辦公自動化說明文檔

1、目 錄第一部分 協(xié)同辦公2一、我的工作21、本人業(yè)務(wù)32、我的郵箱43、公告通知64、常用網(wǎng)址95、日程安排106、公共社區(qū)13二、公文流轉(zhuǎn)141、發(fā)文管理142、收文登記21三、公共事務(wù)241、公告通知管理252、費用申請253、用餐申請274、購物申請295、出車申請316、物品領(lǐng)用337、物品檔案358、差旅費報銷369、費用報銷3810、會議管理4011、圖書檔案4112、車輛信息42四、查詢統(tǒng)計421、簽到人員考勤統(tǒng)計432、未簽到人員考勤統(tǒng)計44第一部分 協(xié)同辦公辦公自動化系統(tǒng)著重強化時效概念，可以直觀地對工作人員的事務(wù)處理及工作效率進(jìn)行跟蹤督察，將手工方式的事務(wù)處理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?/p>

2、網(wǎng)絡(luò)化的事前管理、事中控制、事后存檔備查的管理模式，它完全實現(xiàn)瀏覽器（IE6.0）方式，實現(xiàn)一個集成辦公環(huán)境，使工作人員能夠利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)協(xié)同辦公和知識管理，主要包括以下幾個方面：(1) 建立網(wǎng)絡(luò)通訊系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)更方便的進(jìn)行信息傳遞；(2) 實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)自動化，以工作流程管理方式實現(xiàn)收發(fā)文件管理和各種日常業(yè)務(wù)自動流轉(zhuǎn)；(3) 建立知識收集平臺，分類收集信息，整理信息；(4) 提供個人工作助手，提高個人工作效率；(5) 日常辦公事務(wù)的自動化管理，減輕人員工作壓力；(6) 資料檔案的存放、閱讀的共享功能，體現(xiàn)無紙化辦公的特點；(7) 以事務(wù)處理、信息服務(wù)、決策支持為基本內(nèi)容，在完善辦公自動化業(yè)務(wù)信

3、息流轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)上，加強信息交互功能。功能介紹一、我的工作我的工作主要包括：本人（我的）業(yè)務(wù)、我的郵箱、日程安排等幾個功能模塊。1、本人業(yè)務(wù)用戶進(jìn)入系統(tǒng)后能夠看到的自己待辦理的業(yè)務(wù)信息情況，例如：網(wǎng)上考勤（簽到、簽退、出差）、公告通知、郵件信息等提示，如下圖所示：(1) 用戶點擊界面左邊樹型結(jié)構(gòu)中的“我的業(yè)務(wù)”，系統(tǒng)將顯示待辦業(yè)務(wù)界面，待辦理業(yè)務(wù)數(shù)量會以列表、數(shù)據(jù)、圖形三種方式顯示，如下圖所示：(2) 選擇列表或者圖形方式，可將顯示數(shù)據(jù)保存到本機內(nèi)，點擊打印按鈕可對數(shù)據(jù)進(jìn)行打印。2、我的郵箱(1) 用戶點擊“我的郵箱”或者系統(tǒng)界面右邊的“郵件消息”按鈕，將顯示個人郵件情況如：新郵件、收件箱、發(fā)件箱

4、、草稿箱、寫郵件等。如下圖所示：(2) 點擊“新郵件”按鈕可以查看新收到的郵件，如下圖所示。(3) 在上圖中選中郵件，點擊附件右邊的兩個按鈕即可打開（點擊文件名）或者保存附件（點擊“下載”按鈕）。如下圖所示。郵件存貯后，系統(tǒng)將提示是否打開郵件，可根據(jù)需要立即打開郵件進(jìn)行查閱或事后進(jìn)行查閱。3、公告通知(1) 在系統(tǒng)的主界面“公告通知”下，可以查看已經(jīng)發(fā)過的公告通知，如下圖所示。(2) 點擊“公告通知”名稱，即可查閱公告通知信息，如下圖所示。注：如果需要發(fā)布新的公告通知，在協(xié)同辦公公共事物下點擊“公告通知管理”功能，如下圖所示。(3) 選擇“新建”按鈕，如下圖所示。(4) 點擊部門右邊的“手型圖

