第四章 會(huì)議管理.ppt

1、第四章 會(huì)議管理,第一節(jié) 會(huì)議的概念與作用 第二節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備 第三節(jié) 會(huì)中事務(wù) 第四節(jié) 會(huì)后工作,學(xué)習(xí)目標(biāo)及任務(wù)：,了解：會(huì)議的作用； 熟悉：會(huì)前準(zhǔn)備工作； 熟悉：會(huì)中事務(wù)服務(wù)； 熟悉：會(huì)后工作的內(nèi)容。,一份美國(guó)的調(diào)查統(tǒng)計(jì)經(jīng)理級(jí)干部和專(zhuān)業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開(kāi)會(huì)上； 中上級(jí)的經(jīng)理約1周2天；資深行政人員則多達(dá)1周4天。 研究顯示，除了一對(duì)一的會(huì)議，三人以上的會(huì)議平均所占的時(shí)間最多。,第一節(jié) 會(huì)議的概念與作用,一、會(huì)議的涵義 會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過(guò)程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問(wèn)題，而且這種行為和過(guò)程

2、是有組織、有目標(biāo)、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導(dǎo)的。,二、會(huì)議的要素,1、形式要素：名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。 2、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。 3、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開(kāi)始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。 4、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。,最基本的會(huì)議要素：,會(huì)議時(shí)間,會(huì)議地點(diǎn),會(huì)議議題,與會(huì)人員,會(huì)議程序,三、會(huì)議的種類(lèi),1、按組織類(lèi)型分：內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議，正式會(huì)議和非正式會(huì)議； 2、按會(huì)期分：定期會(huì)議和不定期會(huì)議； 3、按出席對(duì)象：聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)等； 4、按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性

3、 5、按議題性質(zhì)：專(zhuān)業(yè)性、專(zhuān)題性、綜合性等； 6、按規(guī)模大?。禾卮笮?萬(wàn)人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十人或數(shù)人)等； 7、按召開(kāi)方式：常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話(huà)會(huì)、電視會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)等； 8、按與會(huì)者的國(guó)籍及議題的范圍：國(guó)內(nèi)會(huì)議和國(guó)際會(huì)議等。,四、會(huì)議的作用,（一）會(huì)議的積極作用 1、交流信息，互通情報(bào)。 2、發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策。 3、增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。 4、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)。 5、帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)。,（二）會(huì)議的負(fù)面作用 1、造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)。 2、金錢(qián)的浪費(fèi)。 3、信息的重復(fù)、浪費(fèi)。 4、滋長(zhǎng)不正之風(fēng)。,你參加過(guò)一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么？,課堂

4、討論：,第二節(jié) 會(huì)前準(zhǔn)備,一、擬訂會(huì)議議程、日程 二、選定、布置會(huì)場(chǎng) 三、發(fā)布會(huì)議通知 四、會(huì)前接站 五、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品 六、落實(shí)好后勤工作,一、 擬訂會(huì)議議程、日程,（一）相關(guān)知識(shí) 1、會(huì)議議程的內(nèi)容 大中型會(huì)議的議程一般安排如下：開(kāi)幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；閉幕式。,2、會(huì)議日程的內(nèi)容 3、會(huì)議議程和日程的作用 讓與會(huì)者更好地了解會(huì)議所要討論的問(wèn)題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。,（二）工作程序,1、會(huì)議議程的制定程序 （1）明確目標(biāo)和參加者 明確目標(biāo)； 在會(huì)議議程上陳述目標(biāo)； 列出會(huì)議參加者。,參加對(duì)象的職務(wù)或級(jí)

5、別； 與會(huì)者是否具有代表性； 參會(huì)總?cè)藬?shù)。,（2）安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間 會(huì)議長(zhǎng)短； 敏感話(huà)題。,按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序。 應(yīng)預(yù)估每一個(gè)議案所需要的處理時(shí)間并清楚地標(biāo)示出來(lái)。,（3）確定每一項(xiàng)議程 1）目標(biāo)； 2）準(zhǔn)備； 3）時(shí)間安排； 4）演講者； 5）提前分發(fā)會(huì)議議題。,（4）決定會(huì)議討論形式 1）典型的會(huì)議形式； 2）頭腦風(fēng)暴形式； 3）團(tuán)隊(duì)列名方法； 4) 小型團(tuán)隊(duì)。 （5）決定會(huì)議決策的方式,（三）注意事項(xiàng) 1、會(huì)議議程和日程的區(qū)別 會(huì)議議程和日程的功能不同，議程的編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就不應(yīng)再變。會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問(wèn)題上，如遇變化，可相應(yīng)調(diào)整。 2、正確處

