辦公自動化說明文檔

1、目 錄第一部分 協(xié)同辦公2一、我的工作21、本人業(yè)務32、我的郵箱43、公告通知64、常用網(wǎng)址95、日程安排106、公共社區(qū)13二、公文流轉141、發(fā)文管理142、收文登記21三、公共事務241、公告通知管理252、費用申請253、用餐申請274、購物申請295、出車申請316、物品領用337、物品檔案358、差旅費報銷369、費用報銷3810、會議管理4011、圖書檔案4112、車輛信息42四、查詢統(tǒng)計421、簽到人員考勤統(tǒng)計432、未簽到人員考勤統(tǒng)計44第一部分 協(xié)同辦公辦公自動化系統(tǒng)著重強化時效概念，可以直觀地對工作人員的事務處理及工作效率進行跟蹤督察，將手工方式的事務處理轉變?yōu)殡娮踊?/p>

2、網(wǎng)絡化的事前管理、事中控制、事后存檔備查的管理模式，它完全實現(xiàn)瀏覽器（IE6.0）方式，實現(xiàn)一個集成辦公環(huán)境，使工作人員能夠利用網(wǎng)絡實現(xiàn)協(xié)同辦公和知識管理，主要包括以下幾個方面：(1) 建立網(wǎng)絡通訊系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡更方便的進行信息傳遞；(2) 實現(xiàn)工作流轉自動化，以工作流程管理方式實現(xiàn)收發(fā)文件管理和各種日常業(yè)務自動流轉；(3) 建立知識收集平臺，分類收集信息，整理信息；(4) 提供個人工作助手，提高個人工作效率；(5) 日常辦公事務的自動化管理，減輕人員工作壓力；(6) 資料檔案的存放、閱讀的共享功能，體現(xiàn)無紙化辦公的特點；(7) 以事務處理、信息服務、決策支持為基本內容，在完善辦公自動化業(yè)務信

3、息流轉的基礎上，加強信息交互功能。功能介紹一、我的工作我的工作主要包括：本人（我的）業(yè)務、我的郵箱、日程安排等幾個功能模塊。1、本人業(yè)務用戶進入系統(tǒng)后能夠看到的自己待辦理的業(yè)務信息情況，例如：網(wǎng)上考勤（簽到、簽退、出差）、公告通知、郵件信息等提示，如下圖所示：(1) 用戶點擊界面左邊樹型結構中的“我的業(yè)務”，系統(tǒng)將顯示待辦業(yè)務界面，待辦理業(yè)務數(shù)量會以列表、數(shù)據(jù)、圖形三種方式顯示，如下圖所示：(2) 選擇列表或者圖形方式，可將顯示數(shù)據(jù)保存到本機內，點擊打印按鈕可對數(shù)據(jù)進行打印。2、我的郵箱(1) 用戶點擊“我的郵箱”或者系統(tǒng)界面右邊的“郵件消息”按鈕，將顯示個人郵件情況如：新郵件、收件箱、發(fā)件箱

4、、草稿箱、寫郵件等。如下圖所示：(2) 點擊“新郵件”按鈕可以查看新收到的郵件，如下圖所示。(3) 在上圖中選中郵件，點擊附件右邊的兩個按鈕即可打開（點擊文件名）或者保存附件（點擊“下載”按鈕）。如下圖所示。郵件存貯后，系統(tǒng)將提示是否打開郵件，可根據(jù)需要立即打開郵件進行查閱或事后進行查閱。3、公告通知(1) 在系統(tǒng)的主界面“公告通知”下，可以查看已經(jīng)發(fā)過的公告通知，如下圖所示。(2) 點擊“公告通知”名稱，即可查閱公告通知信息，如下圖所示。注：如果需要發(fā)布新的公告通知，在協(xié)同辦公公共事物下點擊“公告通知管理”功能，如下圖所示。(3) 選擇“新建”按鈕，如下圖所示。(4) 點擊部門右邊的“手型圖

