英文翻譯---基于統(tǒng)計研究的管理信息系統(tǒng)

本科畢業(yè)設計外文翻譯 外文譯文題目 ： 基于統(tǒng)計研究的管理信息系統(tǒng) I Management of information systems: Insights from accounting research Neale G. OConnor Maris G. Martinsons Information & Management 43 (2006) 10141024 基于統(tǒng)計研究的管理信息系統(tǒng) 尼爾歌納 瑪利絲馬丁遜 信息管理 43 (2006) 1014 1024 II 摘 要 本文通過對統(tǒng)計學的洞察和申請建議來提高我們對信息系統(tǒng)管理方面的知識。成本 利潤的模型被設計和應用到我們所研究的四個領域當中：拖欠費用，外部采辦，決定技術支持和商業(yè)流程的再設計和改進。我們證明會計文化對信息系統(tǒng)的管理有相當大的學術貢獻。 關鍵字：信息系統(tǒng)價值；信息技術 (IT)管理；外部采辦；拖欠費用；決策支持系統(tǒng)；商業(yè)流程再設計；商務表現(xiàn)；表現(xiàn)度量 III 目 錄 摘 要 . II 1 緒論 . 1 2 概念模型：核算成本 利潤 . 1 3 信息系統(tǒng)研究的四個領域 . 3 3.1 管理信息系統(tǒng)的費用 . 3 3.2 費用回收 . 3 3.2.1 會計學原理 . 4 3.3 外購 . 5 3.3.1 會計學原理 . 6 3.4 管理信息系統(tǒng)的好處 . 7 3.5 決策支持系統(tǒng) . 7 3.5.1 會計學原理 . 8 4 總結 . 10 致謝 . 10 1 1 緒論 信息系統(tǒng)的管理被廣泛用于各種層面。企業(yè)的決策層主要處理資源的分配。功能層次的信息系統(tǒng)決定什么地方和什么時候應用信息技術，以及提出申請到底是制造還是購買的問題。制造一個內部應用的新型信息技術的決定將不可避免的導致一個管理計劃的開始。 會計學者和信息系統(tǒng)學者都考慮到與前面提到的決定有關的重要問題。例如，在由 Kodak 把信息系統(tǒng)管理訂約給 IBM 公司的路標決定后，關于外購和信息系統(tǒng)研究的穩(wěn)定潮流開始出現(xiàn)。同樣地，會計學研究已經(jīng)檢測到最初的外購決定。然而，信息系統(tǒng)文獻的再度審查意味著其它管理問題已經(jīng) 出現(xiàn)不足，尤其包括職位履行決定的問題。我們直接審視這些不合理的地方，會計學原理應用到四個科學領域：會計學原理和許多信息系統(tǒng)問題有關，但最近的發(fā)展聚焦在決定和管理控制的問題上。結果，我們展示了會計學原理怎樣能幫助信息系統(tǒng)進行職業(yè)管理。 (1)IT 工程難以認識的方面：包括風險評估，控制和調度； (2)和決策支持系統(tǒng)使用有關的情況 (3)公司的權威和激勵結構。下一部分提出一個概念模型，這個框架強調信息系統(tǒng)和會計學研究之間的重疊部分，然后，我們分別評價前面提到的每個領域，概括信息系統(tǒng)文獻，（ 1）確定會計學原理是怎樣能夠擴 大主流知識，（ 2）鑒別深入研究的關鍵問題。 2 概念模型：核算成本 利潤 通過更精確地把成本歸到確切的產(chǎn)品、服務和顧客中，會計學能大大提高決策制定的質量。同樣地，通過更精確地把雇傭能力歸到組織結果，會計學能提高雇傭能力的動機和目標定位。所有這些努力增強信息系統(tǒng)的管理。它們的成功取決于測定的是什么以及怎樣很好地測定這些目標。典型地，把這些測量翻譯成貨幣術語來評估成本和利潤。 為了介紹和涉及信息系統(tǒng)管理的這四個領域，考慮如圖 1 所示 IT 應用過程是非常有用的。一個組織必須決定一個范圍來開發(fā)和操縱它自己的信息系統(tǒng)。它可能決定外購一些或所有的活動。 2 圖 1 信息技術申請流程 信息系統(tǒng)的經(jīng)濟利益一般形成兩個形式：（ 1）通過流程改善來降低運轉費（ 2）通過提供更精確和適時的信息給決策者來改善資源分配。 IT 應用的潛在范圍由戰(zhàn)略水平提高到操縱水平。在圖 2 中的成本 利潤模型表明兩個 IT 利潤的一般類型并且描述 IT 成本，包括：（ 1）最初開發(fā)和不間斷地維修費用。強調會計學原理的核心問題，因為它們努力驅動信息系統(tǒng)設計的相關部分并且最終影響了這個設計的效率。 圖 2 信息技術的成本 利潤模型 新信息技術申請委員會 外部發(fā)展 內部發(fā)展 外部發(fā)展 外部發(fā)展 買 造 成 本 外部采購操作 外部采購 訂合同郵報控制什么是向其甲縮醛措施能被用來加強合作關系的程度嗎 ? 收縮成本 收縮的成本 信息技術的價值 成 本 內部操作 信息技術控制 費用回收 信息技術計劃成本 什么樣的控制手段機械裝置是適合導演和驅 (屋內計算，硬件獲得 ) 使在組織中行為 ? 利 潤 決策支持系統(tǒng) （管理流程改進） 再設計 （操作流程改進） 3 3 信息系統(tǒng)研究的四個領域 3.1 管理信息系統(tǒng)的費用 一個部門的關注點恢復操作和維護信息系統(tǒng)的費用：“費用回收”概念。 3.2 費用回收 一個費用回收系統(tǒng)正常地花費在成本核心或室內信息系統(tǒng)服務的用戶部門有許多改變，例如，成本最小化，變動價格，確定基于時間流逝的標準率，評估用于工作的信息系統(tǒng)部分，說明在系統(tǒng)中工作優(yōu)先權和混合程度的時間調整因素。 這問題變成：什么費用回收系統(tǒng)對供應商和用戶之間是公平的？ 在圖 3 中展示了許多協(xié)定。費用回收幫助創(chuàng)造一個同用 戶交流 IT 成本的有責任文化。然而，一個對公司策略起關鍵作用的激勵意志力的應用的靈活途徑可能會減輕責任的要求。最終，費用回收可能用于管理服務部門的供應能力和非服務部門需求之間的相互依賴。例如，服務部門供應能力將會影響信息系統(tǒng)服務費用，這個費用取決于非服務部門之間相互依賴中的反映變化。 