Excel教程課件[1].ppt

1、Excel基礎(chǔ)知識,新建和打開工作簿,在安裝了Office之后，單擊Windows桌面左下角的“開始”命令，再點(diǎn)所有程序，找到，OFFICE,里面的EXCEL,鼠標(biāo)左鍵單擊就可以打開EXCEL?；蛘咴谧烂嬷苯訂螕羰髽?biāo)右鍵，在新建里單擊EXCEL，同樣可以新建。,Excel界面的介紹,啟動Excel后可看到它的主界面如下圖。最上面的是標(biāo)題欄，標(biāo)題欄左邊是Excel的圖標(biāo)，后面顯示的是現(xiàn)在啟動的應(yīng)用程序的名稱，接著的連字符后面是當(dāng)前打開的工作簿的名稱；標(biāo)題欄最右邊的三個(gè)按鈕分別是最小化、最大化/恢復(fù)按鈕和關(guān)閉按鈕，一般的Windows應(yīng)用程序都有。標(biāo)題欄下面是菜單欄，Office 的菜單欄比較特殊

2、，單擊菜單欄上的項(xiàng)目通常出現(xiàn)的不是全部菜單，菜單最下面有個(gè)向下的箭頭，單擊它就可以打開全部菜單了。因?yàn)樵贠ffice 中對菜單和工具欄使用了一種新的功能，可以記憶你對菜單項(xiàng)和工具欄按鈕的使用頻率，并把不常用的選項(xiàng)或按鈕隱藏起來，這樣在打開菜單時(shí)看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。菜單欄下面是工具欄，熟練使用工具欄中的按鈕可以提高我們的工作效率。,工具欄的下面就是Excel比較特殊的東西了，左邊是名稱框，右邊是編輯欄，選中單元格后可以在編輯欄中輸入單元格的內(nèi)容，如公式或文字及數(shù)據(jù)等。在編輯欄中單擊準(zhǔn)備輸入時(shí)，名稱框和編輯欄中間會出現(xiàn)圖中所示三個(gè)按鈕：左邊的錯(cuò)號是“取消”按鈕，它的作用是恢復(fù)

3、到單元格輸入以前的狀態(tài)；中間的對號是“輸入”按鈕，就是確定輸入欄中的內(nèi)容為當(dāng)前選定單元格的內(nèi)容了；等號是“編輯公式”按鈕，單擊等號按鈕表示要在單元格中輸入公式。 名稱框下面灰色的小方塊兒是“全選按鈕”，單擊它可以選中當(dāng)前工作表的全部單元格。全選按鈕右邊的A、B、C.是列標(biāo)，單擊列標(biāo)可以選中相應(yīng)的列。全選按鈕下面的1、2、3.是行標(biāo)，單擊行標(biāo)可以選中相應(yīng)的整行。中間最大的區(qū)域就是Excel的工作表區(qū)，也就是放置表格內(nèi)容的地方；工作表區(qū)的右邊和下面有兩個(gè)滾動條，是翻動工作表查看內(nèi)容用的。,在工作表區(qū)的下面，左邊的部分用是用來管理工作簿中的工作表，如下圖所示。我們把一個(gè)Excel的文檔叫做工作簿，在

4、一個(gè)工作簿中可以包含很多的工作表。Sheet1，Sheet2等等都代表著一個(gè)工作表，這些工作表組成了一個(gè)工作簿，就好像我們的帳本，每一頁是一個(gè)工作表，而一個(gè)帳本就是一個(gè)工作簿了。 左邊是工作表標(biāo)簽，上面顯示的是每個(gè)表的名字。單擊“Sheet2”，就可以轉(zhuǎn)到表Sheet2中，同樣，單擊“Sheet3”，“Sheet4”，都可以到相應(yīng)的表中。四個(gè)帶箭頭的按鈕是標(biāo)簽滾動按鈕。單擊向右的箭頭可以讓標(biāo)簽整個(gè)向右移動一個(gè)位置，即從Sheet2開始顯示，單擊帶豎線的向右箭頭，最后一個(gè)表的標(biāo)簽就顯露了出來；單擊向左的箭頭，下面的整個(gè)向左移動了一個(gè)表，單擊帶豎線的向左的箭頭，最左邊的表就又是Sheet1了；而且

