會員卡管理制度

1、.食品有限公司會員卡管理制度（第二稿）第一章 總則第一條.為了規(guī)范會員卡管理行為，保證公司長期穩(wěn)定有序發(fā)展，結(jié)合公司實際，制定本管理制度。 第二條.會員卡管理的目標(biāo)是實現(xiàn)企業(yè)效益最大化，保障財產(chǎn)安全與持續(xù)經(jīng)營，增強市場競爭力。有效利用企業(yè)資產(chǎn)，提高經(jīng)濟效益。 第二章 會員卡管理第三條.會員卡卡類管理會員卡按用途分類管理：1.普通會員卡：具備積分、充值、消費功能，享受公司為會員設(shè)計的各項優(yōu)惠服務(wù)。2.禮品卡：不具備積分功能.且無會員信息。不享受公司為普通會員卡設(shè)計的各項優(yōu)惠服務(wù)。應(yīng)與普通會員卡嚴(yán)格區(qū)分，不得混合使用。應(yīng)設(shè)置有效期,卡內(nèi)余額為零時，應(yīng)由門店回收上交資金部。由資金部集中將回收卡報送客

2、服部統(tǒng)一銷毀，并注銷禮品卡卡號及使用功能?？偛考案鞣止镜亩Y品卡應(yīng)使用同一類型的卡。3.特定卡：原則上不使用，特殊情況需要啟用時，由需求部門提出報告，申請需求數(shù)量、優(yōu)惠方式及折扣比例。報營運中心、財務(wù)中心及總經(jīng)理認(rèn)可同意，信息部方可開通特定卡的使用功能。第四條.會員卡使用范圍以完備的設(shè)施和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為依托，為會員提供一種全新的購物體驗，滿足會員在購物前充值需求、刷卡購物享受積分優(yōu)惠，享受公司為廣大會員客戶量身訂制的各種產(chǎn)品折扣優(yōu)惠，以及積分轉(zhuǎn)換電子券優(yōu)惠服務(wù)；并通過不定期舉辦一系列促銷活動，為會員節(jié)省每一分錢。會員卡面向顧客，用于顧客充值、消費、享受公司對顧客的各項優(yōu)惠活動。經(jīng)銷商原則上禁止使

3、用普通會員卡。第五條. 會員卡制作管理1.會員卡制作由客服部組織辦理。各分公司以文字報告的形式經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人及總辦簽批后轉(zhuǎn)交客服部統(tǒng)一辦理。2.申請制作報告應(yīng)包括以下內(nèi)容：申請的理由；各分公司會員卡現(xiàn)存數(shù)量；會員卡需求類型、數(shù)量和時間等。3.客服部將根據(jù)分公司負(fù)責(zé)人及總辦的批復(fù)，在1個工作日內(nèi)與相關(guān)的人員進(jìn)行溝通，并在下個工作日內(nèi)確定所制會員卡外部卡號及內(nèi)部編碼，并交由供應(yīng)鏈中心確認(rèn)制卡。4.會員卡制作完畢直接由會員卡供應(yīng)商發(fā)往會員卡需求地，同時客服部將對應(yīng)的內(nèi)部編碼導(dǎo)入會員管理系統(tǒng)，以保證會員卡的正常使用。第六條.會員卡領(lǐng)用管理 1.空白會員卡應(yīng)視同資產(chǎn)管理辦法, 由專人妥善負(fù)責(zé)保管。領(lǐng)用部

4、門應(yīng)建立登記賬薄，按領(lǐng)用順序逐一登記卡號，定期(每月或每季)清點核對未用空白卡。2.各分公司營運部按需將會員卡發(fā)往各門店，所發(fā)放的號段應(yīng)提前至少3個工作日告知客服部，由客服部將該號段所對應(yīng)的內(nèi)部編碼導(dǎo)入會員管理系統(tǒng)，確?？ㄆ恼Ｊ褂煤?，門店方可為顧客進(jìn)行會員卡的辦理。3. 分公司各門店領(lǐng)用會員卡，應(yīng)由營運部計劃主管負(fù)責(zé)登記造冊，統(tǒng)一到客服部辦理領(lǐng)用手續(xù)。 第三章 會員卡活動設(shè)置權(quán)限管理第七條.會員卡活動設(shè)置權(quán)限管理 1.信息部應(yīng)充分利用ERP系統(tǒng)，最大限度發(fā)揮會員卡使用功能，應(yīng)對會員卡設(shè)置使用情況，定期與會員卡使用及管理部門進(jìn)行溝通，更好地發(fā)揮會員卡功能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。2.信息部應(yīng)配合經(jīng)

