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文檔簡介
1、目 錄第一部分 協(xié)同辦公2一、我的工作21、本人業(yè)務(wù)32、我的郵箱43、公告通知64、常用網(wǎng)址95、日程安排106、公共社區(qū)13二、公文流轉(zhuǎn)141、發(fā)文管理142、收文登記21三、公共事務(wù)241、公告通知管理252、費用申請253、用餐申請274、購物申請295、出車申請316、物品領(lǐng)用337、物品檔案358、差旅費報銷369、費用報銷3810、會議管理4011、圖書檔案4112、車輛信息42四、查詢統(tǒng)計421、簽到人員考勤統(tǒng)計432、未簽到人員考勤統(tǒng)計44第一部分 協(xié)同辦公辦公自動化系統(tǒng)著重強化時效概念,可以直觀地對工作人員的事務(wù)處理及工作效率進(jìn)行跟蹤督察,將手工方式的事務(wù)處理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?/p>
2、網(wǎng)絡(luò)化的事前管理、事中控制、事后存檔備查的管理模式,它完全實現(xiàn)瀏覽器(IE6.0)方式,實現(xiàn)一個集成辦公環(huán)境,使工作人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)協(xié)同辦公和知識管理,主要包括以下幾個方面:(1) 建立網(wǎng)絡(luò)通訊系統(tǒng),利用網(wǎng)絡(luò)更方便的進(jìn)行信息傳遞;(2) 實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)自動化,以工作流程管理方式實現(xiàn)收發(fā)文件管理和各種日常業(yè)務(wù)自動流轉(zhuǎn);(3) 建立知識收集平臺,分類收集信息,整理信息;(4) 提供個人工作助手,提高個人工作效率;(5) 日常辦公事務(wù)的自動化管理,減輕人員工作壓力;(6) 資料檔案的存放、閱讀的共享功能,體現(xiàn)無紙化辦公的特點;(7) 以事務(wù)處理、信息服務(wù)、決策支持為基本內(nèi)容,在完善辦公自動化業(yè)務(wù)信
3、息流轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)上,加強信息交互功能。功能介紹一、我的工作我的工作主要包括:本人(我的)業(yè)務(wù)、我的郵箱、日程安排等幾個功能模塊。1、本人業(yè)務(wù)用戶進(jìn)入系統(tǒng)后能夠看到的自己待辦理的業(yè)務(wù)信息情況,例如:網(wǎng)上考勤(簽到、簽退、出差)、公告通知、郵件信息等提示,如下圖所示:(1) 用戶點擊界面左邊樹型結(jié)構(gòu)中的“我的業(yè)務(wù)”,系統(tǒng)將顯示待辦業(yè)務(wù)界面,待辦理業(yè)務(wù)數(shù)量會以列表、數(shù)據(jù)、圖形三種方式顯示,如下圖所示:(2) 選擇列表或者圖形方式,可將顯示數(shù)據(jù)保存到本機內(nèi),點擊打印按鈕可對數(shù)據(jù)進(jìn)行打印。2、我的郵箱(1) 用戶點擊“我的郵箱”或者系統(tǒng)界面右邊的“郵件消息”按鈕,將顯示個人郵件情況如:新郵件、收件箱、發(fā)件箱
4、、草稿箱、寫郵件等。如下圖所示:(2) 點擊“新郵件”按鈕可以查看新收到的郵件,如下圖所示。(3) 在上圖中選中郵件,點擊附件右邊的兩個按鈕即可打開(點擊文件名)或者保存附件(點擊“下載”按鈕)。如下圖所示。郵件存貯后,系統(tǒng)將提示是否打開郵件,可根據(jù)需要立即打開郵件進(jìn)行查閱或事后進(jìn)行查閱。3、公告通知(1) 在系統(tǒng)的主界面“公告通知”下,可以查看已經(jīng)發(fā)過的公告通知,如下圖所示。(2) 點擊“公告通知”名稱,即可查閱公告通知信息,如下圖所示。注:如果需要發(fā)布新的公告通知,在協(xié)同辦公公共事物下點擊“公告通知管理”功能,如下圖所示。(3) 選擇“新建”按鈕,如下圖所示。(4) 點擊部門右邊的“手型圖
5、標(biāo)”按鈕,可以選擇公告發(fā)布需要查看的科室部門或人員。如下圖所示。(5) 如果部門或人員選擇錯誤可以進(jìn)行刪除,用戶點擊右邊的部門名稱,然后點擊“刪除”按鈕,如下圖所示。(6) 在重新選擇部門后,點擊“確定”按鈕,在主題框中輸入公告通知的主題內(nèi)容,如果有附件,可以點擊附件右邊小手進(jìn)行選擇附件,在界面下方空白處輸入通知內(nèi)容,如下圖所示。(7) 在所有內(nèi)容填寫完畢后,點擊“發(fā)送”按鈕即可。這樣相應(yīng)的部門或人員即可在自己的機器中看到公告,如果是對全體部門和人員進(jìn)行公告,則只要選擇本單位即可,沒有必要再對全體部門和人員進(jìn)行選擇。4、常用網(wǎng)址(1) 選擇系統(tǒng)主界面的“常用網(wǎng)址”按鈕,可以根據(jù)自己本人的一些愛
