房地產(chǎn)公司檔案管理作業(yè)指引模版

1、檔案管理作業(yè)指引編制xx日期審核xx日期x-8-23批準xxx日期x-8-30修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準人一、 目的為加強檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用企業(yè)檔案資料，確保集團及各下屬公司重要信息能科學分類、有效傳遞、及時保存、合理利用，提高檔案管理的完整性，特制訂本制度。 二適用范圍適用于集團公司及各下屬地產(chǎn)公司，非地產(chǎn)公司根據(jù)行業(yè)特性可參照執(zhí)行。三、檔案管理機構及職責概述1. 各公司的檔案工作實行二級管理，一級管理是本公司行政管理部門對本公司檔案作統(tǒng)籌管理，二級管理是各部門的檔案管理；2. 總裁辦應設專職檔案管理員一名，具體負責對集團公司及各下屬地產(chǎn)公司

2、檔案作統(tǒng)籌管理（包括不限于本公司的檔案補充整理/后續(xù)鑒定/檢索系統(tǒng)完善、各公司檔案管理體系建設/備案檔案收集整理等），并有責任對集團公司各部室及各下屬地產(chǎn)公司檔案管理工作進行檢查、監(jiān)督和指導；3. 各部門應指定唯一的檔案管理員，全面負責本部門檔案的日常收集、整理、歸檔、利用等管理工作，并定期向本公司行政管理部門報備/移交檔案；全體員工須無條件向本部門檔案管理員報備所有檔案。4. 深圳地區(qū)各項目公司的總經(jīng)理，作為各自項目公司檔案管理的第一責任人，直接對各自公司檔案工作成果負主要責任。應由其指定一名檔案管理員，具體負責向各責任部門統(tǒng)一收集、整理、保管、利用、備案、移交各自項目深圳地區(qū)項目公司歸檔范

3、圍細目表的歸檔范圍中所有檔案。5. 各異地下屬地產(chǎn)公司總經(jīng)理，作為本公司檔案管理的第一責任人，直接對各自公司檔案工作成果負主要責任。綜合部應設專職檔案管理員一名，具體負責對本公司檔案作統(tǒng)籌管理（包括不限于檔案補充整理/后續(xù)鑒定/檢索系統(tǒng)完善/檔案管理體系建設/備案檔案送審等），并配合集團公司相關部門對本公司檔案管理工作進行聯(lián)合檢查。四、各單位檔案管理通用規(guī)則總述：各單位檔案管理的通用規(guī)則，是對各單位檔案管理的共性要求。各部門可在通用規(guī)則的基礎上可自行定制適合本單位實際管理需要的個性化要求，但原則上各項標準不得低于通用規(guī)則中的標準，各項操作細則如有沖突的以通用規(guī)則為準。1.歸檔范圍凡是反映企業(yè)開

4、發(fā)、經(jīng)營、管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。根據(jù)集團公司的實際情況和檔案目標管理的要求，將檔案統(tǒng)一劃分為七大類作為檔案管理的范疇。它們分別是：綜合事務管理檔案、人事檔案、審計檔案、會計檔案、項目檔案、聲像檔案、實物檔案。具體科目詳見集團公司歸檔范圍細目表、集團公司各部室歸檔范圍細目表、深圳地區(qū)項目公司歸檔范圍細目表。（合同協(xié)議原則上應屬公司級文件，由行政管理部門存檔備查，但涉及財務/融資模塊、勞動協(xié)議/培訓協(xié)議等合同文件不受此限，由各主辦部門存檔備查）。2.保管期限2.1 永久：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如

5、公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細則、董事會及股東會紀錄、財務報表、政府機關核準文件、不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證、工程設計圖、其他經(jīng)核定須永久保存的文書；2.2 10年：凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為10年保管；2.3 3-5年：凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為3-5年保管。如期滿或解除之合約、其他經(jīng)核定保存5年的文書；2.4 1年：結案后無長期保存必要者，列為1年保管；2.5 除上述分類年限外，各單位可自定義年限。3.管理流向3.1 a類：公司級文件，原件及其電子文件由總裁辦保存，移交部門應保存復印件或電子文件。a1主要適用于

6、項目檔案,暫時由各項目公司保存原件,定期向總裁辦提交電子文件備案,待項目結束或按年度向總裁辦移交原件即可。3.2 b類：部門級文件，原件及其電子文件由主辦部門保存，并應定期向總裁辦提交實際收錄的檔案目錄備案，b1應同時提交電子文件。4. 歸檔時限4.1 實時：對于機密性強或重要的檔案，須在文件生效后兩個工作日內(nèi)及時歸檔；如合同文件、結算文件等。4.2月度：各部門日常工作中形成的檔案，一般應于次月5日前由本部門檔案管理人員收集整理并報管理流向規(guī)定的單位歸檔。4.2 年度：對活動周期較長的城建項目或時間連續(xù)性強的活動中形成的文件材料，可視具體情況按階段或年度分批歸檔。4.3 人事檔案、會計檔案、審

7、計檔案由業(yè)務部門保管，并于每年4月底前提交上年度的檔案目錄；5. 密級管理5.1 密級劃分5.1.1絕密：是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害。5.1.2機密：是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害。5.1.3秘密：是一般的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。5.1.4內(nèi)部：不設密級，是尚未進入市場或尚未公開的文件，僅限于公司內(nèi)部有關人員使用。5.2 密級文件的制發(fā)5.2.1 密級文件的制發(fā)，應從編制、審核、簽發(fā)、保存、利用等環(huán)節(jié)做好全過程保密控制，防止在任一環(huán)節(jié)中造成泄密。5.2.2 文件主辦部門要根據(jù)文件內(nèi)容、秘密程度和工作需要，確定適當