5、標(biāo)”按鈕，可以選擇公告發(fā)布需要查看的科室部門或人員。如下圖所示。(5) 如果部門或人員選擇錯誤可以進(jìn)行刪除，用戶點擊右邊的部門名稱，然后點擊“刪除”按鈕，如下圖所示。(6) 在重新選擇部門后，點擊“確定”按鈕，在主題框中輸入公告通知的主題內(nèi)容，如果有附件，可以點擊附件右邊小手進(jìn)行選擇附件，在界面下方空白處輸入通知內(nèi)容，如下圖所示。(7) 在所有內(nèi)容填寫完畢后，點擊“發(fā)送”按鈕即可。這樣相應(yīng)的部門或人員即可在自己的機器中看到公告，如果是對全體部門和人員進(jìn)行公告，則只要選擇本單位即可，沒有必要再對全體部門和人員進(jìn)行選擇。4、常用網(wǎng)址(1) 選擇系統(tǒng)主界面的“常用網(wǎng)址”按鈕，可以根據(jù)自己本人的一些愛

6、好進(jìn)行個性化設(shè)置及常用網(wǎng)址，如下圖所示。(2) 選擇“使用界面皮膚”可以變換不同的界面效果，用戶可嘗試更換系統(tǒng)界面成為自己喜愛的系統(tǒng)界面；請大家在手機號欄目輸入自己的手機號碼，以便下一步手機短信通知功能的開通；請在論壇別名處輸入自己在網(wǎng)上論壇的別名，否則將不能在論壇發(fā)表帖子；在常用網(wǎng)址中設(shè)置自己平時經(jīng)常用到的一些網(wǎng)址，設(shè)置完畢后選擇“確定”即可，如下圖所示。注：點擊“常用網(wǎng)址”中的任何一個網(wǎng)址，系統(tǒng)都會連接到相應(yīng)的網(wǎng)站中。5、日程安排(1) 用戶可以點擊“日程安排”按鈕，顯示用戶設(shè)置的日程情況，日程安排可添加在不同日期、不同時間內(nèi)進(jìn)行日程安排，以提醒用戶；也可記錄每天的會議、工作情況。如下圖所

7、示。(2) 點擊右邊主題下的“點擊此處增加新任務(wù)”按鈕可以增加新任務(wù)，如下圖所示。(3) 在“主題”文本框中輸入主題名稱，在頁面下方空白處錄入任務(wù)信息內(nèi)容，在截止日期欄和開始日期欄中用戶要選擇該任務(wù)要截止和開始的有效日期；用戶如果想有個聲音提醒的話，可以給“提醒”選項框中打上對勾，然后選擇該聲音要播放的日期和時間，最后點擊時間欄后面的方框，選擇你要播放的聲音文件。(4) 用戶將所有項目填寫完畢后，點擊“保存并關(guān)閉”按鈕即可完成某一天或某幾天的任務(wù)設(shè)置。注：“提醒”時間是在該任務(wù)開始那天的某一時刻進(jìn)行提醒。(5) 用戶如果想設(shè)置某一時間段之內(nèi)的計劃，可以在日程安排窗口左方雙擊某一欄，約會窗口即被

8、打開。如下圖所示。注：約會和任務(wù)兩項的設(shè)置相似，區(qū)別在于：約會是按時間設(shè)置即某天某時至某天某時，而任務(wù)是某天至某天?！疤嵝选睍r間是在該約會事件開始時間的前某一時刻進(jìn)行提醒。6、公共社區(qū) (1) 點擊系統(tǒng)主界面右方“公共社區(qū)”按鈕，可以查看或發(fā)表帖子，如下圖所示。(2) 直接點擊“公共社區(qū)”可以發(fā)表帖子，如下圖所示。(3) 然后在某個論壇版塊中發(fā)表帖子，如下圖所示。(3) 點擊“發(fā)表新帖子”，內(nèi)容輸入完畢后選擇“發(fā)表新帖子”按鈕即可。二、公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)用于處理單位內(nèi)外部的各種公文信息，利用計算機網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計算機控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實現(xiàn)公文的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化處理。它包括發(fā)文管理、收文登記。1、發(fā)

9、文管理發(fā)文管理主要功能:是在網(wǎng)上完成單位內(nèi)部和對外公文的起草、審批、核稿、簽發(fā)等處理功能的模塊。流程示意圖如下所示。注：紅線表示已辦理過概述流程圖:具體操作步驟:(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公文流轉(zhuǎn)”、“發(fā)文管理”按鈕。如下圖所示。（2）在打開的“發(fā)文管理”窗口中，系統(tǒng)將發(fā)文管理的顯示界面分為詳細(xì)與列表兩項（系統(tǒng)默認(rèn)為列表項），當(dāng)用戶點擊“開始查詢”按鈕，系統(tǒng)會將所有“發(fā)文”列出。（3）當(dāng)用戶在“詳細(xì)”一項中，點擊“增加”按鈕時，用戶便可以起草一個新的發(fā)文文件， 用戶按照系統(tǒng)中所列項項目如依次填寫，綠色框為必填項，如下圖所示。 如果有附

