貨幣兌換有限公司兌換水單管理制度模版

1、天津zz貨幣兌換有限公司兌換水單管理制度1 總則1.1 管理目的為了加強對zz內部之間及公司與客戶之間的業(yè)務憑證的管理，加強對外幣兌換交易的管理監(jiān)督，按照外匯局的要求留存兌換水單信息，特此制定兌換水單管理制度。1.2 使用范圍本制度適用于zz現鈔業(yè)務部全體員工。1.3 監(jiān)管措施天津zz貨幣兌換有限公司所有的業(yè)務單據，受現鈔業(yè)務部及相關部門的多重監(jiān)控。2 外幣兌換水單2.1 水單內容2.1.1 外幣兌換水單（以下簡稱為“兌換水單”）由現鈔業(yè)務部嚴格按照國家外匯管理局的相關規(guī)定統(tǒng)一設計格式。2.1.2 兌換水單內容參見下圖。2.1.3 兌換水單復核：2.1.3.1 復核限額劃分新員工入職后滿3個月

2、可視為成熟員工，成熟員工辦理業(yè)務兌換金額超過等值8000元人民幣需經第二人復核。新招員工上崗后一個月內每筆兌換業(yè)務不論金額大小均需第二人復核。所有復核人簽字寫至水單下方空白處。2.2 水單印制、申領、核銷2.2.1 水單印制各門店經理統(tǒng)計兌換水單需求量，并以郵件形式報送門店業(yè)務中心，經總部郵件批復后，由門店經理呈報采購預算公文在公文中注明印制水單印制號段并按照總部規(guī)范模板自行聯系廠家進行水單印制。應外匯局管理要求，兌換水單在印制時需具備水單編號，且兌換水單需連號使用。印制完畢后，各門店經理負責接收印制的空白水單并登記保管。2.2.2 水單申領各網點統(tǒng)一由門店經理安排店面水單的申領工作，應準確填

3、寫交接記錄。詳見附件1：zz水單印制及領用表2.2.3 水單核銷各營業(yè)店面依照國家外匯管理局個人本外幣兌換特許業(yè)務試點管理辦法對已使用的水單進行核銷及歸檔保管，以便后續(xù)申領工作。2.3 水單使用2.3.1 各營業(yè)店面每日使用水單應填寫水單使用登記表（附件2），兌換水單應連續(xù)編號，不得重復使用，同本水單不得跳號使用。2.3.2 兌換水單一式三聯，第一聯（即白色聯水單）為網點留存聯，第二聯（即粉色聯水單）交予客戶，第三聯（即藍色聯水單）上繳分公司計劃財務部。2.3.3 兌換水單填制應完整記錄每筆兌換業(yè)務的明細，加蓋業(yè)務專用章，并交客戶簽字確認。2.3.4 兌換水單原則上必須全部機打，保證字跡清楚。

4、若有特殊情況需手寫水單，告知該網點當班負責人，經門店經理同意后，方可執(zhí)行手工填寫水單。2.3.5 手工填寫水單應保證字跡清楚，不得有涂改現象，統(tǒng)一使用黑色簽字筆填寫，事后應進行系統(tǒng)水單補錄，補錄系統(tǒng)后，將原有手寫水單置于新使用水單后放置，作為實際兌換交易憑證，在新錄入水單下方空白處上注明“因系統(tǒng)問題補錄水單”字樣，兩套水單均需加蓋業(yè)務章，但新錄入水單無需客戶簽字，空白即可。兩套水單應保證所有信息準確無誤，如存在差異，將視為擅自修改或偽造水單，一經發(fā)現，嚴肅處理。2.3.5.1 手工填寫水單原則網點在發(fā)生以下情況時，方可使用手工填寫水單。2.3.5.1.a 兌換系統(tǒng)可正常操作，但打印機出現異常，

5、無法正常打印水單；2.3.5.2 手工填寫水單規(guī)范填寫水單時，應與機打水單保持一致。2.4 水單存放與管理2.4.1 各營業(yè)店面如需領用業(yè)務水單時，需向門店經理提出領用申請，并填寫水單印制及領用表。2.4.2 各營業(yè)店面對水單進行統(tǒng)一保管，同時登記外幣兌換水單使用表格，記載庫內水單存儲現狀和水單使用增減變動情況，并由各門店負責人指派人員負責水單領用的記賬、審核和保管。2.4.3 兌換水單上每聯都需要加蓋公司業(yè)務章，業(yè)務章需保證清晰可辨，如無印章或印章不清晰需重新加蓋公司業(yè)務章。2.4.4 第一聯（即白色聯水單）作為網點留存聯，作為業(yè)務審查依據，每筆兌換水單應與相對應的個人結售匯系統(tǒng)通知書共同裝

6、訂，如境內個人購匯業(yè)務裝訂時需附加客戶購匯申請書，裝訂封面應注明裝訂的水單編號、業(yè)務日期、裝訂人，每本水單以50-100份連號裝訂。使用過的水單不得轉讓、出售,需保存3 年備查，相關電子記錄長期保存。2.4.5 第二聯（即粉色聯水單）交予客戶，作為我司與客戶之間業(yè)務的憑證，當境外個人需要辦理當日累計等值1000 美元以上5000 美元（含）以下未用完人民幣的兌回業(yè)務時，我司需審核其在我司辦理兌入業(yè)務時的水單憑證，確認兌回幣種與原兌入幣種相同，兌換金額不超過原兌入金額且原兌入水單憑證未超出24個月的有效期，收回的原兌入水單與新兌回水單第一聯一并保存。2.4.6 第三聯（即藍色聯水單）上繳分公司計