5、營管理部門需要，由客服部會同財務(wù)中心及營運中心，負(fù)責(zé)做好會員公示及短信通知工作，對會員卡積分有效期進(jìn)行控制，應(yīng)設(shè)置積分自動清除期限；配合做好一年以上未使用會員卡的積分清零工作。3.對一年內(nèi)未使用有余額的睡眠卡（包括普通會員卡、禮品卡、測試卡等），由客服部提供一年內(nèi)未使用有余額的睡眠卡數(shù)據(jù)，向總辦提出申請報批后，并協(xié)同營運中心，負(fù)責(zé)做好會員公示及短信通知工作。由信息部在系統(tǒng)中采取凍結(jié)方式停用，（計算會員數(shù)據(jù)就不會包括在內(nèi)）凍結(jié)停用資料，應(yīng)交財務(wù)中心以方便后續(xù)處理工作。4.停用的會員卡解決方案：顧客持有停用卡，由門店負(fù)責(zé)讓顧客填寫會員卡號，客服部核對信息無誤后，為顧客開通使用功能。開通單據(jù)應(yīng)報客服

6、部及財務(wù)中心復(fù)核確認(rèn)進(jìn)行賬務(wù)處理。5.信息部應(yīng)該完善會員卡系統(tǒng)設(shè)置，系統(tǒng)充值自動生成贈送金額，應(yīng)同時設(shè)置負(fù)數(shù)充值自動減少贈送金額。6.營運部門或市場部安排促銷活動，促銷方案確定前，應(yīng)征詢財務(wù)中心、信息部、客服部方案的可行性。在促銷方案實施前15天，將報批實施方案交財務(wù)中心、信息部、客服部備案。信息部方可開通報批活動內(nèi)容及規(guī)則，設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限。7.接到手續(xù)齊全的報批實施方案后，信息部按報批活動內(nèi)容及規(guī)則，設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限后，應(yīng)先進(jìn)行系統(tǒng)測試，通過測試確認(rèn)系統(tǒng)設(shè)置沒有問題，方可通知營運部門開展活動。8.新店開業(yè)促銷活動權(quán)限設(shè)置，應(yīng)提前三天（參照第7條）辦理權(quán)限開通審批手續(xù)。9.各分公司的促銷活動必須向總

7、公司申報審批，分公司信息員應(yīng)根據(jù)報批實施方案，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，并將報批同意實施方案向信息部報備。10.信息部對 ERP系統(tǒng)管理權(quán)限的開通，須使用部門申請，經(jīng)總辦審批同意后方可開通權(quán)限。第四章 會員卡辦理管理第八條.會員卡辦理管理會員卡在受理登記時應(yīng)當(dāng)采用實名制原則。顧客憑有效證件(身份證、護照、軍人證)辦理,不能提供信息或信息不全的不得辦理。SS的到指定的的4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444會員卡

8、會員登記表應(yīng)填寫規(guī)范，應(yīng)嚴(yán)格按照會員登記表所列表格的內(nèi)容為顧客辦理會員卡。凡滿足申請條件的顧客，辦理會員卡時，需出示本人的有效身份證件，一張身份證件只能辦理一張普通會員卡。SS的到指定的的5555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555555會員卡會員登記表信息包括：1.必填項：姓名、有效證件號、手機號等；2.選填項：通訊地址、郵箱等；3.重點信息填寫：會員卡卡卡號、注明辦理日期；4.“會員卡會員登記表”，應(yīng)經(jīng)當(dāng)事

9、人親自簽字確認(rèn)；5.以上所有資料要求書寫規(guī)范、完整、清晰。對于會員登記表上的信息有誤、信息不全、卡號錯誤、卡號不清、卡號重復(fù)等，客服部有權(quán)將錯誤單據(jù)、錯誤原因?qū)⑵浒l(fā)回各分公司營運部進(jìn)行核實，校對準(zhǔn)確后再將正確、有效的會員登記單轉(zhuǎn)交客服部進(jìn)行錄入并歸檔。第五章會員卡充值及消費管理第九條.會員卡充值及消費管理：1.會員消費按消費額產(chǎn)生積分，積分的轉(zhuǎn)換優(yōu)惠活動，按市場部制定的方案執(zhí)行。積分從辦卡生效日起一年內(nèi)有效，若持卡人連續(xù)一年內(nèi)無消費記錄，原卡內(nèi)積分自動失效。2.在會員卡的使用過程中，嚴(yán)禁本公司員工參加充值贈送電子券；充值額按一定比例贈送金額的會員活動，并從中獲取經(jīng)濟利益行為，將按所涉金額進(jìn)行處

10、罰。3.門店員工用自己或親屬的會員卡，對顧客所購產(chǎn)品進(jìn)行刷卡，從中套取贈送金額及電子券行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將處以罰款100-500元，并視情節(jié)輕重進(jìn)行教育或直致開除。4. 會員卡反充值權(quán)限由總公司財務(wù)中心資金部統(tǒng)一管理。顧客在門店多充值，原則上不予沖轉(zhuǎn)。確屬操作失誤造成的多充值，各分公司應(yīng)及時向總部資金部反饋，認(rèn)真核實情況后填寫會員卡故障單，并于當(dāng)天傳至總部進(jìn)行處理。5.門店誤充值的現(xiàn)金當(dāng)天必須和銷售款一同上交,反充值處理后再返還.如當(dāng)天未能執(zhí)行反充值，充值款項由責(zé)任人自行墊付，次日總部反充值操作后，分公司應(yīng)根據(jù)簽批后的會員卡故障單，填寫費用報銷單，返還反充值金額。6.會員卡誤充值處理。誤充值的卡號

