現(xiàn)代企業(yè)檔案管理.ppt

1、前 言一、講課內(nèi)容1、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理2、現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理,二、為什么講這兩個(gè)主題？1、現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案工作環(huán)境發(fā)生了深刻的變化2、電子文件的大量形成使企業(yè)檔案工作面臨巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)三、教學(xué)方法1、理論和實(shí)踐結(jié)合：理論指導(dǎo)實(shí)踐，強(qiáng)調(diào)務(wù)實(shí)。2、繼承與創(chuàng)新結(jié)合：繼承傳統(tǒng)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)機(jī)制創(chuàng)新。3、技術(shù)與管理結(jié)合：強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)和檔案業(yè)務(wù)的緊密結(jié)合。,四、教學(xué)依據(jù)：國家檔案局關(guān)于企業(yè)檔案工作的規(guī)范性文件。1、檔發(fā)字20025號(hào)企業(yè)檔案管理規(guī)定；2、檔發(fā)20044號(hào)國有企業(yè)文件材料歸檔辦法；3、重點(diǎn)講：DA/T 42-2009企業(yè)檔案工作規(guī)范 (以下簡稱規(guī)范）。,第一章 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理,第

2、一節(jié) 檔案工作概述,一、檔案和檔案工作（一）檔案的定義 檔案是過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲音等不同形式的歷史記錄。（檔案法第二條）。,（二）檔案形成的四個(gè)要素1、檔案的來源：來自于人類的社會(huì)活動(dòng)，主體是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人。 2、檔案的條件：（1）必須是辦理完畢的文件，即指文件處理程序或文件辦理的事情已經(jīng)完畢。（2）必須是具有一定保存（憑證或情報(bào)）價(jià)值的文件。（3）必須是按照規(guī)范的程序集中保存起來的文件。3、檔案的載體：檔案有特定的載體，其載體的制成材料、記錄方法、表達(dá)形式在不斷地

3、發(fā)展變化。4、檔案的性質(zhì)：檔案是工作活動(dòng)的直接記錄，是原始記錄材料，具有特定歷史記錄性質(zhì)。,（三）檔案工作的概念1、檔案工作是通過科學(xué)的管理提供豐富檔案材料，直接為社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。2、檔案工作分宏觀管理和微觀管理兩個(gè)方面：（1）宏觀管理是指對(duì)整個(gè)檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查等組織建設(shè)和事業(yè)管理的工作。（2）微觀管理是指具體的檔案業(yè)務(wù)工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等環(huán)節(jié)。,3、檔案工作貫穿兩個(gè)運(yùn)動(dòng)過程（1）實(shí)體流：指檔案文件和案卷實(shí)體的收集、整理、排列、借閱利用的過程。（2）信息流：伴隨檔案實(shí)體流產(chǎn)生

4、各種信息，如檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、分類、著錄、標(biāo)引、編目、檢索、提供利用等。兩者互為條件、互相依賴。傳統(tǒng)管理是借助實(shí)體流實(shí)現(xiàn)信息流。信息化條件下實(shí)體流和信息流可以相分離。,二、檔案工作的基本原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理1、全國各種檔案，由各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)分別集中保存，并實(shí)行黨政檔案的統(tǒng)一管理（1）各單位內(nèi)黨政工青婦等組織形成的檔案，均由機(jī)關(guān)檔案室集中管理，不得由個(gè)人或承辦部門分散保存；（2）各單位需要長遠(yuǎn)保存的檔案，必須定期移交給各級(jí)檔案館集中保管，不得由各單位分散保存。（3）一切檔案材料，非依規(guī)定和經(jīng)過批準(zhǔn)手續(xù)，不得任意轉(zhuǎn)移、分散和銷毀。企業(yè)檔案管理存在集中管理（寶鋼模式）和分級(jí)管理（金山石化

5、模式）兩種。,2、全國檔案工作由各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，即對(duì)全國檔案工作實(shí)行全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一的檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和監(jiān)督。（2）分級(jí)管理，即由各級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)按照國家的統(tǒng)一規(guī)定，結(jié)合自身特點(diǎn)，制定各自的檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，對(duì)本地區(qū)的檔案工作進(jìn)行管理。,三、檔案工作總體要求1、健全“五個(gè)體系”（1）法制化、規(guī)范化的檔案管理體系；（2）知識(shí)面較寬、素質(zhì)較高的檔案隊(duì)伍體系；（3）內(nèi)容豐富、門類齊全、特色鮮明，質(zhì)量上乘的檔案庫藏體系；（4）設(shè)備先進(jìn)、安全可靠的檔案保護(hù)體系；（5）形式多樣、有效便捷的檔案信息資源

