工程合同管理信息系統(tǒng)(ppt 17頁).ppt

1、第10章 工程合同管理信息系統(tǒng),返回總目錄,概 述 合同管理信息系統(tǒng) 工程合同管理信息系統(tǒng)的分析 工程合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì) 復(fù)習(xí)思考題,本章內(nèi)容,概 述,1. 合同信息管理的重要性 在工程實(shí)施過程中，合同管理主要是對工程承包合同的簽訂、履行、變更和解除進(jìn)行監(jiān)督檢查，對合同雙方爭議進(jìn)行調(diào)解和處理，以保證合同的依法簽訂和全面履行。合同管理人員首先應(yīng)對合同各類條款進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真的分析研究，建立合同網(wǎng)絡(luò)，在工程實(shí)施過程中根據(jù)合同進(jìn)行監(jiān)督檢查，并通過各種反饋信息及時準(zhǔn)確地處理工程實(shí)際問題。這就要求合同管理人員加強(qiáng)信息管理，對合同管理過程中輸出的各種信息進(jìn)行收集、整理、處理、存儲、傳遞和應(yīng)用，以便及時、高

2、效地發(fā)出各項(xiàng)正確指令。 為了提高合同管理的水平，全面、準(zhǔn)確、及時地獲取工程信息十分重要，這就需要設(shè)計(jì)一個以合同為核心的信息流結(jié)構(gòu)，包括建立合同目錄、編碼和檔案，建立完整的合同信息管理制度以及包括會議制度在內(nèi)的科學(xué)高效的合同管理信息系統(tǒng)。 2. 合同信息管理的特點(diǎn) 所謂信息管理是指對信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能夠及時準(zhǔn)確地獲取相應(yīng)的信息。 建筑工程合同信息管理既有一般信息管理的特點(diǎn)，也有其特有的特點(diǎn)。,概 述,1) 時效性 在工程實(shí)施過程中，有大量的信息都是實(shí)時信息，而這些信息往往又與工程項(xiàng)目的總體目標(biāo)是否能夠?qū)崿F(xiàn)休

3、戚相關(guān)。如果不能及時得到這些瞬息萬變的信息，并將這些信息迅速傳遞到相關(guān)的單位、部門，勢必對工程的實(shí)施產(chǎn)生重大影響，從而可能會導(dǎo)致項(xiàng)目總體目標(biāo)不能按時、按質(zhì)、按量實(shí)現(xiàn)。如工程師不能在規(guī)定的期限內(nèi)作出指令就有可能導(dǎo)致工程停工，承包商的索賠不能及時解決可能會影響工程的實(shí)施。所以，及時準(zhǔn)確地獲取工程信息十分必要。 2) 綜合性 在工程實(shí)施過程中，合同信息往往通過質(zhì)量、進(jìn)度和投資方面反映出來。合同既是業(yè)主與承包商連接的紐帶，也是工程師實(shí)施監(jiān)理的主要依據(jù)。但是，工程承包合同的主要條款則是關(guān)于雙方當(dāng)事人在質(zhì)量、進(jìn)度和投資等方面的權(quán)利義務(wù)約定。同時，要加強(qiáng)合同管理，也需要通過對大量其他各方面的信息進(jìn)行分析處理

4、來實(shí)現(xiàn)。 3) 復(fù)雜性 由于工程項(xiàng)目是一個復(fù)雜開放的系統(tǒng)，在所有的信息中既有項(xiàng)目內(nèi)部信息，如合同的結(jié)構(gòu)、合同管理制度，又有大量外部信息，如國家政策、法律法規(guī)等；既有固定信息，又有流動信息；既有現(xiàn)時信息，又有歷史信息；既有生產(chǎn)信息，又有技術(shù)信息、經(jīng)濟(jì)信息。這就給信息管理帶來了較大的難度。,合同管理信息系統(tǒng),1概述 管理信息系統(tǒng)是一個由人、計(jì)算機(jī)等組成的進(jìn)行信息的收集、傳送、儲存、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。 管理信息系統(tǒng)引用其他學(xué)科中已成熟、先進(jìn)的成果，集合成為一門綜合性學(xué)科，如計(jì)算機(jī)科學(xué)提供了計(jì)算機(jī)及通訊的基礎(chǔ)，運(yùn)籌學(xué)提供了以正確的資料作出合理的決策的基礎(chǔ)，各種管理的基本職能如組織、協(xié)調(diào)、控制等都