5、標”按鈕，可以選擇公告發(fā)布需要查看的科室部門或人員。如下圖所示。(5) 如果部門或人員選擇錯誤可以進行刪除，用戶點擊右邊的部門名稱，然后點擊“刪除”按鈕，如下圖所示。(6) 在重新選擇部門后，點擊“確定”按鈕，在主題框中輸入公告通知的主題內容，如果有附件，可以點擊附件右邊小手進行選擇附件，在界面下方空白處輸入通知內容，如下圖所示。(7) 在所有內容填寫完畢后，點擊“發(fā)送”按鈕即可。這樣相應的部門或人員即可在自己的機器中看到公告，如果是對全體部門和人員進行公告，則只要選擇本單位即可，沒有必要再對全體部門和人員進行選擇。4、常用網(wǎng)址(1) 選擇系統(tǒng)主界面的“常用網(wǎng)址”按鈕，可以根據(jù)自己本人的一些愛

6、好進行個性化設置及常用網(wǎng)址，如下圖所示。(2) 選擇“使用界面皮膚”可以變換不同的界面效果，用戶可嘗試更換系統(tǒng)界面成為自己喜愛的系統(tǒng)界面；請大家在手機號欄目輸入自己的手機號碼，以便下一步手機短信通知功能的開通；請在論壇別名處輸入自己在網(wǎng)上論壇的別名，否則將不能在論壇發(fā)表帖子；在常用網(wǎng)址中設置自己平時經(jīng)常用到的一些網(wǎng)址，設置完畢后選擇“確定”即可，如下圖所示。注：點擊“常用網(wǎng)址”中的任何一個網(wǎng)址，系統(tǒng)都會連接到相應的網(wǎng)站中。5、日程安排(1) 用戶可以點擊“日程安排”按鈕，顯示用戶設置的日程情況，日程安排可添加在不同日期、不同時間內進行日程安排，以提醒用戶；也可記錄每天的會議、工作情況。如下圖所

7、示。(2) 點擊右邊主題下的“點擊此處增加新任務”按鈕可以增加新任務，如下圖所示。(3) 在“主題”文本框中輸入主題名稱，在頁面下方空白處錄入任務信息內容，在截止日期欄和開始日期欄中用戶要選擇該任務要截止和開始的有效日期；用戶如果想有個聲音提醒的話，可以給“提醒”選項框中打上對勾，然后選擇該聲音要播放的日期和時間，最后點擊時間欄后面的方框，選擇你要播放的聲音文件。(4) 用戶將所有項目填寫完畢后，點擊“保存并關閉”按鈕即可完成某一天或某幾天的任務設置。注：“提醒”時間是在該任務開始那天的某一時刻進行提醒。(5) 用戶如果想設置某一時間段之內的計劃，可以在日程安排窗口左方雙擊某一欄，約會窗口即被

8、打開。如下圖所示。注：約會和任務兩項的設置相似，區(qū)別在于：約會是按時間設置即某天某時至某天某時，而任務是某天至某天。“提醒”時間是在該約會事件開始時間的前某一時刻進行提醒。6、公共社區(qū) (1) 點擊系統(tǒng)主界面右方“公共社區(qū)”按鈕，可以查看或發(fā)表帖子，如下圖所示。(2) 直接點擊“公共社區(qū)”可以發(fā)表帖子，如下圖所示。(3) 然后在某個論壇版塊中發(fā)表帖子，如下圖所示。(3) 點擊“發(fā)表新帖子”，內容輸入完畢后選擇“發(fā)表新帖子”按鈕即可。二、公文流轉公文流轉用于處理單位內外部的各種公文信息，利用計算機網(wǎng)絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現(xiàn)公文的標準化、流程化處理。它包括發(fā)文管理、收文登記。1、發(fā)

9、文管理發(fā)文管理主要功能:是在網(wǎng)上完成單位內部和對外公文的起草、審批、核稿、簽發(fā)等處理功能的模塊。流程示意圖如下所示。注：紅線表示已辦理過概述流程圖:具體操作步驟:(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構中的“協(xié)同辦公”、“公文流轉”、“發(fā)文管理”按鈕。如下圖所示。（2）在打開的“發(fā)文管理”窗口中，系統(tǒng)將發(fā)文管理的顯示界面分為詳細與列表兩項（系統(tǒng)默認為列表項），當用戶點擊“開始查詢”按鈕，系統(tǒng)會將所有“發(fā)文”列出。（3）當用戶在“詳細”一項中，點擊“增加”按鈕時，用戶便可以起草一個新的發(fā)文文件， 用戶按照系統(tǒng)中所列項項目如依次填寫，綠色框為必填項，如下圖所示。 如果有附

