第5章 演示文稿處理軟件

第五章演示文稿處理軟件目錄CONTNETS01啟動PowerPoint201003制作幻燈片內(nèi)容02演示文稿基本操作04修飾演示文稿05演示文稿的動畫設(shè)置與放映06創(chuàng)建交互式演示文稿07打印、輸出與打包演示文稿了解啟動和退出PowerPoint2010的方法了解演示文稿的基本操作掌握演示文稿的編輯和修飾方法學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握演示文稿交互效果的設(shè)置掌握在演示文稿中插入表格和圖表的方法掌握放映演示文稿的方法

PowerPoint是微軟公司設(shè)計的演示文稿軟件，是辦公自動化套件之一，簡稱PPT。用PowerPoint制作的文檔稱為演示文檔或者演示文稿，默認的后綴名是.pptx。5.1PowerPoint2010使用基礎(chǔ)5.1.1啟動PowerPoint2010啟動PowerPoint2010的方法有以下幾種?！衾谩伴_始”菜單啟動：

“開始”菜單中選擇“MicrosoftOffice”→“MicrosoftPowerPoint2010”即啟動PowerPoint2010，如圖1所示。◆利用桌面快捷方式啟動：雙擊桌面上的PowerPoint2010程序快捷方式圖標(biāo)，即啟動，如圖2所示。◆打開PowerPoint文檔：直接雙擊打開資源管理器中已有的PowerPoint文檔，系統(tǒng)會自動啟動PowerPoint程序，如圖3所示。圖1利用“開始”菜單啟動PowerPoint2010圖2桌面快捷方式圖3打開已有文檔5.1.2PowerPoint2010的窗口組成啟動PowerPoint2010后，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個演示文稿，其窗口組成如下圖所示。（1）標(biāo)題欄（2）快速訪問工具欄（3）功能區(qū)（4）演示文稿編輯區(qū)（5）狀態(tài)欄（6）“視圖切換”按鈕（7）顯示比例

PowerPoint2010窗口組成1．普通視圖普通視圖是用戶使用最多的視圖，主要用于創(chuàng)建和編輯演示文稿。3．閱讀視圖單擊“演示文稿視圖”組中的“閱讀視圖”按鈕，均可進入閱讀視圖。5.1.3PowerPoint2010的視圖模式2．幻燈片瀏覽視圖單擊“演示文稿視圖”中的“幻燈片瀏覽”按鈕，就可以進入幻燈片瀏覽視圖。4．幻燈片放映視圖在幻燈片放映視圖中，演示文稿占據(jù)整個計算機屏幕，按Esc鍵可以退出該視圖。退出PowerPoint2010的方法有以下幾種。◆單擊窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕?！暨x擇“文件”面板中的“退出”選項?！粼跇?biāo)題欄空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“關(guān)閉”選項?！舭碅lt+F4組合鍵。5.1.4退出PowerPoint2010