8、的密級、印份、共享范圍、保管期限、管理流向，由主辦部門的負責人審批，并交由指定專人嚴格按照批準內(nèi)容印制、發(fā)放。5.3 密級文件的保管5.3.1 所有的密級文件，至少應在生效后兩個工作日內(nèi)暫時交由主辦部門的唯一指定檔案管理員集中保管。5.3.2 不同密級的文件原則上不應混合組卷，應根據(jù)密級類型單獨立卷。為保持文件之間的有機聯(lián)系確需混合組卷時，該卷宗的密級以卷內(nèi)存放的最高密級文件的密級為準，并且在后期利用過程中不得整卷出借，只得向申請人提供有權限查閱的指定文件。5.3.3 各種載體形式的密級文件應妥善保存在具備安全保密條件的場地，并應定期進行清查、核對以防物理損壞或遺失。5.3.4 檔案管理員嚴禁

9、閑談涉密事宜，不得無授權超范圍發(fā)布涉密文件，不得為個人需要摘錄其內(nèi)容，離開辦公場所時應妥善收藏。5.4 密級文件的利用5.4.1 機密、絕密檔案的利用，應報出借部門所屬公司最高領導批準；秘密檔案的利用，應報檔案出借部門分管領導批準。內(nèi)部檔案的利用，應報申請部門負責人與出借部門負責人批準。5.4.2 各單位檔案利用必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷；5.4.3 復制、下載的涉密文件，應視同原件管理。5.5 密級文件的接收移交5.5.1 各部門定期向行政管理部門的，經(jīng)雙方部門負責人審批后即可移交、登記。5.5.2 各部門間的檔案移交，須經(jīng)移交、接收兩方的分管領導批準

10、后即可移交。各公司間的檔案移交，經(jīng)各自單位的分管理領導批準后即可移交、登記。5.5.3 任何人員離崗離職前，對個人使用的涉密文件不得私自帶走，更不能隨意銷毀或遺棄，必須全部移交清楚后才能離開。6. 共享范圍即可供電子文件在線查閱的目標人群。電子文件在線下載、打印權限，以及實體檔案的各種應用、各種載體形式檔案的越權使用，均應報專項審批。7. 歸檔要求7.1 檔案日常整理工作概述7.1.1 每月5日前，各單位檔案管理員應嚴格按照本單位的歸檔范圍細目表中的歸檔對象，收集（或更新）本單位前期主辦并已辦結的各個單項文件，本單位全體員工須無條件向其報備所有檔案；7.1.2 每月10日前，各單位檔案管理員應

11、完成本單位已收檔案臺帳的編制/更新，并將其向所屬公司行政管理部門備案及移交指定檔案。涉及審計/人事部門的應收檔案臺帳，亦應向行政管理部門備案。7.1.3 本單位已收檔案臺帳在編制過程中，應嚴格按照本單位歸檔范圍細目表中的分類及文件排列秩序依次錄入，對于現(xiàn)階段應收而未收集的檔案應作出相應說明。對于檔案實體的組卷次序、排列次序應與本單位已收檔案臺帳保持一致。7.1.4 本單位應收集的所有檔案，應由本單位檔案管理員集中管理（含整理、集中存放、利用、移交、銷毀等）。確因工作需要需分類分項管理時，經(jīng)部門負責人審批后可授權本單位多人分管，但本單位的檔案整體質量（含分流的檔案）仍由單位負責人及檔案管理員負主

12、要管理責任，與其他單位及行政管理部門的對接仍由檔案管理員獨立完成。7.1.5 在檔案集中存放過程中，除了要保障各類檔案的物理安全外，對于有共享范圍限制的檔案，應做好相應的保密工作。7.1.6 對于本單位歸檔范圍細目表中的歸檔對象，各單位應嚴格遵照執(zhí)行。任何單位及個人如有漏報、有意隱瞞、拒絕登記者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)從嚴懲處。對檔案制度有優(yōu)化建議時，每季度可集中報審，經(jīng)專項審批通過后可按新版制度執(zhí)行。7.2 歸檔要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：7.2.1 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整；7.2.2 在歸檔

13、的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷；7.2.3 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；7.2.4 卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號；7.2.5 案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名

14、，有的雖有題名無實質內(nèi)容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目；7.2.6 檔案資料密級、保管期限由各職能部門確定，并標在檔案資料上；7.2.7 聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者；7.2.8 各部門立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總裁辦統(tǒng)一發(fā)放。8.利用8.1 機密、絕密檔案的利用，應報出借部門所屬公司最高領導批準；秘密檔案的利用，應報檔案出借部門分管領導批準。內(nèi)部檔案的利用，應報申請部門負責人與出借部門負責人批準。8.2 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷；8

15、.3 借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任；8.4 借出檔案材料的時間一般不得超過一周，必要時可以續(xù)借；8.5 借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱部門或借閱人，以便查閱和催還；8.6 借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。9. 銷毀9.1 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料；9.2 集團公司各部室及各下屬地產(chǎn)公司每年4月整理出保存期限已滿的檔案或不具備保存價值的資料，呈報檔案銷毀申請表，凡屬于密級的檔案資料必須由集團常務副總裁或各下屬地產(chǎn)