10、件，點擊“附件”按鈕，找到附件保存路徑將附件粘貼到附件欄里。備注：擬稿人、擬稿日期、公文標題、主送機關、抄送機關由擬稿人填寫。 附件說明、主題詞、秘密等級、緊急程度、份數(shù)、發(fā)文字號、打印人、校對人、印發(fā)日期由辦公室填寫 簽發(fā)、會簽、核稿人、主辦單位在辦理過程中自動生成。（4）在上圖中用戶對信息進行編輯完畢后，點擊“保存”按鈕。再點擊“文稿”按鈕可以查看到系統(tǒng)所配置的文檔模板，如下圖所示。文稿可以用WORD文檔自己編輯，編輯好后點增加可增加到文檔模板里。（5）選擇需要的文檔模板，點擊“確定”按鈕，即可選中所需格式。點擊菜單欄中的“流程”按鈕打開流程圖窗口，如下圖所示。（6）在上圖窗口中，選擇“傳

11、遞”按鈕，選擇要傳遞的部門及人員，如下圖所示。（7）在上圖中點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將提示是否要傳遞給某人，點擊“是”按鈕即可傳遞給某人，點擊“否”按鈕，用戶可以重新選擇要傳遞的人，如下圖所示。注1:(1) 如果有需要辦理的業(yè)務，用戶應在系統(tǒng)主界面右方“待辦業(yè)務”中選擇要辦理的任務，即可打開要辦理的任務窗口，如下圖所示。(2) 在上圖中用戶選擇“流程”按鈕，在彈出的“工作流程”窗口中，點擊“辦理”按鈕，在簽批意見中填寫自己的處理意思，點擊“簽批”按鈕即可完成自己辦理意見工作，如下圖所示。在常用簽批意見里可以填寫常用簽批意見，如下圖：(3) 確認簽批意見后點擊“簽批”按鈕，在繼續(xù)下一步驟，傳遞給其

12、他的辦理人員，選擇下一步工作，確認辦理人員，對于通知辦理人員的方式，用戶有兩種選擇：1、手機短信通知；2、桌面短消息通知。(3) 在確定后再點擊流程圖中的“傳遞”按鈕即可。最后查看業(yè)務流程圖，如下圖所示。注2：擬搞：本單位任何人都可以擬稿，起草的文件對上、下、平級都可以。核稿：部門領導進行審核，簽批審核意見。會簽：協(xié)同辦理此事的別的部門領導簽批意見審稿：由辦公室進行審稿，文件字號，份數(shù)由審稿人填寫，簽發(fā)：由領導簽發(fā)意見定稿：由辦公室秘書或打字員進行定稿，可打印用?。恨k公室主任用印，用印有兩種，電子印和蓋章2、收文登記收文登記主要功能:是在網(wǎng)上完成外單位下發(fā)的文件在本單位內進行簽收、審批、簽發(fā)等

13、處理功能的模塊。流程示意圖如下所示。(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構中的“協(xié)同辦公”、“公文流轉”、“收文登記”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，填寫來文單位、標題、文件字號收文類別、收文字號、秘密等級等項目。注：綠色框為必填項。(3) 填寫完畢后，點擊“保存”按鈕，用戶如果需要增加附件，此時應點擊“附件”按鈕，如下圖所示。(4) 在上圖中，點擊“增加”按鈕，彈出打開對話框，用戶選擇需要增加的文件，點擊“打開”按鈕，如下圖所示。(5) 在附件增加完畢后，點擊“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(6) 在上圖中，點擊“傳遞”按鈕，選擇要傳遞

