辦公軟件常用技巧

1、,辦公軟件的使用技巧,CONTENTS,錄,目,Excel表格的應用,01,最初的數(shù)據(jù)最好為一維表,同列為同類信息，不要混合,字段名稱唯一，且不為空,一維表的特點就是第一行為字段，每一列都是此字段下的同類信息。,例如：日期列都是日期，不要夾雜銷量，篩選、計算、計數(shù)等等都比較方便。,字段是指第一行的名稱，唯一同一個性質(zhì)的數(shù)據(jù)放在同列，例如所有的日期都放在日期列里，字段名稱也為日期，如果再有一個日期列，可能你自己知道他們的區(qū)別，但是別人不知道，機器也不知道，機器運算時就會出錯。當然，日期也可分訂單日期、發(fā)貨日期、回款日期等多列。,制作excel表格的規(guī)則,信息格式正確,每個單元格最好為單一的數(shù)據(jù)信

2、息,數(shù)據(jù)源中不要含有小計,日期就用日期格式，數(shù)據(jù)就用數(shù)值格式，這個是非常好的習慣，也是規(guī)則。,比如銷量列，就是單純的銷售數(shù)據(jù)，而不要帶有單位，為后期的統(tǒng)計增加不必要的麻煩。如果需要單位，可以另外備注，也可單獨列單位字段，或者直接在第一行標注單位。,數(shù)據(jù)源中最好不要任何的合計數(shù)據(jù)，如果需要，再次加工就好，這樣數(shù)據(jù)源可以做為基礎數(shù)據(jù)，多次使用，按需加工成不同類型的匯總表。,Add your text,制作excel表格的規(guī)則,Excel表格的使用技巧,為了更加的直觀，有的時候我們需要在excel中符號來表示，比如輸入1的時候，讓他顯示“”，輸入2顯示“”。要達到這個目的，我們可以這樣操作，選中表格

3、要操作的區(qū)域，右擊選擇設置單元格格式選擇自定義代碼，在類型下填寫=1;=2后，可以實現(xiàn)輸入1顯示，輸入2顯示,選中表格要操作的區(qū)域，右擊選擇設置單元格格式選擇自定義代碼，在類型下填寫三個；,右擊設置單元格格式，數(shù)字欄自定義格式中雙括號內(nèi) 可以表示顏色,也可以表示條件. 大于100的數(shù)字顯示字體顯示成紅色的自定義代碼為 ：紅色1000,只需按住快捷鍵組合【Alt+=】即可實現(xiàn)快速求和,Excel表格的使用技巧,在Excel中獲取網(wǎng)絡數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)導入外部數(shù)據(jù)新建web查詢輸入表格所在的網(wǎng)址選擇（點綠圖標邊的小框）點擊導入即可,例如合并單元格為D3到D5，我們在合并區(qū)域輸入=sum（D3:D5）按下e

4、nter即可,拖動鼠標選中多行，然后按住Shift鍵不放，在序號列鼠標變成十字標隨意調(diào)整其中一行高度完成即可,只要選中要調(diào)整的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后按住Shift鍵不放，光標放到選擇列位置后，按下鼠標左鍵不放拖動即可,快捷鍵使用移動操作,Home快速移至一行的開始 Ctrl+Home快速移到工作表的開始單元格 Ctrl+End快速移至工作表區(qū)域的結尾 PageUp翻至前一頁 Page Down翻至下一頁 上、下、左、右方向鍵分別向上、向下、向左、向右移動選擇單元格 Tab鍵向右移動 Shift Tab鍵向左移動 Ctrl+左方向箭頭移至左邊區(qū)域 Ctrl+右方向箭頭移至右邊區(qū)域 Ctrl+上方向箭頭移

5、至上方區(qū)域 Ctrl+下方向箭頭移至下方區(qū)域 Ctrl+Backspace鍵移至活動單元格 Alt+PageUp左移一屏 Alt+PageDown右移一屏,選擇操作,Ctrl+A 全選單元格區(qū)域，若無單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。 Ctrl+Shift+空格 全選單元格區(qū)域，若無單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。 F8 擴展所選區(qū)域。即若選取一個單元格后，按方向箭會進行連續(xù)單元格選擇或者點擊某單元格后按F8鍵再點擊另一單元格可選擇兩單元

6、格之間的區(qū)域。 Shift+F8可連續(xù)選擇不相鄰的區(qū)域。 Shift+Ctrl+O選擇工作表中有評論的單元格 Shift+左方向鍵向左選擇區(qū)域 Shift+右方向鍵向右選擇區(qū)域 Shift+上方向鍵向上選擇區(qū)域 Shift+下方向鍵向下選擇區(qū)域 Shift+空格選擇單元格所在行,a、編輯操作,F2 在單元格中按F2鍵即可對該單元格進行編輯 Shift+F2 在單元格中按Shift+F2鍵即可對該單元格進行批注編輯 F4 重復上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會直接將該單元格字體加粗 Ctrl+Y 重復上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格