6、理會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議,案 例,1、幫助丁倩找到議程表的問(wèn)題所在。 2、重新設(shè)計(jì)這次會(huì)議的議程表。,討論：,二、選定、布置會(huì)場(chǎng),1、選定會(huì)場(chǎng)。 主要考慮下列因素： 第一，會(huì)場(chǎng)大小適中，以每人平均23平米為宜。 第二，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中。 第三，會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話(huà)、擴(kuò)音、錄音等。,2、布置會(huì)場(chǎng),會(huì)場(chǎng)形式。 多為圓型、橢圓型、長(zhǎng)方型、正方型、一字型、T型、馬蹄型,日常工作會(huì)議,體現(xiàn)民主與團(tuán)結(jié)的氣氛,半圓型、馬蹄型、六角型、八角型、回字型,座談會(huì)、討論會(huì),使人有輕松、親切之感,M字型、扇面型,中型會(huì)議,使人有正規(guī)、嚴(yán)肅之感,眾星拱月式,大型茶話(huà)會(huì)、團(tuán)拜會(huì),一般在禮堂召開(kāi),大型會(huì)議,

7、排列座次,排列座次的幾種方法： 1、橫排法 2、豎排法 3、左右排列法,會(huì)場(chǎng)的氣氛布置,燈光； 色調(diào)； 標(biāo)語(yǔ)； 花卉等,三、發(fā)布會(huì)議通知,書(shū)面通知,口頭通知,態(tài)度莊重嚴(yán)肅、備忘性好,方便、簡(jiǎn)明、快捷,無(wú)論采用哪種方式，通知的內(nèi)容都要寫(xiě)明會(huì)議 名稱(chēng)、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)期、地點(diǎn)、與會(huì) 人員、報(bào)到事宜及有關(guān)要求。,四、會(huì)前接站,接站時(shí)需要注意事項(xiàng)： 設(shè)立會(huì)議接待站（大型會(huì)議）； 設(shè)置臨時(shí)接站牌（小型會(huì)議）； 自我介紹，再詢(xún)問(wèn)對(duì)方。,五、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品,（一）會(huì)議資料的類(lèi)型和準(zhǔn)備 1、會(huì)議資料的類(lèi)型 （1）來(lái)賓資料 （2）會(huì)議資料 （3）溝通資料,2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備,（1）來(lái)賓資料袋內(nèi)容

8、（2）會(huì)務(wù)資料內(nèi)容 （3）溝通資料內(nèi)容,會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。,接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。,會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。,（二）會(huì)議用品的類(lèi)型和準(zhǔn)備,1、會(huì)議用品的類(lèi)型 （1）必備用品和設(shè)備是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。 1）會(huì)議內(nèi)設(shè)備 2）常用物資,燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。,電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、

9、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。,（2）特殊用品,伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。,2、準(zhǔn)備會(huì)議用品,（1）檢查空調(diào)設(shè)備； （2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備； （3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。 （4）如有陌生人或外來(lái)人參加會(huì)議，擺放好姓名牌； （5）在每人座位前擺放紙筆； （6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等； （7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。 （8）會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專(zhuān)人服務(wù)。 （9）如果是電話(huà)、廣播會(huì)議，須提前檢查線(xiàn)路，保證音響效果良好。,六、落實(shí)好后勤

10、工作,1、會(huì)議經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的預(yù)算，即會(huì)議成本。,堅(jiān)持勤儉節(jié)約原則，精打細(xì)算，減少開(kāi)支。,會(huì)場(chǎng)租金、場(chǎng)地布置、文件印制、辦公用品、 住宿、伙食補(bǔ)貼、交通、文娛費(fèi)用等等。,2、制發(fā)會(huì)議證件、制定會(huì)議須知。,會(huì)議證件,正式證件,工作證件,代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽(tīng)證、來(lái)賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等。,工作證、記者證、出入證、汽車(chē)證等。,證件的內(nèi)容包括會(huì)議名稱(chēng)、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。,會(huì)議須知,會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。,案例分析：請(qǐng)柬發(fā)出之后,某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把

11、開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。 接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢(xún)問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。,事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心， 在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良

12、影響也難以消除。,這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？,第三節(jié) 會(huì)中事務(wù),一、會(huì)議簽到 1、簿式簽到 2、卡片式簽到,簡(jiǎn)便易行； 容易造成擁擠現(xiàn)象。,比較適合于小型會(huì)議或慶典性會(huì)議。,預(yù)先印制卡片； 磁卡簽到。,卡片式簽到方式適用于較大型會(huì)議。,二、協(xié)助正確使用會(huì)場(chǎng)設(shè)備并發(fā)放會(huì)議用品 三、會(huì)場(chǎng)服務(wù) 1、引導(dǎo)座位 2、分發(fā)會(huì)議文件的材料 3、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息 4、維持會(huì)場(chǎng)秩序 5、處理臨時(shí)交辦事項(xiàng) 6、其他服務(wù)工作,四、協(xié)助完成與會(huì)人員的食宿安排,（一）會(huì)議餐飲的常識(shí)和工作程序 1、會(huì)議餐飲的常識(shí) （1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。 （2）確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北

