畢業(yè)設(shè)計(jì)論文—淺談當(dāng)代秘書辦事能力

1 湖南 交通工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 畢畢 業(yè)業(yè) 論論 文文 （ 2011 屆屆 ） 題 目： 淺談 當(dāng)代秘書 辦事能力 系（部）： 基礎(chǔ)與社會(huì)科學(xué)系 專業(yè)班級(jí)： 文秘 xxx 班 姓 名： xxx 指導(dǎo)老師： xxx 2011 年 06 月 02 日 2 目 錄 畢業(yè)論文開題報(bào)告 . 3 中文摘要 .6 引 言 .7 淺談當(dāng)代秘書辦事能力 .8 一、秘書簡介 . 8 1.1 秘書的起源 . 8 1.2 秘書及秘書辦事能力的重要性 . 8 二、秘書應(yīng)具備哪些辦事能力 . 8 2.1 專業(yè)能力 . 9 2.2 語言能力 . 9 2.3 交際能力 . 10 2.4 應(yīng)變能力 . 10 2.5 較強(qiáng)的文字工作能力 （收集信息能力） . 10 2.6 辦公自動(dòng)化使用的技術(shù)能力 . 11 2.7 理解和領(lǐng)會(huì)能力 . 11 2.8 分析和駕馭能力 . 12 2.9 內(nèi)部溝通、協(xié)調(diào)能力 . 13 2.10 作為一名優(yōu)秀的現(xiàn)代秘書，他還應(yīng)學(xué)會(huì)駕駛汽車的能力 . 16 三、秘書辦事能力離不開自身素質(zhì) . 16 3.1 職業(yè)道德素質(zhì) . 16 3.2 業(yè)務(wù)素質(zhì) . 18 3.3 心理素質(zhì) . 20 總 結(jié) . 21 3 湖南交通工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 基礎(chǔ)與社會(huì)科學(xué) 系 畢業(yè)論文開題報(bào)告 論文題目 淺談 當(dāng)代秘書辦事能力 學(xué)生姓名 專業(yè)班級(jí) 聯(lián)系電話 電子信箱 /QQ xxx 文秘 xx1 班 1xxx2 指導(dǎo)教師 教研室 聯(lián)系電話 電子信箱 /QQ xx 文秘教研室 136xxx06 404 選題背景、意義 背景及意義： 秘書是滲透于一切行業(yè)中的職業(yè)。上至中共中央、全國人大常委會(huì)、國務(wù)院、全國政協(xié)、中央軍委這些重要的首腦機(jī)構(gòu)，下至城市的街道辦事處、邊遠(yuǎn)山區(qū)的鄉(xiāng) (鎮(zhèn) )人民政府，也都設(shè)有秘書部門或有秘書、文書人員。 秘書 又 是一切企事業(yè)單位都需要設(shè)置的崗位。這 除了領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，任何單位領(lǐng)導(dǎo)都需要有秘書輔助處理信息、傳遞管理文件、掌管印章、辦理日常事務(wù)外，還由于秘書部門具有的 “不管部 ”功能，決定了任何機(jī)關(guān)還必須有人協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，去管理與處理一些無其他部門分管的工作。 在諸多的重要崗位中，都不可缺少的一項(xiàng)工作，且就當(dāng)前發(fā)展局勢對(duì)秘書的職業(yè)要求與辦事能力有更高層次的要求， 秘書的社會(huì)職業(yè)化是一個(gè)歷史發(fā)展過程。當(dāng)然，官員型的秘書及秘書負(fù)責(zé)人，也還將長期存在，只是一般秘書的職業(yè)特征將會(huì)越來越顯著。工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力 。而對(duì)于 秘書工作能力提高能夠起到關(guān)鍵性的作用。能夠及時(shí)處理秘書的各項(xiàng)工作，協(xié)調(diào)各組織的關(guān)系。 4 研 究 內(nèi) 容 和方法 研究內(nèi)容： 一、 秘書 簡介 1.1 秘書的起源 1.2 秘書及秘書辦事能力的重要性 二、秘書應(yīng)具備那些辦事能力 2.1 專業(yè)能力 2.2 語言能力 2.3 交際能力 2.4 應(yīng)變能力 2.5 較強(qiáng)的文字工作能力（收集信息能力） 2.6 辦公自動(dòng)化使用的技術(shù)能力 2.7 理解和領(lǐng)會(huì)能力 2.8 分析和駕馭能力 2.9 內(nèi)部溝通、協(xié)調(diào)能力 2.10 作為一名優(yōu)秀現(xiàn)在秘書，還應(yīng)學(xué)會(huì)駕駛汽車的能力 三、秘書辦事能力離不開 自身素質(zhì) 3.1 職業(yè)道德素質(zhì) 3.2 業(yè)務(wù)素質(zhì) 3.3 心理素質(zhì) 研究方法： 1、 舉例法 ： 針對(duì)自己所寫的內(nèi)容 ,舉出一些例子 ,結(jié)合自己的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，使其 對(duì)主題思想予以 更詳細(xì)的 解釋說明 ,并提出 提出自己的看法； 2、 引用法 ： 引用 各方面的 相關(guān)資料 ,使文 章 更具可讀性 ； 3分析法：分析文章 的 相關(guān)內(nèi)容 與現(xiàn)代的社會(huì)形勢 ，使文章更透徹 ，能夠更加深入的了解秘書辦事能力的重要性； 4、 調(diào)查研究法 ： 對(duì)秘書 如何提高辦事能力 進(jìn)行調(diào)查和研究 ,從中得出總結(jié)，以便做出更好的解決方案； 5、 綜合分析法 ： 對(duì)于 如何提高 秘書 辦事能力方 面的資料進(jìn) 行 綜合分析 ,吸取精華部分 ， 有利于更有效率的做好秘書。 