5、這樣只是改變工作表標(biāo)簽的顯示，當(dāng)前編輯的工作表是沒有改變的。,界面的最下面是狀態(tài)條。Excel的狀態(tài)條可以顯示當(dāng)前的鍵盤的幾個(gè)Lock鍵的狀態(tài)，右邊有一個(gè)“NUM”的標(biāo)記，表示現(xiàn)在的Num lock是打開的，按一下鍵盤上的“Num Lock”鍵，這個(gè)標(biāo)記就消失了，表示不再是Num Lock狀態(tài)，按一下“Cap Lock”鍵，就顯示出CAPS，表示Caps Lock狀態(tài)是打開的，再按一下Cap Lock鍵，它就會消失。,我們也可以移動菜單欄和工具欄的位置，用鼠標(biāo)點(diǎn)住菜單欄前面的豎條，如下圖所示，拖動鼠標(biāo)時(shí)菜單欄的位置就隨鼠標(biāo)移動，我們可以把它放在界面的任意位置。,有時(shí)我們不能看到全部的工具欄，此

6、時(shí)單擊工具欄右邊的箭頭，會彈出一個(gè)面板，從面板中可以選擇所需要的功能按鈕。,保存工作簿,單擊工具欄中的“保存”按鈕或“文件”菜單中的“保存”命令可以實(shí)現(xiàn)保存操作，在工作中要注意隨時(shí)保存工作的成果。 快捷鍵 Ctrl+s,在“文件”菜單中還有一個(gè)“另存為”選項(xiàng)。前面已經(jīng)打開的工作簿，如果定好了名字，再使用“保存”命令時(shí)就不會彈出“保存”對話框，而是直接保存到相應(yīng)的文件中。但有時(shí)我們希望把當(dāng)前的工作做一個(gè)備份，或者不想改動當(dāng)前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，這時(shí)就要用到“另存為”選項(xiàng)了。 打開“文件”菜單，單擊“另存為”命令，彈出“另存為”對話框如圖所示：,這個(gè)對話框同我們前面見到的一般

7、的保存對話框是相同的，同樣如果想把文件保存到某個(gè)文件夾中，單擊“保存位置”下拉列表框，從中選擇相應(yīng)目錄，進(jìn)入對應(yīng)的文件夾，在“文件名”中鍵入文件名，單擊“保存”按鈕，這個(gè)文件就保存到指定的文件夾中了。,多個(gè)工作簿之間切換,編輯工作表還要知道的就是如何在幾個(gè)同時(shí)打開的工作簿之間切換?，F(xiàn)在我們切換到剛才打開的另外一個(gè)工作簿中去。打開“窗口”菜單，當(dāng)前同時(shí)打開的文件簿列表如下圖所示：,插入工作表,默認(rèn)都是三個(gè)工作表 點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵插入 工作表可以一直按鼠標(biāo)左鍵拖動,菜單中列出了當(dāng)前打開的所有工作簿的名稱，而且在當(dāng)前在編輯的工作簿的前有一個(gè)對號，單擊下面另外的工作簿名稱，當(dāng)前編輯的就成了這個(gè)工作簿。 如

8、果要回到剛才的工作薄就再單擊“窗口”菜單，選擇原來的工作薄名稱，又切換回來了。,關(guān)閉工作簿,單擊標(biāo)題欄上的“關(guān)閉”按鈕的作用是退出Excel。如果同時(shí)打開了兩個(gè)工作簿，單擊“關(guān)閉”按扭會同時(shí)將這兩個(gè)工作簿都關(guān)閉。如果要關(guān)閉的只是當(dāng)前編輯的一個(gè)，可以單擊菜單欄上的“關(guān)閉窗口”按鈕，工作簿就被關(guān)閉了。 單擊“最小化”按鈕，界面中工作簿就變成了小條：,關(guān)閉和最小化,我們可以用鼠標(biāo)任意的拖動，改變它們的位置，這樣在同時(shí)使用多個(gè)工作簿時(shí)就可以方便地選擇要編輯的工作簿，切換起來也很容易。 ALT+F4 同時(shí) 關(guān)閉所有的工作簿。,實(shí)例：安鑫地產(chǎn)應(yīng)聘登記表,在桌面新建一個(gè)工作表，首先改好名字，可以點(diǎn)右鍵重命名

