PPT使用技巧

使用技巧： 你可能不知道的快捷鍵： B鍵：黑屏， W 鍵：白屏，在播放的 PPT 中使用畫筆標(biāo)記： CTRL+P，擦除所畫的內(nèi)容： E鍵。 在 PPT 演示文稿內(nèi)復(fù)制幻燈片 要復(fù)制演示文稿中的幻燈片，請(qǐng)先在普通視圖的 “大綱 ”或 “幻燈片 ”選項(xiàng)中，選擇要復(fù)制的幻燈片。如果希望按順序選取多張幻燈片，請(qǐng)?jiān)趩螕魰r(shí)按 Shift 鍵；若不按順序選取幻燈片，請(qǐng)?jiān)趩螕魰r(shí)按 Ctrl 鍵。然后在 “插入 ”菜單上，單擊 “幻燈片副本 ”，或者直接按下 “Ctrl+shift+D”組合鍵，則選中的幻燈片將直接以插入方式復(fù)制到選定的幻燈片之后。 將幻燈 片發(fā)送到 word 文檔 1、在 Powerpoint 中打開演示文稿，然后在 “文件 ”菜單上，指向 “發(fā)送 ”，再單擊 “Microsoft Word”。 2、在 “將幻燈片添加到 Microsoft word 文檔 ”之下，如果要將幻燈片嵌入 word 文檔，請(qǐng)單擊 “粘貼 ”；如果要將幻燈片鏈接到 word 文檔，請(qǐng)單擊 “粘貼鏈接 ”。如果鏈接文件，那么在 Powerpoint 中編輯這些文件時(shí)，它們也會(huì)在 word 文檔中更新。 3、單擊 “確定 ”按鈕。此時(shí)，系統(tǒng)將新建一個(gè) word 文檔，并將演示文稿復(fù)制到該文檔中。如果 word 未啟動(dòng)，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng) 啟動(dòng) word。 增加 PPT 的 “后悔藥 ” 在使用 powerpoint 編輯演示文稿時(shí)，如果操作錯(cuò)誤，那么只要單擊工具欄中的 “撤消 ”按鈕，即可恢復(fù)到操作前的狀態(tài)。然而，默認(rèn)情況下 Powerpoint 最多只能夠恢復(fù)最近的 20 次操作。其實(shí)， powerpoint 允許用戶最多可以 “反悔 ”150 次，但需要用戶事先進(jìn)行如下設(shè)置：在 “工具選項(xiàng) ”，擊 “編輯 ”選項(xiàng)卡，將 “最多可取消操作數(shù) ”改為 “150”，確定。 PPT 中的自動(dòng)縮略圖效果 你相信用一張幻燈片就可以實(shí)現(xiàn)多張圖片的演示嗎？而且單擊后能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)放大的效果，再次單 擊后還原。其方法是： 新建一個(gè)演示文稿，單擊 “插入 ”菜單中的 “對(duì)象 ”命令，選擇 “Microsoft powerpoint 演示文稿 ”，在插入的演示文稿對(duì)象中插入一幅圖片，將圖片的大小改為演示文稿的大小，退出該對(duì)象的編輯狀態(tài)，將它縮小到合適的大小，按 F5 鍵演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下來，只須復(fù)制這個(gè)插入的演示文稿對(duì)象，更改其中的圖片，并排列它們之間的位置就可以了。 快速靈活改變圖片顏色 利用 powerpoint 制作演示文稿課件，插入漂亮的剪貼畫會(huì)為課件增色不少?？刹⒉皇撬械募糍N畫都符合我們的要求 ，剪貼畫的顏色搭配時(shí)常不合理。這時(shí)我們右鍵點(diǎn)擊該剪貼畫選擇 “顯示 圖片 工具欄 ”選項(xiàng)（如果圖片工具欄已經(jīng)自動(dòng)顯示出來則無需此操作），然后點(diǎn)擊 “圖片 ”工具欄上的 “圖片重新著色 ”按鈕，在隨后出現(xiàn)的對(duì)話框中便可任意改變圖片中的顏色。 “保存 ”特殊字體 為了獲得好的效果，人們通常會(huì)在幻燈片中使用一些非常漂亮的字體，可是將幻燈片拷貝到演示現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行播放時(shí)，這些字體變成了普通字體，甚至還因字體而導(dǎo)致格式變得不整齊，嚴(yán)重影響演示效果。 在 powerpoint 中，執(zhí)行 “文件另存為 ”，在對(duì)話框中點(diǎn)擊 “工具 ”按鈕，在下拉菜單 中選擇 “保存選項(xiàng) ”，在彈出其對(duì)話框中選中 “嵌入 TrueType字體 ”項(xiàng)，然后根據(jù)需要選擇 “只嵌入所用字符 ”或 “嵌入所有字符 ”項(xiàng)，最后點(diǎn)擊 “確定 ”按鈕保存該文件即可。 利用組合鍵生成內(nèi)容簡(jiǎn)介 我們?cè)谟?powerpoint2003 制作演示文稿時(shí)，通常都會(huì)將后面幾個(gè)幻燈片的標(biāo)題集合起來，把它們作為內(nèi)容簡(jiǎn)介列在首張或第二張幻燈片中，讓文稿看起來更加直觀。如果是用復(fù)制粘貼來完成這一操作，實(shí)在有點(diǎn)麻煩，其實(shí)最快速的方法就是先選擇多張幻燈片，接著按下 alt+shift+s 即可。 演示文稿中的圖片隨時(shí)更新 在制作演示文 稿中，如果想要在其中插入圖片，執(zhí)行 “插入圖片來自文件 ”，然后打開 “插入圖片 ”窗口插入相應(yīng)圖片。其實(shí)當(dāng)我們選擇好想要插入的圖片后，可以點(diǎn)擊窗口右側(cè)的 “插入 ”按鈕，在出現(xiàn)的下拉列表中選 “鏈接文件 ”項(xiàng)，點(diǎn)擊確定。這樣一來，往后只要在系統(tǒng)中對(duì)插入圖片進(jìn)行了修改，那么在演示文稿中的圖片也會(huì)自動(dòng)更新，免除了重復(fù)修改的麻煩。 快速調(diào)用其他 PPT 在進(jìn)行演示文檔的制作時(shí)，需要用到以前制作的文檔中的幻燈片或要調(diào)用其他可以利用的幻燈片，如果能夠快速?gòu)?fù)制到當(dāng)前的幻燈片中，將會(huì)給工作帶來極大的便利。 在幻燈片選項(xiàng)卡時(shí)，使光標(biāo) 置于需要復(fù)制幻燈片的位置，選擇 “菜單 ”中的 “幻燈片（從文件） ”命令，在打開的 “幻燈片搜索器 ”對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置。 通過 “瀏覽 ”選擇需要復(fù)制的幻燈片文件，使它出現(xiàn)在 “選定幻燈片 ”列表框中。選中需要插入的幻燈片，單擊 “插入 ”，如果需要插入列表中所有的幻燈片，直接點(diǎn)擊 “全部插入 ”即可。這樣，其他文檔中的幻燈片就為我們所用了。 快速定位幻燈片 在播放 powerpoint 演示文稿時(shí)，如果要快進(jìn)到或退回到第 5 張幻燈片，可以這樣實(shí)現(xiàn)：按下數(shù)字 5 鍵，再按下回車鍵。若要從任意位置返回到第 1 張幻燈片，還有另外一個(gè)方法：同時(shí)按下 鼠標(biāo)左右鍵并停留 2 秒鐘以上。 利用剪貼畫尋找免費(fèi)圖片 當(dāng)我們利用 powerpoint2003 制作演示文稿時(shí)，經(jīng)常需要尋找圖片來作為鋪助素材，其實(shí)這個(gè)時(shí)候用不著登錄網(wǎng)站去搜索，直接在 “剪貼畫 ”中就能搞定。