5 計(jì) 劃 進(jìn) 度 2010 年 11 月 30 日 選題：淺談當(dāng)代秘書辦事能力 2010 年 12 月 3 日 撰寫開題報(bào)告 2010 年 12 月 8 日 完成初稿 2010 年 12 月 10 日 定稿 2011 年三月中旬 完成論文的編寫 2011 年四月中旬 初次提交論文修改 指導(dǎo)老師 意見 （對(duì)本選題的深度、廣度及工作量的意見和對(duì)設(shè)計(jì)結(jié)果的預(yù)測） 指導(dǎo)教師簽名 : 年 月 日 教研室 意見 室主任簽名： 年 月 日 說明：此表一式兩份，指導(dǎo)教師和學(xué)生各留存一份 6 中文摘要 企業(yè)對(duì)秘書人員 辦事能力 的要求，是現(xiàn) 代秘書培養(yǎng)工作的重點(diǎn)，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)秘書人員工作的更高要求，讓我們意識(shí)到只有不斷加強(qiáng)自身能力的提高，才能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，有了秘書對(duì)工作的有效協(xié)助，企業(yè)才能更有效的從事經(jīng)營和管理。企業(yè)秘書良好的職業(yè)素質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)正常運(yùn)行的基礎(chǔ) ,在新形勢下提高企業(yè)秘書的綜合素質(zhì)是新時(shí)期企業(yè)管理工作的迫切需要。成為一個(gè)多能手，以便勝任本職工作，成為一個(gè)復(fù)合型的人才，這對(duì)企業(yè)和個(gè)人來說都有良好的發(fā)展前景。 關(guān)鍵詞 ： 秘書 辦事能力 素質(zhì) 協(xié)調(diào)溝通 7 引 言 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，秘書已經(jīng)發(fā)展成為 一種獨(dú)特的職業(yè)。對(duì)這社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著越來越重要的作用。到今天，秘書已成為整個(gè)社會(huì)不可缺少的一部分。無論是在各企事業(yè)單位，還是個(gè)黨政機(jī)關(guān)，秘書已成為整個(gè)社會(huì)不可取少的力量。正在為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做著巨大的貢獻(xiàn)。 隨著時(shí)代的進(jìn)步，人類已進(jìn)入科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的 21 世紀(jì)。作為當(dāng)代秘書，他不但應(yīng)具備歷史秘書的寫作能力，更應(yīng)具備現(xiàn)代秘書的公關(guān)能力，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)具有靈活運(yùn)用各種辦公軟件及駕駛汽車的能力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止是人們所謂的 “ 能說會(huì)道 ”“ 能吃能喝 ” 或者 “ 能提筆桿子 ” 的秘書或者只是一個(gè)擺在辦公室里的美麗的花瓶了。 作為一名現(xiàn)代秘 書，具有極強(qiáng)的實(shí)踐性與操作性，因此，這就要求秘書必須具有極其深厚的寫作功底。如果不能牢實(shí)的掌握秘書知識(shí)，不用知識(shí)武裝自己、不經(jīng)常給自己充電，那么他就不可能做好秘書工作，縱然他（她）生有一幅很好的身材與姣好的臉蛋，或者是有強(qiáng)大的后盾力量作為靠山，也難以勝任秘書工作。這就要求他必須掌握相關(guān)的理論知識(shí)，用知識(shí)武裝自己，這是當(dāng)代秘書最起碼的前提條件。無論是企業(yè)秘書還是涉外秘書，也無論是黨政秘書還是私人秘書，作為一個(gè)現(xiàn)代秘書，不但要熟悉并掌握秘書學(xué)的相關(guān)原理，清楚秘書人員所應(yīng)具備的文書管理、會(huì)議組織、商務(wù)談判、信訪工 作、接待工作等等方面的知識(shí)，并且還要不斷提高自己的寫作能力。 8 淺談 當(dāng)代秘書 辦事能力 一、秘書 簡介 所謂秘書 ，從字面意義上可以理解為密切跟隨領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)文書工作的一位辦公人員。 1.1 秘書的起源 在我國， 秘書 一詞最早出現(xiàn)于漢代 ：指 帶有神秘色彩的圖書。 因圖書 不 予公開，故稱為 秘書 。東漢后期： 秘書 不僅指物，也指機(jī)構(gòu)和人員 。 古代的秘書工作者，被稱為 史官 、 御史大夫 、 尚書 、 長史 、 主簿 等。至清末，我國的秘書工作真正名實(shí)相符。辛亥革命后，秘書的含義發(fā)生了質(zhì)的變化 。 秘 書一詞已完全擺脫了 圖書 的含義，從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢ぷ鞯娜嘶蚵毼?。 其二，對(duì)秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺(tái)，對(duì)各級(jí)政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均以 秘書 相稱。 1.2 秘書及秘書辦事能力的重要性 一個(gè)優(yōu)秀的秘書要有睿智的頭腦，敏銳的洞察力，會(huì)協(xié)調(diào)所有員工的關(guān)系，要重視自己的存在，要體現(xiàn)自己的價(jià)值。 秘書在公司起著上傳下達(dá)的作用。現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，越來越需要高素質(zhì)的秘書人才，所以我們要在提高自身素質(zhì)的同時(shí)要有自己的想法和思路，不斷接受新知識(shí)，培養(yǎng)自己的工作和社交能力，按照公司的規(guī)章 制度辦事，合理安排工作，提高工作效率。 秘書這個(gè)職位很重要， 我們公司的秘書就做得很好 ,真正的做好了領(lǐng)導(dǎo)的左右 臂 。