6、的開發(fā)服務(wù)體系。,2、加強(qiáng)民生檔案工作（建設(shè)“兩個(gè)體系”） 國家檔案局關(guān)于印發(fā)關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見的通知（檔發(fā)200712號(hào)）（1）建立各級(jí)檔案部門要努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整。（2）建立服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，確保民生檔案造福民生。 企業(yè)檔案關(guān)系民生，也是民生檔案的重要組成部分。,3、增強(qiáng)檔案意識(shí)（1）法治意識(shí)：普法宣傳，依法治檔。（2）收集意識(shí)：不要犯錯(cuò)過的過錯(cuò)。（3）投入意識(shí)：注重全面投入。（4）產(chǎn)出意識(shí)：注重全面產(chǎn)出。,第二節(jié) 現(xiàn)代企業(yè)檔案工作概述,一、基本概念（一）企業(yè)：是經(jīng)濟(jì)組織，它在生產(chǎn)、流通和服務(wù)等領(lǐng)域，從事某種相對(duì)固定的商品經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通

7、過提供滿足社會(huì)需要的商品或勞務(wù)來盈利。企業(yè)有獨(dú)資、合伙和公司三種類型。公司是現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)條件下最主要的企業(yè)組織形式。,（二）現(xiàn)代企業(yè)制度基本特征1、現(xiàn)代企業(yè)核心是法人制度現(xiàn)代公司是依法成立的經(jīng)濟(jì)組織，有獨(dú)立的財(cái)產(chǎn)，通過從事的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)來盈利。2、現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，即公司組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置與運(yùn)行機(jī)制。股東會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理與監(jiān)事會(huì)三者間的制衡關(guān)系是現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的核心，有利于公司高效率運(yùn)作，追求利益的最大化。,二、企業(yè)檔案工作綜述1、企業(yè)檔案工作的意義：企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。（4.1） 2、企業(yè)檔案工作的原則：企業(yè)

8、檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。（4.2）3、企業(yè)檔案工作的目的：企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。（ 4.3）4、企業(yè)檔案工作的責(zé)任：企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。（4.4 ）,三、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作面臨的困難 1、內(nèi)外動(dòng)力機(jī)制不健全 2、企業(yè)檔案意識(shí)不強(qiáng)烈 3、企業(yè)檔案工作不穩(wěn)定 4、企業(yè)檔案資源不充裕 5、檔案法規(guī)體系不完善 6、檔案人員素質(zhì)不適應(yīng),四、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的探索1、需要遵循企業(yè)檔案工作的一般規(guī)

9、律。2、需要與現(xiàn)代企業(yè)的需求相適應(yīng)。3、需要繼承傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作的成功經(jīng)驗(yàn)，克服其不足。,第三節(jié) 中外企業(yè)檔案工作比較（參見資料）,一、外國企業(yè)檔案的管理方式二、中外企業(yè)檔案管理工作比較（一）中外企業(yè)檔案工作發(fā)展歷程1、美國企業(yè)檔案工作的發(fā)展概況2、我國企業(yè)檔案工作的發(fā)展概況（二）中外企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制比較1、基本動(dòng)因比較2、管理體制比較3、管理模式比較,三、啟示變革與創(chuàng)新現(xiàn)代企業(yè)檔案管理不變的主題企業(yè)檔案管理層次的提升信息管理與知識(shí)管理多元化的發(fā)展模式自主發(fā)展與有序引導(dǎo)相結(jié)合,第四節(jié) 現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的體系建設(shè),組織、規(guī)章、制度、規(guī)范、保障“五個(gè)體系”建設(shè)。一、組織系統(tǒng) 1、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)：

10、企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。（5.1.1） 2、檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置：企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)，或指定負(fù)責(zé)檔案工作的機(jī)構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。（5.1.2） 3、檔案人員配備：企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定。（5.1.3 ） 4、檔案工作體系：企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。（5.1.4）,二、規(guī)章體系（6.1 “四個(gè)明確”）1、明確企業(yè)文件形成歸檔責(zé)任：企業(yè)

