Office2007(word,excle)基礎操作技巧大全.ppt

1、快速熟悉 2007 Office system,MicrosoftOffice 培訓,快速熟悉2007 system,快速熟悉 2007 Office system,課程內容,概述：熟悉的程序，全新的外觀 第 1 課：新 Office：為您而打造 第 2 課：重要問題解答,每一課都包括一系列建議的任務和多個測試題。,快速熟悉 2007 Office system,概述：熟悉的程序，全新的外觀,當您打開 2007 Microsoft Office system 程序時，會看到許多熟悉的內容。但您還會注意到窗口的頂端呈現(xiàn)出了新面貌。 菜單和工具欄已被功能區(qū)所取代，您可以單擊其中包含的選項卡來訪問命

2、令。 本演示文稿將向您介紹功能區(qū)以及更快、更好地制作文檔的其他新方法。,快速熟悉 2007 Office system,課程目標,了解 2007 Office system 有何變化以及變化的原因。 使用功能區(qū)完成過去經常執(zhí)行的任務。 了解新的文件格式對您有何意義。,快速熟悉 2007 Office system,第 1 課,新的 Office：為您而打造,快速熟悉 2007 Office system,新的 Office：為您而打造,沒錯，我們所熟悉的Microsoft Office 程序發(fā)生了很大改變。 但這些都是好的變化。,有了功能區(qū)，您所需的命令和其他工具現(xiàn)在可一一展現(xiàn)，并更易于訪問。

3、,快速熟悉 2007 Office system,功能區(qū)中有哪些功能？,功能區(qū)的三個組成部分分別是選項卡、組和命令。,選項卡 橫跨功能區(qū)的頂端。每個選項卡表示在給定程序中可以執(zhí)行的核心任務。 組 是一組相關的命令。它們保持為顯示狀態(tài)，隨時可供訪問，為您提供非常直觀的幫助。 命令 按組排列。命令可以是按鈕、菜單或用于輸入信息的框。,快速熟悉 2007 Office system,功能區(qū)中有哪些功能？,如何開始呢？,例如，在 Word 2007 中，可從“開始”選項卡入手。 該選項卡集中了用戶在編寫文檔時使用最頻繁的命令：字體格式設置命令（“字體”組）、段落選項（“段落”組）以及文本樣式（“樣式”

4、組）。,可以從第一個選項卡入手。,快速熟悉 2007 Office system,如何組織命令,命令按照其使用方式進行組織。,經常用到的核心命令再也不用與許多幾乎不相關的命令位于同一個菜單或工具欄上。 這些核心命令使用最為頻繁，因而現(xiàn)在位于最顯眼的位置。,快速熟悉 2007 Office system,更多命令，僅在需要時才顯示,使用最頻繁的命令始終顯示在功能區(qū)中。 而其他命令僅在您需要時才顯示，以響應執(zhí)行的操作。,例如，當您插入圖片時，“圖片工具”將顯示在 Word 的功能區(qū)中，當您完成操作后，該工具便消失。功能區(qū)會根據(jù)您的操作做出響應。 因此，如果您一直看不到 全部 命令，也無需擔心。執(zhí)行

5、前期步驟，您所需要的命令將隨即出現(xiàn)。,快速熟悉 2007 Office system,如果需要可顯示更多選項,有時，一個名為“對話框啟動器”的箭頭會顯示在組的右下角。 這表示該組有更多可用的選項。,在“開始”選項卡上，單擊箭頭 （位于“字體”組中）。,例如，在 PowerPoint2007中，要訪問不太常用的字體選項，請執(zhí)行下列操作：,此時“字體”對話框將打開，其中包含完整的字體選擇命令。,快速熟悉 2007 Office system,選擇之前進行預覽,您是否非常熟悉反復嘗試并撤消的過程？ 您進行了更改，但并未得到所需的效果，因此您撤消此更改并不斷嘗試，直到取得最合心意的結果。,現(xiàn)在，您可以

6、在進行選擇之前查看所做選擇的實時預覽，這樣不僅節(jié)約了時間，還有利于取得更好的效果。,動畫：右鍵單擊，然后單擊“播放”。,快速熟悉 2007 Office system,選擇之前進行預覽,您是否非常熟悉反復嘗試并撤消的過程？ 您進行了更改，但并未得到所需的效果，因此您撤消此更改并不斷嘗試，直到取得最合心意的結果。,現(xiàn)在，您可以在進行選擇之前查看所做選擇的實時預覽，這樣不僅節(jié)約了時間，還有利于取得更好的效果。,快速熟悉 2007 Office system,將命令放在您自己的工具欄上,您是否經常會用到某些命令，其訪問速度不能讓您滿意？ 您可以輕松地將這些命令添加到“快速訪問工具欄”。,快速訪問工具