14、的部門及人員，如下圖所示。(7) 選擇好用戶后，在上圖中點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將提示是否要傳遞給某人，點擊“是”按鈕即可傳遞給某人，點擊“否”按鈕，用戶可以重新選擇要傳遞的人，如下圖所示。(8) 在用戶將該文件傳遞后即可完成收文操作。注：用戶有需要辦理的業(yè)務，操作和“發(fā)文管理”中注1的操作類似。三、公共事務該模塊主要包括：公告通知管理（上述已經(jīng)介紹）、費用申請、用餐申請、購物申請、出車申請、物品領用、物品管理、差旅費報銷、費用報銷、會議管理、近期活動、圖書檔案、車輛管理、檔案管理。1、公告通知管理（上述已經(jīng)介紹）該模塊主要完成新建公告通知、管理已發(fā)布的公告通知，對已發(fā)布的公告通知進行刪除、查閱

15、當前狀態(tài)、重新編輯及用戶查看情況2、費用申請費用申請：購物申請是在網(wǎng)上完成科室費用的初審、審批、批示等處理工作。(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構中的“協(xié)同辦公”、“公共事務”、“費用申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，填寫標題、申請科室、金額等內容（綠色框為必填項）。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關的部門進行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點

16、擊“是”按鈕（該費用申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。3、用餐申請用餐申請是對外地區(qū)、外單位人員來訪用餐的初審、審批、批示等處理工作。(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構中的“協(xié)同辦公”、“公共事務”、“用餐申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，填寫標題、來訪單位、來訪日期、人數(shù)、 用餐標準、來訪事由等內容（綠色框為必填項）。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關的部門進行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所

17、示。(4) 用戶在選擇好相關用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該用餐申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。4、購物申請購物申請在網(wǎng)上完成科室購辦公用品的初審、審批、批示等處理工作。(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構中的“協(xié)同辦公”、“公共事務”、“購物申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，標題，申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫，用戶只需要填寫事由、物品名稱等項目即可。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示

18、。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關的部門進行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該用餐申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。5、出車申請出車申請是部門的相關人員出差或其他事項外出時，需要用車輛的申請工作。(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構中的“協(xié)同辦公”、“公共事務”、“出車申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，標題，申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫，用戶只需

19、要填寫事由、用車時起、車牌照號、用車天數(shù)等項目即可。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關的部門進行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該出車申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。6、物品領用物品領用是個人或者科室因工作需要所要領用辦公用品的申請。(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構中的“協(xié)同辦公”、“公共事務”、“物

20、品領用”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，標題，申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫，用戶只需要填寫事由、物品名稱、數(shù)量等項目即可。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關的部門進行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該物品領用申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶，如下圖所示。7、物品檔案物品檔案是本單位的所有物品的一個電子檔案。(1)

21、用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構中的“協(xié)同辦公”、“公共事務”、“物品檔案”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，用戶需要填寫物品代碼、物品名稱、物品類別、數(shù)量等項目。(3)填寫完畢，點擊“保存”按鈕即可完成該物品的登記信息。注：如果用戶需要刪除某一物品登記登記信息，首先找到該物品信息，然后點擊“刪除”按鈕即可。8、差旅費報銷該模塊主要是指個人或科室人員在外地學習、開會等等所產(chǎn)生的各項費用。(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構中的“協(xié)同辦公”、“公共事務”、“差旅費報銷”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，標題，申請

22、人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫，用戶只需要填寫事由、出差地點、人數(shù)、總金額等項目即可。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關的部門進行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該差旅費報銷申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶，如下圖所示。9、費用報銷該模塊主要是指科室日常消耗等所產(chǎn)生的費用報銷。(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹

23、型結構中的“協(xié)同辦公”、“公共事務”、“費用報銷”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，標題，申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫，用戶只需要填寫標題、事由、總金額等項目即可。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關的部門進行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該費用報銷申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶，如下圖所示。10、會議管理會議管理是用于查詢一段時間或當天會議記錄情況即電子檔案。(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構中的“協(xié)同辦公”、“公共事務”、“會議管理”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，用戶需要填寫編號、會議主題、發(fā)起人、主持人、記錄人、參與者、開始時間、地點等項目。(3)填寫完畢，點擊“保存”按鈕即可完成該會議記錄信息。注：如果用戶需要刪除某一會議記錄信息，首先找到該會議記錄信息，然后點擊“刪除”按鈕即可。11、圖書檔案圖書檔案包括所有通過系統(tǒng)流程記錄的圖書、資料檔案記錄，并提供查詢功能。(1) 用戶進入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結構