方法如下：插入圖片剪貼畫，找到 “搜索文字 ”一欄并鍵入所尋找圖片的關(guān)鍵詞，然后在 “搜索范圍 ”下拉列表中選擇 “Web 收藏集 ”，單擊 “搜索 ”即可。這樣一來，所搜到的都是微軟提供的免費(fèi)圖片，不涉及任何版權(quán)事宜，大家可以放心使用。 制作滾動(dòng)文本 在 powerpoint 中有時(shí)因顯示文本內(nèi)容較多就要制作滾動(dòng)文本。具 體制作方法如下：視圖工具欄控件箱，打開控件工具箱，點(diǎn)擊 “文字框 ”選項(xiàng)，插入 “文字框 ”控件，然后在幻燈片編輯區(qū)按住鼠標(biāo)左鍵拖拉出一個(gè)文本框，并根據(jù)版面來調(diào)整它的位置和大小。接著在 “文字框 ”上右擊鼠標(biāo)，選擇快捷菜單中的 “屬性 ”命令，彈出 “文字框 ”屬性窗口，在屬性窗口中對(duì)文字框的一些屬性進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置。 設(shè)置好后右擊 “文字框 ”，選擇 “文字框?qū)ο?”中的 “編輯 ”命令，這時(shí)就可以進(jìn)行文字的輸入，文本編輯完之后，在文字框外任意處單擊鼠標(biāo)，即可退出編輯狀態(tài)。一個(gè)可以讓框內(nèi)文字也隨滾動(dòng)條拖動(dòng)而移動(dòng)的文本框就做好了。 突破 20 次的撤消極限 Powerpoint 的 “撤消 ”功能為文稿編輯提供了很大方便。但 powerpoint 默認(rèn)的操作次數(shù)卻只有 20 次。執(zhí)行 “工具選擇 ”，擊 “編輯 ”標(biāo)簽卡，在 “最多可取消操作數(shù) ”中設(shè)置你需要的次數(shù)即可。不過要注意， powerpoint 撤消操作次數(shù)限制最多為 150 次。 利用畫筆來做標(biāo)記 利用 powerpoint2003 放映幻燈片時(shí)，為了讓效果更直觀，有時(shí)我們需要現(xiàn)場(chǎng)在幻燈片上做些標(biāo)記，這時(shí)該怎么辦？在打開的演示文稿中單擊鼠標(biāo)右鍵，然后依次選擇 “指針選項(xiàng)繪圖 ”即可，這樣就可以調(diào)出畫筆在幻燈片 上寫寫畫畫了，用完后，按 ESC 鍵便可退出。 快速調(diào)節(jié)文字大小 在 powerpoint 中輸入文字大小不合乎要求或者看起來效果不好，一般情況是通過選擇字體字號(hào)加以解決，其實(shí)我們有一個(gè)更加簡(jiǎn)潔的方法。選中文字后按 ctrl+是放大文字， ctrl+是縮小文字。 計(jì)算字?jǐn)?shù)和段落 執(zhí)行 “文件屬性 ”，在其對(duì)話框中選 “統(tǒng)計(jì) ”選項(xiàng)卡，該文件的各種數(shù)據(jù)，包括頁(yè)數(shù)、字?jǐn)?shù)、段落等信息都顯示在該選項(xiàng)卡的統(tǒng)計(jì)信息框里。 輕松隱藏部分幻燈片 對(duì)于制作好的 powerpoint 幻燈片，如果你希望其中的部分幻燈片在放映時(shí)不顯示出 來，我們可以將它隱藏。方法是：在普通視圖下，在左側(cè)的窗口中，按 Ctrl，分別點(diǎn)擊要隱藏的幻燈片，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵彈出菜單選 “隱藏幻燈片 ”。如果想取消隱藏，只要選中相應(yīng)的幻燈片，再進(jìn)行一次上面的操作即可。 