英文郵件格式

關(guān)于英文郵件格式第1頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月?lián){(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過電子郵件的形式來聯(lián)系公務(wù)。英文電子郵件的重要性商務(wù)英語電子郵件以其方便快捷，在現(xiàn)代商務(wù)活動中起著重要作用。商務(wù)往來中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務(wù)電子郵件的寫作在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。第2頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月商務(wù)英語電子郵件的格式商務(wù)英語電子郵件的寫作要求商務(wù)英語電子郵件寫作注意事項商務(wù)英語電子郵件常用句式Contents第3頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月商務(wù)英語電子郵件由五部分組成：Address--收信人Email地址、抄送收信人Email地址Subject--主題Salutation--稱呼、Opening--開頭、Body--正文、Ending--結(jié)尾句ComplimentaryClose--禮貌結(jié)束語Writer’sFullName--寫信人全名、Writer’sTitleandDepartment--寫信人職務(wù)及所屬部門、Address--地址、Tel--電話號碼、Fax--傳真商務(wù)英語電子郵件的格式(1/15)第4頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Address–地址收信人地址To:

抄送收信人地址Cc:密送收信人地址Bcc:Cc:CarbonCopyBcc:BlindCarbonCopyTo:

12@Cc:

456@Bcc:789@多個收信人地址用半角的逗號或者分號隔開。商務(wù)英語電子郵件的格式(2/15)第5頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Subject–主題(1/3)1.主題(Subject)框的內(nèi)容應(yīng)簡明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整的句子，但長度一般不超過35個字母。YES：SuppliertrainingNO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany商務(wù)英語電子郵件的格式(3/15)第6頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Subject–主題(2/3)2.主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。NO：NewsaboutthemeetingYES：Tomorrow'smeetingcanceled3.視信的內(nèi)容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI(ForYourInformation，供參考)例如：URGENT:Submityourreporttoday!商務(wù)英語電子郵件的格式(4/15)第7頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Subject–主題(3/3)4.一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。YES：NewE-mailAddressNotificationDetailedcalculationNO：detailedcalculation商務(wù)英語電子郵件的格式(5/15)第8頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Salutation--稱呼(1/4)根據(jù)發(fā)信人的具體情況以及發(fā)信人與收信人之間的關(guān)系而定。在同輩的親朋好友或同事之間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。TomHanksDear/HiTom,DearMrHanks,收信人的名字千萬不要寫錯。商務(wù)英語電子郵件的格式(6/15)JenniferAnistonMiss/Mrs/MsAniston第9頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Salutation--稱呼(2/4)3.有榮譽學(xué)位多不喜歡用一般的頭銜。Dr./Prof./GeneralWright商務(wù)英語電子郵件的格式(7/15)第10頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Salutation--稱呼(3/4)4.外國人的名字有時羅馬數(shù)字I，II等GeorgeVIWhenGeorgeVIdied,ElizabethIIsucceededtothethrone.商務(wù)英語電子郵件的格式(8/15)第11頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Salutation--稱呼(4/4)5.如果沒有名字，或者是很正規(guī)的郵件，則可用：DearCommitteeMember:DearColleagues:DearMeetingPlanner:ToAllSalesReps:ToWhomItMayConcern:商務(wù)英語電子郵件的格式(9/15)DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:Ladies

or/and

Gentlemen:DearCustomers，第12頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Opening–開頭(1/3)澄清你的意圖在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。感謝讀者是郵件開場白的好辦法。感謝您的讀者能讓對方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會很有幫助。商務(wù)英語電子郵件的格式(10/15)記得要注意語法，拼寫和標(biāo)點符號，保持句子簡短明了且句意前后一致。第13頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Opening–開頭(2/3)商務(wù)英語電子郵件的格式(11/15)如果回復(fù)客戶的咨詢，向他們對公司的興趣表示感謝Thankyouforcontactingus.如果對方已經(jīng)回復(fù)過你的一封郵件了，感謝回復(fù)Thankyouforyourpromptreply.Thanksforgettingbacktome.如果你主動給別人寫郵件，表明意圖Iamwritingto…第14頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Opening–開頭(3/3)商務(wù)英語電子郵件的格式(12/15)如果有人給了你特別的幫助Thankyouforallyourassistance.某個客戶或是經(jīng)理寫對你的工作提出了一定的質(zhì)疑Itrulyappreciate…Thankyouforyourfeedback.如果你詢問一些信息，對方花了點時間才發(fā)送給你Thankyouforprovidingtherequestedinformation.第15頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Body–正文正文是電子郵件的主要部分，大多把話題分成幾個小主題，每個小主題一段，每段一般只有一兩句話。正文由兩三個或三四個簡短的段落構(gòu)成。商務(wù)英語電子郵件的格式(13/15)正文書寫格式絕大多數(shù)采用齊頭式。齊頭式是指正文中各部分都從每行的左邊開始，這種格式便于打字和節(jié)省時間，提高工作效率。

