秘書事務(wù)上PPT課件

1、1、現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(wù)(下)、秘書培訓(xùn)資料、2、目錄、時間管理和旅行會議安排信息管理人際關(guān)系、3、5、時間管理和旅行、時間管理時間管理確保效率。愛迪生說：“世界上最重要的是時間。他說：“支配的時間就是財富本身。4，秘書一天工作，1，開門前后：a，郵政報紙b，開門，冷凍查看辦公室(有，無)c，接收傳真，翻轉(zhuǎn)日歷，打開手表，電器，5，秘書一天工作，1 裝訂)f、訪客g、會議預(yù)約、預(yù)約h、辦公室工作處理(清潔、安全、購買水、預(yù)訂用品)、6、秘書一天工作、1、3、日志條目： (當(dāng)天完成)a、上司33555 關(guān)閉前后：a、查看日志(將自己叫醒上司)b、當(dāng)天(是否關(guān)閉、加班否)審核c、需要提前(清理書桌、保

2、存信息、關(guān)閉機(jī)器、切斷電源、秘密檢查、鎖柜抽屜、關(guān)閉窗戶) 平凡的事情很偉大，9，如何管理時間，明確目標(biāo)制定計劃，制定目錄，確定優(yōu)先順序，馬上分辨出遇到輕重緩急的事情，現(xiàn)在第一件事做好，下次集中精力，不要珍惜今天。 那天的工作要養(yǎng)成干凈整潔的習(xí)慣，抓緊快速節(jié)奏感設(shè)定完成的期限，10，如何管理時間，ABCD規(guī)則：首先，a重b不急，c重。d不重要。不重要。a、B、D、C、11、計劃方法、執(zhí)行計劃和時間表是管理時間和任務(wù)的文檔，包括任務(wù)的名稱和摘要。進(jìn)度測量目標(biāo)、最后期限和階段工作；完成工作所需的物質(zhì)資源的信息；任務(wù)分配被分配特定任務(wù)的人員和部門的詳細(xì)信息；12、計劃制定方法、事故處理設(shè)備發(fā)送者故障

3、進(jìn)度信息報告報告誰、何時、如何監(jiān)督管理3354、如何監(jiān)督進(jìn)度和質(zhì)量等時間延遲的情況下如何應(yīng)對；目標(biāo)實現(xiàn)后，框中有復(fù)選標(biāo)記、13、日志管理方法、日志管理方法等明確的顯示方法。也就是說，輸入有關(guān)會議的完整、準(zhǔn)確的信息，截止日期等立即開始和結(jié)束顯示時間為每月或每年開始，輸入固定會議，如果日程安排是每周開始和一天開始，則復(fù)查日志，如果需要及時更新，則明確輸入取消標(biāo)記，然后立即輸入。區(qū)分假期，14，旅行預(yù)約方法，計劃：日期，時間，地點，運(yùn)輸方式，特定工作和活動，相關(guān)信息，聯(lián)系方法運(yùn)輸方式：選擇，預(yù)約方法，再確認(rèn)和國際旅行的國際時差轉(zhuǎn)換預(yù)約酒店：客人要求，選擇，確認(rèn)邀請選擇地點：大小地點、食宿、等級標(biāo)準(zhǔn)、

4、活動場所等。發(fā)出請?zhí)屯ㄖ?zhǔn)備資料：會議日程、各種文件、簽名id、廣告、報告、文件、表格、資料包等。會議：會場布置、設(shè)備材料準(zhǔn)備、車輛布置、登記報告、餐飲準(zhǔn)備、安全等。資金預(yù)算：來源、計劃、審批等。17，負(fù)責(zé)會議日程次，確認(rèn)提前出席、設(shè)備和準(zhǔn)備(設(shè)施、座位、標(biāo)簽、保管衣架等)，在人員、場所、設(shè)備等發(fā)生事故的情況下實施預(yù)備計劃，在登記工作(歡迎來賓和與會者、登記程序等)中。 反饋等)，提供有助于正確收集(會議進(jìn)行、會議過程控制、查看會議動態(tài)、協(xié)調(diào)聯(lián)系、電話緊急處理等)的資料，19、會議期間責(zé)任次會議簡報、目的-會議情況、流程、會議討論、爭論問題介紹、會議演講要點提取等。 摘要-根據(jù)會議記錄分析

