接待管理制度(KY-GL-G-09-A)

武漢凱迪 綠色能源開發(fā)運(yùn)營 有限公司 Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.LTD 接待管理規(guī)定 （試行版 ） KY-GL-G-09-A 版 次 A/O 分發(fā)號 持有人 狀 態(tài) 受控 非受控 作廢 密 級 秘密 機(jī)密 絕密 編制 /日期 審核 /日期 批準(zhǔn) /日期 2008 年 8 月 日發(fā)布 2008 年 8 月 日 試行 目 錄 1 目的 . 2 2 范圍 . 2 3 定義 . 2 4 職責(zé) . 2 5 程序 . 3 5.1 接待的原則 . 3 5.2 賓客接待審批 . 3 5.3 賓客接待實施 . 4 5.4 接待標(biāo)準(zhǔn) . 5 5.5 接待費(fèi)用控制 . 6 5.6 接待 工作流程 . 6 6 相關(guān)文件 . 7 7 記 錄 . 8 接待管理規(guī)定 版次： A/O 頁次 ： 2 /12 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 1 目的 為了規(guī)范公司接待工作管理，樹立公司的良好形象，并建立 和 維護(hù) 良 好 的 客戶關(guān)系，統(tǒng)一接待的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)， 特制定本程序 。 2 范圍 本程序適用于 公司 日常接待、公司高層活動接待、重大業(yè)務(wù)活動接待 工作 。 3 定義 3.1 日常接待：正常工作時間到公司來訪的客人； 3.2 公司高層活動接待：高層管理人員重要活動的接待。 3.3 重大業(yè)務(wù)活動的接待：主要指能源項目的 考察、 能源項目各類資質(zhì)的認(rèn)證會、重大業(yè)務(wù)的簽字儀式等。 4 職責(zé) 4.1 總經(jīng)理工作部 為接待工作的 歸口管理 部門，負(fù)責(zé) 公司接待中的組織、管理、協(xié)調(diào) 工作，負(fù)責(zé)根據(jù)接待實施情況定期設(shè)計和更新各種不同檔次的標(biāo)準(zhǔn)接待方案，不斷提高公司接待水平。 4.1.1 公司高層管理人員安排的接待活動及公司重大業(yè)務(wù)的接 待活動，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)組織和實施； 4.1.2 各職能部門及各生產(chǎn)準(zhǔn)備組的業(yè)務(wù)接待活動由業(yè)務(wù)對口部門負(fù)責(zé)組織和實施，總經(jīng)理工作部配合和協(xié)調(diào)。 4.1.3 總經(jīng)理工作部 負(fù)責(zé) 與賓館、飯店、禮品采購等對口單位簽訂服務(wù)合同或協(xié) 議，并每年評估協(xié)議單位的綜合情況，確定是否續(xù)簽協(xié)議。 4.1.4 根據(jù)接待部門的需要安排食宿、用車、會務(wù)、 票務(wù) 及購置相關(guān)物品等 。 4.1.5 負(fù)責(zé)配合和協(xié)調(diào)各系列公司的重大業(yè)務(wù)的接待活動。 接待管理規(guī)定 版次： A/O 頁次 ： 3 /12 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 4.2 公司 各職能部門及各生產(chǎn)準(zhǔn)備組 ，負(fù)責(zé) 所屬職能部門及生產(chǎn)準(zhǔn)備組的各項業(yè)務(wù)接待 活動 準(zhǔn)備和落實工作。 負(fù)責(zé)與 業(yè)務(wù)往來相關(guān)的資料準(zhǔn)備、會談、報告或簽約，以及相關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、日程安排、對口接待費(fèi)用的申請、領(lǐng)款與費(fèi)用 結(jié)算等 工作。 4.3 計劃經(jīng)營部負(fù)責(zé) 月度資金計劃 范圍內(nèi)的接待費(fèi)支出與報銷簽審 ，定期匯總各項費(fèi)用使用情況， 及時掌握全年預(yù)算執(zhí)行情況，必要時向有關(guān)部門發(fā)出預(yù)警提示 。 4.4 財務(wù)部負(fù)責(zé)辦理 與接待有關(guān)的資金啟動與 報銷手續(xù)。 5 程序 5.1 接待的原則 5.1.1 公司接待應(yīng)遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”的原則。 a) 平等原則。