檔案登記備份和數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作課件

檔案登記備份和數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作寧波市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處董舫虹一、檔案登記備份工作（一）檔案登記備份工作提出的前提（二）檔案登記備份工作的依據(jù)（三）檔案登記備份的相關(guān)政策文件（四）省市開展檔案登記備份工作的舉措（五）檔案登記備份的相關(guān)概念（六）檔案登記備份工作的主要目標(biāo)任務(wù)（七）檔案登記備份的范圍及數(shù)據(jù)形式（一）檔案登記備份工作提出的前提1、檔案信息承載的載體形式變化、各類數(shù)量多。電子文件傳統(tǒng)檔案歷史檔案現(xiàn)行檔案載體形式的變化服務(wù)需求的變化2、檔案安全問題日益突出檔案安全保障跟不上要求。社保檔案損毀導(dǎo)致日本安倍政權(quán)倒臺；四川大地震中檔案大量損毀；檔案丟失、損毀甚至被篡改偽造現(xiàn)象時有發(fā)生，引起社會對檔案作為法律憑證價值的置疑。石家莊團市委原副書記王亞麗身份造假案；湖南邵東羅彩霞被冒名頂替入學(xué)的案例。在信息化環(huán)境下，電子文件的可靠性、完整性和安全性面臨挑戰(zhàn)。3、行政監(jiān)管部門不夠明確4、在信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案監(jiān)管機制、手段已不能適應(yīng)要求。職能條件發(fā)生變化，需要新的工作思路與之相適應(yīng)工作領(lǐng)域不斷拓展，需要新的監(jiān)管機制與之相適應(yīng)以保管到監(jiān)管，以檔案館建設(shè)為中心，抓實體管理為重點。（二）檔案登記備份工作的依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)1、CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求（GB/T17678-1999)國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年2月26日發(fā)布，1999年10月1日實施）2、

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002)國家質(zhì)量監(jiān)督檢查檢疫總局2002年12月4日發(fā)布,2003年5月1日實施）檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1、磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范（DA/T15－1995）國家檔案局1996年3月1日發(fā)布，1996年10月1日實施2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31-2005)國家檔案局2005年4月30日發(fā)布，2005年9月1日實施3、電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范（DA/T38-2008）國家檔案局2008年4月23日發(fā)布，2008年7月1日實施（三）檔案登記備份的相關(guān)政策文件國家《電子公文歸檔管理暫行辦法》國家檔案局第6號令，2003年9月1日實施《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》（廳字[2009]39號）省委、省政府、省檔案局《關(guān)于開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知》（浙委辦[2009]140號）《全省電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作實施方案》（浙檔發(fā)[2010]12號）《浙江省機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范（試行）》（浙檔發(fā)[2009]55號）《浙江省檔案信息化系統(tǒng)安全管理暫行辦法》（浙檔發(fā)[2009]64號）《浙江省檔案館收集檔案范圍和接收標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定》（浙檔發(fā)[2009]40號）市委、市政府、市檔案局《關(guān)于成立寧波市電子文件管理和檔案登記備份工作領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》（甬黨辦發(fā)[2010]68號）《關(guān)于加強電子文件管理工作的通知》（甬黨辦[2010]20號）由寧波市電子文件管理和檔案登記備份工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室《關(guān)于印發(fā)全市電子文件管理和檔案登記備份工作實施方案》的通知（甬電文管辦[2010]1號）（四）檔案登記備份的相關(guān)舉措2010年4月省局召開《檔案登記備份專題培訓(xùn)會議》2010年8月省局召開全省檔案登記備份工作座談會2011年開展浙江省檔案與電子文件登記備份應(yīng)急演練2010年3月寧波市召開全市檔案工作會議2010年6月寧波市召開虛擬（數(shù)字）檔案室培訓(xùn)班2010年8月寧波市召開半年度全市檔案局（館）長、業(yè)務(wù)督導(dǎo)、信息技術(shù)會議2010年10月市局印發(fā)《寧波市數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范（試行）》的通知2010年底市局建立電子文件（檔案）登記備份中心《寧波市十二五發(fā)展規(guī)劃綱要》將數(shù)字檔案館納入智慧城市建設(shè)，將檔案館新館納入文化大市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將強化檔案和電子文件安全監(jiān)管納入社會公共安全建設(shè)，提出“促進(jìn)數(shù)字檔案館發(fā)展”、“加快建設(shè)檔案館新館”、“強化檔案和電子文件安全監(jiān)管，確保重要公共檔案信息安全”。（五）檔案登記備份的概念兩辦《通知》：由檔案行政管理部門對本行政區(qū)域內(nèi)具有重要保存價值的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行登記認(rèn)證；在同級國家綜合檔案館建立檔案登記備份中心，對經(jīng)過認(rèn)證的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行備份。相關(guān)對象示意圖登記備份國家綜合檔案館檔案行政管理部門檔案登記備份中心機關(guān)、企事業(yè)單位…提供數(shù)據(jù)恢復(fù)和原始性認(rèn)證等服務(wù)對概念的理解檔案登記備份是檔案行政管理部門依法實施行政管理職能的具體行政行為，體現(xiàn)的是檔案行政監(jiān)管職能。根據(jù)兩辦《通知》，開展登記備份的對象是——電子文件和數(shù)字檔案。所以，完整地講是“電子文件和數(shù)字檔案登記備份”。登記&備份屬同一行政行為概念，是檔案行政管理，依法實施行政管理職能的具體行政行為。具有“安全保障，證據(jù)保全”的功能?？傮w要求認(rèn)真貫徹落實檔案法律法規(guī)及《電子文件管理暫行辦法》、省“兩辦”《通知》精神，通過登記備份這一重大戰(zhàn)略部署的實施，實現(xiàn)檔案證據(jù)保全、檔案信息安全保障和推動檔案資源整合的功能，構(gòu)建新形勢下檔案安全保障體系和檔案信息資源體系，不斷提升檔案工作服務(wù)大局、服務(wù)社會、服務(wù)現(xiàn)實的能力。主要作用確保檔案可靠性，強化法律憑證價值。主要針對保障檔案特別是電子文件的憑證性而設(shè)計。通過登記備份，各級檔案部門作為非利益相關(guān)的第三方，對檔案的原始性、可靠性提供鑒證，從而有效化解矛盾糾紛，降低社會交易成本。

