秘書(shū)事務(wù)上PPT課件

1、1、現(xiàn)代企業(yè)秘書(shū)實(shí)務(wù)(下)、秘書(shū)培訓(xùn)資料、2、目錄、時(shí)間管理和旅行會(huì)議安排信息管理人際關(guān)系、3、5、時(shí)間管理和旅行、時(shí)間管理時(shí)間管理確保效率。愛(ài)迪生說(shuō)：“世界上最重要的是時(shí)間。他說(shuō)：“支配的時(shí)間就是財(cái)富本身。4，秘書(shū)一天工作，1，開(kāi)門前后：a，郵政報(bào)紙b，開(kāi)門，冷凍查看辦公室(有，無(wú))c，接收傳真，翻轉(zhuǎn)日歷，打開(kāi)手表，電器，5，秘書(shū)一天工作，1 裝訂)f、訪客g、會(huì)議預(yù)約、預(yù)約h、辦公室工作處理(清潔、安全、購(gòu)買水、預(yù)訂用品)、6、秘書(shū)一天工作、1、3、日志條目： (當(dāng)天完成)a、上司33555 關(guān)閉前后：a、查看日志(將自己叫醒上司)b、當(dāng)天(是否關(guān)閉、加班否)審核c、需要提前(清理書(shū)桌、保

2、存信息、關(guān)閉機(jī)器、切斷電源、秘密檢查、鎖柜抽屜、關(guān)閉窗戶) 平凡的事情很偉大，9，如何管理時(shí)間，明確目標(biāo)制定計(jì)劃，制定目錄，確定優(yōu)先順序，馬上分辨出遇到輕重緩急的事情，現(xiàn)在第一件事做好，下次集中精力，不要珍惜今天。 那天的工作要養(yǎng)成干凈整潔的習(xí)慣，抓緊快速節(jié)奏感設(shè)定完成的期限，10，如何管理時(shí)間，ABCD規(guī)則：首先，a重b不急，c重。d不重要。不重要。a、B、D、C、11、計(jì)劃方法、執(zhí)行計(jì)劃和時(shí)間表是管理時(shí)間和任務(wù)的文檔，包括任務(wù)的名稱和摘要。進(jìn)度測(cè)量目標(biāo)、最后期限和階段工作；完成工作所需的物質(zhì)資源的信息；任務(wù)分配被分配特定任務(wù)的人員和部門的詳細(xì)信息；12、計(jì)劃制定方法、事故處理設(shè)備發(fā)送者故障

3、進(jìn)度信息報(bào)告報(bào)告誰(shuí)、何時(shí)、如何監(jiān)督管理3354、如何監(jiān)督進(jìn)度和質(zhì)量等時(shí)間延遲的情況下如何應(yīng)對(duì)；目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后，框中有復(fù)選標(biāo)記、13、日志管理方法、日志管理方法等明確的顯示方法。也就是說(shuō)，輸入有關(guān)會(huì)議的完整、準(zhǔn)確的信息，截止日期等立即開(kāi)始和結(jié)束顯示時(shí)間為每月或每年開(kāi)始，輸入固定會(huì)議，如果日程安排是每周開(kāi)始和一天開(kāi)始，則復(fù)查日志，如果需要及時(shí)更新，則明確輸入取消標(biāo)記，然后立即輸入。區(qū)分假期，14，旅行預(yù)約方法，計(jì)劃：日期，時(shí)間，地點(diǎn)，運(yùn)輸方式，特定工作和活動(dòng)，相關(guān)信息，聯(lián)系方法運(yùn)輸方式：選擇，預(yù)約方法，再確認(rèn)和國(guó)際旅行的國(guó)際時(shí)差轉(zhuǎn)換預(yù)約酒店：客人要求，選擇，確認(rèn)邀請(qǐng)選擇地點(diǎn)：大小地點(diǎn)、食宿、等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、

4、活動(dòng)場(chǎng)所等。發(fā)出請(qǐng)?zhí)屯ㄖ?zhǔn)備資料：會(huì)議日程、各種文件、簽名id、廣告、報(bào)告、文件、表格、資料包等。會(huì)議：會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備材料準(zhǔn)備、車輛布置、登記報(bào)告、餐飲準(zhǔn)備、安全等。資金預(yù)算：來(lái)源、計(jì)劃、審批等。17，負(fù)責(zé)會(huì)議日程次，確認(rèn)提前出席、設(shè)備和準(zhǔn)備(設(shè)施、座位、標(biāo)簽、保管衣架等)，在人員、場(chǎng)所、設(shè)備等發(fā)生事故的情況下實(shí)施預(yù)備計(jì)劃，在登記工作(歡迎來(lái)賓和與會(huì)者、登記程序等)中。 反饋等)，提供有助于正確收集(會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議過(guò)程控制、查看會(huì)議動(dòng)態(tài)、協(xié)調(diào)聯(lián)系、電話緊急處理等)的資料，19、會(huì)議期間責(zé)任次會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、目的-會(huì)議情況、流程、會(huì)議討論、爭(zhēng)論問(wèn)題介紹、會(huì)議演講要點(diǎn)提取等。 摘要-根據(jù)會(huì)議記錄分析

