《寫郵件標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)》PPT課件.ppt

1、1,寫一份專業(yè)的郵件,2,一封郵件的必要元素,收件人 抄送人：相關(guān)需要了解郵件內(nèi)容的人 郵件主題：幫助收件人一目了然的獲悉郵件內(nèi)容 稱呼 郵件內(nèi)容 發(fā)件人簽名 附件,3,收件人與抄送人,所有事情的相關(guān)人員都應(yīng)該收到該郵件； 郵件需要抄送自己的直屬主管，和事情的相關(guān)下屬，保證內(nèi)部團(tuán)隊的訊息對稱； 通常發(fā)給客戶的郵件，客戶是收件人，抄送公司內(nèi)部人員； 發(fā)給公司其他部門的郵件，其他部門人員是收件人，抄送本部門相關(guān)人員；,4,在客戶面前，我們是neo服務(wù)客戶的團(tuán)隊, 是作為一個整體出現(xiàn)。,5,發(fā)送會議記錄時，所有參會人員是收件人，未能參會的相關(guān)人員是抄送人.,6,郵件主題,千萬不要忘記寫郵件主題 一個

2、主題一封郵件，避免對方理解錯誤,7,郵件主題,請不要忘記,8,If you have any query, pls let me know! If you have any question, dont hesitated to call me! 如果有任何問題，請隨時和我聯(lián)系！,9,再簡單的內(nèi)容，也需要用一句完整的話，以示對對方的禮貌。,10,稱呼需要包括所有收件人。 避免被漏掉的人感覺到被輕視。,11,對客戶最好使用尊稱“您”。 多說兩句話，“請查收”，“如果有任何事情隨時聯(lián)系我。”等等以示對客戶的重視和關(guān)心。,12,確認(rèn)對方的名字書寫正確。,13,要求對方給予確認(rèn)，或反饋的，請將對方需要

3、確認(rèn)和反饋的時間寫清楚。,14,確保內(nèi)容沒有錯別字！ 標(biāo)點符號使用正確！,15,大串?dāng)?shù)字要加千分號，便于一目了然。,16,17,不要忘記粘貼附件！,18,發(fā)出修改的郵件，請在郵件中簡述修改過的地方。以便對方很快了解。,19,收件人稱呼和郵件正文之間要留空行。,20,簽名應(yīng)該不僅是自動簽名。 簽名與郵件正文間隔不要太大，或者太小。太大太小都會影響美觀。,21,是否可以多說兩句？附件的資料內(nèi)容？轉(zhuǎn)發(fā)附件的主要內(nèi)容？畢竟我們不是郵差，把自己消化過的東西給到對方。體現(xiàn)自己價值的同時，方便對方。,22,即使內(nèi)部郵件，也至少需要有FYI.,23,商業(yè)往來郵件，全部齊頭就好了。不必按照中文的書面要求，開頭空

4、兩格。,24,說句話，說句話，別這么硬邦邦，干巴巴。,25,給個稱呼，即使是內(nèi)部，即使是你的下屬。禮貌些。,26,想勸說客戶，但不要有威脅之意。把兩方面的優(yōu)劣勢客觀地擺出來，讓客戶自己評判。 如果你想引導(dǎo)客戶，追一個電話，用口頭來引導(dǎo),27,A.請盡快郵件回復(fù)我，廣告監(jiān)測數(shù)據(jù)是由媒體提供還是由neo提供。 B.有關(guān)廣告監(jiān)測數(shù)據(jù)來源的問題，麻煩您盡快告知。,28,第一個字母大寫。 Hi 后面如果有名字，就不用加逗號。 名稱后需要加逗號。 Hi Dear Shanshan,29,不要做郵差。根據(jù)鏈接內(nèi)容給予你的看法和建議。 稱呼 文件主題和簽名之間要有點距離。,30,不要忘記簽名 稱呼和內(nèi)容之間要

5、留有空間,31,附件是什么？你想讓對方做什么？還是你回復(fù)什么任務(wù)？是否可以寫出來？,32,齊頭信比較美觀,33,郵件是正式的溝通方式，盡量不要用些小孩子感覺的符號。,34,對于一些不能夠按照之前承諾提供給客戶的東西，如果用郵件告知，請務(wù)必充分地說明理由，并表示歉意。并在郵件發(fā)出后，給予客戶電話再次溝通。不要給客戶“因為覺得我們食言而生氣”的時間和機(jī)會。 或者你可以先電話溝通，跟客戶解釋清楚后，再發(fā)書面郵件。說“正如和您電話中溝通的，由于xx原因，我們不能”。,35,附件粘貼后，要打開附件查看，避免粘錯附件。,36,注意附件粘貼的位置，不要截斷郵件的內(nèi)容和簽名。,37,對于客戶提出的意見要給予反饋和解決，而不是僅僅表示感謝。 要給客戶一個時間概念，什么時候我們會提交什么文件。,38,不同的內(nèi)容之間，留個空行，不僅美觀，也方便閱讀。,39,不要從別的地方直接copy文字，因為大小和字號會不同。麻煩別偷懶！,40,郵件的主題不要遺漏。 拼寫錯誤可能會鬧笑話。,41,統(tǒng)一簽名,名字 職位 NeoOgilvy Beijing OgilvyOne Worldwide 電話 傳真 郵箱 手機(jī),42,對方稱呼。英文第一個字母大寫。下面空一到兩行。,一段文字中間空一行,禮貌用語?？梢允荂heers, Best Regards, Thanks 等。第一個字母大寫。,手寫簽名?？?/p>