11、在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。2、明確企業(yè)檔案工作規(guī)定：企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。（6.1.2）3、明確檔案工作責(zé)任追究制度：對(duì)相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。（6.1.3 ） 4、明確檔案管理應(yīng)急預(yù)案：對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)

12、構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對(duì)檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。（6.1.4）,三、管理制度體系（6.2） 1、文件歸檔制度：應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。（6.2.1） （詳見7.3.27.3.4）2、檔案保管制度：應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對(duì)受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)（出）庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)。（6.2.2） （詳見7.6) （詳見9.19.6) 3、 檔案鑒定銷毀制度：應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時(shí)間等要求。（

13、6.2.3）（詳見7.7),4、檔案統(tǒng)計(jì)制度：應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。（6.2.4） （詳見7.8) 5、檔案利用制度：應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）閱檔案的要求。（6.2.5） （詳見7.9) 6、檔案保密制度：應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。（6.2.6） 7、電子檔案管理制度：應(yīng)對(duì)企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。（6.2.7）8、 檔案管理系統(tǒng)操作制度：應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。（6.2.8）,四、業(yè)務(wù)規(guī)范體系（6.3） 1

14、、文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號(hào)編制要求和檔案裝具要求等。（6.3.1） 2、 檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識(shí)、類目范圍。（6.3.2）(詳見規(guī)范附錄A：企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表）3、文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對(duì)應(yīng)的保管期限。（6.3.3）（詳見同上）4、特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。（6.3.4）,五、工作保障體系1、企業(yè)檔案工作的“三納入”：企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動(dòng)的有機(jī)組成,應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)

15、責(zé)任制或崗位責(zé)任制。(7.1.1) 2、企業(yè)檔案工作者的“四參加”：企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動(dòng)，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。（7.1.2）3、企業(yè)檔案工作的“四同時(shí)”：企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況，項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)作好項(xiàng)目文件歸檔交接。（7.1.3）,第五節(jié) 現(xiàn)代企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作,一、制定歸檔范圍和歸檔類目1、 企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍

16、。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)20044號(hào)文件要求。 （7.3.2.1）現(xiàn)代企業(yè)檔案歸檔范圍參考企業(yè)檔案工作規(guī)范附錄A。黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體貫徹機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局第8號(hào)令） 2、歸檔文件的主要來源有：本企業(yè)形成的文件；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。（7.3.2.2）,3、企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動(dòng)類型制訂文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項(xiàng)目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)

17、確定，建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA/T 28國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動(dòng)和專門業(yè)務(wù)編制。（7.3.2.3）,4、歸檔類目企業(yè)的黨群類、行政類、經(jīng)營管理類和生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案應(yīng)結(jié)合各部門工作職能，制定 歸檔類目表 。制訂歸檔類目須注意：（1）大單位按組織機(jī)構(gòu)，問題設(shè)類。小單位可按組織機(jī)構(gòu)，問題設(shè)類，也可以按問題設(shè)類。按組織機(jī)構(gòu)問題設(shè)類的，應(yīng)針對(duì)所有機(jī)構(gòu)，不能有遺漏。（2）類下設(shè)條款，每個(gè)條款反映機(jī)構(gòu)內(nèi)的一項(xiàng)職能、活動(dòng)或問題。每個(gè)條款名稱就是一組文件的文件標(biāo)題。因

18、此，擬制條款名稱既要扼要，又要具體，不可用籠統(tǒng)語言。（3）條款內(nèi)容大致相近的要盡量排在一起。如“董事會(huì)會(huì)議紀(jì)錄和董事會(huì)主要決議、決定” 。（4）類目的擬制和修訂要由檔案部門和文書部門結(jié)合進(jìn)行，交辦公室負(fù)責(zé)人簽署后執(zhí)行。（5）每年須將歸檔類目征求有關(guān)部門意見，適當(dāng)調(diào)整。,二、歸檔文件形成與積累按照歸檔范圍和歸檔類目做好文件的形成與積累工作。1、文件形成的要求（1）歸檔類目中的文件一旦形成必須隨時(shí)收集、登記；（2）歸檔文件必須是最終版本；（4）字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、文件的簽名、蓋章必須齊全；（5）統(tǒng)一使用A4紙張。（6）文件形成時(shí)應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。（7.2.1）字跡材料

