房地產(chǎn)公司行政采購管理制度模版

1、行政采購管理制度1.0總則1.1目的：加強(qiáng)地產(chǎn)本部及各子公司（含項(xiàng)目公司）物資采購及管理系統(tǒng)建設(shè)，建立優(yōu)質(zhì)、共享的禮品庫及供應(yīng)商資源庫平臺，合理控制及優(yōu)化采購流程，持續(xù)提高行政采購工作的效率與質(zhì)量。1.2適用范圍：本制度適用于地產(chǎn)本部及各子公司（含項(xiàng)目公司）的所有行政采購相關(guān)工作。1.3本制度自頒布之日起實(shí)施。此制度由地產(chǎn)本部綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。1.4本管理制度分為七個部分：總則、行政采購定義、職責(zé)劃分、采購流程、供應(yīng)商管理、廉潔規(guī)定、附件及表單。2.0行政采購定義2.1行政采購范疇本制度所指行政采購包括由地產(chǎn)各級行政部門負(fù)責(zé)進(jìn)行的用于辦公、工作所需要的所有物資的采購行為，及其它指定由行

2、政部門采購的物資的采購行為。不包括房租、住宿、機(jī)票、餐飲、快遞、保安、保潔、日常雜費(fèi)、車輛維修等服務(wù)性質(zhì)的支付行為。2.2行政采購物資分類依據(jù)行政采購的范疇將行政采購物資分為辦公用品、商務(wù)禮品、董事局專項(xiàng)三大類。具體分類見附件1：行政采購物資分類2.3行政采購的原則2.3.1質(zhì)優(yōu)價廉原則：行政采購工作在注重質(zhì)量的同時，保證采購物資價格處于市場合理水平，采購物資品質(zhì)符合公司的品牌氣質(zhì)形象，工藝品及收藏品應(yīng)綜合考慮其藝術(shù)價值及投資價值。2.3.2高效服務(wù)原則：行政采購的目的是為了服務(wù)公司良性運(yùn)營，采購效率的提升尤為重要，所采購物資應(yīng)切實(shí)能夠服務(wù)于工作，并帶來滿意度提升。2.3.3創(chuàng)新品質(zhì)原則：采購

3、人員應(yīng)保持創(chuàng)新意識，提供新型、前沿的行政物資，同時行政采購物資應(yīng)符合公司的品牌氣質(zhì)形象。 3.0職責(zé)劃分3.1行政管理部門（地產(chǎn)本部綜合管理部、子公司（含項(xiàng)目公司）綜合管理部，以下簡稱“綜管部”），是行政物資及其采購工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)行政物資的規(guī)劃、采購、驗(yàn)收、出/入庫、保管、調(diào)撥、處置等項(xiàng)工作；建立地產(chǎn)集中采購標(biāo)準(zhǔn)，定期更新禮品資源庫及供應(yīng)商資源庫；綜管部須按月統(tǒng)計(jì)各部門領(lǐng)用情況，并整理每月各部門/各子公司（含項(xiàng)目公司）物資領(lǐng)用明細(xì)表，且與年度預(yù)算比較，對超預(yù)算部門/子公司（含項(xiàng)目公司）進(jìn)行預(yù)警提示，并提請超支部門/子公司（含項(xiàng)目公司）提供情況說明，并根據(jù)領(lǐng)用及庫存情況，更新次月采購計(jì)

4、劃；每月與財(cái)務(wù)管理部盤點(diǎn)行政物資，并視情況組織抽查。3.2各行政采購需求部門，是行政物資的領(lǐng)用部門。應(yīng)及時編制并審批部門年度、月度或?qū)ｍ?xiàng)行政物資的采購計(jì)劃（采購申請），匯總到綜合管理部。認(rèn)真驗(yàn)收相關(guān)需求行政物資，并做客觀評價。3.3財(cái)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)審核采購報(bào)銷票據(jù)的規(guī)范性；收集并復(fù)核綜管部統(tǒng)計(jì)的每月各部門/各子公司（含項(xiàng)目公司）物資領(lǐng)用明細(xì)表、及物資領(lǐng)用按部門的預(yù)算執(zhí)行情況分析表、超支部門/子公司（含項(xiàng)目公司）的情況說明，并及時提報(bào)至預(yù)算領(lǐng)導(dǎo)小組，便于統(tǒng)籌管理預(yù)算執(zhí)行情況；每月與綜管部聯(lián)合盤點(diǎn)行政物資，并視情況進(jìn)行抽查盤點(diǎn)。3.4品牌部門，負(fù)責(zé)在各類行政采購中，涉及vi應(yīng)用部分的設(shè)計(jì)、審核及