16、公司分管領導批準方可銷毀；一般的檔案資料，由主管副總裁或各下屬地產(chǎn)公司總經(jīng)理批準后方可銷毀；各檔案管理單位如有分項確權的，原則上不得低于上述審批條件。9.3 銷毀檔案，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。檔案銷毀申請表永久保存。10 備案移交：10.1 各部門定期向行政管理部門的，經(jīng)雙方部門負責人審批后即可移交。10.2 各部門間的檔案移交，須經(jīng)移交、接收兩方的分管領導批準后即可移交。各公司間的檔案移交，經(jīng)各自單位的分管理領導批準后即可移交。11. 檢查機制：10.1 每月10日前，各部門檔案管理員應完成上月本部門檔案收集、整理工作，并向所屬公司行政管理部門備案/移交；

17、總裁辦每個季度應檢查各部門檔案的整體質量，并及時公示各部門的檔案動態(tài)管理成果；10.2 每月15日前，各下屬公司綜合部應完成上月本公司的檔案收集、整理工作，并向集團公司備案/移交； 10.3 次年4月，總裁辦會同人事企管部將聯(lián)合檢查各部門上年度的檔案工作成果，并出具檢查報告報集團薪酬績效制度管理委員會審閱。11.考核獎懲11.1以部門為單位推行檔案管理工作季度考核制，考評的核心內(nèi)容包括組織管理、安全保密、基礎業(yè)務、開發(fā)利用等（詳見各單位檔案管理工作考評細則）。屆時，由總裁辦及各單位行政管理部門組織考核，并對各部門檔案工作的考核結果（95分及以上為優(yōu)秀、80分以上為合格、80分以下為不合格）將予

18、以公示并限期整改。11.2 無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，將在公司范圍內(nèi)予以公示；11.3對涂改、拆散或未經(jīng)批準轉借、復印或攜帶檔案外出、遺失檔案的的，視具體情況，至少予以通報批評；12.編號規(guī)則12.1 各類型檔案的正式編號，以該檔案的管理流向終端所屬部門制定的編號為準，該檔案流轉期間各經(jīng)辦部門可根據(jù)實際需要擬定臨時編號或本部門編號。12.2 公司級檔案編號的標準格式，由四部分組成，具體應為“文件所屬公司拼音簡寫（限四個字母）+文件所屬一級科目編號+ 文件所屬二級科目+流水號（限三位數(shù)）”，其中文件所屬科目以本公司歸檔范圍細目表為準，如x深圳公司營

19、業(yè)執(zhí)照編號應為“htdc-1-2-001”。12.3 部門級檔案編號的標準格式，應為“文件所屬公司拼音簡寫（限四個字母） 部門簡寫（限兩個字母）部門自定義”。標準格式中第一、二部分為固定格式，各編號單位必須保留并遵守，第三部分編號規(guī)則可由各主辦部門自行定義。如集團公司總裁辦的部門文件編號應為：htjt-zc-自定義部分。五、相關部門檔案管理個性化要求1、人事企管檔案管理1.1檔案管理機構及職責1.1.1集團人事企管部負責建立并保管集團公司員工、各下屬地產(chǎn)公司部門負責人（含）以上員工及財務人員的人事檔案原件，并對下屬地產(chǎn)公司職務經(jīng)理及以上的其他員工檔案進行備案（根據(jù)授權調整）。1.1.2 各下屬

20、公司人事行政管理部門負責建立并保管以上范圍外其他員工人事檔案。1.1.3 各下屬公司行政人事部負責各公司電子人事信息的建立、修改、更新及上報，集團人事企管部負責集團公司人事信息的建立、修改、更新及全集團人事信息的匯總更新并按月發(fā)布給集團薪酬績效制度管理委員會。1.2 檔案管理細則1.2.1管控原則1.2.1.1員工檔案須嚴格保密，檔案借閱必須經(jīng)集團人事企管部/下屬公司執(zhí)行董事及總經(jīng)理審批；各公司副總經(jīng)理及以上人員檔案借閱須經(jīng)集團人事企管部分管領導審批。未經(jīng)允許，集團人事企管部/下屬公司人事行政管理部門不得擅自對外借閱或泄露人事信息及員工檔案內(nèi)容，并為人事信息及員工檔案泄密負責。1.2.1.2

21、電子人事信息即人事基礎信息刷新備份匯總表中因工作需要可開放的信息為：姓名、職位、入職時間、出生年月，其余信息視情況須嚴格把控。1.2.1.3 集團人事企管部負責部門內(nèi)人力資源、信息化、企管相關制度、方案、審批件及下屬公司備案件歸檔；下屬公司行政人事管理部門負責下屬公司人力資源相關制度審批件的存檔。1.2.2人事信息檔案管理人及存放要求1.2.2.1集團公司人事企管部檔案管理人：人事企管部總經(jīng)理、人事檔案管理崗1.2.2.2下屬公司人事企管部檔案管理人：人事行政部門負責人、人事經(jīng)理/主管/專員1.2.2.3人事檔案必須有專門的檔案柜存放1.2.2.4檔案編號規(guī)則：1) 立卷編號詳見各專業(yè)檔案管理

22、清單待修訂版，集團統(tǒng)一立卷號為htjt(x集團)xz（行政），htdc（x地產(chǎn)）hr（人事）諸如此類，具體分類編號待檔案清單出來后統(tǒng)一編號規(guī)則。2) 專業(yè)編號：a. 集團人事企管部存檔的人事檔案均按照公司、部門、職級等進行分類歸檔，因為涉及員工內(nèi)部異動等情況，不對員工個人檔案設置相應編號。b. 下屬公司綜合部可視各公司管理及存檔情況進行分類編號。1.2.3歸檔具體要求1.2.3.1 人事信息的更新、匯總及存檔1) 集團人事企管部及各下屬公司人事行政管理部門負責新入職員工人事信息在各公司人事基礎信息刷新備份匯總表中的錄入，異動員工信息的錄入、更新以及離職員工信息的另存、歸檔。2) 各下屬公司人事