19、必須耐久，禁止用圓珠筆、鉛筆。打印的歸檔文件最好用激光打印機(jī)；（7）文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。（7.2.2）,2、文件形成中的常見問題：（1）缺少反映部門主要活動(dòng)的文件。（2）只有結(jié)論性文件，缺過程性文件。（3）附件材料不全。（4）重要會(huì)議文件不全。（5）文件簽名蓋章手續(xù)不全。（6）文件缺頁。（7）夾帶小紙條。 解決問題對(duì)策：（1）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)平時(shí)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。（3）加強(qiáng)宣傳，主動(dòng)爭取業(yè)務(wù)技術(shù)人員的配合。,3、文件的積累的組織建立部門兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)體系，負(fù)責(zé)文件的收集積累，實(shí)行文書處理部門預(yù)立卷，這

20、 是我國文書工作的一項(xiàng)根本制度，具有以下優(yōu)越性：（1）有利于立卷文件的齊全和保密。（2）有利于提高案卷質(zhì)量和立卷效率。（3）有利于正確判斷文件保管期限。（4）有利于各部門平時(shí)對(duì)文件的查找和利用。（5）有利于檔案室工作的開展。,4、文件積累的內(nèi)容：（1）“帳內(nèi)”文件的收集“帳內(nèi)”文件是指收發(fā)文登記簿中的文件，即將收發(fā)文件登記簿中的屬于歸檔范圍的文件收集齊全，這類文件多數(shù)是紅頭文件，即正式公文。（2）“帳外”文件的收集“帳外”文件是指未經(jīng)文書部門登記,在收發(fā)文登記簿上無帳可查的文件。這些文件不容易控制，在歸檔過程中易被遺漏。它主要包括：本單位召開的各種會(huì)議文件,如會(huì)議記錄、發(fā)言稿等；本單位領(lǐng)導(dǎo)和有

21、關(guān)工作人員外出開會(huì)帶回來的文件；外單位直接寄發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)人“親啟”文件或直接寄給部門和有關(guān)人員的文件；本單位內(nèi)部各種規(guī)章制度、辦法和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)表等。這類文件雖然是非正式公文但是往往有重要的歸檔價(jià)值。（3）專門文件的收集指專業(yè)性比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)類文件，生產(chǎn)、經(jīng)營類、科研類文件，如合同、意向書、各類業(yè)務(wù)資質(zhì)、證書、營業(yè)執(zhí)照等。還有制作材料比較特殊的文件材料，如照片、音像資料等。,5、文件的平時(shí)歸卷（1）立卷人員需預(yù)先準(zhǔn)備好卷夾（或卷袋），每一類目準(zhǔn)備好一個(gè)卷夾。卷夾上寫上類目號(hào)，以便對(duì)號(hào)入坐。（2）立卷人員應(yīng)將有關(guān)事項(xiàng)的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文、調(diào)查與結(jié)論、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、以及有關(guān)

22、某次會(huì)議、某次出國、某項(xiàng)采購、銷售等活動(dòng)的相關(guān)文件都收齊歸入同一卷夾。（3）原則上采用“立薄卷”或以件為保管單位的方法，但是對(duì)某些文種，如合同，也可以組厚卷，即將一批合同裝訂成一卷。,三、歸檔文件的整理與歸檔1、文件整理（7.3.1）文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。文書、科技、會(huì)計(jì)、人事等門類文件的整理,應(yīng)分別符合GB 9705文書檔案案卷格式；DA/T 22歸檔文件整理規(guī)則；GB/T 11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求；財(cái)會(huì)字199832號(hào)會(huì)計(jì)檔案管理辦法；勞力字199233號(hào) 企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合GB/T

23、 11821照片檔案管理規(guī)范；DA/T 15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范；GB/T 18894電子文件歸檔與管理規(guī)范；DA/T 32公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則。,2、歸檔時(shí)間（1）經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。（7.3.3.1） （2）科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。（7.3.3.2） （3） 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。 （4） 會(huì)計(jì)核

24、算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。（7.3.3.4） （5）電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致。（7.3.3.5） （6） 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。（7.3.3.6） （7）更新、補(bǔ)充的文件；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件；企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件；其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。（7.3.3.7）,3、歸檔質(zhì)量要求（1）企業(yè)應(yīng)實(shí)行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項(xiàng)目

