利用本網(wǎng)站的檢索工具，迅速定位，準(zhǔn)確查找到自己所需要的信息是十分必要的。目前雖然有的檔案信息網(wǎng)設(shè)置了“查檔指南”一欄，但是只向用戶介紹可以查閱哪些內(nèi)容，并沒有向用戶解釋“檔號(hào)”、“責(zé)任者”等一些專業(yè)術(shù)語，以及如何去查找獲取自己所需要的信息的方法，也沒有通過示例向用戶展示如何充分利用檢索工具，或者說只是把檢索工具簡單地放在網(wǎng)頁上，根本就沒有任何介紹和說明性的信息，這對于一些非專業(yè)人員來說，在很大程度上限制了他們對檔案信息的獲取與利用。第二，檢索工具的使用介紹信息少。檔案要實(shí)現(xiàn)其作用和價(jià)值就要被利用，要想利用檔案就要先進(jìn)行檢索，查找確定有沒有需要的檔案。檔案網(wǎng)站是通過計(jì)算機(jī)和用戶交互的方式來實(shí)現(xiàn)檔案館的各項(xiàng)服務(wù)和功能的，對于檔案檢索，網(wǎng)站通過提供相應(yīng)的檢索工具來實(shí)現(xiàn)。檢索工具的種類和作用各有不同，有些只是提供簡介性的信息，比如指南、手冊，有些提供查檢類的信息，如目錄等。再者根據(jù)查檢性檢索工具提供結(jié)果的詳略可分為全宗目錄、文件目錄以及全文獲取等。要想利用好檢索工具，尋找到需要的檔案信息，利用者還需要具備使用檢索工具的相應(yīng)知識(shí)，如檢索工具如何使用、怎樣輸入才能找到需要的信息、應(yīng)該從什么地方查找等，這樣才能有效地利用檢索工具找到有用信息。這類信息的提供主要通過網(wǎng)站上的檢索工具使用介紹功能來實(shí)現(xiàn)，但是網(wǎng)站上卻很少有這方面的信息服務(wù)，造成用戶利用的不便和障礙。二、優(yōu)化檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)的設(shè)想(一)以本館資源為基礎(chǔ)，豐富網(wǎng)上信息第一，重視本館資源的網(wǎng)上發(fā)布。每個(gè)檔案館都擁有著數(shù)量巨大、種類繁多、內(nèi)容豐富的檔案資源，每個(gè)檔案館的館藏資源又各具特色，尤其是一些專門檔案館，所擁有的資源具有鮮明的獨(dú)特性，這些能充分展現(xiàn)本館特色的檔案也是檔案網(wǎng)站資源建設(shè)的重要依托和基礎(chǔ)。因此，檔案網(wǎng)站必須先立足本館的館藏資源，實(shí)現(xiàn)本館資源上網(wǎng)，以發(fā)揮各自檔案網(wǎng)站的作用，體現(xiàn)檔案網(wǎng)站建設(shè)的價(jià)值，這也是檔案網(wǎng)站建設(shè)首要的和基礎(chǔ)性的工作。第二，積極開展數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在館藏資源數(shù)字化的進(jìn)程中，要本著利用優(yōu)先，分步實(shí)施的原則，優(yōu)先進(jìn)行珍貴的照片檔案、音像檔案、重要紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化，采集文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)，建設(shè)館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，然后形成全宗目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件目錄數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而建立各種專門檔案目錄的數(shù)據(jù)庫，最后在此基礎(chǔ)上形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫群，同時(shí)應(yīng)著重推出一批具有示范性的特色數(shù)據(jù)庫，使檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高、質(zhì)量日益提升。第三，建設(shè)貼近大眾的特色資源。根據(jù)各館的特色建設(shè)整合一批與百姓有關(guān)的基礎(chǔ)信息專題數(shù)據(jù)庫。諸如職務(wù)任免、個(gè)人榮譽(yù)、職稱評(píng)定、工作調(diào)動(dòng)、畢業(yè)結(jié)業(yè)、知青信息、婚姻登記等大眾人物信息數(shù)據(jù)庫群。國外的檔案館在這方面就很值得我們學(xué)習(xí)，澳大利亞檔案網(wǎng)站就極其重視特色資源的建設(shè)。其館藏包括內(nèi)閣文獻(xiàn)、英國皇家專門調(diào)查委員會(huì)文件、聯(lián)邦政府與各部門檔案以及總督總理部長的材料。