圖 3 費用回收模型的驅動 費用回收的驅動程序在于（ 1）管理控制（ 2） IT 的決策角色，（ 3）組織的測試成本和演示的能力。雖然費用回收實踐沒有重要的改變，但是分配成本和教育用戶 使用費用回收信息的困難已經(jīng)增加。信息系統(tǒng)模型仍然強調公正、平等、負責和控制能力的問題。 責任 目標：資源控制 互相依賴 目標：有效的資源計劃編制和分配 客觀性：擁擠，信息，刺激 在用戶需求和信息系統(tǒng)技術支持能力之間交易 靈活性 目標：戰(zhàn)略資源使用 4 研究于 20 世紀 80 年代的費用回收可能已經(jīng)限制了同今天的 IT 集中環(huán)境之間的關聯(lián)。傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)服務中心角色已經(jīng)隨著要求他們自己專家的部門而發(fā)生改變。雖然網(wǎng)絡工作和維修服務仍然保留著中心地位。 IT 資源的分配決定了在一些定位和操作方面的費用困難，計算正成為一個免費資源或商品。這個結果保守地說明了 IT 費用和多重應用。為了確定這些發(fā)展，費用輸出模型必須考慮信息系統(tǒng)預算來確定其過程。信息系統(tǒng)演示管理以及 IT 供應商和用戶之間來闡明他們 角色和責任的交流。 同樣地，新技術的采用包括用戶努力完成使用的表面利益，實際上包括深層含義和不確定其真實費用。隨著 IT 采用和更新以及增長率出現(xiàn)，許多組織至少處理兩代 IT。因為這增加了任何費用回收系統(tǒng)的復雜性，成本 利潤模型應在費用回收系統(tǒng)被設計之前鑒定這個費用。 信息系統(tǒng)研究人員已經(jīng)發(fā)現(xiàn)說明 IT 應用的活躍性和分散特性很困難。他們也失敗地充分考慮了同信息系統(tǒng)服務有關的補充性和客觀性。 3.2.1 會計學觀點 兩個概念能指導設計和雇傭一個信息技術費用回收系統(tǒng)：功能領域內的內在資源效用和成本分配過程的外在影響。公 正地向 IT 服務用戶收費是合理的，但付諸實踐相當困難。一個部門的 IT 使用將會影響另一個部門。并最終影響到服務部門的能力。一個設計不好的費用回收系統(tǒng)將會導致負面的外在性，費用將會強征于沒有參與決定的個體。例如， Zimmerman 提出了一個效應：當管理者過度消耗資源時，刺激效應將會產(chǎn)生；當收費系統(tǒng)創(chuàng)立了一個效應克服用戶和供應商之間不對稱信息的相互監(jiān)視關系時，信息效應產(chǎn)生了；集聚效應包括稅款的延遲和配給其用戶的費用。這些導致了對有限資源缺乏的費用回收。 適應性和責任性之間的協(xié)定也能阻止 IT 服務和資源的意志力使用。有 三個會計學方法可能幫助減輕這個問題。 1)雖然根據(jù)一個用戶付款方式，償還 IT 投資成本是合理的，但是責任性和適應性之間的平衡將會受到影響。知道費用回收增加用戶 IT 服務意識的水平有多低將是有用的。太少費用回收導致沒有自我監(jiān)視和對消耗的資源的少量關注，但是太多的費用回收將會阻止 IT 服務和資源的意志力使用。 2)一個會計學原理知識，它對意志力活動的需求將在某些領域被鼓舞，例如R&D。然而，這不會消減評估和控制資源的使用的必要，決定和估計重要的成功因素，這些因素表明組織是怎樣很好地完成它的目標的。投入的資金和行為的控制是合適的，當一個組織的任務包括高度的技術不確定性或是有一個很難測定的輸出量。 5 3)因為費用回收系統(tǒng)不是唯一的引導和控制信息系統(tǒng)用戶行為的方式，其它的方法也能被嘗試，包括把信息系統(tǒng)和用戶部門直接相關和刺激創(chuàng)新行為的激勵系統(tǒng)。帶有費用分配的激勵系統(tǒng)型式的相互作用能夠影響利益性、生產(chǎn)性、創(chuàng)新性以及組織各部分之間的信息交換。 對經(jīng)濟測定和價值的強調增強了對戰(zhàn)略目的使用費用回收的重要性。更多的費用回收的重要性。更多的費用回收怎樣使用的知識能支持必需的 IT 應用的戰(zhàn)略目標。一個關鍵的挑戰(zhàn)就是理解和協(xié)調兩個確定矛盾觀點之 間的分歧，它們是對費用回收的需要和對它的批判。 前輩外購費用回收系統(tǒng)是不成功的嗎？一些經(jīng)濟學家和會計師建議應該沒有費用回收或至多有記在頁邊的成本價格。 3.3 外購 信息系統(tǒng)外購決定是以它們的大小、復雜性、潛在的不可逆性為特征。這種外購的利益包括由于一個販式的經(jīng)濟規(guī)模的成本，接近新技術和專門技術的可能性，戰(zhàn)略的適應性，以及作廢的取消。復雜性以它的難以了解的特性、多樣性的賭金保管者和服務時間交付的需要為特征的。這些因素表明考慮許多評價服務的成功和可行性階段的必要性。此外，這起草合同階段要求非正式的創(chuàng)造一個半階段合作關系的管理形式。 Eastman Kodak 到 IBM 公司購買電腦主機的決定被發(fā)現(xiàn)有一個積極的股票市場反應。結果是很明顯的，成功的外購結果包括知識的分享，有一個正式的評價過程，使用短期合同以及外購關于選擇性基礎的 IT。 信息系統(tǒng)研究人員一般應用交流成本經(jīng)濟來解釋外購價值，例如，作廢的取消，接近新技術，小販式的經(jīng)濟規(guī)模。然而這不充分說明同信息系統(tǒng)外購工程的管理和完成有關的費用。由交易成本理論描述的顧客和提供者之間的關系是非常簡單的；因為：（ 1）不同賭金保管者的期望，（ 2）六個外購階段的存在：范圍、評價、磋 商、過渡、中間階段、成熟階段。研究人員已經(jīng)檢測信息系統(tǒng)外購決定和策略因素之間的關系。發(fā)現(xiàn)在信息質量，信息系統(tǒng)提供質量和費用效力以及公司的戰(zhàn)略傾向強烈暗示外購決定是一個彌補資源短缺的方式。相比較，既不是成本因素也不是公司的經(jīng)濟情況被發(fā)現(xiàn)嚴重影響外購決定。外購在合同關系中就一般顧客矛盾的程度而發(fā)生變化，這個可用經(jīng)銷理論來解釋。用戶和供應商之間的不對稱信息的發(fā)生是由于供應商的專有技術和用戶沒有能力有效地監(jiān)控這個工程。