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文檔簡介
1、行政采購管理制度1.0總則1.1目的:加強地產(chǎn)本部及各子公司(含項目公司)物資采購及管理系統(tǒng)建設(shè),建立優(yōu)質(zhì)、共享的禮品庫及供應(yīng)商資源庫平臺,合理控制及優(yōu)化采購流程,持續(xù)提高行政采購工作的效率與質(zhì)量。1.2適用范圍:本制度適用于地產(chǎn)本部及各子公司(含項目公司)的所有行政采購相關(guān)工作。1.3本制度自頒布之日起實施。此制度由地產(chǎn)本部綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。1.4本管理制度分為七個部分:總則、行政采購定義、職責(zé)劃分、采購流程、供應(yīng)商管理、廉潔規(guī)定、附件及表單。2.0行政采購定義2.1行政采購范疇本制度所指行政采購包括由地產(chǎn)各級行政部門負(fù)責(zé)進行的用于辦公、工作所需要的所有物資的采購行為,及其它指定由行
2、政部門采購的物資的采購行為。不包括房租、住宿、機票、餐飲、快遞、保安、保潔、日常雜費、車輛維修等服務(wù)性質(zhì)的支付行為。2.2行政采購物資分類依據(jù)行政采購的范疇將行政采購物資分為辦公用品、商務(wù)禮品、董事局專項三大類。具體分類見附件1:行政采購物資分類2.3行政采購的原則2.3.1質(zhì)優(yōu)價廉原則:行政采購工作在注重質(zhì)量的同時,保證采購物資價格處于市場合理水平,采購物資品質(zhì)符合公司的品牌氣質(zhì)形象,工藝品及收藏品應(yīng)綜合考慮其藝術(shù)價值及投資價值。2.3.2高效服務(wù)原則:行政采購的目的是為了服務(wù)公司良性運營,采購效率的提升尤為重要,所采購物資應(yīng)切實能夠服務(wù)于工作,并帶來滿意度提升。2.3.3創(chuàng)新品質(zhì)原則:采購
3、人員應(yīng)保持創(chuàng)新意識,提供新型、前沿的行政物資,同時行政采購物資應(yīng)符合公司的品牌氣質(zhì)形象。 3.0職責(zé)劃分3.1行政管理部門(地產(chǎn)本部綜合管理部、子公司(含項目公司)綜合管理部,以下簡稱“綜管部”),是行政物資及其采購工作的歸口管理部門,負(fù)責(zé)行政物資的規(guī)劃、采購、驗收、出/入庫、保管、調(diào)撥、處置等項工作;建立地產(chǎn)集中采購標(biāo)準(zhǔn),定期更新禮品資源庫及供應(yīng)商資源庫;綜管部須按月統(tǒng)計各部門領(lǐng)用情況,并整理每月各部門/各子公司(含項目公司)物資領(lǐng)用明細(xì)表,且與年度預(yù)算比較,對超預(yù)算部門/子公司(含項目公司)進行預(yù)警提示,并提請超支部門/子公司(含項目公司)提供情況說明,并根據(jù)領(lǐng)用及庫存情況,更新次月采購計
4、劃;每月與財務(wù)管理部盤點行政物資,并視情況組織抽查。3.2各行政采購需求部門,是行政物資的領(lǐng)用部門。應(yīng)及時編制并審批部門年度、月度或?qū)m椥姓镔Y的采購計劃(采購申請),匯總到綜合管理部。認(rèn)真驗收相關(guān)需求行政物資,并做客觀評價。3.3財務(wù)管理部門,負(fù)責(zé)審核采購報銷票據(jù)的規(guī)范性;收集并復(fù)核綜管部統(tǒng)計的每月各部門/各子公司(含項目公司)物資領(lǐng)用明細(xì)表、及物資領(lǐng)用按部門的預(yù)算執(zhí)行情況分析表、超支部門/子公司(含項目公司)的情況說明,并及時提報至預(yù)算領(lǐng)導(dǎo)小組,便于統(tǒng)籌管理預(yù)算執(zhí)行情況;每月與綜管部聯(lián)合盤點行政物資,并視情況進行抽查盤點。3.4品牌部門,負(fù)責(zé)在各類行政采購中,涉及vi應(yīng)用部分的設(shè)計、審核及