真實性、可靠性、憑證性？真實性—內(nèi)容的真實性由形成者負(fù)責(zé)可靠性—通過一定制度和技術(shù)手段保障憑證性—在可靠性前提下，通過法律或社會慣例認(rèn)可

確定性、合法性、聯(lián)系性主要作用確保檔案安全性，提高抵御風(fēng)險的能力。監(jiān)管機制（制度約束）技術(shù)手段（數(shù)據(jù)冗余存儲）可防患有意或無意的檔案丟失、損毀等情況。衍生作用強化檔案行政監(jiān)管職能。提高對檔案行政監(jiān)管能力，實現(xiàn)檔案監(jiān)管的范圍擴大、載體拓展、工作前移。有效整合檔案信息資源。掌握區(qū)域檔案資源的分布情況，建立區(qū)域檔案信息數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)“監(jiān)管式”、“互惠型”整合，實現(xiàn)各部門和檔案館的合作共贏。帶動檔案事業(yè)各項業(yè)務(wù)建設(shè)。是推進(jìn)檔案事業(yè)全面發(fā)展的“總抓手”，有助于推動檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化建設(shè)等。

（六）登記備份工作的主要目標(biāo)任務(wù)從2010年開始，力爭到“十二五”期末：在省、市、縣三級建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，全面開展檔案登記備份工作；根據(jù)容災(zāi)備份有關(guān)要求，在館際間建立異地備份庫。（十二五期間,市及各縣（市）區(qū)全部建立數(shù)字檔案館和檔案登記備份中心，并與各數(shù)字檔案室對接，并按照國家有關(guān)部署要求，建立電子文件中心和館際間異地備份庫，探索開展異質(zhì)備份工作）優(yōu)先開展涉及民生的重要檔案的登記備份工作。完成重點涉民單位（工商、國土、社保、教育、衛(wèi)生、民政、建設(shè)等涉民單位）的檔案登記備份工作。根據(jù)國家關(guān)于電子文件中心建設(shè)的有關(guān)要求，全面開展機關(guān)單位的電子文件歸檔備份工作。（2011年開展病歷檔案登記備份工作；農(nóng)村檔案信息資源共享工程）抓好重點建設(shè)項目檔案登記備份工作。按照分級管理原則，省檔案局對列入省政府重大項目建設(shè)行動計劃和省級以上政府投資項目的檔案實施登記備份；各市、縣（市、區(qū)）檔案局應(yīng)根據(jù)檔案登記備份工作總體要求，結(jié)合本地實際，確定重點建設(shè)項目檔案登記備份的具體范圍。（2010年、2011年通過竣工驗收、列入檔案館接收名冊的重點建設(shè)項目檔案數(shù)字化成果登記備份工作。）加強機關(guān)、團體、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)。各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位要加強對重要電子文件的歸檔和管理，加快重要傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，為開展檔案登記備份工作打下基礎(chǔ)。全省60%縣級以上機關(guān)、團體、國有企事業(yè)單位建成數(shù)字檔案室。（2010年，開展百家“規(guī)范化數(shù)字檔案室”建設(shè)工作，創(chuàng)建省級“示范化數(shù)字檔案室”30家?！笆濉逼陂g，60%以上機關(guān)、團體、企事業(yè)單位建成數(shù)字檔案室，2011年30%機關(guān)、國有企事業(yè)單位建立數(shù)字檔案室）積極引導(dǎo)國有企業(yè)、事業(yè)單位開展檔案登記備份工作。根據(jù)自愿原則，開展民營企業(yè)、重要人物的檔案登記備份工作。（企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案登記備份工作）對各級黨委、政府的要求建立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確相關(guān)部門職責(zé)加大督查和考核力度加大資金投入將建立檔案登記備份中心，以及各單位開展檔案登記備份所需經(jīng)費列入同級財政預(yù)算。對檔案行政管理部門的工作要求負(fù)責(zé)檔案登記備份工作的組織實施。制定規(guī)劃和實施方案制定法規(guī)、規(guī)范納入業(yè)務(wù)考核指導(dǎo)、宣傳、培訓(xùn)對國家綜合檔案館的工作要求負(fù)責(zé)軟硬件平臺建設(shè)、登記備份等具體工作?；A(chǔ)設(shè)施準(zhǔn)備檔案登記備份中心建設(shè)落實機構(gòu)，建立制度，搭建軟硬件平臺，配備信息安全、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫、硬件維護(hù)等專業(yè)人才重要檔案數(shù)據(jù)的登記備份受理、審核、管理、維護(hù)、服務(wù)對機關(guān)、團體、國有企事業(yè)單位的要求建立健全本單位檔案安全機制加強領(lǐng)導(dǎo)，成立領(lǐng)導(dǎo)（協(xié)調(diào)）小組，明確專門機構(gòu)和人員，配備必要的信息化軟硬件設(shè)施做好本單位檔案數(shù)據(jù)的歸檔、備份和管理按照檔案行政管理部門要求進(jìn)行登記備份各單位的內(nèi)部職責(zé)分工要求在各單位建立領(lǐng)導(dǎo)（協(xié)調(diào)）小組統(tǒng)抓這項工作，明確各部門職責(zé)。