PPT應(yīng)用文寫作教程(再版)文書處理

應(yīng)用文寫作教程 第十章 文 書 處 理 第十章 文 書 處 理 學(xué)習(xí)要求： 理解和掌握文書處理的程序及其各環(huán)節(jié)的要求；能夠根據(jù)文書處理程序的要求分析案例；把握文書立卷的分類方法及組合方式。 第十章 文 書 處 理 第一節(jié) 概 述 第二節(jié) 登記 收發(fā) 第三節(jié) 分發(fā) 傳閱 第四節(jié) 擬辦 批辦 第五節(jié) 承辦 催辦 查辦 第六節(jié) 核稿 簽發(fā) 第七節(jié) 繕印 校對 蓋印 第八節(jié) 注 辦 第九節(jié) 信訪文書的處理 第十節(jié) 電子文件的處理 第十一節(jié) 文書的立卷與歸檔 第一節(jié) 概 述 公務(wù)文書的撰寫是機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位的日常工作之一，有著特定的公務(wù)目的，其重要性不言而喻。但平時(shí)撰寫的文書如何整理，又怎樣向檔案部門移交？收到的文書如何處理？這些對正確撰寫公務(wù)文書，做好單位的日常工作同樣重要。這是文書處理的程序問題。為了建立機(jī)關(guān)的正常工作秩序，提高機(jī)關(guān)的辦事效率，科學(xué)地組織和安排文書處理程序是十分必要的。 文書處理程序指的是在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部，按照制發(fā)、辦理與管理文件的規(guī)律，對文書工作的一系列環(huán)節(jié)所安排的工作順序。其全部程序包括對本機(jī)關(guān)發(fā)文、內(nèi)部文件的撰制，對機(jī)關(guān)收文的處理，以及對各類文件的日常管理等一系列工作環(huán)節(jié)，通?？煞譃槭瘴暮桶l(fā)文兩方面的處理程序。 (1) 收文處理程序：包括文件的收進(jìn)、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、注辦、清退、歸卷等 (需要辦復(fù)的文件和需要向外轉(zhuǎn)發(fā)的文件，從擬稿起進(jìn)入發(fā)文處理程序 )。 (2) 發(fā)文處理程序：包括擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對、蓋印、登記、裝封、發(fā)出、注發(fā)、歸卷等。 文書處理的各個(gè)環(huán)節(jié)之間有密切的關(guān)系，一環(huán)扣一環(huán)，相互制約。雖不同機(jī)關(guān)對于某個(gè)環(huán)節(jié)的具體做法可以有所不同，但其基本環(huán)節(jié)的安排是不可以隨意刪減或削弱的，更不能違反規(guī)律顛倒安排，否則會(huì)影響文書處理的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作秩序。例如，要制發(fā)一份文件，必須經(jīng)過擬稿、核稿和簽發(fā)等工作環(huán)節(jié)才能完成，不能隨意制發(fā)。 公務(wù)文書的處理除了上述所具有的程序性之外，還具有規(guī)范性的特點(diǎn)。 各單位均應(yīng)根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，制定本單位的文書工作制度，對文書處理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)須明確提出具體要求，文書的撰寫和存檔編目等須具有嚴(yán)格的形式規(guī)范。 第二節(jié) 登記 收發(fā) 一、登記 二、收發(fā) 第二節(jié) 登記 收發(fā) 一、登記 (一 )文件登記的概念和作用 文件登記是單位管理與保護(hù)文件的一種手段，用以記錄文件的收進(jìn)、發(fā)出和運(yùn)轉(zhuǎn)情況，統(tǒng)計(jì)文件的數(shù)量和檢查文件的處理周期。一個(gè)單位日常往來文件很多，為了加強(qiáng)管理，防止紊亂、積壓和發(fā)生丟失，必須建立與健全文件的登記制度。 文件的登記主要有以下幾方面作用：一是便于管理和保護(hù)文件；二是便于文件的查找；三是便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦；四是用以作為核對與交接文件的憑據(jù)。 (二 )文件登記的形式 登記的形式大體可分為三種：簿式、卡片式和聯(lián)單式。 (1) 簿式登記即采用事先裝訂成冊的登記簿來對文件按收進(jìn)和發(fā)出日期的先后順序依次編號登記。這種登記簿易于保存，是一種普遍使用的登記形式。 (2) 卡片式登記即使用單張卡片進(jìn)行登記。這種形式的優(yōu)點(diǎn)在于在文件數(shù)量較多時(shí)可以幾個(gè)人同時(shí)登記，并且可以將登記卡片按照需要靈活排列。當(dāng)然它也有較明顯的缺點(diǎn)，就是卡片數(shù)量較多，不易查找，容易抽亂和丟失。 (3) 聯(lián)單式登記即采取一次復(fù)寫二聯(lián)或三聯(lián)的方式進(jìn)行登記。這種形式可以減少重復(fù)登記手續(xù)，提高效率。這種形式有復(fù)寫麻煩、紙張單薄、易丟失等缺點(diǎn)。采用這種方式登記的不是很多。 凡屬于正式來往公文、組織內(nèi)部文書、會(huì)議文書等都必須登記。外出開會(huì)、出差的“賬外”文書也不應(yīng)遺漏，同樣需要登記。而與本單位業(yè)務(wù)無關(guān)、不需要辦理的文書，越級行文和非隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)抄送的無須辦理的文件以及沒有任何查考價(jià)值的事務(wù)性和臨時(shí)性文件就不需要登記。 二、收發(fā) (一 )收發(fā)的概念 收發(fā)指文件的收進(jìn)和發(fā)出，是文書處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是文件進(jìn)出的必經(jīng)“關(guān)口”。文件的收發(fā)必須由機(jī)關(guān)指定的專門工作人員負(fù)責(zé)。 在中等以上機(jī)關(guān)，多設(shè)有內(nèi)、外兩種收發(fā)。機(jī)關(guān)的總收發(fā)室負(fù)責(zé)外收發(fā)，對于收進(jìn)的文件經(jīng)過簡要登記，不啟封，然后轉(zhuǎn)送機(jī)關(guān)的辦公廳、秘書處和各個(gè)業(yè)務(wù)部門的內(nèi)收發(fā)。