本節(jié)介紹PowerPoint2010應(yīng)用程序的基本操作，包括創(chuàng)建演示文稿、保存演示文稿、保護演示文稿和幻燈片基本操作等。5.2演示文稿基本操作5.2.1創(chuàng)建演示文稿1．創(chuàng)建空白演示文稿◆啟動PowerPoint2010時自動創(chuàng)建空白演示文稿。◆在“文件”面板中選擇“新建”選項，在“可用的模板和主題”組中選擇“空白演示文稿”，單擊“創(chuàng)建”按鈕創(chuàng)建空白演示文稿，如圖所示。創(chuàng)建空白演示文稿2．根據(jù)現(xiàn)有模板創(chuàng)建演示文稿單擊“文件”，選擇“新建”選項，在“可用的模板和主題”組中選擇“樣本模板”，此時會出現(xiàn)許多精美的模板，如圖所示。

選擇需要的模板，單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可創(chuàng)建以模板為基礎(chǔ)的新演示文稿，然后根據(jù)需要進行編輯修改即得到需要的演示文稿。根據(jù)現(xiàn)有模板創(chuàng)建演示文稿3．根據(jù)OfficeOnline模板創(chuàng)建演示文稿OfficeOnline模板是指Internet上提供的演示文稿模板，使用它創(chuàng)建演示文稿的具體操作為：在“文件”面板中選擇“新建”選項，然后在“O模板”組中選擇需要的模板，單擊“下載”按鈕，此時將以該模板為基礎(chǔ)創(chuàng)建新的演示文稿，如圖所示。根據(jù)OfficeOnline模板創(chuàng)建演示文稿4．根據(jù)主題創(chuàng)建演示文稿單擊“文件”按鈕，在打開的“文件”面板中選擇“新建”選項，然后在“可用的模板和主題”組中單擊“主題”按鈕，接著在顯示的主題樣式中選擇自己喜歡的主題，單擊“創(chuàng)建”按鈕，即可創(chuàng)建基于該主題的新演示文稿，如圖所示。根據(jù)主題創(chuàng)建演示文稿保存新建演示文稿首次對演示文稿進行保存時，“保存”和“另存為”的作用是一樣的，都會打開“另存為”對話框。ABCABC再次保存演示文稿分按原先保存的文件名、保存類型和保存位置進行保存和如果需要更改當(dāng)前演示文稿的文件名、保存類型或保存位置。設(shè)置自動保存為文件設(shè)置自動保存，可以避免意外斷電或者計算機死機帶來的損失。5.2.2保存演示文稿PowerPoint2010提供了兩種加密方法。◆單擊“文件”選擇“信息”單擊“保護演示文稿”選擇“用密碼進行加密”（見圖1），在打開的“加密文檔”對話框中設(shè)置密碼，然后單擊“確定”按鈕即為演示文稿設(shè)置了密碼，如圖2所示。圖1保護演示文稿圖2“加密文檔”對話框5.2.3保護演示文稿◆單擊“文件”按鈕，選擇“另存為”選項，打開“另存為”對話框。單擊右下角的“工具”下拉按鈕，在打開的下拉列表中選擇“常規(guī)選項”，打開“常規(guī)選項”對話框，在該對話框中可以設(shè)置“打開權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限密碼”，如圖所示?！俺Ｒ?guī)選項”對話框3．移動幻燈片在左側(cè)窗格的“幻燈片”選項卡中右擊要隱藏的幻燈片，在彈出的快捷菜單中選擇“隱藏幻燈片”選項。CDBAE1．插入新幻燈片按Ctrl+M組合鍵，即可在當(dāng)前演示文稿中插入一張新幻燈片。2．復(fù)制幻燈片5．隱藏幻燈片按Delete鍵，可刪除所選幻燈片。4．刪除幻燈片5.2.4幻燈片基本操作5.3制作幻燈片內(nèi)容5.3.1輸入與設(shè)置文本1．使用占位符在“單擊此處添加文本”占位符中有一些圖標(biāo)，分別表示“表格”“圖表”“SmartArt圖形”“圖片”“剪貼畫”“媒體剪輯”等，單擊圖標(biāo)可以將相應(yīng)元素添加到幻燈片中，如圖所示?；脽羝嘉环?．使用文本框