9、，或者用前面所講的F2,常用工具,新建 打開 保存 打印預(yù)覽 撤銷 超鏈接 求和 排序 字體 左右居中對齊 合并/拆分單元格 邊框 填充顏色 字體顏色 單元格格式,在單元格中輸入數(shù)據(jù),我們在建立表格之前，應(yīng)該先把表格的大概模樣考慮清楚，比如表頭有什么內(nèi)容，標(biāo)題列是什么內(nèi)容等，因此在用Excel建立一個(gè)表格的時(shí)候開始是建立一個(gè)表頭，然后就是確定表的行標(biāo)題和列標(biāo)題的位置，最后才是填入表的數(shù)據(jù)。,表頭空出一行 填表時(shí)間一行 忘記后可以插入 隨機(jī)處理 從第三行開始畫表格，根據(jù)所給的表格 該表應(yīng)該是14列 24行。操作如下：,分別合并第一行，第二行,填上表頭 在表格里填寫內(nèi)容，并一邊填寫一邊排版，隨時(shí)調(diào)

10、整表格的大小。,合并單元格 選中兩個(gè)單元格 點(diǎn)擊,輸入文字，并同時(shí)調(diào)整合并單元格后，表格的大致模樣已經(jīng)出來。,格式一樣的可以直接合并一個(gè)后，用自動填充按鈕填充，快捷方便,現(xiàn)在，表格的大致情況已完成,選中表格部分，調(diào)整表格的行高,加邊框,先預(yù)覽一下初步完成的表格，然后再根據(jù)需要做最后的調(diào)整,調(diào)整列寬的時(shí)候，要注意右側(cè)的虛線，虛線以內(nèi)是一頁，超過虛線就打印不到一頁，所以表格要調(diào)整行在虛線之內(nèi)。,表格內(nèi)字體的設(shè)置,表格內(nèi)的文字要設(shè)置單元格格式，自動換行就可以全部顯示在表格內(nèi) 如圖：,字體方向 自動換行 對齊方式,完成的表格,打印設(shè)置,打印預(yù)覽 用設(shè)置，頁邊距調(diào)整，使打印出來的表格 加美觀。,點(diǎn)擊頁邊

11、距，可以拉動虛線調(diào)節(jié)表格的位置 。,頁邊距的設(shè)置,橫向、縱向的選擇,ctrl+1 快速打開格式對話框,凍結(jié)窗口,窗口凍結(jié),編輯選擇性粘貼 直接右鍵也可以 在有公式的時(shí)候 選擇數(shù)值就不會出現(xiàn)亂碼,工具-選項(xiàng)-視圖中,在窗口選項(xiàng)下去掉零值后,余額為0就不顯示了。 工具選項(xiàng)視圖網(wǎng)格線前面的對勾去掉可以不顯示網(wǎng)格線,設(shè)置密碼,工具選項(xiàng)安全性,F4功能鍵的妙用,重復(fù)上一步操作. 這招在隔行刪除、多點(diǎn)復(fù)制等方面用起來很爽 比方說合并單元格，第一次點(diǎn)了后，以后直接按F4就可以不用每次都去點(diǎn)上面的按鈕,快捷鍵,快速輸入今天的日期：ctrl+; 快速輸入當(dāng)前的時(shí)間：ctrl+shift+; F2用來修改單元格內(nèi)

12、容，像改文件名一樣簡單 查找 Ctrl+F Alt+Enter 光標(biāo)放到文字位置，可以分行,快速到達(dá)A1 ：CTRL+Home 選定從工作表開始到結(jié)尾的方法：選中開始單元格，同時(shí)按下ctrl+shift+end. 選定從工作表結(jié)尾到開始的方法選中最后一個(gè)單元格，同時(shí)候按 ctrl+shift+home,數(shù)字變文本,小數(shù)點(diǎn)后兩位是0的數(shù)字顯示 ：數(shù)字變文本或者在英文狀態(tài)下輸入 例如：,多個(gè)EXCEL的合并,把幾個(gè)不同的EXCEL工作簿合并到一個(gè)工作簿下，舉例說明：,選中要移動的工作表右鍵鼠標(biāo)，選擇移動或復(fù)制工作表，在工作簿位置選擇要移動到的工作簿，點(diǎn)確定表格就從原來的工作簿移動到了新的工作簿當(dāng)中

13、。實(shí)際操作如下：,打開市場店工作表 右鍵選擇移動或復(fù)制工作表，如下：,在工作簿下拉箭頭處選擇泡崖區(qū)域，需要注意的是確定這個(gè)工作簿是打開狀態(tài)。,依次將幾個(gè)店的表全部移動到泡崖區(qū)域 如下：,最后幾個(gè)表都在泡崖區(qū)域這個(gè)工作簿下：,簡單的計(jì)算,在電子表格中經(jīng)常需要計(jì)算數(shù)據(jù)，當(dāng)然可以在外面把數(shù)據(jù)計(jì)算好了再輸入進(jìn)來，不過，我們最好還是使用Excel自身的計(jì)算功能，這樣改動起來就很方便?，F(xiàn)在我們來看一個(gè)表格，把每月的總量計(jì)算出來：選中“合計(jì)”下第一個(gè)單元格，在編輯欄中單擊，直接輸入“=C4+E4+G4+I4+K4”，在這里，不用考慮大小寫，單擊“輸入”按鈕，確認(rèn)我們的輸入，就在這個(gè)單元格中輸入了一個(gè)公式 輸