檔案部門主要負(fù)責(zé)檔案登記備份工作的日常管理；技術(shù)部門與信息中心負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備與應(yīng)用系統(tǒng)的技術(shù)支撐，為開展本單位開展檔案登記備份工作提供技術(shù)支持；保密部門負(fù)責(zé)涉密電子文件和數(shù)字檔案的保密監(jiān)督管理和涉密檔案數(shù)據(jù)的移交報送。（七）檔案登記備份的范圍及數(shù)據(jù)形式涉及公共利益或民生權(quán)益法定進(jìn)館單位、重點建設(shè)項目民營企業(yè)、其他社會組織、個人….必須登記自愿登記重點對象電子文件和數(shù)字檔案如人力資源和社會保障系統(tǒng)、城鄉(xiāng)住房和建設(shè)系統(tǒng)、醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)、教育系統(tǒng)、民政系統(tǒng)、農(nóng)林系統(tǒng)、環(huán)保系統(tǒng)、工商系統(tǒng)、質(zhì)監(jiān)系統(tǒng)、食品藥品監(jiān)督系統(tǒng)、安全生產(chǎn)監(jiān)督系統(tǒng)、國土系統(tǒng)等包括各級機關(guān)、團體、國有企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織形成并保管的尚未到移交進(jìn)館年限的歸檔電子文件、檔案數(shù)字化成果和文件目錄數(shù)據(jù)等*范圍移交備份的檔案數(shù)據(jù)形式常見有三類：電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：各專業(yè)主管單位通過專門業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)形成的現(xiàn)行電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（庫）。電子公文：各單位在公務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成的電子文件（一般為版式公文或文檔、圖表等形式，包括相關(guān)元數(shù)據(jù)和機讀目錄等）。檔案數(shù)字化成果：指各單位傳統(tǒng)載體檔案經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)成果，包括全文和機讀目錄。*其他電子文件：音視頻電子文件、數(shù)碼照片、CAD等科技電子文件…三類檔案數(shù)據(jù)形式的移交方式電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。采用光纖在線傳輸?shù)确绞?。暫不具備在線傳輸條件的，可以脫機載體（光盤、磁帶等）方式移交。電子公文采用在線傳輸或脫機載體移交等方式。檔案數(shù)字化成果采用光盤移交方式。二、數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作（一）數(shù)字檔案室的概念（二）數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（三）檔案數(shù)字化建設(shè)（四）數(shù)字檔案室的管理和利用（五）示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室的申報（一）數(shù)字檔案室的概念（《浙江省機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范（試行）》浙檔[2009]55號第一章總則第二條）數(shù)字檔案室是指機關(guān)在履行職能工作中綜合運用計算機、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，積累、歸檔、管理和利用各類檔案信息，以實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的工作體系。機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，以硬盤、磁帶、光盤等數(shù)字化設(shè)備為載體，以傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字和電子文件歸檔管理的一體化為重點，以機關(guān)各類檔案信息資源（包括業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)）的規(guī)范管理和有效利用為目標(biāo)。（二）數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括兩方面，硬件設(shè)施和軟件設(shè)施1、硬件設(shè)施（《規(guī)范》第二章第五條）服務(wù)器

