ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧課件

ISO9001外審工作準(zhǔn)備和注意事項AaronJiangOct/08/2012ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧外審行程安排1外審準(zhǔn)備工作3外審注意事項4人員基本要求5目錄外審過程說明2ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧二階段審核10月09日周二外審行程1ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧ISO9001：2008二階段審核目的：第二階段審核為現(xiàn)場審核，驗證組織的質(zhì)量管理體系是否按照策劃來實施，實施是否有效，是否符合ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的要求，

外審形式說明2ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑴公司及各部門架構(gòu)準(zhǔn)備，歡迎牌制作。⑵落實7S，同時做好物料狀態(tài)標(biāo)識，如不合格等。⑶統(tǒng)一著裝工作服，體現(xiàn)公司的精神面貌。⑷審核工作的配合:⒈審核期間，被審核部門負(fù)責(zé)人及工作人員務(wù)必在場，直至審核結(jié)束。⒉各級人員應(yīng)認(rèn)真回答審核人員提出的問題,切忌與審核員沖突,避免強辯,明顯的錯誤應(yīng)謙虛接受。⒊外部審核的每一位審核員，需安排一位主陪審員。⒋對審核中的每一作業(yè)項目，需安排一個人主答。⒌現(xiàn)場操作人員的篩選，要安排拉、組長在場。不熟練之關(guān)鍵工位人員可安排調(diào)班。外審準(zhǔn)備工作3ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑸審核時盡可能提供之前一個月的記錄,并準(zhǔn)備三個月內(nèi)的記錄,以便追蹤時審核。⒈對文件和記錄進行歸檔，以便于調(diào)取。確保各部門的文件和資料可隨時找到。⒉檢查文件的修訂與記錄之間的符合性、配合性、修訂之日起記錄的相應(yīng)改變。⒊任何修改或涂改要有簽名或蓋章。⒋各種記錄均應(yīng)加以簽名確認(rèn)，尤其是質(zhì)量記錄。⒌電腦打印的質(zhì)量記錄，有打出姓名者，簽核欄亦需簽名或蓋章。⒍表單記錄內(nèi)容的空白處要劃記“/”，避免空白。⒎所有文件、規(guī)范禁用手寫涂改，或使用涂改液修改。⒏確保表單記錄的完整性，尤其是需要做持續(xù)追蹤的記錄。外審準(zhǔn)備工作3ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑹各級人員應(yīng)熟悉質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、各級人員崗位職責(zé)。⑺做好自查自糾工作，特別對以前發(fā)現(xiàn)的不符合項應(yīng)舉一反三，保證各項工作按ISO9001：2008要求及文件要求實施。⑻對審核員可能會問到的問題，資料應(yīng)事先準(zhǔn)備好，或隨身攜帶。⑼對自己本職工作的要求應(yīng)熟悉并描述重要的參數(shù)、數(shù)據(jù)。外審準(zhǔn)備工作3ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑴

受審核時，每一位員工必須要做到的

⒈知道應(yīng)做什么事；

⒉知道如何做事；

⒊知道做事的依據(jù)；

⒋用記錄證實所做的事；

⒌任何事都應(yīng)形成循環(huán)（即PDCA模式）。⑵受審核時,應(yīng)保持正常的心態(tài)

⒈不怕出現(xiàn)不合格，任何不合格都是改進的方向；

⒉盡可能減少不合格，以提高認(rèn)證通過的可能性；

⒊盡快糾正不合格。外審注意事項4ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑶

受審核方在審核中的角色

⒈

2:8規(guī)則

⒉

20%聽問題，聽懂了才能回答對；

⒊

80%回答問題，回答時要謹(jǐn)慎。⑷先確定了解問題后再回答

⒈認(rèn)真聽，聽不懂必然會回答不準(zhǔn)確；

⒉不懂就問，審核員會換一個角度詢問；

⒊一定搞清楚所問問題，再考慮清楚后回答。外審注意事項4ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑸受審核時,回答問題的基本原則:

⒈依據(jù)文件回答問題；

⒉依據(jù)實際情況回答問題；

⒊緊緊圍繞提問，不要扯太遠；

⒋語言簡單明了；

⒌不要假設(shè)審核員不懂技術(shù)問題，審核員的視點是整個體系。外審注意事項4ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑹回答問題時就注意哪些

