時(shí)間管理

請(qǐng)回顧上一個(gè)工作日你一天的時(shí)間安排 上午 下午 晚上 讓我們?cè)賮?lái)看銷售部張經(jīng)理和 陳經(jīng)理的故事 銷售部張經(jīng)理的一天 1、 部門例會(huì) 2、看促銷資料 3、接聽(tīng)和打電話 4、下屬來(lái)請(qǐng)示工作 5、與財(cái)務(wù)經(jīng)理討論費(fèi)用問(wèn)題 6、替上屬營(yíng)銷總監(jiān)去開(kāi)會(huì) 7、給外地辦事處打電話 8、與行政部經(jīng)理聊天 9、替下屬修改銷售報(bào)告 7、吃飯 8、接待一個(gè)客戶 9、準(zhǔn)備向營(yíng)銷總監(jiān)匯報(bào)的資料 10、下屬來(lái)談其工作中的困難、抱怨11、與人事經(jīng)理談某下屬的獎(jiǎng)金問(wèn) 12、接到顧客投訴電話、很惱火 13、打電話詢問(wèn)投訴之事 14、總經(jīng)理找 15、下屬請(qǐng)示工作調(diào)動(dòng) 16、撰寫招聘計(jì)劃 17、與人事經(jīng)理協(xié)商 時(shí)間不夠用 時(shí)間能倒轉(zhuǎn)該多好 該死的時(shí)間 時(shí)間不等人 要是多點(diǎn)時(shí)間該多好呀 可時(shí)間是任何人都無(wú)法改變的、絕對(duì)公平的 是時(shí)間出了問(wèn)題嗎 部門例會(huì) 看促銷資料 找下屬談心 晚上陪女朋友看電影 銷售部陳經(jīng)理的一天 角色分析 主動(dòng)者 & 被動(dòng)者 主 人 & 奴 仆 陳經(jīng)理 張經(jīng)理 可我們問(wèn)題出在哪里呢 關(guān)鍵是我們不會(huì)管理自己的時(shí)間 為什么我們?nèi)绱嗣y 時(shí)間管理 和獅子賽跑，與時(shí)間競(jìng)速。 你后悔過(guò)什么？ 時(shí)間對(duì)您來(lái)說(shuō)夠用嗎？ 你把時(shí)間做怎樣的詮釋。 你是怎樣利用這 24小時(shí)的？ 好好想一想，還有多少時(shí)間？ 60歲退休？ 時(shí)間是什么 逝者如斯夫 ， 不舍晝夜 。 孔子 時(shí)間的無(wú)聲腳步是不會(huì)因?yàn)槲覀冇性S多事情處理而稍停片刻的 。 莎士比亞 洗手的時(shí)候 ， 日子從水盆里過(guò)去 ， 吃飯的時(shí)候 ，日子從飯碗里過(guò)去 ， 默默時(shí)便從茫然的雙眼前過(guò)去 ， 我覺(jué)察它去的匆匆了 ， 伸出手遮掩時(shí) ， 他又遮掩著從手邊過(guò)去 ， 天黑時(shí) ， 我躺在床上 ， 它便伶伶俐俐地從我身上跨過(guò) ， 從我的腳邊飛過(guò)去了 ，等我睜開(kāi)眼睛和太陽(yáng)再見(jiàn) ， 這又算溜走了一日 。我掩面嘆息 ， 但是新來(lái)的日子因而又開(kāi)始嘆息地散過(guò)去了 。 朱自清 時(shí)間是什么 時(shí)間是什么？ 時(shí)間是稀缺的資源 時(shí)間具有不可逆轉(zhuǎn)性 時(shí)間 金錢 時(shí)間不可以缺少， 時(shí)間不可以替代， 時(shí)間不可以存儲(chǔ)， 時(shí)間不可以增減， 但時(shí)間可以管理 。 學(xué)習(xí)時(shí)間管理就是學(xué)習(xí)管理自己 人生的目標(biāo) 你的人生目標(biāo)是什么？ 