一般情況下，由同級別出面對外接待及聯(lián)系，必要時可稍高級別對待或請公司分管領(lǐng)導(dǎo)參加， 特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后， 可按高規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)接待。 b) 對口原則。對口部門負(fù)責(zé)接待；對綜合性接待，各相應(yīng)部門應(yīng)予以協(xié)調(diào)和配合 ；按事項劃分原則，由主要對口部門承擔(dān)費(fèi)用，必要時 與相關(guān)部門 協(xié)商分?jǐn)偂?c) 節(jié)約原則。 嚴(yán)格接待審批手續(xù)，從嚴(yán)控制公司 接待費(fèi)用 。接待工作中，應(yīng)根據(jù)情況適度進(jìn)行，控制檔次、標(biāo)準(zhǔn)，不重復(fù)宴請。 d) 周到原則。接待工作要系統(tǒng)策劃，銜接周密，方式得體，以禮相待。 e) 保密原則。向外來人員介紹情況時，應(yīng)遵守公司保密紀(jì)律。對與本部門或個人無關(guān)的接待和活動，應(yīng)自覺不打聽、不猜測。 5.2 賓客接待審批 5.2.1 臨時來訪： 到公司臨時來訪的客人， 由 業(yè)務(wù)對口 部門 判斷 決定接待與否。對于臨時來訪的貴賓及團(tuán)體， 業(yè)務(wù)對口部門應(yīng) 及時通知 總經(jīng)理工作部 ，由 總經(jīng)理工作部 請示相關(guān)副總以上的領(lǐng)導(dǎo) ，決定接待方案 。 5.2.2 預(yù)約來訪 ： 公司各 職能 部門 、各生產(chǎn)準(zhǔn)備組 在接到預(yù)約電話 后 ，判斷來訪的性質(zhì)，由部門負(fù)責(zé)人 、生產(chǎn)準(zhǔn)備組組長 決定是否接待。如果屬團(tuán)體來訪或貴賓來訪，由業(yè)務(wù)對口部門填寫會議（活動）接待申請單分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后 報總經(jīng)理工作部，總經(jīng)接待管理規(guī)定 版次： A/O 頁次 ： 4 /12 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 理工作部 配合業(yè)務(wù)部門完成接待任務(wù)。 5.2.3 公司高層接待活動、重大業(yè)務(wù)接待活動：總經(jīng) 理工作部在接到會議（活動）通知時，及時請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，了解活動內(nèi)容、活動時間、人數(shù)、公司參加會見的領(lǐng)導(dǎo)等情況后填寫會議（活動）接待申請單、 會議（活動）接待實施方案和會議（活動）禮品方案申請單 報公司高管審批。 5.3 賓 客 接待 實施 5.3.1 接待的行為禮儀 5.3.1 .1 見面。 原則為主動、熱情、禮貌。 5.3.1.2 行路 a) 陪同客人行路，請客人行于自己右側(cè)； b) 乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動開關(guān)門； c) 自己處于主陪地位，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。 5.3.1.3 引見 a) 首先向領(lǐng)導(dǎo)介紹客人（單位、職務(wù)、姓名）。 b) 引見順序 把身份低、年齡輕的人介紹給身份高、年紀(jì)大的； 按職務(wù)高低，依次介紹一行來客； 職務(wù)相同，先介紹年紀(jì)大的。 5.3.1.4 會談 a) 根據(jù)來客來意和身份，安排適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)（辦公室、接待室、會議室）進(jìn)行交談； b) 領(lǐng)導(dǎo)與來賓見面交談后，對客人原定日程有變化的，與客人共同協(xié)商安排。 5.3.2 會議（活動）接待 a) 公司高層管理人員安排的接待活動：總經(jīng)理工作部接 到 公司 高層管理人員安排的會議（活動）通知后，及時 了解來賓單位和來訪人數(shù)、來訪時間、接待規(guī)格后，擬定會議（活動）實施方案和會議（活動）禮品采購方案報總經(jīng)理審批后開始實施； b) 其他會議（活動）接待： 接待部門 應(yīng) 于 會議（活動） 前 二 個工作 日 填寫 會議（活動） 接待 申請 單 報分管領(lǐng)導(dǎo)審批， 總經(jīng)理工作部根據(jù)“ 接待 申請 單 ” 的內(nèi)容 簽發(fā)接待管理規(guī)定 版次： A/O 頁次 ： 5 /12 