ISO45001文件控制程序

文獻控制程序（ISO9001-/ISO14001-/ISO45001-）1.0目的通過對與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系有關文獻的控制，保證文獻的有效性和合用性，保證需要使用文獻的場所都配置統(tǒng)一有效的文獻，防止無效或作廢文獻的非預期使用。2.0合用范圍本程序合用于與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系有關文獻的控制，包括外來文獻和資料。3.0職責3.1品質(zhì)部負責組織和協(xié)調(diào)質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系文獻的編制、審核、同意、更改、修訂、換版、解釋和平常管理工作；負責質(zhì)量檢查類文獻的編制、審批、更改、修訂和平常管理工作。3.2工程部負責技術類文獻的編制、審批、更改、修訂和平常管理工作。3.3文控中心負責質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全文獻、技術類文獻和有關外來文獻的存檔、分發(fā)和平常維護工作。3.4各部門負責各自部門文獻的管理工作。4.0支持性文獻4.1《技術文獻和資料控制規(guī)范》4.2《記錄控制程序》5.0工作程序5.1文獻的分類5.1.1質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系文獻：a）形成文獻的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全方針和質(zhì)量目的；b）質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全手冊；c）原則規(guī)定和企業(yè)需要的程序文獻；d）為保證體系有效運行的作業(yè)指導書及各部門所需的規(guī)章/制度和措施等文獻；e）記錄。5.1.2技術文獻：a）產(chǎn)品的設計圖紙；b）產(chǎn)品的工藝文獻；c）產(chǎn)品的技術原則；d）產(chǎn)品使用闡明書；e）作業(yè)指導書、檢查規(guī)程；f）其他（包括EHS方面的技術文獻）。5.1.3外來文獻：a）法律法規(guī)(如：國家產(chǎn)品質(zhì)量法、計量法、環(huán)境法和職業(yè)健康安全面等法律法規(guī)，產(chǎn)品波及的國際、國家和行業(yè)等原則)；b）來自顧客、供方等的工程原則、圖樣/規(guī)范。5.2文獻的編號5.2.1質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全手冊及程序文獻的編號。5.2.1.1質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全手冊及程序文獻由品質(zhì)部統(tǒng)一編號。5.2.1.2質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全手冊的編號措施為：XXX/DXC—XX公布年份企業(yè)代碼文獻類別（QM---質(zhì)量手冊，EHSM---環(huán)境和職業(yè)健康安全手冊）5.2.1.3程序文獻編號措施為：XXX/DXCXX—XX公布年份文獻序號（01-99）企業(yè)代碼文獻類別（QP---質(zhì)量程序文獻，EHSP---環(huán)境和職業(yè)健康安全程序）5.2.2各部門規(guī)范、規(guī)章、制度和措施等的標識措施為：RG—XX—XX序列號部門類別（如QA、HR、ENG等）文獻類別（規(guī)范/規(guī)章/措施）5.2.3外來文獻的標識措施為：WL—XX—XX—XX—XX序列號文獻類別（M管理，T技術，S原則，D圖紙，O其他）來源類別（如某一供方、顧客等）部門類別（如QA、HR、ENG等）文獻類別（外來文獻）5.2.4文獻和記錄的代碼縮寫a）質(zhì)量手冊—QMb）環(huán)境和職業(yè)健康安全手冊—EHSMc）質(zhì)量程序文獻—QPc）環(huán)境和職業(yè)健康安全程序—EHSPd）作業(yè)指導書—WIe）檢查規(guī)范—CSf）制度/規(guī)章/措施—RG（Regulation）f）質(zhì)量記錄—QRg)環(huán)境和職業(yè)健康安全記錄—EHSR5.2.5管理者和部門代碼縮寫No.Dept.Name(CN)Dept.Name(EN)Short1總經(jīng)理室GeneralManagerGM2技術副總經(jīng)理室OperationViceGeneralManagerOVGM3銷售副總經(jīng)理室Sales&MarketingViceGeneralManagerSMVGM4財務部FinanceDepartmentFI5采購部PurchaseDepartmentPUR6外銷部ExportSalesDepartmentEX7內(nèi)銷部DomesticSalesDepartmentDOM8市場部MarketingDepartmentMAR9應用工程部ApplicationEngineeringDepartmentAE10人事部HRDepartmentHR11行政部AdministrationDepartmentADM12質(zhì)量部QualityDepartmentQUA13工廠經(jīng)理FactoryManagerFM14生產(chǎn)部ProductionDepartmentPRO15設施部FacilityDepartmentFAC16物料部MaterialsDepartmentMAT17工程部EngineeringDepartmentENG18售后服務部AfterSalesandSparepartsDepartmentASSD19信息技術部ITDepartmentIT5.2.6作業(yè)指導書和檢查指導書的格式詳見《技術文獻與資料控制規(guī)范》。