企業(yè)內(nèi)部控制指引第7號(hào)

企業(yè)內(nèi)部控制指引第7號(hào)第一章總則第二條本指引所稱采購，是指購買物資（或同意勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等有關(guān)活動(dòng)。第三條企業(yè)采購業(yè)務(wù)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險(xiǎn)：（一）采購打算安排不合理，市場變化趨勢推測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源白費(fèi)。（二）供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，顯現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。（三）采購驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資、資金缺失或信用受損。第四條企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情形，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程，完善采購業(yè)務(wù)有關(guān)治理制度，統(tǒng)籌安排采購打算，明確請購、審批、購買、驗(yàn)收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購業(yè)務(wù)，建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評判采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效操縱措施，確保物資采購滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。第二章購買第五條企業(yè)的采購業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)集中，幸免多頭采購或分散采購，以提升采購業(yè)務(wù)效率，降低采購成本，堵塞治理漏洞。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進(jìn)行崗位輪換。重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織有關(guān)專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批。企業(yè)除小額零星物資或服務(wù)外，不得安排同一機(jī)構(gòu)辦理采購業(yè)務(wù)全過程。第六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或同意勞務(wù)的類型，確定歸口治理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確有關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。企業(yè)能夠按照實(shí)際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購打算。具有請購權(quán)的部門關(guān)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并按照市場變化提出合理采購申請。關(guān)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第七條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商治理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)治理和綜合評判，按照評判結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。第八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照市場情形和采購打算合理選擇采購方式。大宗采購應(yīng)當(dāng)采納招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范疇、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評標(biāo)規(guī)則；一樣物資或勞務(wù)等的采購能夠采納詢價(jià)或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物資或勞務(wù)等的采購能夠采納直截了當(dāng)購買等方式。第九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購物資定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、談判采購、詢比價(jià)采購等多種方式合理確定采購價(jià)格，最大限度地減小市場變化對企業(yè)采購價(jià)格的阻礙。大宗采購等應(yīng)當(dāng)采納招投標(biāo)方式確定采購價(jià)格，其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)按照市場行情制定最高采購限價(jià)，并對最高采購限價(jià)適時(shí)調(diào)整。第十條企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情形擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)益、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購合同。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。第十一條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對采購項(xiàng)目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。涉及大宗和新、特物資采購的，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試。驗(yàn)收過程中發(fā)覺的專門情形，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)趕忙向企業(yè)有權(quán)治理的有關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，有關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明緣故并及時(shí)處理。第十二條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大物資采購供應(yīng)過程的治理，依據(jù)采購合同中確定的要緊條款跟蹤合同履行情形，對有可能阻礙生產(chǎn)或工程進(jìn)度的專門情形，應(yīng)出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案。企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，實(shí)行全過程的采購登記制度或信息化治理，確保采購過程的可追溯性。第三章付款第十三條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大采購付款的治理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、有關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等有關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時(shí)辦理付款。企業(yè)在付款過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。發(fā)覺虛假發(fā)票的，應(yīng)查明緣故，及時(shí)報(bào)告處理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程操縱和跟蹤治理，發(fā)覺專門情形的，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，幸免顯現(xiàn)資金缺失和信用受損。企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。第十四條企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大預(yù)付賬款和定金的治理。涉及大額或長期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等情形，發(fā)覺有疑咨詢的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施。企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)對賬款、應(yīng)對票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。第十六條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨治理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、物資出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，并在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜，及時(shí)收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，應(yīng)在索賠期內(nèi)及時(shí)辦理索賠。財(cái)政部解讀內(nèi)控配套指引之采購業(yè)務(wù)一、采購業(yè)務(wù)流程二、各環(huán)節(jié)的要緊風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施（一）編制需求打算和采購打算（二）請購請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門按照采購打算和實(shí)際需要，提出的采購申請。該環(huán)節(jié)的要緊風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏采購申請制度，請購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或不足，阻礙企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營。要緊管控措施：第一，建立采購申請制度，依據(jù)購買物資或同意勞務(wù)的類型，確定歸口治理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確有關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序。企業(yè)能夠按照實(shí)際需要設(shè)置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購打算。第二，具有請購權(quán)的部門關(guān)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)，并按照市場變化提出合理采購申請。關(guān)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購打算，是否在采購預(yù)算范疇內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請，應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。（三）選擇供應(yīng)商（四）確定采購價(jià)格（五）訂立框架協(xié)議或采購合同框架協(xié)議是企業(yè)與供應(yīng)商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)按照采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情形與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權(quán)益、義務(wù)和違約責(zé)任等情形作出了明確規(guī)定（企業(yè)按照支付合同規(guī)定的結(jié)算方式向供應(yīng)商支付規(guī)定的金額，供應(yīng)商按照約定時(shí)刻、期限、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格交付物資給采購方）。該環(huán)節(jié)的要緊風(fēng)險(xiǎn)是：框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。（六）治理供應(yīng)過程治理供應(yīng)過程，要緊是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評判供應(yīng)商的供貨情形，并按照合理選擇的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜，實(shí)時(shí)把握物資采購供應(yīng)過程的情形。該環(huán)節(jié)的要緊風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏對采購合同履行情形的有效跟蹤，運(yùn)輸方式選擇不合理，忽視運(yùn)輸過程保險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購物資缺失或無法保證供應(yīng)。要緊管控措施：第一，依據(jù)采購合同中確定的要緊條款跟蹤合同履行情形，對有可能阻礙生產(chǎn)或工程進(jìn)度的專門情形，應(yīng)出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時(shí)供應(yīng)。第二，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度。對需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報(bào)告，并及時(shí)向技術(shù)等部門通報(bào)。第三，按照生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性等因素，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。第四，實(shí)行全過程的采購登記制度或信息化治理，確保采購過程的可追溯性。（七）驗(yàn)收驗(yàn)收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同有關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的要緊風(fēng)險(xiǎn)是：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收程序不規(guī)范、對驗(yàn)收中存在的專門情形不作處理，可能造成賬實(shí)不符、采購物資缺失。（八）付款付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、有關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)的過程。該環(huán)節(jié)的要緊風(fēng)險(xiǎn)是：付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額操縱不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金缺失或信用受損。（九）會(huì)計(jì)操縱會(huì)計(jì)操縱要緊指采購業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)操縱。該環(huán)節(jié)的要緊風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏有效的采購會(huì)計(jì)系統(tǒng)操縱，未能全面真實(shí)地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實(shí)物流情形，有關(guān)會(huì)計(jì)記錄與有關(guān)采購記錄、倉儲(chǔ)記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實(shí)反映以及采購物資和資金受損。三、采購業(yè)務(wù)的后評估由于采購業(yè)務(wù)對企業(yè)生存與進(jìn)展具有重要阻礙，《企業(yè)內(nèi)部操縱應(yīng)用指引第7號(hào)———