ERP的成功實施文檔一個都不能少 .doc

ERP的成功實施文檔一個都不能少窗外，寒冷冬日正散發(fā)著暖暖陽光味道，空氣中帶著微醺。但一陣冷風吹過，讓我頓生寒意。最近接手一個實施到一半的ERP項目，接手這個項目時只有片言片語的幾份簡單文檔，沒有詳細的實施計劃，更沒有詳細的實施記錄。此項目讓我深深感受到?jīng)]有實施文檔的痛苦，所有的一切都要自己重新摸索，客戶不耐煩埋怨我們實施顧問內(nèi)部沒有溝通好的態(tài)度和神情，讓我百感交集，這里說一下我對實施文檔的體會。什么是實施文檔？當我從前任負責實施同事手中接過“薄薄兩頁紙”的實施文檔時，我難以置信的看著他問“沒有了嗎？只有這些？”，我同事尷尬的點點頭，然后他再說了一句讓我吐血的話“實施計劃和記錄文檔都在我心里記記清清楚楚呢?！边@完全是對實施文檔的誤解，也是許多ERP實施顧問的通病。項目實施文檔是用來記錄、描述、展示實施過程中一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項目活動過程或結(jié)果進行描述、定義、規(guī)定及報告。例如分階段實施計劃文檔，標準業(yè)務流程文檔，標準編碼及數(shù)據(jù)文檔，標準參數(shù)設置文檔，功能操作指南文檔。這些文檔將會伴隨著ERP實施的各個階段逐漸充實、完善，也同時記載了整個實施的過程和成果。作為實施顧問人員，在實施過程中應將各種標準實施文檔提交給企業(yè)，以確保ERP實施項目的質(zhì)量。也就是說，實施顧問與企業(yè)之間的工作與文檔的提交息息相關(guān)，它描述項目實施過程的每一個細節(jié)。因此，從某種程度上講，項目管理的核心其實就是文檔管理。（1）項目文檔有助于項目管理水平的提高。從內(nèi)容上說，項目文檔大致可以分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目可交付物的一個組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項目管理進程中的各種信息，為實施人員提供決策依據(jù)，以保證項目的順利實現(xiàn)；另一方面，過程文檔也是實施過程最為寶貴的資產(chǎn)，通過對過程文檔進行歸納和分析，可以對實施項目的成功經(jīng)驗和失敗教訓了然于胸，從而使后續(xù)項目運作更加有的放矢。項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題。（2）項目文檔是項目成果的體現(xiàn)形式。項目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，由此人們熟知的一句話“項目的運作在一定程度上是由文檔驅(qū)動的”是有道理的。從文檔的角度來看，ERP項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。在ERP項目實施的過程中，每項工作的事前計劃、事中實施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應的文檔，文檔包括與項目相關(guān)的資源及其使用情況。因此，實施文檔是ERP項目的一部分，沒有正式文檔的項目實施，就不是規(guī)范的ERP實施。文檔的編制和管理在ERP實施中占有突出的地位和相當大的工作量，高質(zhì)量地編制、變更、修正、管理和維護文檔，對于提高項目實施的質(zhì)量和客戶滿意度有著重要的現(xiàn)實意義。文檔對項目實施起到什么作用？與本項目前任負責同事溝通中了解到，他對實施文檔的作用存在非常多的誤解，認為實施的事情本來就多，有許多客戶抱怨的事情要處理，根本沒有時間來寫文檔。有了這樣的想法，就開始忽略文檔，怎么忽略呢？認為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡單寫的就絕不詳細寫。