插入文本框，可在“插入”的“文本”單擊“文本框”選擇“橫排文本框”或“垂直文本框”選項（見圖），在幻燈片中按住鼠標(biāo)左鍵并拖動，即可繪制文本框。3．使用“大綱”窗格打開“大綱”窗格，將插入點放置在要添加文本的幻燈片圖標(biāo)后，輸入文本內(nèi)容，此時輸入的文本會成為該幻燈片的標(biāo)題。在標(biāo)題后按Enter鍵，可插入一張新幻燈片，按Tab鍵取消新幻燈片，即可輸入下一級大綱文字，再按Enter鍵和Tab鍵，可輸入第三級大綱文字，依此類推。插入文本框4．設(shè)置文本格式◆通過“開始”選項卡的“字體”組進行設(shè)置?！敉ㄟ^浮動工具欄設(shè)置，當(dāng)選中需要設(shè)置格式的文本時，在所選文本上方會顯示一個浮動工具欄，通過該工具欄可以設(shè)置文本格式。◆通過“字體”對話框進行設(shè)置，單擊“開始”選項卡中“字體”組右下角的對話框啟動按鈕，在打開的“字體”對話框中設(shè)置文本格式，如圖所示?！白煮w”對話框1．插入圖片在打開的“插入圖片”對話框中選擇需要插入的圖片，單擊“插入”按鈕，即可插入圖片。3．編輯圖片在“圖片工具-格式”可以完成刪除圖片背景、調(diào)整圖片色調(diào)、調(diào)整圖片顏色飽和度、調(diào)整圖片亮度和對比度等操作。5.3.2添加圖形圖像2．插入剪貼畫單擊“搜索”按鈕，會自動搜索并顯示符合條件的剪貼畫，單擊要插入的剪貼畫，即可將其插入幻燈片。4．插入圖形利用“插入”選項卡“插圖”組中的相關(guān)按鈕，可插入指定圖形。插入藝術(shù)字打開藝術(shù)字編輯框，直接輸入藝術(shù)字文本即可。ABCABC插入音頻選擇“文件中的音頻”選項，可以在幻燈片中插入計算機中的音頻文件。插入視頻選擇“文件中的視頻”選項，可以在幻燈片中插入計算機中的音頻文件。5.3.3插入藝術(shù)字與多媒體5.3.4插入表格與圖表1．插入表格在“插入”選項卡的“表格”組中單擊“表格”下拉按鈕，打開“插入表格”下拉列表，如圖所示?！安迦氡砀瘛毕吕斜?．編輯表格◆更改表格高度、寬度?！舨迦胄小⒘?。如圖1所示?！魟h除行、列?！舯砀褡詣犹子脴邮健Ｈ鐖D2所示。圖2選擇表格樣式圖1選擇合適的方式插入行或列3．插入圖表①打開PowerPoint2010文檔窗口，在“插入”的“插圖”單擊“圖表”，打開“插入圖表”對話框。②在“插入圖表”選擇圖表類型，并選擇合適的圖表，單擊“確定”，即可插入圖表。③此時，PowerPoint2010文檔中會插入所選圖表，并自動打開Excel窗口，在Excel窗口中可編輯圖表數(shù)據(jù)。

例如，修改系列名稱和類別名稱，并編輯具體數(shù)值，如圖所示。插入的圖表與Excel窗口4．編輯圖表（1）更改現(xiàn)有圖表中的數(shù)據(jù)選中圖表，系統(tǒng)會自動顯示“圖表工具”選項卡（見圖），其中包括“設(shè)計”“布局”和“格式”三個子選項卡，然后在“圖表工具-設(shè)計”選項卡的“數(shù)據(jù)”組中單擊“編輯數(shù)據(jù)”按鈕，打開一個Excel窗口，并顯示用戶要編輯的圖表數(shù)據(jù)。“圖表工具”選項卡（3）在圖表中添加、更改或刪除趨勢線要添加趨勢線，可在圖表中單擊要為其添加趨勢線的數(shù)據(jù)系列，然后在“圖表工具-布局”選項卡的“分析”組中單擊“趨勢線”下拉按鈕，在打開的下拉列表中選擇需要的“趨勢線”選項，即可在該圖表中添加相應(yīng)的趨勢線。