5、確定最終版本。4.0采購流程(具體采購流程詳見附件2:xx地產(chǎn)行政采購管理流程)4.1申購請示程序4.1.1辦公用品及商務(wù)禮品的申購手續(xù)參照辦公用品管理辦法、商務(wù)禮品管理制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.1.2辦公用品屬于標(biāo)準(zhǔn)配置的申購請示由綜管部資產(chǎn)管理員根據(jù)庫存情況發(fā)起,非標(biāo)準(zhǔn)類或更新類的計劃外辦公設(shè)備、家具(管制資產(chǎn)類)申購請示由需求部門發(fā)起。4.1.3商務(wù)禮品的申購由綜合管理部根據(jù)領(lǐng)用及庫存情況,結(jié)合年度預(yù)算發(fā)起。其他部門臨時性、特殊性的禮品采購,可由需求部門提供附件4臨時申購單,并由有權(quán)審批人批準(zhǔn)確認(rèn)后,由綜管部按最新權(quán)責(zé)手冊中2.1商務(wù)禮品購置申請的相關(guān)人員審批同意后,發(fā)起申購。4.1.4藝術(shù)
6、品的申購由綜合管理部根據(jù)庫存情況及實際需求發(fā)起,具體執(zhí)行詳見附件3:藝術(shù)品采購鑒定流程。4.1.5所有申購請示過程中,綜合管理部固定資產(chǎn)管理員均應(yīng)對該申購物資(或可替代物資)的庫存情況作出相應(yīng)說明,并負(fù)相應(yīng)責(zé)任。4.1.6臨時急需且無庫存的行政物資,應(yīng)由需求部門報有權(quán)審批人(參照xx地產(chǎn)管理權(quán)責(zé)及審批流程表)同意,同時由需求經(jīng)辦人填寫附件4:臨時申購單,并經(jīng)有權(quán)審批人制度涉及的相關(guān)人員審批同意后,參照4.1.3執(zhí)行。遇特殊情況的,經(jīng)有權(quán)審批人同意的可先行采購,事后及時補充相應(yīng)申購程序。4.2采購實施程序4.2.1采購申購核準(zhǔn)后,采購人員根據(jù)采購申請單中的內(nèi)容進行采購實施。根據(jù)采購行政物資的不同
7、類型,采購方式主要分為比選采購、定點采購、異地采購三種。結(jié)合實際需求采用不同的采購類型。詳見附件5:行政采購實施分類4.2.2由行政部門發(fā)起的采購申請,應(yīng)事先經(jīng)與主要需求部門溝通,行政資產(chǎn)管理員確認(rèn)后,由行政人員參照4.2.1中方式進行采購。4.2.3集中采購的原則 禮品在禮品庫有的,需執(zhí)行地產(chǎn)框架采購合同;全年禮品框架采購金額應(yīng)占全年采購金額的80%以上;未在禮品庫的特殊需求禮品,需求部門需另行呈批申購,另擇供應(yīng)商簽訂合同(彈性采購),此項采購金額不得超過全年采購金額的20%;單價300元以下的可增加各子公司(含項目公司)地方特色禮品,增加采購的靈活性及自主性。4.3驗收及入/出庫程序4.3