在有限的人生中要達(dá)到這些目標(biāo)，就必須學(xué)會(huì)如何管理時(shí)間 一個(gè) 72歲的人一生的時(shí)間 學(xué)習(xí)時(shí)間管理的好處 控制時(shí)間 ，而不是被時(shí)間所控制。 能夠 減輕 工作 壓力 。 可以 節(jié)約時(shí)間 。 利用相同的時(shí)間，更加 專注 于做重要的 事情 。 可以 提高 工作 效率 ， 改善 工作的 質(zhì)量 。 平衡時(shí)間 ，掌握好利弊，進(jìn)行有效工作。 實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理的三個(gè)途徑 時(shí)間管理的三個(gè)途徑 第一個(gè)途徑是 優(yōu)先計(jì)劃管理 ，就是把事情按照目標(biāo)來(lái)進(jìn)行優(yōu)先設(shè)定，優(yōu)先計(jì)劃管理可以使事情井井有條，不忙不亂。 時(shí)間管理的三個(gè)途徑 第二個(gè)途經(jīng)是 自我組織管理 ，主要是通過(guò)調(diào)整自身的工作方式和方法來(lái)實(shí)現(xiàn)工作效率。因?yàn)槿耸巧鐣?huì)組成的一部分，難以避免不同其他人打交道。而工作方式、方法很重要，調(diào)整好自己的工作方式就能夠解決時(shí)間管理中的一些問(wèn)題。 時(shí)間管理的三個(gè)途徑 第三個(gè)途徑是 溝通管理 ，強(qiáng)調(diào)的是與人溝通過(guò)程中控制時(shí)間的能力。 優(yōu)先計(jì)劃管理 如何最大限度裝滿桶 優(yōu)先計(jì)劃管理 1、 把每天要做的事列一份清單 小案例： 60年代一個(gè)價(jià)值 25000美元的建議 伯利恒鋼鐵公司總裁查爾斯 史瓦 管理顧問(wèn)李愛(ài)菲 2、 確定優(yōu)先順序 ， 從最重要的事情做起 3、 每天都這么做 優(yōu)先計(jì)劃管理 什么樣的事情是你優(yōu)先選擇做的 喜歡做的事情 熟悉的事情 花費(fèi)時(shí)間少的事情 已經(jīng)排定時(shí)間的事情 經(jīng)過(guò)籌劃的事情 上級(jí)臨時(shí)交代的事情 有趣的事情 緊急的事情 容易做的事情 資料齊全的事情 別人的事情 優(yōu)先計(jì)劃管理 -優(yōu)先矩陣 M1重要 緊急 M2 重要 不緊急 M4不重要 不緊急 M3不重要 緊急 盡量避免擴(kuò)大M1類的事情 盡量少做 M3類的事情 盡量不做 M4類的事情 多花時(shí)間在M2類的事情 優(yōu)先計(jì)劃管理 -優(yōu)先矩陣 劃分事情的緊急程度，遵循的原則： 首先應(yīng)該是 輕重 ，再就是 緩急 艾森豪 時(shí)間管理 表格 由最緊急重要的做立刻開(kāi)始及親自做 本日內(nèi) 日內(nèi) 本月內(nèi) 優(yōu)先 暫 緩 再說(shuō)了 優(yōu)先 暫 緩 再說(shuō)了 優(yōu)先 暫 緩 再說(shuō)了 很重要 很緊急 由最緊急重要的做立刻開(kāi)始及親自做 艾森豪 時(shí)間管理 表格 不重要 很緊急 不重要但緊急授權(quán)給人吧 ! 集中解決 ( 聯(lián)絡(luò)傳訊 ) 傳訊 ( 時(shí) / 人 / 事 ) 授權(quán) ( 做 中 終 事 / 人 / 期限 / 督導(dǎo) ) 本日 本週結(jié)案 一週內(nèi) 本月結(jié)案 不重要但緊急授權(quán)給人吧 ! 