第五章 電子表格軟件 Excel2003.ppt

1、第五章 電子表格軟件Excel2003,數(shù)學(xué)與計算機學(xué)院,5.1概述 5.2工作簿管理 5.3 工作簿與工作表 5.4 工作簿的打印 5.5 工作表建立和編輯 5.6 設(shè)置工作表格式 5.7 圖表功能 5.8 數(shù)據(jù)管理,5.1概述,Excel 2003是Office 2003的一個組件，是功能強大的電子表格處理軟件，它使用方便、界面美觀，深受廣大財務(wù)、統(tǒng)計人員的喜愛。 Excel 2003不僅擁有Excel 2002的所有功能，而且還增加了許多新功能，如權(quán)限的設(shè)計、信息檢索、共享工作區(qū)、在工作表中創(chuàng)建列表，方便地管理和分析Excel工作表中的多組相關(guān)數(shù)據(jù)等。從簡單的數(shù)據(jù)輸入與處理到通過Inte

2、rnet的聯(lián)機協(xié)作，Excel 2003都會令用戶使用起來更容易、更方便。,5.1.1功能與特點 5.1.2 安裝、啟動和退出 5.1.3工作界面及基本概念簡介,5.1.1功能與特點,Excel2003不僅繼承了早期版本的所有優(yōu)點，而且在許多方面進行了改進并增添了不少實用的功能，這里簡述這些新增功能。,1.列表功能 2.對XML的支持 3.智能文檔 4.文檔工作區(qū) 5.信息權(quán)限管理 6.并排比較工作簿,可以方便地管理和分析列表數(shù)據(jù)而不必理會列表之外的其他數(shù)據(jù)。,XML全稱為擴展標記語言，是對HTML的一種功能擴展,智能文檔是一種可編程文檔，它可以通過動態(tài)響應(yīng)用戶操作上下文來擴展工作簿的功能。,

3、使用文檔區(qū)可簡化實時環(huán)境中通過office辦公套裝軟件與其他人員協(xié)同創(chuàng)作、編輯和審閱文檔的過程。,通過信息權(quán)限的管理，可防止因為意外或粗心將敏感性信息發(fā)給不該發(fā)送的人。,通過使用并排比較工作簿可以方便地查看兩個工作簿之間的差異，而不需要將所有更改都合并到一張工作簿中。,5.1.2 安裝、啟動和退出,1. 安裝 Excel是Office的一個組件，安裝Excel可將Office光盤放到光盤驅(qū)動器中，打開光盤雙擊“setup”程序項，出現(xiàn)安裝程序?qū)υ捒?按提示操作即可完成安裝。,2. 啟動 單擊“開始”按鈕，選擇“所有程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office

4、 Excel2003”菜單項，即可啟動Excel2003。若在桌面上創(chuàng)建了Excel2003的快捷方式,則可以直接雙擊其圖標來啟動Excel。,3. 退出 打開“文件”菜單，選“退出”菜單項，可以退出 Excel。還可以雙擊窗口左上角的控制框，或單擊控制菜單圖標打開控制菜單后選擇其中的“關(guān)閉”命令，也可單擊窗口右上角的關(guān)閉按鈕或使用組合鍵ALT+F4。在退出Excel時，Excel會提示是否保存未保存的文件，此時可以保存文件、放棄保存或者取消退出再回到Excel界面。,5.1.3工作界面及基本概念簡介,啟動Excel后可看到Excel的工作界面如圖5-1所示： 1.標題欄 2.菜單欄和工具欄

