電子文檔管理與技巧

2014/8/5 1 電子文檔管理與技巧 總部： Jogger 2006年 8月 29日 2014/8/5 2 培訓(xùn)目錄 1. 文件命名及存檔管理 2. 文件打印前的準備工作 3. 打印選項縮放功能的使用 4. 其它注意事項 2014/8/5 3 1、文件命名及存檔管理 1.1 文件命名及保存 1.2 文件的基本內(nèi)容 1.3 自動存檔的正確設(shè)置 1.4 文檔分類管理 2014/8/5 4 1.1 文件命名及保存 1.1.1 文件命名及保存的常規(guī)樣式 a. Word文件命名樣式 b. Excel文件命名樣式 c. 文件命名后的正確顯示樣式 d. 錯誤的文件命名樣式 2014/8/5 5 1.1 文件命名及保存 1.1.2 注意事項： 文件一旦建立后應(yīng)立即 命名 和 保存以防丟失 文件名 必須與 文件內(nèi)容 相 一致，否則難以查找 保存時應(yīng) 分類存檔 在 復(fù)制同格式 的文件編輯時，必須立即 更改文件名并保存 ，否則會 覆蓋 并導(dǎo)致 原文件丟失 2014/8/5 6 1.2 文件的基本內(nèi)容 1.2.1 文件內(nèi)容： 文件名 創(chuàng)建人 創(chuàng)建 /修訂日期 2014/8/5 7 1.2 文件的基本內(nèi)容 1.2.2 注意事項： 1) 如文件需提交相關(guān)人員 審核 時，應(yīng)補充 完整 2) 如文件 超 過一 頁 時，應(yīng) 設(shè)置頁碼 ，以便識別 3) 日期“ 年月日 ”的輸入必須 完整 。為防止錯誤，可直接從菜單“ 工具 ” -“插入 ” -“日期和時間 ”直接輸入 2014/8/5 8 1.3 自動存檔的正確設(shè)置 1.3.1 Word自動保存樣式設(shè)置 a. 點擊下拉菜單 “ 工具 ” -“選項 ” b. 打開 “ 選項 ” 后，選擇 “ 保存 ” 對話框 c. 選擇 “ 自動保存時間間隔 ” 對話框，設(shè)定好自已所需的時間 d. 單擊 “ 確定 ” 按鈕 2014/8/5 9 1.3 自動存檔的正確設(shè)置 1.3.2 Excel自動保存樣式設(shè)置 a. 選擇菜單 “ 工具 ” -“加載宏 ” ，系統(tǒng)彈出 “ 加載宏 ” 對話框 b. 在 “ 當(dāng)前加載宏 ” 列表框中選中 “ 自動保存 ” 復(fù)選框 c. 單擊 “ 確定 ” 按鈕 d. 選擇 “ 工具 ” -“自動保存 ” ，系統(tǒng)彈出 “ 自動保存 ” 對話框 2014/8/5 10 1.3 自動存檔的正確設(shè)置 1.3.2 Excel自動保存樣式設(shè)置 e. 選中 “ 自動保存時間間隔 ” 復(fù)選框（該復(fù)選框是在 a、 b、 c操作后產(chǎn)生的），在 “ 分鐘 ” 框中，輸入希望 Excel自動保存工作簿的時間間隔 f. 單擊 “ 確定 ” 按鈕 注意事項： 清除 “ 保存前提示 ” 復(fù)選框，否則 Excel將在每次自動保存前顯示 提示信息 ，用戶進行選擇確認后，才能繼續(xù)編輯，以免影響工作效率 2014/8/5 11 1.4 文檔分類管理 創(chuàng)建文件時應(yīng)按類型或性質(zhì)進行定義并創(chuàng)建好文檔，如創(chuàng)建“電子文檔管理與技巧” 培訓(xùn)教程 文檔名 ，同時創(chuàng)建 “ 培訓(xùn) ” 文件夾 對制作或接收的文件分類歸檔。保存文件時，直接將“電子文檔管理與技巧”保存在”培訓(xùn)”文件夾中 為節(jié)省和縮短查詢時間，建議大家在建立文件是盡量使用英文。