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 接待意見 ， 如果屬“公司高層管理人員安排的接待活動及公司重大業(yè)務(wù)接待活動”由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)擬定 會議（活動）接待實施方案和會議（活動）禮品方案申請單報公司總經(jīng)理審批后，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)實施；如果屬“ 各職能部門及各生產(chǎn)準(zhǔn)備組”的業(yè)務(wù)活動，由承辦部門填寫會議（活動）申請單報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交總經(jīng)理工作部，承辦部門和總經(jīng)理工作部共同擬定會議（活動）接待實施方案和會議（活動）禮品方案申請單報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由總經(jīng)理工作部配合實施。 5.3.3 普通來訪 ： 根據(jù)部門及業(yè)務(wù)情況， 相關(guān)部門應(yīng) 于 客人 來訪前一日 擬定會議（活動） 接待通知單 和會議（活動）接待實施方案報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，總經(jīng)理工作部配合實施 。 5.3.4 臨時來訪： 公司接待室或大廳前臺將臨時來訪客人的情況和來訪目的通知業(yè)務(wù)對口部門，由業(yè)務(wù)對口部門視情況決定是否接待， 或決定接待方式。 5.4 接待標(biāo)準(zhǔn) 5.4.1 本規(guī)定用餐為標(biāo)準(zhǔn)上限，部門負(fù)責(zé)人或上級審核人 根據(jù)就餐人數(shù)、客戶職級、關(guān)系狀況、公司陪同人員級別等實際情況， 嚴(yán) 格 控制。 5.4.2 公司陪同人數(shù)執(zhí)行“ N+1”原則，在一般情況下，盡量控制就餐人數(shù)，陪餐人數(shù)上限為來訪人數(shù)加 一 人，特殊情況，應(yīng)提前請示公司分管領(lǐng)導(dǎo)。 5.4.3 接待工作中如需安排車輛、禮品饋贈事宜， 請在 會議（活動） 接待通知單 說明 。 5.4.4 針對不同類別的客人接待，其接待標(biāo)準(zhǔn)分為最高規(guī)格、高規(guī)格、中等規(guī)格、普通規(guī)格 ，接待標(biāo)準(zhǔn)由總經(jīng)理工作部根據(jù)來訪客人的情 況制定，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。 具體標(biāo)準(zhǔn)： 接待標(biāo)準(zhǔn) 餐飲標(biāo)準(zhǔn) 接待性質(zhì) 標(biāo)準(zhǔn)范圍 最高規(guī)格 根據(jù)高管安排 由公司高管特批接待 公司高管接待的客人 高規(guī)格 200 元 /人 /餐 主要接待對公司業(yè)務(wù)與發(fā)展有重大促進(jìn)的賓客 重大關(guān)聯(lián)賓客或 縣級以上客人 中等規(guī)格 100 元 /人 /餐 主要接待與公司有密切往來和重要合作的賓客等 重要合作伙伴或 副縣級以上客人 接待管理規(guī)定 版次： A/O 頁次 ： 6 /12 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 普通規(guī)格 50 元 /人 /餐 與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的一般商務(wù)往來 一般客人 *特殊情況下， 接待活動中如需安排住宿、旅游與娛樂項目的，應(yīng)在 運(yùn)營 公司會議（活動）接待申請 單中 事先 注明，報銷審核時按 該申 請單審核報銷。 5.5 接待 費(fèi)用控制 5.5.1 公司接待費(fèi)，每年初根據(jù)審批的公司財務(wù)預(yù)算總額進(jìn)行部門分解，控制使用。公司接待費(fèi)使用必須控制在預(yù)算范圍內(nèi)，每月發(fā)生時由需要接待的部門上報月度資金計劃，審批后按本規(guī)定控制使用。 5.5.2 任何部門不能突破公司年度接待費(fèi)用預(yù)算，接待費(fèi)用使用情況作為責(zé)任部門考核標(biāo)準(zhǔn)之一。如果年內(nèi)因業(yè)務(wù)發(fā)生重大變更，可按預(yù)算管理辦法調(diào)整年度接待費(fèi)預(yù)算。 