項目監(jiān)理部信息文件管理.ppt

1、項目監(jiān)理部信息文件管理2010年10月,一、信息文件管理的目的 二、信息文件管理的工作內容 三、信息文件的工作流程 四、信息文件的應用 五、信息文件管理的職責 六、常見問題,前 言,今天，我們在一起共同討論一個話題：如何才能做好信息文件管理工作？ 1、要熟知檔案相關規(guī)范標準 如：DA/T 28-2002 國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規(guī)范 GB/T 11822-2008科學技術檔案案卷構成的一般要求 DL/T 5229-2005電力工程竣工圖文件編制規(guī)定 火電企業(yè)檔案分類表（69大類）總文檔（2002）29號 GB/T50328-2001建設工程文件歸檔整理規(guī)范 2、要了解電源項目各專業(yè)的

2、技術規(guī)范和驗收標準,一、信息文件管理的目的,監(jiān)理信息文件管理就是監(jiān)理信息文件的收集、整理、處理、存儲、傳遞與應用等一系列工作的總稱。 在這里引入四個關鍵詞 關鍵詞一：記錄 記錄記錄了電源工程項目監(jiān)理工作開展的過程。如：監(jiān)理月報、監(jiān)理工程師通知單、備忘錄等。 關鍵詞二：證明 證明是用記錄來證明監(jiān)理工作滿足法律、法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、工程建設監(jiān)理委托合同以及監(jiān)理公司企業(yè)標準的要求。證明我們的監(jiān)理行為的合法性。,關鍵詞三：支持 支持指信息管理工作是為了保障電源工程項目建設過程中信息傳遞的順暢、及時，為建設項目有關的決策者提供決策依據，為執(zhí)行者提供信息。為工程建設的有序開展提供信息支持。 如：在開工前對承包

3、單位資質、主要管理人員資格的審核；工程控制網測量復測審核等。 關鍵詞四：歸檔 歸檔指收集、整理滿足國家、建設單位檔案要求的監(jiān)理文件。,為今后形成建設單位的檔案服務。 也是檔案管理中“三納入 、四參加、四同步”中需要。 “三納入”就是要將項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入項目建設的各項程序，納入項目建設管理計劃，納入有關部門和有關人員的職責范圍。 “四參加”就是要求檔案人員應參加與工程管理相關會議及質量檢查，參加重要設備、儀器開箱；參加項目建設竣工驗收及參加項目科研成果的審定。 “四同步”就是要將下達工程計劃任務與提出項目文件歸檔要求要同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件積累情況要同步；工

4、程驗收與檔案驗收要同步；項目總結與歸檔的文件交接要同步。,二、信息文件管理的工作內容,信息：是對數據的解釋，反映了事物（事件）的客觀規(guī)律，為使用都提供決策和管理所需要的依據。 文件：國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。 它具有現形性，是正在處理和承辦的。 項目文件：指建設項日在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項目前期文件，項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。,檔案：國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。 是已經辦理完成的，是直接形成的，是歷史的記錄

5、，是經過鑒定、整理并歸檔的，是不能更改的。 資料：可以反復利用的，可提供參考用的，不能歸檔的。（如：期刊、雜志）,工程監(jiān)理的主要任務是進行工程項目的目標控制，而控制的基礎是信息。 如果沒有信息，監(jiān)理工程師就無法實施有效的控制。在建設工程實施過程中產生的各種信息，經過收集、加工和傳遞，以監(jiān)理文件的形式進行保存，會成為有價值的監(jiān)理信息資源，它是監(jiān)理工程師進行建設工程目標控制的客觀依據。 對監(jiān)理文件檔案進行科學的管理，可以極大地提高監(jiān)理工作效率。 監(jiān)理文件經過系統(tǒng)、科學的整理歸類，形成監(jiān)理文件檔案庫，當監(jiān)理工程需要時，就能及時有針對性地提供完整的文件，從而迅速地解決監(jiān)理工作中的問題。反之，如果文件檔

