秘書事務(wù)(上)ppt課件.ppt

1、1,現(xiàn)代企業(yè)秘書實(shí)務(wù)(下）,秘書培訓(xùn)資料,2,目錄,時(shí)間管理和旅行 會(huì)議安排 信息管理 人際交往,3,五、時(shí)間管理和旅行,時(shí)間管理 時(shí)間管理是效率的保障。 愛迪生說：“世界上最重要的東西是時(shí)間?！?馬克思說：“可支配的時(shí)間，就是財(cái)富本身。”,4,秘書一天的工作,1、 開門前后： a、取郵件報(bào)紙 b、開門，定格觀看辦公室（有，無） c、取傳真件，翻日歷，對(duì)時(shí)鐘，打開電器,5,秘書一天的工作,1、2、 常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排列） A、查閱日志（準(zhǔn)備、提醒-） B、處理郵件、來件（拆封、分類、呈送、發(fā)出郵件-） C、聆聽上司指示（筆記-） D、接打電話、收發(fā)傳真、電子郵件 E、制備文稿（起草、

2、修改、審批-打印、裝訂） F、接待訪客 G、安排會(huì)議、約會(huì) H、處理辦公室事務(wù)（清潔，安全，購水、用品，訂票）,6,秘書一天的工作,1、3、 日志項(xiàng)目：（當(dāng)日必完成） A、為上司外出，會(huì)議，會(huì)客等（準(zhǔn)備，參與-結(jié)束） B、為自己外出，會(huì)議，會(huì)客等（準(zhǔn)備，參與-結(jié)束） 2、 4、新增內(nèi)容： （立即調(diào)整先后次序，張而有序，忙而不亂） A、新加工作 B、應(yīng)急工作 C、突發(fā)事件,7,秘書一天的工作,5、關(guān)門前后： A、查看日志（提醒上司，自己清晰） B、回顧當(dāng)日（是否結(jié)束，加班否） C、離前必做（清理辦公桌，存放信息，關(guān)閉機(jī)器， 切斷電源，保密檢查，柜屜上鎖，關(guān)窗關(guān)門）,8,秘書：化平凡為偉大,每日記

3、錄，一周統(tǒng)計(jì)，周志顯示： 接電話500次，打電話380次，接訪客70位，做文件36份（5萬字）， 出外訪17家，參加會(huì)14個(gè)，處理事務(wù)68件- 再加入分析、評(píng)價(jià)，送交上司 結(jié)論：自己小結(jié)獲鼓舞，上司清楚受感動(dòng)， 加強(qiáng)溝通近感情，平凡工作有偉大,9,如何管理時(shí)間,明確目標(biāo) 建立計(jì)劃，寫成清單 設(shè)定先后順序，分清輕重緩急 遇事馬上做，現(xiàn)在就做 第一次就做好，次次做好 專心致志，不要有頭無尾 珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢 養(yǎng)成整潔和有條理的習(xí)慣 養(yǎng)成快速的節(jié)奏感 設(shè)定完成期限 善用零碎時(shí)間,10,如何管理時(shí)間,ABCD法則： 急迫 先做A 既重而急 次做B 重而不急 再做C 急而不重 不做D 不重不急 重

4、要,A,B,D,C,11,如何制定計(jì)劃,行動(dòng)計(jì)劃和時(shí)間表是用于管理時(shí)間和任務(wù)的文件，包括： 任務(wù)的名稱和摘要； 衡量進(jìn)度的目標(biāo)、最終期限和階段任務(wù)； 需要來完成該工作的物質(zhì)資源的信息； 任務(wù)的分配已經(jīng)分配特定任務(wù)的人員和 部門的細(xì)節(jié)；,12,如何制定計(jì)劃,意外情況的處理萬一有時(shí)間拖延如何處 理，例如設(shè)備發(fā) 生故障 進(jìn)展信息報(bào)告報(bào)告何人、何時(shí)和怎樣 報(bào)告 監(jiān)督和管理何人、如何監(jiān)督工作的進(jìn)展 和質(zhì)量； 當(dāng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)時(shí)，有明確的標(biāo)記的方法，例如 在方框打勾,13,如何進(jìn)行日志管理,日志管理要做到： 輸入會(huì)議的完整準(zhǔn)確的信息，最終期限等， 立即標(biāo)上開始和結(jié)束的時(shí)間 在每月或年的開始，輸入固定的會(huì)議，約會(huì)