5、是系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)等。 國外一些工程承包公司已經(jīng)開發(fā)了工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，成績顯著。目前，在我國也已經(jīng)有了這方面的開發(fā)研究，出現(xiàn)了一些較為成熟的軟件，如工程概預(yù)算軟件、建設(shè)監(jiān)理軟件、工程項(xiàng)目管理軟件等。各種軟件都有一定的特點(diǎn)，但也有一定的局限性，且多偏重于事務(wù)性信息管理，缺乏決策支持及專家系統(tǒng)的幫助。 2合同管理信息系統(tǒng)的主要功能 1) 數(shù)據(jù)、資料的收集 在工程實(shí)施過程中，每天都要產(chǎn)生大量的信息，如各種指令、信件、索賠報告等，必須確定收集什么樣的信息，確定信息的結(jié)構(gòu)，收集的方式及手續(xù)，考察信息的真?zhèn)?，并具體落實(shí)到責(zé)任人。通常由合同工程師負(fù)責(zé)，秘書、文檔管理員等承擔(dān)此任務(wù)。,合同管理信息系統(tǒng),2

6、) 數(shù)據(jù)資料的存儲 原始數(shù)據(jù)資料不僅供目前使用，還有許多必須要保存。按照不同的使用和儲存要求，數(shù)據(jù)資料儲存于一定的信息載體上，要做到既安全可靠，又使用方便。 3) 信息的加工 即將原始數(shù)據(jù)資料經(jīng)過信息加工處理，轉(zhuǎn)變?yōu)榭晒Q策使用的信息。處理方法有： (1) 一般的信息處理方法，如排序、分類、合并、插入、刪除等。 (2) 數(shù)學(xué)處理方法，如數(shù)學(xué)計(jì)算、數(shù)值分析、數(shù)理統(tǒng)計(jì)等。 (3) 邏輯判斷方法，如差異診斷、風(fēng)險分析等。 (4) 信息的傳送、調(diào)用和輸出。 即將經(jīng)過處理的信息流通到需要的地方，以便各決策者作出客觀正確的決策。 3. 合同文檔管理 文檔管理是指對作為信息載體的資料進(jìn)行有序的收集、加工、分

7、解、編目、存檔，并為需要者提供專用和常用的信息的過程。文檔系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是管理信息系統(tǒng)有效運(yùn)行的前提條件。,合同管理信息系統(tǒng),合同管理文檔系統(tǒng)的內(nèi)容包括合同文本及附件，合同分析資料、指令、信件、會議紀(jì)要，各種原始工程文件、索賠文件，各種技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)方面的資料等。以下為建立合同管理文檔系統(tǒng)的步驟。 1) 建立資料特征標(biāo)識 (1) 要求。 一般合同資料的編碼體系有如下要求。 統(tǒng)一的，適用于所有資料的編碼系統(tǒng)。 能夠區(qū)分資料的種類和特征。 有足夠的存儲空間。 對人工處理和計(jì)算機(jī)處理同樣有效。 (2) 資料編碼的構(gòu)成。 通常，資料編碼由一些字母和數(shù)字符號組成，它們被賦予一定的含義，這樣

8、編碼就能夠被識別。合同資料的編碼一般由以下幾部分構(gòu)成。 有效范圍。如屬于某子項(xiàng)目、功能或要素。 資料的種類。如是屬于合同文本，還是屬于信件；是屬于技術(shù)上的，還是屬于商務(wù)或行政上的。 內(nèi)容和對象。即設(shè)計(jì)出符合實(shí)際要求的文檔結(jié)構(gòu)。 日期和序號。對于相同有效范圍、相同種類、相同對象的資料可通過日期和序號來加以區(qū)分。,合同管理信息系統(tǒng),2) 索引系統(tǒng) 為了使資料的儲存和使用方便，必須建立資料的索引系統(tǒng)，它類似于圖書館的書刊索引，可以采取表格的形式，其欄目應(yīng)能夠反映資料的各種特征信息。同時，也要注意索引與文檔之間的關(guān)系。其對應(yīng)關(guān)系如圖10.1所示。,圖10.1 索引和文檔的關(guān)系,工程合同管理信息系統(tǒng)的分

9、析,要設(shè)計(jì)開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)，首先必須對現(xiàn)行合同管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)分析。其內(nèi)容包括： 1) 合同管理與工程項(xiàng)目其他管理職能的關(guān)系 工程項(xiàng)目管理包括進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、成本管理、技術(shù)管理、資源管理、合同管理等，而合同管理幾乎涉及到項(xiàng)目管理的其他各個領(lǐng)域，與其他職能管理部門、索引文檔業(yè)主及承包商之間都有著密切的聯(lián)系。合同管理成功與否，不僅在于合同管理人員，還依賴于其他人員的配合以及管理工作的成效。合同管理信息系統(tǒng)開發(fā)成功與否，同樣存在著與其他職能管理部門的配合問題。而且，合同信息系統(tǒng)作為工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，它的應(yīng)用深度，也受其他職能管理水平的影響。所以，應(yīng)與其他系統(tǒng)同時開發(fā)，以提高工

