NC總賬操作手冊(cè)

-.z.總賬系統(tǒng)的業(yè)務(wù)操作流程總賬模塊中主要著重描述下面幾個(gè)方面：錄入期初數(shù)據(jù)、日常制單、審核、記賬、核銷處理、賬簿查詢、期末結(jié)轉(zhuǎn)損益（自定義轉(zhuǎn)賬）、結(jié)賬等。1、錄入期初數(shù)據(jù)打開界面，如下圖示：⑤④③②①⑤④③②①操作說(shuō)明：非末級(jí)科目余額不需錄入，系統(tǒng)自動(dòng)從下級(jí)匯總。①末級(jí)且無(wú)輔助核算的科目余額直接錄入，錄入時(shí)，雙擊（或按空格鍵）相應(yīng)科目行的原幣列，表格為編輯狀態(tài)時(shí)即可錄入數(shù)字，錄入后，可用光標(biāo)鍵移動(dòng)到下一行繼續(xù)錄入；②末級(jí)且有輔助核算的科目不能直接錄入，需單擊[輔助]按鈕，進(jìn)入科目輔助項(xiàng)余額錄入界面，單擊[增加]按鈕，選擇輔助項(xiàng)，錄入期初原幣數(shù)，如果本科目有多個(gè)輔助余額則繼續(xù)增加，然后單擊[確定]按鈕，返回期初余額界面；參照錄入各種輔助項(xiàng)目錄入完畢后，單機(jī)確定返回參照錄入各種輔助項(xiàng)目錄入完畢后，單機(jī)確定返回③保存余額：提示：若要進(jìn)行后續(xù)操作或退出，必須先保存；④試算：余額錄入后可通過試算進(jìn)行核對(duì)；⑤期初建賬：余額錄入正確后，需進(jìn)行期初建賬。提示：未期初建賬時(shí)，可錄入日常憑證，但不能記賬。期初建賬后記賬前，如發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)需修改期初余額，可取消建賬；注意：對(duì)于不同的幣種分別來(lái)錄入，進(jìn)入到科目的末級(jí)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入，如果有輔助核算的通過上圖中的輔助項(xiàng)來(lái)根據(jù)不同的輔助條件來(lái)錄入，錄入部分?jǐn)?shù)據(jù)后注意保存，以最后一次錄入的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，全部錄入后進(jìn)行界面中試算，分幣種來(lái)進(jìn)行；新建賬單位的賬簿開始啟用期間統(tǒng)一為1月1日，所以在期初也需按金額為零進(jìn)行期初建賬，并把總賬結(jié)賬至初始賬務(wù)發(fā)生月份。2、進(jìn)行日常制單最好在錄入完整期初余額后再錄入日常的憑證，錄入憑證的步驟如下：制單—審核—記賬，注意制單和審核、記賬不能是同一個(gè)人。進(jìn)入節(jié)點(diǎn)如下圖所示：，分別進(jìn)行操作。憑證錄入界面：㈡㈠⑨⑧⑦⑥⑤④③②①菜單區(qū)菜單區(qū)㈡㈠⑨⑧⑦⑥⑤④③②①菜單區(qū)菜單區(qū)說(shuō)明：菜單區(qū)：可進(jìn)行增加、刪除憑證和分錄等操作。暫存憑證：若憑證錄入過程中發(fā)現(xiàn)問題或憑證尚未完全錄入完畢但需要退出“填制憑證”功能，又不希望由于退出造成已錄數(shù)據(jù)的丟失，則可單擊〖暫存〗暫時(shí)保存當(dāng)前未錄入完畢的憑證即可。①主體賬簿：可選，如果有權(quán)限，可以登錄甲單位時(shí)做乙單位的賬；②制單日期：默認(rèn)為登錄日期，可修改，注意序時(shí)；③憑證類別：只有記賬憑證；④憑證號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)生成，也可以根據(jù)自己需要進(jìn)行修改；⑤分錄號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)生成；⑥摘要：可調(diào)用常用摘要；⑦科目：可參照，只能選擇末級(jí)科目；⑧輔助核算：根據(jù)科目的輔助項(xiàng)設(shè)置，參照相關(guān)輔助檔案；⑨幣種：默認(rèn)值：Y；⑩原幣：錄入借貸方后會(huì)自動(dòng)帶出，如果沒有請(qǐng)自己增加；㈠借方/㈡貸方：可用空格調(diào)整借貸方，=號(hào)自動(dòng)計(jì)算借貸方差額，平衡憑證。