25、及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。（7.3.4.1） （2）歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)的標(biāo)稱質(zhì)量要求。（7.3.4.2） （3）歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。（7.3.4.3） （4）非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。（7.3.4.4）,（5）歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。（7.3.4.5） （6）兩個(gè)以上單位合作完成的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、

26、協(xié)議約定文件歸檔。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。（7.3.4.6） （7） 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫檔案交接登記表（見附錄B的圖B.1）。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。（7.3.4.1）,四、檔案收集工作1、文件歸檔的交接（7.4.1） （1）文件形成部門應(yīng)按期將檔案交接登記表隨同已整理的文件向檔案部門移交。（7.4.1.1）（2）檔案部門接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。 雙方在檔案交接登記表簽字后各保留一份。（7.4.1.2）2、檔案與資料的收集 （1）企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有的檔案。（7

27、.4.2.1） （2）企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。（7.4.2.2） （3）企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報(bào)導(dǎo)本單位的新聞資料。（7.4.2.3） （4）企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。 （7.4.2.4） （5）企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。（7.4.2.5）,五、 檔案整理工作（一）整理工作的一般要求1、檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進(jìn)行檔案的分類、排列與編目。（7.5.1）2、分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。（7.5.2）3、 類別號(hào)可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字

28、母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。（7.5.3）4、 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號(hào)。（7.5.4）5、根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號(hào)。檔號(hào)應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號(hào)編制方法見DA/T 13。（7.5.5）,6、 檔號(hào)可采用“全宗號(hào)分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）案卷號(hào)（或件號(hào)或盤、盒、張?zhí)枺保?表示可選）結(jié)構(gòu)。 全宗號(hào)由企業(yè)根據(jù)對(duì)所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。（7.5.6）7、紙質(zhì)檔案應(yīng)與對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號(hào)?；ヒ娞?hào)是反映同一內(nèi)容其它載體檔案保管單位的檔號(hào)。（7.5.7）8、 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。（7.5.8

29、）9、 檔案部門應(yīng)對(duì)每個(gè)全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨(dú)管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見DA/T 12全宗卷規(guī)范。（7.5.9）,（二）檔案整理工作要點(diǎn)：1、明確歸檔范圍、2、明確著錄規(guī)則、3、明確全宗劃分、4、明確分類方案、5、明確組卷方式、6、明確檔號(hào)規(guī)則、7、明確質(zhì)量要求：（1）須將應(yīng)歸檔文件收集齊全； （2）須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；（3）須正確區(qū)分文件的價(jià)值。,（三）以“件”為單位的檔案整理方法針對(duì)文書類檔案（即工業(yè)企業(yè)檔案分類中的前四類。1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。2、“件”含義（1）單份文件，一份

30、文件為一件；（2）正件與附件合為一件；（3）來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、函與復(fù)函）合為一件；（4）會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要成套性材料每次（期）為一件；（5）各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)（本）為一件。,3、“件”文件材料的排列、組合印件與原稿必須立在一起、印件在前、原稿在后。同一問題（內(nèi)容）的申請(qǐng)與批復(fù)必須一并組卷裝訂、批復(fù)在前、申請(qǐng)?jiān)诤?。這種由同一問題產(chǎn)生的材料一般不受年代級(jí)別的限制。需要一并裝訂的材料厚度看具體情況定、一般材料以2厘米為宜?；窘ㄔO(shè)類可視情況而定。文件材料排列、組合在一起或者說裝訂在同一卷案卷內(nèi)、大致要具備三同條件：一是年代相同；二是內(nèi)容相同；三是保管期限相同?？茖W(xué)技術(shù)檔案的排列、一般

31、是文字材料（如投標(biāo)、勘探、開工報(bào)告、監(jiān)理材料等）放在前面、圖紙放在文字材料的后面。,4、分類按“年度保管期限（永久、30年、10年）”進(jìn)行分類整理歸檔。也可加分類號(hào)：即“分類號(hào)年度保管期限序號(hào)”，如檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：1.1.2000.永久-001如果檔案進(jìn)館則前面再加企業(yè)的全宗號(hào)。5、編制頁碼原則上保留歸檔文件本身的頁碼，如文件本身沒編頁碼的應(yīng)編制頁碼，或者文件有增加的，應(yīng)補(bǔ)充頁碼，用打碼機(jī)或黑色的墨水筆填寫都可以。,6、蓋章編號(hào)（1）歸檔文件應(yīng)按分類方法逐件在首頁上方的空白處加蓋檔案章，并填寫檔案章有關(guān)欄目的內(nèi)容。檔案章格式：（2）檔案章的項(xiàng)目及填寫內(nèi)容：全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。年度：

