中國電信JMCC業(yè)務流程優(yōu)化咨詢項目-現(xiàn)狀分析報告.ppt

1、,現(xiàn)狀分析報告,中國電信JMCC業(yè)務流程優(yōu)化咨詢項目,議程,現(xiàn)狀分析方法 現(xiàn)有流程 - 宏觀圖 (Level 0) 現(xiàn)有流程 - 第一層流程圖(Level 1) 采購管理 (PO，AP) 財務與稅務報告管理 (GL) 預算管理 (GL) 基建項目管理 (PA) 固定資產(chǎn)管理 (FA) 庫存管理 (INV) 現(xiàn)金管理 (CM) 收入管理 (AR),重點問題討論 制度問題 流程與監(jiān)控問題 附件 一：省、市、縣詳細流程分析 公司概述 模塊概述 流程圖 問題列表 附件 二：Oracle調(diào)研輔助基礎素材 調(diào)研問題回答文檔 業(yè)務描述工作文檔,報告,現(xiàn)狀流程記錄,現(xiàn)狀流程問題,現(xiàn)狀分析方法,現(xiàn)有流程 - 宏

2、觀圖,現(xiàn)有流程 - 采購管理及其它應付業(yè)務,采購業(yè)務,應付業(yè)務,總帳業(yè)務,業(yè)務類采購 SIM卡、儲值卡、及充值卡 廣告及宣傳用品,固定資產(chǎn)類采購 工程配套、物業(yè)、車輛及辦公設備,項目類采購 網(wǎng)絡建設主設備 網(wǎng)絡建設工程配套設備,其它類采購 經(jīng)PO: 辦公用品 不經(jīng)PO: 基站地址及營務廳租賃,采購類應付 采購付款,財務匯總,營運類應付 應付話費 漫游話費、附加費及網(wǎng)間結(jié)算付款 應付電路租費、無委(頻率占用)費,企業(yè)類應付 土建工程及裝修工程拔款 自動周轉(zhuǎn)金、拔落市資金,行政類應付 員工工資、福利及獎金 差旅費支付,采 購 管 理,重點問題討論 - 采購管理,制度 供應商管理不夠嚴謹。-沒有供應

3、商記錄、編號、評審不足、采購上限/比率 等。- 在工程采購招標找供應商時，沒有政策規(guī)定按金額而要求一定數(shù)目的招標書。-計財部也不能對供應商作帳齡分析。- 沒有定期對長期合作的供應商與市 場上其他供應商作價格及質(zhì)量的比 較。(省),沒有設立一個獨立的采購部門進行統(tǒng)一采購。(省，市) 沒有制定“合格供應商”列表及增減列表的程序。(省，市) 沒有書面界定采購審批權(quán)限導致采 購流程中經(jīng)過分管經(jīng)理及總經(jīng)理的多重審批。而當分管經(jīng)理及總經(jīng)理 出外公干時更耽誤了采購的進度。(省，市) 縣公司的固定資產(chǎn)采購是由當?shù)氐碾娦啪执k。市公司未有按人力資源因素訂立縣公司所負責的固定資產(chǎn)采購范圍。(縣),重點問題討論 -

4、 采購管理,流程與監(jiān)控 請購過程不夠規(guī)范。-請購部門沒有指定請購人員，也沒有設立請購權(quán)限及標準格式請購單。(省) 采購計劃考慮因素不足夠。- 固定資產(chǎn)的申購由使用單位經(jīng)相關(guān)采購部門， 到計財部才發(fā)現(xiàn)財政預算不許可，浪費行政時間 。 (省) 沒有定期與主要設備供應商對帳。(省),沒有標準格式的采購單。- 一般多使用合同形式但沒有統(tǒng)一的合同編號。(采 購部與財務部采用不同的合同編碼)。 (省) 供應商發(fā)票直接送到歸口部門，并非到計劃財務部，形成監(jiān)控問題。發(fā)票應該直接送到計劃財務部，例外事項應事先有被授權(quán)人批準。 (省，市) 采購的合同談判多數(shù)由經(jīng)辦人負責。同時一般有法律約束力的合同都由經(jīng)辦人簽署。