（4）調(diào)整圖表大小和位置單擊選中圖表，將鼠標(biāo)指針移動到圖表的框線上，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動，即可調(diào)整圖表的位置；按住鼠標(biāo)左鍵拖動圖表四周的控制點，可調(diào)整圖表的大小。（2）在圖表中添加或刪除標(biāo)題添加標(biāo)題，可在“圖表工具-布局”的“標(biāo)簽”單擊“圖表標(biāo)題”選擇“居中覆蓋標(biāo)題”或“圖表上方”選項，在圖表中顯示的“圖表標(biāo)題”文本框中輸入標(biāo)題即可。

要刪除標(biāo)題，只需右擊標(biāo)題，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”選項，或者選中標(biāo)題后按Delete鍵。5.4修飾演示文稿5.4.1使用演示文稿主題在“設(shè)計”選項卡的“主題”組中單擊“主題”列表右側(cè)的“其他”按鈕，系統(tǒng)展開內(nèi)置的所有主題供選擇，如圖1所示。

右擊主題，在彈出的快捷菜單中選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”選項，則只將該主題應(yīng)用到選定的幻燈片，如圖2所示。圖1PowerPoint2010內(nèi)置主題列表圖2右擊主題彈出的快捷菜單5.4.2使用幻燈片版式選中要應(yīng)用版式的幻燈片，在“開始”選項卡的“幻燈片”組中單擊“版式”下拉按鈕，在打開的下拉列表中選擇所需的版式，即可將所選版式應(yīng)用于幻燈片，如圖所示。選擇幻燈片版式5.4.3設(shè)置主題顏色方案與背景格式1．設(shè)置主題顏色方案要自定義主題顏色方案，可在“顏色”下拉列表中選擇“新建主題顏色”選項，打開“新建主題顏色”對話框（見圖1）。2．設(shè)置背景格式在“設(shè)計”選項卡的“背景”組中單擊“背景樣式”下拉按鈕，在打開的下拉列表中選擇“設(shè)置背景格式”選項，在打開的“設(shè)置背景格式”對話框中設(shè)置背景格式，如圖2所示。圖1“新建主題顏色”對話框圖2“設(shè)置背景格式”對話框1．創(chuàng)建幻燈片母版打開一個空演示文稿，在“視圖”選項卡的“母版視圖”組中單擊“幻燈片母版”按鈕，進入“幻燈片母版”視圖。3．設(shè)置母版主題在“幻燈片母版”選項卡的“編輯主題”組中單擊“主題”下拉按鈕，在打開的下拉列表中有很多系統(tǒng)主題，選擇即可。5.4.4使用幻燈片母版2．設(shè)置母版背景樣式進入“幻燈片母版”視圖后，在“幻燈片母版”選項卡“背景”組中單擊“背景樣式”選擇即可。4．自定義版式進入母版視圖，在包含幻燈片母版和版式的窗格中，找到并單擊與希望的自定義版式最接近的版式，如果任何版式都不符合需要，可以選擇“空白版式”。5.5演示文稿的動畫設(shè)置與放映一般通過為幻燈片上的文本、圖片和其他內(nèi)容賦予動作，來設(shè)置動畫效果。動畫效果可以幫助演示操作者吸引觀眾注意力，突出重點，在幻燈片間切換，以及通過將內(nèi)容移入和移出來最大化幻燈片空間。如果使用得當(dāng)，動畫效果將帶來趣味和驚奇?；脽羝膭赢嬓Ч饕▋深?，分別是對象的自定義動畫和幻燈片的切換效果。1．設(shè)置自定義動畫設(shè)置自定義動畫的操作步驟如下。