5、3.工作薄文檔和工作表 4.行號與列標 5.單元格與單元格區(qū)域 6活動工作表和當(dāng)前工作表 7活動單元格和當(dāng)前單元格 8拆分框 9名稱框 10任務(wù)窗格,5.2工作簿管理,5.2.1新建和打開工作簿 1.啟動Excel工作界面,自動新建一個名為“Book1”的空工作簿。 2.Excel允許同時編輯多個工作簿。要想新建一個Excel的工作簿，可以執(zhí)行“文件”菜單中的“新建”命令。 3.在“我的電腦”窗口或“資源管理器”中，也可以用“文件”中的“新建”命令來新建工作簿文檔。,執(zhí)行該命令后，在當(dāng)前位置出現(xiàn)一個新的Excel工作表圖標如圖5-4所示，在文件名稱處輸入一個合適的名字，注意不要把擴展名“.xl

6、s”丟掉，然后雙擊桌面上的文件圖標就可以打開它進行編輯了。,2打開工作簿,打開文檔是將工作簿文檔從外存調(diào)入內(nèi)存進行處理，我們已經(jīng)知道了在桌面和資源管理器中雙擊相應(yīng)的文檔可以直接打開這個文檔。 1.在Excel工作窗口中打開文檔，可以執(zhí)行“文件”菜單中的“打開”命令，或按快捷鍵Ctrl+O，就會彈出“打開”對話框如圖5-5所示：,在“查找范圍”內(nèi)打開相應(yīng)的位置，選擇需打開的文件，單擊“打開”按鈕，即可打開文檔。,2.在Excel的“文件”菜單下打開最近使用過的文檔,5.2.2保存和關(guān)閉工作簿,1.保存工作簿 （1）在Excel中打開“文件”菜單，單擊“保存”命令。 （2）按快捷鍵Ctrl+S也與

7、單擊“保存”命令效果相同。 （3）執(zhí)行“文件”菜單中的“另存為”命令,2關(guān)閉工作簿,在工作簿文檔窗口中，可使用以下方法中的一種方法來關(guān)閉一個工作簿文檔： 1）單擊標題欄中控制菜單圖標，打開控制菜單，單擊其中的“關(guān)閉”命令。 2）雙擊標題欄中控制菜單圖標。 3）右擊標題欄，打開該工作簿窗口的快捷菜單，單擊其中的“關(guān)閉”命令。 4）右擊任務(wù)欄中該工作簿窗口對應(yīng)的任務(wù)圖標，打開其快捷菜單，單擊其中的“關(guān)閉”命令。 5）單擊標題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。 6）使用組合鍵CTRL+ALT+DEL，打開“Windows任務(wù)管理器”窗口，單擊“應(yīng)用程序”選項卡，選中要關(guān)閉的工作簿文檔，單擊“結(jié)束任務(wù)”按鈕。,關(guān)

8、閉當(dāng)前編輯的工作簿后，另一個工作簿變?yōu)榫庉嫚顟B(tài)。如果在改動之后沒有存盤，Excel會彈出保存的提示對話框如圖5-10所示： 在這個對話框中，如果確認所進行的修改，就選擇“是”，否則就選擇“否”，如果還想繼續(xù)編輯，單擊“取消”按鈕就可以了。,3關(guān)閉Excel程序窗口,關(guān)閉Excel程序主窗口是指退出Excel。如果想退出Excel，打開“文件”菜單，單擊“退出”命令，就可以退出Excel了；或者按Alt+F4鍵，同樣可以退出Excel。 當(dāng)然也可以在Excel程序窗口中，使用以上六種方法來退出Excel。,5.3 工作簿與工作表,5.3.1 在工作簿中選擇工作表 5.3.2工作表命名 5.3.3

9、 插入和刪除工作表 5.3.4 移動和復(fù)制工作表,5.3.1 在工作簿中選擇工作表,當(dāng)用戶要使用同一工作簿中的不同工作表時，先要激活相應(yīng)的工作表。 選連續(xù)的多個工作表可以先單擊第一個工作表標簽，按住Shift，再單擊最后一個即可。,5.3.2工作表命名,工作表的命名步驟：先選中工作表，雙擊工作表標簽，輸入或修改工作表名稱；也可以選中工作表后，右擊工作表標簽，打開快捷菜單，執(zhí)行其中“重命名”命令，然后輸入或修改工作表名稱。,5.3.3 插入和刪除工作表,一、插入工作表 Excel允許用戶插入新的工作表，最多可以插入256個工作表，具體操作步驟如下： 1.先選中插入工作表的位置，一般是在原來某個工