在最近才有外購的起草合同管理被研究，依賴和知識分享問題已被提出。 同與外購初始階段有關的市場決定相 比，外購合同的管理依靠心理合同和社 6 會資本。目的就是使合作部門間的合作更加便利 (見圖 4)。這個觀點提供了管理開始的整體理解，選擇是可利用的，并且是結果。三個理論可能用于做過程和結果的模型。信息系統(tǒng) 特性理論是必需的，由于一些因素，這些因素限制和重定義管理選擇可利用性和管理選擇的影響。 Is-Specific 理論使嵌入式觀點的可行性降低。 圖 4 外部采辦 較早研究的區(qū)域 3.3.1 會計學遠景 會計學研究者已經(jīng)決定共同努力理解不同控制和管理外購的起草合同階段的協(xié)調機制的效果?；谑袌?、行政系統(tǒng)，信譽度，定義了三個內部公司控制的不同模式 。 Chatos 和 connor 發(fā)現(xiàn)，在 Vs-sino 聯(lián)盟中，社會化和交際機制對知識和技術傳遞是關鍵的。這些機制同官僚主義和信賴控制模式有關。同樣地，團體控制已經(jīng)被提出，因為合作協(xié)調很重要，例如，穿過傳統(tǒng)商業(yè)功能的邊界時期工作的使用。會計學測定提了有關每個部門活動的正式信息，因此公正地保持每個部門；增強訂約部門之間聯(lián)系，并且引導知識和信息的分享。 另一個研究分支已經(jīng)檢測不同網(wǎng)絡工作形成的文章，并且用這個去解釋不同控制類型的價值；網(wǎng)絡工 作的類型被發(fā)現(xiàn)決定每個部門已有的信息，創(chuàng)造共同理解和穩(wěn)定的關系。 更早研究 在訂合同上理論 心理簽訂社會資本 市場價格 沖突 管理 相互關系 外部采購生命周期平臺 屋內 市場 訂合同 合作 7 3.4 管理信息系統(tǒng)的好處 方便和影響擴展到其它信息系統(tǒng)實踐領域決定的措施的提供：決定支持和過程改善。這些信息系統(tǒng)的類型的計劃和發(fā)展已經(jīng)從有關 IS 成功工作中受益 。 3.5 決策支持系統(tǒng) 決策支持系統(tǒng)支持決定制定過程的一個或更多方面。 IT 能通過搜集、操縱、傳播數(shù)據(jù)和信息來支持決定制定。更好的決定，更精確和適時，可能導致決策支持系統(tǒng)技術的使用，如果他們的信息是精確的、完全的、可變的、相關的、簡單的、可證實的、可接近的、安全的、可靠的、適時的、經(jīng)濟 的。 這種在知識管理系統(tǒng)中的技術的完整性幾乎不取決于政治因素，例如，保護某一塊草皮。 當一個公司的能力是一個實施決策支持系統(tǒng)必要條件，對于決策支持系統(tǒng)成功遠遠足夠了。決策支持系統(tǒng)實施取決于個人的志愿的行為。一個決策支持系統(tǒng)對于問題的發(fā)現(xiàn)、問題的解決、知識的發(fā)展是非常有用的（見圖 5）。信息系統(tǒng)傳統(tǒng)地被視為幫助常規(guī)決定制定的靜態(tài)系統(tǒng)，不像能幫助組織學習的活躍的學習系統(tǒng)。以決定幫助通過決定過程，到?jīng)Q定制定效果的聯(lián)合的更完全的觀點已經(jīng)產(chǎn)生了決策支持系統(tǒng)演示取決于決策支持系統(tǒng)策略的模型，輪流取決于因素的相互作用，例如 ，決策支持系統(tǒng)能力、任務、知覺努力、經(jīng)費以及知覺精度。 研究已經(jīng)鑒別出關鍵因素，這些因素使能夠或抑制成功采用，例如信息系統(tǒng)接口技術，系統(tǒng)功能性以及用戶缺乏學習能力和學習新技能和規(guī)則的動機。例如，一個 41 實施的例子的回顧鑒定出 6 個抵制領域并且提出了實施抵制和成功之間關系的概念性模型。 8 . 圖 5 決策支持系統(tǒng)的類型學 3.5.1 會計學原理 會計學研究人員已經(jīng)徹底地檢測了特殊決策支持系統(tǒng)的費用和利益，例如基于花費和多樣演示措施系統(tǒng)的活動。表 1 表明他們的直接 利潤和間接利潤的兩種不同的結果。 表 1 決策支持系統(tǒng)的優(yōu)點 衡量決策支持系統(tǒng)的好處 會計文學中被考核的決策支持系統(tǒng)的例子 不確定 發(fā)現(xiàn)問題 決策支持系統(tǒng)的好處： 1. 為更快決定及時反饋 2. 更廣的顯 示通道 解決問題 決策支持系統(tǒng)的好處： 1. 對于每一個重要的信息有著較好的決定 2. 檢查跟蹤系統(tǒng)意味著較大負有責任 有體系的知識基礎 決策支持系統(tǒng)的好處： 較低知識撒播估計成本 更大的研究力度 更大的較大機會產(chǎn)生 例如： -知識地圖 前往公司把雇員的隱含知識變成明確知識 -更早決定的歷史 特有決定溫故而知新 -從桿了解訂合同審計 9 直接 決策支持系統(tǒng) a.尋找問題 及時 (例如 A、 B、 C 平衡記分卡 ) b.解決問題 準確性，信息化 (例如較大信息處理才能 ,更準確知識地圖 ) c.知識管理 降低知識轉移成本 (例如通過更有效率組織的結構控制方法的跨度 ) 1戰(zhàn)略成本度量系統(tǒng) (例如基于活動的成本會計和總品質管理 ) 2戰(zhàn)略表現(xiàn)度量系統(tǒng) (例如平衡記分卡 ) 間接 學習 (競爭性優(yōu)勢 ) 明顯文化 (革新的才能 ) 雇員士 氣 (減少周轉 ) 信息技術的最現(xiàn)值的分析可以衡量學習的間接好處。這種間接的好處可能轉變成更加明確的回報就像他們幫助公司形成一種競爭優(yōu)勢和革新才能。例如 ,允許更快應對圣歌改變。對管理的挑戰(zhàn)是要衡量這些按照他們的到信息技術投資的曲折好處的連接好處。 把研究視作能使我們諒解肥沃的他 信息系統(tǒng) 的在雙向的中決定援助 /好處：（ 1）從事有關會計工作的判決和決策（ 2）反饋一個決策支持系統(tǒng)所獲得的好處。 首先，我們需要懂得被積蓄和研究連接的局限性和偏差，然后找回信息和他的決策中的使用。管理決斷中的不同被歸咎為人們認知的機器 ，例如經(jīng)驗和教育構架和他們的個人特征，例如類型的刺激任務 ,反饋，選定壓力和可用的信息的數(shù)量和維數(shù)的時間。