5、許多時候經(jīng)辦人并非管理層人員，形成了監(jiān)控的問題。 (省),重點問題討論 - 采購及其它應付業(yè)務,制度 分公司沒有訂立一個系統(tǒng)化的審批權(quán)限。所有費用(除電路租費、基站電費及租賃費)都要通過分公司總經(jīng)理審批。這不但占用了分公司高層管理人員的時間，而且對審批的過程也未必產(chǎn)生增值的作用。(市) 未設立完善制度以確保有權(quán)簽署付款的人員離開公司或調(diào)職后，財務會馬上通知有關(guān)銀行修改記錄。(省，市) 分公司沒法向電信局計費中心所計算的網(wǎng)間結(jié)算收入及支出報告進行任何查核。無形中增加了固有的內(nèi)在風險。(市),對于一些未有作出竣工決算而已投入使用的固定資產(chǎn)，財務部都只按已繳付的工程款轉(zhuǎn)到固定資產(chǎn)。而未有收到發(fā)票的部

6、分工程款則不進帳。引致實際使用的資產(chǎn)值跟財務帳不相配。(市),重點問題討論 - 采購及其它應付業(yè)務,流程與監(jiān)控 目前JMCC指定高層管理人員作付款審核，并未設立層次性的付款批核制度。但隨著業(yè)務的發(fā)展及縣公司的分配，一套完善的制度是必須的。(省) 對一般的采購付款，會計核算員都采用現(xiàn)金制而不列入應付帳。在付款的審批流程，需要對供應商資料作出重復性的核對。(省，市) 由于現(xiàn)金制的作法，而且發(fā)票是從供應商直接給采購部門。所以財務報表上未能實際反映負責情況。(省，市),.發(fā)票從供應商直接傳給采購部，而非財務部，做成入帳時間差距，應付帳款不能完全反映實及情況，并且增加了欺詐行為的可能性。(省，市),現(xiàn)有

7、流程 - 財務與稅務報告,帳務作業(yè),財務報告,稅務,庫存 帳務,省財務 報表,市財務 報表,報表 匯總,科目表 維護,財務分 析報表,報稅,應收 帳務,應付 帳務,固定資 產(chǎn)帳務,現(xiàn)金 帳務,縣財務 報表,重點問題討論 - 財務與稅務報告,制度 各個公司可以因自己需要對 其他 應 收、其他應付及 在建工程的明細會計科目進行維護，沒有全省統(tǒng)一會計科目表維護。(省，市),流程與監(jiān)控 會計科目表的維護沒有專職的人負責，也沒有設立維護的監(jiān)控流程，編寫會計科目表的建立和維護規(guī)范的程序文檔。在系統(tǒng)上，可以做帳的使用者便能任意增加會計科目表。(省，市) 上級公司不能遙控屬下公司的財務資料，現(xiàn)在下級公司的財務

8、會計資料是以月報表的形式向上提交。(省，市),重點問題討論 - 財務與稅務報告,流程與監(jiān)控 市公司的所有財務報表都是手工生成，而省公司的報表只有資產(chǎn)負債表及損益表是自動生成。(省，市) 報表匯總時需要市公司來省公司一起制作，此外各市報表資料需要在財務系統(tǒng)輸入?yún)R總，用以檢查，另外重復再用EXCEL匯總，方便制作報表。(省，市) 制作每月報表時，縣公司會計人員需要攜同憑證到市公司作審核及輸入市公司的財務系統(tǒng)。程序繁復。 (市),報表只提供基本財務數(shù)據(jù)及有限的信息，管理人員并不能依報表資料作出深入的業(yè)務分析。(省) 現(xiàn)在沒有管理會計的概念。因此并沒有收集非財務上的主要信息，作業(yè)務上的決策、計劃和分析

9、。(省，市) 市公司合同并沒有提交印花稅。合同缺乏保障。(市),現(xiàn)有流程 - 預算管理,投資計劃,預算控制,省預算 修定及平衡,市投資 計劃,省投資 計劃,預算 匯總,投資完 成統(tǒng)計,執(zhí)行,收支追 蹤分析,財務收支預算,縣投資 計劃,省收支 預算,市收支 預算,縣收支 預算,預算 匯總,市預算 修定及平衡,省預算 修定及平衡,市預算 修定及平衡,重點問題討論 - 預算管理,制度。 省公司沒有發(fā)預算指引給市縣公司以作預算報告的參考。導致市縣公司所制作的預算報告理念不一致。(省，市),流程與監(jiān)控 投資計劃預算或其他支出預算不能輸入電腦來作自動化監(jiān)控。現(xiàn)在的監(jiān)控和考核是手工做的。 (省，市) 省市公