①選擇要設(shè)置動畫效果的對象，可以是文本框、圖片等。②在“動畫”選項卡的“動畫”組中選擇需要的動畫效果，如下圖所示。如果這些動畫效果無法滿足需求，可以單擊“其他”按鈕，在打開的下拉列表中選擇所需的動畫效果。設(shè)置自定義動畫5.5.1為對象設(shè)置動畫效果2．對動畫對象應(yīng)用聲音效果①在“動畫”的“高級動畫”單擊“動畫窗格”如圖1所示。②選中要添加聲音效果的對象，在“動畫窗格”選擇“效果選項”（見圖2），打開如圖3所示的“飛入”對話框（不同動畫效果所打開的對話框名稱不同）。③在“效果”選項卡“增強”欄的“聲音”下拉列表中選擇一個聲音選項，然后單擊“確定”按鈕。圖1動畫窗格圖2選擇“效果選項”圖3“飛入”對話框3．動畫刷的使用①選中已經(jīng)設(shè)置好動畫效果的對象，即源對象。②在“動畫”選項卡的“高級動畫”組中單擊“動畫刷”按鈕，如圖所示。③單擊要設(shè)置動畫效果的對象，即目標(biāo)對象，此時，目標(biāo)對象具有了與源對象一樣的動畫效果?！皠赢嬎ⅰ卑粹o1．為幻燈片添加切換效果選中要添加切換效果的幻燈片，在“切換”選項卡的“切換到此幻燈片”組中單擊要應(yīng)用于該幻燈片的切換效果，即可為所選幻燈片添加切換效果，如圖所示。為幻燈片添加切換效果5.5.2為幻燈片設(shè)置切換效果2．設(shè)置幻燈片切換效果的持續(xù)時間若要設(shè)置上一張幻燈片與當(dāng)前幻燈片之間的切換效果的持續(xù)時間，可在“切換”選項卡“計時”組的“持續(xù)時間”編輯框中設(shè)置所需時間以控制切換的速度。3．為幻燈片切換效果添加聲音選中要向其添加聲音的幻燈片，在“切換”選項卡的“計時”組中，單擊“聲音”右側(cè)的下拉按鈕，在打開的下拉列表中選擇所需的聲音，如圖所示。為幻燈片切換效果添加聲音1．設(shè)置演示文稿放映方式要設(shè)置演示文稿放映方式，可在“幻燈片放映”選項卡的“設(shè)置”組中單擊“設(shè)置幻燈片放映”按鈕，打開如圖所示的“設(shè)置放映方式”對話框?！霸O(shè)置放映方式”對話框5.5.3放映演示文稿2．從頭開始放映演示文稿從頭開始放映演示文稿就是從演示文稿的第一張幻燈片開始放映，主要有以下兩種方式?！粼凇盎脽羝庞场边x項卡的“開始放映幻燈片”組中單擊“從頭開始”按鈕，如圖所示?！舭碏5鍵。從頭開始放映演示文稿在“幻燈片放映”選項卡的“開始放映幻燈片”組中單擊“從當(dāng)前幻燈片開始”按鈕。ABCABC按Shift+F5組合鍵。在狀態(tài)欄右側(cè)單擊“幻燈片放映”按鈕。3．從當(dāng)前幻燈片放映演示文稿從當(dāng)前幻燈片放映演示文稿就是從當(dāng)前選中的幻燈片開始放映，其操作方法與從頭開始放映類似，主要有以下三種方式。4．在窗口模式下放映并非所有演示文稿都需要在全屏模式下放映，有時候用戶需要在窗口模式下放映演示文稿。按Alt+D+V組合鍵，可在窗口模式下放映演示文稿。5．自定義放映演示文稿①在“自定義幻燈片放映”選擇“自定義放映”選項，打開“自定義放映”對話框，如圖1所示。②單擊“新建”按鈕，打開“定義自定義放映”對話框，如圖2所示。③單擊“確定”按鈕，即可完成自定義放映。圖1“自定義放映”對話框圖2“定義自定義放映”對話框7．放映時跳到下一張幻燈片放映時跳到下一張幻燈片的方法主要有以下幾種：◆單擊鼠標(biāo)左鍵?！舭碞鍵?！舭碋nter鍵。◆按PageDown鍵。◆按向右箭頭（→）。◆按向下箭頭（↓）?！舭纯崭矜I。