5.2.7記錄的格式詳見《記錄控制程序》。5.2.8文獻的版本號的標識措施手冊和程序文獻的版本號應從“01”開始，然后為“02”、“03”、…，每次修改或換版后，版本號依次遞增。其他文獻參照執(zhí)行。記錄的版本號標識管理詳見《記錄控制程序》。5.3文獻的編寫與審批權限NO.文獻類型編制（修訂）審核同意1QM和EHS手冊品質(zhì)部管理者代表總經(jīng)理2程序文獻各部門部門經(jīng)理管理者代表3過程作業(yè)指導書工程部工程部主管工程部經(jīng)理4設備作業(yè)指導書生產(chǎn)部授權人員設備主管生產(chǎn)經(jīng)理5工程圖工程部授權人員工程部主管工程部經(jīng)理6BOM表工程部授權人員工程部主管工程部經(jīng)理7技術條件/原則/規(guī)范工程部授權人員工程部主管工程部經(jīng)理8檢查指導書品質(zhì)部授權人員質(zhì)量工程師品質(zhì)部經(jīng)理9其他作業(yè)指導書各部門授權人員部門主管/經(jīng)理部門經(jīng)理10規(guī)章/措施/制度各部門授權人員部門主管/經(jīng)理部門經(jīng)理/總經(jīng)理11登記表式各部門授權人員部門主管/經(jīng)理部門經(jīng)理12外來文獻外來有關接受部門5.3.1技術文獻的編制和審批詳見《技術文獻和資料管理規(guī)范》。5.4文獻歸檔5.4.1文獻同意后來，編制人將同意后的文獻的紙文檔和電子檔送到DCC，DCC檢查文獻與否滿足本程序和《技術文獻和資料控制規(guī)范》、《記錄控制程序》的規(guī)定，將不符合規(guī)定的文獻退回編制者，規(guī)定修改和重新審核、同意。5.4.2DCC將符合規(guī)定的紙文檔和電子檔文獻進行歸檔保留，并在紙文檔的背面蓋上藍色的“原件”印章，同步可根據(jù)需要將紙文檔掃描后放到公共文獻夾中讓各部門共享。5.4.3DCC負責建立和更新“受控文獻清單”，統(tǒng)一編號和版本號，由品質(zhì)部經(jīng)理同意。5.5文獻的發(fā)放5.5.1文獻編制人員在建立文獻時，填寫“文獻發(fā)放范圍表”，規(guī)定文獻的發(fā)放范圍。5.5.2DCC在發(fā)放文獻上加蓋“受控”和“部門”印章，按照“文獻發(fā)放范圍表”發(fā)放文獻，并將發(fā)放記錄填寫在“文獻發(fā)放、回收登記表”上，接受部門簽字確認。5.5.2.1質(zhì)量手冊和程序文獻不采用紙質(zhì)形式發(fā)放，而是由DDC按5.4.2章節(jié)的方式，加蓋受控章，上傳至企業(yè)公共服務器上，以給各部門參閱，需外發(fā)的除外。5.5.3對于發(fā)放的非受控文獻應蓋上“非受控”藍色印章。發(fā)給認證機構的文獻屬于非受控文獻。5.5.4需額外領取文獻的，由申領部門填寫“文獻申領單”，經(jīng)部門經(jīng)理和質(zhì)量部經(jīng)理的簽字后方可從DCC領取。5.6文獻的更改企業(yè)內(nèi)部任何部門/人員有權提出文獻修改提議，提議人填寫“文獻更改申請單”后交給DCC，由DCC轉呈文獻編制部門。文獻編制部門負責協(xié)同管理者代表評估文獻更改的必要性，并就更改事項必須與提議人溝通。如實行更改，更改后的文獻需重新得到審批后，提交DCC，由DCC對新、舊版文獻按5.5、5.7章節(jié)實行發(fā)放與回收。5.7文獻的回收、作廢和銷毀5.7.1當文獻換版或修改時：⑴DCC要將發(fā)放的舊版文獻回收，在得到品質(zhì)部經(jīng)理同意后集中銷毀，并填寫“文獻發(fā)放/回收登記表”和“文獻銷毀登記表”；⑵DCC在改版或作廢的文獻原件上蓋上紅色的“作廢留用”印章，原件由DCC保留1年。5.7.2若有部門因任何原因要保留作廢文獻時，則經(jīng)品質(zhì)部經(jīng)理同意后，由DCC對這些文獻蓋上紅色的“作廢留用”印章，準予留用。5.8外來文獻的管理各部門獲得的外來文獻由各部門負責管理，并在部門內(nèi)指定一名專職或兼職的文獻管理人員（部門DCC）負責此方面的工作。企業(yè)DCC負責指導和督查各部門的外來文獻管理工作，并匯總各部門的外來文獻清單。外來文獻包括紙質(zhì)版和電子版。5.8.1外來文獻的接受和評審各部門負責接受和評審有關外來文獻，必要時可以召集其他部門一起評審，以確定其合用性和有效性。文獻接受者把評審后的有效文獻，交于部門DCC進行后續(xù)的管理工作。5.8.2外來文獻的登記和歸檔部門DCC負責對外來文獻按5.2.4章節(jié)進行編號，對于紙質(zhì)版，則用標簽紙把編號粘貼于外來文獻的左上角；對于電子版，則把編號置于文獻名頭部。如相似文獻前后出不一樣的更新版本，則需在編號時加上建檔日期。至于文獻建檔，則按分類管理原則，按來源（如顧客、供方等）和文獻種類（管理、技術、原則、法規(guī)等）進行分門別類的建檔；如存在相似文獻不一樣版本的，則準時間或版本次序在同一地方寄存。部門DCC于外來文獻編號后，編制和更新本部門的“外來文獻清單”，并定期（每隔3個月）將發(fā)生更新后的“外來文獻清單”提交至企業(yè)DCC匯總和備存。5.8.3外來文獻的發(fā)放各部門或有關人員如需要外來文獻時，可填寫“文獻申領表”，得到外來文獻保留部門經(jīng)理的同意后，向保留部門的DCC申領。5.9外發(fā)文獻的管理5.9.1企業(yè)各部門因工作需要把企業(yè)內(nèi)部文獻發(fā)放到企業(yè)外部時，文獻發(fā)放部門填寫“文獻申請單”，經(jīng)本部門經(jīng)理和質(zhì)量部門經(jīng)理同意后提交文控中心領取文獻。5.9.2文控中心按照“文獻申領表”給申請部門發(fā)放文獻，發(fā)放時蓋上“非受控”印章。5.9.3當原版文獻更改時，對于非受控的外發(fā)文獻將不予更新。5.9.4如外發(fā)文獻