10、件，點擊“附件”按鈕，找到附件保存路徑將附件粘貼到附件欄里。備注：擬稿人、擬稿日期、公文標(biāo)題、主送機關(guān)、抄送機關(guān)由擬稿人填寫。 附件說明、主題詞、秘密等級、緊急程度、份數(shù)、發(fā)文字號、打印人、校對人、印發(fā)日期由辦公室填寫 簽發(fā)、會簽、核稿人、主辦單位在辦理過程中自動生成。（4）在上圖中用戶對信息進(jìn)行編輯完畢后，點擊“保存”按鈕。再點擊“文稿”按鈕可以查看到系統(tǒng)所配置的文檔模板，如下圖所示。文稿可以用WORD文檔自己編輯，編輯好后點增加可增加到文檔模板里。（5）選擇需要的文檔模板，點擊“確定”按鈕，即可選中所需格式。點擊菜單欄中的“流程”按鈕打開流程圖窗口，如下圖所示。（6）在上圖窗口中，選擇“傳

11、遞”按鈕，選擇要傳遞的部門及人員，如下圖所示。（7）在上圖中點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將提示是否要傳遞給某人，點擊“是”按鈕即可傳遞給某人，點擊“否”按鈕，用戶可以重新選擇要傳遞的人，如下圖所示。注1:(1) 如果有需要辦理的業(yè)務(wù)，用戶應(yīng)在系統(tǒng)主界面右方“待辦業(yè)務(wù)”中選擇要辦理的任務(wù)，即可打開要辦理的任務(wù)窗口，如下圖所示。(2) 在上圖中用戶選擇“流程”按鈕，在彈出的“工作流程”窗口中，點擊“辦理”按鈕，在簽批意見中填寫自己的處理意思，點擊“簽批”按鈕即可完成自己辦理意見工作，如下圖所示。在常用簽批意見里可以填寫常用簽批意見，如下圖：(3) 確認(rèn)簽批意見后點擊“簽批”按鈕，在繼續(xù)下一步驟，傳遞給其

12、他的辦理人員，選擇下一步工作，確認(rèn)辦理人員，對于通知辦理人員的方式，用戶有兩種選擇：1、手機短信通知；2、桌面短消息通知。(3) 在確定后再點擊流程圖中的“傳遞”按鈕即可。最后查看業(yè)務(wù)流程圖，如下圖所示。注2：擬搞：本單位任何人都可以擬稿，起草的文件對上、下、平級都可以。核稿：部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，簽批審核意見。會簽：協(xié)同辦理此事的別的部門領(lǐng)導(dǎo)簽批意見審稿：由辦公室進(jìn)行審稿，文件字號，份數(shù)由審稿人填寫，簽發(fā)：由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見定稿：由辦公室秘書或打字員進(jìn)行定稿，可打印用?。恨k公室主任用印，用印有兩種，電子印和蓋章2、收文登記收文登記主要功能:是在網(wǎng)上完成外單位下發(fā)的文件在本單位內(nèi)進(jìn)行簽收、審批、簽發(fā)等

13、處理功能的模塊。流程示意圖如下所示。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公文流轉(zhuǎn)”、“收文登記”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，填寫來文單位、標(biāo)題、文件字號收文類別、收文字號、秘密等級等項目。注：綠色框為必填項。(3) 填寫完畢后，點擊“保存”按鈕，用戶如果需要增加附件，此時應(yīng)點擊“附件”按鈕，如下圖所示。(4) 在上圖中，點擊“增加”按鈕，彈出打開對話框，用戶選擇需要增加的文件，點擊“打開”按鈕，如下圖所示。(5) 在附件增加完畢后，點擊“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(6) 在上圖中，點擊“傳遞”按鈕，選擇要傳遞

14、的部門及人員，如下圖所示。(7) 選擇好用戶后，在上圖中點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將提示是否要傳遞給某人，點擊“是”按鈕即可傳遞給某人，點擊“否”按鈕，用戶可以重新選擇要傳遞的人，如下圖所示。(8) 在用戶將該文件傳遞后即可完成收文操作。注：用戶有需要辦理的業(yè)務(wù)，操作和“發(fā)文管理”中注1的操作類似。三、公共事務(wù)該模塊主要包括：公告通知管理（上述已經(jīng)介紹）、費用申請、用餐申請、購物申請、出車申請、物品領(lǐng)用、物品管理、差旅費報銷、費用報銷、會議管理、近期活動、圖書檔案、車輛管理、檔案管理。1、公告通知管理（上述已經(jīng)介紹）該模塊主要完成新建公告通知、管理已發(fā)布的公告通知，對已發(fā)布的公告通知進(jìn)行刪除、查閱