秘書代表的是自己的上司，起著上傳下達(dá)的作用，代表的是老板的形象，出差在外是代表著公司的形象。 二、秘書應(yīng)具備哪些辦事能力 秘書的辦事能力 是指一個(gè)人對(duì)接受的任何一項(xiàng)任務(wù)的完成情況和臨機(jī) 9 處理的能力 ， 由多種能力綜合而成，反映出一個(gè)秘書的綜合素質(zhì)，這些綜合素質(zhì)包括： 專業(yè)能力、語言能力、交際能力、應(yīng)變能力、較強(qiáng)的文字工作能力、辦公自動(dòng)化所需的技術(shù)能力、理解和領(lǐng)會(huì)能力、分析和駕馭能力、溝通和協(xié)調(diào)能力、駕駛能力 等。 2.1 專業(yè)能力 熟悉工作，掌握工作規(guī)律，熟悉工作方法，了解對(duì)象，了解自己， 才能 工作自如。秘書主要應(yīng)當(dāng)熟悉會(huì)務(wù)、文書、查辦、信訪、接待 禮儀 、收集信息等專業(yè)知識(shí) 。 秘書的工作職能涉及項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會(huì)議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。這種變化使得市場對(duì)秘書人才職業(yè)技能的需要也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。 由此專業(yè)能力也是必不可少的。 要想 做 一名名符其實(shí)的秘書，還應(yīng)當(dāng)具有熟練掌握并運(yùn)用現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的能力 。 在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，隨著社會(huì)不斷地向前發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，不會(huì) 電腦，不懂得現(xiàn)代辦公軟件的運(yùn)用也還是不行的。身為一名現(xiàn)代秘書，不僅要學(xué)會(huì)電腦打字，還應(yīng)當(dāng)熟練地掌握 EXCEL 等現(xiàn)代辦公軟件的運(yùn)用。這樣才能更快速、更準(zhǔn)確的進(jìn)行現(xiàn)代辦公，才能真正體驗(yàn) “ 時(shí)間就是金錢 ”“ 速度就是效益創(chuàng)造效益 ” 的現(xiàn)代辦公理念。 2.2 語言能力 說話能力與辦事的成功率有直接的關(guān)系。上傳下達(dá)、接待來客、來訪、洽談工作等等，都離不開說話，會(huì)說話是辦事成功的一個(gè)基本條件，也是處理好各種關(guān)系的一個(gè)基本條件。 會(huì)說話的標(biāo)準(zhǔn)大致是口齒清楚、禮貌溫和、達(dá)意準(zhǔn)確、明快條理、繁簡得當(dāng)、態(tài)度誠懇。同時(shí)還要有點(diǎn)說話 的藝術(shù)：感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌、機(jī)警、幽默等等。要明確認(rèn)識(shí)到語言能力是辦事成敗的一個(gè)重要因素，通過說話可以把各種事情辦得利利落落 。 語言不僅僅只是指口述，它還包括肢體語言， 很多人都知道身體語言在溝通中的作用。但是，在使用身體語言的時(shí)候，要注意身體語言使用的情境是否合適， 10 是否與自己的角色相一致。少做無意義的動(dòng)作，以免分散對(duì)方的注意力，影響溝通效果 2.3 交際能力 交際能力 ， 處理人際關(guān)系是一門學(xué)問。 “ 世事洞明皆學(xué)問，人情練達(dá)即文章 ” 。一個(gè)秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那 么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵是出色地做好領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作 ，起到真正的輔助作用。 由于辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)越來越滲透到我們?nèi)粘９ぷ骱蜕?， 對(duì)秘書工作的影響也在加劇，現(xiàn)代秘書工作正在發(fā)生一場悄悄的但又深刻的革命 ，傳統(tǒng)的秘書工作如存檔，起草文件等，在秘書日常工作中所占的比重也越來越大。秘書處理人際關(guān)系的能力決定了秘書收集信息的質(zhì)量和數(shù)量 。 交際能力是處理好人際關(guān)系的重要因素。秘書要在 不違紀(jì)和不泄密的前提下努力搞好同上下左右各方面的人際關(guān)系，的確有一定的難度，但是必須明確，善于交際，使人容易接近，容易被人信賴，辦事成功率就高，速度就快，反之則不然。交際能力也反映出一個(gè)人的思想性格修養(yǎng)，大多為人稱道的秘書人際關(guān)系都是很好的。 2.4 應(yīng)變能力 秘書面臨的各種事務(wù)常常瞬息萬變，不斷發(fā)展。有些辦事的計(jì)劃、預(yù)案和想象，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不大相符，把預(yù)定方案完全打亂。這就需要秘書臨機(jī)不亂，沉著鎮(zhèn)定，原則不變，迅速抉擇，靈活處置，達(dá)到預(yù)期目的。 2.5 較強(qiáng)的文字工作能力 （收集信息能力） 能寫會(huì) 道是很多職業(yè)都應(yīng)具有的基本素質(zhì)，對(duì)于秘書而言，則要求更高。 秘書 要能說，善于表達(dá)自己的思維和見解，并讓領(lǐng)導(dǎo)能接受。 日常工作中辦公室秘 11 書一方面要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示，另一方面也要同具體的工作對(duì)象打交道。要達(dá)到預(yù)期的目的，就必須準(zhǔn)確、快速地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交代的意圖。