5、確定最終版本。4.0采購流程（具體采購流程詳見附件2：xx地產(chǎn)行政采購管理流程）4.1申購請示程序4.1.1辦公用品及商務(wù)禮品的申購手續(xù)參照辦公用品管理辦法、商務(wù)禮品管理制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.1.2辦公用品屬于標(biāo)準(zhǔn)配置的申購請示由綜管部資產(chǎn)管理員根據(jù)庫存情況發(fā)起，非標(biāo)準(zhǔn)類或更新類的計(jì)劃外辦公設(shè)備、家具（管制資產(chǎn)類）申購請示由需求部門發(fā)起。4.1.3商務(wù)禮品的申購由綜合管理部根據(jù)領(lǐng)用及庫存情況，結(jié)合年度預(yù)算發(fā)起。其他部門臨時性、特殊性的禮品采購，可由需求部門提供附件4臨時申購單，并由有權(quán)審批人批準(zhǔn)確認(rèn)后，由綜管部按最新權(quán)責(zé)手冊中2.1商務(wù)禮品購置申請的相關(guān)人員審批同意后，發(fā)起申購。4.1.4藝術(shù)

6、品的申購由綜合管理部根據(jù)庫存情況及實(shí)際需求發(fā)起，具體執(zhí)行詳見附件3：藝術(shù)品采購鑒定流程。4.1.5所有申購請示過程中，綜合管理部固定資產(chǎn)管理員均應(yīng)對該申購物資（或可替代物資）的庫存情況作出相應(yīng)說明，并負(fù)相應(yīng)責(zé)任。4.1.6臨時急需且無庫存的行政物資，應(yīng)由需求部門報(bào)有權(quán)審批人（參照xx地產(chǎn)管理權(quán)責(zé)及審批流程表）同意，同時由需求經(jīng)辦人填寫附件4：臨時申購單，并經(jīng)有權(quán)審批人制度涉及的相關(guān)人員審批同意后，參照4.1.3執(zhí)行。遇特殊情況的，經(jīng)有權(quán)審批人同意的可先行采購，事后及時補(bǔ)充相應(yīng)申購程序。4.2采購實(shí)施程序4.2.1采購申購核準(zhǔn)后，采購人員根據(jù)采購申請單中的內(nèi)容進(jìn)行采購實(shí)施。根據(jù)采購行政物資的不同

7、類型，采購方式主要分為比選采購、定點(diǎn)采購、異地采購三種。結(jié)合實(shí)際需求采用不同的采購類型。詳見附件5：行政采購實(shí)施分類4.2.2由行政部門發(fā)起的采購申請，應(yīng)事先經(jīng)與主要需求部門溝通，行政資產(chǎn)管理員確認(rèn)后，由行政人員參照4.2.1中方式進(jìn)行采購。4.2.3集中采購的原則 禮品在禮品庫有的，需執(zhí)行地產(chǎn)框架采購合同；全年禮品框架采購金額應(yīng)占全年采購金額的80%以上；未在禮品庫的特殊需求禮品，需求部門需另行呈批申購，另擇供應(yīng)商簽訂合同（彈性采購），此項(xiàng)采購金額不得超過全年采購金額的20%；單價300元以下的可增加各子公司（含項(xiàng)目公司）地方特色禮品，增加采購的靈活性及自主性。4.3驗(yàn)收及入/出庫程序4.3

