《秘書與助理培訓(xùn)》PPT課件.ppt

1、秘書、助理培訓(xùn),For Secretaries & Assistants,歡迎參加,.,2,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),2,培訓(xùn)日程Agenda,自我職業(yè)認(rèn)知與發(fā)展前景規(guī)劃 時(shí)間管理與工作效率的提高 提升溝通技巧，建立共同的溝通平臺 行動計(jì)劃,.,3,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),3,自我介紹,Who am I? Whats my job? My expectation/challenge?,.,4,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),4,男女性別的差異,男性：攻擊性，獨(dú)立性，競爭性，喜歡冒險(xiǎn) 女性：喜歡聊天，機(jī)敏圓滑，溫和，善解人意，安靜,.,5,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),5

2、,男女性別的差異,男性：情緒穩(wěn)定，自信，善決斷，臨危不懼 女性：推理能力較差，好嫉妒.,.,6,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),6,種豆得豆，種瓜得瓜,種下思想，收獲行動 種下行動，收獲習(xí)慣 種下習(xí)慣，收獲性格 種下性格，收獲前途,.,7,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),7,把握機(jī)會，發(fā)展自己,全面了解你的企業(yè) 提高你的技能 抓住變革機(jī)會,.,8,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),8,人才發(fā)展所需的三種能力,專業(yè)技能 策略技能 行為技能,策略技能,行為技能,專業(yè)技能,職 務(wù),技 能 要 求,.,9,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),9,案例分析,一天，某公司經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信，信

3、是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。 經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓秘書記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時(shí)間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！,.,10,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),10,秘書的角色定位,地位的從屬性 作用的輔助性,.,11,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),11,If you are General Manager,你認(rèn)為作為秘書五點(diǎn)最重要的要求是什么？,.,12,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),12,計(jì)劃與時(shí)間的管理,Fail to plan is planni

4、ng to fail 不做計(jì)劃就等于為失敗做計(jì)劃 “僅僅忙碌是不夠的，問題在于我們在忙些什么？” 梭 羅,.,13,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),13,計(jì)劃與時(shí)間管理,理解時(shí)間管理的意義 了解緊要與重要的概念 向文件管理要時(shí)間 收集與處理信息,.,14,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),14,時(shí)鐘羅盤,N,.,15,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),15,緊要與重要,重 要,緊 要,% OF TIME,.,16,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),16,影響時(shí)間的十項(xiàng)因素！,桌面雜亂無章/找不到東西 缺乏優(yōu)先/目標(biāo) 優(yōu)先順序不明確/危機(jī)管理 貪多嚼不爛 無效授權(quán) 缺乏自律/拖延 電話打擾 不

5、速之客 不會說“不” 會議,.,17,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),17,4原則,Do it now馬上就做 Do it later以后再做 Delegate授權(quán) Dont do it 不做,.,18,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),18,整理你的辦公室,保持你的辦公桌整潔，僅把正在處理的工作放在手邊。 注意每天整理，而不要留到明天早上。 建立一套文件系統(tǒng)，適應(yīng)你自已、你的經(jīng)理和你的業(yè)務(wù)；每過幾個(gè)月就回顧這個(gè)系統(tǒng)。 定期檢查你的文件，僅僅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。 為無法正確歸檔的文件，設(shè)立一個(gè)“其它”文件夾。,.,19,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),19,計(jì)劃的杠桿原

6、理,帕累托原理 巔峰期 每天十五分鐘,.,20,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),20,大腦圖,.,21,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),21,接聽/拔打電話,Taking Phone Calls 學(xué)會使用“轉(zhuǎn)接”功能 學(xué)會說“是”，當(dāng)對方問及“現(xiàn)在是否不方便接聽” 記住自己的承諾，給對方回電話 不要問一些細(xì)節(jié)性的問題，除非你真的需要 運(yùn)用4D原則,Making Phone Calls 確認(rèn)你已經(jīng)準(zhǔn)備好了，把要討論的事寫下來，很清楚、簡潔地表達(dá)自己的意圖 集中起來拔打電話 不要把困難或緊急的電話放在最后 介紹你自己 利用等待的時(shí)間,.,22,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),22,管理其他人

7、的時(shí)間,同事 珍惜、尊重他人的時(shí)間 團(tuán)隊(duì)工作，確定合理的工作期限及跟進(jìn)方法 遵守對時(shí)間的承諾 有效地管理項(xiàng)目進(jìn)展 確保你明確地表達(dá)了你的目的 到他的辦公室去 有效地溝通,經(jīng)理 熟悉經(jīng)理的工作習(xí)慣并努力適應(yīng) 讓經(jīng)理了解你的工作狀況 讓經(jīng)理授權(quán)給你 守時(shí) 一次帶幾件事找經(jīng)理 時(shí)間是最民主的 有效地溝通,.,23,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),23,信息的收集與處理,時(shí)間上4D原則 形式上二次加工 內(nèi)容上收與放 渠道上多元化,.,24,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),24,溝通?!,管理就是溝通 銷售就是溝通的過程 生活就是溝通的藝術(shù) . 秘書就是經(jīng)理與外界溝通的紐帶,.,25,2020/9/