5、 在一周的開始和一天的開始查看日志，及時(shí) 更新 需要取消時(shí)，清楚和立即輸入取消記號(hào)。 安排隔開假日,14,如何安排旅游,計(jì)劃：包括 日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體工作和活動(dòng)、相關(guān)信息、聯(lián)絡(luò)方法 交通工具：包括選擇、如何訂票、再確認(rèn)以及國際旅行中的國際時(shí)差換算 訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認(rèn) 辦理邀請(qǐng)函、護(hù)照、簽證、黃皮書等旅行文件,15,六、會(huì)議安排,會(huì)前籌備 會(huì)中職責(zé) 會(huì)后任務(wù),16,會(huì)議安排會(huì)前籌備工作：,確立議題：（多由領(lǐng)導(dǎo)定）主題、內(nèi)容、時(shí)間、會(huì)期、方式、組織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。 選擇場(chǎng)地：大小會(huì)場(chǎng)、食宿地、級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)、活動(dòng)地等。 發(fā)送請(qǐng)柬和通知。 準(zhǔn)備資料 ：會(huì)議日程、

6、各類文件、聲像資料、廣告、報(bào)導(dǎo)、證件類、表格、材料袋等。 會(huì)務(wù)工作：會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備物資準(zhǔn)備、車輛安排、報(bào)到登記、餐飲安排、安全保衛(wèi)等。 經(jīng)費(fèi)預(yù)算：來源、計(jì)劃、審批等。,17,會(huì)議安排會(huì)中責(zé)任,提前到會(huì)，檢查設(shè)備和安排（設(shè)施、座位、標(biāo)簽、存衣架等） 需要時(shí)，實(shí)施備用方案（如人員、地點(diǎn)、設(shè)備等出現(xiàn)意外） 做好迎客、簽到工作（迎接佳賓和與會(huì)者、辦理簽到手續(xù)等） 做好會(huì)議記錄、錄音、錄象工作（摘要記錄、詳細(xì)記錄、代表名冊(cè)等）,18,會(huì)議安排會(huì)中責(zé)任,輔助會(huì)議正常進(jìn)行（提供材料、復(fù)印，協(xié)助主持人掌握會(huì)場(chǎng)情況、控制會(huì)議進(jìn)程、觀注會(huì)議動(dòng)態(tài)、做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、處理電話應(yīng)急等） 安排好會(huì)中的后勤服務(wù)（會(huì)議休息、飲料

7、、用餐、住宿、娛樂、車輛、照相、衛(wèi)生、醫(yī)療等） 集會(huì)議的信息（發(fā)新聞、寫簡報(bào)、會(huì)議調(diào)查、反饋等） 妥善做好送客工作（購票、車輛、留宿等）,19,會(huì)中責(zé)任會(huì)議 簡報(bào),目的-反映會(huì)議情況、進(jìn)程，介紹會(huì)議討論、爭(zhēng)論的問題，摘錄會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)（規(guī)模大、會(huì)期長的常編發(fā)簡報(bào)以交流信息） 類別- 摘要式將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。 概括式-根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合，概括大會(huì)、小組情況，供閱。 綜合式-包容上兩式，加上其他，如上級(jí)指示、賀信、花絮等。,20,會(huì)中責(zé)任簡報(bào)寫作要求,快-搶時(shí)間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時(shí)限性。 新-提出新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)，引人注目，滿足交流性和指

8、導(dǎo)性。 實(shí)-內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確可靠，數(shù)字、事實(shí)核對(duì)清楚，不夸大縮小。 短-行文簡明扼要，開門見山，樸實(shí)無華，一語中的,21,會(huì)議 簡報(bào),目的-反映會(huì)議情況、進(jìn)程，介紹會(huì)議討論、爭(zhēng)論的 問題，摘錄會(huì)議發(fā)言 要點(diǎn)（規(guī)模大、會(huì)期長的常編發(fā)簡報(bào)以交流信息） 類別- 摘要式將有代表性、有啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理， 讓其他組了解。 概括式-根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合，概括大會(huì)、小組 情況，供與會(huì)者閱。 綜合式-包容上兩式，加上其他，如上級(jí)指示、賀信、 會(huì)中花絮等。,22,會(huì)議 簡報(bào)寫作,快-搶時(shí)間，不拖拉，邊聽、邊記、 邊分析、邊整理，滿足時(shí)限性。 新-提出新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)， 引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。 實(shí)-內(nèi)