32、填寫文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如：“2000”保管期限：歸檔文件保管期限的名稱。如：“永久”注:在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它文件沒及時(shí)歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。件號(hào)：文件的順序號(hào)。年度、保管期限（永久、長期、短期）編制1個(gè)流水號(hào)，每年斷號(hào)。,7、裝盒及填寫盒內(nèi)備考表（1）歸檔文件編號(hào)后。按照年度、保管期限、編號(hào)順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個(gè)盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項(xiàng)內(nèi)容。盒號(hào)暫不要編。（2）填寫盒內(nèi)備考表。盒內(nèi)情況說明：主要填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可不用填寫；整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件

33、的人員姓名；檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名；日期：歸檔文件整理完畢的日期。,8、填寫歸檔文件目錄 （1）件號(hào)：編制的流水號(hào)；（2）責(zé)任者：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)；（3）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)（沒有文號(hào)的不用填寫）（4）題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)加擬標(biāo)題，原文標(biāo)題不能說明內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題。凡加擬的標(biāo)題都外加“”號(hào)；(舉例:關(guān)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建檔工作的補(bǔ)充通知（5）日期：指文件形成的日期；例:2005.01.01（6）頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁數(shù)；（注意：正反面）（7）備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見標(biāo)號(hào)；（8）歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾

34、裝訂，一份放入檔案盒。,9、編寫歸檔說明，包括：（1）單位的名稱；（2）單位領(lǐng)導(dǎo)名單及任免時(shí)間；（3）當(dāng)年的主要工作情況（4）當(dāng)年檔案歸檔情況。10、檔案的裝訂（1）薄卷裝訂（2）厚卷裝訂,六、檔案保管工作 1、檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。（7.6.1） 2、檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。對(duì)于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護(hù)。（7.6.2） 3、庫房管理（7.6.3） （1）庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護(hù)功能。（7.6.3.1）（2）庫房溫、

35、濕度應(yīng)符合各類載體的保管要求，有溫濕度登記（登記表參見附錄B的圖B.2）。特殊載體材料保管見DA/T 15第7章。（7.6.3.2）（3）庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時(shí)排除隱患。（7.6.3.3） 4、庫藏檔案應(yīng)定期清理核對(duì),做到賬物相符。庫藏檔案發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說明。（7.6.3.4）,七、檔案鑒定工作 1、企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和保管期限到期檔案提出鑒定意見。（7.7.1） 2、檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國家和社會(huì)現(xiàn)實(shí)和今后工作的查考、憑證以及歷史研究的價(jià)值確定。（7.7.2） 3、 檔案保管期限一

36、般分為永久和定期兩種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案管理辦法。（7.7.3） 4 、永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國家和社會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。（7.7.4）,5、定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年兩檔。（7.7.5） 6、企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會(huì)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊(cè)永久

37、保存。（7.7.6）,八、檔案統(tǒng)計(jì)工作 1、檔案部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（7.8.1 ） 2、建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，主要內(nèi)容包括：檔案館（室）藏情況；年度入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。（7.8.2）3、檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保持連續(xù)性。（7.8.3）4、工作要點(diǎn)（1）檔案部門指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)。（2）各類檔案要建立健全統(tǒng)計(jì)賬本，定期做好登記、統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確記錄檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀等數(shù)據(jù)，按期匯總報(bào)送統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)人。（3）統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)人按上級(jí)規(guī)定要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（4）要確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的嚴(yán)肅性，各類數(shù)據(jù)應(yīng)實(shí)事求是，不得隨意估算、虛報(bào)。,九、檔案利用工作1、檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時(shí)、有效提供檔案利用服務(wù)。（7.9.1）2、企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（7.9.2）3、利用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記（借閱登記表參見附錄B的圖B.4）。利用效果突出的宜進(jìn)行登記。（利用效果登記表參見附錄B的圖B.5）（7.9.3）4、可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。（7.9.4）,5、企業(yè)宜對(duì)檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編