2011201613 王月聰 個人知識管理

2011201613王月聰個人知識管理摘要：盡管我們每天面臨的信息越來越多，信息過載與信息噪音越來越嚴重，但只要我們能充分利用個人知識管理技能，借助有效的個人知識管理軟件相信戰(zhàn)勝海量信息不再是困難。本文在調(diào)查分析現(xiàn)有研究成果基礎(chǔ)上，概述了個人知識管理的定義和分類，重點介紹了個人知識管理的七項基本技能，及對個人知識管理技能及工具（軟件）方面的完善提出了建議。個人知識管理概述（一）個人知識管理的定義個人知識管理（PKM）的寬泛定義由美國的PaulA.Dorsey教授提出：“個人知識管理應該被看作既有邏輯概念層面又有實際操作層面的一套解決問題的技巧與方法?！盪CLA大學安德遜工商管理學院的JasonFrand已經(jīng)在他們的MBA課程中列入了采用PKM概念來說明信息與知識管理的實踐活動。Frand和Hixon(1999)將個人知識管理定義為：“它是一種概念框架，指個人組織和集中自己認為重要的信息，使其成為我們知識基礎(chǔ)的一部分。它還提供某種將散亂的信息片段轉(zhuǎn)化為可以系統(tǒng)性應用的東西的（個人）戰(zhàn)略，并以此擴展我們的個人知識?！睆膶嵱玫慕嵌葋矶x“個人知識管理”，它一般指個人通過工具建立知識體系并不斷完善，進行知識的收集、消化吸收和創(chuàng)新的過程，英文是PersonalKnowledgeManagement。Skyrme(1999)也從經(jīng)驗方面對個人知識管理戰(zhàn)略進行了更為細致的描述，包括以下內(nèi)容：明確自己的信息需求；制定一個(知識)獲取戰(zhàn)略；設定信息的優(yōu)先級，確定哪些信息可以丟棄，哪些信息可以收?。淮_定如何和何時處理手上的信息；為需要歸檔和保存的知識建立規(guī)范；創(chuàng)建個人的文件系統(tǒng)，可以兼顧（管理）自己的工作、生活和其它知識活動；為不同用途建立信息目錄（書簽）和索引；經(jīng)常評估/評價所存儲信息和目錄的價值。綜上，盡管個人知識管理（PKM）有各種版本的定義，其實質(zhì)卻都在于幫助個人提升工作效率，整合自己的信息資源，提高個人的競爭力。通過實施PKM，個人可以在短時間內(nèi)處理大量的信息，快速有效地獲取所需知識，準確地表達知識，提高工作效率和自身能力。（二）個人知識管理的分類知識管理的一個基本問題是對知識的分類。按照應用的角度，經(jīng)濟發(fā)展與合作組織（OECD）將知識分為四類：事實知識（Know-what）、原理知識（Know-why）、技能知識（Know-how）和人際知識（Know-who）。從認知角度出發(fā)，知識又可以分為顯性知識（ExplicitKnowledge）和隱性知識（TacitKnowledge）。顯性知識可以通過文件、形象或其他精確的溝通過程來傳授，但隱性知識的獲得卻只能依賴于自身的體驗、直覺和洞察力。在OECD對知識的劃分中，前兩者屬于顯性知識，后兩者屬于隱性知識。顯性知識和隱性知識之間可以相互轉(zhuǎn)化，動態(tài)循環(huán)。個人可以管理的知識不僅是指書本和文獻中的有形內(nèi)容，而且更是指信息，是從原始材料中組織和系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)。個人知識管理的重點在于對隱形知識的管理，實現(xiàn)顯性知識和隱性知識的共享，提高學習能力、應變能力和創(chuàng)新能力。個人知識管理的技巧1、檢索信息的技巧檢索信息時，首先要確定個人的信息需求和信息來源，選擇合適的信息檢索技巧方法。