7、欄位于功能區(qū)上方，第一次啟動 Microsoft Office 程序時，它將命令放在始終可見并唾手可得的位置。,動畫：右鍵單擊，然后單擊“播放”。,快速熟悉 2007 Office system,將命令放在您自己的工具欄上,您是否經常會用到某些命令，其訪問速度不能讓您滿意？ 您可以輕松地將這些命令添加到“快速訪問工具欄”。,快速訪問工具欄位于功能區(qū)上方，第一次啟動 Microsoft Office 程序時，它將命令放在始終可見并唾手可得的位置。,快速熟悉 2007 Office system,應對不同的屏幕分辨率,到目前為止，所討論的全部內容都是針對屏幕設置為高分辨率且程序窗口為最大化的情況。

8、 如果您的設置不是這樣的，則情況會有所不同。,低分辨率：如果屏幕設置為低分辨率，則功能區(qū)中的幾個組將只顯示 組名，而不顯示組中的命令。單擊組按鈕上的箭頭可顯示命令。,情況會怎樣？如下所示：,快速熟悉 2007 Office system,應對不同的屏幕分辨率,到目前為止，所討論的全部內容都是針對屏幕設置為高分辨率且程序窗口為最大化的情況。 如果您的設置不是這樣的，則情況會有所不同。,屏幕未最大化：某些組將只顯示組名。,情況會怎樣？如下所示：,Tablet PC：在屏幕較小的設備上，功能區(qū)將相應調整以顯示較小形式的選項卡和組。,快速熟悉 2007 Office system,練習建議,在 Wor

9、d 中添加項目符號列表。 在 Word 中應用標題樣式。 在 Word 文檔中插入圖片。 在 Word 中使用浮動工具欄設置文本格式。 在 Excel 中向快速訪問工具欄添加按鈕，然后刪除這個按鈕。 查找更多 Excel 選項。,聯(lián)機練習（需要 Word 2007 和 Excel 2007，這兩個程序均屬于 2007 Microsoft Office system）,快速熟悉 2007 Office system,測驗 1，問題 1,“粘貼”、“剪切”和“復制”命令位于功能區(qū)中的什么位置？（請選擇一個答案。）,最后一個選項卡上。 第一個選項卡上。 快速訪問工具欄上。,快速熟悉 2007 Off

10、ice system,測驗 1，問題 1：答案,第一個選項卡上。,這些命令使用頻率很高，因此它們理所當然顯示在功能區(qū)的第一個選項卡上。當然，如果需要，可以將它們添加到快速訪問工具欄上。,快速熟悉 2007 Office system,測驗 1，問題 2,您從一臺高屏幕分辨率的計算機移到一臺低分辨率的計算機上時，看不到某個組中的命令。該怎么辦？（請選擇一個答案。）,單擊“視圖”選項卡。 單擊“視圖”工具欄。 單擊組按鈕上的箭頭。,快速熟悉 2007 Office system,測驗 1，問題 2：答案,單擊組按鈕上的箭頭。,如果由于屏幕分辨率或程序窗口未最大化而導致命令未顯示，那么您可以通過單擊

11、組按鈕上的箭頭來顯示組中的命令。,快速熟悉 2007 Office system,第 2 課,重要問題解答,快速熟悉 2007 Office system,重要問題解答,現(xiàn)在應當將注意力轉移到功能區(qū)上方，看看還有哪些新增功能。,在 Word、Excel、PowerPoint 和 Access 2007 中，不僅新增了“Office 按鈕”， 還引入了新的鍵盤快捷方式和新的文件格式。,在本課中，您將了解如何使用部分新選項。,快速熟悉 2007 Office system,“文件”菜單有何變化？,“Office按鈕” 位于一些 Microsoft Office 程序（如Word 和 Excel）窗

12、口的左上角。,但該按鈕所提供的命令比“文件”菜單多。,快速熟悉 2007 Office system,“文件”菜單有何變化？,“Office按鈕”還將引導您進行程序設置，以控制諸如更正拼寫首選項等設置。,在早期版本的 Office 程序中，可以在通過“工具”菜單打開的“選項”對話框中設置選項。 現(xiàn)在，大多數(shù)選項都可以通過單擊該“Office 按鈕”獲得。,快速熟悉 2007 Office system,從何處開始空白文檔？,當您創(chuàng)建新的文檔、工作簿、演示文稿或數(shù)據(jù)庫時，將出現(xiàn)一個完整的彩色窗口幫助您開始操作。,您可以按照習慣的方式，從空白文件或現(xiàn)有文件開始操作。 或者，若要迅速開始您的創(chuàng)作工作

13、，請看左側。在 “Microsoft Office Online”下，單擊“特色”，并從指向聯(lián)機模板和培訓課程的鏈接類別中進行選擇。,快速熟悉 2007 Office system,喜愛的鍵盤快捷方式情況如何？,如果您喜歡使用鍵盤勝過使用鼠標，那么您一定很想了解功能區(qū)設計中包含的新快捷方式。,功能區(qū)上的每一個按鈕都有對應的快捷方式。 快捷方式所需的鍵減少了。,與以前版本的 Office 程序相比，這一變化帶來了以下兩大好處：,快速熟悉 2007 Office system,喜愛的鍵盤快捷方式情況如何？,新的快捷方式也有一個新名稱：鍵提示。,此圖顯示了在 Word中使用鍵提示刪除標題樣式的示例。