9、容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，數(shù)字、 事實(shí)核對(duì)清楚，不夸大縮小。 短-行文簡明扼要，開門見山，樸實(shí)無華， 一語中的，不過千字。,23,會(huì)議 簡報(bào)例,格式-報(bào)頭 XXX會(huì)議簡報(bào)（第X期） XXX會(huì)議秘書處編 XXXX年X月X日 正文 XXXXXX（標(biāo)題） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 報(bào)尾 送：XXXXXXX（上級(jí)） 發(fā)：與會(huì)代表 （共印XX份）,24,會(huì)議紀(jì)要,定義-按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報(bào) 和下達(dá)貫徹執(zhí)行。 寫作-1、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見。 2、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有

10、取有舍，有主有次，言語精練。 3、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時(shí)加理論說明。 4、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。,25,會(huì)議紀(jì)要,格式-列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。 本體：標(biāo)題-公文式或簡式（會(huì)議名稱+紀(jì)要） 時(shí)間-標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間，署名下寫成文時(shí)間 正文-概況： 會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。 結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希 望、 號(hào)召 簽署-正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱,26,會(huì)議紀(jì)要,主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達(dá)方式有: 概述式；

11、綜合原始材料，圍繞議題概述多用 小型會(huì)議 條塊式；規(guī)模大，議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容 分塊表達(dá)獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納 會(huì)議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確 記錄式：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體,27,會(huì)議安排會(huì)后工作,1、收回所有單位（部門）物品（文件材料、設(shè)備 文具物品等） 2、清潔、檢查會(huì)議地點(diǎn)、場(chǎng)所（借用還回、移 動(dòng)恢復(fù)等） 3、向有關(guān)提供幫助者告辭致謝 4、結(jié)請(qǐng)帳目（場(chǎng)地、住宿、設(shè)備、餐飲、服務(wù)、 文具復(fù)印費(fèi)等與預(yù)算比較，并檢查訂金最后結(jié) 算?，F(xiàn)金、支票、信用卡索要發(fā)票憑證）,28,會(huì)議安排會(huì)后工作,5、 會(huì)議分析和評(píng)估（統(tǒng)計(jì)、分析調(diào)查、問卷 等，包含對(duì)會(huì)議內(nèi)容、展示、管理、地點(diǎn)

12、 設(shè)施、材料、服務(wù)等評(píng)估） 6、 整理會(huì)議文件材料（如記錄的整理、會(huì)議 材料的存檔） 7、 編制會(huì)議報(bào)告、紀(jì)要、通訊 8、 進(jìn)行會(huì)議催辦和備忘（執(zhí)行催辦會(huì)議交辦 決定，整理待做工作表等）,29,會(huì)后工作會(huì)議紀(jì)要,定義-按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報(bào)和下達(dá) 貫徹執(zhí)行。 寫作- 1、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見。 2、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次 言語精練。 3、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時(shí) 加理論說明。 4、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、 約束作用。,30,會(huì)后工作會(huì)議紀(jì)要格式,列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。

13、本體： 標(biāo)題-公文式或簡式（會(huì)議名稱+紀(jì)要） 時(shí)間-標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間，署名下寫成文時(shí)間 正文-概況：會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。,31,會(huì)后工作會(huì)議紀(jì)要,表達(dá)方式有： 概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會(huì)議 條塊式；規(guī)模大，議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá) 獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納會(huì)議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確 記錄式：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體,32,會(huì)后工作會(huì)議紀(jì)要,結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號(hào)召 簽署-正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱,33,七、信息管理,-國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人從事

14、政、軍、經(jīng)、科、技、文、宗等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家、社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像記錄 （行政管理類、經(jīng)營管理類、科研類、工藝技術(shù)類、法律類、財(cái)會(huì)金融類、 基建設(shè)備類、人事類等）,34,信息管理,檔案特點(diǎn)- 1、社會(huì)實(shí)踐中的原始記錄； 2、是有條件轉(zhuǎn)化來的文件 3、 來源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣 檔案作用- 1、憑證作用； 2、參考及情報(bào)作用,35,信息管理檔案業(yè)務(wù)6個(gè)環(huán)節(jié),1、 收集工作-獲取積累檔案的手段，統(tǒng) 一管理的措施，力求豐富完整高質(zhì) 2、整理工作-按一定原則分類、組合、 排列、編號(hào)、編目的有序化過程 3、鑒定工作-對(duì)庫存進(jìn)行鑒別、挑選、去 粗取精，最佳優(yōu)化，發(fā)揮價(jià)值,36,檔