內(nèi)收發(fā)工作多由部門辦公室的文書工作人員負(fù)責(zé)，進(jìn)行啟封、裝封、加蓋收發(fā)公章、編號和登記，送領(lǐng)導(dǎo)批辦和有關(guān)承辦人員處理。而在發(fā)文時(shí)由內(nèi)收發(fā)裝封后，交由外收發(fā)對外發(fā)出。 比較小的機(jī)關(guān)則在辦公室內(nèi)設(shè)專職或兼職的人員負(fù)責(zé)。 二、收發(fā) (二 )收發(fā)的內(nèi)容和要求 收發(fā)工作的具體內(nèi)容和要求總的來講有四個(gè)方面： (1) 點(diǎn)收。點(diǎn)收工作必須細(xì)致認(rèn)真。收發(fā)人員接到郵遞員、通信員投送的封件，或內(nèi)收發(fā)與外收發(fā)相互之間收到對方轉(zhuǎn)交的封件，均須根據(jù)登記按號檢查與清點(diǎn)，確認(rèn)無誤，方能簽名妥收。 (2) 啟封。啟封也叫拆封，由指定的文書工作人員負(fù)責(zé)。一般對于寫明機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人親收的封件，須交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人親啟或交領(lǐng)導(dǎo)委托的負(fù)責(zé)人代啟，其他可由內(nèi)收發(fā)作啟封處理。啟封后要檢查文件是否完整齊全，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)即刻查詢。其他問題具體處理。 啟封后信封和包裝用封皮，一般不用留存。對于首次發(fā)生工作聯(lián)系的機(jī)關(guān)，適當(dāng)保留其信封，以備查用。 (3) 裝封。待發(fā)的文件，應(yīng)在入封或包裝之前，根據(jù)簽發(fā)人批準(zhǔn)的分發(fā)單位，準(zhǔn)確書寫封皮。封皮準(zhǔn)備好后，對照開列的分發(fā)單位和份數(shù)，逐個(gè)單位核點(diǎn)文件份數(shù)入封。密件、急件應(yīng)在封口的明顯處加蓋戳記標(biāo)識，絕密文件應(yīng)加“密封”封條。 (4) 登記。收發(fā)文登記是管理文件的賬目，必須手續(xù)清楚，防止漏洞。凡屬正式往來行文、機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件、會(huì)議文件等均應(yīng)逐件登記，便條、介紹信、回執(zhí)、節(jié)假日通知等例外。還有“賬外”文件更要嚴(yán)格登記。 登記的內(nèi)容一般應(yīng)包括文件的來源、文件的特征與有關(guān)情況、處理情況等。具體項(xiàng)目有：收、發(fā)文順序號、收進(jìn)或發(fā)文日期 (急件還應(yīng)寫明發(fā)出、收到的具體時(shí)間 )、發(fā)文字號、密級、份數(shù)、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題、分發(fā)單位、簽收人、復(fù)文字號、歸卷號等。外收發(fā)不登記文件的特征和有關(guān)情況，格式比較簡單；內(nèi)收發(fā)需作詳細(xì)登記，要求項(xiàng)目齊全。 登記需明確以下幾個(gè)方面： (1) 收文和發(fā)文應(yīng)分別進(jìn)行登記，密件和平件應(yīng)分開登記。 (2) 收發(fā)文件應(yīng)分清緩急，急件隨到隨登、及時(shí)處理，以免誤事誤時(shí)；一般平件可以分批登記，但應(yīng)于當(dāng)日進(jìn)行處理，不得積壓。 (3) 收文啟封后，應(yīng)在文件的右上角處加蓋收文章。收文章應(yīng)包括本機(jī)關(guān)、單位的名稱，收文日期、字號、文件份數(shù)等項(xiàng)。登記時(shí)應(yīng)根據(jù)收文順序編號，注意不要空號、重號。 (4) 由領(lǐng)導(dǎo)人親啟的收件，只登記封筒號和來文機(jī)關(guān)、收到日期等，啟封后再適時(shí)補(bǔ)登其他有關(guān)項(xiàng)目。 (5) 登記的字跡應(yīng)清晰工整，以便以后查用。原文無標(biāo)題、漏寫日期和發(fā)文機(jī)關(guān)等問題要予以解決。 二、收發(fā) 二、收發(fā) 二、收發(fā) 二、收發(fā) 二、收發(fā) 第三節(jié) 分發(fā) 傳閱 一、分發(fā) 二、傳閱 第三節(jié) 分發(fā) 傳閱 一、分發(fā) (一 )分發(fā)的概念及目的 分發(fā)也稱為分送，是指文書工作人員將文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人、有關(guān)部門或承辦人員閱知辦理的活動(dòng)。分發(fā)的目的，一是確定文書運(yùn)轉(zhuǎn)的方向，二是具體規(guī)定每份文書在程序中的運(yùn)行過程。準(zhǔn)確分發(fā)對文書正常的運(yùn)轉(zhuǎn)有十分重要的作用。 收進(jìn)的文件，經(jīng)過編號、登記以后，文書工作人員應(yīng)即根據(jù)來文的內(nèi)容、本機(jī)關(guān)各部門的業(yè)務(wù)分工和有關(guān)的文書處理規(guī)定，先急后緩，及時(shí)將文件分發(fā)給有關(guān)負(fù)責(zé)人、承辦人處理。 (二 )分發(fā)的原則 分發(fā)應(yīng)遵循以下原則： (1) 屬于已有明確業(yè)務(wù)分工的文件，應(yīng)即按主管業(yè)務(wù)范圍分發(fā)到有關(guān)主管部門處理。 (2) 對無明確分工的文件，可根據(jù)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人過去對同類性質(zhì)文件曾經(jīng)批示的意見分送處理。 (3) 來文機(jī)關(guān)答復(fù)本機(jī)關(guān)前發(fā)的問文，按本機(jī)關(guān)原來發(fā)文的承辦部門或主管人分送。 (4) 事關(guān)全局、內(nèi)容重要、難以判定由誰承辦的文件，應(yīng)先送辦公廳或秘書部門的負(fù)責(zé)人批辦，然后根據(jù)批示意見分發(fā)與處理。送已批辦的文件，應(yīng)附上文書處理單，以便于負(fù)責(zé)人簽署具體意見。 (5) 同一文件有許多份數(shù)或需要本機(jī)關(guān)向外轉(zhuǎn)發(fā)的文件，應(yīng)按處理常規(guī)分發(fā)。不屬于處理常規(guī)的文件，應(yīng)附文書處理單送有關(guān)負(fù)責(zé)人批示后再作處理。 (6) 分發(fā)給本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的文件，均應(yīng)履行簽收手續(xù)；轉(zhuǎn)發(fā)給外機(jī)關(guān)的文件，應(yīng)在有關(guān)發(fā)文簿上予以登記。 一、分發(fā) 二、傳閱 (一 )傳閱的概念 組織傳閱是使一份文件在最短期間內(nèi)滿足各方面閱讀需要、發(fā)揮文件效用的工作。過程中要求切實(shí)保證閱文的方便與工作的及時(shí)處理，嚴(yán)禁發(fā)生文件的丟失與混亂現(xiàn)象。 (二 )傳閱工作注意的幾個(gè)問題 傳閱工作須注意以下問題： (1) 傳閱的對象必須分清主次和先后。機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人、主管部門應(yīng)優(yōu)先閱讀；其他需要閱知的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門，可適當(dāng)安排在后面。這樣利于文件的及時(shí)處理，提高工作效率。 (2) 文書工作人員要盡可能了解有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的工作活動(dòng)規(guī)律與時(shí)間安排。有時(shí)間閱讀的可以及時(shí)閱讀，暫時(shí)無暇閱讀的應(yīng)適當(dāng)調(diào)整次序，力求以最快的速度，使需要傳閱的對象全部閱知。 (3) 應(yīng)以組織傳閱的文書工作人員為中心點(diǎn)，各個(gè)閱文對象收退文件均應(yīng)直接與該人員發(fā)生聯(lián)系，以利于文件的保密與安全。急件可以作特殊處理。 (4) 可以建立閱文室。閱知對象盡量到閱文室閱讀文件，可以減少往返傳遞的時(shí)間和手續(xù)。文書人員應(yīng)將需閱讀的文件及時(shí)通知相關(guān)閱讀對象。 (5) 送閱的文件，一次不宜份數(shù)太多，應(yīng)分清主次緩急，分類排放，以方便閱讀。 (6) 傳閱工作必須建立登記手續(xù)，登記項(xiàng)目可以簡便易行。閱文者應(yīng)在閱后簽上全名和簽注時(shí)間，以防發(fā)生漏閱和責(zé)任不清的情況。 二、傳閱 第四節(jié) 擬辦 批辦 一、擬辦 二、批辦 第四節(jié) 擬辦 批辦 一、擬辦 (一 )擬辦的概念和作用 擬辦是部門或承辦人對于部分收文的辦理提出初步意見后，供機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)負(fù)責(zé)人參考的活動(dòng)。 擬辦能充分發(fā)揮文書部門、秘書部門或具體承辦人的主觀能動(dòng)性，提高他們處理問題、通觀全局的能力，又可節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)人的精力和時(shí)間，真正為領(lǐng)導(dǎo)人起到參謀和助手的作用。 (二 )擬辦工作的具體做法與要求 (1) 認(rèn)真閱讀來文，研究文件所反映的問題和發(fā)文的具體意圖，以便有針對性地提出具體的擬辦意見。擬辦工作在必要時(shí)應(yīng)查閱有關(guān)的文件材料，或詢問有關(guān)部門或人員，力求準(zhǔn)確掌握有關(guān)政策法令精神，使擬辦工作具有明確的政策依據(jù)。 (2) 擬辦意見應(yīng)當(dāng)簡明扼要，明確具體；文字不宜多，要抓住關(guān)鍵。 (3) 擬辦意見應(yīng)當(dāng)寫在“文書處理單”上，書寫要清楚、端正，不能過于隨意，應(yīng)盡量保持來文頁面的整潔，并附上需要呈請領(lǐng)導(dǎo)參閱的有關(guān)文件與資料。 一、擬辦 二、批辦 (一 )批辦的概念和作用 批辦是機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或部門的負(fù)責(zé)人就某份文件應(yīng)如何處理作出批示性意見的活動(dòng)。其作用在于體現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人對本部門辦文工作的具體指導(dǎo)和集中領(lǐng)導(dǎo)。 (二 )批辦的范圍 確定批辦的范圍要適度。不能放不開手腳，事無巨細(xì)地把大量的文件集中給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人批辦；也不能過于分散，過多的依靠和推給下級去處理。一些全面性的、重大的問題及有重要指導(dǎo)性的文件，應(yīng)當(dāng)交由領(lǐng)導(dǎo)人或負(fù)責(zé)人批辦，其他文件可以分散，交由秘書部門或具體業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批辦即可，以免造成文書處理上的積壓和遲緩。 (三 )批辦的具體要求和做法 (1) 秘書部門負(fù)責(zé)人在批辦文件時(shí)，應(yīng)同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)人篩選文件，即將大量來文中的重要文件附上擬辦意見，送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示。這些文件主要有上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要指示、決定、規(guī)章、工作部署，針對本機(jī)關(guān)工作所作的批示、答復(fù)、表揚(yáng)、批評等，以及平行機(jī)關(guān)有關(guān)文件，下級機(jī)關(guān)的重要報(bào)告、請示等。 (2) 秘書部門的批辦意見宜寫在“文書處理單”上，一般不要寫在文件的天頭頁邊上，以保持文件的整潔。領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)也應(yīng)照顧到此點(diǎn)以便于日后文件的整理和保存。字跡不要寫到裝訂線的外邊。 (3) 批辦的意見應(yīng)明確、肯定、具體可行，不能含糊籠統(tǒng)，難以琢磨。 (4) 應(yīng)指明負(fù)責(zé)承辦的部門或承辦人，以明確責(zé)任，便于執(zhí)行，必要時(shí)也可規(guī)定適當(dāng)?shù)某修k期限。 (5) 在批示意見之后要寫明批辦人的姓名全稱及批辦的詳細(xì)日期。 第五節(jié) 承辦 催辦 查辦 一、承辦 二、催辦 三、查辦 第五節(jié) 承辦 催辦 查辦 一、承辦 承辦是指對公務(wù)文書的閱讀、貫徹執(zhí)行與辦復(fù)，具體辦理和解決事務(wù)問題的活動(dòng)。它是文書收文處理活動(dòng)的最后程序，又是發(fā)文程序的開始，直接關(guān)系到收文處理的效率和發(fā)文的質(zhì)量，是文書處理工作的一個(gè)極為重要的環(huán)節(jié)。 承辦的工作范圍包括：上級針對本單位的指示；上級交代的事項(xiàng)或需要辦復(fù)的公文；下級的請示及重要報(bào)告；平行單位要求協(xié)作的函電、合同等及人大代表的建議、議案和政協(xié)委員的提案等。 經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，應(yīng)根據(jù)批示的意見辦理；未經(jīng)批辦的文件，可以遵循有關(guān)方針政策的精神、相關(guān)規(guī)定或慣例、領(lǐng)導(dǎo)人曾經(jīng)的口頭指示等，酌情辦理。需要與外機(jī)關(guān)會(huì)商、會(huì)稿的文件，應(yīng)及時(shí)與之取得聯(lián)系。 承辦工作要注意科學(xué)合理地安排承辦次序。應(yīng)區(qū)分輕重緩急，有條不紊地進(jìn)行。已經(jīng)處理完畢的、尚需等待對方答復(fù)的、等待辦理的文件應(yīng)分別存放，防止混亂和發(fā)生誤壓現(xiàn)象。對難以按期完成承辦任務(wù)的文件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)負(fù)責(zé)人或領(lǐng)導(dǎo)人，以便采取其他措施或調(diào)整人力。 二、催辦 催辦即根據(jù)承辦時(shí)限和內(nèi)容要求，對部分需要辦復(fù)的文件的承辦工作進(jìn)行督促，以防積壓和延誤的活動(dòng)。催辦是文書工作中一項(xiàng)必要的制度和工作環(huán)節(jié)。 對于領(lǐng)導(dǎo)限期處理的重要文件、緊急文件的辦理情況，應(yīng)當(dāng)跟蹤催辦，催辦人應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)，便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解，發(fā)現(xiàn)問題采取措施。普通文件可由指定文書人員負(fù)責(zé)催辦，特別緊急、重要的文件，領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)親自過問和督促檢查。 根據(jù)催辦工作的范圍，可以將其分為對內(nèi)催辦和對外催辦兩種。對內(nèi)催辦指由本單位的文書部門或人員對各承辦部門承辦過程的督促和檢查；對外催辦，主要應(yīng)由有關(guān)的承辦單位或承辦人員負(fù)責(zé)，即由誰承辦的發(fā)文應(yīng)由誰負(fù)責(zé)催辦。 催辦的方式方法：在機(jī)關(guān)內(nèi)部應(yīng)盡可能由催辦人員上門當(dāng)面催辦，了解辦文進(jìn)展情況；也可采用電話催辦的方式。對外催辦，可由承辦人員采用電話或發(fā)便函、催辦單等方式進(jìn)行。另外，通過會(huì)議，當(dāng)面或集中催促核查，也是催辦的一種有效方式。 二、催辦 三、查辦 同催辦一樣，查辦也是文書工作中一項(xiàng)有著較大作用的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)，它是定期或不定期地對需要辦復(fù)的文件的承辦工作進(jìn)行檢查的活動(dòng)。 除了針對各份待辦文件及時(shí)督促檢查承辦情況外，查辦可以讓相關(guān)人員定期或不定期地對某一階段的文書處理情況進(jìn)行檢查與統(tǒng)計(jì)，全面了解本機(jī)關(guān)文書處理的運(yùn)轉(zhuǎn)情況與實(shí)際效率，以便從中發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，適時(shí)予以改進(jìn)。此項(xiàng)工作應(yīng)由辦公廳或秘書部門組織進(jìn)行，將各承辦部門如實(shí)匯報(bào)的有關(guān)情況進(jìn)行匯總后，進(jìn)行研究分析并提出意見，報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批示。 為了解與督促下級機(jī)關(guān)改進(jìn)文書的處理工作，上級秘書部門必要時(shí)可以對下級機(jī)關(guān)的辦文工作進(jìn)行查辦。方式可以是派人直接下去檢查；也可以是發(fā)文要求下級機(jī)關(guān)自行檢查，然后上報(bào)有關(guān)情況。 三、查辦 第六節(jié) 核稿 簽發(fā) 一、核稿 二、簽發(fā) 第六節(jié) 核稿 簽發(fā) 一、核稿 核稿指的是公文草稿在送交領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，部門負(fù)責(zé)人或秘書人員對于其文字內(nèi)容、體式等所作的全面審核檢查與修正工作。核稿是保證公文質(zhì)量，為各級領(lǐng)導(dǎo)人審閱批改公文做好準(zhǔn)備、節(jié)省其時(shí)間和精力的重要工作，是文書處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。 核稿范圍具有全面性，要從內(nèi)容、形式和處理程序等各個(gè)方面進(jìn)行把關(guān)： (1) 行文關(guān)，即確定是否需要行文。為了控制發(fā)文數(shù)量，對于可發(fā)可不發(fā)的，可用其他方式解決的問題，不應(yīng)行文。 (2) 內(nèi)容關(guān)，即確定文稿是否符合有關(guān)法規(guī)與方針政策的要求，與上級的指示、決定，同已經(jīng)發(fā)布過的有關(guān)文件等有無相互矛盾和抵牾之處。還有，要確定文稿的內(nèi)容與文字表述是否清楚準(zhǔn)確，相關(guān)的措施是否切實(shí)可行等。 (3) 體式關(guān)，即確定體式是否符合要求，文章的標(biāo)題、發(fā)送機(jī)關(guān)、密級、時(shí)限等是否準(zhǔn)確和安排的位置是否妥當(dāng)?shù)取?(4) 程序關(guān)，即程序和手續(xù)是否妥善。檢查使用什么名義發(fā)布合適，是否需要提交一定的會(huì)議進(jìn)行討論，是否需要經(jīng)過有關(guān)機(jī)關(guān)會(huì)簽或報(bào)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)等。 核稿并不是每份文件都必須經(jīng)過的處理程序。對于某些涉及到具體業(yè)務(wù)問題、事務(wù)性的文件，以及基層機(jī)關(guān)與組織的一些文件，往往不經(jīng)過核稿，在承辦人對文件草稿自行檢查后，即直接送有關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 二、簽發(fā) 簽發(fā)即由對公務(wù)文書負(fù)有法定責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人或被授予專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對經(jīng)審核后的文稿進(jìn)行終審，批注發(fā)出意見并簽署姓名及日期的活動(dòng)。簽發(fā)是形成文件的最后一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)即成為定稿，具備正式公文的效用，可以據(jù)此打印成本。 簽發(fā)是各級領(lǐng)導(dǎo)人履行自身職責(zé)的重要工作環(huán)節(jié)，必須是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)文件，才有權(quán)簽發(fā)，不得越權(quán)簽發(fā)，必須依法、依職進(jìn)行。各級機(jī)關(guān)對簽發(fā)文件的職權(quán)都有明確的分工和規(guī)定，其原則是： (1) 單位名義的發(fā)文應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，其中重要的或涉及面廣的，須由正職或主持日常工作的副職負(fù)責(zé)人簽發(fā)，以機(jī)關(guān)內(nèi)某一部門的名義發(fā)出的文件，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 (2) 機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人因公外出時(shí)，可以授權(quán)或委托其他負(fù)責(zé)人代行簽發(fā)。 (3) 在黨委機(jī)關(guān)，對某些重要的文件，常由幾個(gè)負(fù)責(zé)人共同簽署同意或討論通過，最后由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 (4) 上級核簽或加簽。部門或下級單位的重要發(fā)文，為慎重起見，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后，須再經(jīng)上一級負(fù)責(zé)人審核并簽發(fā)。 (5) 簽發(fā)要規(guī)范。簽發(fā)人應(yīng)在“發(fā)文稿紙”相應(yīng)欄目內(nèi)，批注意見，并署上完整的姓名和簽發(fā)日期，以示嚴(yán)肅負(fù)責(zé)，便于日后查考。 第七節(jié) 繕印 校對 蓋印 一、繕印 二、校對 三、蓋印 第七節(jié) 繕印 校對 蓋印 一、繕印 繕印是根據(jù)定稿繕寫、印制公文正本的活動(dòng)，是發(fā)文處理的最后成品，它代表本機(jī)關(guān)的意見對外發(fā)生效力。因此繕印工作須嚴(yán)肅細(xì)致，保證質(zhì)量。要求做到文字準(zhǔn)確、字跡清晰、頁面整潔、美觀大方、體式正確、字體適宜，以方便閱讀與處理。 根據(jù) 國家行政機(jī)關(guān)公文格式 ，在繕印文件時(shí)應(yīng)注意以下問題： (1) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。推薦使用宋體字，字號應(yīng)小于 225美觀醒目為基本原則。 (2) 秘密等級、保密期限用 3號黑體字。 (3) 發(fā)文字號用 3號仿宋字。 (4) 正文一律用 3號仿宋字，一般每面 22行，每行 28個(gè)字。 (5) 紙張一律使用國際標(biāo)準(zhǔn)的 (6) 文書的印刷。份數(shù)較少時(shí)，采用復(fù)印和輕印刷；份數(shù)較多時(shí)宜采用膠印或鉛印方式。 (7) 繕印文書還應(yīng)注意在繕印機(jī)密文件時(shí)應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。文稿與印制的文件和未裝訂的單頁均應(yīng)注意安全保管，并須對底版、蠟紙、廢頁、清樣等嚴(yán)格管理，及時(shí)監(jiān)銷，防止失密泄密。 二、校對 文件的校對是以簽發(fā)的定稿為基準(zhǔn)，按照文件格式的要求，對繕印本進(jìn)行全面的核對檢查，發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)誤的活動(dòng)。它是保證文件的文字準(zhǔn)確，避免發(fā)生不必要的錯(cuò)漏等問題的一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。 校對工作，大致有兩種方法：一是完全由承辦人負(fù)責(zé)校對；二是打印部門的工作人員先校對，然后承辦人最后再校對一次。比較大的印制單位，一般都配有專職的校對人員。 校對工作必須以文稿為依據(jù)。若發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)漏不清、用語不當(dāng)?shù)纫蓡栔?，不能擅自改?dòng)，應(yīng)立即向承辦單位提出核對。校對需要認(rèn)認(rèn)真真，一絲不茍，精神高度集中，逐行逐字，每個(gè)標(biāo)點(diǎn)也不能放過，以免給工作帶來不好的影響和不必要的損失。 現(xiàn)在印制、校對工作在很多地方已經(jīng)建立起登記制度，注明負(fù)責(zé)經(jīng)手人的姓名，手續(xù)清楚，責(zé)任更加明確。 