設(shè)備采購(gòu)審計(jì)審計(jì)報(bào)告

工程編號(hào)：2023—002報(bào)告時(shí)間：2023121日HR水電工程科報(bào)送：*經(jīng)理、董事長(zhǎng)抄送：總副總經(jīng)理名目頁(yè)數(shù)工程概述.............................3審計(jì)總體結(jié)論.........................3審計(jì)覺(jué)察與建議.......................7后續(xù)跟蹤.............................7【工程概述】1、工程背景項(xiàng)進(jìn)展專項(xiàng)審計(jì)。2、審計(jì)目的期望通過(guò)此次工程設(shè)備選購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)，到達(dá)以下預(yù)定目標(biāo)：了解公司有關(guān)工程設(shè)備選購(gòu)現(xiàn)狀；覺(jué)察工程設(shè)備選購(gòu)事項(xiàng)的內(nèi)控缺失；改善工程設(shè)備選購(gòu)流程。3、審計(jì)范圍〔1〕業(yè)務(wù)范圍：工程部與HR水電科涉及到工程設(shè)備選購(gòu)事項(xiàng)；〔2〕期間范圍：2023120233月；資料范圍：供給商資質(zhì)清單、供給商交易統(tǒng)計(jì)表、選購(gòu)付款統(tǒng)計(jì)表等；組織范圍：工程部、HR水電工程科、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)方法務(wù)；流程范圍：公司現(xiàn)有涉及到工程設(shè)備選購(gòu)的流程標(biāo)準(zhǔn)、外部法規(guī)要求；4、審計(jì)方法本次專項(xiàng)審計(jì)承受了以下審計(jì)取證方法：對(duì)合同及公司制度執(zhí)行狀況的檢查；對(duì)相關(guān)人員進(jìn)展詢問(wèn)、訪談；對(duì)選購(gòu)價(jià)格進(jìn)展審查、詢價(jià)；對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)及檢查狀況進(jìn)展計(jì)算；【審計(jì)總體結(jié)論】工程部作為公司工程設(shè)備治理部門，對(duì)公司的技術(shù)革和工藝改進(jìn)有較大的促進(jìn)和推動(dòng)作用。HR水電工程科在資料治理、選購(gòu)制度執(zhí)行狀況等方面表現(xiàn)良好。綜合本次專項(xiàng)審計(jì)來(lái)看，被審計(jì)單位通過(guò)工程設(shè)備〔含裝修〕的選購(gòu)工作〔其中工程部選購(gòu)額為2562.26萬(wàn)元、HR水電工程科選購(gòu)額為634.78萬(wàn)元〕有效的滿足了公司生產(chǎn)需求，為公司全年目標(biāo)的完成做出奉獻(xiàn)，但也存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在詢價(jià)力度缺乏、貯存供給商信息不夠、制度建設(shè)欠缺等方面?！緦徲?jì)覺(jué)察與建議】本次工程設(shè)備選購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)主要方向?yàn)橹贫葯z查、合同及價(jià)格審查、內(nèi)控建設(shè)與改善。依據(jù)審計(jì)人員審計(jì)覺(jué)察，并依照審計(jì)覺(jué)察、合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、審計(jì)建議的挨次列示如下：1、不相容職務(wù)沒(méi)有分別，部門牽制無(wú)法達(dá)成審計(jì)覺(jué)察：被審計(jì)部門負(fù)責(zé)供給商開發(fā)、詢價(jià)、議價(jià)、簽訂合同、設(shè)備驗(yàn)收、跟進(jìn)付款等采購(gòu)主要流程。合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：選購(gòu)流程中需求部門、供給商開發(fā)、詢價(jià)議價(jià)、確定并簽訂合同、設(shè)備驗(yàn)收、跟進(jìn)付款等不相容職務(wù)應(yīng)分別。程設(shè)備〔標(biāo)準(zhǔn)型號(hào))選購(gòu)程序文件，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。2、供給商檔案治理及詢價(jià)資料保管不到位40202343032.5%。HRHR水電工程科議價(jià)資料也有遺漏。《選購(gòu)與付款把握治理制度2.3.