將圖片文件用作項(xiàng)目符號(hào) 一般情況下，我們使用的項(xiàng)目符號(hào)都是 1、 2、 3， a、 b、 c 之類的。其實(shí)，我們還可以將圖片文件作為項(xiàng)目符號(hào)，美化自己的幻燈片。首先選擇要添加圖片項(xiàng)目符號(hào)的文本或列表。點(diǎn)擊 “格式項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào) ”，在 “項(xiàng)目符號(hào)項(xiàng) ”選項(xiàng)卡中單擊 “圖片 ”，調(diào)出剪輯管理器，你就可以選擇圖片項(xiàng)目符號(hào)。在 “圖片項(xiàng)目 符號(hào) ”對(duì)話框中，單擊一張圖片，再單擊確定。 對(duì)象也用格式刷 在 powerpoint 中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、線條色、文字字體、陰影設(shè)置等），可以在設(shè)置好其中一個(gè)以后，選中它，點(diǎn)擊 “常用 ”工具欄中的 “格式刷 ”工具，然后單擊其它的文本框。如果有多個(gè)文本框，只要雙擊 “格式刷 ”工具，再連續(xù) “刷 ”多個(gè)對(duì)象。完成操作后，再次單擊 “格式刷 ”就可以了。其實(shí)，不光文本框，其它如自選圖形、圖片、藝術(shù)字或剪貼畫也可以使用格式刷來刷出完全相同的格式。 幻燈片放映時(shí)讓鼠標(biāo)不出現(xiàn) Powerpoint 幻燈片在放映時(shí)，有時(shí)我們需要對(duì)鼠標(biāo)指針加以控制，讓它一直隱藏。方法是：放映幻燈片，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇 “指針選項(xiàng)箭頭選項(xiàng) ”，然后單擊 “永遠(yuǎn)隱藏 ”，就可以讓鼠標(biāo)指針無影無蹤了。如果需要 “喚回 ”指針，則點(diǎn)擊此項(xiàng)菜單中的 “可見 ”命令。如果你點(diǎn)擊了 “自動(dòng) ”（默認(rèn)選項(xiàng)），則將在鼠標(biāo)停止移動(dòng)3 秒后自動(dòng)隱藏鼠標(biāo)指針，直到再次移動(dòng)鼠標(biāo)時(shí)才會(huì)出現(xiàn)。 改變鏈接文字的默認(rèn)顏色 Powerpoint2003 中如果對(duì)文字做了超鏈接或動(dòng)作設(shè)置，那么 powerpoint 會(huì)給 它一個(gè)默認(rèn)的文字顏色和單擊后的文字顏色。但這種顏色可能與咱們預(yù)設(shè)的背景色很不協(xié)調(diào)，想更改嗎？那么可以點(diǎn)擊菜單命令 “格式幻燈片設(shè)計(jì) ”，在打開的 “幻燈片設(shè)計(jì) ”任務(wù)窗格下方的 “編輯配色方案 ” 。在彈出的 “編輯配色方案 ”對(duì)話框中，點(diǎn)擊 “自定義 ”選項(xiàng)卡，然后就可以對(duì)超鏈接或已訪問的超鏈接文字顏色進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整了。 快速切換輸入法 大家知道在 excel 中通過設(shè)置可以方便地切換輸入法，難道在 powerpoint 中就沒有這樣的功能嗎？事實(shí)上是有這種功能的：?jiǎn)螕?“工具 ”菜單中的 “選項(xiàng) ”命令，切換到 “編輯 ”選項(xiàng)卡，選中 “自動(dòng)鍵盤 切換 ”復(fù)選框，單擊確定即可。該設(shè)置對(duì)已有文件的編輯非常方便，但在編輯新文件時(shí)卻起不了多大的作用。 