8．放映時退到上一張幻燈片放映時退到上一張幻燈片的方法主要有以下幾種。◆按P鍵?！舭碢ageUp鍵?！舭聪蜃蠹^（←）?！舭聪蛏霞^（↑）。6．快速定位到指定幻燈片◆在演示文稿放映過程中輸入數(shù)字，如“6”，然后按Enter鍵，即可快速定位到第6張幻燈片進行播放?！粼诨脽羝嫌覔?，選擇“定位至幻燈片”子菜單列出當(dāng)前演示文稿中所有幻燈片的編號和標(biāo)題，用戶很容易就能找到自己想要跳轉(zhuǎn)到的幻燈片，單擊它即可。9．放映時鼠標(biāo)指針的隱藏與顯示◆鼠標(biāo)靜止一段時間，系統(tǒng)會自動隱藏鼠標(biāo)指針；要再次顯示鼠標(biāo)指針，只要移動鼠標(biāo)即可?！粢[藏鼠標(biāo)指針，可以按Ctrl+H組合鍵；要顯示鼠標(biāo)指針，可以按Ctrl+A組合鍵。10．放映時使用畫筆做標(biāo)記PowerPoint2010提供了畫筆功能，在幻燈片上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項”，在彈出的下級子菜單中有“筆”和“熒光筆”可選，前者的墨跡會覆蓋幻燈片的內(nèi)容，而后者的墨跡為半透明狀態(tài)，如圖所示。選擇畫筆5.6創(chuàng)建交互式演示文稿制作演示文稿時，除了可以通過插入聲音和視頻來豐富演示文稿內(nèi)容，滿足用戶的設(shè)計需要外，還可以為幻燈片中的對象創(chuàng)建超鏈接，以及為幻燈片創(chuàng)建動作按鈕，方便在播放演示文稿時單擊相應(yīng)的對象或按鈕，切換到鏈接的幻燈片、網(wǎng)頁或文件等。創(chuàng)建超鏈接的操作步驟如下。①選定要創(chuàng)建超鏈接的對象，在“插入”的“鏈接”單擊“超鏈接”按鈕打開“插入超鏈接”對話框，如圖所示。②單擊“屏幕提示”按鈕，可以設(shè)置鏈接對象的屏幕提示文字。③單擊“確定”按鈕，完成超鏈接的創(chuàng)建。打開“插入超鏈接”對話框5.6.1創(chuàng)建超鏈接①選中要設(shè)置動作的對象，在“插入”選項卡的“鏈接”組中單擊“動作”按鈕，打開“動作設(shè)置”對話框，如圖所示。②切換到“動作設(shè)置”對話框的“單擊鼠標(biāo)”選項卡，在“單擊鼠標(biāo)時的動作”組中為對象設(shè)置動作。③勾選“播放聲音”和“單擊時突出顯示”復(fù)選框，表示動作鏈接時實現(xiàn)播放聲音和突出顯示效果。④單擊“確定”按鈕，完成動作設(shè)置。打開“動作設(shè)置”對話框5.6.2設(shè)置動作動作按鈕是PowerPoint2010中預(yù)先設(shè)置好的一組帶有特定動作的圖形按鈕，如圖所示。應(yīng)用動作按鈕的操作步驟如下。①選擇要插入動作按鈕的幻燈片，在“插入”的“插圖”單擊“形狀”選擇“動作按鈕”設(shè)置區(qū)的相應(yīng)按鈕，此時鼠標(biāo)指針會變成十字形狀，在幻燈片中要繪制動作按鈕的位置按住鼠標(biāo)左鍵并拖動，即可繪制動作按鈕，釋放鼠標(biāo)左鍵，會自動打開“動作設(shè)置”對話框。②在“動作設(shè)置”對話框中按照設(shè)置動作的方法進行設(shè)置。若要重新設(shè)置動作按鈕的動作，可以按照設(shè)置動作的方法進行修改。動作按鈕5.6.3應(yīng)用動作按鈕5.7打印、輸出與打包演示文稿在打印演示文稿前應(yīng)先進行頁面、打印選項等相關(guān)設(shè)置