10、司對做投資預算的經(jīng)驗有限。也缺乏以往的數(shù)據(jù)及非財務信息來作預算參考，因此投資計劃并不能完全反映實際需要。(省，市) 投資計劃在董事會通過后并沒有將信息下達到市公司，市公司并不知道已通過的投資金額以作適當?shù)谋O(jiān)控。 (省),現(xiàn)有流程 - 基建項目管理 Project Cycle,省公司,市公司,項目規(guī)劃,主設備采購,項目工作計劃,工程 采購,項目 進度 報告,項目 工作 報告,工程 實施,申請 資金,工程 配套 設備 采購,項目實施,預估 折舊,資本化,重點問題討論 - 基建項目管理,制度 現(xiàn)在在項目會計方面，只有將項目的直接物料費用分攤到每個市公司。并沒有將項目的其他成本如經(jīng)常開支(OVERHE

11、AD)和員工工資(LABOUR COST) 等分攤到各項目 上。(省，市) 省公司沒有運用項目會計概念在在建工程項目中。財務部會計記錄并沒有參考確實工程進度，因此資產(chǎn)負債表會有較大機會低估資產(chǎn)。 (省，市),網(wǎng)絡擴容的規(guī)模是以經(jīng)驗去決定，沒有一個業(yè)務模型將客戶增長，網(wǎng)絡質(zhì)量及財務成本等作整體分析，幫助決定網(wǎng)絡的規(guī)模。(省) 網(wǎng)絡工程的成本效益分析依靠設計院的可行性研究報告中提供，省公司沒有做嚴緊的成本效益分析去證明項目投資是否有合理回報。設計院的可行性研究報告中雖然有風險分析及敏感性分析，但并不嚴謹。 (省),重點問題討論 - 基建項目管理,流程與監(jiān)控 項目進度計劃表只提供重要項目完成里程碑。

12、省市公司都沒有制定詳細的項目計劃將工程分作數(shù)個階段，每階段將工程工作，指標，預算，資源要求，進度進行細化，以便管理和追蹤。 (省，市) 用以項目規(guī)劃的數(shù)據(jù)沒有利用數(shù)據(jù)庫去收集，處理及分析。不能作趨勢分析和預測去支持規(guī)劃上的決策。(省),制度 在工程規(guī)劃時，沒有作資金需求分析，而投資計劃的資金需求因工程規(guī)劃時間與做投資計劃時間有差異而變得不準確。(省),重點問題討論 - 基建項目管理,流程與監(jiān)控 沒有對工程項目投資作檢討，考核項目投資是否到達目的及指標。實際收益與成本，客戶增長和用量是否達到預期指標。以便在將來改善預測的質(zhì)量。 (省) 市公司提供的項目進度報告只有完成時間，并沒有報告未完成工作的

13、情形。(省，市),現(xiàn)有流程 - 固定資產(chǎn)管理,省市公司,固定資產(chǎn)采購,資產(chǎn)卡建立及 提折舊,固定資產(chǎn) 報表生成,固定資產(chǎn)調(diào)撥,固定資產(chǎn)盤點,固定資產(chǎn)報廢,重點問題討論 - 固定資產(chǎn)管理,制度 在移動電話業(yè)務跟郵電局分割時，郵電局沒有把移動電話業(yè)務有關(guān)的固定資產(chǎn)記錄(包括固定資產(chǎn)卡片)轉(zhuǎn)交到移動公司，引至在固定資產(chǎn)管理及記錄的完整性未能作出有效的控制。(省，市) 只以二千元人民幣決定是否固定資 產(chǎn)項目可以考慮提高，使固定理正確度和效率提高。(省，市) 固定資產(chǎn)的分類并不一致。因沒有指引，某些固定資產(chǎn)在不同帳務人員處理時，會歸類到不同的固定資產(chǎn)類別上。(省),省公司內(nèi)部的固定資產(chǎn)調(diào)撥沒有設 立一套

14、完善的程序，要求各部門需 要調(diào)撥時通知財務部進行資料更改。(省) 沒有定期實行固定資產(chǎn)盤點。未能 對已損耗的固定資產(chǎn)在帳上及時反 映。 (市),重點問題討論 - 固定資產(chǎn)管理,每月折舊項目入帳的金額，沒有經(jīng)過批核程序。如有異常項目，不容易發(fā)現(xiàn)。 (省) 現(xiàn)存在工程部/維護部的工程物料固 定資產(chǎn)清單跟財務記錄并不對應。 如有固定資產(chǎn)報廢，未能把對應物 件在帳上作準確調(diào)整。 (市) 在計算固定資產(chǎn)折舊時，并沒有考 慮，到已完全折舊的固定資產(chǎn)不用 繼續(xù)提折舊，引至計提數(shù)據(jù)不準確。 (市),流程與監(jiān)控 現(xiàn)在固定資產(chǎn)是沒有編碼和標簽去識別，在盤點時只能依賴部門自行識別，容易引起錯誤，也增加盤點所需時間。