10、作表位置插入，所以只要通過單擊那個工作表標簽的方法來表示選中插入位置。 2.然后打開“插入”菜單，單擊“工作表”命令，即可在選定位置插入一個新的工作表，并且成為活動工作表，可以在新插入的工作表中輸入數(shù)據(jù)。 3.然后給工作表命名。,二、刪除工作表： 要刪除某個不需要的工作表，可以按照下述步驟進行： 先選中要刪除的工作表，打開“編輯”菜單，執(zhí)行其中的“刪除工作表”命令，出現(xiàn)提示是否永久刪除工作表的對話框，單擊“確定”則完成工作表的刪除。也可右擊工作表標簽，執(zhí)行快捷菜單中的“刪除工作表”命令來完成刪除。,5.3.4 移動和復(fù)制工作表,方法一： 先選中要移動的工作表，然后右擊工作表標簽，打開快捷菜單，

11、并執(zhí)行其中的“移動或復(fù)制工作表”命令，將顯示“移動或復(fù)制工作表”對話框，如圖5-12所示： 方法二：用鼠標拖動的方法,5.4 工作簿的打印,對于建好的工作表或工作簿，通常都要進行打印。為了使打印格式清晰、準確，在打印之前先要進行頁面設(shè)置、設(shè)置打印區(qū)域以及打印預(yù)覽等操作。 1“頁面”選項卡 2“頁邊距”選項卡 3“頁眉和頁腳”選項卡 4“工作表”選項卡：,5.4.2設(shè)置打印區(qū)域,具體操作是：先選擇要打印的部分，打開“文件”菜單，單擊“打印區(qū)域”命令，從子菜單中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”命令，在打印時就只能打印這些單元格了。 若選擇“文件”菜單“打印區(qū)域”子菜單中的“取消打印區(qū)域”命令就可以將設(shè)置的打印

12、區(qū)域取消了.,5.4.3打印預(yù)覽,一般我們在打印工作表之前都會先預(yù)覽一下，這樣可以防止打印出來的工作表不符合要求。單擊常用工具欄中的“打印預(yù)覽”按鈕，或執(zhí)行“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”就可以顯示出打印的效果。單擊“縮放”按鈕，可以把顯示的圖形放大，看得清楚一些，再單擊，又可以返回整個頁面的視圖形式。單擊“打印”按鈕可以將工作表打印出來，而單擊“關(guān)閉”按鈕則可以回到編輯狀態(tài)。,5.4.4打印,打開“文件”菜單，單擊“打印”命令，就可以打開“打印”對話框了，如圖所示,如果選中全部的工作表，然后選中當(dāng)前編輯的工作表的一部分，打開“打印”對話框，選擇“打印”為“選定區(qū)域”，然后單擊“預(yù)覽”按鈕，可以看

13、到打印的是所有工作表中當(dāng)前選擇的部分。,5.5 工作表建立和編輯,5.5.1 工作表的建立 5.5.2工作表的編輯,5.5.1 工作表的建立,執(zhí)行“插入”菜單中的“工作表”命令可以新建一個工作表，工作表改名后，則可以在工作表的單元格中輸入數(shù)據(jù)。 一、輸入數(shù)據(jù) 二、快速輸入數(shù)據(jù) 三、公式和函數(shù),一、輸入數(shù)據(jù),1字符型數(shù)據(jù) 2數(shù)值型數(shù)據(jù) 3日期時間型數(shù)據(jù) 4. 邏輯型,二、快速輸入數(shù)據(jù),在Excel表格中填寫數(shù)據(jù)時，經(jīng)常會遇到一些在結(jié)構(gòu)上有規(guī)律的數(shù)據(jù)，例如2005、2006、2007；星期一、星期二、星期三等。對這些數(shù)據(jù)我們可以采用填充技術(shù)，讓它們自動出現(xiàn)在一系列的單元格中。 1數(shù)字序列填充 2日