8、.1到貨后，行政采購人員應(yīng)組織需求部門人員（需求部門不能在場的可指定他人或綜合管理部資產(chǎn)管理員）對本次采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無誤，質(zhì)量合格后，方可辦理入庫手續(xù)，開具入庫單。在采購人員不在場且未征得采購人員同意的情況下，其他人員不得擅自接收貨物或相關(guān)的送貨單據(jù)。驗(yàn)收過程出現(xiàn)問題的，經(jīng)采購人員確認(rèn)，可拒絕收貨或部分收貨。4.3.2采購物資的驗(yàn)收應(yīng)由綜合管理部組織進(jìn)行，使用單位派人（或指定專人）參加，檢查采購的物資有無缺損，附件、備件、專用工具、技術(shù)文件、使用說明書、保修卡、原產(chǎn)地證明、鑒定證書等是否齊全。貨物驗(yàn)收入庫后，相關(guān)資料應(yīng)由綜合管理部指定人員統(tǒng)一分類保管。4.3.3其他出/入庫手續(xù)流程參照

9、辦公用品管理辦法、商務(wù)禮品管理制度及xx地產(chǎn)固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行。4.4付款/報(bào)銷程序4.4.1行政物資驗(yàn)收入庫后，采購人員應(yīng)根據(jù)權(quán)責(zé)手冊行政事務(wù)中2.2的審批程序及相關(guān)協(xié)議規(guī)定辦理付款/報(bào)銷手續(xù)。4.4.2采購申購單、采購合同（若有）、入庫單、發(fā)票是相關(guān)行政物資款項(xiàng)支付/費(fèi)用核銷的必要單據(jù)，采購人員在做付款/報(bào)銷手續(xù)時應(yīng)附后。4.4.3進(jìn)入付款/報(bào)銷流程前，必須按照4.1及4.2相關(guān)約定，參照權(quán)責(zé)手冊行政事務(wù)中2.1的審批程序，完成申購請示批準(zhǔn)。4.5采購統(tǒng)計(jì)與報(bào)表4.5.1采購?fù)瓿?，采購人員應(yīng)及時匯總統(tǒng)計(jì)當(dāng)次的采購數(shù)據(jù)信息，編制年度行政物資采購動態(tài)情況表。4.5.2子公司（含項(xiàng)目公司）按月

10、統(tǒng)計(jì)本級公司各部門領(lǐng)用情況，制作各部門領(lǐng)用費(fèi)用明細(xì)表，并與年度預(yù)算數(shù)字比較，上報(bào)地產(chǎn)本部綜管部；地產(chǎn)本部綜管部按月統(tǒng)計(jì)地產(chǎn)本部層面各部門領(lǐng)用明細(xì)表，與年度預(yù)算數(shù)字比較，對超預(yù)算部門進(jìn)行預(yù)警，同時匯總超支部門的情況說明，并復(fù)核子公司（含項(xiàng)目公司）的費(fèi)用領(lǐng)用表，提請超支子公司（含項(xiàng)目公司）做出情況說明；同時，提交數(shù)據(jù)表單及情況說明給地產(chǎn)本部財(cái)務(wù)部。4.5.3每季度向集團(tuán)報(bào)備報(bào)表，詳見附件6：行政采購報(bào)表：行政采購費(fèi)用月度統(tǒng)計(jì)表、年度行政物資采購動態(tài)情況表、年度行政禮品與供應(yīng)商資源庫三份表單。5.0供應(yīng)商管理 資源庫中的供應(yīng)商均應(yīng)納入分級評價體系，xx地產(chǎn)行政物資供應(yīng)商級別分為a、b、c三級，不同級別供應(yīng)商享有不同的權(quán)益和優(yōu)先選擇權(quán)。具體管理方式詳見附件7：行政物資供應(yīng)商管理方案、附件8：年度行政物資供應(yīng)商評比表6.0廉潔規(guī)定6.1采購人員在與供應(yīng)商的合作中應(yīng)第一時間并在合作過程中再三重申xx地產(chǎn)對于廉潔自律的要求，杜絕供應(yīng)商進(jìn)行商業(yè)賄賂的任何動機(jī)，切實(shí)保障公司利益。對于曾提出商業(yè)賄賂的供應(yīng)商應(yīng)謹(jǐn)慎考慮與其合作，對多次提出商業(yè)賄賂的供應(yīng)商應(yīng)不予合作。6.2對于員工廉潔自律的處分及獎勵，依據(jù)員工職務(wù)行為準(zhǔn)則及獎懲管理制度執(zhí)行。7.