集中解決 (聯(lián)絡(luò)傳訊 ) 艾森豪 時(shí)間管理 表格 很重要 不緊急 策略性計(jì)畫，定下執(zhí)行時(shí)間已開(kāi)始的要追蹤執(zhí)行狀況 本 季 本 月 本 年 未 排 定 策略性計(jì)畫，定下執(zhí)行時(shí)間已開(kāi)始的要追蹤執(zhí)行狀況 優(yōu)先計(jì)劃管理 帕雷托原則 帕雷托原則 （ 二八原則 ） 80的財(cái)富，聚集在 20的人手里 80的業(yè)務(wù)，由 20的客戶提供 成功法則：用你 80 的時(shí)間，處理你工作中 20 的最重要事情。 80的業(yè)績(jī)，由 20的銷售員完成 制定目標(biāo)的好處： 1、通過(guò)制定目標(biāo)，可以節(jié)省不少時(shí)間。 2、通過(guò)制定目標(biāo)，可以篩選應(yīng)該做的事情。 3、目標(biāo)可以是個(gè)動(dòng)力和壓力，推動(dòng)你發(fā)揮 潛能，實(shí)現(xiàn)價(jià)值。 優(yōu)先計(jì)劃管理 目標(biāo)管理 制定目標(biāo)的 smart原則 1. 目標(biāo)必須是具體的（ Specific）； 2. 目標(biāo)必須是可以衡量的（ Measurable）； 3. 目標(biāo)必須是可以達(dá)到的（ Attainable）； 4. 目標(biāo)必須和其他目標(biāo)具有相關(guān)性 (Relevant)； 5. 目標(biāo)必須具有明確的截止期限 (Time-based)； 目標(biāo)的運(yùn)用 1、目標(biāo)金字塔 每周（日）時(shí)間計(jì)劃表 記錄內(nèi)容： （）時(shí)間已具體確定的會(huì)談、會(huì)議 （）時(shí)間沒(méi)有具體確定的待處理事項(xiàng) （）電話、記錄等信息 具體操作步驟： （）把已確定的會(huì)談、會(huì)議安排到日程中； （）把待做的事項(xiàng)列表，標(biāo)明所需時(shí)間和、（不可授權(quán)，可授權(quán)）； （）把待做的事項(xiàng)安排到日程表中，注明所需文 件出處； （）做完的事項(xiàng)勾掉 自我組織管理 1、授權(quán)； 2、文件管理； 3、自我習(xí)慣改變； 自我組織管理的幾個(gè)方法 自我組織管理 授權(quán) 授權(quán)是什么？ 上級(jí)給下屬一定的權(quán)力，使下屬在一定的監(jiān)督之下，有相當(dāng)?shù)淖灾鳈?quán)和行動(dòng)權(quán)的過(guò)程。 授權(quán)的分類 用人之權(quán) 做事之權(quán) 花錢之權(quán) 高效授權(quán)的簡(jiǎn)單原則 1、授權(quán)的目的要明確； 2、因事授權(quán)，視能授權(quán)； 3、不能重復(fù)授權(quán)； 4、權(quán)與責(zé)相對(duì)應(yīng)； 5、逐級(jí)授權(quán)； 6、單一授權(quán)； 7、適度授權(quán)； 8、良好的溝通； 9、充分地信任； 10、有效的控制； 授權(quán)的誤區(qū) 1、 授權(quán)不是參與； 2、授權(quán)不是棄權(quán)； 3、授權(quán)不是授責(zé)； 4、授權(quán)不是代理職務(wù)； 5、授權(quán)不是工作分工 ； 自我組織管理 文件管理 1、敢于扔掉廢舊文件； 2、分門別類管理文件； 3、不要積壓文件； 4、下班時(shí)收拾辦公桌； 自我組織管理習(xí)慣改變 1、利用等候、乘車等零星時(shí)間； 2、拒絕拖拉，養(yǎng)成專心做事，按時(shí)完成的習(xí)慣； 3、創(chuàng)造時(shí)間區(qū)； 