終端機（計算機）掃描儀

光盤、磁帶、刻錄機等備份設(shè)備

UPS（不間斷）電源

打印機服務(wù)器用于滿足數(shù)字化檔案管理的海量存儲、海量查詢和按需擴展的彈性部署需求，具有高可靠性、高性能、高呑吐能力、大內(nèi)存容量等特點，為各用戶端的訪問提供各種共享服務(wù)的計算機。最低要求為：2U/PIIIXeon2.0GHz/1GB硬件設(shè)施計算機做為客戶端用于訪問服務(wù)器或進(jìn)行檔案數(shù)字化處理的終端設(shè)備，一般為個人計算機。最低要求為P4級2.0GHZ主頻CPU，256M內(nèi)存，80G硬盤空間硬件設(shè)施掃描儀用于紙質(zhì)、照片檔案的數(shù)字化。各單位應(yīng)根據(jù)室藏檔案數(shù)量、紙張幅面和質(zhì)量等情況，合理配置不同規(guī)格的掃描儀。對于工程、產(chǎn)品設(shè)計單位應(yīng)該配備大型掃描儀；需要批量掃描的單位，一般應(yīng)配備具備自動進(jìn)紙功能的掃描儀，以提高掃描工作效率；掃描紙張質(zhì)量較差或珍貴的檔案，一般應(yīng)采用平板掃描儀，以保護(hù)檔案原件。硬件設(shè)施光盤、磁帶、刻錄機等備份設(shè)備用于紙質(zhì)、數(shù)碼照片、多媒體檔案數(shù)字化的備份

硬件設(shè)施UPS（不間斷）電源用于終端機和服務(wù)器等數(shù)字設(shè)備的斷電保護(hù)，使數(shù)字設(shè)備在斷電之后仍能正常運行，提升系統(tǒng)的運行穩(wěn)定性、可靠性、確保檔案信息的安全運行。硬件設(shè)施打印機用于各類檔案目錄和圖文的輸出。硬件設(shè)施浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求：配備計算機、掃描儀、打印機、數(shù)碼相機、刻錄機、檔案專用服務(wù)器等硬件每缺1項扣1分，最多扣4分。2、軟件設(shè)施（《規(guī)范》第二章第六條）操作系統(tǒng)