6、案分散管理，就會導致混亂，甚至散失，最終影響監(jiān)理工程師的正確決策。,對監(jiān)理文件檔案進行科學的管理，可以為建設工程檔案的歸檔提供可靠保證。 監(jiān)理文件檔案的管理，是指監(jiān)理過程的各項工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報表等文件進行統(tǒng)一管理和保存，從而確保文件和檔案的完整性。 一方面，在項目建成竣工以后，監(jiān)理工程師可將完整的監(jiān)理文件移交建設單位，作為建設項目的工程監(jiān)理檔案； 另一方面，完整的工程監(jiān)理單位具有重要歷史價值的文件，監(jiān)理工程師可從中獲得寶貴的監(jiān)理經驗，有利于不斷提高建設工程監(jiān)理工作水平。 監(jiān)理文件管理的主要內容：文件收、發(fā)與登記；文件的傳閱；文件的分類存放；文件歸檔、借閱。,施工、調試階段的

7、監(jiān)理文件應包括下列內容： 1 委托監(jiān)理合同文件； 2 監(jiān)理規(guī)劃； 3 監(jiān)理實施細則； 4 監(jiān)理工作聯(lián)系單； 5 監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工程師通知回復單； 6 會議紀要； 7 來往函件； 8 旁站監(jiān)理記錄表； 9 監(jiān)理日記； 10 監(jiān)理月報； 11 工程項目施工階段質量評價意見等專題報告；,12 工程總體質量評估報告； 13 監(jiān)理工作總結； 14 承包合同文件； 15 勘察設計文件； 16 施工組織設計（項目管理實施規(guī)劃）報審表、方案報審表； 17 設計交底與圖紙會檢會議紀要； 18 工程控制網測量、線路復測報審表； 19 計劃、調整計劃報審表； 20 質量計劃和質量驗收及評定項目劃分報審表；

8、21 工程開工報審表、工程暫停令及工程復工申請表； 22 分包單位資格報審表、單位資質報審表、人員資質報審表；,23 工程材料、構配件、半成品、設備的質量證明文件，設備、材料、構配件缺陷及處理文件； 24 主要測量計量器具、試驗設備檢驗報審表，工程材料、構配件、設備報審表、主要設備開箱申請表； 25 隱蔽工程驗收文件； 26 工程變更文件； 27 驗收申請表、中間驗收交接表、工程竣工報驗單； 28 質量缺陷與事故處理文件； 29 職業(yè)健康安全與環(huán)境事故處理文件； 30 分部工程、單位工程驗收文件； 31 調試文件； 32 工程款支付申請表； 33 索賠文件； 34 竣工結算審核文件。,見WOR

9、D版的監(jiān)理部文件分類樹狀圖(附件一) 監(jiān)理形成的文件管理 1、項目監(jiān)理部應在工程項目開工前建立監(jiān)理檔案文件管理制度，指定專人隨工程施工和監(jiān)理工作進展進行監(jiān)理文件的收集整理和管理工作； 2、項目監(jiān)理部應制定文件資料簽收、送閱與歸檔及起草格式、打印、校核、簽發(fā)、傳遞等內容的文檔管理程序； 3、監(jiān)理文件必須及時整理、真實完整、分類有序。,原則：堅持事前介入、事中控制、事后嚴把質量關。 事前介入項目監(jiān)理部應在工程項目開工前，首先要與建設單位檔案人員進行溝通，看建設單位對工程檔案有什么要求。然后做出一套本工程的信息文件管理細則報建設單位，經建設單位簽署同意后下發(fā)執(zhí)行。 還要對參建單位進行檔案交底，把檔案