同時(shí)也要準(zhǔn)確無誤地聽懂、摸清辦事對(duì)象的想法。 秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有賴于長期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是： “ 信、達(dá)、雅 ” ，準(zhǔn)確、簡明、流暢、有韻味。文字工作能力的要求是 ： 有較豐厚的文化知識(shí)、較高的政治理論水平，能盡快地熟悉黨和國 家的政策，熟悉法規(guī)，頭腦清楚，思路敏捷，有較強(qiáng)的認(rèn)識(shí)、分辨能力和邏輯思維能力，加上豐富的詞匯、流暢的文筆等等。秘書不僅要經(jīng)常動(dòng)手用文字向領(lǐng)導(dǎo)反映一些重要的情況和重要的意見，而且要經(jīng)常代領(lǐng)導(dǎo)審閱一些匯報(bào)材料、報(bào)告等等，必要時(shí)還要把好文字關(guān)和起草文稿。 文字功底是離不開知識(shí)積累 ，因此我們也需要具備信息收集能力。 作為秘書應(yīng)該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力 和 廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫作能力。秘書的一項(xiàng)主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時(shí)地向自己報(bào)告。秘書收集到信息后要把它們寫成專題報(bào)告， 另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書， 必要時(shí) 代替上司起草講話稿等 開始進(jìn)公司的時(shí)候由于要打一些相關(guān)公文和通知，對(duì)于剛出大學(xué)的我來說不是那么的簡單， 但是我的專業(yè)就是文秘。重視的就是文字知識(shí)，所以在工作上經(jīng)過長期的磨練，現(xiàn)在應(yīng)付起來也就很順力多了。 2.6 辦公自動(dòng)化 使用的 技術(shù)能力 隨著辦公設(shè)備現(xiàn)代化的發(fā)展，對(duì)掌握技術(shù)的要求已不僅限于專職人員。如操作計(jì)算機(jī)錄入、輸出和編輯文件，應(yīng)是每個(gè)秘書都應(yīng)掌握的技術(shù)。掌握一定的技術(shù)手段，對(duì)于提高工作效率、加快思維節(jié)奏，以適應(yīng)工作需要有著明顯的積極作用。 2.7 理解 和領(lǐng)會(huì)能力 理解和領(lǐng)會(huì)能力 ， 就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。 要想做到這幾點(diǎn)，首先我們要做到 : 12 一是了解上司的工作內(nèi)容 。 了解公司目前有哪些計(jì)劃、上司要出席哪些會(huì)議、上司所負(fù)責(zé)部門的運(yùn)營和管理等情況； 作為秘書 還 應(yīng)了解企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，清楚知道誰、在哪、負(fù)責(zé)什么樣的業(yè)務(wù)等，這樣，就能在工作中根據(jù)自己的實(shí)際情況，迅速地采取對(duì)應(yīng)的行動(dòng)，很好地完成文件、電報(bào)、電話等交流，高效率地輔助上司的工作。 二是了解上司的工作習(xí)慣、個(gè)人性 格、價(jià)值觀等方面的東西。 了解上司的個(gè)人情況，就 可 以 有針對(duì)性、主動(dòng)地開展一些工作，彌補(bǔ)上司在能力上的一些不足，成為名付其實(shí)的助手。 三是了解上司的交往的范圍和一些家庭私事。只有熟悉上司的交往范圍和家庭私事，才能對(duì)各種突然出現(xiàn)的情況進(jìn)行妥善的處理。 2.8 分析和駕馭能力 條理和駕馭能力 ， 善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。秘書常常面對(duì)千頭萬緒、繁雜緊迫的情況，需要把事務(wù)迅速歸納、梳理出頭緒，分清輕重緩急、難易遠(yuǎn)近，駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當(dāng)，有條不紊。這就需要具備條理和駕馭事務(wù)的能力。 作為秘書需 要 有 準(zhǔn)確的判斷能力，對(duì)自己上司的工作及整個(gè)公司的情況有全面而又深刻的了解。作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。但是，作為秘書，應(yīng)該對(duì)自己下一步的工作有個(gè)基本的把握，對(duì)自己應(yīng)該做的和能夠做的工作有個(gè)準(zhǔn)確的判斷。為了節(jié)省上司的時(shí)間，作為秘書應(yīng)預(yù)先知道上司會(huì)把什么工作交辦給自己，從而提前做好準(zhǔn)備。 2.8.1 能分析問題 盡管事情很急，但 作為秘書人員 仍然需要冷靜。首先應(yīng)該分析可以采取哪些補(bǔ)救措施；在處理好這些問題之后，就要充分估計(jì)各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動(dòng)日程的變更，要及時(shí)與有關(guān)方面（比如司機(jī)）聯(lián)系，以保持各部門工作的協(xié)調(diào)。 當(dāng)然，秘書應(yīng)當(dāng)采取的補(bǔ)救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因?yàn)榭偣彩Ｏ碌臅r(shí)間 不會(huì)很多 。于雪在分析 各種 問題時(shí)，實(shí)際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。 