7、劃財務部，作為營業(yè)網點業(yè)務的財務原始憑證。按照計劃財務部要求每月定期上交，交接需填寫單據交接單(附件3)。3 作廢水單管理3.1 作廢原則作廢水單分為客觀因素造成水單作廢、主觀因素造成水單作廢?？陀^因素包括因顧客修改原有交易信息或顧客取消兌換交易，導致外幣兌換水單作廢處理，主觀因素包括因經辦人員輸入交易信息有誤，外幣兌換水單與實際交易存在誤差，在原有打印水單上進行人工修改、涂抹，導致外幣兌換水單作廢處理。3.2 作廢水單處理原則由于顧客取消交易而造成的水單作廢第二聯顧客留存聯應向顧客申請收回以保持兩聯完整，將其右上角做剪角處理且每聯都需加蓋“作廢”章，在第一聯注明作廢原因，由店面當班負責人簽字

8、確認，并在外幣兌換系統(tǒng)中取消該筆兌換交易，無需打印撤銷水單，只需將原作廢水單剪角，按編號連號保存，每筆作廢水單均需填寫作廢水單登記簿。如發(fā)生第二聯顧客留存聯無法及時回收，導致三聯水單不齊，應在作廢水單當日，以郵件形式，將原因注明上報至門店經理，門店經理應調查其原因真實性，確認無誤后，在郵件中注明調查結果并上報至zz現鈔業(yè)務部門店業(yè)務中心備案。同時，店面員工應及時填寫作廢水單登記表如被疑似員工擅自修改已完成的交易記錄，現鈔業(yè)務部門店業(yè)務中心有權對作廢水單進行調查核對，一經發(fā)現無作廢原因、偽造作廢水單或原因解釋不清的，將對經辦人、復核人及門店經理進行嚴肅處理。3.3 作廢水單管理作廢水單應于當日下

9、班前及時登記作廢水單登記表（附件4），作廢水單與正常業(yè)務水單一同按編號連號保存，保管期限為3年。4 處罰管理4.1 錯誤使用水單條例4.1.1 兌換水單不完整（無客戶簽名、無業(yè)務章或業(yè)務章不清晰、超過復核限額無復核人簽字、手寫水單不規(guī)范、手寫水單與補錄水單不匹配、作廢水單不完整）；4.1.2 擅自修改或偽造水單或者未經批準擅自使用水單；4.1.3 未經批準擅自嚴重銷毀公司兌換水單、兌換水單無法依規(guī)保存三年；4.1.4 未經批準擅自將水單客戶信息告知于非公司員工。4.2 處罰原則水單作為我司各項業(yè)務的憑據，應妥善使用及管理，凡違反規(guī)定的將被視為違紀行為，因水單錯誤造成長短款問題，應依照現鈔管理制

10、度中長短款內容進行處罰。4.2.1 各門店以自然月為單位，凡兌換水單出現上述第1條錯誤，且出錯率超過當月水單使用數量1%的門店，均給予錯誤水單經辦人及所屬店面負責人通告批評處分。4.2.2 各營業(yè)門店面員工如違反上述第2條規(guī)定者，給公司造成經濟損失的，對直接責任人給予通告批評處分，并扣發(fā)一個月績效工資。如給公司利益造成10000元（含）以上重大損失的，公司可依法向個人追償，要求個人承擔責任。情況嚴重者，公司可依照勞動合同法中的規(guī)定解除其勞動合同。4.2.3 各營業(yè)店門員工如違反上述第3條規(guī)定者，造成公司經濟損失，或無法提供3年兌換水單以備外匯管理局檢查，造成公司被外匯管理局處罰的，對公司新增店

11、面等造成影響者，將對直接責任人給予通告批評處分，并扣發(fā)一個月績效工資。情況嚴重者，公司可依照勞動合同法中的規(guī)定解除其勞動合同。 4.2.4 各營業(yè)門店員工如違反上述第4條規(guī)定者，造成客戶交易信息大量流失，給公司帶來嚴重后果的，將直接給予責任人通告批評處分，并扣發(fā)一個月績效工資。視情節(jié)嚴重性，如因此導致公司遭受其他經濟損失，公司可依法解除其勞動合同，并追究其相關法律責任。5 附則5.1 所有紙質兌換水單應保存3年備查。5.2 現鈔業(yè)務部及風險管理部有權依照公司規(guī)定及法律規(guī)定對所有業(yè)務單據進行審核。5.3 本制度的最終解釋權歸現鈔業(yè)務部所有，并由現鈔業(yè)務部根據業(yè)務發(fā)展需要不斷完善。5.4 本制度自公布之日起施行。原下發(fā)的天津zz貨幣兌換有限公司兌換水單管理制度（xx201514號）廢止。 附件：1.水單印制及領用登記表2. 水單使用登記表3. 單據交接單4. 作廢水單登記表12附件1zz水單印制及領用表營業(yè)網點：北京宏源大廈店日期水單起始號水單終止號份數剩余申領人復核人備注3月15日12000020000*印制3月16日120020019800領用3月20日201600