填制憑證的全鍵盤操作：進(jìn)入錄入憑證界面，光標(biāo)首先停在【日期】處，必須按一下Tab鍵，光標(biāo)才能從日期跳到【憑證類別】處，但是憑證類別處并不顯亮，這時(shí)按↓箭頭選擇憑證類別，選中后按回車鍵，再按Tab鍵切換到【憑證號(hào)】，然后按Tab鍵或回車鍵切換到【附單據(jù)數(shù)】。憑證頭錄入完畢后，按Tab鍵切換到憑證體，然后按回車鍵光標(biāo)跳到【摘要】處，按F2鍵彈出摘要界面，用↓箭頭進(jìn)行選擇，選中后按回車鍵，再按回車鍵光標(biāo)跳到【科目】處，直接輸入科目編碼或按F2鍵彈出會(huì)計(jì)科目界面，連續(xù)按3下Tab鍵，光標(biāo)跳到科目數(shù)，然后用↓箭頭和→箭頭選擇科目。選擇科目后按回車鍵彈出【輔助核算】界面，按F2鍵彈出輔助核算具體容的界面。如果輔助核算是樹形結(jié)構(gòu)，選擇方法跟選擇會(huì)計(jì)科目相同。如果輔助核算是表形結(jié)構(gòu)，分左右兩欄，首先按↓箭頭進(jìn)行選擇，有下級(jí)的再用→箭頭選擇，然后按回車鍵光標(biāo)從左欄跳到右欄，按↓箭頭進(jìn)行選擇，選中后按回車鍵，最后使用Alt+O（字母O）確定離開輔助核算錄入界面。繼續(xù)按回車鍵錄入金額等容。錄入完畢后，按Ctrl+S保存憑證。3、憑證審核在審核憑證先點(diǎn)擊“查詢”按鈕，選擇需要審核的憑證，可看到如下界面。點(diǎn)擊“審核”按鈕即可，如下：可以按shift或者ctrl鍵進(jìn)行多選，然后批審，記賬也一樣；如果要取消審核，選擇需取消的憑證，點(diǎn)“取消審核”按扭即可，可看如下界面：憑證暫存當(dāng)我們?cè)谧鰬{證的時(shí)候，手頭需要去處理其他緊急的事情，可以按系統(tǒng)暫存，進(jìn)行保存，即使該憑證才做了一部分，處理好其他事務(wù)后再進(jìn)行糾錯(cuò)操作，進(jìn)一步修改即可、保存即可；4、憑證記賬打開界面，點(diǎn)擊“查詢”按扭，選擇需要記賬的憑證，結(jié)果如下：選擇要記賬的憑證，單擊“記賬”，可直接在憑證列表上對(duì)憑證進(jìn)行記賬。同樣，如果要取消已記賬的憑證，選中該憑證，單擊“取消記賬”按扭即可。5、查詢憑證查詢憑證可單擊[查詢]按鈕，可看到如下界面，根據(jù)需要選擇條件即可。各家單位如果本月有憑證斷號(hào)的話，可以通過憑證整理來(lái)實(shí)現(xiàn)，在憑證管理下的，雙擊后先需要把整理的憑證查詢到，再進(jìn)行整理的操作。注意：憑證整理不會(huì)把作廢的憑證給刪除掉。6、憑證沖銷打開界面，點(diǎn)“查詢”，結(jié)果如下：雙擊需要沖銷的憑證，進(jìn)去如下界面：點(diǎn)擊沖銷，可出現(xiàn)如下沖銷方式：注意：系統(tǒng)默認(rèn)的方式：對(duì)于以前年度的憑證，系統(tǒng)默認(rèn)采用藍(lán)沖方式；對(duì)于當(dāng)年的憑證，系統(tǒng)默認(rèn)采用紅沖方式。只能對(duì)已記賬憑證進(jìn)行沖銷處理。7、打印憑證選擇需打印的憑證，點(diǎn)擊“打印”下的“打印憑證”按鈕，如下界面：可以用shift或者ctrl鍵進(jìn)行多選；會(huì)彈出如下窗口，按打印即可。說(shuō)明：打印模板的設(shè)置，我們都已經(jīng)設(shè)好打印模板，有的單位只需稍微修改即可。打開界面,選擇制單,可看如下界面:您可以對(duì)現(xiàn)有模板進(jìn)行復(fù)制,再修改,可看如下界面:設(shè)置好憑證模板,打開界面,首先要先選擇“主體賬簿”，接下來(lái)選擇要分配的用戶/用戶組，點(diǎn)擊“分配”按扭，選中要分配的打印模板，最后點(diǎn)保存即可，可看如下界面：8、往來(lái)核銷8.1核銷對(duì)象設(shè)置打開界面，點(diǎn)擊“增加”按扭，如下界面：錄入核銷科目、啟用期間，如果要按輔助核算進(jìn)行核銷，還需選擇相應(yīng)輔助核算類型，還要選擇該核銷對(duì)象核銷號(hào)是否必錄，然后單擊“保存”。