三、蓋印 蓋印是在公務(wù)文書上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的公章，以證實(shí)其法律效力的活動(dòng)。印章是機(jī)關(guān)職權(quán)的一種象征，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，并建立一套相關(guān)制度。 用印有如下要求： (1) 原則上印章應(yīng)與發(fā)文單位相符。必要時(shí)可用下級單位或臨時(shí)機(jī)構(gòu)的公章代替，用印時(shí)要注明“代章”字樣。 (2) 用印前要履行批準(zhǔn)簽發(fā)手續(xù)，并嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的打印份數(shù)為準(zhǔn)。未經(jīng)簽發(fā)的文書不予用印。嚴(yán)禁擅自動(dòng)用公章，更不能用其進(jìn)行違法、舞弊活動(dòng)。要作好用印記錄。 (3) 印制文件需套印公章時(shí)，應(yīng)由指定的專人監(jiān)印，及時(shí)取送，不能在印制單位存留。 (4) 蓋印的位置，應(yīng)在文件末尾年月日的中間，上不能壓正文。 第八節(jié) 注 辦 注辦是承辦人在公文辦理完畢之后，完成的對承辦經(jīng)過和結(jié)果作出的簡要的注明。 注辦的內(nèi)容大致包括：發(fā)文承辦的，注明其是否辦復(fù)；電話答復(fù)或雙方當(dāng)面解決的，應(yīng)注明時(shí)間、地點(diǎn)、交代的人員與主要內(nèi)容等，并簽上承辦人的姓名；會(huì)議承辦的，注明會(huì)議的名稱、與會(huì)范圍、決議與結(jié)果；無需答復(fù)或傳閱的文件，應(yīng)簽注閱知，包括閱件人的姓名和閱知日期。 注辦是收文過程的結(jié)束，注辦后，該收文可歸入辦畢文書。 注辦的書寫位置，可放在文尾的空白處，或在文書處理單上注明。 注辦很有必要，便于文件的整理和日后工作查考，不要怕啰嗦麻煩，在遇到經(jīng)手人工作變動(dòng)的時(shí)候，它的重要性就凸現(xiàn)出來了。 第九節(jié) 信訪文書的處理 一、信訪文書的概念和性質(zhì) 二、信訪文書的處理 第九節(jié) 信訪文書的處理 一、信訪文書的概念和性質(zhì) 信訪文書主要指群眾信訪文書和機(jī)關(guān)處理群眾信訪所形成的文書，前者包括人民群眾的來信、群眾來訪的登記和記錄；后者包括圍繞處理來信來訪問題所形成的文件材料，諸如答復(fù)來信、來訪者，以及機(jī)關(guān)之間的轉(zhuǎn)辦、請示與批示，有關(guān)的調(diào)查材料等。 群眾信訪文書有一定的特殊性，它不同于一般的公務(wù)文件，也不同于某些如司法訴訟文件、人事文件材料等的專用文件。它的制發(fā)者是群眾個(gè)人或兩人以上聯(lián)名，但又非私人信件，因?yàn)樗氖占耸悄硞€(gè)機(jī)關(guān)或某個(gè)機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人。群眾來信雖不具備公文的體式，但它仍屬于機(jī)關(guān)的收文，同樣需要機(jī)關(guān)辦理。群眾來訪的記錄和登記，既反映了來訪群眾的意見和要求，也反映了機(jī)關(guān)的信訪部門和工作人員接待來訪的工作活動(dòng)，又是處理來訪問題的依據(jù)和工具。信訪文書不僅在它的內(nèi)容和形式上有一定的特殊性，黨和國家為了保護(hù)人民群眾的這種權(quán)利，對于信訪文書的處理還規(guī)定了一些特殊要求。 二、信訪文書的處理 (一 )信訪文書的內(nèi)容 總起來說，信訪文書內(nèi)容大致可以概括為以下的幾個(gè)方面： (1) 對于黨和國家的有關(guān)方針政策的詢問。 (2) 對于黨和政府的各方面工作的建議和意見。 (3) 揭發(fā)、批評某些干部的違法亂紀(jì)行為。 (4) 要求解決個(gè)人的問題和困難。 (5) 表揚(yáng)好人好事。 (二 )信訪文書處理的制度 黨和國家為了方便群眾來信來訪，保證及時(shí)和妥善的處理，保護(hù)信訪群眾的權(quán)利不受傷害，對于群眾信訪工作及相關(guān)文件材料的處理規(guī)定了必要的制度： (1) 工作的責(zé)任制：對群眾來信來訪實(shí)行按地區(qū)、按系統(tǒng)分級分工、歸口辦理，從中央到地方的各級黨政機(jī)關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位，都設(shè)有專門的信訪工作機(jī)構(gòu)或工作干部。 (2) 專人負(fù)責(zé)制：要求各級黨委和政府必須有一位負(fù)責(zé)同志主管此項(xiàng)工作，要把它作為各級黨委和政府的一項(xiàng)經(jīng)常性政治任務(wù)。 (3) 定期接待制：除專人負(fù)責(zé)外，黨政負(fù)責(zé)同志都要經(jīng)常閱讀和處理群眾的來信，定期接待群眾的來訪。 (4) 保密制度：為了保守黨和國家的機(jī)密，保護(hù)信訪群眾，對信訪文書的處理必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。 (5) 所有信訪干部必須堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，全心全意為群眾服務(wù)，作風(fēng)正派，不徇私情。要以事實(shí)為根據(jù)，以黨的政策和國家法律為準(zhǔn)繩，正確回答群眾提出的問題，滿足群眾的正當(dāng)要求。要件件有著落，事事有結(jié)果。 (三 )處理信訪文書的具體要求和注意事項(xiàng) (1) 群眾來信應(yīng)由信訪部門或負(fù)責(zé)信訪工作的人員受理，其他部門和工作人員不得擅自扣壓或拆閱。 (2) 來信應(yīng)按收到時(shí)間順序逐件編號登記，原信封應(yīng)與來信一起保存，便于查考。同一對象的先后來信，可只編一個(gè)號，以下注明是第幾次來信即可。接待群眾來訪，應(yīng)做好登記，包括來訪人的姓名、職業(yè)、工作單位、住址等，并對來訪人所反映的問題作出詳細(xì)的書面記錄。 二、信訪文書的處理 二、信訪文書的處理 二、信訪文書的處理 (3) 對于原述內(nèi)容，由于來信來訪人的政治水平和文化程度的限制而比較冗長、雜亂的，應(yīng)由經(jīng)辦人員仔細(xì)閱讀、分析后，抓住所反映問題和情況的關(guān)鍵，如實(shí)地概括整理出內(nèi)容摘要、填寫處理單和提出擬辦意見，送主管領(lǐng)導(dǎo)人批示。