14、,按 Alt 以顯示鍵提示。 按 H 選擇“開始”選項卡。 按 E 選擇“清除格式”按鈕（位于“字體”組中）以刪除標題樣式。,快速熟悉 2007 Office system,以 Ctrl 開頭的舊鍵盤快捷方式仍保留不變，您可以按以往的方式使用它們。 例如，仍可以使用快捷方式 Ctrl+C 將內容復制到剪貼板上，使用快捷方式 Ctrl+V 從剪貼板粘貼內容。,喜愛的鍵盤快捷方式情況如何？,原先的鍵盤快捷方式是否仍可用？,快速熟悉 2007 Office system,找不到命令怎么辦？,如果您找不到所需的命令，此處提供了幫助。,在 Word 2007、Excel 2007 和 PowerPoin

15、t 2007 中，提供了一個直觀的交互式參考指南來幫助您快速了解命令的位置。,動畫：右鍵單擊，然后單擊“播放”。,作者：此處插入 .swf 文件， 請在插入 .swf 文件之前刪除此占位符。,快速熟悉 2007 Office system,找不到命令怎么辦？,如果您找不到所需的命令，此處提供了幫助。,在 Word 2007、Excel 2007 和 PowerPoint 2007 中，提供了一個直觀的交互式參考指南來幫助您快速了解命令的位置。,快速熟悉 2007 Office system,新的文件格式情況如何？,Word 2007、Excel2007 和 PowerPoint2007 都采用

16、了新的文件格式。,提高文件的安全性，減少文件損壞的幾率。 減小文件大小。 新功能。,做出這種改變的原因有很多：,快速熟悉 2007 Office system,現(xiàn)在，對于文檔、工作簿和演示文稿，默認的文件格式末尾有一個“x”，表示 XML 格式。例如，在 Word 中，現(xiàn)在默認情況下文檔用擴展名 .docx 進行保存，而不是 .doc。 如果將文件保存為模板，則應用同樣的規(guī)則：在舊的模板擴展名后加上一個“x”。例如，在 Word 中為 .dotx。 如果文件中包含代碼或宏，則必須保存為支持宏的新文件格式。對于 Word 文檔，將轉換為 .docm；對于 Word 模板，則為 .dotm。,新的

17、文件格式情況如何？,有關 Word、Excel 和 PowerPoint 中的新格式的進一步信息：,快速熟悉 2007 Office system,處理早期版本的文件,您可能是小組中第一個使用 2007 Office system 的人。 或者您可能與需要使用采用早期格式保存的 Office 文檔的部門合作。,別擔心，您仍可以在 2007 Office system 與早期版本的 Office 程序之間共享文檔。,快速熟悉 2007 Office system,您可以打開在早期版本（從 95 到 2003）的 Office 程序中創(chuàng)建的文件。只需照常打開文件即可。 在 2007 版中處理文件之

18、后，您可能想保存該文件。默認情況下，“另存為”對話框會將在早期版本中創(chuàng)建的文件保存為同一版本。 在保存文件時，可以通過兼容性檢查器了解添加到文件中的哪些新功能可能會被禁用，或盡可能匹配。,處理早期版本的文件,以下是處理方式：,快速熟悉 2007 Office system,擁有 2000 到 2003 版 Word、Excel 或 PowerPoint（以及最新修補程序和 Service Pack）的同事可以打開 2007 文件。,處理早期版本的文件,以下是處理方式：,當他們打開您的文檔時，系統(tǒng)將詢問他們是否下載一個轉換器，以便能打開您的文檔。,快速熟悉 2007 Office system,

19、Access 中新的文件格式情況如何？,Access 2007 中的新文件格式 .accdb 支持新的產品功能。,例如，Access 支持附件數(shù)據(jù)類型（通過該類型，您可以將文檔和文件以壓縮附件的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中）以及多值字段。,快速熟悉 2007 Office system,當您在 Access 2007 中創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫時，數(shù)據(jù)庫將自動采用新的 .accdb 格式。 早期版本的 Access 使用 .mdb 文件格式。您可以在 Access 2007 中打開和處理 .mdb 文件（如果這些文件以 Access 2003、Access 2002 或 Access 2000 格式保存。） 但是

20、，Access 2007 中的新功能不能用于 .mdb 文件。如果要使用新功能，可使用“另存為”將數(shù)據(jù)庫轉換為 .accdb 格式。,Access 中新的文件格式情況如何？,版本兼容性,快速熟悉 2007 Office system,在使用 Access 2007 打開以 Access 95 或 Access 97 格式保存的文件時，Access 2007 提供了升級為 .accdb 格式的功能。,Access 中新的文件格式情況如何？,版本兼容性,如果您不打算使用早期版本的 Access 數(shù)據(jù)庫 （且未使用復制或用戶級安全性），那么您應當升級數(shù)據(jù)庫。 重要說明：除了 Access 2007 之外，其他任何 Access 版本都無法打開 .accdb 文件格式的數(shù)據(jù)庫。,快速熟悉 2007 Office system,練習建議,在 Word 中創(chuàng)建一個新文檔。 從文檔中刪除個人信息和批注。 將 Word 文件另存為另一種版本。 在 Excel 中簽出選項。 在 E