時(shí)間管理的誤區(qū) 面面俱到 都想做好 完全主義 都想做完 平均分配時(shí)間和精力 溝 通 管 理 溝通管理 1、拒絕“干擾”的技巧； 2、電話中節(jié)省時(shí)間； 3、會(huì)議中節(jié)省時(shí)間； 溝通管理 懂得說(shuō) “ 不 ” ，拒絕干擾 拒絕干擾可以增加管理者自由支配的時(shí)間 拒絕干擾可以使管理者集中精力做好份內(nèi)的工作 拒絕干擾有助于樹(shù)立起權(quán)威的管理者形象 拒絕干擾有助于在組織內(nèi)部形成規(guī)范管理的習(xí)慣 一、拒絕干擾的必要性 溝通管理 拒絕干擾的 10條技巧 用制度拒絕干擾 拒絕時(shí)不要使用擋箭牌 拒絕時(shí)保持和顏悅色或夾帶欣賞 拒絕的態(tài)度要堅(jiān)決 拒絕中要爭(zhēng)取主動(dòng) 拒絕時(shí)要避免爭(zhēng)吵 拒絕時(shí)要對(duì)事不對(duì)人 拒絕時(shí)要提出建設(shè)性的意見(jiàn) 溝通管理 怎樣拒絕上司的干擾 哪種上司會(huì)干擾下屬？ 2、在下屬面前演講欲過(guò)強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)：青蛙 1、朝令夕改的領(lǐng)導(dǎo)：百變雄獅 溝通管理 怎樣拒絕上司的干擾 對(duì)付 百變雄獅 ： 1、當(dāng)面詢問(wèn)清楚 2、把皮球踢回去 3、接近工作期限時(shí)再著手工作 對(duì)付 青蛙 ： 1、別給他發(fā)表演講的機(jī)會(huì)； 2、只是用 “ 是 ” 或 “ 不是 ” 回答他； 3、心不在焉地與他說(shuō)話； 4、與他談話時(shí)頻繁看表； 溝通管理 電話管理 要避免開(kāi)頭的題外話 善用結(jié)束談話的技巧 盡量集中回復(fù)電話 拿起電話前先想一想 打出電話的技巧 1、把常用電話號(hào)碼集中記錄； 2、養(yǎng)成打腹稿的習(xí)慣； 3、說(shuō)好電話的開(kāi)頭語(yǔ)； 4、結(jié)束交談前最好簡(jiǎn)單概述一下； 5、體態(tài)放松可以加速思考； 6、時(shí)刻保持節(jié)約時(shí)間的意識(shí)； 7、掛下電話時(shí)確保人家話已說(shuō)完； 8、時(shí)刻保持節(jié)約時(shí)間的意識(shí)； 接聽(tīng)電話的技巧 1、接聽(tīng)電話要快，響兩聲接電話； 2、聽(tīng)清來(lái)電者的自我介紹； 3、接長(zhǎng)途要立即作出反應(yīng)； 4、接電話時(shí)放下你手頭的事； 5、與第三人講話時(shí)要捂住話筒； 6、接聽(tīng)電話不要說(shuō)長(zhǎng)句，不作展開(kāi)性說(shuō)明； 7、不要讓人家等得不耐煩； 8、準(zhǔn)備一個(gè)記錄本和筆； 9、對(duì)電話內(nèi)容要不斷小結(jié)重復(fù)； 溝通管理 會(huì)議技巧 制定清晰的目標(biāo) 盡量減少與會(huì)人數(shù) 選擇適當(dāng)?shù)拈_(kāi)會(huì)時(shí)間和地點(diǎn) 提前準(zhǔn)備議程，資料分發(fā)給與會(huì)者 避免長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議 會(huì)議的時(shí)間管理 會(huì)議中容易出現(xiàn)的問(wèn)題： 1、跑題 會(huì)議方向失去控制 2、遲到 會(huì)議參加人數(shù)未到齊 