11、應(yīng)及時報備客服部及資金部凍結(jié)，將卡返回資金部處理，或告知顧客48小時或幾個工作日后（內(nèi)）憑與卡內(nèi)信息一致的有效證件前來辦理領(lǐng)取因故修正的會員卡。7.營業(yè)員在顧客消費時，應(yīng)主動詢問是否持有會員卡，提醒顧客使用會員卡消費，會員卡消費則能享受相應(yīng)積分及促銷折扣等優(yōu)惠；會員卡在購物付款時積分自動生成，過后不再補加積分。（會員卡故障單 格式另附會員卡故障處理單.xlsx）第六章 會員卡掛失、補辦、故障卡處理管理第十條.會員卡掛失、補辦管理 .客服部應(yīng)做好會員卡辦理、掛失、補辦、會員卡制作、領(lǐng)用情況的資料匯總及資料保管工作。對會員信息資料的單據(jù)的接收與存放，以及對會員資料安全負(fù)責(zé)。.會員卡遺失后，持卡人可

12、憑有效身份證件到公司門店辦理掛失；為保證和維護會員的利益，代辦會員卡掛失手續(xù)須憑雙方的有效證件辦理；辦理掛失后狀態(tài)立即生效。.如掛失后需重新補辦的，需重新填寫申請表。工作人員在申請表上注明遺失的卡號，并由客服部注銷遺失的卡號。補辦后原會員卡內(nèi)余額及積分，可由資金部轉(zhuǎn)至重新補辦會員卡內(nèi)。第十一條.會員故障卡處理管理1.客服部應(yīng)做好故障會員卡處理工作：負(fù)責(zé)對有卡、無卡等各類故障卡的處理工作。對不同類型的故障，做好處理的同時；客服部有權(quán)要求營運部，按故障會員卡處理流程操作，對信息不詳或不符的資料，重新補充完整后，再進(jìn)行故障會員卡處理工作。2.為顧客正常使用會員卡提供保障。對新卡故障（卡片彎折、消磁、

13、卡信息不能讀取）及時反饋供應(yīng)鏈，及時與供貨商溝通，保證新卡制作質(zhì)量，減少新卡故障率。第七章會員數(shù)據(jù)、資料管理 第十二條. 會員數(shù)據(jù)管理1.為了確保會員數(shù)據(jù)的完整性和安全性，客服部負(fù)責(zé)對會員數(shù)據(jù)進(jìn)行管理?？头繎?yīng)對ERP系統(tǒng)有直接查詢會員用卡的歷史交易記錄 、余額、積分等信息的權(quán)限。2.客服部應(yīng)每月對會員數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計及分析，反映會員卡當(dāng)月充值消費促銷活動等信息。會員卡的使用率的活躍度；做好相關(guān)資料的統(tǒng)計工作，并向各有關(guān)部門反饋，為公司各部門提供準(zhǔn)確的會員數(shù)據(jù)依據(jù)。3.客服部應(yīng)建立會員信息錄入管理制度，統(tǒng)一記錄單據(jù)所提供的所有會員信息，錄入時會員卡號按照會員卡類型進(jìn)行分類（如新會員卡、星運卡、師生

14、卡、團購卡等）；聯(lián)系方式在錄入時如遇座機號碼，在號碼前加上當(dāng)?shù)貐^(qū)號；不完整信息單據(jù)，將單據(jù)提供的所有信息錄入。為保證會員信息及時錄入或更新，各分公司營運部應(yīng)按客服部要求，新辦會員登記單及會員消費單，在最遲不晚于15日內(nèi)將轉(zhuǎn)交客服部。4.客服部應(yīng)建立會員信息導(dǎo)入管理制度，區(qū)別不同地區(qū)/不同類型的會員卡、不同的卡號段內(nèi)部編碼不同，導(dǎo)入前需嚴(yán)格檢查內(nèi)部編碼的前綴、位數(shù)和卡類型代號，確保會員卡正常使用。5.其他部門需查詢非權(quán)限內(nèi)相關(guān)會員數(shù)據(jù)，應(yīng)由需求人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交申請函至客服部，待客服部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，方可查詢會員數(shù)據(jù)。6.財務(wù)人員應(yīng)如實核算會員充值及消費數(shù)據(jù)，以及會員其他數(shù)據(jù)，不得虛報、瞞報；以確保財務(wù)數(shù)據(jù)與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致。7.信息部人員應(yīng)定期檢查數(shù)據(jù)庫運行情況，同時做好數(shù)據(jù)庫相關(guān)設(shè)備的維護。做好有效數(shù)據(jù)的備份；定期檢查硬盤工作狀態(tài)，關(guān)注硬盤存儲空間的變化，做好硬盤存儲空間的合理利用與及時擴容。第十三條. 會員資料管理1.客服部應(yīng)建立會員資料管理制度。對所有紙檔會員單據(jù)，由客服部負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收并登記，統(tǒng)一存放，確保會員單據(jù)的安全性及保密性。2.營運部負(fù)責(zé)將各門店辦理會員卡資料進(jìn)行歸集，安排專人向客服部進(jìn)行交接，由客服部對會員信息資料進(jìn)行專項