7、中按F4會直接將該單元格字體加粗 Ctrl+Z 撤銷操作 Shift+F4 在單元格區(qū)域中查找空單元格并在空單元格間移動。若工作表為空，則會彈出“Excel找不到正在搜索的數(shù)據(jù)”消息框,b、編輯操作,F7 快速調(diào)出“拼寫檢查”對話框并對所選單元格進行拼寫檢查 Ctrl+B 加粗單元格字體 Ctrl+C 復制單元格區(qū)域內(nèi)容 Ctrl+Insert 復制單元格區(qū)域內(nèi)容 Ctrl+X 剪切單元格區(qū)域內(nèi)容 Ctrl+V 粘貼單元格內(nèi)容 Ctrl+D 實現(xiàn)下拉填充功能。即在單元格中輸入數(shù)字后選擇包含此單元格的列區(qū)域后按Ctrl+D鍵，則該列區(qū)域均填充與第一個單元格相同的數(shù)值,d、編輯操作,Ctrl+R

8、實現(xiàn)向右填充功能。即在單元格中選定一行區(qū)域后按Ctrl+R鍵，則該行區(qū)域均填充與第一個單元格相同的數(shù)值 Ctrl+I 使單元格字體為斜體 Ctrl+U 給單元格文本加下劃線 Ctrl+() 切換是否在單元格中顯示公式 Ctrl+2() 切換單元格區(qū)域是否加粗 Ctrl+3(#) 切換單元格區(qū)域是否為斜體 Ctrl+4($) 切換單元格區(qū)域是否加下劃線,e、編輯操作,Ctrl+5(%) 切換單元格區(qū)域是否加刪除線 Ctrl+9() 隱藏單元格區(qū)域所在行 Ctrl+Shift+9() 取消隱藏行 Ctrl+0() 隱藏單元格區(qū)域所在列 Ctrl+Shift+0() 取消隱藏列 Ctrl+- 刪除單

9、元格所在部分，即彈出“刪除”對話框，若選擇了整行或整列，則直接刪除而不會彈出“刪除”對話框。若選擇了一整行后按此組合鍵，則刪除該行,f、編輯操作,Ctrl+Shift+()設置為通用格式 Ctrl+Shift+1(!)設置為數(shù)值格式 Ctrl+Shift+2()設置為時間格式 Ctrl+Shift+3(#)設置為日期格式 Ctrl+Shift+4($)設置為貨幣格式 Ctrl+Shift+5(%)設置為百分數(shù)格式 Ctrl+Shift+6()設置為科學計數(shù)格式 Ctrl+Shift+7(插入當前時間 Ctrl+Shift+復制上面單元格的值到本單元格中 Insert插入模式 Delete刪除,

10、ppt使用技巧,02,a、格式刷快速復制選中復制元素雙擊工具欄【格式刷】雙擊被復制元素，就可以啦,b、圖片文字圖標快速對齊選中需要對齊的圖文點擊【格式】【對齊】這樣就可以快速對齊圖文啦,C、快速更換圖片外觀布局美觀-【圖片工具】【格式】【裁剪】【裁剪為形狀】就可以更換多種樣式的圖片形狀啦,d、增加撤銷次數(shù)最高次數(shù)20次，點擊【文件】【選項】【高級】更改MAX值,e、批量添加Logo使用幻燈片母版直接點擊【視圖】【幻燈片母版】【插入】【圖片】選擇需要的Logo插入PPT放置合適的位子【關閉母版視圖】，再看PPT就會發(fā)現(xiàn)每一頁都添加了Logo,e、批量添加Logof、定時保存,f、定時保存擔心PP

11、T做一半突然停電，或電腦卡機沒保存導致功虧一簣，其實不用擔心你可以，你可以點擊【文件】【選項】【保存】設置保時間，這樣PPT就能自動保存啦,格式刷快速復制選中復制元素雙擊工具欄【格式刷】雙擊被復制元素，就可以啦,格式刷快速復制選中復制元素雙擊工具欄【格式刷】雙擊被復制元素，就可以啦,04,跨頁表格的標題,02,表格計算,05,選擇格式相同的文字,03,減少一頁,01,微軟雅黑字體行距,Word文檔簡單技巧,l,lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit lore

12、m ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit,1、微軟雅黑字體行距,技巧：選擇需要調(diào)整的段落并右鍵鼠標，打開“段落”面板，在“縮進與間距”欄目，找到“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對齊到網(wǎng)格”，把前面的勾取消掉，然后確定即可解決。,微軟雅黑字體，行間距過大怎么辦呢？,lorem ispum dolor s

13、it adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit,2、表格計算,技巧：“表格工具”-“布局”-“數(shù)據(jù)”-“公式”，然后就可以看到一些基礎的常用運算公式，雖

14、然比不上Excel表格，但是應付日常工作是沒問題的。,Word表格計算怎么辦呢,lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscin

15、g elit,3、減少一頁,技巧：右鍵功能區(qū)，選擇“自定義功能區(qū)”，將“從下列位置選擇命令”改為“所有命令”，然后選“減少一頁”，然后隨便在選項卡下點擊新建組，把“減少一頁”功能添加進去，完成后，點擊減少一頁即可。,一頁只有兩三行幾個字浪費紙張怎么辦呢？,lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing

16、 elit lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit,4、跨頁表格的標題,技巧：選擇你的表格，然后在“表格工具”中找到“重復標題行”，使用該功能后，如果表格出現(xiàn)跨行的或者刪減的情況，標題行會自動添加或刪除，不會出現(xiàn)錯位的問題。,表格過長跨頁加標題怎么辦呢？,lorem ispum dolor sit adipiscing elit, sed fis diam lorem ispumdolor sit adipiscing elit lorem ispum dolor sit adipiscing eli