當(dāng)問題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問題的本質(zhì)，它到底是一個(gè)什么性 13 質(zhì)的問題。要能做到這一點(diǎn) ，就要求秘書經(jīng)常保持一種 “ 問題意識(shí) ” ；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會(huì)不慌不忙，從容面對(duì)。 2.8.2 具備解決問題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn) 把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。 在問題面前，應(yīng)先想好孰先孰后，哪些措施 應(yīng)該優(yōu)先，判斷的唯一標(biāo)準(zhǔn)是怎么對(duì)上司有利就怎么做。 遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。 2.8.3 能迅速采取行動(dòng) 想好了辦法就立即付諸實(shí)施。在這種時(shí)候，秘書一定要鎮(zhèn)靜，如果你心里一著急，話就 不一定說得明白；對(duì)方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會(huì)跟著你著急。這樣，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)把關(guān)系弄僵，亂上加錯(cuò)。 無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動(dòng)把問題解決，那問題仍然還是問題。對(duì)于上司來說他看重的是結(jié)果，所以，秘書的實(shí)際行動(dòng)是最重要的。 2.9 內(nèi)部 溝通 、 協(xié)調(diào) 能力 作為高級(jí)秘書，掌握好處 事 哲學(xué)，處理好公司內(nèi)部的人際關(guān)系是一門必修 的功課。高級(jí)秘書一定要重視并有效地做好內(nèi)部的協(xié)謂和溝通工作。高級(jí)秘書的內(nèi)部協(xié)調(diào)與溝通工作，主要是正確處理與領(lǐng)導(dǎo) 、與同事、與下屬的關(guān)系，建立良好的人際關(guān)系。做好內(nèi)部協(xié)調(diào)與溝通工作，還要當(dāng)好上下溝通的橋梁。在這種 人際溝通活動(dòng)中，首先要全面、準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo) 的 意圖，適時(shí)、適當(dāng)?shù)貍鬏斀o員工；還要全面而準(zhǔn)確地把握員工提供 的 情況、要求、意見，并及時(shí)、明晰地反饋給領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部 門 。 秘書在為上司的決策而收集信息時(shí)，需要各個(gè)部門提供幫助，秘書與這些部門人員關(guān)系的好壞，直接或間接地影響著秘書收集到的信息的質(zhì)量和數(shù)量。如果沒有良好的人際關(guān)系，就很難得到真正有價(jià)值的信息，工作就很難展開。所以，秘書必須與各方面建立起相互信賴的融洽關(guān)系。由于各種 原因，職場中的人際關(guān)系實(shí)際上是非常復(fù)雜的 ， 所以，善于處理各種人際關(guān)系是一個(gè)秘書經(jīng)驗(yàn)豐富的重 14 要標(biāo)志。 如何 搞好內(nèi)部協(xié)調(diào)、溝通工作： 2.9.1 關(guān)鍵在于誠實(shí) 對(duì)于一個(gè)公司來說，它投資的工廠、銷售部、市場部、研發(fā)部就是它的戰(zhàn)斗部隊(duì)，而秘書部門就相當(dāng)于部隊(duì)的參謀部，秘書就相當(dāng)于參謀。對(duì)于秘書來說，經(jīng)常會(huì)有人來 找 幫忙辦 事，同樣 本身的 工作也需要各部門的配合，而且讓人家配合的工作還很多 。 要做好秘書工作 ，不僅要得到上司的信賴，還要得到各部門的信賴，而且是長期的信賴 。 所以，秘書必須知道自己的位置，為人誠實(shí)。 秘書對(duì)上司要誠實(shí) ，對(duì)同事也要誠實(shí)；對(duì)本公司的人要誠實(shí)，對(duì)外單位的人也要誠實(shí)。秘書接電話常常會(huì)出現(xiàn)些差錯(cuò)，如果對(duì)方是公司內(nèi)部的人，稍微說明一下就可以了；如果對(duì)方是外面的客戶，你又缺乏誠意，那么，對(duì)方就很容易對(duì)你產(chǎn)生誤解，事后去解釋就相當(dāng)困難了。 有一次，老板來了幾個(gè)客戶，要秘書叫上幾個(gè)女同時(shí)也一起去吃飯，沒有辦法我也中獎(jiǎng)了，不去呢秘書肯定認(rèn)為就我不給她面子，在飯桌上我真正的體會(huì)到了什么叫壓抑，但還不能表現(xiàn)出來， 還要盡量表現(xiàn)出活躍給足老板面子。 2.9.2 千萬不能 “ 狐假虎威 ” 秘書經(jīng)常要與上司負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)部門打交道，所以要特別注 意的是，上司負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)不是自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，上司的部下不是自己的部下。秘書自己并沒有什么權(quán)力，僅僅是執(zhí)行上司的指令。因此，秘書在跟各部門打交道時(shí)，千萬不能用上司的口吻說話。秘書在 各種 情況下，既要鄭重，又要隨機(jī)應(yīng)變 。 由于秘書經(jīng)常代理上司行使職權(quán)，一些秘書常常會(huì)產(chǎn)生一種錯(cuò)覺，以為自己和上司一樣擁有實(shí)權(quán)這是非?？膳碌?。