巧用文字環(huán)繞方式 在 Powerpoint/2003 中，我們?cè)诓迦爰糍N畫之后可以將它自由旋轉(zhuǎn)，但在 word2003 中將剪貼畫插入后卻不可以這樣旋轉(zhuǎn)。其實(shí)，我們只須選中插入的剪貼畫，然后在出現(xiàn)的 “圖片 ”工具欄中點(diǎn)擊 “文字環(huán)繞 ”按鈕，在彈出的文字環(huán)繞方式中選擇除 “嵌入型 ”以外的其它任意一種環(huán)繞方式，該剪貼畫就可以進(jìn)行自由旋轉(zhuǎn)了。此外，如果我們先在 Powerpoint 中插入剪貼畫，然后將它剪切到 word 中，也可以直接將它進(jìn)行自由旋轉(zhuǎn)。 快速選擇多個(gè)對(duì)象 在 powerpoint2003 中，如果要選擇疊放在一起的若干個(gè)對(duì)象時(shí)會(huì)不太容易，特別是它們又位于疊放次序下層的時(shí)候，更是如此。不過，我們可以點(diǎn)擊 “繪圖 ”工具欄右側(cè)的三角箭頭（工具欄選項(xiàng)），依次指向 “添加或刪除按鈕繪圖 ”，然后選中 “選中多個(gè)對(duì)象 ”，將它添加到 “繪圖 ”工具欄中，點(diǎn)擊它，會(huì)打開 “選擇多個(gè)對(duì)象 ”對(duì)話框。我們只要在對(duì)話框的對(duì)象列表中選中相應(yīng)的那些對(duì)象就可以了。這個(gè)按鈕的添加也可以這么做：點(diǎn)擊菜單命令 “工具自定義 ”，在打開的對(duì)話框中點(diǎn)擊 “命令 ”選項(xiàng)卡，然后在 “類別 ”中選 “繪圖 ”，在 “命令 ”欄中選擇 “選中多個(gè)對(duì)象 ”，將它拖至工具欄的任意位置。 打造多彩公式 在 powerpoint 中也可以使用公式編輯器插入公式。但默認(rèn)的公式都是黑顏色的，與我們演示文稿的背景很不協(xié)調(diào)。其實(shí)，我們可以選中編輯好的公式，然后點(diǎn)擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇 “顯示 圖片 工具欄 ”命令。再點(diǎn)擊 “圖片 ”工具欄中的 “圖片重新著色 ”按鈕，就可以在打開的對(duì)話框中為公式指定其他的任意顏色了。 靈活設(shè)置背景 大家可以希望某些幻燈片和母版不一樣，比如說當(dāng)你需要全屏演示一個(gè)圖表或者相 片的時(shí)候。你可以進(jìn)入 “格式 ”菜單，然后選擇 “背景 ”，選擇 “忽略母版背景圖形 ”選項(xiàng)之后，你就可以讓當(dāng)前幻燈片不使用母版背景。 防止被修改 在 powerpoint 中點(diǎn)擊 “工具選項(xiàng)安全性 ”，然后設(shè)置 “修改權(quán)限密碼 ”即可防止 PPT 文檔被人修改。另外，還可以將 PPT 存為 PPS 格式，這樣雙擊文件后可以直接播放幻燈片。 看看 powerpoint 的特殊播放模式 播放 PPT 文檔時(shí)，點(diǎn)擊 Powerpoint 的 “幻燈片放映 ”菜單中的 “觀看幻燈片 ”將啟動(dòng)默認(rèn)的全屏放映模式，這時(shí)必須使用 “Alt+Tab”或 “Alt+Esc”組合鍵才能與其他窗口切換。如果在播放幻燈片時(shí)，按住 Alt 鍵不放，依次按下 “D”、 “V”鍵激活播放操作，就可以讓幻燈片放映模式變成一個(gè)帶標(biāo)題欄和菜單欄的普通窗口形式，操作起來就方便多了。 去掉鏈接文字的下劃線 向 PPT 文檔中插入一個(gè)文本框，在文本框輸入文字后，選中整個(gè)文本框，設(shè)置文本框的超鏈接。