文件控制程序

程序文獻文獻控制程序文獻編號：ST-QP-Q01文獻版本：A.1批準審核編制 11月23 日公布 11月23 日實施修改履歷修訂日期修訂版本修訂內(nèi)容修訂者審核同意

1目的對質(zhì)量管理體系文獻進行控制，確保各使用場合全部文獻為有效版本并避免誤用。2合用范疇合用于公司質(zhì)量管理體系內(nèi)全部的文獻的控制。3職責3.1品質(zhì)管理部負責我司質(zhì)量文獻和資料的發(fā)放、回收、銷毀、原稿的保存及作好有關統(tǒng)計；負責編制并及時更新《文獻一覽表》、《外來文獻清單》、《文獻分發(fā)回收記錄表》。3.2工程部負責我司設計文獻、技術(shù)工藝文獻和資料的編制、修訂、銷毀的審核和控制。3.3管理者代表負責我司文獻和資料發(fā)放范疇及程序文獻的審核；負責對現(xiàn)有體系文獻的定時評審。3.4各部門單位負責我司有關文獻的編制、更改和使用保管，部門主管負責有關文獻的審核。3.5總經(jīng)理/管理者代表負責我司質(zhì)量文獻和資料的同意。3.6總經(jīng)理負責我司質(zhì)量手冊的同意。3.7人事部負責非紙質(zhì)文獻的定時備份，文獻備份服務器的管理。參考職責按下列列表：文獻類別編制、修訂、廢止審核批準文獻管理部門質(zhì)量手冊有關職能部門管理者代表總經(jīng)理文控程序文獻有關職能部門管理者代表總經(jīng)理文控管理規(guī)范有關職能部門部門負責人管理者代表文控技術(shù)文獻（圖紙除外）技術(shù)部部門負責人管理者代表文控外來文獻－有關職能部門蓋“確認”章文控有關統(tǒng)計（表單）有關職能部門各部門分檔管理4定義4.1受控文獻：其版本修改需要控制其發(fā)行新本，回收舊本的文獻。4.2非受控文獻：其版本修改不必作新本發(fā)行和回收舊本的文獻。5程序內(nèi)容 5.1文獻的分類 5.1.1受控文獻a)一階文獻：質(zhì)量手冊b)二階文獻：程序文獻c)三階文獻：管理規(guī)定/作業(yè)規(guī)范d)四階文獻：有關表單統(tǒng)計5.1.2外來文獻 a)法規(guī)類文獻：與公司產(chǎn)品有關的國家、地方、行業(yè)的法律法規(guī)。b)原則類文獻：公司執(zhí)行和參考的國標、地方原則、行業(yè)原則。c)其它單位或客戶所提供的其它文獻。5.2文獻的編號5.2.1質(zhì)量手冊 例如：CL-QM為公司質(zhì)量手冊5.2.2程序文獻例如：CL-QP-Q01為品質(zhì)管理部第一份程序文獻5.2.3管理規(guī)定/作業(yè)規(guī)范a）SIP與SOP編號原則例如：WI-SOP-M03為生產(chǎn)部作業(yè)規(guī)范第3份b）工程變更告知（ECN）與工程變更報告（ECR）編號原則：例如：ECN-1007-001為7月第一份工程變更告知5.2.4外來文獻編號原則：5.3文獻的編制質(zhì)量管理體系文獻按需要由各部門按職責規(guī)定編制，由品質(zhì)管理部統(tǒng)一編號，按職責權(quán)限進行審核和同意，品質(zhì)管理部對于質(zhì)量手冊、程序文獻、作業(yè)規(guī)范登錄于《文獻一覽表》對于表格登錄于《質(zhì)量統(tǒng)計一覽表》。5.4文獻的版本、修訂和廢止5.4.1文獻的版本a)文獻的頁次修改，版本以A開始，每修訂1次，頁次為A0，A1，A2以這類推……A9，后來整個文獻全方面修訂。b)整個文獻全方面修訂，版本以A開始，每修訂1次，版本為B,C以這類推……I，后來整個文獻升版。c) 外來文獻的版本參考實施日期、原則版本等。5.4.2文獻修改a) 當文獻需要更改時，對于質(zhì)量手冊、程序文獻、作業(yè)規(guī)范、表格需由原編制部門填寫《文獻更改申請單》同意后，由原編制部門依規(guī)定執(zhí)行編制、審核、同意。制訂文獻的各有關職能部門對文獻修訂內(nèi)容應在“修改履歷”中或在對應的統(tǒng)計中注明。