合同管理流程

合同管理流程1、目的防范企業(yè)法律風(fēng)險、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益；降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平；控制企業(yè)財務(wù)風(fēng)險，提升資金使用效率。2、適用范圍公司和外部簽訂的各類合同和協(xié)議。3、職責(zé)3.1業(yè)務(wù)承辦部門：合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬訂、組織合同評審、合同履行及合同的補(bǔ)充、變更及解除，合同條款審核及合同的評估，根據(jù)需要參加重大合同的談判，合同的審核、蓋章、履行等業(yè)務(wù)。3.2財務(wù)科：合同條款的審核、登記、合同結(jié)算及合同評估。4、流程負(fù)責(zé)部門業(yè)務(wù)承辦部門5、定義5.1業(yè)務(wù)承辦部門：需代表公司對外簽訂合同的部門。5.2技術(shù)部門：合同中質(zhì)量條款、技術(shù)條款涉及的部門。5.3重大合同：涉及金額在200萬人民幣以上的單筆合同。6、關(guān)鍵點(diǎn)C4/D4節(jié)點(diǎn):合同條款審核B7節(jié)點(diǎn):合同履行7、管理指標(biāo)結(jié)果類指標(biāo)：合同履約率=嚴(yán)格履行合同數(shù)量/簽訂合同總數(shù)量×100%8、流程圖公司領(lǐng)導(dǎo)A銷售公司B財務(wù)部門C備注0開始開始1合同主體資信調(diào)查合同主體資信調(diào)查2合同談判、合同評審合同談判、合同評審3合同文本擬訂合同文本擬訂4合同條款審核合同條款審核5審核簽字審核簽字合同簽訂合同簽訂6合同簽章、登記合同簽章、登記合同專用章使用管理規(guī)定7合同履行合同履行8合同補(bǔ)充變更合同解除合同補(bǔ)充變更合同解除9合同結(jié)算合同結(jié)算合同條款審核合同條款審核10合同資料整理存檔合同資料整理存檔合同資料整理存檔合同資料整理存檔合同借閱登記表11合同評估合同評估12結(jié)束結(jié)束B市場供應(yīng)、需求價格預(yù)測可靠、合理；C應(yīng)予考慮的其它經(jīng)濟(jì)因素。（3）合同的可行性：A整體項目具有可靠性、可操作性；B經(jīng)濟(jì)效益或社會效益具有真實(shí)性。（4）合同的安全性：無損本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益。（5）業(yè)務(wù)部門認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容。技術(shù)部門對合同審核的內(nèi)容包括：（1）技術(shù)依據(jù)真實(shí)、可靠；（2）技術(shù)措施完備、可行；（3）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)科學(xué)、真實(shí)、可行；（4）技術(shù)部門認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容。A5/B5節(jié)點(diǎn)：合同簽訂對經(jīng)審核同意簽訂的合同，業(yè)務(wù)承辦部門按照合同金額的大小及既定的合同簽批授權(quán)提交相關(guān)負(fù)責(zé)人對合同進(jìn)行簽批與對方當(dāng)事人正式簽署（對于國內(nèi)合同，業(yè)務(wù)承辦部門應(yīng)要求對方必須加蓋公司公章或合同專用章）。C6節(jié)點(diǎn)：合同簽章、登記財務(wù)科負(fù)責(zé)對簽批權(quán)限進(jìn)行審核，審核無誤加蓋合同專用章,具體見《合同專用章使用管理規(guī)定》（附件1）。為防止已簽署的合同被篡改，須在合同頁碼之間加蓋騎縫章。對簽署的合同進(jìn)行登記，并按既定的編號規(guī)則分類歸檔。國外合同加蓋業(yè)務(wù)專用章。B7節(jié)點(diǎn)：合同履行合同訂立后，承辦部門應(yīng)與對方當(dāng)事人一起遵循誠實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣嚴(yán)格履行合同。原則上禁止先履行后簽訂合同的情況發(fā)生。