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文檔簡介
1、企業(yè)檔案管理制度匯編檔案管理制度一、總則1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總
2、經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。三、歸檔范圍1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的
3、價值,便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。五、檔案管理
4、人員職責1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫借閱單,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其
5、字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準才能摘抄或復(fù)制。5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。七、本制度即日起開始執(zhí)行。XX檔案管理制度1目的為加強公司xx檔案管理,充分利用xx資源,發(fā)揮xx檔案為xx工作服務(wù)的作用,使會xx案管理更加標準化、規(guī)范化、科學(xué)化,根據(jù)xx的規(guī)定,結(jié)合本公司的實際情況,特制訂本制度。2 范圍本制度規(guī)定了xx檔案保管、借閱、移交、保管年限及銷毀等管理要求。本制度適用xx公司xx檔案的管理。3 職責3.1 xx負責人負責
6、xx檔案保管的定期檢查、監(jiān)督,指定兼職檔案管理人員整理、保管各種xx檔案,并負責借閱檔案的審批,保證xx檔案的準確、安全、完整。3.2 檔案管理人員按照xx檔案的整理要求,負責定期整理各種xx資料,裝訂成冊,統(tǒng)一編號,并移送檔案室統(tǒng)一保管。3.3 檔案管理人員要嚴格遵守檔案保密制度,對檔案的安全、完整負責。3.4 xx負責對xx檔案的管理進行不定期的檢查。3.5 xx負責對本制度的執(zhí)行監(jiān)督,并負責到期檔案銷毀的審查。4 xx檔案的范圍xx檔案包括:xx x xx xx5 xx檔案資料的整理用紙、封皮、裝訂規(guī)格應(yīng)盡量統(tǒng)一,以便于保管。6 xx檔案的保管6.4 xx檔案的存放應(yīng)做到:防火、防盜、防
7、潮、防蟲、防鼠、防霉變、防高溫。不允許隨便堆放,保證xx檔案完整無損。9 xx檔案查閱、借閱及批準權(quán)限9.1 本公司內(nèi)部人員借閱xx檔案。經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準后,可直接到檔案室借閱,檔案保管人員應(yīng)及時提供。9.2內(nèi)部各公司,各部門因工作需要查閱會計檔案時,必須經(jīng)本公司或部門領(lǐng)導(dǎo)批準證明,xx負責人批準,方能查閱。9.3 外單位人員因公需要查閱xx檔案時,應(yīng)持有單位介紹信、查閱人身份證件,經(jīng)xx負責人批準,報xx批準,方能由檔案管理人員接待查閱。同時,檔案管理人員應(yīng)詳細登記查閱人的工作單位、查閱日期、xx檔案名稱及查閱理由。9.4 xx檔案一般不得帶出室外。如有特殊情況,需要帶出室外復(fù)制或借出本公司的
8、xx檔案,必須辦理借出手續(xù),經(jīng)xx負責人、xx批準,同時在xx檔案借閱登記簿上進行登記,注明借閱用途、歸還時間。9.5查閱或借閱xx檔案的人員不得在會計檔案上涂畫、拆封、抽換。10 xx檔案的銷毀10.1 xx檔案保管期滿需要銷毀時,由xx檔案管理人員提出銷毀意見,編制xx檔案銷毀清冊,列明銷毀xx檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。10.2 銷毀會計檔案前,應(yīng)當由xx中心和xx中心共同對應(yīng)銷毀的會計檔案進行鑒定,報xx審批后,由xx、xx派人監(jiān)銷,銷毀后需在銷毀清冊上簽名或蓋章,并將銷毀情況報告xx。11 處罰未按本制度規(guī)定充分履行xx檔案管理
9、職責的,給予 xx的處罰,造成經(jīng)濟損失的追究經(jīng)濟責任。12 附則12.1 本制度由xx起草。12.2 本制度經(jīng)xxx批準發(fā)布。12.3 本制度自下發(fā)之日起實施。檔案工作崗位責任制一、 分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行中華人民共和國檔案法和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。2、 加強對局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃,列入局議事日程,督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。3、 關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展,從人力、物力、財力上給予支持,及時解決工作中的重大問題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二、 局檔案員職責1、
10、貫徹實施檔案法、XX省檔案條例等檔案工作的法律、法規(guī),建立健全檔案管理制度。2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導(dǎo)。3、負責收集出國考察人員應(yīng)當歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。4、負責管理全局各種門類和載體的檔案,維護檔案的完整、準確與安全,并為本單位各項工作的需要提供服務(wù)。5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進館的檔案。三、 分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導(dǎo)職責1、 配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(兼)職檔案人員,并保持相對穩(wěn)定。2、 將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),
11、幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。3、 組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī),執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。4、 疏通渠道,嚴格制度,督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累,積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作 。5、 協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。6、 負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。四、 各處、室專(兼)職檔案人員職責1、 堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。2、 負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。3、 歸檔案卷
12、做到組卷合理,頁號編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。4、 保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。5、 主動接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查,按規(guī)定時間向檔案室移交。6、 積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高檔案工作水平。7、 按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目,并編制檢索工具。8、 按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。文件、材料收集歸檔制度一、收集歸檔范圍本機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的,或者上級和下級送來的與本機關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等,下同)都屬收集歸檔范圍,應(yīng)按規(guī)
13、定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。(一)本級文件1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報、簡報、通報、通知。3、各種綜合的或?qū)n}的調(diào)查、檢查、考察等報告。4、向上級請示,與其他單位的來往文書,對下級的指示、批復(fù)、通知。5、各項決定、決議、規(guī)定、標準、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。6、各級領(lǐng)導(dǎo)的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。9、反映本機關(guān)、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報
14、、重要電話記錄、機關(guān)工作日記。11、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合。12、本機關(guān)制發(fā)的獎狀、獎證、獎?wù)?、獎旗、獎品?3、有關(guān)房產(chǎn)、財產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈等的憑證,發(fā)放各種證明、證件存根。14、已故人員資料。15、重要的人民來信及處理材料。16、本機關(guān)編輯、出版的書刊、資料樣板。17、本機關(guān)(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。(二)上級文件材料1、上級(包括各部門及派駐本機關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組,下同)有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)工作或問題的決定、決
