會議紀(jì)要管理規(guī)范制度5

會議紀(jì)要管理規(guī)范制度5第一章總則

為確保會議的高效有序進行，加強會議紀(jì)要的管理，提高決策執(zhí)行力和工作效率，特制定“會議紀(jì)要管理規(guī)范制度5”。本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，旨在明確會議流程、紀(jì)要跟蹤落實、會議室管理規(guī)定等方面，以保證公司各項決策的貫徹落實。

一、會議目的

1.提高公司內(nèi)部溝通效率，促進團隊協(xié)作。

2.明確工作任務(wù)，確保決策的貫徹執(zhí)行。

3.及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，提升公司管理水平。

二、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召開的會議，如項目協(xié)調(diào)會、緊急問題處理會等。

三、參會人員

1.與會議議題相關(guān)的各部門負責(zé)人及員工。

2.公司領(lǐng)導(dǎo)層、特邀嘉賓等。

四、會議組織

1.會議召集：由會議主持人或指定人員負責(zé)召集。

2.會議通知：會議召集人需提前將會議時間、地點、議題等內(nèi)容通知參會人員。

3.會議資料準(zhǔn)備：會議主持人或指定人員負責(zé)準(zhǔn)備會議所需資料，并于會前分發(fā)給參會人員。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，減少干擾。

2.參會人員應(yīng)按時到場，如有特殊情況需提前請假。

3.會議期間，參會人員應(yīng)認真聽取發(fā)言，積極參與討論，遵守會議秩序。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充或修改。各部門應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護會議的嚴肅性和有效性。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，制定如下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題和議題：會議主持人或指定人員應(yīng)根據(jù)公司工作計劃和實際需求，提前確定會議主題和議題。

2.制定會議議程：會議議程應(yīng)包括會議主題、各議題討論時間、發(fā)言人等，并提前通知參會人員。

3.通知參會人員：會議召集人需在會議前至少提前一天，將會議時間、地點、議程等信息通知參會人員。

4.準(zhǔn)備會議資料：會議主持人或指定人員負責(zé)準(zhǔn)備會議所需資料，并于會前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負責(zé)簽到工作，確保參會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和要求。

3.討論議題：按照會議議程，依次討論各議題，發(fā)言人需提前做好準(zhǔn)備，明確表達觀點。

4.會議記錄：指定專人負責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括議題討論情況、決策結(jié)果等。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論情況進行總結(jié)，明確決策事項和責(zé)任分工。

三、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

2.參會人員離開會場時，需將會議資料帶回，以便會后跟進和落實。

四、會議后續(xù)工作

1.整理會議紀(jì)要：會議記錄人需在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，并發(fā)送給會議主持人審核。

2.發(fā)布會議紀(jì)要：會議主持人審核通過后，將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，并抄送相關(guān)部門。

3.跟進落實：各部門負責(zé)人根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項和責(zé)任分工，組織人員進行落實，并及時反饋進度。

4.評估會議效果：會議主持人或指定人員對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，為下次會議提供改進方向。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，強化會議紀(jì)要的指導(dǎo)作用，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進行詳細規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果、責(zé)任分工等關(guān)鍵信息。

2.會議紀(jì)要整理完成后，需經(jīng)會議主持人審核確認，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可執(zhí)行性。

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后48小時內(nèi)發(fā)布給參會人員及相關(guān)部門，以便及時了解會議決策內(nèi)容。

二、會議紀(jì)要的閱讀與反饋

1.參會人員應(yīng)在收到會議紀(jì)要后24小時內(nèi)閱讀完畢，并對紀(jì)要內(nèi)容提出疑問或建議。

2.如有疑問或建議，應(yīng)及時向會議主持人或記錄人反饋，確保問題得到及時解答。

三、會議決策的落實與跟進

1.各部門負責(zé)人根據(jù)會議紀(jì)要中的決策事項和責(zé)任分工，制定具體的執(zhí)行計劃，并組織人員實施。

2.負責(zé)人應(yīng)定期檢查決策事項的落實進度，對存在的問題及時解決，確保工作順利進行。

3.對于涉及跨部門的決策事項，相關(guān)部門應(yīng)加強溝通協(xié)作，共同推進任務(wù)落實。

四、會議紀(jì)要落實情況的匯報

1.各部門負責(zé)人需在每次會議前向會議主持人匯報上一次會議紀(jì)要的落實情況。

2.匯報內(nèi)容包括已完成的任務(wù)、正在進行的任務(wù)、存在的問題及解決方案等。

3.會議主持人對落實情況進行評估，對未完成的任務(wù)進行督促，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要需按照規(guī)定進行歸檔，便于日后查閱和追溯。

2.公司員工可申請查閱會議紀(jì)要，了解公司決策和歷史情況。

3.會議紀(jì)要的查閱需遵循保密原則，不得泄露公司內(nèi)部信息。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室使用效率，保障會議的順利進行，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議召集人或指定人員提前向行政管理部門預(yù)訂。

2.預(yù)訂時需提供會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便行政管理部門進行合理安排。

3.行政管理部門收到預(yù)訂請求后，應(yīng)及時回復(fù)確認，確保會議室按時提供使用。

二、會議室使用

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食。

2.會議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)確保設(shè)備正常運行，如有問題及時聯(lián)系行政管理部門處理。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時入場、退場，不得隨意離開。

4.會議結(jié)束后，參會人員需將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉設(shè)備電源，確保門窗關(guān)閉。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保設(shè)備性能良好。

2.會議室設(shè)備使用過程中，如出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報修，避免影響會議進行。

3.非授權(quán)人員不得隨意操作會議室設(shè)備，以免造成損壞。

四、會議室預(yù)約優(yōu)先級

1.公司內(nèi)部會議優(yōu)先于外部會議。

2.公司級重要會議優(yōu)先于部門級會議。

3.如遇會議室使用沖突，行政管理部門可根據(jù)會議的重要性、緊急程度等因素進行協(xié)調(diào)安排。

五、會議室使用監(jiān)督

1.行政管理部門應(yīng)加強對會議室使用的監(jiān)督，確保會議室資源得到合理利用。

2.如發(fā)現(xiàn)會議室使用違規(guī)行為，應(yīng)及時制止并通報相關(guān)部門。

3.定期對會議室使用情況進行匯總分析，為改進會議室管理提供依據(jù)。

遵循以上規(guī)定，望公司全體員工共同維護會議室的良好環(huán)境，提高會議效率。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充或修改。

二、本制度的解釋權(quán)歸公司董事