當(dāng)打開分類文檔時，直接使用鍵盤輸入第一個字母即可找到對應(yīng)的文檔 2014/8/5 12 2、文件打印前的準備工作 檢查 文件內(nèi)容 是否 完整 （ 文件名 /創(chuàng)建人 /日期 ） 檢查 拼寫，符號 及 語法 是否正確（ 尤其是英文資料 ） 檢查文件是否 超頁 （ 超頁時需調(diào)整文件格式 ） 檢查文檔是否 美觀合理 （ 字體盡量保持一致 ） 檢查 打印設(shè)備 是否 連接 且正常 工作 最終打印時必須進行 打印預(yù)覽 注： 打印設(shè)備 包括打印機，電源，紙張及連接打印機的電腦 2014/8/5 13 3、打印選項縮放功能的使用 3.1 Word的操作步驟 3.2 Excel的操作步驟 說明： 打印預(yù)覽時，如發(fā)現(xiàn)文件 部分超邊 （即超頁）或需打印在一頁時，可使用此項功能。 2014/8/5 14 3.1 Word的操作步驟 3.1.1 操作步驟： 1) 選擇 【 文件 】 菜單下的 【 打印 】 命令； 2) 在打開的“ 打印屬性 ”設(shè)置框中，單擊“ 按紙型縮放 ”設(shè)置項處的下拉按鈕，從彈出的下拉列表中選中你需要的打印紙型； 3) 設(shè)置好縮放 紙型 后，單擊“ 確定 ”按鈕。 2014/8/5 15 3.1 Word的操作步驟 3.1.2 注意事項： 1) 默認狀態(tài)下，打印機選中的是“ 無縮放 ”類型；且“ 每頁的版數(shù) ”無須改變； 2) 在 【 文件 】 -【 打印 】 -“屬性 ” -【 效果 】 -【 正常尺寸的 %(N)】 的比例縮放，只能 改變文檔 整體比例， 并 不 能 改 變 頁數(shù)。 2014/8/5 16 3.2 Excel的操作步驟 1) 選擇 【 文件 】 菜單下的 【 頁面設(shè)置 】 命令； 2) 在打開的對話框中，單擊“ 縮放比例 ”設(shè)置項處的對話框； 3) 設(shè)置好縮放 比例 后，單擊“ 打印預(yù)覽 ”按鈕直到顯示理解效果； 4) 單擊“ 確定 ”按鈕。 2014/8/5 17 4、其它注意事項 4.1 “我的文檔 ”位置的正確設(shè)置 4.2 妙用“ 格式刷 ” 4.3 如何設(shè)置“ 頁眉與頁腳 ” 4.4 在 WORD中如何美化你的表格 4.5 充分發(fā)揮你的左右手 快捷鍵 的使用 2014/8/5 18 4.1 “我的文檔”位置的正確設(shè)置 4.1.1 更改前樣式 4.1.2 更改后樣式 4.1.3 更改原因 4.1.4 更改步驟 2014/8/5 19 4.1 “我的文檔”位置的正確設(shè)置 4.1.1 更改前樣式 即系統(tǒng)默認格式， C:Documents and SettingsuserMy Documents 4.1.2 更改后樣式 更改為非系統(tǒng)盤存儲，即將文檔存屬更改為“ D:My Documents”或“ E:My Documents” 2014/8/5 20 4.1 “我的文檔”位置的正確設(shè)置 4.1.3 更改原因 系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，系統(tǒng)盤默認的程序和文檔通常都會丟失或無法打開，非系統(tǒng)盤文件一般不受影響 注：什么是系統(tǒng)盤 系統(tǒng)盤通常指的就是 Window系統(tǒng)安裝后的硬盤區(qū)域，默認盤為 C盤 2014/8/5 21 4.1 “我的文檔”位置的正確設(shè)置 4.1.4 更改步驟 右擊桌面 “ 我的文檔 ”，選擇“ 屬性 ”； 選擇“ 屬性 ”下的“ 目標文件夾 ”，將原路徑“ C:Documents and SettingsuserMy Documents”更改為“ D:My Documents”或“ E:My Documents” 更改時，彈出對話框“ 創(chuàng)建文件夾 ”； 點擊“ 是 ”按鈕。 