掃描軟件

檔案管理應(yīng)用平臺（檔案管理系統(tǒng)

）軟件設(shè)施操作系統(tǒng)選擇運行穩(wěn)定、安全可靠、與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。服務(wù)器的操作系統(tǒng)要求運行WINDOWS2000SERVER客戶端計算機的操作系統(tǒng)要求運行WINDOWS2000

軟件設(shè)施掃描軟件使用掃描儀自帶或其它掃描軟件（有些是默認(rèn)的），并根據(jù)需要采用photoshop等圖像處理軟件進(jìn)行后期處理。掃描參數(shù)應(yīng)達(dá)到本標(biāo)準(zhǔn)所要求的技術(shù)參數(shù)

軟件設(shè)施檔案管理應(yīng)用平臺（檔案管理系統(tǒng)）

應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案室要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案查詢利用系統(tǒng)等，構(gòu)建符合本單位實際、功能齊全、擴展性好、安全可靠、后期維護(hù)有保障的檔案管理應(yīng)用平臺。檔案軟件系統(tǒng)應(yīng)同時具備對檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)的采集、加工、管理和利用等基本功能。浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求：軟件包括相關(guān)的數(shù)字檔案應(yīng)用平臺和管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)同時具備檔案數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的采集、管理和利用等功能；單位有OA系統(tǒng)的應(yīng)與檔案管理系統(tǒng)有效鏈接。系統(tǒng)軟件功能不全的酌情扣分，最多扣5分；檔案管理系統(tǒng)未與單位OA系統(tǒng)有效鏈接的扣1分。3、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)（《規(guī)范》第二章第七條）檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)

數(shù)據(jù)交換網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)配備高性能的符合信息安全要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和設(shè)施，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)相對獨立，與外部網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)物理或邏輯隔離。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)數(shù)據(jù)交換

檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換應(yīng)分層授權(quán)，專人負(fù)責(zé)，保證數(shù)據(jù)的安全。各單位應(yīng)積極搭建安全、穩(wěn)定、高性能、跨平臺、跨系統(tǒng)、跨應(yīng)用的信息交換平臺，從而實現(xiàn)應(yīng)用數(shù)據(jù)交換的快捷、方便、安全，并且具有良好的穩(wěn)定性、安全性及可擴展性。（三）檔案數(shù)字化建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)）

以特定方式組織起來的檔案數(shù)據(jù)集合。具體地講，就是為滿足多個用戶多種應(yīng)用需要，按照一定的數(shù)據(jù)模型將本單位所保管的檔案信息存貯在計算機中以備使用的數(shù)據(jù)形式。（如：文本型、圖像型、圖形型、音頻型、視頻型、數(shù)據(jù)型、程序型等歸檔電子文件數(shù)據(jù)。）數(shù)據(jù)庫目錄數(shù)據(jù)庫全文數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫定義：1、目錄數(shù)據(jù)庫定義：將檔案信息以二維數(shù)據(jù)表的形式保存的集合。通俗地講，所謂目錄數(shù)據(jù)庫就是用檔案管理軟件將檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存，形成的數(shù)據(jù)集。也就是將我們以前手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內(nèi)容，錄入計算機，形成機檢目錄，以待查詢利用。目錄數(shù)據(jù)庫浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求：①100%的室藏檔案有電子目錄，建立室藏各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)計算機檢索。②檔案實體與電子目錄一一對應(yīng)，合格率應(yīng)達(dá)99%；目錄數(shù)據(jù)錄入完整準(zhǔn)確規(guī)范，合格率達(dá)到95%以上。③建立2種以上專題數(shù)據(jù)庫。（職務(wù)任免、編研成果、新聞媒體報道、各類榮譽等）

2、全文數(shù)據(jù)庫定義：

是電子文件的數(shù)據(jù)集合。具體地講就是借助數(shù)字設(shè)備及第三方軟件將紙質(zhì)等載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為可用計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理的電子文件信息的數(shù)據(jù)集合。