23、行政管理部門每月8日前將更新至上月末的人事信息相關報表統(tǒng)計報集團人事企管部匯總備案，其中，人事信息相關報表包括：人事基礎信息刷新備份匯總表、離職原因匯總表、人事簡報。3) 集團人事企管部負責統(tǒng)計、更新集團公司人事信息并匯總全集團人事信息，每月10-12日將全集團人事簡報、集團公司及下屬地產(chǎn)公司（含商業(yè)公司）離職匯總表以及入職異動轉正匯總表通過oa 報集團薪酬績效制度管理委員會審閱。1.2.3.2 集團人事企管部、各下屬公司人事行政管理部門負責新入職員工檔案的建立、保存及移交工作，員工檔案須包含但不限于以下內(nèi)容：1) 員工登記表（員工登記表必須完整填寫，不能缺項，表單內(nèi)容包含但不限于以下信息：序

24、號、姓名、部門、職務、性別、婚否、出生年月、身份證號、籍貫、戶籍、學歷、專業(yè)、資格證書、工作簡歷、入職時間等。）2) 離職證明（無法提交或延遲提交則須簽寫離職聲明）3) 面試簡歷原件4) 員工錄用審批原件5) 身份證、社保卡、公積金卡復印件6) 區(qū)級以上醫(yī)院開具的入職體檢表原件或健康證復印件留存（一年內(nèi)有效）7) 學歷復印件及學歷結果查詢打印件8) 資格及職稱證書復印件9) 敏感崗位須填寫入職擔保書（如：出納、收款員、行政司機、采購人員等）10) 所有崗位均須有背景調查表11) 員工入職即填寫新員工入司報到程序表，一周內(nèi)將填寫完整并簽名確認的表單交予集團人事企管部/下屬公司人事行政管理部門。（

25、備注：針對公司08年之前入職且檔案完整性欠缺的員工，檔案需要包含至少以下資料：員工登記表及身份證復印件）1.2.3.3 集團人力資源、信息化、企管相關制度、審批件存檔，一個季度歸檔更新一次，相關模塊負責人將各模塊屬于檔案管理清單內(nèi)的文件移交歸檔至本部門檔案管理人，移交同時需要簽字確認。1.2.3.4 集團人事企管部檔案管理崗對部門內(nèi)相關文件的歸檔一個季度更新一次，并報集團人事企管部總經(jīng)理。1.2.4人事檔案建檔/歸檔1.2.4.1為每位員工建立一份獨立的人事資料檔案，包括紙質及電子版，并及時更新。1.2.4.2 人事檔案按公司進行分類存檔，集團公司副總級（含）以上及下屬公司副總級（含）以上人員

26、的紙質檔案資料列入管理人員進行歸檔；離職人員的檔案按辭職、辭退分別歸檔。1.2.5 離職或辭退人員人事檔案保管期限1.2.5.1 已離職人員的檔案，自離職之日起存放三年。1.2.5.2職務經(jīng)理級（含）以上人員檔案自離職之日起存放五年1.2.5.3 經(jīng)辭退員工的檔案，自開除之日起存放五年。1.2.5.4 辭職或辭退的員工電子檔案資料單獨建立表單匯總留存。1.2.6 人事檔案的查閱及移交1.2.6.1總裁對所有員工的人事檔案有查閱權；分管領導對其所屬部門員工的人事檔案有查閱權；各下屬公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門經(jīng)理對其所管轄員工的人事檔案有查閱權；集團人事企管部門及下屬公司人事行政管理部門內(nèi)僅有部門

27、負責人及人事檔案的管理人員有查閱權。1.2.6.2 人事檔案的查閱手續(xù)1) 集團公司部門負責人因工作原因需要查閱本部門員工的人事檔案時，需分管領導及集團人事企管部總經(jīng)理審批。2) 各下屬公司部門經(jīng)理因工作原因需要查閱本部門員工的人事檔案時，需下屬公司總經(jīng)理審批。1.2.6.3 人事檔案的銷毀1) 集團人事企管部填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)集團人事企管部總經(jīng)理及分管副總裁審核，總裁批準后執(zhí)行。2) 下屬公司人事檔案銷毀必須經(jīng)集團人事企管部及集團分管領導審批后執(zhí)行。1.2.6.4 人事檔案的移交人事檔案材料的移交必須要有書面的移交記錄。1.2.7企管信息化檔案管理1.2.7.1集團公司企業(yè)管理檔案為授權

28、文件及制度文件，由企管負責人定期匯總至集團人事企管部檔案管理專崗，并及時在oa系統(tǒng)制度中心專欄進行公示。1.2.7.2集團公司信息化檔案為系統(tǒng)規(guī)劃報告及相關軟件設備采購檔案，由信息化負責人負責存儲相關檔案，定期匯總至集團人事企管部檔案管理專崗。2、財務檔案管理2.1檔案管理機構及職責2.1.1會計檔案管理機構為各公司財務部。2.1.2各公司總經(jīng)理、財務負責人必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密；2.1.3各公司財務負責人指定本部門專人、專項負責會計檔案的管理，包括檔案的整理、歸檔及