秘書部門是個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門，在協(xié)調(diào)一般的部門關(guān)系和矛盾時(shí)，應(yīng)該盡量采取疏導(dǎo)說明、商量互讓的 “ 軟 ” 手段解決問題。秘書與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系比較密切，容易使公司里的一些人對(duì)秘書產(chǎn)生敬畏心理，因此，秘書對(duì)于上司 的部下、不直接負(fù)責(zé)的部門等其他人，都要待之以禮，這點(diǎn)秘書必須注意。 就拿我的職位人事來說，人際關(guān)系很重要，不管是上級(jí)還是下級(jí)，一定要仔細(xì)對(duì)待，尊重別人就是尊重自己。 15 2.9.3 有矛盾正常 許多人也不一定了解秘書部門的工作 ， 他們以為各種報(bào)告批不批，公司領(lǐng)導(dǎo)想見誰不想見誰，都是秘書部門說了算，一些人見不到領(lǐng)導(dǎo)或自己的申請報(bào)告得不到批復(fù)，都認(rèn)為是秘書從中作梗，所以，他們老朝秘書部門發(fā)火。當(dāng)然，也有人知道這并不是秘書部門的責(zé)任，但是他們又不好直接朝公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)火，所以只好把秘書部門當(dāng)作出氣筒。 由于看問題的角度不同，秘 書部門與部門發(fā)生一些矛盾，造成一些誤會(huì)是正常的。秘書不能 “ 狐假虎威 ” ，并不是說在發(fā)生矛盾時(shí)就一味地不講原則，一味的容忍。 秘書只是公司的一名普通職員，但是，在一些人的眼里，秘書總是在 “ 一人之下，萬人之上 ” ，所以，當(dāng)你每做一件事的時(shí)候，應(yīng)三思而后行 。 由于秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，在一些人的眼里，不管秘書做什么，她都是替領(lǐng)導(dǎo)在辦事，有人甚至還以為是領(lǐng)導(dǎo)有意讓你這么做的，所以，秘書一定要注意自己的言行，千萬不能跟別人斗氣。 2.9.4 什么情況下打 “ 小報(bào)告 ” 在一個(gè)公司內(nèi)部，人事關(guān)系是最為復(fù)雜又最為敏感的關(guān)系。如果出現(xiàn)了是 非漩渦，作為秘書，除非與自己有關(guān)，最好離這種漩渦越遠(yuǎn)越好。在一般情況下，秘書是不應(yīng)卷入公司內(nèi)部的各種是非漩渦，但是 有 關(guān)系到公司未來一些重大決策的時(shí)候，秘書應(yīng)該毫無保留地把自己收集到的信息提供給上司。如果說這是打“ 小報(bào)告 ” 時(shí) ，作為秘書，該打 “ 小報(bào)告 ” 的時(shí)候，就必須打 “ 小報(bào)告 ” ；不能因?yàn)楹ε碌米锶耍绊懽约旱年P(guān)系而明哲保身，否則，就是瀆職！公司的利益永遠(yuǎn)高于個(gè)人的利益！這是作為職業(yè)秘書，必須遵守的最起碼準(zhǔn)則。 2.9.5 互相支持 因?yàn)樵谏纤旧磉吂ぷ鳎鞑块T求秘書辦事的人比較多，所以有些秘書容易養(yǎng)成敷衍人家的習(xí)慣 。敷衍人家的確很輕松，既不必費(fèi)心，無須付出代價(jià)，也不會(huì)有什么損害。 16 做秘書的確不能事事較真，但一定要真誠，處理各種人際關(guān)系，必須從長計(jì)議，而這種長，不是一年或兩年，而是十年二十年。與人方便，與己方便。作為秘書，經(jīng)常會(huì)要幫領(lǐng)導(dǎo)處理一些這樣的突發(fā)事件。秘書 的 個(gè)人的關(guān)系從哪里來？只有靠你自己平時(shí)的積累。其實(shí)，在很多時(shí)候，當(dāng)你需要?jiǎng)e人幫助的時(shí)候，也正是別人需要你幫助的時(shí)候。很多時(shí)候，你給予他人幫助，并不需要有多大的付出，有時(shí)僅僅是舉手之勞，甚至是順?biāo)饲?。可以說，你每幫助別人一次，你就有可能建立起一種關(guān)系，或一種新 的網(wǎng)絡(luò)。這種新的關(guān)系或網(wǎng)絡(luò)，就有可能給你帶來新的機(jī)會(huì)。熱情助人，廣結(jié)善緣，誠實(shí)，守信，正直，既是每一個(gè)秘書的為人之本，也是工作之本。如果確實(shí)有人不僅不配合工作，有時(shí)還故意刁難自己的工作，就應(yīng)該如實(shí)向上司反映，看能否對(duì)他的工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。 2.10 作為一名優(yōu)秀的現(xiàn)代秘書，他還應(yīng)學(xué)會(huì)駕駛汽車的能力 在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)里，精通了秘書學(xué)的相關(guān)原理與理論知識(shí)文化，又增加了一門電腦操作技術(shù)，且學(xué)會(huì)了駕駛汽車，這不失為一名真正合格的現(xiàn)代秘書，知識(shí)的淵博、技術(shù)的熟練、技能的提高，隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷的為自己充電 ，努力做一名不被時(shí)代拋棄的現(xiàn)代秘書，就算在人才濟(jì)濟(jì)的當(dāng)今社會(huì)，他也仍然是時(shí)代的寵兒，不會(huì)被社會(huì)遺棄 。 三、秘書辦事能力離不開自身素質(zhì) 秘書是當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊綜合辦理日常事務(wù)，即辦文辦事辦會(huì)、溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)、完成交辦任務(wù)、提供跟蹤服務(wù)的參謀助手。負(fù)有參政設(shè)謀，協(xié)調(diào)綜合，督促檢查，拾遺補(bǔ)缺等重大責(zé)任。