5、綜合，總結(jié)大會(huì)和分組情況進(jìn)行閱覽。綜合式-包括上級(jí)指示、護(hù)身、和記等其他兩種形式。20，會(huì)議責(zé)任簡(jiǎn)報(bào)要求，快-不拖時(shí)間，聽(tīng)，記，邊分析，邊整理滿足時(shí)間限制。新-提出新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，引人注目，滿足交流和指導(dǎo)。真實(shí)-內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠、數(shù)字、事實(shí)明確、夸張，不縮小。簡(jiǎn)短的文體，簡(jiǎn)短的語(yǔ)句，簡(jiǎn)單的語(yǔ)句，21，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，目的-會(huì)議情況，流程，會(huì)議討論，問(wèn)題介紹，會(huì)議演講要點(diǎn)(大規(guī)模，會(huì)議長(zhǎng)度，用于信息交換的經(jīng)常編輯簡(jiǎn)報(bào))類別-總結(jié)-具有代表性和啟發(fā)性的發(fā)言摘錄摘要-根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合，總結(jié)會(huì)議、小組情況，供與會(huì)者閱讀。統(tǒng)合式-包括上級(jí)的指示、護(hù)身、會(huì)眾的話題等2式。22，編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，不抓

6、緊時(shí)間，聽(tīng)，記，整理以滿足角分析，時(shí)間限制。新-提出新情況、新問(wèn)題、新經(jīng)驗(yàn)，引人注目，滿足交流和指導(dǎo)。真實(shí)-內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠、數(shù)字、事實(shí)明確、夸張，不縮小。簡(jiǎn)短的文體，開(kāi)門見(jiàn)山，樸素，一言為定。23、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)案例、格式-注冊(cè)XXX會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)(第x期)XXX會(huì)議秘書(shū)處XXX年x月x日正文xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx寫(xiě)- 1，充實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見(jiàn)。2，亮點(diǎn)會(huì)議中心

7、，內(nèi)容摘要，假設(shè)，州，字精煉。3、邏輯清晰，觀點(diǎn)明確，不堆疊拼湊，必要時(shí)加理論說(shuō)明。4、適時(shí)發(fā)放，作為依據(jù)，起到指導(dǎo)、指導(dǎo)、調(diào)整、約束的作用。25、會(huì)議記錄、格式-板頭、正文、版本3部分組成的法定文件，不蓋正式印章。正文：主題-文檔或簡(jiǎn)短(會(huì)議名稱摘要)時(shí)間-主題下的概要文件發(fā)布時(shí)間，簽名下的正文時(shí)間正文-概覽：會(huì)話、會(huì)話、主持人、會(huì)議、主題、結(jié)果6元素正文：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容和結(jié)果。結(jié)論：請(qǐng)求、希望、申購(gòu)-正文右下方可以反映組織者或會(huì)議名稱、26、會(huì)議記錄、主體：會(huì)議的主要情況、內(nèi)容和結(jié)果。表達(dá)有：概述。整合原始資料，以問(wèn)題概述為中心使用小型會(huì)議區(qū)塊；大的、主題多的、不同內(nèi)容的區(qū)塊

8、表達(dá)獨(dú)立的意思，將引導(dǎo)會(huì)議內(nèi)容的項(xiàng)目分條，或先混合區(qū)塊寫(xiě)，層次明確的記錄式：在重要的演講時(shí)將主題組織成記錄，27、會(huì)議日程次會(huì)議后的工作，1、所有單位(部門)項(xiàng)目現(xiàn)金、支票、信用卡發(fā)票證明請(qǐng)求)，28、會(huì)議準(zhǔn)備次會(huì)議后的工作，5、會(huì)議分析和評(píng)價(jià)(統(tǒng)計(jì)、分析問(wèn)卷、問(wèn)卷等)，包括對(duì)會(huì)議內(nèi)容、展覽、管理、場(chǎng)所設(shè)施、資料、服務(wù)等的評(píng)價(jià)寫(xiě)- 1，充實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見(jiàn)。2、亮點(diǎn)會(huì)議中心，內(nèi)容摘要，家庭，主要演講練習(xí)。3、邏輯清晰，觀點(diǎn)明確，不堆疊拼湊，必要時(shí)加理論說(shuō)明。4、適時(shí)發(fā)放，作為依據(jù)，起到指導(dǎo)、指導(dǎo)、調(diào)整、約束的作用。30、會(huì)議后工作會(huì)議記錄格式，法定文件、節(jié)頭、正文、節(jié)尾三部分組