最近研究已經(jīng)檢查和多重表現(xiàn)度量信息的使用有關的認識的傾向，例如平衡的記分卡。人們已經(jīng)發(fā)現(xiàn)管理是容易產(chǎn)生偏差的，例如把普通而不是唯一度量的重量和結果的影響安置的傾向。研究者已經(jīng)檢查從 -左右機械裝置的效力，例如負有責任 ,經(jīng)驗和柜臺知識庫要求措施幫助管理估計信息技術好處。因此，韻律法就如花費在訪問和更新數(shù)據(jù)庫方面能被用來決定程度的信息系統(tǒng)和它的分擔的信息的使用的時間和過程的接近程度，也是否這使用正發(fā)展。最近的一 個在商業(yè)組織模型中對鉛 -減慢指示的研究已經(jīng)強調包含速度和大小描繪各種各樣原因和影響連接的重要性。更好控制手段也是向組織的學習提供一反饋圈。 10 4 總結 我們已經(jīng)把統(tǒng)計學的觀點應用于信息系統(tǒng)管理的四個領域：成本回收、外部采辦、決策支持系統(tǒng)和商業(yè)流程再造 (再設計 )。表 2 總結了這個問題，先前的文摘和會計學對這篇文章的研究有很大貢獻。 四個區(qū)域代表僅有的部分在會計和信息系統(tǒng)研究者之間重疊利益。自從他們的文學給了我們關于怎樣管理信息技術互補了解以來，為了推進先行的信息系統(tǒng)管理獎的學問 ,我們促使會計和信息系統(tǒng)研究者把他們 的知識湊在一起。 致謝 本文的更早期理論 2004 年被阿利斯斯普林斯在 AFAANZ 會議上提出，在2003 年 4 月香港城市大學，作者因得到他們的建議和幫助而感謝 Chee W.Chow和羅伯特 Davison。 11 Abstract This paper advances our knowledge of information systems (IS) management by applying ideas and insights from accounting.An integrative costbenefit framework is developed and applied to four areas of research: chargeback, outsourcing, decisionsupport, and business process re-engineering and improvement. We show that the accounting literature contributes significantly to scholarship on the management of IS. 1 Introduction Information systems (IS) are managed at various levels. Enterprise level decisions primarily deal mainly with allocation of resources. Functional level IS decisions include where and when to apply IT, and whether the application should be made or bought. A decision to make a new IT application internally will inevitably lead to the initiation of a project that must then be managed. Important issues related to each of the aforementioned decisions have been considered by both IS and accounting scholars. For example, a steady stream of IS research on outsourcing began to emerge after the landmark decision by Kodak to contract its IS management to IBM. Similarly, accounting research has examined the initial outsourcing decision. However, a review of the IS literature suggests that other management questions have been addressed inadequately,particularly those involving 12 post-implementation decisions. We address these inadequacies directly by applying an accounting perspective to four specific areas important to both practitioners and researchers: chargeback for IS services, post-contractual management of IS outsourcing, management decision support systems (DSS), and IT-enabled operational process improvement. The accounting perspective is relevant to many IS issues, but recent advances focus on decisions and management control issues after an IS has been implemented. As a result, we show how accounting insights can help the IS profession