這樣在播放幻燈片時(shí)就看不到鏈接文字的下劃線了。 窗口模式下播放 PPT 在按住 Alt 鍵不放的同時(shí)，依次按 D 和 V鍵即可。這個(gè)時(shí)候就可在窗口模式下播放 PPT 了。 一次性展開全部菜單 由于工作的關(guān)系，經(jīng)常使用 powerpoint 發(fā)現(xiàn)它的菜單很是麻煩，想全部展開所有菜單項(xiàng)，必須單擊菜單中向下的雙箭頭。后來打開 “工具自定義 ”，單擊 “選項(xiàng) ”選項(xiàng)卡，選定 “始終顯示整個(gè)菜單 ”復(fù)選框，再單擊 “關(guān)閉 ”按鈕就可以一次性展開全部菜單了。 巧用鍵盤鋪助定位對(duì)象 在 PPT中有時(shí)候用鼠標(biāo)定位對(duì)象不太準(zhǔn)確，按住 Shift鍵的同時(shí)用鼠標(biāo)水平或豎直移動(dòng)對(duì)象，可以基本接近于直線平移。在按住 Ctrl 鍵的同時(shí)用方向鍵來移動(dòng)對(duì)象，可以精確到像素點(diǎn)的級(jí)別。 巧讓多對(duì)象排列整齊 在某幻燈片上插入了多個(gè)對(duì)象，如果希望快速讓它們排列整齊，按住 Ctrl 鍵，依次單 擊需要排列的對(duì)象，再選擇 “繪圖對(duì)齊或分布 ”，最后在排列方式列表中任選一種合適的排列方式就可實(shí)現(xiàn)多個(gè)對(duì)象間隔均勻的整齊排列。 打印清晰可讀的 PPT 文檔 通常 PPT 文稿被大家編輯得圖文聲色并茂，但若把這樣的演示文稿用黑白打印機(jī)打印出來，可讀性就較差。以下的方法，可以讓你用黑白打印機(jī)打印出清晰可讀的演示文稿： 首先點(diǎn)擊 “工具選項(xiàng) ”命令，單擊 “打印 ”選項(xiàng)卡，在 “此文檔的默認(rèn)打印設(shè)置 ”標(biāo)題下，單擊 “使用下列打印設(shè)置 ”，然后在 “顏色 /灰度 ”框中，單擊 “純黑白 ”。 確定后在 “顏色 /灰度 ”框中選擇 “灰度 ”模式是在黑白 打印機(jī)上打印彩色幻燈片的最佳模式，此時(shí)將以不同灰度顯示不同彩色格式；選擇 “純黑白 ”模式則將大部分灰色陰影更改為黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可讀的演講者備注和講義；選擇 “顏色 ”模式則可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并將顏色信息存儲(chǔ)在 *.prn 文件中。當(dāng)選擇 “顏色 ”模式時(shí)，如果打印機(jī)為黑白打印機(jī)，則打印時(shí)使用 “灰度 ”模式。 將聲音文件無限制打包到 PPT 文件中 幻燈片打包后可以到?jīng)]有安裝 PPT 的電腦中運(yùn)行，如果鏈接了聲音文件，則默認(rèn)將小于 100KB的聲音素材打包到 PPT 文件中，而超過該大小的聲音素材則作 為獨(dú)立的素材文件。其實(shí)我們可以通過設(shè)置就能將所有的聲音文件一起打包到 PPT 文件中。方法是：?jiǎn)螕?“工具選項(xiàng)常規(guī) ”，將 “鏈接聲音文件不小于 100KB”改大一點(diǎn)，如 “50000KB”（最大值）就可以了。 PPT 編輯放映兩不誤 能不能一邊播放幻燈片，一邊對(duì)照著演示結(jié)果對(duì)幻燈進(jìn)行編輯呢？答案是肯定的，只須按住Ctrl 不放，單擊 “幻燈片放映 ”菜單中的 “觀看放映 ”就可以了，此時(shí)幻燈片將演示窗口縮小至屏幕左上角。修改幻燈片時(shí)，演