《高效會(huì)議管理》課件

可編輯課件可編輯課件1課程綱要主持會(huì)議技巧一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)會(huì)議概述會(huì)議致命傷可編輯課件課程綱要主持會(huì)議技巧一個(gè)中心兩個(gè)基本點(diǎn)會(huì)議概述會(huì)議致命傷可編2會(huì)議的類型和目的制定決策

解決問題交流匯報(bào)可編輯課件會(huì)議的類型和目的制定決策解決問題交流匯報(bào)可編輯課件3會(huì)議是有必要的嗎？會(huì)議成本時(shí)間成本會(huì)議直接成本機(jī)會(huì)成本可編輯課件會(huì)議是有必要的嗎？會(huì)議成本時(shí)間成本可編輯課件4會(huì)議的成本計(jì)算時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋會(huì)議秘書工作＋會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資會(huì)議直接成本＝會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)＋會(huì)議場(chǎng)地費(fèi)＋旅費(fèi)、食宿費(fèi)＋文件準(zhǔn)備費(fèi)機(jī)會(huì)成本會(huì)議必須成功以回收成本可編輯課件會(huì)議的成本計(jì)算時(shí)間成本會(huì)議必須成功以回收成本可編輯課件5會(huì)議是有必要的嗎？什么時(shí)候需要召開會(huì)議什么時(shí)候沒必要開會(huì)？可編輯課件會(huì)議是有必要的嗎？什么時(shí)候需要召開會(huì)議什么時(shí)候沒必要開會(huì)？可6“必要”的會(huì)議

會(huì)議目的單純化

會(huì)議資料有準(zhǔn)備

會(huì)前先行溝通

書面解決無法當(dāng)場(chǎng)決定的事項(xiàng)

報(bào)告內(nèi)容有摘要

有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門

案例討論：最失敗的一次會(huì)議，會(huì)議成功的關(guān)鍵可編輯課件“必要”的會(huì)議會(huì)議目的單純化書面解決無法當(dāng)7一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)會(huì)議議程會(huì)議的準(zhǔn)備會(huì)后的跟蹤兩個(gè)基本點(diǎn)一個(gè)中心可編輯課件一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)會(huì)議議程會(huì)議的準(zhǔn)備會(huì)后的跟蹤兩個(gè)基本點(diǎn)一8會(huì)議規(guī)范流程開始?xì)g迎會(huì)議目的議程時(shí)間安排規(guī)章制度議程一：分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)小結(jié)議程二議程三結(jié)束會(huì)議總結(jié)