5、綜合，總結(jié)大會和分組情況進(jìn)行閱覽。綜合式-包括上級指示、護(hù)身、和記等其他兩種形式。20，會議責(zé)任簡報要求，快-不拖時間，聽，記，邊分析，邊整理滿足時間限制。新-提出新情況、新問題、新經(jīng)驗，引人注目，滿足交流和指導(dǎo)。真實-內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、可靠、數(shù)字、事實明確、夸張，不縮小。簡短的文體，簡短的語句，簡單的語句，21，會議簡報，目的-會議情況，流程，會議討論，問題介紹，會議演講要點(大規(guī)模，會議長度，用于信息交換的經(jīng)常編輯簡報)類別-總結(jié)-具有代表性和啟發(fā)性的發(fā)言摘錄摘要-根據(jù)會議記錄分析綜合，總結(jié)會議、小組情況，供與會者閱讀。統(tǒng)合式-包括上級的指示、護(hù)身、會眾的話題等2式。22，編寫會議簡報，不抓

6、緊時間，聽，記，整理以滿足角分析，時間限制。新-提出新情況、新問題、新經(jīng)驗，引人注目，滿足交流和指導(dǎo)。真實-內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、可靠、數(shù)字、事實明確、夸張，不縮小。簡短的文體，開門見山，樸素，一言為定。23、會議簡報案例、格式-注冊XXX會議簡報(第x期)XXX會議秘書處XXX年x月x日正文xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx寫- 1，充實會議實際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。2，亮點會議中心

7、，內(nèi)容摘要，假設(shè)，州，字精煉。3、邏輯清晰，觀點明確，不堆疊拼湊，必要時加理論說明。4、適時發(fā)放，作為依據(jù)，起到指導(dǎo)、指導(dǎo)、調(diào)整、約束的作用。25、會議記錄、格式-板頭、正文、版本3部分組成的法定文件，不蓋正式印章。正文：主題-文檔或簡短(會議名稱摘要)時間-主題下的概要文件發(fā)布時間，簽名下的正文時間正文-概覽：會話、會話、主持人、會議、主題、結(jié)果6元素正文：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容和結(jié)果。結(jié)論：請求、希望、申購-正文右下方可以反映組織者或會議名稱、26、會議記錄、主體：會議的主要情況、內(nèi)容和結(jié)果。表達(dá)有：概述。整合原始資料，以問題概述為中心使用小型會議區(qū)塊；大的、主題多的、不同內(nèi)容的區(qū)塊

8、表達(dá)獨立的意思，將引導(dǎo)會議內(nèi)容的項目分條，或先混合區(qū)塊寫，層次明確的記錄式：在重要的演講時將主題組織成記錄，27、會議日程次會議后的工作，1、所有單位(部門)項目現(xiàn)金、支票、信用卡發(fā)票證明請求)，28、會議準(zhǔn)備次會議后的工作，5、會議分析和評價(統(tǒng)計、分析問卷、問卷等)，包括對會議內(nèi)容、展覽、管理、場所設(shè)施、資料、服務(wù)等的評價寫- 1，充實會議實際，準(zhǔn)確反映會議情況和意見。2、亮點會議中心，內(nèi)容摘要，家庭，主要演講練習(xí)。3、邏輯清晰，觀點明確，不堆疊拼湊，必要時加理論說明。4、適時發(fā)放，作為依據(jù)，起到指導(dǎo)、指導(dǎo)、調(diào)整、約束的作用。30、會議后工作會議記錄格式，法定文件、節(jié)頭、正文、節(jié)尾三部分組