做完期初未達(dá)錄入，方可點(diǎn)“啟用”按扭。8.2期初未達(dá)錄入打開界面，單擊“查詢”，屏幕顯示核銷對(duì)象過濾條件窗口，選擇核銷對(duì)象科目，如有核算類型還需選擇相應(yīng)核算容，如下界面：增加期初未達(dá)的方式有兩種：手工增加和導(dǎo)入手工增加：?jiǎn)螕簟霸黾印?，逐條錄入期初未達(dá)的核銷數(shù)據(jù)，包括：憑證日期、業(yè)務(wù)日期、核銷號(hào)、金額等等，如下界面：錄入后保存。導(dǎo)入：可導(dǎo)入核銷功能啟用前的憑證，憑證需要已經(jīng)審核并記賬。錄入期初核銷未達(dá)數(shù)據(jù)后，需要點(diǎn)擊“檢查”，檢查總賬余額與未核銷余額是否一致。只有檢查平衡核銷對(duì)象方可啟用！說(shuō)明：期初余額導(dǎo)入：可一次將核銷對(duì)象啟用日期時(shí)的總賬期初余額導(dǎo)入到核銷系統(tǒng)中。刪除期初：可將核銷對(duì)象啟用時(shí)導(dǎo)入的總賬期初余額刪除掉。：取自核銷對(duì)象的科目：用戶錄入，必須小于“往來(lái)核銷啟用日期”（見參數(shù)）不能為空。：參照憑證類別選擇，可為空。：用戶錄入憑證號(hào)，可為空。：用戶錄入。：用戶錄入，不能為空。：用戶錄入，同一核銷對(duì)象的核銷號(hào)不能重復(fù)。：用戶可參照選擇*一幣種，不能為空。默認(rèn)為本位幣的幣種。：用戶可選擇借或貸。：用戶錄入，本幣不能為空。8.3核銷處理打開，進(jìn)入核銷界面后，選擇查詢對(duì)象，點(diǎn)擊“查詢”，系統(tǒng)顯示該查詢對(duì)象的編碼、科目信息，核算類型，日期圍，選擇好查詢條件后，單擊“確定”，如下界面：注意：日期圍要早于（或等于）錄入期出未達(dá)時(shí)的憑證日期。結(jié)果如下：核銷有手動(dòng)核銷和自動(dòng)核銷手動(dòng)核銷：點(diǎn)中該筆待核銷明細(xì)的“選擇”框，在借、貸方窗口中分別選擇往來(lái)款記錄，自動(dòng)生成該行的本次核銷金額。單擊“全選”，則借方、貸方窗口中所有往來(lái)款記錄就會(huì)全部選中；單擊“全消”，則借方、貸方窗口中所有選中的往來(lái)款記錄就會(huì)全部取消。若單擊默認(rèn)等于該行的未核銷余額，該行的未核銷余額清為0。用戶可在此基礎(chǔ)上修改本次核銷金額，未核銷余額由金額減本次核銷金額計(jì)算，且不允許編輯。選擇完畢后，點(diǎn)擊“核銷”，系統(tǒng)會(huì)對(duì)所選記錄進(jìn)行核銷處理。自動(dòng)核銷：進(jìn)入核銷界面后，選擇查詢對(duì)象，點(diǎn)擊“查詢”，設(shè)置要進(jìn)行自動(dòng)核銷的查詢條件，系統(tǒng)顯示符合條件的待核銷記錄。點(diǎn)擊“自動(dòng)核銷”，設(shè)置核銷標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)將按核銷標(biāo)準(zhǔn)對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行成批自動(dòng)核銷。在進(jìn)行自動(dòng)核銷時(shí)，雙方數(shù)據(jù)根據(jù)總賬參數(shù)“核銷方式”進(jìn)行自動(dòng)匹配，若總賬參數(shù)“核銷順序”為“最早余額法”，則按時(shí)間順序從前向后對(duì)雙方記錄進(jìn)行匹配。若總賬參數(shù)“核銷順序”為“最晚余額法”，則按時(shí)間順序從后向前對(duì)雙方記錄進(jìn)行匹配。匹配時(shí)，從第一筆借方記錄的本次核銷金額開始，與第一筆貸方記錄的本次核銷金額比對(duì)，若借方數(shù)據(jù)少于貸方數(shù)據(jù)，則從貸方數(shù)據(jù)中取出借方數(shù)據(jù)金額與該借方數(shù)據(jù)核銷，剩下的貸方數(shù)據(jù)與下一筆借方數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，若還有剩，則核銷下一筆借方數(shù)據(jù)后繼續(xù)進(jìn)行比對(duì)，以此類推，直至全部核銷干凈；若借方多于貸方，則從借方數(shù)據(jù)取出貸方數(shù)據(jù)金額與貸方數(shù)據(jù)核銷，再取出下一筆貸方數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，以此類推，直至全部核銷干凈。