秘書人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì)，直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低，關(guān)系黨和國家方針政策的正確貫徹及各項(xiàng)事業(yè)的興衰成敗。要想提高秘書人員的職業(yè)素質(zhì)，就必須加強(qiáng)對(duì)秘書人員的道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)的培養(yǎng)。 3.1 職業(yè)道德素質(zhì) 秘書人員要搞好本職工作，一定有具有高尚的職業(yè)道德。所謂職業(yè)道德，是 17 指擔(dān)負(fù)不同社會(huì)責(zé)任和服務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)遵循的道德準(zhǔn)則。它通過人們的信念、習(xí)慣和社會(huì)輿論而起作用，成為人們評(píng)判是非、辨別好壞的標(biāo)準(zhǔn)和尺度。一個(gè)秘書人員，如果不能把 “ 德 ” 放在首位，即使有 “ 滿腹經(jīng)綸 ” 、 “ 張良之才 ” ，也不能算是一個(gè)合格的秘書。提高秘書人員自身的職業(yè)道德素質(zhì)，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)： 3.1.1 踏踏實(shí)實(shí)，做好本職工作 做秘書，最根本的一條就是實(shí)事求是、盡心盡責(zé)的工作。秘書不為名，不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無名英雄。經(jīng)常 擬稿，但自己不署名，也不拿稿費(fèi)；經(jīng)常組織會(huì)議，但自己從不上主席臺(tái)；經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作；節(jié)假日他人可以逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息；其他人員受了委屈還可以說幾句，而秘書必須以絕對(duì)服從為天職，等等。秘書人員責(zé)任重大，要求秘書人員在工作中要誠實(shí)，不能弄虛作假，不能越權(quán)或?yàn)E用職權(quán)。 3.1.2 輔助領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀 有人提過這樣的問題：當(dāng)秘書，按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事與當(dāng)參謀有時(shí)會(huì)產(chǎn)生矛盾，若是領(lǐng)導(dǎo)人的意見是錯(cuò)的，他又不采納我的意見，怎么辦？這里要注意以下三點(diǎn)：首先不要指望領(lǐng)導(dǎo)人采納秘 書人員的一切建議；其次不要以為自己的意見就是對(duì)的；最后要明確認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人是決策者，秘書無權(quán)強(qiáng)要領(lǐng)導(dǎo)者采納自己的意見。鄧小平同志說過： “ 我們的組織原則中有一條，就是下級(jí)服從上級(jí)， ”“ 對(duì)于上級(jí)的決定、指示，下級(jí)必須執(zhí)行 ” 。不自以為是是秘書人員職業(yè)品德的一個(gè)重要因素。 3.1.3 為人正直，人格高尚 秘書在領(lǐng)導(dǎo)人身邊工作，隨時(shí)隨地需要向領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)情況，提供對(duì)事物的看法。這種工作條件要求秘書必須公正、客觀、超脫。涉及人事，決不可借工作之便假公濟(jì)私說別人的壞話，這是一條美德，也是一條紀(jì)律。 3.1.4 謙虛謹(jǐn)慎，平易 近人 秘書的工作性質(zhì)決定秘書人員應(yīng)服從領(lǐng)導(dǎo)和上司，關(guān)心體貼下屬。如果秘書人員自恃有才干而不服從領(lǐng)導(dǎo)或因?yàn)樽约河械匚欢蛔鹬叵聦伲撬腿狈α俗钇鸫a的職業(yè)品德修養(yǎng)。最終將是三國時(shí)禰衡的例子。此人很有才能，很會(huì)寫文章，但是性格怪異。在曹操那嫌禮遇不厚而大罵曹操；轉(zhuǎn)到劉表那里，又多次冒犯劉 18 表；再到江夏太守黃祖處當(dāng)秘書，黃重用他，很佩服他的文采，但終究在下棋時(shí)又把黃祖罵了，導(dǎo)致不可收拾的后果。 3.1.5 實(shí)事求是，恪盡職守 秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的 責(zé)任意識(shí)，秘書人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù)，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。如果秘書人員在工作中不負(fù)責(zé)任，辦事拖拉，得過且過，勢必會(huì)給工作帶來損失，給單位帶來影響，同時(shí)也是缺乏道德素養(yǎng)的具體體現(xiàn)。 3.2 業(yè)務(wù)素質(zhì) 秘書人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)集中體現(xiàn)在工作能力和工作方法上，一個(gè)秘書人員只有在平時(shí)工作中勤于學(xué)習(xí)、勤于鉆研、勤于調(diào)查、善于總結(jié)，才能不斷提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是馬克 思、列寧主義理論修養(yǎng)，認(rèn)識(shí)問題的能力，對(duì)現(xiàn)行政策的理解和掌握。文化水平指的是基礎(chǔ)知識(shí)、文字能力等等。這是秘書業(yè)務(wù)素養(yǎng)的土壤和肥料，也是業(yè)務(wù)素養(yǎng)的構(gòu)成部分。