對其中某些重要的、重大問題的來信來訪情況，應(yīng)送主管領(lǐng)導(dǎo)人親自閱處。 (4) 應(yīng)填制登記卡，這樣便于管理和查閱來信來訪的文件材料與處理結(jié)果。卡片可按來信來訪的性質(zhì)分類，同類內(nèi)按姓氏筆畫、拼音字母等方法排列。 (5) 上級機(jī)關(guān)和負(fù)責(zé)同志交辦的群眾信訪問題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)處理情況；本機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)交下屬機(jī)關(guān)處理的信訪問題，應(yīng)及時(shí)催辦和查辦。嚴(yán)禁將有關(guān)材料轉(zhuǎn)送或透露給被群眾揭發(fā)、控告的單位或當(dāng)事人及其親屬等，嚴(yán)防造成打擊報(bào)復(fù)事件。 (6) 對于群眾的合理要求，應(yīng)根據(jù)相關(guān)政策，采取措施予以解決。對難以辦到和要求不合理的問題，應(yīng)耐心做好教育工作和解釋工作。對于揭發(fā)、控告的問題，需會(huì)同或轉(zhuǎn)給有關(guān)部門查明情況、嚴(yán)肅處理。屬于惡意誣告、誹謗他人、無理取鬧者，一旦查明，要予以嚴(yán)懲。 (7) 辦理的群眾信訪材料，屬于重大問題、形成材料較多者，應(yīng)分別按人或?qū)０讣辛⒕?。一般問題、形成材料較少者，可適當(dāng)分類合并組卷。卷內(nèi)可按姓氏筆畫、拼音字母順序等方法排列。 二、信訪文書的處理 第十節(jié) 電子文件的處理 一、電子文件的整理 二、電子文件的排列與編號 第十節(jié) 電子文件的處理 電子文件的處理一般要經(jīng)過收集、積累、登記、歸檔、整理、移交、接收與保管八個(gè)環(huán)節(jié)。這里著重闡述電子文件的整理、排列與編號。 一、電子文件的整理 當(dāng)今，電子文件歸檔一般實(shí)行“雙軌制”歸檔管理原則，也就是說電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，電子文件與紙質(zhì)或其他載體形式的文件一并歸檔，并須保證其在內(nèi)容、格式及相關(guān)說明和描述上完全一致。電子文件在歸檔前除進(jìn)行是否歸檔、確定密級、劃分保管期限等鑒定外，還需進(jìn)行真實(shí)性、完整性和有效性檢驗(yàn)。電子文件一般實(shí)行計(jì)算機(jī)整理、隨辦隨歸檔制度 (也可實(shí)行年終、季末、月末、階段等歸檔制度 )、集中整理 (也可實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化分開整理 )、文檔一體化。 電子文件材料是信息，一般存儲(chǔ)在光盤、磁盤等載體上，必須借助于計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能閱讀，不強(qiáng)調(diào)原始性，但強(qiáng)調(diào)其真實(shí)性。 電子文件用計(jì)算機(jī)檢索很方便，因此，在整理時(shí)分類的級次可采用三級分類，也可采用兩級分類。分類方案一般為年度 保管期限 機(jī)構(gòu) (問題 )或保管期限 年度 機(jī)構(gòu) (問題 )。分類方案中強(qiáng)調(diào)按保管期限集中，這樣便于日后的鑒定工作。 電子文件整理后，其電子部分的歸檔信息在計(jì)算機(jī)中排序后，存入光盤、磁盤等載體中即可；歸檔份數(shù)一般為三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。 二、電子文件的排列與編號 (1) 排列。在最低一級類目下，按事由 時(shí)間或事由 重要程度順序排列。 (2) 編號。按排列順序編小流水號。 第十一節(jié) 文書的立卷與歸檔 一、文書的立卷 二、文書的歸檔 第十一節(jié) 文書的立卷與歸檔 一、文書的立卷 (一 )文書立卷的概念和作用 文書立卷就是將辦理完畢的、具有查考和保存價(jià)值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組成案卷。因此，立卷又稱為組卷或編立案卷。案卷是有關(guān)某一問題或某項(xiàng)工作活動(dòng)的系統(tǒng)的有密切聯(lián)系的文件組合體。 文書立卷保持了文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用；也保護(hù)了文件的完整與安全；同時(shí)為做好檔案工作打好了基礎(chǔ)。 (二 )文書立卷的范圍 一個(gè)機(jī)關(guān)在工作中形成和使用的文件材料很多，絕大部分是需要留作查考的，但也有一部分是沒有什么參考價(jià)值的。并不是所有的文件材料都需要立卷歸檔，因此需要明確的規(guī)定文書立卷歸檔的范圍，以保證確有查考價(jià)值的文件材料能夠完整齊全地立卷保存。立卷的范圍概括起來說，凡是本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的、經(jīng)過辦理完畢、具有查考價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿 (附印本 )以及編制的圖表、簿冊等均需立卷。 以下文件材料無需立卷歸檔：重份文件，未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿，事務(wù)性的、臨時(shí)性的沒有查考價(jià)值的文件材料，與本機(jī)關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬的機(jī)關(guān)送來的參考性文件，內(nèi)容被其他文件所包括了的文件，一般機(jī)關(guān)來往發(fā)文的信封等。對這些無需立卷歸檔的文件材料，可以進(jìn)行簡單的整理、登記，按規(guī)定經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后予以銷毀。 一、文書的立卷 (三 )文書立卷前的分類 一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)部的各種組織的文件，應(yīng)當(dāng)分開立卷，以反映出機(jī)關(guān)內(nèi)各個(gè)組織結(jié)構(gòu)的工作活動(dòng)，便于查找利用。