在個人知識管理中，檢索信息的技巧既包括技術(shù)要求很低的問問題然后聽回答的技巧，也包括充分利用互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎、電子圖書館的數(shù)據(jù)庫和其他相關(guān)數(shù)據(jù)庫查找信息的技巧。為充分掌握檢索信息的技巧，個人有必要對搜索的概念、、搜索的技能等充分的掌握。2、評估信息的技巧這種技巧不僅指個人可以判斷信息的質(zhì)量，而且指個人必須能判斷這種信息與自己遇到的問題的相關(guān)程度。個人并不必去了解計算機評估信息的機理，評估主要從可信度、準確度、合理性及相關(guān)支持等方面來進行?？尚哦纫话愀鶕?jù)作者的可信度、質(zhì)量保證依據(jù)、元信息等來判定。準確度可從時間界限、綜合全面性、信息面向的對象及其使用目的、合理性等方面來確定。相關(guān)支持則是指信息文本的索引目錄、參考文獻等。3、組織信息的技巧組織信息，需要過濾無用和相關(guān)度不大的信息資源，有效地存儲信息，建立信息之間的聯(lián)系，方便以后的查找和使用。有效組織信息的原則是：無論環(huán)境怎樣，組織起來的信息應該便于有效的利用。這種技巧會牽涉到用不同的工具把各種信息組織起來。在手工操作的環(huán)境中，我們會用文件夾、抽屜和其他的比較原始的方法來組織信息。在現(xiàn)代的高科技環(huán)境中，我們用電子文檔、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)頁，或者用專門的知識管理軟件來組織信息4、分析信息的技巧分析信息就必須牽涉到如何對數(shù)據(jù)進行分析并從中得出有用的結(jié)論。常用的分析信息的方法是建立和應用模型，通過大量的數(shù)據(jù)分析從而得出信息間的關(guān)系。電子表格、統(tǒng)計軟件、數(shù)據(jù)挖掘軟件等提供了分析信息的方法，但在建立各種分析軟件的模型的工作中，人還是最重要的。5、表達信息的技巧通過表達信息，可以實現(xiàn)隱性知識向顯性知識的轉(zhuǎn)化。個人知識在交流、共享中得到升華。信息的表達，無論是通過PowerPoint、網(wǎng)站還是通過文本，大部分的工作應該圍繞如何讓他人理解、記住、能與自己的互動上。6、保證信息的安全雖然保證信息安全的技巧與個人知識管理中其它的六種技巧有所不同，但這并不表明保證信息的安全就不重要。保證信息的安全涉及到開發(fā)與應用各種保證信息的秘密、質(zhì)量和安全存儲的方法和技巧。常用到的密碼管理、備份、檔案管理都是保證信息安全常用的方法。7、信息協(xié)同的技巧信息技術(shù)的發(fā)展為組織和部門的協(xié)同工作提供了強有力的支持。如通過小組或團隊的形式組織學生進行學習，教師與學生、學生與學生在討論與交流的基礎(chǔ)上對一些要解決的問題進行協(xié)同工作，交流和共享彼此的觀點和知識。有效的利用這種技術(shù)不僅要求會使用這種工具，而且要求充分的理解協(xié)同工作的各種原則及其內(nèi)在內(nèi)容。以上七種知識管理方法，實際上是處理日常工作中“知識維度”的一系列連續(xù)的動作和操作，并可以根據(jù)需要相互結(jié)合，選擇使用。例如，你可能是在對信息進行評估后才發(fā)現(xiàn)仍然需要檢索一些信息。瑞士OpenConnectAG公司的知識管理主管Hyams教授認為，除了以上七項外，個人知識管理的內(nèi)容還應該包括時間管理、基礎(chǔ)設施、組織性工作等等方面的技能，具體指：時間控制；工作空間舒適度；快速閱讀、備注和研究；備案和文檔管理；信息設計（哪些信息有用，哪些信息無用）；有目的的寫作；知識/信息處理設施（通常指PC等IT設備）；知識/信息過濾技能。