那么，秘書人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)在工作中是如何加強(qiáng)的呢？ （一） 終生學(xué)習(xí) -厚功底 在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫作、學(xué)計(jì)算機(jī)、學(xué)現(xiàn)代市場與科技知識(shí)，以拓寬知識(shí)面；同時(shí)，還要在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高，使撰寫的文稿充實(shí)生動(dòng)；向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)的構(gòu)思、處理問題時(shí)的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語言、工作 方式達(dá)到高度和諧；向同事學(xué)習(xí)，取人之長，補(bǔ)己之短，努力做一個(gè)多專、多能的合格秘書。 （二） 不斷鍛煉 -強(qiáng)能力 盡可能地安排秘書人員深入調(diào)查研究，吃透 “ 下情 ” ，廣泛獲取第一手資料，這樣，既能填充他們的 “ 資料庫 ” ，增強(qiáng)寫作能力；又能為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)?，F(xiàn)今的時(shí)代，秘書人員一方面受開放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有 19 較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性，另一方面又多半受過較高層次的教育，更加應(yīng)有思考的獨(dú)立性。如果沒有自我意識(shí)，又怎么能夠 “ 參與政務(wù) ” 、 “ 管理事物 ” ？因此作為一名秘書人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú) 當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)其意圖。當(dāng)然，秘書人員在強(qiáng)化自我意識(shí)的同時(shí)，還要注意自我意識(shí)和角色意識(shí)的對(duì)立統(tǒng)一。 （三） 加強(qiáng)規(guī)范 -遵法紀(jì) 嚴(yán)格遵循政策法規(guī)和公文規(guī)范；以實(shí)事求是的精神，忠實(shí)地體現(xiàn)組織意志；準(zhǔn)確把握客觀規(guī)律、政策法規(guī)、組織意志和領(lǐng)導(dǎo)意圖，是秘書撰擬公文最基本的要求，是公文有效發(fā)揮管理工具作用的基礎(chǔ)。嚴(yán)格按黨和國家的公文條例規(guī)范擬文，則是撰擬公文時(shí)必須遵循的準(zhǔn)繩。 （四） 加強(qiáng)管理 -促效率 這方面，主要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、制 度化和科學(xué)化，尤其要突出抓好目標(biāo)管理，對(duì)秘書人員每次承擔(dān)的文稿，都要按照難易程度、完成時(shí)限進(jìn)行量化，半年小結(jié)，年終考核，按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫任務(wù)。分多、質(zhì)量高多安排，分少、質(zhì)量劣少安排或另改其他工作，并根據(jù)總積分評(píng)定秘書工作的優(yōu)劣，實(shí)施獎(jiǎng)罰。 （五） 鉆研業(yè)務(wù) -靈頭腦 作為一名成功的文秘人員，我自認(rèn)為能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意放心是天職，要想做到這些，必須得具備過硬的業(yè)務(wù)技能，必須具備秘書人員要具備的各方面的能力。如：對(duì)問題的理解，分析和處理能力，應(yīng)變能力，社交能力，在實(shí)際生活中表現(xiàn)為替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，排憂 解難。在順境中，能讓領(lǐng)導(dǎo)更借東風(fēng)，在逆境中能幫領(lǐng)導(dǎo)力挽狂瀾。 由此可見，秘書人員應(yīng)該具備一定的 “ 謀略 ” ，應(yīng)是足智多謀，善于謀劃，是文秘者必備的素質(zhì)，倘能謀劃得當(dāng)，受到領(lǐng)導(dǎo)的嘉獎(jiǎng)，定能在文秘路上綻放異彩。 （六） 積累經(jīng)驗(yàn) -活辦事 秘書的辦事才干有許多方面，如領(lǐng)會(huì)能力、語言表達(dá)能力、組織協(xié)調(diào)能力等。秘書與領(lǐng)導(dǎo)人共事，經(jīng)常接受任務(wù)，匯報(bào)工作。領(lǐng)導(dǎo)人說話各自有不同的特點(diǎn)：或簡或詳、或快或慢、或直或曲，千差萬別。有時(shí)，他說了，就認(rèn)為秘書懂了。 20 而事實(shí)上，秘書聽到的與領(lǐng)導(dǎo)人頭腦中想的總有一定差距。這就全靠 秘書領(lǐng)會(huì)了。只有把意圖領(lǐng)會(huì)了，把握準(zhǔn)確了，才能很好地執(zhí)行。秘書的表達(dá)能力在發(fā)揮辦事職能方面起著重要的作用。在日常工作中，對(duì)上對(duì)下，都不能說話過快過慢、羅索、冗長，詞不達(dá)意。而應(yīng)簡練明白，富于感染力，忠于事實(shí)。只有這樣，在上傳下達(dá)過程中才能協(xié)調(diào)好、組織好。而協(xié)調(diào)、組織的能力要在平時(shí)的工作中不斷的學(xué)習(xí)、積累和總結(jié)。 3.3 心理素質(zhì) 心理素質(zhì)是秘書人員基本素質(zhì)的基礎(chǔ)。面對(duì)紛繁復(fù)雜的日常工作和社會(huì)上一些人士的世俗偏見及一些心術(shù)不正的秘書利用職務(wù)之便進(jìn)行一些不法行為，不道德交易以獲得自