條規(guī)定供給商評(píng)估資料應(yīng)備案存檔〕審計(jì)建議：加強(qiáng)供給商檔案治理，結(jié)合《供給商治理及輔導(dǎo)程序》，部門建立供給商信息登記和貯存制度。3、供給商或加工方資質(zhì)調(diào)查〔考核〕執(zhí)行內(nèi)容缺失審計(jì)覺(jué)察：工程部未能供給工程設(shè)備生產(chǎn)商的有關(guān)資質(zhì)調(diào)查資料，可能影響工程設(shè)備質(zhì)量及后續(xù)修理質(zhì)保。合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：對(duì)于工程設(shè)備選購(gòu)必需明確技術(shù)指標(biāo)和參數(shù)，同時(shí)進(jìn)展供給商資質(zhì)考察，避開設(shè)備技術(shù)缺陷和修理難度。審計(jì)建議：參考品管部制訂的《供給商認(rèn)證細(xì)則》，選購(gòu)部門與工程技術(shù)部門等部門進(jìn)展必要的現(xiàn)場(chǎng)考察和技術(shù)詢問(wèn)，并提交書面資質(zhì)技術(shù)認(rèn)證報(bào)告。4、詢價(jià)力度不夠，沒(méi)有“貨比三家”，影響公司選購(gòu)本錢審計(jì)覺(jué)察：被審計(jì)部門在比價(jià)時(shí)供給商個(gè)數(shù)一般都少于3家，有時(shí)僅有1家。審計(jì)部在隨機(jī)抽取工程部3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備進(jìn)展價(jià)格審查，占工程部標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備選購(gòu)總數(shù)的6%，取得的抽查報(bào)價(jià)有8家，有1-2家進(jìn)展相應(yīng)工程制作。合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：選購(gòu)詢價(jià)原則上是“貨比三家”。。同時(shí)實(shí)行多種渠道進(jìn)展價(jià)格詢問(wèn)，建立價(jià)格信息庫(kù)。5、工程設(shè)備選購(gòu)立項(xiàng)尚無(wú)標(biāo)準(zhǔn)程序?qū)徲?jì)覺(jué)察：工程部從2023年度啟開工程設(shè)備選購(gòu)立項(xiàng)工作，但有些工程立項(xiàng)與實(shí)施時(shí)間連接較緊。經(jīng)詢問(wèn)生產(chǎn)部*經(jīng)理了解到，有些立項(xiàng)指標(biāo)并未經(jīng)使用部門會(huì)商，立項(xiàng)也未經(jīng)其會(huì)簽，可能造成生產(chǎn)線人員編制剩余。工程部李工解釋為由于生產(chǎn)部簽閱立項(xiàng)意見時(shí)間較久，影響工程進(jìn)展打算，所以后期沒(méi)有再找生產(chǎn)部會(huì)簽。合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：立工程的是為了改善工藝，達(dá)成年度生產(chǎn)目標(biāo)，所以立項(xiàng)應(yīng)經(jīng)各部門共同會(huì)商制訂。審計(jì)建議：?jiǎn)㈤_工程設(shè)備革立項(xiàng)打算工作，實(shí)行由上而下與由下而上相結(jié)合的立項(xiàng)打算，同時(shí)由工程部牽頭起草立項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)程序，明確立項(xiàng)流程及方法。6、工程驗(yàn)收制度未完全履行審計(jì)覺(jué)察：HR水電工程科存在局部工程設(shè)備尚無(wú)驗(yàn)收單據(jù)或驗(yàn)收時(shí)間與竣工時(shí)間間隔3個(gè)月以上情形。HR水電工程科經(jīng)辦的某些工程存在一個(gè)部門〔HR水電工程科〕驗(yàn)收的狀況。工程部的設(shè)備且班組長(zhǎng)簽字內(nèi)容大多為“符合要求、滿足生產(chǎn)需要”等詞句，沒(méi)有明確具體設(shè)計(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù)。合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)備或裝修都應(yīng)驗(yàn)收，且應(yīng)當(dāng)是使用部門與工程技術(shù)部門共同驗(yàn)收合格方可。