6、好進(jìn)行個性化設(shè)置及常用網(wǎng)址,如下圖所示。(2) 選擇“使用界面皮膚”可以變換不同的界面效果,用戶可嘗試更換系統(tǒng)界面成為自己喜愛的系統(tǒng)界面;請大家在手機號欄目輸入自己的手機號碼,以便下一步手機短信通知功能的開通;請在論壇別名處輸入自己在網(wǎng)上論壇的別名,否則將不能在論壇發(fā)表帖子;在常用網(wǎng)址中設(shè)置自己平時經(jīng)常用到的一些網(wǎng)址,設(shè)置完畢后選擇“確定”即可,如下圖所示。注:點擊“常用網(wǎng)址”中的任何一個網(wǎng)址,系統(tǒng)都會連接到相應(yīng)的網(wǎng)站中。5、日程安排(1) 用戶可以點擊“日程安排”按鈕,顯示用戶設(shè)置的日程情況,日程安排可添加在不同日期、不同時間內(nèi)進(jìn)行日程安排,以提醒用戶;也可記錄每天的會議、工作情況。如下圖所
7、示。(2) 點擊右邊主題下的“點擊此處增加新任務(wù)”按鈕可以增加新任務(wù),如下圖所示。(3) 在“主題”文本框中輸入主題名稱,在頁面下方空白處錄入任務(wù)信息內(nèi)容,在截止日期欄和開始日期欄中用戶要選擇該任務(wù)要截止和開始的有效日期;用戶如果想有個聲音提醒的話,可以給“提醒”選項框中打上對勾,然后選擇該聲音要播放的日期和時間,最后點擊時間欄后面的方框,選擇你要播放的聲音文件。(4) 用戶將所有項目填寫完畢后,點擊“保存并關(guān)閉”按鈕即可完成某一天或某幾天的任務(wù)設(shè)置。注:“提醒”時間是在該任務(wù)開始那天的某一時刻進(jìn)行提醒。(5) 用戶如果想設(shè)置某一時間段之內(nèi)的計劃,可以在日程安排窗口左方雙擊某一欄,約會窗口即被
8、打開。如下圖所示。注:約會和任務(wù)兩項的設(shè)置相似,區(qū)別在于:約會是按時間設(shè)置即某天某時至某天某時,而任務(wù)是某天至某天?!疤嵝选睍r間是在該約會事件開始時間的前某一時刻進(jìn)行提醒。6、公共社區(qū) (1) 點擊系統(tǒng)主界面右方“公共社區(qū)”按鈕,可以查看或發(fā)表帖子,如下圖所示。(2) 直接點擊“公共社區(qū)”可以發(fā)表帖子,如下圖所示。(3) 然后在某個論壇版塊中發(fā)表帖子,如下圖所示。(3) 點擊“發(fā)表新帖子”,內(nèi)容輸入完畢后選擇“發(fā)表新帖子”按鈕即可。二、公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)用于處理單位內(nèi)外部的各種公文信息,利用計算機網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計算機控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實現(xiàn)公文的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化處理。它包括發(fā)文管理、收文登記。1、發(fā)
9、文管理發(fā)文管理主要功能:是在網(wǎng)上完成單位內(nèi)部和對外公文的起草、審批、核稿、簽發(fā)等處理功能的模塊。流程示意圖如下所示。注:紅線表示已辦理過概述流程圖:具體操作步驟:(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公文流轉(zhuǎn)”、“發(fā)文管理”按鈕。如下圖所示。(2)在打開的“發(fā)文管理”窗口中,系統(tǒng)將發(fā)文管理的顯示界面分為詳細(xì)與列表兩項(系統(tǒng)默認(rèn)為列表項),當(dāng)用戶點擊“開始查詢”按鈕,系統(tǒng)會將所有“發(fā)文”列出。(3)當(dāng)用戶在“詳細(xì)”一項中,點擊“增加”按鈕時,用戶便可以起草一個新的發(fā)文文件, 用戶按照系統(tǒng)中所列項項目如依次填寫,綠色框為必填項,如下圖所示。 如果有附
10、件,點擊“附件”按鈕,找到附件保存路徑將附件粘貼到附件欄里。備注:擬稿人、擬稿日期、公文標(biāo)題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)由擬稿人填寫。 附件說明、主題詞、秘密等級、緊急程度、份數(shù)、發(fā)文字號、打印人、校對人、印發(fā)日期由辦公室填寫 簽發(fā)、會簽、核稿人、主辦單位在辦理過程中自動生成。(4)在上圖中用戶對信息進(jìn)行編輯完畢后,點擊“保存”按鈕。再點擊“文稿”按鈕可以查看到系統(tǒng)所配置的文檔模板,如下圖所示。文稿可以用WORD文檔自己編輯,編輯好后點增加可增加到文檔模板里。(5)選擇需要的文檔模板,點擊“確定”按鈕,即可選中所需格式。點擊菜單欄中的“流程”按鈕打開流程圖窗口,如下圖所示。(6)在上圖窗口中,選擇“傳