13、不同代表的口味。 （3）秘書(shū)人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。 （4）座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫(xiě)好姓名席位，發(fā)給本人。,2、安排會(huì)議餐飲 （1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。 （2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來(lái)確定。 （3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。 （4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。 （5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。 （6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。 （7）給因開(kāi)會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。 （8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。,

14、3、會(huì)議餐飲的類(lèi)型和標(biāo)準(zhǔn) （1）早餐。 （2）會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。 （3）午餐。 （4）正式晚餐。,（二）會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序,1、會(huì)議住宿的常識(shí) （1）要提前編制住房方案。 （2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。 （3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。 （4）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配。 （5）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。,2、會(huì)議房間的分配 （1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。 （2）年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽(yáng)、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好

15、的房間。 （3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。 （4）可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。 （5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。,五、會(huì)議記錄,1、為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作 （1）準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。 （2）準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來(lái)補(bǔ)充手工記錄。 （3）要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料文件，需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用。 （4）提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解與會(huì)人員的座位圖，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者。 （5）在利用錄音機(jī)的同時(shí)必須手工記錄，這樣可以防止錄音機(jī)中途出故障。,2、會(huì)議記錄的內(nèi)容 （

16、1）會(huì)議描述。 （2）與會(huì)者姓名。 （3）會(huì)議過(guò)程。 （4）主席、記錄員簽名。,3、會(huì)議記錄的方法,（1）會(huì)議記錄的重點(diǎn)應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來(lái)，而其他的內(nèi)容可簡(jiǎn)要概括地記錄。 （2）漏記的內(nèi)容可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音磁帶修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語(yǔ)做出簡(jiǎn)要的解釋。 （3）與會(huì)者提出的意見(jiàn)、建議，要把人名記錄下來(lái)。,4、會(huì)議記錄的修改 （1）在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。 （2）如果某一成員指出會(huì)議記錄中的一個(gè)錯(cuò)誤，經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，主席或秘書(shū)可以在會(huì)議記錄中改正這一錯(cuò)誤。 （3）會(huì)議記錄一經(jīng)簽名

17、，任何地方都不能再做改動(dòng)。,第四節(jié) 會(huì)后工作,一、會(huì)場(chǎng)檢查 二、會(huì)場(chǎng)清理 三、會(huì)務(wù)組退房進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算 四、會(huì)議效果的調(diào)查和總結(jié),實(shí)例會(huì)務(wù)總結(jié)參考格式,1、會(huì)議簡(jiǎn)介 包括會(huì)議名稱(chēng)、召開(kāi)地點(diǎn)、主辦單位、參加人員、會(huì)議議題、會(huì)程安排、召開(kāi)的背景、會(huì)議預(yù)期效果等。個(gè)人總結(jié)著重寫(xiě)本人負(fù)責(zé)的會(huì)務(wù)內(nèi)容。 2、本次會(huì)務(wù)工作要點(diǎn) (1) 會(huì)務(wù)組成員名單 (2) 會(huì)務(wù)工作安排 (3) 本次會(huì)務(wù)主要抓的幾項(xiàng)工作 (4) 本次會(huì)務(wù)關(guān)鍵要素(要針對(duì)本次會(huì)議的特點(diǎn)進(jìn)行分析和安排) (5) 本次會(huì)務(wù)與其他會(huì)務(wù)工作的不同之處 (6) 本人負(fù)責(zé)部分工作總結(jié),3、會(huì)議滿(mǎn)意度調(diào)查情況 即“會(huì)務(wù)組織滿(mǎn)意度”調(diào)查反饋情況、各要素得分統(tǒng)

18、計(jì)、評(píng)價(jià)最好與最差的問(wèn)題集中點(diǎn)等。 4、問(wèn)題分析 參考會(huì)務(wù)滿(mǎn)意度調(diào)查結(jié)果對(duì)整個(gè)會(huì)議過(guò)程進(jìn)行分析，歸納出本次會(huì)務(wù)存在的問(wèn)題、會(huì)務(wù)組工作的不足之處、從此次會(huì)議中得到的教訓(xùn)、相關(guān)改進(jìn)意見(jiàn)等。 相關(guān)問(wèn)題提交會(huì)務(wù)組長(zhǎng)協(xié)調(diào)解決。 5、經(jīng)驗(yàn)總結(jié) (1) 本次會(huì)務(wù)工作的成功之處。 (2) 可以推廣或可供他人借鑒的地方。,五、會(huì)議文件的收退,1、重要會(huì)議文件清退原因 防止遺失和泄密。 領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的即席講話(huà)、與會(huì)人員的即席發(fā)言不宜擴(kuò)散。 會(huì)影響會(huì)議精神的傳達(dá)貫徹。,2、會(huì)議文件收退工作程序 第一步，報(bào)發(fā)文情況，提出收退文件建議。 第二步，下發(fā)收退文件目錄，并做必要的解釋工作。 第三步，進(jìn)行清退，清退要逐份清點(diǎn)、登記。,六、會(huì)議文件的立卷歸檔,1、會(huì)議文件立卷原則