29、保管等；2.1.4出納人員不得兼任會計檔案保管工作。2.2檔案管理細則2.2.1 檔案管理管理、裝訂要求2.2.1.1會計憑證、會計賬簿、財務報表由會計主辦人負責管理；2.2.1.2證照類、其他類的會計檔案，由財務負責人指定人員負責管理；2.2.1.3 月度終了，由財務部門安排專人及時整理裝訂各類會計憑證和會計報表；年度終了，及時整理、裝訂各類會計賬簿。各類會計檔案的整理、裝訂要求是：1) 會計憑證：應將各種記賬憑證按期間和憑證號順序裝訂成冊，做到附件齊全、折疊整齊、厚薄均勻、裝訂牢固美觀、不壓字、無金屬物。每本會計憑證的厚度一般應在2-3cm左右，憑證封面應寫明公司名稱、所屬期間、憑證種類、

30、憑證號段、冊序等內(nèi)容；憑證側面應注明該憑證所屬期間、憑證種類、憑證號段；2) 會計賬簿：年終審計完結后將上一年度所有總賬、明細賬打印出來，裝訂成冊，賬冊封面應寫明公司名稱、所屬期間、科目名稱等；3) 財務報告：將各類會計報表整理齊全、按規(guī)定填寫封面并加蓋公司公章歸檔；4) 財務核算軟件電子數(shù)據(jù)：財務軟件中的電子數(shù)據(jù)由財務負責人指定系統(tǒng)管理員定期備份，并用光盤拷貝后交檔案管理人員保管；5) 其他會計檔案：分別按類編號歸檔；2.2.1.4各公司每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。2.2.2會計檔案的查閱和借用2.2.2.1各類會計檔案原則上

31、只允許本公司財務部門會計人員查閱和使用，其中查閱已歸檔的會計憑證、應辦理借閱手續(xù)；2.2.2.2本公司其他部門或外單位人員需要查閱、借用會計檔案，必須辦理查閱或借用手續(xù)，經(jīng)財務負責人和總經(jīng)理批準后方可查間或借用。凡批準查閱會計檔案者，在辦理查閱登記手續(xù)后，由會計檔案管理員協(xié)同查閱，并且應嚴格執(zhí)行公司有關保密制度，在會計檔案存放地點查閱，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封或抽換，未經(jīng)財務負責和總經(jīng)理批準不得復制或借出。凡經(jīng)財務負責人和總經(jīng)理批準借出的會計檔案，必須詳細登記調閱檔案名稱、調閱日期、調閱人員姓名、工作單位、調閱事由和歸還日期。2.2.3會計檔案的保管期限2.2.3.1會計檔案的保管期限分為永

32、久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各種會計檔案的保管期限詳見會計檔案保管期限表（見附表）；2.2.3.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。2.2.3.3本制度規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照附表所列期限執(zhí)行。2.2.4會計檔案的銷毀2.2.4.1會計檔案保管理期滿需要銷毀時，由公司綜合檔案室會同財務、審計部門提出銷毀意見，共同鑒定、嚴格審查，并編制會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司財務負責人和總經(jīng)理審查簽署意見后，報董事長批準銷毀；2.2.4.2會計檔案銷毀時，應由公司綜合檔案室、財務部、審計部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷

33、人在銷毀會計檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容認真清點核對銷毀后，在銷毀清冊上簽名，并將監(jiān)銷情況報告公司財務負責人、總經(jīng)理、董事長；2.2.4.3保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。保管到未了事項完結為止。2.2.5會計檔案的移交2.2.5.1因會計檔案管理人員變動，應交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)；2.2.5.1原會計檔案管理人員，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容；2.2.5.2交接會計檔案時，

34、交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由財務負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章；2.2.5.3公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當移交集團計劃財務部代管。3、審計檔案管理3.1檔案編號規(guī)則：3.1.1立卷編號：1) 審計文件檔案立卷編號：htjtsj120xx（年）0x（審計項目序號）。2) 綜合事項管理文件檔案立卷編號：htjtsj2。3.1.2專業(yè)編號：詳見附表集團公司歸檔范圍細目表中審計檔案專表。3.2歸檔具體要求3.2.1 集團審計部在進行內(nèi)部審計活動中形成的各類具

35、有保存價值資料的原件或復制件，均應當收集齊全，立卷歸檔。其存在形式包括：紙質、磁質、光盤等。3.2.2立卷要求：1) 集團審計部應當將審計文件和綜合事物管理文件材料分別單獨立卷，審計文件檔案與綜合事項管理文件檔案的文件材料不混合、不重復立卷，內(nèi)部審計檔案應當做到完整、精煉。2) 審計文件材料按項目立卷，一個審計項目可立一個卷或者若干卷，不應當將幾個審計項目的文件材料合并立為一個卷。3) 相同審計事項的綜合性報告可與該事項分報告合立一卷。4) 經(jīng)濟責任（任中、離任）審計事項按被審計人立卷。5) 跨年度的審計項目，在項目終結的年度立卷。3.2.3立卷責任人應當按照下列規(guī)則排列審計文件材料：1) 內(nèi)

36、部審計檔案卷內(nèi)文件材料應當按結論類文件材料、證明類文件材料、立項類文件材料、備查類文件材料四個部分進行排列。2) 第一部分，結論類文件材料，采用逆審計程序并結合文件材料的重要程度進行排列。包括：領導對審計報告的批示；對審計發(fā)現(xiàn)問題的整改情況進行跟蹤檢查和后續(xù)審計的相關材料；審計報告，審定審計報告的會議紀要；審計報告征求意見書、復核意見書、審計文書送達回證等；按正式稿、修改稿依次排序。3) 第二部分，證明類文件材料，按照審計工作底稿及所附審計證據(jù)與審計方案所列審計事項對應的順序排列。包括：證明被審計單位主體資格的材料，如反映單位（法人年檢）情況等材料的復印件；審計工作底稿匯總表；被審計單位承諾書