11、遞”按鈕,選擇要傳遞的部門及人員,如下圖所示。(7)在上圖中點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)將提示是否要傳遞給某人,點擊“是”按鈕即可傳遞給某人,點擊“否”按鈕,用戶可以重新選擇要傳遞的人,如下圖所示。注1:(1) 如果有需要辦理的業(yè)務(wù),用戶應(yīng)在系統(tǒng)主界面右方“待辦業(yè)務(wù)”中選擇要辦理的任務(wù),即可打開要辦理的任務(wù)窗口,如下圖所示。(2) 在上圖中用戶選擇“流程”按鈕,在彈出的“工作流程”窗口中,點擊“辦理”按鈕,在簽批意見中填寫自己的處理意思,點擊“簽批”按鈕即可完成自己辦理意見工作,如下圖所示。在常用簽批意見里可以填寫常用簽批意見,如下圖:(3) 確認(rèn)簽批意見后點擊“簽批”按鈕,在繼續(xù)下一步驟,傳遞給其
12、他的辦理人員,選擇下一步工作,確認(rèn)辦理人員,對于通知辦理人員的方式,用戶有兩種選擇:1、手機短信通知;2、桌面短消息通知。(3) 在確定后再點擊流程圖中的“傳遞”按鈕即可。最后查看業(yè)務(wù)流程圖,如下圖所示。注2:擬搞:本單位任何人都可以擬稿,起草的文件對上、下、平級都可以。核稿:部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核,簽批審核意見。會簽:協(xié)同辦理此事的別的部門領(lǐng)導(dǎo)簽批意見審稿:由辦公室進(jìn)行審稿,文件字號,份數(shù)由審稿人填寫,簽發(fā):由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見定稿:由辦公室秘書或打字員進(jìn)行定稿,可打印用?。恨k公室主任用印,用印有兩種,電子印和蓋章2、收文登記收文登記主要功能:是在網(wǎng)上完成外單位下發(fā)的文件在本單位內(nèi)進(jìn)行簽收、審批、簽發(fā)等
13、處理功能的模塊。流程示意圖如下所示。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公文流轉(zhuǎn)”、“收文登記”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕,填寫來文單位、標(biāo)題、文件字號收文類別、收文字號、秘密等級等項目。注:綠色框為必填項。(3) 填寫完畢后,點擊“保存”按鈕,用戶如果需要增加附件,此時應(yīng)點擊“附件”按鈕,如下圖所示。(4) 在上圖中,點擊“增加”按鈕,彈出打開對話框,用戶選擇需要增加的文件,點擊“打開”按鈕,如下圖所示。(5) 在附件增加完畢后,點擊“流程”按鈕,彈出工作流程窗口,如下圖所示。(6) 在上圖中,點擊“傳遞”按鈕,選擇要傳遞
14、的部門及人員,如下圖所示。(7) 選擇好用戶后,在上圖中點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)將提示是否要傳遞給某人,點擊“是”按鈕即可傳遞給某人,點擊“否”按鈕,用戶可以重新選擇要傳遞的人,如下圖所示。(8) 在用戶將該文件傳遞后即可完成收文操作。注:用戶有需要辦理的業(yè)務(wù),操作和“發(fā)文管理”中注1的操作類似。三、公共事務(wù)該模塊主要包括:公告通知管理(上述已經(jīng)介紹)、費用申請、用餐申請、購物申請、出車申請、物品領(lǐng)用、物品管理、差旅費報銷、費用報銷、會議管理、近期活動、圖書檔案、車輛管理、檔案管理。1、公告通知管理(上述已經(jīng)介紹)該模塊主要完成新建公告通知、管理已發(fā)布的公告通知,對已發(fā)布的公告通知進(jìn)行刪除、查閱
15、當(dāng)前狀態(tài)、重新編輯及用戶查看情況2、費用申請費用申請:購物申請是在網(wǎng)上完成科室費用的初審、審批、批示等處理工作。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“費用申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕,填寫標(biāo)題、申請科室、金額等內(nèi)容(綠色框為必填項)。填寫完畢后,選擇“保存”按鈕,再選擇“流程”按鈕,彈出工作流程窗口,如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路,要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核,點擊“傳遞”按鈕,彈出用戶選擇窗口,如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后,點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)會給出提示:是否要傳遞給某人,如果是則點