歸檔電子文件的數(shù)據(jù)格式建議為：文字型電子文件推薦采用XML、PDF、RTF、TXT、DOC、XLS格式；圖像型電子文件推薦采用TIFF或JPEG格式（掃描文件）；音頻型電子文件推薦采用MP3或WAV格式；視頻型電子文件推薦采用MPEG或AVI格式；CAD文件建議采用DXF、DWF格式。其他類型的電子文件推薦采用相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或通用格式。（如電子文件元數(shù)據(jù)。推薦采用XML等格式）全文數(shù)據(jù)庫浙江省示范（規(guī)范化）數(shù)字檔案室創(chuàng)建要求：①紙質(zhì)檔案保管期限為永久、長期（或30年）的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案和科技檔案；保管期限為永久的會計檔案應(yīng)完成全文數(shù)字化掃描。每完成1年得1分。②檔案數(shù)字化成果質(zhì)量符合國家和省有關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。③建立多媒體數(shù)據(jù)庫，完成室藏重要照片、聲像、實物等檔案數(shù)字化。全文數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)方式：紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化一般采用掃描方式進(jìn)行。注意：1、一般的民用數(shù)碼相機不可做為紙質(zhì)和照片檔案的數(shù)字化工具2、錄音錄像檔案應(yīng)采用專用的數(shù)字設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

1、紙質(zhì)檔案①用掃描儀數(shù)字化時，掃描類型建議采用“黑白”和“灰度”兩種方式，如果要保留紅頭文件和印章可以選用“彩色模式”，采用哪種模式的標(biāo)準(zhǔn)是以掃描出來的文件要清晰，不失真為準(zhǔn)，也要考慮載體的容量問題。

對于頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，可采用黑白方式進(jìn)行掃描；對于清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面為多色文字的檔案采用灰度方式。

需要注意的幾個問題：Ⅰ掃描方式一定要根據(jù)不同檔案材質(zhì)來選擇，不能一概而論。Ⅱ選取有效范圍進(jìn)行掃描，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量。

紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)Ⅲ糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾編處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。Ⅳ去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)②掃描的圖像應(yīng)保存為TIF或JPEG格式。其中掃描類型選擇“黑白”的，存為TIF格式；掃描類型選擇“灰度”和“彩色”的存為JPEG格式。紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)③紙質(zhì)檔案的掃描儀光學(xué)分辨率一般建議選擇≥150dpi。掃描的線數(shù)可以根據(jù)所掃材料的清晰度作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。如果材料較差并且尺寸較小，可以適當(dāng)提高線數(shù)；如果材料清晰或幅面較大，可以考慮減少線數(shù)。減增的多少以掃描后圖象按原尺寸顯示清晰可見為標(biāo)準(zhǔn)。紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)④對于圖紙檔案建議用大型掃描儀掃描，分辨率建議選擇≥200dpi若用小型掃描儀掃描所得圖象，處理后應(yīng)保持與原件的一致性紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)⑤掃描圖像縮放比應(yīng)為100％⑥對于印件、定稿為同一份的文件，只需掃描印件

2、照片檔案照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)①照片檔案數(shù)字化采用掃描方式進(jìn)行。②彩色照片掃描類型采用“彩色”模式；黑白照片掃描類型采用“灰度”模式。

③掃描后的照片建議采用JPEG格式④掃描圖像縮放比應(yīng)為100％

照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)⑤對于所掃描的照片，以常見5寸照片大小（12.5cm*8.5cm）為參照，統(tǒng)一采用600pdi;對于其他太大或太小的照片，掃描線數(shù)可作相應(yīng)調(diào)整，一般照片尺寸越小掃描線數(shù)越大；對于一些涉及重要歷史事件和任務(wù)的照片，其掃描精度可在以上基礎(chǔ)上適當(dāng)增加。存檔的重要的照片要用600dpi一般使用的要用200dpi或300dpi僅限于提供網(wǎng)上查詢利用用72dpi