14、期序列填充 3文本填充,三、公式和函數(shù),在單元格中使用公式和函數(shù)可以進行簡單的計算，也可以完成復(fù)雜的財務(wù)、統(tǒng)計及科學(xué)計算，公式和函數(shù)是Excel中的最具特色的功能。,1輸入公式 2編輯公式 3公式中的運算符 4相對引用和絕對引用的區(qū)別 5公式的復(fù)制 6函數(shù)定義,1輸入公式 2編輯公式 3公式中的運算符 4相對引用和絕對引用的區(qū)別 5公式的復(fù)制 6函數(shù)定義,步驟： 選定單元格； 輸入等號； 輸入包含要計算的單元格引用以及相應(yīng)的操作符。單元格引用可通過單擊的方式輸入。,1輸入公式 2編輯公式 3公式中的運算符 4相對引用和絕對引用的區(qū)別 5公式的復(fù)制 6函數(shù)定義,雙擊含有公式的單元格，在單元格中移

15、動插入點，編輯公式的內(nèi)容，按回車鍵完成編輯。,1輸入公式 2編輯公式 3公式中的運算符 4相對引用和絕對引用的區(qū)別 5公式的復(fù)制 6函數(shù)定義,算術(shù)運算符：+ - * / % 比較運算符：=、=、 文本鏈接符： 2.一個數(shù)據(jù)清單內(nèi)部不能存在空白行或空白列; 3.在數(shù)據(jù)清單中第一行應(yīng)創(chuàng)建列標題。,5.8.2 記錄單的管理,記錄單的管理主要包括以下三項： 1. 數(shù)據(jù)清單的建立 2記錄的增加、修改和刪除 3使用記錄單查找記錄,5.8.3 數(shù)據(jù)排序,對數(shù)據(jù)按一定的次序進行排列，是Excel數(shù)據(jù)庫管理的一個基本功能。 Excel中常用的排序方法有兩類： 1. 使用“常用”工具欄中的“排序”按鈕 2. 使用

16、“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令,5.8.4 數(shù)據(jù)篩選,Excel提供了篩選方法，篩選數(shù)據(jù)不是刪除數(shù)據(jù)，而是暫時隱藏數(shù)據(jù)清單中所有不滿足條件的行。具體的來說，Excel有兩種篩選記錄的方法： 1 自動篩選：采用簡單條件來快速篩選記錄，將滿足條件的記錄顯示在工作表上。 2 高級篩選：采用復(fù)合條件來篩選記錄，并允許把滿足條件的記錄復(fù)制到另外的區(qū)域，以生成一個新的數(shù)據(jù)清單。,5.8.5 數(shù)據(jù)分類匯總,在Excel進行分類匯總要分兩步進行：第一步先要進行分類，即按類別排序，將同類別的數(shù)據(jù)放在一起。第二步對同一類別數(shù)據(jù)進行求和、求平均、記數(shù)等匯總工作。 具體步驟是： 1 按分類字段對數(shù)據(jù)列表進行排序。 2

17、選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，出現(xiàn)分類匯總對話框。 3 在出現(xiàn)的對話框中確定分類字段、匯總方式以及對哪幾個字段匯總。 4 單擊“確定”按鈕完成分類匯總操作。,本章小結(jié),本章介紹了Microsoft Office家族中的電子表格制作軟件中文版Excel2003。主要內(nèi)容有： 1概述了Excel2003功能及其特點，并介紹了其工作界面和基本概念； 2介紹了工作簿文件的概念及其新建、打開和保存等文件操作； 3詳細介紹了工作表的基本操作，如創(chuàng)建、刪除工作表，工作表命名，復(fù)制、移動工作表等，以及對單元格、行和列進行增刪等編輯操作，還介紹了單元格、行和列等的格式設(shè)置操作。,4介紹了工作表中數(shù)據(jù)的輸入