審計(jì)建議：已與工程部陳*、HR水電工程科劉主任就《工程設(shè)備驗(yàn)收單》提出驗(yàn)收工作需使用部門與工程技術(shù)部門共同驗(yàn)收，且使用部門負(fù)責(zé)人需在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)到達(dá)《技術(shù)合作協(xié)議》中的某些指標(biāo)〔涉及保密性指標(biāo)不會(huì)寫在驗(yàn)收單上〕。7、加工方未供給合作開發(fā)的非標(biāo)設(shè)備技術(shù)圖紙審計(jì)覺(jué)察：非標(biāo)設(shè)備加工方未供給應(yīng)我司相關(guān)非標(biāo)設(shè)備的機(jī)械原理圖和電氣線路圖等相關(guān)技術(shù)圖紙信息。工程部李工解釋為公司已有局部設(shè)備的易損件圖紙和編程源程序。合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)公司與非標(biāo)設(shè)備加工方簽訂的技術(shù)協(xié)議明確指出雙方為合作開發(fā)，公司有理由和權(quán)力取得經(jīng)加工方確認(rèn)的書面的非標(biāo)設(shè)備的相關(guān)技術(shù)資料和圖紙，否則可能影響我司申請(qǐng)專利或是增加修理革本錢。審計(jì)建議：建議由工程部與非標(biāo)設(shè)備加工方協(xié)商取回全部已簽訂技術(shù)合作開發(fā)合同的技術(shù)資料和圖紙的書面資料。建議法務(wù)專員重修訂技術(shù)合同版本，明確提交方式和供給資料的內(nèi)容。8、合同未蓋章、總經(jīng)理未簽字已實(shí)施、未簽保密協(xié)議和技術(shù)協(xié)議等〔1〕審計(jì)覺(jué)察：HR工程 部 備 注抽查份數(shù)1042合同總數(shù)35251抽查比例28.6%16.7%2023年HR問(wèn)題點(diǎn)1 位隔墻安裝修理工程合同簽訂日期早于總 的17%經(jīng)理批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)單日期HR23

自行添加相關(guān)條款。

37%占抽查總數(shù)的80.9%在抽查的35份已簽保密協(xié)議的合同中，有28份違約問(wèn)題點(diǎn)4 金額處畫“/”，有7處違約金額處為10000元，合同總額與違約金比例嚴(yán)峻不符工程部李工解釋為

總代簽合同。2023年11月1日實(shí)施的《財(cái)務(wù)審批制度》中明確規(guī)定超過(guò)2023元的請(qǐng)購(gòu)單、合同批準(zhǔn)人為公司總經(jīng)理。合同一般是在公司法人或授權(quán)簽字人簽字、蓋章前方可生效，除例外狀況外。審計(jì)建議：第一、由工程部對(duì)未加蓋公章或選購(gòu)合同章的合同進(jìn)展補(bǔ)蓋印章；其次、由總經(jīng)方法務(wù)專員起草合同評(píng)審治理制度，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施；第三、對(duì)于保密協(xié)議中的保密期限與違約金金額，由法務(wù)專員依據(jù)有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際狀況制定相關(guān)期限和比例，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施；第四、對(duì)于已返還供給商的合同，可以實(shí)行發(fā)回補(bǔ)蓋〔假設(shè)設(shè)備已完成驗(yàn)收并交付使用，可以不用補(bǔ)蓋〕；對(duì)于未簽訂保密協(xié)議的補(bǔ)簽保密協(xié)議；對(duì)于保密協(xié)議金額空白或劃“/”的，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確保密期限和金額。由法務(wù)專員制訂有關(guān)合同的標(biāo)準(zhǔn)格式，經(jīng)公司高管簽閱后受控并實(shí)施。〔在公司OA上已有局部格式合同，但經(jīng)詢問(wèn)法務(wù)專員*證明，局部格式合同已失效或與現(xiàn)行的不符，同時(shí)也存在局部格式未上傳的狀況?！场竞罄m(xù)跟蹤】202311序號(hào)問(wèn)題點(diǎn)反饋意見責(zé)任人完成時(shí)間1審計(jì)覺(jué)察與建議【1】號(hào)由選購(gòu)部制訂工程設(shè)備選購(gòu)程序文件*2023-6-152審計(jì)覺(jué)察與建議【2】號(hào)加強(qiáng)資料檔案治理*2023-6-103審計(jì)覺(jué)察與建議【5】號(hào)工程設(shè)備立項(xiàng)程序文件李*斌2023-6-154審計(jì)覺(jué)察與建議【6】號(hào)工程設(shè)備驗(yàn)收單改版*群2023-5-305審