1、如何確定會(huì)議是必要開(kāi)的： 涉及多個(gè)部門、多個(gè)人的決策； 需要整合各種不同的意見(jiàn)； 涉及多個(gè)部門，多個(gè)人員的工作安排； 2、確定會(huì)議目標(biāo)： 與會(huì)者形成一個(gè)觀點(diǎn)、一個(gè)對(duì)策等共識(shí)； 對(duì)一個(gè)或多個(gè)問(wèn)題的解決方案的的確定； 會(huì)議的時(shí)間管理 準(zhǔn)備階段 會(huì)議的時(shí)間管理 準(zhǔn)備階段 3、確定會(huì)議議題： 根據(jù)會(huì)議的目標(biāo)，羅列本次會(huì)議所有議題； 按照議題與會(huì)議目標(biāo)的關(guān)系，按重要排序； 根據(jù)議題的順序，確定各議題的討論時(shí)間。 會(huì)議的時(shí)間管理 準(zhǔn)備階段 4、確定會(huì)議參加者：無(wú)關(guān)人不參加 5、確定舉行會(huì)議時(shí)間： 不超過(guò) 2小時(shí) 日常性、事務(wù)性的工作會(huì)議，在上午 理解性、拜訪性會(huì)議，可在任何時(shí)間 需要?jiǎng)?chuàng)造性思維的會(huì)議，安排在下午 需要做重大決策的會(huì)議，安排在下午 會(huì)議的時(shí)間管理 準(zhǔn)備階段 6、選擇會(huì)議地點(diǎn)： 7、準(zhǔn)備必要的會(huì)議設(shè)備： 基本的工具 直觀的教具 外部的設(shè)備 會(huì)議的時(shí)間管理 進(jìn)行中 1、宣布會(huì)議開(kāi)始： 與與會(huì)者打招呼，保證都有座位； 介紹開(kāi)會(huì)的目的； 介紹陌生人； 說(shuō)明會(huì)議的議程安排及時(shí)間表； 會(huì)議的時(shí)間管理 進(jìn)行中 2、會(huì)議進(jìn)行中的主持技巧 讓每個(gè)人覺(jué)得被尊重； 迅速地引入會(huì)議主題并控制會(huì)議進(jìn)度； 鼓勵(lì)每位參會(huì)者發(fā)表自己的見(jiàn)解； 善于處理會(huì)議中的不同意見(jiàn)； 對(duì)發(fā)言進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓膭?lì)或小結(jié)； 及時(shí)澄清發(fā)言中提出的問(wèn)題。 會(huì)議的時(shí)間管理 進(jìn)行中 3、會(huì)議進(jìn)行中的技巧 消極情緒 打斷并轉(zhuǎn)移話題； 有人打岔 用語(yǔ)言或手勢(shì)制止； 兩派意見(jiàn)對(duì)立 果斷結(jié)束會(huì)議； 全體保持沉默 打破關(guān)鍵人物； 反對(duì)一切意見(jiàn)的人 支走且下次不邀請(qǐng)； 下面有人講話 突然停止或提問(wèn)他； 有人打瞌睡或開(kāi)小差 叫醒他并提問(wèn)他。 21項(xiàng)時(shí)間管理策略 21項(xiàng)時(shí)間管理策略 1確定明確的目標(biāo) 2這些目標(biāo)你要去分割，量化 3方向大于效率 4目標(biāo)要與價(jià)值觀吻合 5明確詳細(xì)的計(jì)劃 Plan Do Check Action 6每天的目標(biāo)必須完成 21項(xiàng)時(shí)間管理策略 7輔助方案 8固定的時(shí)間做計(jì)劃 9每一件事情都要設(shè)定期限 10馬上行動(dòng) 11辨清事情的輕、重、