10、的要求及時的交底給有關人員，在文件形成過程和積累中按照檔案的要求去做，避免事后返工的工作。,事中控制信息文件管理 員要參加過程中的質量檢查，在檢查中可及時發(fā)現問題，及時整改。避免在竣工階段驗收時，檔案大量的返工，這也是過程控制體現。 事后嚴把質量關在實體工程結束時，過程文件應該按照建設單位下發(fā)的歸檔文件整理規(guī)則進行整理組卷。要對施工單位文件材料的形成情況進行質量檢查把關。 注：國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T28-2002中第5.2.2規(guī)定：建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設單位提交有關專項報告

11、、驗證材料及其他監(jiān)理文件。7.9規(guī)定：監(jiān)理對施工單位收集、編制、整理后的項目竣工文件的完整準確情況和案卷質量進行審查。,見竣工文件審核表（WORD版）附件二 注：竣工文件審核意見表應移交建設單位歸檔的。 監(jiān)理部應對承包單位所報送的竣工文件按照單位工程進行逐項審核。 竣工文件審核從兩個方面進行，分別是由專工負責審查與工程技術有關的內容審核；信息文件管理員負責對項目移交文件從檔案角度來審查。 技術審核：完整性、準確性、有效性或符合性 檔案審查：完整性、 有效性、系統(tǒng)性,三、信息文件的流程,開工前，項目監(jiān)理部分管專業(yè)的副總監(jiān)應組織專業(yè)監(jiān)理師將本工程的單位工程一覽表做出，給監(jiān)理部信息文件管理員。 在開

12、工前，應與建設單位溝通好過程中信息文件傳遞渠道，應統(tǒng)一歸口傳遞。傳遞應及時、準確、完整。 應明確監(jiān)理文件的傳遞流程。首先，在監(jiān)理內部，所有的文件都必須先送交信息文件管理部門，進行統(tǒng)一整理分類，歸檔保存，然后由信息文件管理員根據總監(jiān)或其授權監(jiān)理師的指令和監(jiān)理工作的需要，分別將文件傳遞給相關的監(jiān)理師。其次，在監(jiān)理外部，在發(fā)送或接收相關單位的文件時，也應由信息文件管理員負責進行，這樣使所有的文件只有一個進出口通道，從而保證監(jiān)理文件的有效管理。,一種情況下：提單方監(jiān)理單位確認確認后再通知提單方取走建設單位確認簽署完成的單子通知提單方取走由提單方發(fā)至相關簽署意見的單位。 另一種情況下：提單方監(jiān)理單位確認

13、確認后再由監(jiān)理單位進行一道意見簽署工作（建設單位確認）最后由監(jiān)理單位將完成簽署意見的單子發(fā)至相關簽署意見的單位。,四、信息文件的應用,信息文件的應用是我們文件管理一道程序，也是非常重要的一個環(huán)節(jié)。 應對所形成的信息進行分類、整理、建檔；也就是建立文件統(tǒng)計臺帳。 文件登記臺帳的內容應注意是否有可追溯性。如在“主要施工計量器具臺帳”、“特殊工種臺帳”的臺帳登記時，內容就應明確此計量器具的“受檢日期”和“檢定有效期”，如無這兩個內容記錄，此臺帳就失去追溯意義了。 如不同類型的文件之間存在相互對照或追溯關系時，在分類存放的情況下，我們記錄臺帳上應明確相應的信息。如在“圖紙接收臺帳”登記時，記錄表格內容

14、中應明確“圖紙會檢”、“設計變更”等相關信息。,首先，要知道如何建立文件統(tǒng)計臺帳？ （用Microsoft Excel建立統(tǒng)計臺帳，為了查閱、利用。輸入臺帳的單元格不應過于簡單，這樣不利于以后的查閱利用。大家都知道Excel 擁有強大篩選、排序、導入、數據分析、公式運用等功能。） 其次，實物文件存放。可以根據我們樹狀圖大致分三大類（業(yè)主提供的文件、承包商提供的文件、監(jiān)理文件）。,例：演示一下質量驗收文件臺帳。 1、對Excel篩選功能進行介紹： 篩選是查找和處理區(qū)域中數據子集的快捷方法。篩選區(qū)域僅顯示滿足條件的行，該條件由用戶針對某列指定。Microsoft Excel 提供了兩種篩選區(qū)域的命