37、及資料交接清單；審計工作底稿及所附審計證據(jù)；審計所依據(jù)的法規(guī)目錄或摘要；其他有關材料。4) 第三部分，立項類文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。包括：單位委托書或有關會議決議及領導批示；項目審計計劃、審計實施方案及有關材料；審計通知書及通知書送達回證。5) 第四部分，備查類文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。包括：項目審計過程中產(chǎn)生的、相關的不屬于前三類的其他文件材料6) 審計項目案卷內(nèi)的每份或者每組文件之間按照正件在前附件在后、定稿在前修改稿在后、批復在前請示在后、批示在前報告在后、重要文件在前次要文件在后、匯總性文件在前基

38、礎性文件在后的順序排列；7) 審計日記以人為單位按照審計組組長及審計組成員順序排列，可以單獨立卷和存放。3.2.4案卷裝訂要整潔，文件中不得有鉛筆或圓珠筆字跡，裝訂時不得壓住文件字跡。3.2.5存檔備份及補漏管理辦法3.2.5.1電子審計檔案應建立光盤及硬盤兩級備份。3.2.5.2檔案補漏管理：由指定專（兼）職檔案管理員負責跟蹤落實未歸檔文件建檔工作。因人員離職等歷史原因造成的文件缺失，指定專（兼）職檔案管理員進行檔案交接并對缺失文件進行統(tǒng)計備案。3.3檔案管理檢查機制集團審計部專業(yè)檔案管理檢查機制：自查與復查相結合；三級復核管理機制。即審計組成員自查、立卷人對檔案完整性符合性檢查、審計組組長

39、驗收復核，集團審計部負責人指定專（兼）職檔案管理員再次復核原則。4、營銷檔案管理4.1檔案管理細則4.1.1各樓盤銷售資料由銷售經(jīng)理負責統(tǒng)籌管理，監(jiān)督銷售代理公司做到銷售資料的日常管理工作，并制定相應銷售資料管理臺帳，銷售經(jīng)理每周一前須向營銷部策劃人員提交銷售資料庫存盤點表，營銷部策劃人員根據(jù)銷售資料的存量制定印刷計劃。4.1.2對于銷售資料的更新，營銷管理部策劃人員在制作新銷售資料時須注明啟用時間，銷售經(jīng)理做好舊銷售資料的銷毀處理工作，嚴禁新銷售資料投入使用后舊銷售資料仍派發(fā)而引發(fā)糾紛，否則，將對相關責任人從嚴查處。5、成本檔案管理5.1檔案分類5.1.1 成本檔案是指項目開發(fā)過程中形成的與

40、工程成本有關的且有保存價值的工程合同、招投標、工程預結算、付款臺帳、圖紙、相關管理制度、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件內(nèi)容等應歸檔保存的各種紙張書面文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關的圖表、照片、錄相錄音、當?shù)毓こ淘靸r定額、造價信息等資料的總稱；成本檔案管理的工作內(nèi)容包括對成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理；5.1.2 成本檔案必須具備真實性、統(tǒng)一性。成本檔案必須真實、準確地記載公司成本管理活動過程中形成的內(nèi)容；成本檔案的各組成部分必須統(tǒng)一，不同載體（書面紙張資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔）上的同一文件資料的名稱、編號、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致；5.1.3

41、成本檔案（書面紙張資料）分為三類，即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類；其中工程成本類又分為工程合同類、工程預結算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標類；工程成本類在分類時，還要按不同的項目進行區(qū)分；5.1.4 成本檔案必須具備可復查性，對每項工程，以合同為主線進行存檔。首先，對于每份工程合同文本，必須把其評定標審批表（或議標、直接委托審批表）、工程合同審批表、工程預、結算審批表直接作為其附件，并合在一起存檔，同時做好相互對應的編號鏈接標識；而后，將隸屬該合同的其他有關工程預結算類、工程變更及現(xiàn)場簽證類、工程招投標類文件資料也依次附后存檔；5.1.5 成本檔案必須具備安全性及對外保密性。成

42、本檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中存放，不得將成本檔案以個人名義保存在個人手中；嚴禁任何人未經(jīng)批準，就以個人名義超出范圍私自外借（復印或郵件發(fā)送等方式）成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為；如有關人員的換崗或離職，則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作；5.1.6 成本數(shù)據(jù)庫及成本管理軟件的內(nèi)容也是成本檔案的重要組成部分，不斷充實和完善成本數(shù)據(jù)庫以及持續(xù)應用和改進成本管理軟件是成本部日常的重要工作。負責日常成本資料的收集及按成本檔案管理程序進行歸檔保管。5.2檔案管理細則5.2.1工程合同資料5.2.1.1資料組成1) 項目的完整的合同文本：前期合同（包括規(guī)劃、設計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢）、

43、施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）、材料設備采購合同（包括材料采購、設備購買及安裝）、園林環(huán)境合同（包括室外環(huán)境的設計、施工）、營銷包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣傳品設計、印刷，成本部結合具體情況決定此類合同是否保管）；2) 正在開發(fā)項目的合同文本；3) 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的各類合同內(nèi)容。5.2.1.2資料管理1) 使用專用檔案盒，按不同建設項目、不同的單項工程的合同進行分類存檔，檔案盒上須注明編號并粘貼資料目錄清單，資料目錄清單中的合同部分采用成本管理軟件中相應的合同清單（打印即可）；2) 對每項工程，以合同為主線進行存檔,每項工程的工程合同