稱呼和開頭之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行。第16頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Ending–結(jié)尾在郵件結(jié)束之前，應(yīng)再次感謝收信人。商務(wù)英語電子郵件的格式(14/15)Thank

you

for

your

patience

andcooperation.或

Thank

you

for

your

consideration.If

you

have

any

questions

or

concerns,don’thesitatetolet

me

know.或

Ilookforwardtohearingfromyou.第17頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

ComplimentaryClose–禮貌結(jié)束語(1/2)結(jié)尾致意要留意，弄清大家的關(guān)系才選擇用詞。商務(wù)英語電子郵件的格式(15/15)VeryFormal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)Respectfullyyours,Yoursrespectfully,Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間)Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,第18頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

ComplimentaryClose–禮貌結(jié)束語(2/2)商務(wù)英語電子郵件的格式(16/15)LessFormal不太正規(guī)的(例如客戶)Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,Informal非正規(guī)的(例如朋友，同事之間)Regards,Warmregards,Withkindestregards,Withmybestregards,Mybest,Thanks,Seeyounextweek!第19頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Signature–簽名郵件的末尾加上簽名檔，附加必要的個人信息。商務(wù)英語電子郵件的格式(15/15)簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。ChunhuiLiExecutiveassistantPhone-mail:cli93@第20頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月商務(wù)英語電子郵件的格式商務(wù)英語電子郵件的寫作要求商務(wù)英語電子郵件寫作注意事項商務(wù)英語電子郵件常用句式Contents第21頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則Correctness–準(zhǔn)確Conciseness–簡潔Complete–完整Clarity–清楚Courtesy–禮貌五C原則(1/14)第22頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Correctness–準(zhǔn)確原則由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)管理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點符號和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。五C原則(2/14)第23頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Conciseness–簡潔原則(1/3)簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要務(wù)。在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。五C原則(3/14)第24頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Conciseness–簡潔原則(2/3)為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語。UPlsFYIInfoQtyBTWASAP/asapIMOFAQ五C原則(4/14)AssoonaspossibleInmyopinionFrequentlyaskedquestions第25頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Conciseness–簡潔原則(3/3)舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征，縮略語的使用，不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。五C原則(5/14)第26頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Complete–完整原則商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why

和how。五C原則(6/14)第27頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Clarity–清楚原則(1/2)商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：結(jié)構(gòu)方面語法方面盡量使用短段落，必要時使用主題句。用詞要肯定準(zhǔn)確，切忌使用語義模糊、模棱兩可的詞或詞組，以免產(chǎn)生歧義，造成誤解，延誤商務(wù)溝通和貿(mào)易。五C原則(7/14)第28頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Clarity–清楚原則(2/2)Thefiguresshowasignificantincrease.Wewilldeliveryourgoodssoon.Thefiguresshowayear-on-yearincreaseof15%.WewilldeliveryourgoodsonDec10th.五C原則(8/14)第29頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Courtesy–禮貌原則(1/6)商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方容易接受。在寫電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點，提出要求。五C原則(9/14)第30頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Courtesy–禮貌原則(2/6)Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.Notforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomer,wecannotquoteforsuppliesevenatthatprice.虛擬語氣：要不是我們接到許多老客戶的大量定單，我們尚不能給這些貨物報如此低的價格。五C原則(10/14)第31頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Courtesy–禮貌原則(3/6)IwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationforCIFshanghai.GivemeyourbestquotationforCIFshanghai.委婉語氣：如果你能報出成本加運費到上海的最低價，我將非常感激。虛擬語氣和委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，易為對方接受。五C原則(11/14)第32頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Courtesy–禮貌原則(4/6)Ithastobestressedthatshipmentmustbeeffectedwithintheprescribedtimelimit,asafurtherextensionwillnotbeconsidered.Wehavetostressthatyoumusteffectshipmentwithintheprescribedtimelimit,asafurtherextensionwillnotbeconsidered.表示批評、建議、要求時，用被動語態(tài)可以避免直接觸及施動者(自己或?qū)Ψ?，使口氣更加婉轉(zhuǎn)。五C原則(12/14)第33頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Courtesy–禮貌原則(5/6)Asyou(seemto)

takeadvantageofourleniencyinthismatter,wenowhavetogiveyouthefinalnotice.使用半動詞表示說話人對所說事情的推測，從而使話語的肯定語氣趨于緩和。五C原則(13/14)半動詞在功能上介于主動詞與助動詞之間,本身帶有詞義，但詞義模糊。

seem

appear

belikelyto第34頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Courtesy–禮貌原則(6/6)Iamafraidthatwewillbeunabletomeetyourorderontimeduetoproblemswithoursupplier.由于供應(yīng)商的原因，恐怕我們不能根據(jù)您的訂單按時交貨如果是寫一些壞消息或是道歉，你就應(yīng)該寫的禮貌而得體，并說明問題的原因。五C原則(14/14)第35頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月商務(wù)英語電子郵件的格式商務(wù)英語電子郵件的寫作要求