當需要匯報的時候，好吧，我講給你聽，動嘴肯定簡單多了。實際上，實施文檔是一種工具，古語云“磨刀不誤砍柴功”。（1）提高項目實施過程的能見度。標準規(guī)范、齊全的文檔會詳細記錄項目實施過程中發(fā)生的事件，便于實施人員掌握項目實施進度、實施質(zhì)量以及各種資源的調(diào)配。同時，文檔有助于實施人員與企業(yè)人員明確了解各自的職責，信息互通，共同把握實施過程的節(jié)奏。（2）提高項目的實施效率。項目成員用一定時間編制、整理軟件文檔，可以使實施人員對各個階段的工作都進行周密思考和理順、找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質(zhì)量。通過對文檔的檢查，在項目實施早期發(fā)現(xiàn)文檔錯誤和不一致，加以及時糾正，可以減少深入項目而導致的大問題的出現(xiàn)和為糾正失誤而付出的更大的成本。（3）便于項目成員之間的交流與合作。描述清楚、完備的文檔便于企業(yè)了解實施過程中的各項指標，為企業(yè)與實施顧問之間架起的一座橋梁。文檔是一種無聲的語言，它記錄了項目實施過程中有關(guān)軟件配置、運行、維護和培訓等方面的信息，有利于管理人員、實施人員、操作用戶之間的交流和合作。（4）操作指南文檔可幫助最終用戶規(guī)范化操作，強化培訓效果。操作人員對ERP系統(tǒng)的認識更多地是來自使用說明文檔，這些文檔可以提高操作人員正確、快速地操作軟件。（5）有利于項目實施的監(jiān)控作用。ERP實施是一項風險很高的工程，需要進行嚴謹?shù)捻椖勘O(jiān)控。階段性的檢查、評審和文檔化成果是重要的方法之一，詳盡而規(guī)范的實施文檔成果不僅有利于監(jiān)控項目進度，也利于項目驗收。實施文檔是廠商專業(yè)能力的體現(xiàn).ERP廠商能否在市場上具有強大的生命力，一般可以從兩個方面進行評價：能否向客戶提供適用的ERP軟件。能否提供有效的咨詢實施服務。而對于后者，實施文檔的提交是其中一個重要因素。（1）專業(yè)實施服務能力之一就是文檔的編寫。專業(yè)的實施文檔涉及一個實施顧問的做事能力和風格，是體現(xiàn)實施顧問的行業(yè)經(jīng)驗標志之一，也是ERP廠商實施能力成熟與否一個重要標志。因此，實施文檔的專業(yè)水平成為體現(xiàn)ERP廠商整體競爭力強弱的一個重要指標。（2）文檔化能規(guī)范實施問題的反饋。實施過程中肯定會遇到各種各樣的問題，諸如軟件問題或?qū)嵤┰O置等需要向軟件廠商反饋來尋求解決，這類問題的反饋和解決也屬于考查廠商專業(yè)能力的一部分。項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。這類問題主要分兩種情況：是重要的反饋遲遲得不到解決和回復，當文檔化做得好時，在出現(xiàn)問題的時候，打開文檔可以一目了然，責任不會被推卸。記得卡耐基說過，通常的人是不會或者沒有人愿意承認自己是錯的，即使承認了，也并不是100%地這么認為。我們在實施過程中就要避免滋養(yǎng)這樣的細菌生長的環(huán)境。是有些問題在不同部門和不同的階段頻繁出現(xiàn)，簡單而又瑣碎的重復問題會讓實施顧問疲于奔命，效率低下。這時，一個文檔化的FAQ問題集對項目實施就顯得意義重大。實施文檔是人員經(jīng)驗提升的最好途徑善于學習，對于任何職業(yè)而言，都是前進所必需的動力。對于ERP實施來說，這種要求就更加高了，項目文檔對于項目實施人員的素質(zhì)提升大有裨益的。目前不少企業(yè)在進行ERP項目實施時都會出現(xiàn)一個通?。河捎谌藛T素質(zhì)有限，許多的決定只憑口頭敘述，缺少足夠的文字記錄，以至在項目出現(xiàn)問題時往往顯得無所適從。從本質(zhì)上講，項目文檔強調(diào)的是一種規(guī)范化管理，要求項目人員利用書面語言進行溝通表達，以指引項目運作。