若借貸方相等，則直接對(duì)借貸方記錄進(jìn)行核銷。核銷標(biāo)準(zhǔn)的處理如下：按日期：日期圍相差**天被選中時(shí)，借方貸方分錄的日期之差在該天數(shù)之的方能進(jìn)行核銷處理，日期之差大于該天數(shù)的不能進(jìn)行核銷處理。若借方日期早于貸方日期，則需自動(dòng)取下一條借方記錄再進(jìn)行比較，若借方日期晚于貸方日期，則自動(dòng)取下一條貸方記錄再進(jìn)行比較，直到雙方日期之差滿足該條件為止。比較日期根據(jù)總賬參數(shù)“核銷比較日期”的設(shè)置進(jìn)行選擇憑證日期或業(yè)務(wù)日期。按核銷號(hào)：只有核銷號(hào)一致的借貸方記錄可進(jìn)行核銷，核銷時(shí)對(duì)于相同核銷號(hào)的借貸方記錄可賦予一個(gè)核銷批次號(hào)。金額相等：只有借貸雙方本次核銷金額的原幣、本幣都相等時(shí)方能進(jìn)行核銷。按末級(jí)科目：只有借貸雙方的科目相同時(shí)，方能進(jìn)行核銷。按輔助核算：只有借貸雙方該輔助核算的輔助項(xiàng)相同時(shí)方能進(jìn)行核銷。紅藍(lán)對(duì)沖：進(jìn)入核銷界面后，選擇查詢對(duì)象，點(diǎn)擊“查詢”，設(shè)置“方向”條件為要進(jìn)行紅藍(lán)對(duì)沖的方向，系統(tǒng)顯示符合條件的該方向的待核銷記錄。選擇要進(jìn)行對(duì)沖的記錄，點(diǎn)擊“紅藍(lán)對(duì)沖”，系統(tǒng)將對(duì)所選記錄進(jìn)行紅藍(lán)對(duì)沖處理。自動(dòng)紅藍(lán)對(duì)沖：進(jìn)去核銷界面后，選擇查詢對(duì)象，點(diǎn)擊“查詢”，設(shè)置“方向”條件為要進(jìn)行自動(dòng)紅藍(lán)對(duì)沖的方向，可選借方、貸方或雙向，系統(tǒng)顯示符合條件的所有記錄。點(diǎn)擊“自動(dòng)紅藍(lán)對(duì)沖”，系統(tǒng)將自動(dòng)按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)所有記錄進(jìn)行紅藍(lán)對(duì)沖處理。自動(dòng)紅藍(lán)對(duì)沖默認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)如下：有核銷號(hào)按相同核銷號(hào)、相同輔助核算，根據(jù)總賬參數(shù)選定的對(duì)沖順序（就是核銷順序）進(jìn)行對(duì)沖。無(wú)核銷號(hào)視同同一核銷號(hào)，按照相同輔助核算，根據(jù)總賬參數(shù)選定的對(duì)沖順序（就是核銷順序）進(jìn)行對(duì)沖。自動(dòng)紅藍(lán)對(duì)沖標(biāo)準(zhǔn)的處理如下：按日期：日期圍相差**天被選中時(shí)，借方貸方分錄的日期之差在該天數(shù)之的方能進(jìn)行核銷處理，日期之差大于該天數(shù)的不能進(jìn)行核銷處理。按輔助核算：只有借貸雙方該輔助核算的輔助項(xiàng)相同時(shí)方能進(jìn)行核銷。歷史查詢：進(jìn)入核銷界面后，點(diǎn)擊“歷史查詢”，系統(tǒng)顯示歷史查詢界面，點(diǎn)擊“查詢”，選擇要查詢的核銷科目等條件，系統(tǒng)顯示每一批次的已核銷、已紅藍(lán)對(duì)沖匯總記錄。點(diǎn)擊“詳細(xì)”，可查看該批次的詳細(xì)記錄。如果要進(jìn)行反核銷或反紅藍(lán)對(duì)沖，則點(diǎn)擊“反核銷”。