15、令： 自動篩選，包括按選定內容篩選，它適用于簡單條件 高級篩選，適用于復雜條件 （一般不使用）,與排序不同，篩選并不重排區(qū)域。篩選只是暫時隱藏不必顯示的行。 Excel 篩選行時，您可對區(qū)域子集進行編輯、設置格式、制作圖表和打印，而不必重新排列或移動。 自動篩選 使用“自動篩選”命令時，自動篩選箭頭 顯示于篩選區(qū)域中列標簽的右側。 Microsoft Excel 用黑色來指示篩選項。 您可以使用自定義自動篩選，以顯示含有一個值或另一值的行。您也可以使用自定義自動篩選以顯示某個列滿足多個條件的行。,2、在工作表上輸入數據的指導 Microsoft Excel 提供了一系列功能，可以很方便地管理和

16、分析數據。若要利用這些功能，請根據以下指導在工作表中輸入數據。 數據結構 將相似項置于同一列 在設計數據結構時，應使同一列中的各行具有相似的數據項。(也就是講在輸入時，比如輸單位工程名稱“主廠房地下結構”，你輸入“主廠房地下結構工程”，在篩選時就不會將這兩個不同字段一次顯示出來，就會影響你的篩選結果的準確性。) 顯示行和列 在更改區(qū)域之前，請確保隱藏的行或列都顯示出來。如果區(qū)域中的行和列未顯示出來，則數據可能會被意外刪除。 數據格式 使用帶格式的列標簽 請在數據區(qū)域的第一行中創(chuàng)建列標簽。Excel 將使用列標簽創(chuàng)建報告并查找和組織數據。對于列標簽，請使用與區(qū)域中的數據不同的字體、對齊方式、格式

17、、圖案、邊框或大小寫類型等。在鍵入列標簽之前，請將單元格設置為文本格式。,避免空行和空列 避免在區(qū)域中放置空行和空列，以利于 Excel 檢測和選擇相關數據區(qū)域。 不要鍵入前導空格或尾隨空格 單元格開頭或結尾的多余空格會影響排序與搜索?？梢栽趩卧駜瓤s進文本，而不是鍵入空格。 列表功能 您可將工作表上的連續(xù)單元格區(qū)域指定為列表。在創(chuàng)建列表時，列表所定義的數據可被列表外的數據獨立操作。在創(chuàng)建列表之后，可使用列表功能快速排序、篩選、匯總或發(fā)布列表中包含的數據。 也可使用列表功能分組相關數據，方法是使用單個工作表上的多個列表來組織數據。 3、取消篩選 若要在區(qū)域或列表中取消對某一列進行的篩選，請單擊

18、該列首單元格右端的下拉箭頭 ，再單擊“全部”。 若要在區(qū)域或列表中取消對所有列進行的篩選，請指向“數據”菜單中的“篩選”，再單擊“全部顯示”。 若要刪區(qū)域或列表中的篩選箭頭，請指向“數據”菜單中的“篩選”，再單擊“自動篩選”。,示例,五、信息文件管理的職責,檔案工作是全員參與的，不是某個人就可做好的。 在建設工程監(jiān)理規(guī)范GB/T 50319-2000中總監(jiān)理工程師的職責第13條中明確“主持整理工程項目的監(jiān)理資料”。副總監(jiān)“按總監(jiān)理工程師的授權，行使總監(jiān)理工程師的部份職責和權力?！边@兩條可說明，監(jiān)理文件雖然是總監(jiān)主持整理工作，但是我們的副總監(jiān)也應對分管專業(yè)監(jiān)理文件負責。,各專業(yè)監(jiān)理師應按照規(guī)范要求對過程中的施工文件簽署