5.5.3 接待規(guī)格的確定，由經(jīng)辦人向部門負(fù)責(zé)人請示，并填寫 運(yùn)營 公司會議（活動）接待申請單報批， 特殊情況需要在接待申請單中注明，接待申請審批后方可開始各項接待工作，審批后的接待申請單作為借支與報銷審核依據(jù)。 5.6 接待工作流程 5.6.1 公司高層管理人員接待活動流程： 工作分解流程（單據(jù)流程） 主管部門工作 參與部門 其他要求 業(yè)務(wù)部門 按 5.3 條要求辦理 確定是否接待和接 待要求 總經(jīng)理工作部計劃經(jīng)營部 財務(wù)部 根據(jù)制度規(guī)定審批 相關(guān)業(yè)務(wù)部門 會議室的布置、就餐的準(zhǔn)備、車輛的安排 相關(guān)業(yè)務(wù)部門 會場的服務(wù)、就餐標(biāo)準(zhǔn)、車 輛的落實 接待申請單 行政主管 部長審核 審核時間和人數(shù) 交辦領(lǐng)導(dǎo) 確定 接待和禮品 標(biāo)準(zhǔn) 行政主管 擬定實施方案、 禮品采購方案 總經(jīng)理工作部 實施方案 接待管理規(guī)定 版次： A/O 頁次 ： 7 /12 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 行政主管 總經(jīng)部部長 計劃經(jīng)營部 財務(wù)部 標(biāo)準(zhǔn)控制 5.6.2 其他會議 （ 活動 ） 接待 工作分解流程（單據(jù)流程） 主管部門工作 參與部門 其他要求 業(yè)務(wù)部門 按 5.3 條要求辦理 確定是否接待和接待要 求 計劃經(jīng)營部和財務(wù)部 嚴(yán)格按規(guī)定辦理 相關(guān)業(yè)務(wù)部門 會議室的布置、就餐的 準(zhǔn)備、車輛的安排 相關(guān)業(yè)務(wù)部門 會場的服務(wù)、就餐標(biāo)準(zhǔn)、 車輛的落實 接待部門 總經(jīng)部部 長 計劃經(jīng)營部 財務(wù)部 標(biāo)準(zhǔn)控制 6 相關(guān)文件 a) 財務(wù)管理控制規(guī)定 b) 資金計劃管理規(guī)定 c) 車輛管理規(guī)定 d) 禮品管理規(guī)定 接待申請單 總經(jīng)理工作部 部門人員 /行政主管 接待部門 /總經(jīng)部 接待部門 部門審核 接待部門制定 部長審核時間和人數(shù) 審核接待標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用總額 擬定實施方案、 禮品采購方案 實施方案 報銷費(fèi)用 行政主管 報銷費(fèi)用 （接待申請單 禮品采購單 實施方案） 分管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn) 接待標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用總額 接待管理規(guī)定 版次： A/O 頁次 ： 8 /12 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 7 記 錄 7.1 會議（活動）接待申請單 (KY-GL-G-09-A-01) 7.2 會議（活動）接待實施方案 (KY-GL-G-09-A-02) 7.3 會議（活動）禮品 方案 申請單 (KY-GL-G-09-A-03) 7.4 接待臺帳 (KY-GL-G-09-A-04) 接待管理規(guī)定 版次： A/O 頁次 ： 9 /12 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 會議（活動）接待申請單 申請部門 申請人及 電話 訪團(tuán)單位 聯(lián)系人及電話 來訪目的 訪 團(tuán)基本情況 帶隊領(lǐng)導(dǎo) 陪同人員及人數(shù) 來訪確切時間 來訪交通工具 來訪日程安排 接待事項 接待 規(guī)格 接待費(fèi)用總額 接待實施方案見附表 部門負(fù)責(zé)人意見 總經(jīng) 理工作 部意見 公司領(lǐng)導(dǎo)意見 接待管理規(guī)定 版次： A/O 頁次 ： 10 /12 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 會議（活動）接待實施方案 實施部門 總負(fù)責(zé)人 聯(lián)系電話 總協(xié)調(diào)人 聯(lián)系電 話 實施項目 內(nèi) 容 金額 實施人員 實施時間 聯(lián)系電話 迎 客地點(diǎn) 日程安排 場所 布置 攝 像、投影 著裝 禮品 車輛 入住賓館 進(jìn)餐安排 費(fèi)用總額 備注 接待管理規(guī)定 版次： A/O 頁次 ： 11 /12 本文件為武漢凱迪綠色能源