9、成的布局，無正式印章。正文：主題-文檔或簡短(會議名稱摘要)時間-主題下的概要文件發(fā)布時間，簽名下的正文時間正文-概覽：會話、會話、主持人、會議、主題、結(jié)果6元素正文：具體反映會議的主要情況、內(nèi)容和結(jié)果。，31，會議后工作會議記錄，表達(dá)：概述；整合原始資料，以問題概述為中心使用小型會議區(qū)塊；大的、主題多的、不同內(nèi)容的區(qū)塊表達(dá)獨立的意義，引導(dǎo)會議內(nèi)容的分條項目，或混合使用第一個區(qū)塊的層次明確的記錄式：重要演講時如何將主體組織成記錄，32，會議后任務(wù)3354會議記錄，結(jié)論：用簡短、明確、有力的句子提出要求，希望，請求簽名- 對社會有保留價值的各種文本、圖表、音頻和視頻記錄(行政、管理、科學(xué)研究、技

10、術(shù)、法律、會計金融、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、人力資源等)，34、信息管理、文件屬性- 1、社會實踐的原始記錄； 2、條件轉(zhuǎn)換文檔3、來源廣泛、內(nèi)容豐富、文件角色形式多樣- 1、證書角色；2、參考和信息角色，35、信息管理文件業(yè)務(wù)6個鏈接，1、收集作業(yè)-文件積累的手段，集成管理，豐富完整的質(zhì)量2，整理作業(yè)-根據(jù)特定原則分類、組合、排序、編號、列表生成順序流程3，識別作業(yè)-收集、移動、使用登記、統(tǒng)計和分析，情況6，利用-開發(fā)和直接提供文件，業(yè)務(wù)服務(wù)，實現(xiàn)文件創(chuàng)建的根本目的，37，信息管理分類，按字母順序-英語姓氏順序，姓氏是名字的首字母，中文是按拼音順序列出客戶不同的主題按形成時期-文件形成時期年、月、日、

11、財務(wù)發(fā)票等方面的變化，例如年、月、38、信息管理3354分類。區(qū)域-如果業(yè)務(wù)活動在區(qū)域中更重要、更方便，可以確定northwestern branch、northeastern branch等區(qū)域的名稱，以數(shù)字方式存儲文檔號碼，以便于添加和查找人力資源文件等號碼，醫(yī)療記錄、計算機(jī)管理、39、信息管理3354分類，按文件來源-根據(jù)檔案載體，包括紙張、視聽、電子、縮微膠片集成應(yīng)用程序等，按種類分類，第一次，下一個主題，下一個地區(qū)，40，7，人際關(guān)系，人際氣質(zhì)類型約哈里昌和同事及上司，41，人際關(guān)系，人際關(guān)系是反映社會活動，人們之間的各種關(guān)系。人際關(guān)系，42，促進(jìn)人際關(guān)系吸引的形式，吸引可訪問性的機(jī)

12、會接近空間，誘導(dǎo)見面機(jī)會更相似，處事相似的態(tài)度，感情融合互補(bǔ)性吸引以滿足需求，我代替他吸引你，他對你有好處，以瓊瑤為契機(jī)吸引契機(jī)。 關(guān)心別人謙虛的態(tài)度，驕傲的體系結(jié)構(gòu)正確地發(fā)揮自己的作用，保持溝通，正確對待別人的成績，47，對與同事的關(guān)系的自我評價，l每天與同事見面，積極地打招呼，表示敬意嗎？ l你能主動提出要求，注意到同事的感情變化，表達(dá)封閉嗎？l與同事合作時，你采取以下措施：齊心、粗心、推上、拆除？l同事有困難：熱心的幫助、表面的應(yīng)對、冷漠？l遇到難以分辨的事情時，你是主動還是推給別人？48，自我評價與同事的關(guān)系，需要l同事的幫助時，可以禮貌地請求嗎？l你認(rèn)為得到同事的幫助不需要感謝嗎？l同事出去了，訪客找他，你能替同事熱情招待，處理原因嗎？l同事外出，有電話找他。你是怎么接到電話的？l當(dāng)你知道工作中的信息的時候，你在同事面前神秘的還是一起分享的？你怎么給同事留言，