8、7,秘書與助理培訓(xùn),25,溝通模式The Communication Model,發(fā)送者Sender,接收者Receiver,溝通渠道Channel of Communication,過濾Filters,.,26,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),26,The Spoken Word,“I know that you think you understood what I said to you, but what you think you heard me say is not what I was actually saying, and what I actually said is

9、not quite what I meant to say.” “我知道你以為你理解我對你說的話，但你認(rèn)為你聽到的我說的話并不是我實(shí)際說的話，其實(shí)，我實(shí)際說的并不是我真正想說的.”,.,27,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),27,這是什么？What is this?,.,28,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),28,凹？凸？Concave? or Convex?,.,29,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),29,溝通有什么用,對個(gè)人的好處 對企業(yè)的好處,.,30,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),30,溝通對個(gè)人的好處,能理解他人、善解人意 溝通能力是個(gè)人能力的體現(xiàn) 是創(chuàng)造和諧的人際關(guān)系環(huán)境

10、的前提條件 從旁人的經(jīng)驗(yàn)與習(xí)慣中吸取智慧 減少重復(fù)勞動，提高效率 避免無胃的爭執(zhí) 激發(fā)他人對你的理念與建議產(chǎn)生興趣,.,31,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),31,溝通對企業(yè)的好處,是企業(yè)順利運(yùn)行的前條件 企業(yè)生產(chǎn)效率的提高 創(chuàng)造良好的人際關(guān)系氣氛，對企業(yè)的生存和發(fā)展是相當(dāng)重要的 有助于化解隨著企業(yè)的擴(kuò)張而帶來企業(yè)內(nèi)多文化并存而引發(fā)的人際沖突,.,32,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),32,溝通之道,有意識地使用身體語言 避免使用別人聽不懂的術(shù)語 坦白承認(rèn)自己的感受，傳情達(dá)理 觀察對方的舉止的時(shí)候頭腦要開放,.,33,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),33,身體語言,身體姿勢 目光接觸 面

11、部表情 手勢動作 接觸 人體空間,.,34,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),34,傾聽技術(shù),傾聽的意義 有效的傾聽 聽好的技巧,.,35,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),35,詢問技術(shù)：問題,封閉式問題： Did you? Are you? Can you?,開放式問題： How many? When are you? Where are you?,.,36,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),36,建議與要求,.,37,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),37,聆聽技術(shù),聽 想 回應(yīng),.,38,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),38,聆聽技術(shù),I never said you stole t

12、he money. I never said you stole the money. I never said you stole the money. I never said you stole the money. I never said you stole the money. I never said you stole the money. I never said you stole the money.,.,39,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),39,有效解決問題的方法,.,40,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),40,解決問題中的常見錯(cuò)誤Pitfalls,過多地依賴于經(jīng)

13、驗(yàn)，而不是事實(shí) 還未考慮成熟，就直接尋求答案 關(guān)注于癥狀，而不是原因 指責(zé)他人，而不是尋求系統(tǒng)的原因 Relaying on “expert opinion” instead of facts Jumping to solution prematurely Focusing on symptoms rather than causes Blaming people instead of the system,.,41,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),41,查明問題“問題的確定是解決問題的一半”Charles F. Kettering,描述癥狀,20 癥狀,80 隱藏的原因,.,42,2020/9/7,42,確定可能的原因“在這個(gè)小小的地球上意見比瘟疫或地震帶來的麻煩更多” Voltaire,利用5尋求原因 為什么零件尺寸出現(xiàn)誤差？ 因?yàn)榈毒吣p，引起尺寸誤差。 為什么刀具會出現(xiàn)磨損現(xiàn)象？ 因?yàn)槭褂脮r(shí)間較長，而未發(fā)現(xiàn)。 為什么會沒有發(fā)現(xiàn)？ 因?yàn)闆]有定期檢查。 為什么沒有定期檢查？ 因?yàn)闆]有相應(yīng)的程序和規(guī)定。,零件關(guān)鍵尺寸超差,.,43,2020/9/7,秘書與助理培訓(xùn),43,計(jì)劃并實(shí)施永久性措施、在可能的地方加強(qiáng)防范“如果你覺得可能會出錯(cuò)，那么一定會發(fā)生” Murphys law