商務(wù)英語電子郵件寫作注意事項商務(wù)英語電子郵件常用句式Contents第36頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文法(1/8)切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$4,000fornewequipment.應(yīng)改為：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.問題：decide的主語是we,而不是report注意事項(1/12)第37頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文法(2/8)句子不要凌碎例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjections.應(yīng)改為：Hedecidednottoauditthelasttencontractsbecauseofourpreviousobjections.問題：第二句是第一句的原因，應(yīng)合并成為一句注意事項(2/12)第38頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文法(3/8)結(jié)構(gòu)對稱例子：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.應(yīng)改為：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.問題：and連接兩個相同的成分，結(jié)構(gòu)應(yīng)對稱注意事項(3/12)第39頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文法(4/8)單復(fù)數(shù)前后一致例子：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavecertificate.應(yīng)改為：Authorizedpersonsmustshowthattheyhavecertificate.問題：anperson與they矛盾

注意事項(4/12)第40頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文法(5/8)動詞和主語要呼應(yīng)注意事項(5/12)時態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多第41頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文法(6/8)affect

動詞，effect名詞；operative（計劃、法律等）實施中的，起作用的operational（機器、設(shè)備等）正常運轉(zhuǎn)的，可使用的；軍事行動的affect

和effect，operative和

operational選詞要正確注意事項(6/12)第42頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文法(7/8)標(biāo)點要準(zhǔn)確拼寫要正確大小寫要注意非必要的話，整個詞不要都大寫，除非要罵人。MUSTchangeimmediately.要強調(diào)的話，用底線，斜體或者粗體。注意事項(7/12)第43頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文法(8/8)地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字，除了One127NinthAvenue,North390VeteransBoulevard,Carlstadt,NJ070725ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91Street注意事項(8/12)第44頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文體(1/3)可讀性----多用短句注意段落的開頭一般來說，重要或強調(diào)的事情都放在信件或段落的開頭。Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsonvideo.注意事項(9/12)第45頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文體(2/3)輕重有分同等重要的用

and來連接，較輕放在次要的句子里。轉(zhuǎn)接詞要留神but,therefore,also,forexample,furthermore,moreover修飾詞的位置要小心例子：Hecouldonly…….注意事項(10/12)第46頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–文體(3/3)句子開頭不要含糊不清的代詞開頭少用this,that,it,they,或

which。用語要肯定準(zhǔn)確，切忌含糊注意事項(11/12)第47頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月

Sometips–格調(diào)式樣和句子長度不要太單調(diào)2.口語化比較受歡迎注意事項(12/12)第48頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月商務(wù)英語電子郵件的格式商務(wù)英語電子郵件的寫作要求

商務(wù)英語電子郵件寫作注意事項商務(wù)英語電子郵件常用句式Contents第49頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月Greetingmessage祝福Hopeyouhaveagoodtripback.Howareyou?Howistheprojectgoingon?祝旅途愉快。你好嗎?項目進(jìn)行順利嗎?英語電子郵件常用句式(1/16)第50頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月Initiateameeting發(fā)起會議(1/2)IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.我想跟你電話討論下報告進(jìn)展和XXX項目的情況。我建議我們今天下午就A項目的發(fā)展計劃開會討論一下。英語電子郵件常用句式(2/16)第51頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月Initiateameeting發(fā)起會議(2/2)We’dliketohavethemeetingonOct30.Sametime.Let’smakeameetingnextMondayat5:30PMBeijingtime.十月三十號，老時間開會。下周一北京下午五點半開會。英語電子郵件常用句式(3/16)第52頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(1/4)Ifyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.如果存取文件有任何問題請和我聯(lián)系。期待您的反饋建議!英語電子郵件常用句式(4/16)第53頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(2/4)Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?謝謝你，希望能聽到更多你對評估和日程計劃的建議。你對計劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做?英語電子郵件常用句式(5/16)第54頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(3/4)Whatdoyouthinkaboutthis?Anyquestion,pleasedon’thesitatetoletmeknow.Anyquestion,pleaseletmeknow.Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.英語電子郵件常用句式(6/16)第55頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨詢信息/反饋/建議(4/4)

Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!Feelfreetogiveyourcomments.Pleaseletmeknowwhatyouthink.Doyouhaveanyideaaboutthis?Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser’sbehavior.英語電子郵件常用句式(7/16)第56頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月Givefeedback意見反饋Pleaseseecommentsbelow.Myanswersareinbluebelow.Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.請看下面的評論。我的回答已標(biāo)藍(lán)。我就文檔添加了一些備注，僅供參考。英語電子郵件常用句式(8/16)第57頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月Attachment附件(1/2)Ienclosetheevaluationreportforyourreference.Pleasefindenclosedacopyofourpricelist.Pleasefindtheattachedreportyouwillneedfortomorrow'smeeting.我附加了評估報告供您閱讀。隨函附寄我公司價目表一份。隨信附上你明天開會所需的報告，請查收。英語電子郵件常用句式(9/16)第58頁，課件共65頁，創(chuàng)作于2023年2月Attachment附件(2/2)Attachedisthedesigndocument,pleasereviewit.Attachedpleasefindtoday’smeetingnotes.Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.設(shè)計文檔在附件里，請評閱。今天的會議記錄在附件里。