15、案業(yè)務(wù)6個(gè)環(huán)節(jié),4、 保管工作-采取保護(hù)措施，妥善管理 延長壽命，加強(qiáng)保密，確保安全 5、 統(tǒng)計(jì)工作-進(jìn)行收進(jìn)、移出、利用數(shù) 量登記、統(tǒng)計(jì)和分析，掌握情況 6、提供利用-開發(fā)和直接提供檔案，為 事業(yè)服務(wù)，達(dá)到建檔根本目的,37,信息管理分類,按字母排列-以英文姓氏順序排，同姓再按名的首字，中文按拼音 如客戶名單李L在前，張Z在后 按主題內(nèi)容-同類內(nèi)容的文件歸在一起，建立一個(gè)易區(qū)分的主題 如建立供應(yīng)類文件和銷售類文件不同主題 按形成時(shí)間-文件形成時(shí)間年、月、日的先后，看發(fā)展變化 如將財(cái)務(wù)發(fā)票本按年、月分類,38,信息管理分類,按地區(qū)范圍-業(yè)務(wù)活動(dòng)以地區(qū)更顯重要和方便時(shí)，確定地區(qū)名 如西北分公司、

16、東北分公司 按數(shù)字規(guī)律-按規(guī)律用數(shù)字給文件編號(hào)歸檔，便于增添和查找 如人事檔案的編號(hào)，病歷，微機(jī)管理,39,信息管理分類,按檔案來源-保持文件形成的來源地的清晰，不隨意拆散、搬家 如市辦公廳文件、市經(jīng)貿(mào)委文件 按載體形式-根據(jù)檔案載體的不同而分類 如紙質(zhì)類，音像類，電子類，縮微膠卷 綜合應(yīng)用各類，如先時(shí)間，后主題，再地區(qū),40,七、人際交往,人際關(guān)系 氣質(zhì)類型 約哈里窗戶 與同事相處 與上司相處,41,人際關(guān)系,人際關(guān)系是指在社會(huì)活動(dòng)中，人們相互間所結(jié)成的各種關(guān)系，也可以說是反映人與人之間心理上的距離。 人際關(guān)系圖,42,促進(jìn)人際吸引的形式,接近性吸引空間距離近，見面機(jī)會(huì)多 相似性吸引處事態(tài)度

17、相似，感情融合 互補(bǔ)性吸引滿足需要，我無換他有 報(bào)答性吸引他對(duì)你好，報(bào)之以瓊瑤 儀表性吸引儀表誘人，第一印象好,43,氣質(zhì)類型圖,44,約哈里窗戶圖,45,情商圖,情商是測(cè)定人的情緒感情的一種指標(biāo),46,與人相處之道,尊重他人 感謝他人的幫助 關(guān)心他人，提供幫助、配合與支持，表現(xiàn)溫情與愛心 不強(qiáng)加于人，體諒他人 謙虛謹(jǐn)慎，戒驕戒躁 準(zhǔn)確扮演自己的角色 保持溝通與交流 正確對(duì)待他人的成績,47,與同事關(guān)系的自我評(píng)價(jià),l每天上班見了同事，你主動(dòng)問好，表示致意嗎？ l你能細(xì)心察覺同事的情感變化，主動(dòng)詢問表示關(guān) 切嗎？ l 在與同事共同工作時(shí)，你采取：齊心協(xié)力、漫不 精心、推委、拆臺(tái)？ l同事遇到困難

18、，你是：熱心幫助、表面應(yīng)付、不 聞不問？ l遇到難以分清的工作，你是主動(dòng)去做，還是推給 別人？,48,與同事關(guān)系的自我評(píng)價(jià),l當(dāng)你需要同事的幫助，你能禮貌的提出請(qǐng)求嗎？ l你認(rèn)為同事幫助你是應(yīng)該的，而不需要感謝嗎？ l同事外出，有訪客找他，你能代同事熱情接待和 處理事由嗎？ l同事外出，有電話找他，你是怎樣接應(yīng)電話的？ l當(dāng)你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮 兮，還是共同分享？ l 你怎樣給同事留言和寫備忘條？,49,與同事關(guān)系的自我評(píng)價(jià),l 當(dāng)你取得一些成績時(shí)，你會(huì)在同事面前流露、 炫耀，甚至吹噓嗎？ l對(duì)待同事的缺點(diǎn)或毛病，你是看笑話、夸大 喧揚(yáng)，還是真誠幫助？ l看到同事取得成績或上司表揚(yáng)，你是祝賀、無 所謂，還是有些嫉妒？ l工作中，你能與同事相互切磋、共同商量、交 流體會(huì)嗎？,50,與上司相處之道（一）,尊重上司： 上司也是人，是自然人，是普通人，不是完人 上司承擔(dān)的責(zé)任比你大，向家中長子，既要完成 父母交給的任務(wù)又要管理好弟妹，實(shí)屬不易 1、了解上司工作職責(zé)、側(cè)重點(diǎn)，了解