承辦部門應(yīng)跟進(jìn)合同履行情況，履行過程中發(fā)生糾紛，合同簽訂部門應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)(原件或復(fù)印件)：（1）合同文件(包括變更、解除合同的協(xié)議、傳真、信函、圖表、廣告、授權(quán)委托書、電子郵件及其他有關(guān)資料等)；（2）送貨、提貨、托運(yùn)、驗收、發(fā)票等有關(guān)單證票據(jù)；（3）貨款的承付、托收憑證、信用證、完稅憑證、有關(guān)財務(wù)賬目；（4）作為質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品及鑒定報告、檢測結(jié)果等；（5）證人證言；（6）其他證據(jù)材料。經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致處理意見的，應(yīng)訂立書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋公章或合同專用章。對經(jīng)協(xié)商仍無法解決或認(rèn)為有必要通過法律途徑解決的合同糾紛，經(jīng)公司同意，可提交仲裁委員會仲裁或人民法院依法處理。B8節(jié)點(diǎn)：合同補(bǔ)充、變更/合同解除業(yè)務(wù)承辦部門，在合同履行過程中根據(jù)發(fā)生的具體事項對原訂立的合同進(jìn)行補(bǔ)充、變更和解除合同，以保證公司的利益不受損失、維護(hù)企業(yè)信譽(yù)和形象。當(dāng)合同進(jìn)行補(bǔ)充、變更時，應(yīng)重新進(jìn)行談判，并簽訂補(bǔ)充、變更或解除協(xié)議，合同補(bǔ)充、變更、解除的審批流程和審批人與原合同相同。C9節(jié)點(diǎn)：合同結(jié)算業(yè)務(wù)承辦部門按照合同規(guī)定的期限、金額或方式辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。對到期欠款，財務(wù)科及時督促業(yè)務(wù)承辦部門催收。財務(wù)科嚴(yán)格按照合同要求結(jié)算。C10節(jié)點(diǎn)：合同資料整理、存檔合同資料指從合同立項到合同履行完畢的全部資料，包括：營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)證明、技術(shù)資料、圖紙、合同、出貨單、發(fā)票、客戶反饋、索賠記錄、收款證明、變更及解除協(xié)議等。國內(nèi)合同原件由財務(wù)科存檔，進(jìn)口合同原件由物資供應(yīng)部存檔，出口合同原件由國際業(yè)務(wù)部存檔，其他合同資料由各相關(guān)部門存檔。其他部門在借閱合同時，需登記《合同借閱登記表》（附件2），歸還時再進(jìn)行注銷。C11/D11節(jié)點(diǎn)：合同評估財務(wù)科每季度對各類合同履行的總體情況進(jìn)行抽查并形成記錄，抽查比例不低于5%；對重大合同的履行（不少于3筆）情況進(jìn)行分析評估，形成評估報告。對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋并監(jiān)督責(zé)任部門改進(jìn)，必要時組織召開專題會議。10、相關(guān)文件及記錄附件1：《合同專用章使用管理規(guī)定》附件2：《合同借閱登記表》附件1合同專用章使用管理規(guī)定1、目的為加強(qiáng)企業(yè)合同的專用章管理，規(guī)范企業(yè)合同專用章的使用及保管，制定本規(guī)定。2、使用范圍合同專用章主要用于與公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來單位簽訂的各種書面合同、協(xié)議。加蓋“合同專用章”之后的合同協(xié)議，具有法律效力。3、合同專用章的保管合同專用章由財務(wù)科專人管理，印章管理人員有事外出（如開會、學(xué)習(xí)等），則根據(jù)財務(wù)科負(fù)責(zé)人指定的人員代為保管并辦理代保管手續(xù)，代保管期間負(fù)有保管、使用責(zé)任。在節(jié)假日期間，與財務(wù)專用章等印章統(tǒng)一封存財務(wù)科保險柜。4、合同專用章的使用企業(yè)因業(yè)務(wù)需要對外簽訂合同由企業(yè)董事長或其授權(quán)簽訂合同的責(zé)任人員簽章，同時業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員簽章，財務(wù)科印章管理人員根據(jù)《對外簽訂合同授權(quán)委托書》授權(quán)權(quán)限審核無誤后加蓋合同專用章。財務(wù)科印章管理人員須對簽署的合同進(jìn)行登記，并按合同順序號依次存檔。印章管理人員對用印范圍和用印手續(xù)嚴(yán)格審查，嚴(yán)禁對缺少審核及報簽文件的合同、屬于代簽但缺少授權(quán)委托書的合同及空白合同等不符合公司規(guī)定的合同蓋章。合同專用章原則上不得攜帶外出使用