to manage: (i) the intangible aspects of IT projects, including risk assessment, control, and coordination; (ii) biases that are associated with DSS use, and (iii) the authority and incentive structure of the firm. The next section presents a conceptual framework, which highlights the overlap between IS and accounting research. We then consider each of the aforementioned areas in turn, to (1) summarize the IS literature, (2) specify how the accounting perspective can augment mainstream knowledge, and (3) identify key issues for further research. Fig. 1. The process of information technology (IT) application. 2 Conceptualframework:accounting costsbenefits By more accurately attributing costs to specific products, services and customers, accounting can greatly improve the quality of information for decision-making. Similarly, by more accurately attributing employee effort to organizational outcomes, accounting can improve the motivation and goal alignment of employee efforts. Both of these efforts enhance the management of IS. Their success ultimately depends on what is measured (e.g., costs, activities, or processes) and how well these objects are measured. Typically, these measurements are translated into monetary terms to evaluate the costs and benefits. To introduce and relate the four areas of IS management, it is useful to consider the process of IT application as shown in Fig. 1. An organization must decide the extent to which it will develop and operate its own IS; it may decide to outsource 13 some or all of the activities. The economic benefits of IS generally take one of two forms: (i) the reduction of operational costs through process improvement (by automating, streamlining or re-engineering capital and labor intensive activities), and (ii) the improvement of resource allocation by providing more accurate and timely minformation to decision makers. The potential scope of IT applications ranges from the strategic to the operational level. The costbenefit framework in Fig. 2 shows these two general types of IT benefits and depicts IT costs, which include: (i) initial development and (ii) on-going maintenance costs. The core issues (questions) from an accounting perspective are highlighted, because they drive the relevant part of IS design and thus ultimately affect the effectiveness of the design. Fig. 2. Information technology (IT) costbenefit framework. 3 Four areas of IS research 3.1. Managing the costs of information systems A significant concern of an organization is to recover the costs of operating and maintaining the IS: the chargeback issue. 