實施人員不應該只為寫實施文檔而寫文檔，良好的文檔是思想交流、溝通的基礎(chǔ)，也是整理和理清思路的基礎(chǔ)。不懂得從經(jīng)驗中學習和成長，永遠不會有質(zhì)的提高。只有當每次完成一個實施任務，都有目的的跟蹤該實施的應用狀況和用戶反饋，隨時總結(jié)，找到自己的不足，一個實施顧問才可能成長起來。另外，文檔的重要性還表現(xiàn)在對于項目“傳承”的重要性，有了好的文檔，那么當項目有新成員進入，ERP實施文檔就可以承擔起指導新成員快速工作的作用，而不是單單詢問原來的成員，節(jié)省了大家的時間。還有，當實施完成后，實施文檔就將成為企業(yè)實施信息化的文字載體，在后續(xù)人員培訓方面提供詳盡的素材。實施文檔常見問題實施文檔是否專業(yè)已成為ERP廠商和實施顧問在實施競爭力的重要評價指標之一。但普遍還會存在這些缺點：（1）文檔編寫不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)在項目實施過程中，沒有對每一個階段的文檔進行整理，分層次管理，各類文檔資料缺少一致性。（2）文檔內(nèi)容描寫不夠完善。在編寫各種文檔過程中，雖然大家都按事先規(guī)定的模式進行了編寫，但編寫的內(nèi)容經(jīng)常不夠完善。要么文檔極其簡單，相當于沒有文檔。要么文檔流于形式，沒有什么實際的價值，甚至于有的實施文檔與實施過程完全不符。（3）文檔沒有統(tǒng)一入庫管理。隨著系統(tǒng)的不斷優(yōu)化、升級，新需求的不斷產(chǎn)生，各種文檔越來越多，沒有建立一個文檔資料庫。不同時期的各種文檔零散存在，造成查詢文檔時非常困難。（4）只重視文檔的形式，實用性不強。在實際的實施過程中，編制人員沒有時間去關(guān)心它們的用途，也不知道哪些部門使用，更多的是在規(guī)定的時間內(nèi)完成任務，以免影響考核成績，這樣一來一些不實用的、重復的文檔不但阻礙ERP實施的可執(zhí)行性，而且影響項目的整體進度。因此，文檔的制定要實用，以減少繁文縟節(jié)的文字工作。（5）文檔的安全性無法保障，未能有效管制機密文檔的外漏問題。在項目實施眾多的文檔中，其中一些文檔必定是關(guān)鍵文檔，起到非常重要的作用。對于這類文檔沒有設定優(yōu)先級別特別關(guān)注，對于一些關(guān)鍵的地方?jīng)]有特別標記，特別說明。如何管理實施文檔？如前文所述，實施文檔對于項目管理的作用是不容置疑的，但文檔的管理卻又通常是項目管理中最容易忽略的。筆者認為，在文檔管理中應該要注意以下幾個方面：（1）第一步應先建立文檔管理制度。重點應體現(xiàn)為兩點：要對項目文檔的數(shù)量、名稱、標識、類型、管理責任人、內(nèi)容等基本內(nèi)容做出事先安排，得出項目文檔的總覽表。是制定對各種項目文檔的管理程序，如批準、發(fā)布、修訂、標識、密級、貯存、傳遞、查閱等，為項目的文檔配置管理鋪設一個良好的基礎(chǔ)平臺。（2）文檔版本管理，而且非常重要。版本混亂是實施文檔的一個致命傷，文檔的有效管理必須實行版本控制。（3）創(chuàng)建文檔庫的訪問規(guī)則，這是文檔管理的重要環(huán)節(jié)。訪問規(guī)則確定誰可以訪問、閱讀、升級以及在文檔庫中添加文檔。同時，文檔庫還應定期進行檢查，以便對哪些文件進行存檔或?qū)δ男┡f文件進行清理，以確保文檔管理符合公司、項目實施組的需求。（4）文檔的審核。除用于溝通之外，重要的文檔需要進行各級審核。審核就是檢查編寫的項目文檔是否齊全有無遺漏，是否符合文檔的規(guī)范要求，內(nèi)容描寫是否正確緊扣主題，列出的圖表信息是否準確，以確保文檔的質(zhì)量。階段性成果審核文檔實施雙方還應該由相關(guān)主管簽字，以確認階段性成果符合要求并予以接受。（5）使用工具管理文檔。對于一