對個人知識管理提出的建議我本人依據(jù)以上對個人知識管理的定義及技巧的深入了解，基于簡單有效和經(jīng)濟實用的原則，提出了自己的一套個人知識管理系統(tǒng)，主要分為兩部分：（一）個人知識管理模式知識分為顯性知識和隱性知識，那么個人信息管理也分為顯性知識管理和隱性知識的管理，將顯性知識（包括文檔、通訊、日程和瀏覽的網(wǎng)頁等）內(nèi)化到人的知識體系中，經(jīng)過人腦的處理后，再在恰當?shù)臅r候通過外化表現(xiàn)出來。（二）個人知識管理過程（1）對所需管理的知識進行分類對知識的分類，應根據(jù)自身需求，按照“我需要什么信息，如何最快找到它”的原則進行操作。知識的專業(yè)分類可以根據(jù)學習的專業(yè)科目來劃分，也可參照圖書館文獻的分類方法。對于分類學無需深究，只要根據(jù)個人情況，在實踐中逐漸摸索出自己知識庫的最佳分類方法。（2）選擇合適的知識管理工具對個人來說，針對不同的信息可以采用不同的工具，不需要采用統(tǒng)一的入口，只要簡單易用，適合自己就可以。所以，個人知識管理可以充分利用各種隨手可得的主流軟硬件工具，結(jié)合使用其他方便的輔助小工具。例如微軟Office、MSOutlook、LotusNotes與ICQ、MSN等常用軟件，以及概念地圖、心智地圖、網(wǎng)絡日志weblog和維基百科wiki等輔助小工具。硬件有手機、筆記型計算機、PDA等個人數(shù)字工具。（3）建立個人知識庫在知識庫中，所有知識都以目錄結(jié)構(gòu)分類存放?？梢栽O置一個臨時目錄來存儲那些無法及時處理的信息，待以后再分類，從而保持知識庫的干凈。此外，文件命名應該簡單明了、見名知義，輔以數(shù)字編碼、時間、來源等為原則。同時，也要建立文件安全、資源刪除與更新、交流與共享的規(guī)則，以文件的形式妥善地保存下來，并在以后的實踐中逐步擴展和完善，建立自己的知識結(jié)構(gòu)體系。這樣可以方便信息資源的分類存儲、查找和操作，也可避免因時間推移和遺忘而導致的混亂管理，造成大量資源浪費。選擇有效的個人知識管理工具，對所有資源進行分類、命名以后，就可以將知識分批放入個人知識庫。個人知識庫建立起來之后，快速而方便的訪問至關(guān)重要。一個可以借鑒的方案是網(wǎng)絡日志。這種個人發(fā)布系統(tǒng)現(xiàn)在越來越多的被用作個人知識管理系統(tǒng)。隨著知識的不斷豐富和能力增強，也要持續(xù)不斷對個人知識庫進行維護和管理。一般而言，個人應主要作好以下工作：增添新的學習資源和知識類別；刪除、修改和更新部分資源；進一步完善個人知識管理準則；協(xié)作學習以交流和共享知識；在知識管理的實踐過程中，逐步完善個人知識結(jié)構(gòu)。（4）應用已有的知識在個人知識管理上，我們不能只關(guān)注知識積累，而不注重知識能量的釋放。知識學習和積累的出發(fā)點就是對知識的使用，并在知識的利用、交流中創(chuàng)造新的知識。在知識的利用上，一些傳統(tǒng)的方法可能對個人知識管理有所幫助，例如歸納和演繹。想要利用已有的知識，既可以在個人占有的大量知識基礎(chǔ)上進行歸納，找出事物間的規(guī)律，然后應用于實踐從而對這種歸納結(jié)果進行檢驗，然后再從實踐中修正歸納出的知識；也可以對原有知識進行演繹，幫助新的知識實踐?？偨Y(jié)知識管理中知識的利用方法現(xiàn)在還處于探索階段，因為它涉及不同個體的知識背景、生活環(huán)境、價值觀等因素比較復雜。一般來說，應用知識可以遵循下面的規(guī)則進行。首先是進行知識收集，把與問題有關(guān)的知識找到，在互聯(lián)網(wǎng)時代這一點并不難做到；然后進行消化吸收，也就是閱讀有關(guān)資料，包括向?qū)＜艺埥?；建立可比較