14 3.2. Chargeback A chargeback system normally bills cost centers or user departments for in-house IS services. There are several alternatives, such as cost minimization, flexible pricing (to resolve peak load problems), and setting standard rates based on the elapsed time, estimated fraction of the system used by the job, and a timeadjusting factor that accounts for the jobs priority and mix in the system. The question becomes: What chargeback system would be fair to both providers and users? Several tradeoffs are shown in Fig. 3. Chargeback helps to create a culture of accountability that communicates the cost of IT to users. However, the demand for accountability may have to be tempered by a flexible approach that encourages volitional use that is critical to a firms strategy. Finally, chargeback may be used to manage the interdependency between service department capacity and external (non-service) department demand; e.g., service department capacity will influence IS service cost but it depends on external demand. In an uncertain environment, the IT capacity will constantly mirror changes in the interdependency between service and external departments. Fig. 3. Drivers of chargeback design. The drivers of chargeback have their roots in: (i) management control, (ii) the strategic role of IT, and (iii) the organizations ability to measure costs and performance. Although chargeback practices have not changed significantly, the difficulties of both allocating costs and educating users about using chargeback information have increased. IS effectiveness models have yet to address issues of fairness, equity, responsibility and controllability. 15 Chargeback studies from the 1980s may have limited relevance in todays IT-intensive environment. The traditional IS service center role has changed as departments acquire their own specialists, though networking and maintenance services remain centralized. The dispersion of IT resources makes determination of costs difficultin some locations and operations, computing is becoming an almost free-resource or commodity. The consequences of this are (i) understated IT costs and (ii) duplicated effort (multiple applications run on several platforms). To address these developments, the chargeout framework must consider the IS budget setting process, IS performance management, and communication between IT providers and users to clarify their roles and responsibilities. Similarly, the adoption of new technology involves user effort to achieve the perceived benefits of use but involving steep learning curves and uncertainty about the real costs. As IT adoption and upgrades take place at increasing