對水利檔案管理工作的幾點建議-論文

1 / 5 對水利檔案管理工作的幾點建議（任俊霞 郭紅光） 水利工作中形成的資料檔案，是水利建設(shè)成果的歷史記錄，它是今后水利建設(shè)重要的信息資源，是水利管理工作決策的重要依據(jù)，在水利發(fā)展與改革中起著不可替代的作用。 1對水利檔案的基本認識 水利檔案除與其他專業(yè)檔案一樣具有科學性、完整性、服務性等特點外，較之其他檔案有以下幾方面專業(yè)特點。 容豐富綜合性強 水利工作涉及面廣、內(nèi)容繁雜，在水利工程建設(shè)中往往牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等各個方面，再加上水利專業(yè)本身又與電力、機械、建筑、水文、 氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密，由此形成的水利檔案也就具有多元性和綜合性，不僅僅是某一學科的信息反映，而是以水利為中心的多學科、多專業(yè)的信息綜合。 時空限制，形成的時機性強 水利工作是人類改造自然的活動，因此必然要受自然規(guī)律的制約和影響，一年四季都有其特定的工作內(nèi)容，春季抗旱，夏季防汛，秋冬開展歲修工程等等。在這些工作過程中形成的大量檔案，特別是汛期一日多變的水文、氣象數(shù)據(jù)，以及因防治洪澇災害而搶做緊急工程的信息等，都明顯具有形成時間短、季節(jié)性強的特點。 2 / 5 工程規(guī)模大小影響，形成周期差異大 根據(jù)不同的工程 效益、水文地質(zhì)條件、河床演變情況、險情隱患，以及其他因素所確定的水利建設(shè)工程，周期長短懸殊較大。一般的江河護坡工程，以及面廣量大的農(nóng)田水利工程，通常僅需要幾個月即可完成。而大型的河道工程、水庫、閘壩建設(shè)，則需要幾年或更長的時間才能完成。施工周期長短不同，就必然使得相應工程檔案形成周期差異較大。 書與科技檔案相互滲透 水利工作實施的是科研、規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理一體化的運行機制，因此形成的業(yè)務性文書與科技檔案聯(lián)系緊密，甚至相互滲透、相互交叉。許多文書不僅是檔案的前期活動記錄，而且明顯具有文書檔案與科技 檔案一體化的趨向。 加強水利檔案管理的幾點建議 立科學的檔案管理網(wǎng)絡 建立水利檔案管理網(wǎng)絡，把分散的檔案進行整體管理。建立網(wǎng)絡的原則：一是覆蓋范圍要大，即相關(guān)業(yè)務部門均應有專人負責本部門、本單位文件的收集、歸檔工作，尤其是臨時機構(gòu)及外部施工點，更不能疏漏。二是人員要精干，職責要明確。三是專職、兼職相結(jié)合，由行政辦公室負責綜合協(xié)調(diào)管理。 廣文書、科技檔案一體化管理模式 3 / 5 作為水利單位，文書檔案及科技檔案的嚴格劃分似無十分必要，除純屬黨政活動、干部人事文件單獨立卷外，可以實行綜合性一體化管理。因為： 第一，從科技檔案和文書檔案的本質(zhì)屬性看，它們都是本單位業(yè)務實踐活動的歷史記錄，它們之間有著不可分割的聯(lián)系。第二，水利檔案在形成過程中出現(xiàn)大量的專業(yè)性文件材料，即政策依據(jù)、施工依據(jù)、經(jīng)費使用依據(jù)等文字材料，這些依據(jù)性文件如不與科技檔案組合在一起，就不能保證檔案的完整性、系統(tǒng)性、正確性，同時也會出現(xiàn)重復歸檔，增加檔案管理的難度。第三，水利系統(tǒng)基層單位機構(gòu)規(guī)模較小，檔案管理人員多兼管文書 工作，對文件的來龍去脈十分清楚，能及時掌握單位的工作情況和進展情況。因此，能抓住時機安排收集工作，使一些周期較短的檔案及時收集，避免檔案材料的疏漏和散失。 實檔案業(yè)務基礎(chǔ)工作 一是檔案收集要及時、完整。檔案的收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)和前提，依據(jù)水利檔案形成的特點，基層單位必須區(qū)別不同情況，確定相應的收集方法，以保證檔案的完整性。對于那些形成周期短、時間性強的檔案，要做到及時收集，避免因時間拖延造成的內(nèi)容混淆、遺缺，降低檔案質(zhì)量；對于形成周期長的檔案，則應明確劃分收集的時間區(qū)段，可以根據(jù)具體工作內(nèi)容來劃 分，也可以根據(jù)工作階段來劃分，從而達到整體檔案形成的完整性。另外，由于行政管理計劃調(diào)4 / 5 整導致機構(gòu)變遷時，為保持變遷單位檔案的延續(xù)和完整，變遷單位應采取到原單位索取或復制等方法進行檔案收集，將本單位在變遷過程中沿革的重要材料完整保存，為日后開展相關(guān)業(yè)務活動提供可靠的依據(jù)。二是制定符合水利檔案特點的管理制度，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級規(guī)定。三是主動提供服務?；鶎訂挝粰n案管理的目的是將廣大水利工作者勞動智慧的結(jié)晶變成重要的信息資源，使檔案取之于水利為“龍頭”的多個方面，用之于水利建設(shè)。同時，在搞好內(nèi)部服 務的過程中，要積極宣傳檔案的重要作用，增強用檔人員的檔案意識，提高他們共同參與檔案管理的積極性。 大檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)力度 在檔案管理中，縮微技術(shù)可解決長期困擾檔案管理的問題，如將有關(guān)檔案信息儲存在計算機中，不僅便于檢索，延長保存期，增加保密性，并可通過對比來選擇最佳水利施工方案，達到節(jié)約人