b)程序文獻如需修改需在《文獻修訂履歷表》中統(tǒng)計備注5.5文獻的分發(fā)和回收5.5.1發(fā)文編號規(guī)定：總經(jīng)理管理者代表品質(zhì)管理部研發(fā)部供應鏈管理部0102030405人事部銷售部財務生產(chǎn)部工程部06070809105.5.2文獻的分發(fā)擬定a) 經(jīng)審核、同意后的文獻方可發(fā)行，原件由文控存檔加蓋紅色“受控”章，復印后根據(jù)《文獻一覽表》上的分發(fā)單位影印對應的份數(shù)，加蓋紅色“文控發(fā)行章”分發(fā)至有關部門，有關部門在收到文獻時，在《文獻分發(fā)回收記錄表》上簽字。如需分發(fā)彩色文獻時,經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理同意后,在分發(fā)文獻時需在彩色文獻上加蓋紅色“受控”章以示和原件進行分辨。質(zhì)量手冊和程序文獻分發(fā)至全部部門主管。b) 零件圖在未經(jīng)客戶確認合格的狀況下加蓋紅色“試樣圖”章，圖紙經(jīng)客戶確認合格后公司內(nèi)部將零部件“試樣圖”圖紙全部進行回收，確認合格后的圖紙按5.5.1a)進行文獻發(fā)行/回收。c) 管理/作業(yè)規(guī)范文獻分發(fā)范疇由各制訂部門經(jīng)理確認。d) 管理/作業(yè)規(guī)范文獻以及質(zhì)量統(tǒng)計的分發(fā)見《文獻分發(fā)回收記錄表》。e) 外來文獻由質(zhì)量管理部主管確認分發(fā)范疇。5.6文獻的回收保存或銷毀5.6.1原稿一律由文控加蓋紅色“作廢”章保存。5.6.2各部門回收的舊版文獻由文控統(tǒng)一銷毀，若背面可再運用者，須在正面標記加蓋“作廢”章以做區(qū)別，避免誤用。5.6.3公司的質(zhì)量文獻（涉及一階、二階、三階文獻）的持有者調(diào)離工作崗位時，應將質(zhì)量文獻交還文控，辦理核收登記。5.7文獻的外發(fā)對外發(fā)文的質(zhì)量文獻(如：提供顧客、供方以及其它需要發(fā)文的有關方)應由收文獻的單位簽收，文獻可不回收。5.8文獻的使用控制和管理5.8.1質(zhì)量活動過程中所使用的文獻必須是蓋有紅色“受控”章的有效版本文獻。5.8.2文獻由各使用部門自行保管。5.8.3任何人不得在正式文獻上標記或書寫任何文字、圖形或符號。5.8.4文獻如發(fā)現(xiàn)遺失、缺損、筆跡含糊或分發(fā)數(shù)量不夠，均應填寫《文獻增補申請單》由各部門負責人同意后向文獻分發(fā)部門申請補發(fā)，各部門不可自行復制；5.8.5非紙張性文獻的控制1）分類a)電子文獻：即文獻貯存在磁盤或光盤上；b)膠片文獻；c)音像文獻：。2）使用時機策劃新項目或?qū)ξ墨I有特殊規(guī)定時可采用非紙張性文獻。3）訂立a)普通應復制成紙張性文獻后，進行手簽；b)對不能制成紙張性的文獻，在文獻審簽完畢后，由審簽人員在紙張性的審批結(jié)論上訂立，也可在軟盤上訂立。4）貯存a) 非紙張性文獻保存在公司文獻服務器服務器上，備份頻率為每天備份一次由人事部負責，紙質(zhì)受控文獻由文控打印一份紙質(zhì)檔存檔；b)非紙張性文獻應貯存在適宜的環(huán)境條件下，如防潮、防塵、防陽光直射、防壓、防毒和防消磁等； c)膠片文獻適時復制成紙張性文獻進行控制，并妥善保存原件。d)非紙張性文獻也應建立文獻清單和統(tǒng)計清單，并按5.3有關規(guī)定執(zhí)行。5）更改a)b) 審批后的文獻按4）執(zhí)行。5.8.6外來文獻的控制 1）外來文獻的基本類型a)法規(guī)類文獻：與公司產(chǎn)品有關的國家、地方、行業(yè)的法律法規(guī)。b)原則類文獻：公司執(zhí)行和參考的國標、地方原則、行業(yè)原則。c)其它單位或客人所提供的其它文獻。2）外來文獻的控制a)外來文獻應由有關職能部門登錄《外來文獻清單》上，按文獻的分發(fā)和回收規(guī)定進行管理，并負責適時核查公司所執(zhí)行的外來文獻的有效性。b)各部門負責收集有關國際、國家、行業(yè)原則的最新版本，交品質(zhì)管理部編號并統(tǒng)一管理加蓋受控印章。c)工程部應確保顧客工程技術(shù)和規(guī)范及時審核、分發(fā)及執(zhí)行的過程。工程變更的執(zhí)行按照《工程變更控制程序》實施5.9每次管理評審時應對公司的質(zhì)量管理體系文獻進行定時評審。6有關文獻解決-