44、文本必須把其評定標審批表（或議標、直接委托審批表）、工程合同審批表、工程預、結算審批表作為附件，合在一起存檔，同時作好相互對應的編號鏈接標識，以便快速復查；3) 合同文本原件（包括合同文本、相關補充協(xié)議、合同審批表等）由集團總裁辦及下屬地產(chǎn)公司綜合部保管，成本部應備有合同文本等資料的原件或復印件（復印件存檔，需加蓋項目所屬集團級下屬公司的專用章以示確認）。5.2.2工程預結算資料5.2.2.1資料組成1) 已竣工項目的完整的決算書、結算書、預算書、估算書、預結算審批表、工程結算協(xié)議清單（或承包方確認書）、付款臺帳等；2) 正在開發(fā)項目的估算書、預算書、結算書、付款臺帳等；3) 成本數(shù)據(jù)庫及成本

45、管理軟件所包括的目標成本、動態(tài)成本、預結算等內(nèi)容。5.2.2.2資料管理：以合同為主線進行每項工程預結算資料的歸類存檔,即每項工程的工程合同文本須把相關的預結算資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復查。成本部存檔。一套完整的工程預結算書應包括編制說明、分部分項工程預結算表、工料分析、工程量計算表、計價依據(jù)。（成本部結合具體情況決定此類文件的載體形式）；1) 其中的計價依據(jù)又包括：材料價格（政府指導價格、市場價格、甲供材料、限價材料通知書）、施（竣）工圖、圖紙會審記錄、工程變更簽證的預算書、工程竣工驗收資料、其他與工程結算相關的甲乙雙方確認的協(xié)議等；編制說明、分部分項工程預結算表、工料分析、工程

46、量計算表合訂成冊。計價依據(jù)作為附件，可分職能部門、分類別進行保管，但計價依據(jù)資料也必須具備全面、快速復查的條件；使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程預結算補充資料目錄備注清單；2) 不同載體（各書面資料、成本數(shù)據(jù)庫、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務器）的同一工程預結算資料的名稱、編號、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致；3) 對于項目竣工結、決算書，在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時，還須將其電子文檔刻錄成光盤，或者在成本管理軟件的基礎資料設置中把項目竣工結、決算書的電子文檔“打包”并上傳至服務器，以方便保存與使用。5.2.3工程變更與現(xiàn)場簽證資料5.2.3.1資料組成1) 已竣工項目的完整的

47、工程變更、現(xiàn)場簽證資料；2) 正在開發(fā)項目的工程變更、現(xiàn)場簽證資料；3) 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程變更、現(xiàn)場簽證內(nèi)容。5.2.3.2資料管理1) 以合同為主線進行每項工程預結算資料的歸類存檔,即每項工程的工程合同文本須把相關的工程變更及現(xiàn)場簽證的資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復查；2) 工程變更通知單、現(xiàn)場簽證單統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復印的），一式四份，施工單位存檔，成本部存檔；工程變更通知單、現(xiàn)場簽證單統(tǒng)一進行編號；3) 使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場簽證的補充資料目錄備注清單。5.2.4工程招投標資料5.2.4.1資料組成1) 已竣工項目的完

48、整工程招標資料（資格預審審批表、供應商考察報告、評定標評審表、招標文件、答疑文件及審批表、開標評標記錄、中標通知書等）、工程投標資料（主要是中標單位的）；2) 正在開發(fā)項目的工程招投標資料；3) 成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫所包括的工程招標內(nèi)容。5.2.4.2資料管理1) 以合同為主線進行每項工程招投標資料的歸類存檔,即每項工程的工程合同文本須把相關的工程招投標資料依次附后，合在一起存檔，以便快速復查；2) 評定標審批表及議標、直接委托審批表統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復印的），一式兩份，總裁辦及下屬地產(chǎn)公司綜合部存檔，成本部存檔；3) 項目招投標資料（評定標評審表、招標文件、投標文件、承包商考察結

49、果審批表、答疑記錄、開標和評標的記錄、相關會議紀要等）的收集、整理、歸檔由成本部負責；4) 評定標評審表（或議標及直接委托審批表）、中標單位投標文件中報價書、招標文件等作為工程預結算必要依據(jù)的招投標資料，成本部則應每項皆保存其原件或復印件。5.2.5制度類文件1) 國家及當?shù)卣こ淘靸r管理等有關部門頒發(fā)的與成本管理有關的規(guī)章制度、管理規(guī)范、通知、決定等文件資料；2) 集團及下屬地產(chǎn)公司頒發(fā)的與成本管理有關的規(guī)章制度、管理辦法、作業(yè)指引、操作流程通知、決定等文件資料；3) 集團及下屬地產(chǎn)公司及各部門制訂的與成本管理有關的管理辦法、實施細則、通知、決定、相關會議紀要等文件資料。5.2.6歸檔文件

50、要求5.2.6.1項目立項后，檔案員即應制定該項目文件資料的收集整理工作計劃，設定階段性歸檔的時間，按照邊工作邊收集、整理、終結卷成的要求，就每個環(huán)節(jié)上形成的技術經(jīng)濟文件資料，隨時加以收集，并存放于事先準備好檔案盒中，以備整理。1) 對工程造價影響較大的文件資料需原件存檔，復印件存檔須加蓋集團及下屬地產(chǎn)公司印章以示確認；在項目開發(fā)的過程中形成的與成本有關的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷，以合同為主線、以項目為單位進行立卷，一個項目的文件資料應立成一卷或數(shù)卷，一卷即裝成一個檔案盒。對卷內(nèi)無頁號的文件資料應逐頁在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯數(shù)字順序編寫頁號，并在合適處標明案卷題名、案卷號、存檔人及