時(shí)間跨度從“1901年澳大利亞聯(lián)邦成立時(shí)”開始，還包括一些“19世紀(jì)殖民地檔案”，館藏主體為文本形式，也包括“照片、招貼、地圖、建筑設(shè)計(jì)圖、劇本、膠卷、樂譜聲音文件”等。(二)以技術(shù)為支撐，整合檔案網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)資源共建共享第一，構(gòu)建網(wǎng)上政務(wù)信息超市。利用數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，通過對檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行挖掘整合，建立一批公開專題數(shù)據(jù)庫，尤其是和百姓生活休戚相關(guān)的政府文件檔案數(shù)據(jù)庫。這就要求檔案網(wǎng)站做到兩個(gè)“及時(shí)”：一是及時(shí)對政府文件進(jìn)行全文掃描，尤其是公眾很難接觸到的“紅頭文件”，供公民在網(wǎng)站上免費(fèi)查閱；二是加大檔案的開放開發(fā)力度，及時(shí)解密、保密重要文件，公開非保密文件，讓百姓全面了解黨和政府的各項(xiàng)政策方針。第二，構(gòu)建網(wǎng)站共享平臺(tái)。采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)檢索入口和后臺(tái)技術(shù)，消除網(wǎng)站的信息交流障礙，實(shí)現(xiàn)不同檔案網(wǎng)站間的檔案信息數(shù)據(jù)傳輸、信息集聚和檔案發(fā)布，為各機(jī)關(guān)、各部門提供服務(wù)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息交換、資源共享創(chuàng)造條件，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的查詢和利用的一站式服務(wù)。第三，構(gòu)建檔案網(wǎng)站群。以國家級(jí)檔案信息網(wǎng)為龍頭，分層次整合檔案信息資源，建立檔案信息門戶網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)中央、省(自治區(qū)、直轄市)、市檔案網(wǎng)站和區(qū)、縣館局網(wǎng)站網(wǎng)頁的有效鏈接，各區(qū)、縣檔案館網(wǎng)站又和當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，提高網(wǎng)站信息發(fā)布水平，為用戶實(shí)現(xiàn)便利的跨庫檢索創(chuàng)造條件。也就是說利用者不論身在何處，都能方便地找到需要的檔案信息。(三)開發(fā)輔助檢索工具，提高資源的易用性第一，提高檢索工具的易用性。檔案網(wǎng)站為能滿足不同類型、不同需求、不同層次的用戶的需要，要及時(shí)推出必要的檢索工具和服務(wù)，降低檢索工具的利用難度，提高檢索工具的易用性。一方面，使用以自然語言為基礎(chǔ)的分類體系，避免在檢索界面上出現(xiàn)學(xué)術(shù)性、專業(yè)性強(qiáng)的詞匯。另一方面，友好化用戶界面，使檢索工具能夠支持用戶進(jìn)行多種語言、多種邏輯方式、多種角度進(jìn)行提問檢索，盡可能使用戶付出最小的努力就能掌握檢索工具，從而更方便、快捷地找到所需信息。第二，設(shè)置必要的輔助檢索說明信息。為幫助用戶更好的使用檢索工具和資源，網(wǎng)站需要增加和推出更多的輔助檢索功能的服務(wù)，為用戶提供相應(yīng)的咨詢和幫助，引導(dǎo)用戶查找和利用檔案。檔案信息網(wǎng)在信息檢索的頁面上可設(shè)置類似于“開始指導(dǎo)”、“如何在線檢索檔案”、“幫助”、“我能怎么做”、“檢索要點(diǎn)”這樣的欄目，向用戶介紹詳細(xì)的數(shù)據(jù)庫信息，或者利用示例向用戶演示如何利用基本檢索與高級(jí)檢索功能，這樣即使是從未接觸過檔案檢索的非專業(yè)人員，也可以快速地、輕松地利用各種檢索工具獲取在線檔案信息。(四)設(shè)置其他的信息鏈接，為用戶提供相關(guān)服務(wù)第一，廣泛互聯(lián)各種相關(guān)信息。對于和檔案資源相關(guān)的信息，檔案網(wǎng)站也應(yīng)提供相應(yīng)鏈接，使檔案網(wǎng)站更貼近用戶的需求。檔案網(wǎng)站不僅提供檔案信息，還應(yīng)設(shè)置和這些檔案信息相關(guān)的網(wǎng)站鏈接，就同一個(gè)信息來廣泛的鏈接互聯(lián)網(wǎng)上的網(wǎng)頁，如一些相關(guān)的法律規(guī)章、政策指示、出版物、及國家各級(jí)圖書館、其他省市和地區(qū)不同的專業(yè)協(xié)會(huì)等。從而在檔案本身之外擴(kuò)大檔案網(wǎng)站的信息服務(wù)范圍，擴(kuò)展資源建設(shè)的覆