16、擊“是”按鈕(該費用申請即可完成),如果不是則點擊“否”按鈕,需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。3、用餐申請用餐申請是對外地區(qū)、外單位人員來訪用餐的初審、審批、批示等處理工作。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“用餐申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕,填寫標(biāo)題、來訪單位、來訪日期、人數(shù)、 用餐標(biāo)準(zhǔn)、來訪事由等內(nèi)容(綠色框為必填項)。填寫完畢后,選擇“保存”按鈕,再選擇“流程”按鈕,彈出工作流程窗口,如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路,要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核,點擊“傳遞”按鈕,彈出用戶選擇窗口,如下圖所
17、示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后,點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)會給出提示:是否要傳遞給某人,如果是則點擊“是”按鈕(該用餐申請即可完成),如果不是則點擊“否”按鈕,需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。4、購物申請購物申請在網(wǎng)上完成科室購辦公用品的初審、審批、批示等處理工作。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“購物申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕,標(biāo)題,申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫,用戶只需要填寫事由、物品名稱等項目即可。填寫完畢后,選擇“保存”按鈕,再選擇“流程”按鈕,彈出工作流程窗口,如下圖所示
18、。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路,要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核,點擊“傳遞”按鈕,彈出用戶選擇窗口,如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后,點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)會給出提示:是否要傳遞給某人,如果是則點擊“是”按鈕(該用餐申請即可完成),如果不是則點擊“否”按鈕,需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。5、出車申請出車申請是部門的相關(guān)人員出差或其他事項外出時,需要用車輛的申請工作。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“出車申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕,標(biāo)題,申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫,用戶只需
19、要填寫事由、用車時起、車牌照號、用車天數(shù)等項目即可。填寫完畢后,選擇“保存”按鈕,再選擇“流程”按鈕,彈出工作流程窗口,如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路,要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核,點擊“傳遞”按鈕,彈出用戶選擇窗口,如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后,點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)會給出提示:是否要傳遞給某人,如果是則點擊“是”按鈕(該出車申請即可完成),如果不是則點擊“否”按鈕,需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。6、物品領(lǐng)用物品領(lǐng)用是個人或者科室因工作需要所要領(lǐng)用辦公用品的申請。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“物