⒈只說自己的事，不說別人的事；

⒉只說該說的事；

⒊用證據(jù)說明問題；

⒋自信而又不失謙虛；

⒌多解釋，不爭論；

⒍有誤解時把解釋權(quán)讓給更明白的人（最好是上司）。外審注意事項4ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑺回答問題時應(yīng)避免出現(xiàn)

⒈不懂裝懂；

⒉說別人的事；

⒊所說的不符合事實；

⒋謀求幫助；

⒌對其他部門或人員進行詆毀；

⒍爭論不休不禮貌，可能會導(dǎo)致不好的結(jié)果。外審注意事項4ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑻

在審核進行過程中如何采取糾正行動

⒈力爭在審核組離開前糾正不合格；

⒉當(dāng)天提出，盡可能當(dāng)天糾正；

⒊自己提方案，自己糾正；

⒋經(jīng)審核員確認(rèn)可以接受。⑼

正式審核時審核員經(jīng)常詢問哪類問題

⒈你是做什么的？

⒉你是如何進行工作的；

⒊有無記錄證明你已正確地進行了工作？

⒋你為什么要這么做？外審注意事項4ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑽

回答審核員時的基本點

⒈以文件為基礎(chǔ)；

⒉以質(zhì)量記錄為依據(jù)；

⒊以實際情況來證明。⑾

每一位員工回答問題時的心態(tài)應(yīng)該是

⒈自信，相信所做的絕大部分是正確的；

⒉謙虛，承認(rèn)個別情形會存在某些問題；

⒊不推卸責(zé)任。外審注意事項4ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑿

在正式審核到來之前，怎樣做一下突出改善

⒈對現(xiàn)場進行衛(wèi)生整頓等清理工作；

⒉保證現(xiàn)場使用的文件為有效版本；

⒊每個部門進行自查自改；

⒋每位員工對照文件，熟悉工作職責(zé)；外審注意事項4ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑴在審核前對最高領(lǐng)導(dǎo)有什么要求？⒈了解質(zhì)量方針的內(nèi)涵；⒉了解質(zhì)量目標(biāo)及其實施方法和實施情況；⒊了解本組織各部門的職責(zé)和重要的接口方式；⒋了解本組織質(zhì)量體系的基本情況；⒌了解本組織的質(zhì)量工作狀況各級人員基本要求5ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑵在審核前對管理者代表有什么要求？⒈熟悉質(zhì)量體系文件的細(xì)節(jié)和本組織的質(zhì)量體系；⒉了解相關(guān)的其他文件（如技術(shù)文件）；⒊熟悉質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)及部門的工作職責(zé)；⒋熟悉內(nèi)部質(zhì)量審核和管理評審的情況；⒌熟悉本部門的質(zhì)量工作情況。各級人員基本要求5ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑶在審核前對部門主要負(fù)責(zé)人員有什么要求？⒈了解質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)；⒉熟悉本部門的質(zhì)量職責(zé)和相關(guān)的質(zhì)量文件；⒊熟悉本部門與相關(guān)部門的工作接口；⒋熟悉對下屬的工作要求；⒌熟悉對本部門的質(zhì)量工作情況。各級人員基本要求5ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑷在審核前對文件管理人員有什么要求？⒈熟悉所管理的文件的范圍；⒉熟悉文件管理程序；⒊熟悉文件修改情況；⒋熟悉文件的歸檔；⒌隨時拿出所需的文件。各級人員基本要求5ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑸在審核前對重要崗位，關(guān)鍵工序的工作人員有什么要求？⒈熟悉崗位職責(zé)；⒉熟悉依據(jù)的規(guī)范、程序等；⒊熟悉使用的工具、設(shè)備等；⒋熟悉使用的統(tǒng)計方法；⒌經(jīng)過培訓(xùn)，持證上崗。各級人員基本要求5ISO9001外審工作準(zhǔn)備和應(yīng)對技巧⑹審核前對一般工作人員的最基本要求？⒈熟悉本崗位職責(zé)；⒉熟悉從事工作所依據(jù)的文件；⒊熟悉工作中需作的質(zhì)量記錄；⒋熟悉工作接口；⒌