安排下次會(huì)議跟進(jìn)會(huì)議紀(jì)要跟進(jìn)計(jì)劃可編輯課件會(huì)議規(guī)范流程開始議程一：議程二議程三結(jié)束會(huì)議跟進(jìn)可編輯課件9準(zhǔn)備會(huì)議哪些人參加？相關(guān)問題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議做出的決定的人員對(duì)問題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員可編輯課件準(zhǔn)備會(huì)議哪些人參加？相關(guān)問題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見的人10會(huì)議議程由重要到不重要會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會(huì)議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感?？删庉嬚n件會(huì)議議程由重要到不重要可編輯課件11會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單高效會(huì)議在開始之前就開始了1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要開會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知可編輯課件會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單高效會(huì)議在開始之前就開始了1.了解會(huì)議的12會(huì)議的四個(gè)階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段正常化：積極工作階段爭(zhēng)論：摸底階段形成：安撫階段可編輯課件會(huì)議的四個(gè)階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段正常化：積極工作階段爭(zhēng)論：摸13會(huì)議結(jié)束總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人感謝與會(huì)者會(huì)議評(píng)估可編輯課件會(huì)議結(jié)束總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人感謝與會(huì)者會(huì)議評(píng)估可編14會(huì)議評(píng)估這次會(huì)議對(duì)你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對(duì)會(huì)議的主持方式滿意嗎？是或否作為這次會(huì)議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？是或否你有何其他意見嗎？是或否可編輯課件會(huì)議評(píng)估這次會(huì)議對(duì)你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對(duì)15會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)技巧會(huì)議記錄者應(yīng)具有的技能與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)主持人的會(huì)后跟進(jìn)跟跟跟可編輯課件會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)技巧會(huì)議記錄者應(yīng)具有的技能跟跟跟可編輯課件16主持會(huì)議與參與會(huì)議可編輯課件主持會(huì)議與參與會(huì)議可編輯課件17主持人的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯和討論保持中立態(tài)度可編輯課件主持人的守則與責(zé)任營(yíng)造和諧氣氛可編輯課件18如何開場(chǎng)背景：除了會(huì)議召開的背景，也可讓與會(huì)人員自我介紹，并說明對(duì)會(huì)議的期待，以促進(jìn)與會(huì)人員及會(huì)議氣氛的融洽會(huì)議目的議程會(huì)議期待可編輯課件如何開場(chǎng)背景：可編輯課件19與會(huì)者的守則與責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)可編輯課件與會(huì)者的守則與責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備可編輯課件20積極傾聽的技巧什么是傾聽？?jī)A聽與你是否同意其他人的講話是毫無關(guān)系的。傾聽就是接收到其他人所講的一切。傾聽就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽中的障礙聽的速度＞說的速度聽力測(cè)試1：商店打烊時(shí)可編輯課件積極傾聽的技巧什么是傾聽？聽的速度＞說的速度聽力測(cè)試1：商店21學(xué)會(huì)聽要學(xué)會(huì)聽，首先要學(xué)會(huì)沉默把所有個(gè)人見解放在一邊聚精會(huì)神，不要走神注意一些非言語的示意動(dòng)作(沉默、手勢(shì)模仿、表示贊同、反對(duì)、思考、懷疑、有興趣或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢(shì)或動(dòng)作。)不加篩選地收集所有的觀點(diǎn)?？删庉嬚n件學(xué)會(huì)聽要學(xué)會(huì)聽，首先要學(xué)會(huì)沉默可編輯課件22采用合適的態(tài)度傾聽能力測(cè)試2可編輯課件采用合適的態(tài)度傾聽能力測(cè)試2可編輯課件23你是哪種態(tài)度？重新組合判斷決定支持演繹了解傾聽可編輯課件你是哪種態(tài)度？重新判斷決定支持演繹了解傾聽可編輯課件24積極傾聽重新組合是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對(duì)方剛說的話或者直接引用他的話或者用自己的語言重組對(duì)方的話把對(duì)方的原意保持完整可編輯課件積極傾聽重新組合是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對(duì)方剛說的話把對(duì)方的原25積極傾聽重新組合是有利于溝通的重要技巧它可以檢驗(yàn)本人是否聽懂了對(duì)方的意思可以證實(shí)本人聽懂了對(duì)方的意思…(檢驗(yàn)服從個(gè)人動(dòng)機(jī)。證實(shí)則是關(guān)系到剛剛說話的人，這樣他便確信自己的話對(duì)方已經(jīng)明白)可以使討論繼續(xù)下去：當(dāng)信息已經(jīng)被正確接受，我們可使對(duì)方繼續(xù)說下去、進(jìn)一步表達(dá)。在曲解了本意的情況下，或是解釋得過了分，對(duì)方會(huì)立刻糾正，詳細(xì)解釋，改正錯(cuò)處?？删庉嬚n件積極傾聽重新組合是有利于溝通的重要技巧可編輯課件26重新組合重新組合可以在會(huì)面中制造一種氣氛；某些重新組合可能會(huì)幫助那些最不熟練的交談?wù)咴诠妶?chǎng)合下發(fā)言，使他們的話更好被人們聽進(jìn)去；使那些原本沒有理解的或是沒有聽見的人重新跟上發(fā)言者的話?？删庉嬚n件重新組合重新組合可以在會(huì)面中制造一種氣氛；可編輯課件27積極傾聽就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解！積極傾聽在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對(duì)方的意思時(shí)當(dāng)對(duì)方給予的是重要的，或感情上的信息時(shí)可編輯課件積極傾聽就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解！積極傾聽在這兩種情況28避免中途打斷復(fù)述避免分心的舉動(dòng)和手勢(shì)提問贊賞性的點(diǎn)頭及恰當(dāng)?shù)谋砬槟抗饨佑|共情不要多說積極傾聽可編輯課件避免中途復(fù)述避免分心的提問贊賞性的點(diǎn)頭目光接觸共情不29聽用口去聽用耳朵聽；用眼睛看