20、品領(lǐng)用”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕,標(biāo)題,申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫,用戶只需要填寫事由、物品名稱、數(shù)量等項目即可。填寫完畢后,選擇“保存”按鈕,再選擇“流程”按鈕,彈出工作流程窗口,如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路,要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核,點擊“傳遞”按鈕,彈出用戶選擇窗口,如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后,點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)會給出提示:是否要傳遞給某人,如果是則點擊“是”按鈕(該物品領(lǐng)用申請即可完成),如果不是則點擊“否”按鈕,需要用戶重新選擇新用戶,如下圖所示。7、物品檔案物品檔案是本單位的所有物品的一個電子檔案。(1)
21、用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“物品檔案”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕,用戶需要填寫物品代碼、物品名稱、物品類別、數(shù)量等項目。(3)填寫完畢,點擊“保存”按鈕即可完成該物品的登記信息。注:如果用戶需要刪除某一物品登記登記信息,首先找到該物品信息,然后點擊“刪除”按鈕即可。8、差旅費報銷該模塊主要是指個人或科室人員在外地學(xué)習(xí)、開會等等所產(chǎn)生的各項費用。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“差旅費報銷”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕,標(biāo)題,申請
22、人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫,用戶只需要填寫事由、出差地點、人數(shù)、總金額等項目即可。填寫完畢后,選擇“保存”按鈕,再選擇“流程”按鈕,彈出工作流程窗口,如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路,要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核,點擊“傳遞”按鈕,彈出用戶選擇窗口,如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后,點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)會給出提示:是否要傳遞給某人,如果是則點擊“是”按鈕(該差旅費報銷申請即可完成),如果不是則點擊“否”按鈕,需要用戶重新選擇新用戶,如下圖所示。9、費用報銷該模塊主要是指科室日常消耗等所產(chǎn)生的費用報銷。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹
23、型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“費用報銷”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕,標(biāo)題,申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫,用戶只需要填寫標(biāo)題、事由、總金額等項目即可。填寫完畢后,選擇“保存”按鈕,再選擇“流程”按鈕,彈出工作流程窗口,如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路,要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核,點擊“傳遞”按鈕,彈出用戶選擇窗口,如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后,點擊“確定”按鈕,系統(tǒng)會給出提示:是否要傳遞給某人,如果是則點擊“是”按鈕(該費用報銷申請即可完成),如果不是則點擊“否”按鈕,需要用戶重新選擇新用戶,如下圖所示。10、會議管理會議管理是用于查詢一段時間或當(dāng)天會議記錄情況即電子檔案。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“會議管理”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕,用戶需要填寫編號、會議主題、發(fā)起人、主持人、記錄人、參與者、開始時間、地點等項目。(3)填寫完畢,點擊“保存”按鈕即可完成該會議記錄信息。注:如果用戶需要刪除某一會議記錄信息,首先找到該會議記錄信息,然后點擊“刪除”按鈕即可。11、圖書檔案圖書檔案包括所有通過系統(tǒng)流程記錄的圖書、資料檔案記錄,并提供查詢功能。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后,依次點擊樹型結(jié)構(gòu)
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