15、議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。2、各級領(lǐng)導(dǎo)同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關(guān)、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。3、上級發(fā)給本機關(guān)的獎狀、獎冊、獎?wù)?、獎旗、獎品?、上級報刊刊載有關(guān)本機關(guān)、本地區(qū)情況的文章。(三)同級文件材料1、有關(guān)單位與本機關(guān)聯(lián)合召開會議,共同進行工作,協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。2、有關(guān)單位與本機關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。3、有關(guān)單位與本機關(guān)涉及比較重要的工作或問題的來往文書。4、有關(guān)單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料1、年季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。2、重要的調(diào)查報告、檢查報告、典型材料,比較重
16、要的工作經(jīng)驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。3、重要的名冊、登記表。4、大事記、基本情況匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編。二、歸檔份數(shù)文書檔案一式兩份,其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用,一份作文件匯編用。三、歸檔時間和方法(一)凡經(jīng)過打字室打印的文件,打印好后由打字員收集,交文書檔案員歸檔。(二)凡各部門發(fā)出的文件,由各部門辦公室的有關(guān)人員收集,交由綜合檔案室歸檔。(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結(jié)束,一個問題已解決,一件案件已處理等),由各部門辦公室的有關(guān)人員,將進行該項工作形成的全部文件材料,系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。(四)外出開會、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料,在該項
17、活動結(jié)束時交由文書檔案員歸檔。(五)年度工作總結(jié)、各種年報、黨員、干部名冊,應(yīng)于翌年一月底前交文書檔案歸檔。(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔,各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。(三)歸檔文件材料注意:檢查應(yīng)蓋公章是否蓋了,文件沒有標題應(yīng)加上標題,內(nèi)容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件,不得用復(fù)制件。(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。(六)凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過初步整
18、理,把同一具體問題的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。檔案鑒定制度1、檔案鑒定工作,是甄別和判定檔案的價值,并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。2、檔案鑒定工作,是一項科學(xué)性很強的工作,必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。3、檔案鑒定,必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。4、檔案鑒定工作,必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行,一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負責進行。5、凡是經(jīng)過認真的鑒定,判定為保存或銷毀的檔案,必須按照規(guī)定的程序,辦好鑒定手續(xù)。6、檔案鑒定工作,是一項決定檔案命運的工作,檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作,嚴格遵守檔案鑒定工作制度。檔
19、案借閱管理制度為了加強本單位檔案管理,搞好各門類檔案的提供利用工作,特制定以下制度:1、本單位各部門借閱檔案,必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。2、外單位來人查閱本單位檔案,需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準,方可查閱,不得抄錄或借出。3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照檔案安全保密標準中的要求辦理。4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的,需經(jīng)部門負責人 批準,但借出時間不得超過一周,不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6、
20、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家檔案法、保密法予以追究法律現(xiàn)行責任。檔案保密管理制度一、檔案是國家的寶貴財富,企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì),因此,檔案部門和工作人員,必須遵守保密制度,履行保密手續(xù),嚴格遵守保密十條原則,確保檔案的安全。二、凡是利用檔案,必須經(jīng)檔案人員提供,任何人不得直接動用。三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù),限期使用,按期返還,返還檔案要認真檢查核對,發(fā)現(xiàn)問題及時追查。四、利用絕密、機密檔案以及引進技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料,須嚴格履行審批手續(xù),未經(jīng)批準的,嚴禁提供利用。五、外單位查閱檔案,需持
21、介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件,統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)提供,任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者,必須追查責任,對于嚴重損害國家和我公司利益者,要依法追查刑事責任。六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料,統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收,統(tǒng)一銷毀,其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件,應(yīng)立即報告,及時追查。八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、
22、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友,出入公共場所。十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作,總結(jié)經(jīng)驗,堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。檔案復(fù)制制度1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時要經(jīng)檔案室審批;本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案,需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人同意;復(fù)制機密檔案材料(局會議記錄等)須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。2、外單位一般不予復(fù)制,確因工作需要應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。3、 復(fù)制后要及時進行登記。檔案統(tǒng)計制度1、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象,以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。2、統(tǒng)計作用。檔
23、案統(tǒng)計工作,為制定檔案工作的方針、政策,編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,開展檔案科學(xué)研究,進行定性分析與定量分析,提供科學(xué)的依據(jù)。3、統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況,以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。4、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供資料,實行統(tǒng)計監(jiān)督。5、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。6、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作,必須把零星的個別的原始資料,進行綜合整理,使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料,再進行分析和研究,總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓(xùn),以提高檔案的科學(xué)管理水平。7、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料,做好單項
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