用心聆聽聽可編輯課件聽用口去聽用耳朵聽；用眼睛看聽可編輯課件30提問題的技巧封閉式問題你是哪里人？你多大啦？結(jié)婚了嗎？……開放式問題這種問題需要解釋和說明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓?duì)他們說的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容可編輯課件提問題的技巧封閉式問題你是哪里人？開放式問題這種問題31提問題提問題增強(qiáng)你的控制能力，牢記：空投指定站在對(duì)方的角度思考問題可編輯課件提問題提問題增強(qiáng)你的控制能力，牢記：空投站在對(duì)方的角度思考問32提問題時(shí)常見的問題問題過于寬泛開始的問題太難問引導(dǎo)性問題可能是最封閉的問題提問之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問的內(nèi)容可編輯課件提問題時(shí)常見的問題問題過于寬泛可編輯課件33高效會(huì)議的八大特征1.只有在必要時(shí)才召集2.仔細(xì)籌劃過3.擬定和分發(fā)了議程表4.遵守時(shí)間5.一切按計(jì)劃進(jìn)行6.邀請(qǐng)了有經(jīng)驗(yàn)的人士和決策人7.作出了結(jié)論和歸納8.記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人可編輯課件高效會(huì)議的八大特征1.只有在必要時(shí)才召集2.仔細(xì)籌劃過334決策方式一致通過法多數(shù)票通過法領(lǐng)導(dǎo)決定法決定阿羅悖論可編輯課件決策方式一致通過法多數(shù)票通過法領(lǐng)導(dǎo)決定法決定阿羅悖論可編輯課35影響群體決策的因素心理定勢(shì)自尊、自信從眾行為合理化動(dòng)機(jī)權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移可編輯課件影響群體決策的因素心理定勢(shì)合理化動(dòng)機(jī)可編輯課件36會(huì)議成功的小竅門在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上，絕不允許對(duì)別人的建議進(jìn)行評(píng)判

竅門一視頻案例：頭腦風(fēng)暴可編輯課件會(huì)議成功的小竅門在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上，絕不允許對(duì)別人的建議進(jìn)行評(píng)37學(xué)員演練德爾菲法(DelphiMethod)可編輯課件學(xué)員演練德爾菲法(DelphiMethod)可編輯課件38決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評(píng)價(jià)分開

竅門二奧美廣告─大人閉嘴請(qǐng)吃棒棒糖可編輯課件決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評(píng)價(jià)分開竅門二奧美39讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)

竅門三可編輯課件讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì)竅門三可編輯課件40會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/白報(bào)紙架/白板

竅門四郭三條麥肯錫思維導(dǎo)圖可編輯課件會(huì)議室放置一個(gè)活頁(yè)板/白報(bào)紙架/白板竅門四郭三條麥肯錫思維41制造幽默的會(huì)議氛圍

竅門五奧美廣告的文字接龍游戲可編輯課件制造幽默的會(huì)議氛圍竅門五奧美廣告的文字接龍游戲可編輯課件42適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對(duì)取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)竅門六可編輯課件適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對(duì)取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)竅門六可編輯課件43會(huì)議達(dá)成目的的七大技巧注意人際關(guān)系選擇最佳時(shí)機(jī)鼓勵(lì)積極的發(fā)言正面發(fā)言提出并強(qiáng)調(diào)問題克服脾氣假想對(duì)方的反對(duì)意見目的可編輯課件會(huì)議達(dá)成目的的七大技巧注意人際關(guān)系選擇最佳時(shí)機(jī)鼓勵(lì)積極的發(fā)44說服方式切身利誘煽情說服型Persuasive可編輯課件說服方式切身利誘煽情說服型可編輯課件45Facts無可爭(zhēng)辯的事實(shí)ImplicationResultingfromFacts事實(shí)導(dǎo)出的影響、結(jié)果CounterPosition/YourPosition對(duì)方位置/我方位置可編輯課件FactsImplicationResultingfr46Feature特點(diǎn)Advantage優(yōu)勢(shì)Benefit好處123可編輯課件FeatureAdvantageBenefit123可編輯課47

四種說服型方式1)AnalyticalApproach: Presentfacts,Logic&SoundReasoning曉之以理2)ConsequenceApproach: PresentReward/Punishments誘之以利 唬之以害可編輯課件四種說服型方式1)AnalyticalApproach48

四種說服型方式3)Management-By-ObjectiveApproach:PresentYourPositioninEnthusiastic,Goal-OrientedTerms 目標(biāo)管理4)EmotionalApproach: PresentYourPositioninDramaticTermsThatwillAppealtoListener’sHearts&Minds動(dòng)之以情可編輯課件四種說服型方式3)Management-By-Objec49會(huì)議的四大惡習(xí)會(huì)而不議議而不決決而不行行而不實(shí)可編輯課件會(huì)議的四大惡習(xí)會(huì)而不議可編輯課件