15、當(dāng)前狀態(tài)、重新編輯及用戶查看情況2、費用申請費用申請：購物申請是在網(wǎng)上完成科室費用的初審、審批、批示等處理工作。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“費用申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，填寫標(biāo)題、申請科室、金額等內(nèi)容（綠色框為必填項）。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點

16、擊“是”按鈕（該費用申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。3、用餐申請用餐申請是對外地區(qū)、外單位人員來訪用餐的初審、審批、批示等處理工作。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“用餐申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，填寫標(biāo)題、來訪單位、來訪日期、人數(shù)、 用餐標(biāo)準(zhǔn)、來訪事由等內(nèi)容（綠色框為必填項）。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所

17、示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該用餐申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。4、購物申請購物申請在網(wǎng)上完成科室購辦公用品的初審、審批、批示等處理工作。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“購物申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，標(biāo)題，申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫，用戶只需要填寫事由、物品名稱等項目即可。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示

18、。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該用餐申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。5、出車申請出車申請是部門的相關(guān)人員出差或其他事項外出時，需要用車輛的申請工作。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“出車申請”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，標(biāo)題，申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫，用戶只需

19、要填寫事由、用車時起、車牌照號、用車天數(shù)等項目即可。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該出車申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶。如下圖所示。6、物品領(lǐng)用物品領(lǐng)用是個人或者科室因工作需要所要領(lǐng)用辦公用品的申請。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“物

20、品領(lǐng)用”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，標(biāo)題，申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫，用戶只需要填寫事由、物品名稱、數(shù)量等項目即可。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該物品領(lǐng)用申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶，如下圖所示。7、物品檔案物品檔案是本單位的所有物品的一個電子檔案。(1)

21、用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“物品檔案”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，用戶需要填寫物品代碼、物品名稱、物品類別、數(shù)量等項目。(3)填寫完畢，點擊“保存”按鈕即可完成該物品的登記信息。注：如果用戶需要刪除某一物品登記登記信息，首先找到該物品信息，然后點擊“刪除”按鈕即可。8、差旅費報銷該模塊主要是指個人或科室人員在外地學(xué)習(xí)、開會等等所產(chǎn)生的各項費用。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“差旅費報銷”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，標(biāo)題，申請

22、人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫，用戶只需要填寫事由、出差地點、人數(shù)、總金額等項目即可。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該差旅費報銷申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶，如下圖所示。9、費用報銷該模塊主要是指科室日常消耗等所產(chǎn)生的費用報銷。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹

23、型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“費用報銷”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，標(biāo)題，申請人、申請部門、申請日期系統(tǒng)自動生成不需填寫，用戶只需要填寫標(biāo)題、事由、總金額等項目即可。填寫完畢后，選擇“保存”按鈕，再選擇“流程”按鈕，彈出工作流程窗口，如下圖所示。(3) 用戶根據(jù)流程圖中的線路，要選擇相關(guān)的部門進(jìn)行審核，點擊“傳遞”按鈕，彈出用戶選擇窗口，如下圖所示。(4) 用戶在選擇好相關(guān)用戶后，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會給出提示：是否要傳遞給某人，如果是則點擊“是”按鈕（該費用報銷申請即可完成），如果不是則點擊“否”按鈕，需要用戶重新選擇新用戶，如下圖所示。10、會議管理會議管理是用于查詢一段時間或當(dāng)天會議記錄情況即電子檔案。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)中的“協(xié)同辦公”、“公共事務(wù)”、“會議管理”按鈕。如下圖所示。(2) 用戶點擊“增加”按鈕，用戶需要填寫編號、會議主題、發(fā)起人、主持人、記錄人、參與者、開始時間、地點等項目。(3)填寫完畢，點擊“保存”按鈕即可完成該會議記錄信息。注：如果用戶需要刪除某一會議記錄信息，首先找到該會議記錄信息，然后點擊“刪除”按鈕即可。11、圖書檔案圖書檔案包括所有通過系統(tǒng)流程記錄的圖書、資料檔案記錄，并提供查詢功能。(1) 用戶進(jìn)入“安徽省道路運輸管理信息系統(tǒng)”后，依次點擊樹型結(jié)構(gòu)