18、、修改等操作，包含數(shù)據(jù)的快速輸入，單元格地址的相對引用、絕對引用和混合引用方式，介紹了公式和函數(shù)的使用方法等； 5介紹了圖表的基礎(chǔ)知識，介紹了如何創(chuàng)建圖表，如何對圖表進行編輯和格式設(shè)置。 6介紹了數(shù)據(jù)清單的概念，使用數(shù)據(jù)清單的基本技巧，以及對數(shù)據(jù)進行排序、篩選和分類匯總等操作。,習(xí)題,選擇題 1Excel文檔是_。 A工作表 B工作簿 C數(shù)據(jù)清單 D數(shù)據(jù)圖表 2刪除當(dāng)前工作表中某行的正確操作步驟是，選定該行，_。 A按Delete鍵 B執(zhí)行“編輯”菜單的“清除”命令 C執(zhí)行“編輯”菜單的“剪切”命令 D執(zhí)行“編輯”菜單中的“刪除”命令 3絕對地址在被復(fù)制或移動到其他單元格時，其單元格地址_。

19、A不會改變 B部分改變 C發(fā)生改變 D不能復(fù)制,4在A1單元格中輸入=SUM(8,7,8,7),則其值為_。 A15 B30 C7 D8 5在Excel中,如果單元格A5的值是單元格A1、A2、A3、A4的平均值,則在A5中不正確的輸入公式為_。 A=AVERAGE(A1:A4) B=AVERAGE(A1,A2,A3,A4) C=(A1+A2+A3+A4)/4 D=AVERAGE(A1+A2+A3+A4),6在Excel操作中,若要在工作表中選擇不連續(xù)的區(qū)域,應(yīng)當(dāng)按住_鍵再單擊需要選擇的單元格。 AAlt BTab CShift DCtrl 7在Excel中,想要刪除已有圖表的一個數(shù)據(jù)系列,不

20、能實現(xiàn)的操作方法是_。 A在圖表中單擊選定這個數(shù)據(jù)系列,按Delete鍵 B在工作表中選定這個數(shù)據(jù)系列,執(zhí)行“編輯”菜單的“清除”命令 C在圖表中單擊選定這個數(shù)據(jù)系列,執(zhí)行“編輯”菜單中“清除”級聯(lián)菜單的“系列”命令 D在工作表中選定這個數(shù)據(jù)系列,執(zhí)行“編輯”菜單中“清除”級聯(lián)菜單的“內(nèi)容”命令,8假設(shè)在B1單元格存儲的公式為A$5,將其復(fù)制到D1后,公式變?yōu)開。 AA$5 BD$5 CC$5 DD$1 9下列屬于絕對地址的表達式是_。 AE8 B$A2 CC$ D$G$5,10自定義序列可以通過_來建立。 A執(zhí)行“格式”菜單的“自動套用格式”命令 B執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令 C執(zhí)行“工具”菜單的“選項”命令 D執(zhí)行“編輯”菜單的“填充”命令,11在工作表中篩選出數(shù)據(jù)的正確操作方法是_。 A鼠標單擊數(shù)據(jù)清單外的任一單元格,執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“篩選”級聯(lián)菜單的“自動篩選”命令，鼠標單擊想查找列的向下箭頭，從下拉菜單中選擇篩選項 B鼠標單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格,執(zhí)行執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“篩選”級聯(lián)菜單的“自動篩選”命令,鼠標單擊想查找列的向下箭頭,從下拉菜單中選擇篩選項 C執(zhí)行“編輯”