8、.1到貨后,行政采購人員應(yīng)組織需求部門人員(需求部門不能在場的可指定他人或綜合管理部資產(chǎn)管理員)對本次采購物資進行驗收,確認(rèn)無誤,質(zhì)量合格后,方可辦理入庫手續(xù),開具入庫單。在采購人員不在場且未征得采購人員同意的情況下,其他人員不得擅自接收貨物或相關(guān)的送貨單據(jù)。驗收過程出現(xiàn)問題的,經(jīng)采購人員確認(rèn),可拒絕收貨或部分收貨。4.3.2采購物資的驗收應(yīng)由綜合管理部組織進行,使用單位派人(或指定專人)參加,檢查采購的物資有無缺損,附件、備件、專用工具、技術(shù)文件、使用說明書、保修卡、原產(chǎn)地證明、鑒定證書等是否齊全。貨物驗收入庫后,相關(guān)資料應(yīng)由綜合管理部指定人員統(tǒng)一分類保管。4.3.3其他出/入庫手續(xù)流程參照
9、辦公用品管理辦法、商務(wù)禮品管理制度及xx地產(chǎn)固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行。4.4付款/報銷程序4.4.1行政物資驗收入庫后,采購人員應(yīng)根據(jù)權(quán)責(zé)手冊行政事務(wù)中2.2的審批程序及相關(guān)協(xié)議規(guī)定辦理付款/報銷手續(xù)。4.4.2采購申購單、采購合同(若有)、入庫單、發(fā)票是相關(guān)行政物資款項支付/費用核銷的必要單據(jù),采購人員在做付款/報銷手續(xù)時應(yīng)附后。4.4.3進入付款/報銷流程前,必須按照4.1及4.2相關(guān)約定,參照權(quán)責(zé)手冊行政事務(wù)中2.1的審批程序,完成申購請示批準(zhǔn)。4.5采購統(tǒng)計與報表4.5.1采購?fù)瓿?,采購人員應(yīng)及時匯總統(tǒng)計當(dāng)次的采購數(shù)據(jù)信息,編制年度行政物資采購動態(tài)情況表。4.5.2子公司(含項目公司)按月
10、統(tǒng)計本級公司各部門領(lǐng)用情況,制作各部門領(lǐng)用費用明細(xì)表,并與年度預(yù)算數(shù)字比較,上報地產(chǎn)本部綜管部;地產(chǎn)本部綜管部按月統(tǒng)計地產(chǎn)本部層面各部門領(lǐng)用明細(xì)表,與年度預(yù)算數(shù)字比較,對超預(yù)算部門進行預(yù)警,同時匯總超支部門的情況說明,并復(fù)核子公司(含項目公司)的費用領(lǐng)用表,提請超支子公司(含項目公司)做出情況說明;同時,提交數(shù)據(jù)表單及情況說明給地產(chǎn)本部財務(wù)部。4.5.3每季度向集團報備報表,詳見附件6:行政采購報表:行政采購費用月度統(tǒng)計表、年度行政物資采購動態(tài)情況表、年度行政禮品與供應(yīng)商資源庫三份表單。5.0供應(yīng)商管理 資源庫中的供應(yīng)商均應(yīng)納入分級評價體系,xx地產(chǎn)行政物資供應(yīng)商級別分為a、b、c三級,不同級別供應(yīng)商享有不同的權(quán)益和優(yōu)先選擇權(quán)。具體管理方式詳見附件7:行政物資供應(yīng)商管理方案、附件8:年度行政物資供應(yīng)商評比表6.0廉潔規(guī)定6.1采購人員在與供應(yīng)商的合作中應(yīng)第一時間并在合作過程中再三重申xx地產(chǎn)對于廉潔自律的要求,杜絕供應(yīng)商進行商業(yè)賄賂的任何動機,切實保障公司利益。對于曾提出商業(yè)賄賂的供應(yīng)商應(yīng)謹(jǐn)慎考慮與其合作,對多次提出商業(yè)賄賂的供應(yīng)商應(yīng)不予合作。6.2對于員工廉潔自律的處分及獎勵,依據(jù)員工職務(wù)行為準(zhǔn)則及獎懲管理制度執(zhí)行。7.
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