9、成的布局，無(wú)正式印章。正文：主題-文檔或簡(jiǎn)短(會(huì)議名稱摘要)時(shí)間-主題下的概要文件發(fā)布時(shí)間，簽名下的正文時(shí)間正文-概覽：會(huì)話、會(huì)話、主持人、會(huì)議、主題、結(jié)果6元素正文：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容和結(jié)果。，31，會(huì)議后工作會(huì)議記錄，表達(dá)：概述；整合原始資料，以問(wèn)題概述為中心使用小型會(huì)議區(qū)塊；大的、主題多的、不同內(nèi)容的區(qū)塊表達(dá)獨(dú)立的意義，引導(dǎo)會(huì)議內(nèi)容的分條項(xiàng)目，或混合使用第一個(gè)區(qū)塊的層次明確的記錄式：重要演講時(shí)如何將主體組織成記錄，32，會(huì)議后任務(wù)3354會(huì)議記錄，結(jié)論：用簡(jiǎn)短、明確、有力的句子提出要求，希望，請(qǐng)求簽名- 對(duì)社會(huì)有保留價(jià)值的各種文本、圖表、音頻和視頻記錄(行政、管理、科學(xué)研究、技

10、術(shù)、法律、會(huì)計(jì)金融、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、人力資源等)，34、信息管理、文件屬性- 1、社會(huì)實(shí)踐的原始記錄； 2、條件轉(zhuǎn)換文檔3、來(lái)源廣泛、內(nèi)容豐富、文件角色形式多樣- 1、證書(shū)角色；2、參考和信息角色，35、信息管理文件業(yè)務(wù)6個(gè)鏈接，1、收集作業(yè)-文件積累的手段，集成管理，豐富完整的質(zhì)量2，整理作業(yè)-根據(jù)特定原則分類、組合、排序、編號(hào)、列表生成順序流程3，識(shí)別作業(yè)-收集、移動(dòng)、使用登記、統(tǒng)計(jì)和分析，情況6，利用-開(kāi)發(fā)和直接提供文件，業(yè)務(wù)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)文件創(chuàng)建的根本目的，37，信息管理分類，按字母順序-英語(yǔ)姓氏順序，姓氏是名字的首字母，中文是按拼音順序列出客戶不同的主題按形成時(shí)期-文件形成時(shí)期年、月、日、

11、財(cái)務(wù)發(fā)票等方面的變化，例如年、月、38、信息管理3354分類。區(qū)域-如果業(yè)務(wù)活動(dòng)在區(qū)域中更重要、更方便，可以確定northwestern branch、northeastern branch等區(qū)域的名稱，以數(shù)字方式存儲(chǔ)文檔號(hào)碼，以便于添加和查找人力資源文件等號(hào)碼，醫(yī)療記錄、計(jì)算機(jī)管理、39、信息管理3354分類，按文件來(lái)源-根據(jù)檔案載體，包括紙張、視聽(tīng)、電子、縮微膠片集成應(yīng)用程序等，按種類分類，第一次，下一個(gè)主題，下一個(gè)地區(qū)，40，7，人際關(guān)系，人際氣質(zhì)類型約哈里昌和同事及上司，41，人際關(guān)系，人際關(guān)系是反映社會(huì)活動(dòng)，人們之間的各種關(guān)系。人際關(guān)系，42，促進(jìn)人際關(guān)系吸引的形式，吸引可訪問(wèn)性的機(jī)

12、會(huì)接近空間，誘導(dǎo)見(jiàn)面機(jī)會(huì)更相似，處事相似的態(tài)度，感情融合互補(bǔ)性吸引以滿足需求，我代替他吸引你，他對(duì)你有好處，以瓊瑤為契機(jī)吸引契機(jī)。 關(guān)心別人謙虛的態(tài)度，驕傲的體系結(jié)構(gòu)正確地發(fā)揮自己的作用，保持溝通，正確對(duì)待別人的成績(jī)，47，對(duì)與同事的關(guān)系的自我評(píng)價(jià)，l每天與同事見(jiàn)面，積極地打招呼，表示敬意嗎？ l你能主動(dòng)提出要求，注意到同事的感情變化，表達(dá)封閉嗎？l與同事合作時(shí)，你采取以下措施：齊心、粗心、推上、拆除？l同事有困難：熱心的幫助、表面的應(yīng)對(duì)、冷漠？l遇到難以分辨的事情時(shí)，你是主動(dòng)還是推給別人？48，自我評(píng)價(jià)與同事的關(guān)系，需要l同事的幫助時(shí)，可以禮貌地請(qǐng)求嗎？l你認(rèn)為得到同事的幫助不需要感謝嗎？l同事出去了，訪客找他，你能替同事熱情招待，處理原因嗎？l同事外出，有電話找他。你是怎么接到電話的？l當(dāng)你知道工作中的信息的時(shí)候，你在同事面前神秘的還是一起分享的？你怎么給同事留言，