15、(省，市) 各部門現(xiàn)沒有設立臺帳去監(jiān)控固定資產(chǎn)。 (省) 現(xiàn)在固定資產(chǎn)管理缺乏分析報表(例：固定資產(chǎn)使用率，修理費用，修理次數(shù)， 采購固定資產(chǎn)所需時間等)，以方便制定決策。 (省),重點問題討論 - 固定資產(chǎn)管理,流程與監(jiān)控 在計算固定資產(chǎn)折舊時，并沒有考慮，到已完全折舊的固定資產(chǎn)不用繼續(xù)提折舊，引至計提數(shù)據(jù)不準確。 (市) 沒有對每件主要備件作維修記錄，沒有數(shù)據(jù)提供該主要備件的使用壽命并作適當?shù)牟少徏皥笙?(市) 財務部把所有工程余料及新購備件當作固定資產(chǎn)處理。對一些未有開始使用的備件也在工程竣工時開始計提折舊，使折舊總額未能反映真實所需成本。 (市),現(xiàn)有流程 - 庫存管理,省使用部門,

16、市/縣使用部門,市/縣倉庫,省倉庫,SIM卡，儲值卡， 充值卡 宣傳禮品,SIM卡及儲值卡出/入庫 充值卡出/入庫 宣傳禮品出/入庫,電話及配件出/入庫 SIM卡及儲值卡出/入庫 充值卡出/入庫 宣傳用品出/入庫,電話及配件 SIM卡及儲值卡 宣傳用品,工程備件,工程配套備件,辦公用品,工程備件出/入庫,工程備件出/入庫,辦公用品出/入庫,辦公用品,辦公用品出/入庫,業(yè)務類物料,固定資產(chǎn)/項目類物料,其它類物料,重點問題討論 - 庫存管理,制度 各部門存在內(nèi)部制定的庫存進出記錄方法。并沒有統(tǒng)一的審批流程和記錄文檔。 (省，市) 管理層沒有制定有關(guān)流程或制度處理呆死料，也沒有在帳上作貶值處理。

17、(省，市) 省、市和縣公司現(xiàn)沒有詳細的物品分類規(guī)則，物品的分類主要以物理屬性和用途分為SIM卡、電話及配件、辦公用品、工程設備、固定資產(chǎn)等。 (省，市),流程與監(jiān)控 現(xiàn)系統(tǒng)無明確的物料編碼，也沒有物料編碼規(guī)則。(省，市) 合格、不合格、待驗物料等都不采用明確的庫位控制。倉庫沒有庫位編碼也沒有報廢倉庫。(省，市) 倉庫在運作上沒有流程去處理呆死料，對呆死料也沒有貶值處理。 (省，市),重點問題討論 - 庫存管理,流程與監(jiān)控 在收代銷貨物時并沒有驗清代品質(zhì)數(shù)，容易引起將來不必要的糾紛。(市) 財務部并沒有參與過手機及配件的盤點。管理層并沒有提供有關(guān)指引盤點人員。(市) 一般來說，庫存的盤點與監(jiān)控不

18、足。 (省，市),現(xiàn)有流程 - 現(xiàn)金管理,計財 / 出納,出納日常作業(yè),現(xiàn)金 / 銀行付款,現(xiàn)金 / 銀行收款,現(xiàn)金管理 憑証處理,出納定期作業(yè),現(xiàn)金盤點,銀行對帳,重點問題討論 - 現(xiàn)金管理,制度 現(xiàn)在省公司沒有做現(xiàn)金流量預測，因此在貸款需求估計，預備債務的償還及采購的支付和定期存款的續(xù)存等可能發(fā)生差誤，容易引至流動現(xiàn)金過多或不足夠的情況?，F(xiàn)金使用沒有效率，會使企業(yè)利息成本增加，信用額記錄不好。(省，市),流程與監(jiān)控 作現(xiàn)金盤點時只有出納一人負責，并沒有其他的員工審實。(省) 現(xiàn)在與銀行對帳是以手工進行。所費需時。(省),現(xiàn)有流程 -應收及收入管理,客戶,計費中心,計劃財務部,使用服務,記錄