3、錄音、錄像檔案①錄音帶錄音帶數(shù)字化應(yīng)選用44.1khz（頻率）作為采樣標(biāo)準(zhǔn)（CD的標(biāo)準(zhǔn)）。錄音帶數(shù)字化后存儲格式應(yīng)為WAV或MP3。音像檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)②錄像帶錄像帶數(shù)字化的數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于4mb/s。錄像帶數(shù)字化采用MPEG2壓縮存儲標(biāo)準(zhǔn)。音像檔案數(shù)字化時必須遠(yuǎn)離強磁場等外部干擾。音像檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)音像檔案應(yīng)采用專用的數(shù)字設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)化4、實物檔案實物檔案可以采取掃描和數(shù)碼拍攝兩種方式進(jìn)行數(shù)字化，掃描參數(shù)設(shè)置參考紙質(zhì)檔案數(shù)字化相關(guān)要求，數(shù)碼相機拍攝的像素數(shù)應(yīng)在300萬以上。實物檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)浙檔函[2011]10號《關(guān)于規(guī)范使用檔案登記備份光盤的函》要求：光盤必須是一次性寫入光盤。使用的光盤應(yīng)符合國家《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38－2008）標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)暫定JVC國際檔案級光盤和SONY單盒裝刻錄光盤為數(shù)據(jù)備份光盤。光盤刻錄時應(yīng)使用優(yōu)質(zhì)刻錄機刻錄，確?？啼涃|(zhì)量。（四）數(shù)字檔案室的管理和利用1、制度建設(shè)（《規(guī)范第五章》第十六條）建立健全本機關(guān)的數(shù)字檔案室管理制度，具體包括電子文件歸檔與管理辦法、檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度、電子檔案鑒定銷毀制度等部分。以上制度應(yīng)由機關(guān)檔案部門根據(jù)實際需要提出，可根據(jù)需要形成一個制度，也可分別形成多個制度，按有關(guān)程序以正式文件的形式頒布實施。電子文件歸檔與管理辦法。明確電子文件歸檔范圍、責(zé)任、格式、程序、方法和質(zhì)量要求等。檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。明確本機關(guān)各種門類、載體檔案進(jìn)行數(shù)字化的具體要求，針對不同載體形式的檔案逐一制定，具體應(yīng)包括需要數(shù)字化的檔案門類、數(shù)字化的范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。檔案安全保密制度。明確規(guī)定電子檔案安全管理職責(zé)要求、措施方法，網(wǎng)上利用權(quán)限的劃分標(biāo)準(zhǔn)以及檔案閱讀使用范圍等。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度。明確規(guī)定網(wǎng)上查詢利用檔案的范圍，查詢利用的程序方法及安全要求。檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度。明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)入庫、修改、檢測、備份、刪除等操作的具體程序和方法。電子檔案鑒定銷毀制度。明確規(guī)定電子檔案鑒定銷毀的基本原則、方法和技術(shù)要求。2、數(shù)據(jù)管理（《規(guī)范》第四章第十二條）各機關(guān)應(yīng)加強數(shù)字檔案室建設(shè)的安全管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的安全工作。①數(shù)據(jù)入庫②數(shù)據(jù)修改③數(shù)據(jù)備份④數(shù)據(jù)刪除

數(shù)據(jù)入庫。電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行真實性、完整性、有效性鑒定，確認(rèn)達(dá)到相應(yīng)技術(shù)要求后，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能入庫保管。數(shù)據(jù)修改。入庫后的檔案數(shù)據(jù)一般不能修改。入庫數(shù)據(jù)有錯誤確需修改的，應(yīng)形成書面報告，按相關(guān)制度規(guī)定的程序進(jìn)行批準(zhǔn)后方能修改數(shù)據(jù)備份。電子檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套脫機備份，一套封存，一套異地保存，一套提供利用，并定期進(jìn)行更新備份。有條件的機關(guān)，建議采用雙機熱備份加磁盤陣列存儲管理。各機關(guān)應(yīng)按照檔案行政管理部門的要求，向國家綜合檔案館報送列入登記備份范圍的檔案數(shù)據(jù)（包括各類電子文件和檔案數(shù)字化成果）數(shù)據(jù)備份形式在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，電子文件和檔案數(shù)字化成果備份數(shù)據(jù)的