管理處檔案管理

管理處檔案管理一、資料的收集：

1、設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。

2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來(lái)源渠道。從時(shí)間上講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料；從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面，大到房屋本體、公共設(shè)施，小到一草一木都有詳細(xì)的資料收集。

二、資料分類整理：

收集后的所有信息，統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類合理。

三、資料歸檔管理：

1、歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。采用多種形式的文檔存儲(chǔ)方式，便于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)編號(hào)、造冊(cè)、編輯并分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能地把各種形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。

2、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定。出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出；入室時(shí)，須由專人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任，檔案管理人員需要及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失。

3、檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”，即防火、防潮、防霉變。

四、檔案的運(yùn)用：

采用先進(jìn)的檢索軟件，建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價(jià)值。

1、外部網(wǎng)：與公司總部、廣大業(yè)主以進(jìn)外部相關(guān)聯(lián)單位進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等，隨時(shí)可以查閱調(diào)用，便于工作監(jiān)督、檢查和聯(lián)系。

2、內(nèi)部網(wǎng)：管理處內(nèi)部室聯(lián)網(wǎng)，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施，對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)管理、分層使用。

篇2：安全社區(qū)創(chuàng)建文件資料管理檔案制度

安全社區(qū)創(chuàng)建文件與資料管理檔案制度

1、加強(qiáng)文書檔案、圖像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、圖像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管，專人負(fù)責(zé)。

2、創(chuàng)建辦公室負(fù)責(zé)文件與資料的歸檔，督促和日常管理工作。對(duì)相關(guān)資料必須按規(guī)定立卷，各工作組在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

3、堅(jiān)持各工作組收集保管、創(chuàng)建辦公室定期歸檔制度。

4、歸檔范圍：重要的會(huì)議資料，包括文件、會(huì)議的通知、報(bào)告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等；反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、各種規(guī)章制度等。

5、創(chuàng)建辦公室成員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理。

篇3：鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度

鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度

一、社區(qū)各種門類的檔案，由社區(qū)村委會(huì)指定專人統(tǒng)一管理，做到分類清楚，存放有序，查詢方便。

二、資料一般按年度分類歸檔，各個(gè)檔案卷中均附有案卷目錄。

三、原始記錄材料堅(jiān)持做到隨時(shí)發(fā)生、隨時(shí)記錄、隨時(shí)整理歸檔，因特殊原因一時(shí)漏記的要及時(shí)補(bǔ)記。

四、根據(jù)氣候變化，做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等，確保檔案資料的完好無(wú)損。

五、檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，嚴(yán)格核實(shí)交接的檔案。

篇4：北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會(huì)檔案管理制度

北京八達(dá)嶺山莊業(yè)主委員會(huì)檔案管理制度

（20**年*月*日業(yè)委會(huì)會(huì)議通過(guò)）

第一條所有檔案資料，由業(yè)主委員會(huì)指定專人負(fù)責(zé)保管。

第二條各種檔案資料應(yīng)分類進(jìn)行登記、編號(hào)，妥善保管。

第三條檔案室設(shè)在物業(yè)樓二層。

第四條檔案資料主要包括：

（一）各類會(huì)議記錄、紀(jì)要；

（二）業(yè)主大會(huì)、業(yè)主委員會(huì)作出的決議、決定等書面材料；

（三）各屆業(yè)主委員會(huì)產(chǎn)生、備案的材料；

（四）山莊內(nèi)所有建筑物產(chǎn)權(quán)清冊(cè)及業(yè)主聯(lián)系方式；

（五）訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同；

（六）山莊標(biāo)識(shí)，有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來(lái)文件；

（七）業(yè)主和使用人的書面意見、建議書；

（八）維修資金收支情況清冊(cè)；

（九）會(huì)議錄音、錄像、照片等；

（十）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料；

（十一）設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；

（十二）物業(yè)工程驗(yàn)收和質(zhì)量保修文件，物業(yè)使用說(shuō)明文件；

（十三）物業(yè)管理所必需的其他資料，包括物業(yè)交費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)經(jīng)營(yíng)開支統(tǒng)計(jì)表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊(cè)等；

（十四）其它有關(guān)材料。

第五條委員因工作需要須查閱檔案資料，并認(rèn)真填寫檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。

第六條業(yè)主查閱檔案資料，須經(jīng)兩名業(yè)委會(huì)委員簽字同意，并辦理查閱手續(xù)，不得將資料帶出檔案室。

第七條查閱檔案的委員和業(yè)主應(yīng)尊重業(yè)主的隱私權(quán)，依法保守秘密，若泄密依法承擔(dān)全部責(zé)任。

第八條因管理不當(dāng)，發(fā)生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并賠償由此產(chǎn)生的損失。

第九條本制度經(jīng)業(yè)主委員會(huì)會(huì)議通過(guò)，按照《議事規(guī)則》第二十六條公示后生效。

篇5：業(yè)主委員會(huì)檔案資料管理辦法

業(yè)主委員會(huì)檔案資料管理辦法

為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案，根據(jù)相關(guān)法規(guī)，制定本管理辦法。

第一條業(yè)主委員會(huì)需要保存的資料、檔案包括，“各種小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度”“各種會(huì)議記錄和決議”“各種法律法規(guī)文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關(guān)部門下發(fā)的文件”“業(yè)主委員會(huì)物品說(shuō)明、保修書、登記表”“活動(dòng)中心物品資料、登記表”“業(yè)主委員會(huì)接訪登記表”和其他業(yè)主（代表）大會(huì)同意的各種文本資料和電子文檔。

第二條文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類、編號(hào)存檔，電子文檔要進(jìn)行備份。

第三條常務(wù)秘書負(fù)責(zé)接收、催要經(jīng)辦人所持的資料，并進(jìn)行整理、存檔。

第四條文本資料必須