19、話費,業(yè)務類應收,應收話費,托收 現(xiàn)金 / 信用卡 / 存折,遞延收入,其它類應收 預付 - 員工借款 預付 - 員工借款報銷,新用戶,重點問題討論 - 應收及收入管理,制度 公司對認為有壞帳成分的用戶欠費 (超過二年以上)并沒有作出適當?shù)膲膸蕚?。而省公司也沒有給出任何 處理壞帳的指引。(省，市) 應收話費的記錄都是依靠電信局計費中心提供的計費報告。有關(guān)部門未能對這些數(shù)據(jù)作出獨立的查核。(市) 公司對過期的用戶欠費未有進行積亟的追討。(市),流程與監(jiān)控 省公司沒有市公司的欠收無委費的帳齡分析，對市公司未有向客戶收到的欠費未能作出有效的監(jiān)管。(省) 客戶未有分類及編號. 隨著業(yè)務的增長及 中國

20、加 入WTO, 明確的分類可以讓CT 對客 戶做適當 的 分析及策略計劃. (市) 曾經(jīng)發(fā)生過用戶欠費的數(shù)據(jù)有誤差。造成個別用戶對訂費系統(tǒng)的可靠性作出疑問。(市),附件一 省、市、縣詳細流程分析,附件一 - 省、市、縣詳細流程分析,附件一為詳細的調(diào)研文檔，全個附件的編排是先分公司(省、市、縣)，后再分模塊。 公司分為： 江蘇移動通信有限責任公司(省公司) 蘇州市公司 昆山縣公司,每個公司都再分開八模塊，為： 總帳模塊 (GL) 應付帳模塊 (AP) 采購模塊 (PO) 基建項目模塊 (PA) 固定資產(chǎn)模塊 (FA) 庫存模塊 (INV) 應收帳模塊 (AR) 現(xiàn)金模塊 (CM) 有三家公司，而

21、每家公司有八個模塊。附件一有總數(shù)二十四個調(diào)研文檔。,附件一 - 省、市、縣詳細流程分析,江蘇移動通信有限責任公司(省公司)詳細調(diào)研文檔。 總帳模塊 (GL) 應付帳模塊 (AP) 采購模塊 (PO) 基建項目模塊 (PA) 固定資產(chǎn)模塊 (FA) 庫存模塊 (INV) 應收帳模塊 (AR) 現(xiàn)金模塊 (CM),附件一 - 省、市、縣詳細流程分析,蘇州市公司詳細調(diào)研文檔。 總帳模塊 (GL) 應付帳模塊 (AP) 采購模塊 (PO) 基建項目模塊 (PA) 固定資產(chǎn)模塊 (FA) 庫存模塊 (INV) 應收帳模塊 (AR) 現(xiàn)金模塊 (CM),附件一 - 省、市、縣詳細流程分析,昆山縣公司詳細調(diào)

22、研文檔。 總帳模塊 (GL) 應付帳模塊 (AP) 采購模塊 (PO) 基建項目模塊 (PA) 固定資產(chǎn)模塊 (FA) 庫存模塊 (INV) 應收帳模塊 (AR) 現(xiàn)金模塊 (CM),附件二 Oracle調(diào)研輔助基礎素材,附件二 - Oracle調(diào)研輔助基礎素材,附件二為詳細的Oracle調(diào)研輔助基礎素材文檔，當中包括了二類型文檔。 調(diào)研問題回答文檔 業(yè)務描述工作文檔/差異文檔 全個附件的編排是先分公司(省、各市、各縣)，后再分模塊，而每個模塊都有兩個文檔。 總共也是分開九家公司和八個模塊。 有幾家的總帳模塊和現(xiàn)金模塊的調(diào)研輔助基礎素材文檔是結(jié)合為一個的。,這些Oracle調(diào)研輔助基礎素材文檔

23、，會由Oracle公司直接交付給江蘇移動通信有限責任公司 。,附件二 - Oracle調(diào)研輔助基礎素材,江蘇移動通信有限責任公司(省公司)調(diào)研輔助基礎素材文檔。 總帳模塊 (GL) 應付帳模塊 (AP) 采購模塊 (PO) 基建項目模塊 (PA) 固定資產(chǎn)模塊 (FA) 庫存模塊 (INV) 應收帳模塊 (AR) 現(xiàn)金模塊 (CM),附件二 - Oracle調(diào)研輔助基礎素材,蘇州市公司調(diào)研輔助基礎素材文檔。 總帳模塊 (GL) 應付帳模塊 (AP) 采購模塊 (PO) 基建項目模塊 (PA) 固定資產(chǎn)模塊 (FA) 庫存模塊 (INV) 應收帳模塊 (AR) 現(xiàn)金模塊 (CM),附件二 - Oracle調(diào)研輔助基礎素材,連云港市公司調(diào)研輔助基礎素材文檔。 總帳模塊 (GL) 應付帳模塊 (AP) 采購模塊 (PO) 基建項目模塊 (PA) 固定資產(chǎn)模塊 (FA) 庫存模塊 (