rates, many organizations are dealing with at least two generations of IT. As this increases the complexity of any chargeback system, a costbenefit framework should identify the costs before a chargeout system is designed. IS researchers have found it difficult to account for the dynamic and dispersed nature of IT applications. They have also failed to fully consider the complementarities and externalities that are associated with IS services. 3.2.1. Accounting perspectives Two concepts provide guidance in designing and employing an IT chargeback system: internal costresource utilization within functional areas, and the effects of externalities in the cost allocation process. Fairness in charging users for IT services is reasonable, but putting this into practice can be difficult. IT use by one department will influence that of another and ultimately affect service department capacity. A poorly designed chargeback system will result in negative externalities, where costs will be imposed on individuals without their participation in the decision. For example, Zimmerman noted three effects: Incentive effects arise when managers over-consume resources; Information effects occur when charging systems establish a mutual monitoring relationship that overcomes the asymmetric information between users and suppliers; Congestion effects involve the imposition of delays and rationing costs on other users. These result from lack of chargeback for limited resources. The tradeoff between flexibility and accountability can also stifle volitional use 16 of IT services and resources. There are three ways that accounting methods may aid in reducing this problem: 1.Although it is logical to recoup the cost of IT investment according to a user-pays formula, a balance may be struck between accountability and flexibility. It would be useful to know how lower levels of chargeback increase user awareness of IT services. Too little chargeback results in no selfmonitoring and little concern for the resources consumed but too much chargeback stifles the volitional use of the IT services and resources. 2. An accounting perspective acknowledges the need for volitional activity to be encouraged in some areas, such as R&D. However, this does not eliminate the need to evaluate and control the use of a resource, determining and assessing the critical success factors to indicate how well the organization achieves its objectives 24. Input and behavioral controls are appropriate when an organizational task involves a high degree of technological uncertainty or has outputs that are difficult to measure. 3. Because chargeback system