51、時間等；2) 卷內(nèi)文件資料的排列次序為：開發(fā)前期準備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán)境工程、配套設施工程類；3) 每卷成本檔案編號統(tǒng)一擬定編號方案；各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi)，排列方法為自左至右，從上到下；4) 對立好的案卷，檔案管理員應定時進行檢查，對不符合要求的應及時予以完善或返工。6.規(guī)劃設計檔案管理6.1檔案編號規(guī)則： 集團規(guī)劃設計部立卷號為htjt(x集團)sj（設計），檔案編號基本原則為關鍵詞的兩位大寫拼音縮寫，編號須連貫便于查詢. 6.1.1立卷編號順序，舉例為htjt(x集團)sj（設計）xy（璽園項目）tz（圖紙成果分類）bg（設計變更）jz（建筑專業(yè)）03。6.1.2

52、設計檔案管理清單五大類，編號分別對應為，ht(合同管理類)、tz(過程圖紙成果)、bj（政府主管部門報建文件）、ys（竣工驗收文件）、gl（綜合事務管理文件）。6.1.2.1合同管理類編號，對應為kc（勘查），sj（設計），zx（咨詢評估）。6.1.2.2過程圖紙成果專業(yè)編號：各專業(yè)編號，對應為jz（建筑）、jg（結構）、yl(園林)、zx(裝修)、qd(強電)、rd(弱電)、gs(給排水)、nt(暖通)及其它二次深化專業(yè)等小類。設計階段編號：對應為，gh(規(guī)劃)、ca(規(guī)劃草案)、fa(方案)、kc(擴初)、sg(施工圖)、bg(變更)。6.1.2.3政府主管部門報建文件編號：各政府部門，舉

53、例按關鍵詞拼音對應為gh(規(guī)劃)、rf（人防）、xf（消防）、yl(園林)、sz(市政)等。6.1.2.4竣工驗收文件編號：舉例按關鍵詞拼音對應為gh(規(guī)劃)、dt（電梯）、xf（消防）、yl(園林)、sz(市政)等。6.1.2.5綜合事務管理文件編號：舉例按關鍵詞拼音對應為yw(業(yè)務聯(lián)系件)、ps（評審意見）、hj（來往函件）、jh(計劃)等。6.2檔案管理細則6.2.1設計管理檔案必須具備可復查性，對每項項目，以合同為主線、按不同專業(yè)進行存檔。6.2.2設計管理檔案必須具備安全性及對外保密性。設計管理檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中存放，不得將設計管理檔案以個人名義保存在個人手中；6.2.2.1舊城

54、改造項目設計管理檔案（含過程圖紙資料），涉及到敏感回遷戶的戶型圖紙資料保密級別為絕密。涉及到后期改造或改建的項目設計管理檔案（含過程圖紙資料），非報建版圖紙資料保密級別為機密，報建版圖紙資料保密級別為秘密。6.2.2.2絕密圖紙資料檔案需主管副總裁以上領導批準，方能對外復印或郵件發(fā)送。機密圖紙資料檔案需部門總經(jīng)理以上領導批準，方能對外復印或郵件發(fā)送。6.2.2.3嚴禁任何人未經(jīng)部門總經(jīng)理批準，就以個人名義超出公司范圍私自外借（復印或郵件發(fā)送等方式）設計文件資料或泄露設計管理制度、設計數(shù)據(jù)等行為；如有關人員的換崗或離職，則必須及時做好資料的移交、回收及登記工作；6.2.3政府各部門批準文件及政府

55、竣工驗收核準文件，應以蓋章復印件形式存檔（加蓋集團規(guī)劃設計部的專用章以示確認）；項目竣工圖紙成果，應以電子文件存檔，重要竣工圖紙如有可能，應以原件或蓋章復印件存檔。7、深圳地區(qū)項目公司檔案管理7.1責任主體及工作大綱7.1.1深圳地區(qū)各項目公司的總經(jīng)理，作為各自項目公司檔案管理的第一責任人，直接對各自公司檔案工作成果負主要責任，并由其指定一名具備檔案專業(yè)知識檔案管理員，具體負責向各責任部門統(tǒng)一收集、整理、保管、利用、備案、移交各自項目深圳地區(qū)項目公司歸檔范圍細目表的歸檔范圍中所有檔案。7.1.2 項目公司檔案管理工作，應根據(jù)深圳地區(qū)項目公司歸檔范圍細目表并結合城建檔案館歸檔要求，遵循工程進度與

56、檔案收集同步原則，及時掌握各檔案形成時間，及時收集、整理、終結成卷。同時積極督促監(jiān)理單位、施工單位完善工程資料，確保檔案資料隨工程竣工同步完成；7.1.3 工程竣工后，項目公司應向城建檔案館、公司行政管理部門、該項目物業(yè)管理公司各移交壹套經(jīng)驗收合格的竣工檔案。7.2 檔案管理細則7.2.1檔案編號規(guī)則：1）專業(yè)文件編號：資料員對所接收的項目資料，在分類的基礎上均按接收的先后順序進行編號，編號基本原則：公司名稱縮寫+項目名稱縮寫+卷宗名稱縮寫+文件分類縮寫+文件順序號例：重慶分公司x珠寶城項目勘察文件： 初勘資料 htcq-zbc-kc-ck-以此類推，工程檔案編號由工程資料員負責，每一個文件夾須有文件卷目總索引、文件卷目索引表、文件目錄表此三級索引表，以便對文檔文件進行檢索；文件卷目總索引列明歸檔文件各卷目編號及名稱；文件卷目索引表列明本卷目歸檔文件的分類及名目；文件目錄表作為文件的最終目錄，在文件歸檔時進行登錄，須列明文件的編號、主題及歸檔時間。對施工和物資合同可按項目部所編合同號進行排序，并在首頁打印出目錄表；2）對