10、程項(xiàng)目管理水平。,工程合同管理信息系統(tǒng)的分析,2) 合同管理組織模式及合同管理工作程序 通過對上述合同管理與其他管理職能的關(guān)系分析，再結(jié)合本工程管理組成機(jī)構(gòu)形式，以確定項(xiàng)目的合同管理模式。 由于合同管理的涉及面較廣，與其他管理職能部門聯(lián)系較為密切，因此，可建立在項(xiàng)目經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)之下，專職合同管理工程師直接負(fù)責(zé)，各專業(yè)負(fù)責(zé)人積極配合，全員參加的組織管理模式。 根據(jù)合同管理組織模式，確定從合同簽訂時起的合同管理工作程序，制定工作流程圖。根據(jù)建設(shè)工程施工合同(GF-1999-0201)，將與合同履行有關(guān)的工作程序介紹如下。 (1) 工程質(zhì)量控制程序。參見圖10.2(圖中括號內(nèi)數(shù)字代表示范文本條款號

11、，下同)。 (2) 工程進(jìn)度控制程序。參見圖10.3。 (3) 工程價款控制程序。參見圖10.4。 (4) 工程索賠管理程序。參見圖10.5。,工程合同管理信息系統(tǒng)的分析,圖10.2 工程質(zhì)量控制程序,工程合同管理信息系統(tǒng)的分析,圖10.3 工程進(jìn)度控制程序,工程合同管理信息系統(tǒng)的分析,圖10.4 工程價款控制程序,工程合同管理信息系統(tǒng)的分析,圖10.5 工程索賠管理程序,工程合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì),1. 系統(tǒng)總體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型設(shè)計(jì) 系統(tǒng)總體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型設(shè)計(jì)即從合同管理對數(shù)據(jù)的基本要求出發(fā)，對系統(tǒng)中有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與綜合，包括對數(shù)據(jù)及其結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類、分組、一般化和聚合處理等，從而構(gòu)造出系統(tǒng)總體數(shù)

12、據(jù)結(jié)構(gòu)模型。 系統(tǒng)總體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型設(shè)計(jì)包括編碼結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)總體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型設(shè)計(jì)。 (1) 編碼結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。為了對大量數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一有效的處理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，提高系統(tǒng)工作效率，必須有適當(dāng)?shù)木幋a體系。 (2) 系統(tǒng)總體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型設(shè)計(jì)。在對系統(tǒng)進(jìn)行較為詳細(xì)的數(shù)據(jù)調(diào)查分析的基礎(chǔ)上，采用擴(kuò)展實(shí)體關(guān)系模型描述出系統(tǒng)總體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型。 2. 系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì) 合同管理數(shù)據(jù)庫主要可劃分為合同管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、成本管理和文檔管理幾大部分，根據(jù)實(shí)際需要，再進(jìn)行細(xì)分并確定各數(shù)據(jù)庫名稱。,工程合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì),3. 系統(tǒng)功能子系統(tǒng)劃分 在系統(tǒng)功能開發(fā)時采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法，首先將整個系統(tǒng)從上到下劃分為若干個功能子系統(tǒng)，每個子系統(tǒng)再劃分為若干個功能模塊，自上而下逐步設(shè)計(jì)，再自下而上層層實(shí)現(xiàn)。 功能子系統(tǒng)劃分應(yīng)注意以下原則。 (1) 子系統(tǒng)要具有相對獨(dú)立性。 (2) 各子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的依賴性盡可能小。 (3) 子系統(tǒng)劃分應(yīng)當(dāng)便于全系統(tǒng)的快速實(shí)現(xiàn)。在系統(tǒng)總體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模型的基礎(chǔ)上，依據(jù)上述系統(tǒng)劃分的原則，可將合同管理信息系統(tǒng)劃分為合同結(jié)構(gòu)模式選用、合同日常管理、合同文檔管理、索賠管理、合同管理知識導(dǎo)讀和系統(tǒng)維護(hù)子系統(tǒng)。 4. 系統(tǒng)各功能子系統(tǒng)及功能模塊設(shè)計(jì) 在合同管理信息系統(tǒng)功能子系統(tǒng)劃分確定之后，要將各功能子系統(tǒng)進(jìn)一步劃分為若干