14、入公式可以從表里選，也可以直接輸入，只要保證正確就行了。這兩種方法各有各的用途：有時(shí)輸入有困難，就要從表里選擇；而有時(shí)選擇就會顯得很麻煩，那就直接輸入。還有一點(diǎn)要注意，這里是在編輯公式，所以一定要在開始加一個(gè)等號，這樣就相當(dāng)于在開始單擊了“編輯公式”按鈕。 現(xiàn)在，單擊M4單元格，然后用鼠標(biāo)拖動邊框右下角的小方塊，向下填充就可以了,自動填充功能,輸入的時(shí)候要注意合理地利用自動填充功能，先輸入一個(gè)，然后把鼠標(biāo)放到單元格右下角的方塊上，看鼠標(biāo)變成一個(gè)黑色的十字時(shí)就按下左鍵向下拖動，到一定的數(shù)目就可以了。填充還有許多其它的用法：例如，輸入一個(gè)7-11，回車，它就自動變成了一個(gè)日期，向下填充，日期會按照

15、順序變化。,點(diǎn)擊藍(lán)色帶按鈕還可以選擇是復(fù)制還是以序列方式填充等。,自動篩選,數(shù)據(jù) 篩選自動篩選,用自動篩選計(jì)數(shù),實(shí)例,EXCEL中的圖表,Excel圖表可以將數(shù)據(jù)圖形化，更直觀的顯示數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)的比較或趨勢變得一目了然，從而更容易表達(dá)我們的觀點(diǎn)。 以400為例 可以通過“圖表向?qū)А眲?chuàng)建最基本的圖表,為了讓每天的電話量更直觀的體現(xiàn)出來，他將通過Excel“圖表向?qū)А?，將?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為圖表。,1. 打開“400每月數(shù)據(jù)(原始文件)”工作薄文件，進(jìn)入工作表，選中需要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域“A11:AF12”。 2. 單擊“常用”工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o。或者選擇菜單“插入圖表”命令。打開“圖表向?qū)А睂υ捒?/p>

16、。,選擇“圖表類型”為“折線圖”和子圖表類型，單擊下方的“按下不放可查看示例”按鈕，可以看到將得到的圖表外觀的預(yù)覽。,直接單擊“完成”按鈕，將在當(dāng)前工作表中得到生成的圖表 也可選擇在 新的工作表中生成圖表,更新圖表中的數(shù)據(jù),生成圖表后，發(fā)現(xiàn)7.1日的數(shù)量是20不是17，是不是需要將B12單元格改為20后，再重新生成圖表呢？沒有這個(gè)必要，直接將B12單元格的數(shù)據(jù)由17改為20后回車確認(rèn)，可以看到圖標(biāo)自動更新。,移動圖表,有時(shí)候，我們希望移動圖表到恰當(dāng)?shù)奈恢?，讓工作表看起來更美觀 1. 單擊圖表的邊框，圖表的四角和四邊上將出現(xiàn)8個(gè)黑色的小正方形。 2. 接著一直按住鼠標(biāo)不放，移動鼠標(biāo)，這時(shí)鼠標(biāo)指針會變成四向箭頭和虛線繼續(xù)移動鼠標(biāo)，同時(shí)圖表的位置隨著鼠標(biāo)的移動而改變。,調(diào)整圖表的大小,同樣地，我們也可能希望調(diào)整圖表的大小，有這種需求時(shí)進(jìn)行下面的操作即可。 1. 單擊圖表的邊框，圖表的四角和四邊上將出現(xiàn)8個(gè)黑色的小正方形。 2. 將鼠標(biāo)指針移動到某個(gè)正方形上，然后拖動它就可以改變圖表的大小。,更換圖表的類型,當(dāng)生成圖表后，我們有可能希望查看數(shù)據(jù)在不同圖表類型下的顯示效果，即更換當(dāng)前圖表的類型，具體操作也是相當(dāng)簡單的。 1. 單擊圖表的邊框