2014/8/5 22 4.2妙用“格式刷” 4.2.1 什么是“格式刷” 4.2.2 格式刷的原理及作用 2014/8/5 23 4.2.1 什么是“格式刷” “格式刷 ”實際上是一種 特殊的復(fù)制、粘貼工具 ，主要用于對 字符、段落和單元格 的格式化 2014/8/5 24 4.2.2 格式刷的原理及作用 4.2.2.1 工作原理 將已設(shè)定好的樣本格式快速復(fù)制到文檔或工作表中需設(shè)置此格式的其它部分，使之自動與樣本格式一致。簡言之， “格式刷” 就是 “刷”格式 用的，也就是復(fù)制格式用的 4.2.2.2 作用 在進行版面格式的編排時，使用格式刷可以避免大量的重復(fù)性操作，大大提高工作效率。 2014/8/5 25 4.3 如何設(shè)置“頁眉與頁腳” 1) 選擇 【 視圖 】 菜單下的 【 頁眉和頁腳 】 命令。切換到 【 頁面 】 視圖，并出現(xiàn) 【 頁眉和頁腳 】 工具欄 2) Word可通過單擊工具欄上的 【 在頁眉和頁腳間切換 】 按鈕或者利用垂直滾動條向上、向下滾動，就可以在頁眉和頁腳之間切換 3) Excel則可直接在對話框中進行頁眉與頁腳切換 4) 在“ 頁眉與頁腳中 ”輸入相關(guān)文字后，單擊 【 頁眉和頁腳 】 工具欄上的 【 關(guān)閉 】 按鈕 2014/8/5 26 4.3 如何設(shè)置“頁眉與頁腳” 注意事項： 可插入 頁碼、日期和時間 等作為文檔的 頁眉或頁腳 對于 首頁、偶數(shù)和奇數(shù)頁 ，可使用不同的頁眉或頁腳 附： 頁眉與頁腳樣式 2014/8/5 27 4.4 在 WORD中如何美觀表格 4.4.1 如何設(shè)置表格標題行重復(fù) 選擇菜單欄“表格”下“標題欄重復(fù)”選項，則從下頁標題欄自動重復(fù)，避免單頁閱讀時有針對性的查找和對比上下文 2014/8/5 28 4.4 在 WORD中如何美觀表格 4.4.2 “表格屬性”的邊框、底紋和選項的使用 a) 選中要標注邊框或底紋的單元格后，然后選中相應(yīng)的線型，這樣便可以直接從預(yù)覽圖中查看效果 b) 有關(guān)“選項”，主要用于更改文字與邊距的大小，一方面，有利于增加輸入更多文字；另一方面，更有利于調(diào)整整個文本的格式 2014/8/5 29 4.4 在 WORD中如何美觀表格 4.4.3 行與列距的設(shè)置方法 a) 別忘記最簡單易行的設(shè)置方法：直接選中整個表框，然后把鼠標放置在表格的右下角自由拉動，只到選擇合適的位置放松鼠標即可； b) 選中工菜單欄“表格”的下拉菜單“自動調(diào)整”進行行與列的自由設(shè)定； c) 手動調(diào)整（略） 2014/8/5 30 4.5 快捷鍵的使用 1) 如果希望快速完成需要頻繁執(zhí)行的任務(wù)，指定快捷鍵不失為一種非常好的方式，您只需按下鍵盤上的一個或多個按鍵，即可完成一項任務(wù) 2) 在操作過程中，要特別 協(xié)調(diào) 和 利用 好您的左右手 ，這樣操作會 節(jié)省 大量 時間 3) 快捷鍵規(guī)則（略） 2014/8/5 31 The End! Thanks for you all coming! 謝謝大家 2014/8/5 32 Word文件命名樣式 2014/8/5 33 Excel文件命名樣式 2014/8/5 34 文件命名后的正確顯示樣式 2014/8/5 35 錯誤的文件命名樣式 2014/8/5 36 Word自動保存設(shè)置步驟 1 2014/8/5 37 Word自動保存設(shè)置步驟 2 2014/8/5 38 Excel自動保存設(shè)置步驟 1 2014/8/5 39 Excel自動保存設(shè)置步驟 2 2014/8/5 40 Excel自動保存設(shè)置步驟 3 2014/8