對(duì)照：對(duì)照是指在手動(dòng)核銷，在指定借方或貸方一條數(shù)據(jù)時(shí)，可根據(jù)核銷對(duì)象科目+輔助項(xiàng)相同以及金額相同的條件，自動(dòng)過濾出貸方或借方滿足條件的數(shù)據(jù)，已達(dá)到縮小圍，方便核銷的目的。在核銷處理窗口中，點(diǎn)擊“對(duì)照”按鈕后，可進(jìn)行借方對(duì)照或貸方對(duì)照。借方對(duì)照，則彈出界面中，選中借方一條數(shù)據(jù)，同時(shí)，過濾出貸方數(shù)據(jù)，過濾條件為：與借方選中數(shù)據(jù)科目+輔助項(xiàng)相同，金額相等的所有數(shù)據(jù)。貸方對(duì)照，則彈出界面中，選中貸方一條數(shù)據(jù)，同時(shí)過濾出借方數(shù)據(jù)，過濾條件為：與貸方選中數(shù)據(jù)科目+輔助項(xiàng)相同，金額相等的所有數(shù)據(jù)。注意：本次核銷金額由用戶錄入。選中核銷時(shí)，則自動(dòng)生成該行本次核銷金額。默認(rèn)等于該行的未核銷金額。當(dāng)前分錄未核銷金額即當(dāng)前憑證分錄的未核銷金額－本次核銷金額或當(dāng)前憑證分錄金額－歷次核銷金額。核銷：對(duì)當(dāng)前核銷結(jié)果進(jìn)行檢查，檢查通過后將當(dāng)前核銷關(guān)系保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并返回憑證界面。需進(jìn)行如下檢查：本次核銷金額合計(jì)數(shù)不能大于當(dāng)前分錄金額。至少選擇一筆記錄進(jìn)行核銷。9、賬簿查詢下面簡(jiǎn)單介紹一下查詢的操作，主要是一些查詢條件的選擇和跟我們?nèi)粘９ぷ鞅容^相關(guān)的賬表描述，主要有科目余額表、日?qǐng)?bào)表和輔助余額表。打開，（其他的兩報(bào)表也都放在賬簿查詢節(jié)點(diǎn)下，得到下面的界面）點(diǎn)擊[查詢]，出現(xiàn)下圖中的查詢條件框：①主體賬簿：可選擇多個(gè)單位來(lái)匯總查詢，在參照時(shí)按SHIFT鍵或CTRL鍵可多選，②科目圍：可選擇*一段科目，如果再選③條件：還可在②的圍，任意多選科目來(lái)組合查詢。④科目版本：若科目版本變更過，不止一個(gè)版本，選擇后可看到不同版本科目在不同時(shí)段的的情況。另外的兩報(bào)表也是類似的操作，只不過在查詢輔助余額表的時(shí)候，需要輸入會(huì)計(jì)科目和具體的輔助核算項(xiàng)：上圖中的查詢對(duì)象都可以多選，點(diǎn)擊開始的鼠標(biāo)右鍵，再按住鍵盤上的shift鍵，這樣就可以多選了，然后確定就可以查詢到數(shù)據(jù)了。如果有經(jīng)常性查詢的話，可以把常用的條件保存為賬簿，就是上圖中的，然后點(diǎn)擊確定即可。10、期末結(jié)轉(zhuǎn)損益（自定義轉(zhuǎn)賬）公司規(guī)定每一個(gè)月都需要把損益結(jié)平，在每一個(gè)月錄入平整完畢后，結(jié)賬之前，來(lái)進(jìn)行這項(xiàng)操作。根據(jù)下發(fā)的會(huì)計(jì)科目，總部會(huì)把常用的自定義轉(zhuǎn)賬已經(jīng)都定義好了，各家單位根據(jù)各自的情況，先看看定義的是否有誤，及時(shí)與總部溝通。進(jìn)入自定義轉(zhuǎn)賬定義界面：，來(lái)進(jìn)行公式的核對(duì)；到月底的時(shí)候進(jìn)入執(zhí)行窗口，進(jìn)行自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)的操作，如下圖，先選擇條件，再單擊[生成憑證]按鈕。選中*一個(gè)編號(hào)的是否結(jié)轉(zhuǎn)，然后點(diǎn)擊生成憑證，然后點(diǎn)擊修改后就會(huì)出現(xiàn)憑證界面，保存完成與手工增加的憑證一樣進(jìn)行管理；下面舉一個(gè)如何定義轉(zhuǎn)賬分類的例子打開界面，在“憑證定義”頁(yè)簽下，選中需要修改或者增加