一般的具體做法如下： (1) 經(jīng)黨委或黨組討論，以政府機(jī)關(guān)名義發(fā)布的方針政策性的文件，放在政府機(jī)關(guān)的總的秘書部門如辦公廳、秘書處等處立卷。 (2) 以機(jī)關(guān)名義召開的綜合性會(huì)議形成的文件，放在總的秘書部門立卷；以機(jī)關(guān)名義召開的某項(xiàng)專業(yè)會(huì)議形成的文件，應(yīng)由有關(guān)主管業(yè)務(wù)部門立卷。 (3) 由機(jī)關(guān)秘書部門起草或承辦的文件，放在機(jī)關(guān)的秘書部門立卷。由機(jī)關(guān)有關(guān)業(yè)務(wù)部門起草或承辦的文件，宜放在業(yè)務(wù)部門立卷。 (4) 經(jīng)過本機(jī)關(guān)兩個(gè)以上單位會(huì)辦的文件，由主辦單位立卷；如分不清主次，可歸入最后承辦完畢的單位立卷。 (5) 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任兩個(gè)以上機(jī)關(guān)的職務(wù)時(shí)，所形成的文件，應(yīng)分別按其不同身份和業(yè)務(wù)內(nèi)容分別放在有關(guān)機(jī)關(guān)立卷。經(jīng)過兩個(gè)以上機(jī)關(guān)會(huì)辦的文件，定稿放在主辦機(jī)關(guān)，其他機(jī)關(guān)可保存一份印制本。 (四 )文書組卷的方法 將文書立卷，就是按照文書的共同特征和主要聯(lián)系組成一個(gè)個(gè)案卷，這就需要把握文書組卷的方法。一般有以下幾種組卷方法： (1) 按問題特征組卷。問題特征指的是文件內(nèi)容所反映的主題，包括事件、人物、事物、問題或工作性質(zhì)。按問題特征組卷即將反映同一事件、人物、事物、問題、工作性質(zhì)的文件集中組卷。這種組卷方法應(yīng)用比較廣泛，可以系統(tǒng)地反映出某一問題或某一方面工作的具體情況和全貌，便于人們按文件的主題特點(diǎn)進(jìn)行檢索。 (2) 按時(shí)間特征組卷。所謂時(shí)間特征是指文件內(nèi)容針對的時(shí)間和文件形成的時(shí)間。而按時(shí)間特征組卷就是將屬于同一年度或同一時(shí)期的文件組合成案卷。 (3) 按文種特征組卷。文種特征，指文件標(biāo)明的文種。按文種特征立卷，就是把文種相同的文件集中立卷，這樣可以適當(dāng)區(qū)分文件的重要程度和保存價(jià)值。這種方法適宜于文件數(shù)量不多的時(shí)候，當(dāng)然，立卷時(shí)也不能只根據(jù)文件上標(biāo)明的文種，還需具體分析文件的內(nèi)容、性質(zhì)和保存價(jià)值。 一、文書的立卷 (4) 按責(zé)任者特征組卷。責(zé)任者指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)和單位。按責(zé)任者特征立卷，就是將同一責(zé)任者的文件集中立卷，便于反映本機(jī)關(guān)的決策及其他機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)的聯(lián)系。 (5) 按通訊者特征組卷。通訊者指的是往復(fù)文件的收發(fā)文機(jī)關(guān)共同構(gòu)成的特征。按通信者特征組卷就是將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)之間，雙方就某一問題或幾個(gè)問題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的往來文書，集中進(jìn)行組卷。 (6) 按地區(qū)特征組卷。地區(qū)特征又叫地理特征，指的是文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)。按地區(qū)特征立卷，是將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中立卷，這樣便于反映該地區(qū)的工作情況或有關(guān)該地區(qū)問題的處理，一般多用于下屬機(jī)關(guān)的來文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料和某些專門文件的組卷。 (7) 適當(dāng)照顧文件材料的保存價(jià)值組卷。由于文件內(nèi)容的重要性不等，在本機(jī)關(guān)工作中所起的作用有所區(qū)別，它們的保存價(jià)值即需要保存的期限長短也不一樣，為了日后的管理與鑒定保管期限工作的方便，可適當(dāng)區(qū)別不同保存價(jià)值組卷。 (五 )文書立卷的類目 文書立卷類目主要由類名和條款兩部分組成： (1) 類名。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱。文件材料的類別劃分有兩種方法：一是按工作性質(zhì)分類，如組織類、宣傳類、財(cái)貿(mào)類、文教類、綜合類等；二是按組織機(jī)構(gòu)分類，直接用各機(jī)構(gòu)或部門的名稱作類名，如紀(jì)律檢查委員會(huì)文件、宣傳部文件、組織部文件等。文件材料較多時(shí)，類名之下還可分小類。 (2) 條款。即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標(biāo)題。一個(gè)條款就是年終形成的一個(gè)案卷，條款名稱就是預(yù)先擬出的案卷標(biāo)題。條款順序確定以后，要編上順序號，以固定次序。如 1是指第一類第十二條款，一目了然，非常清楚。 立卷類目的類別和條款的排列一般呈表格式。 一、文書的立卷 (六 )文書的平時(shí)歸卷 文書立卷人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，就是平時(shí)歸卷工作。平時(shí)歸卷工作主要包括以下幾項(xiàng)： (1) 準(zhǔn)備工作。選定立卷地點(diǎn)、編好立卷類目之后，應(yīng)在當(dāng)年初或上一年末，根據(jù)類目所列的各個(gè)條款，為每一條款準(zhǔn)備一個(gè)卷皮，卷皮封面和活頁卷夾的卷脊上抄寫好條款號和條款名稱，然后將卷皮按號順次放好，以備隨時(shí)歸卷和查找文件。 (2) 文件的集中。文書立卷人員應(yīng)積極主動(dòng)地經(jīng)常催促承辦人員清退辦理完畢的文件，待文件辦完清退時(shí)，即可按已注明的條款號歸入案卷。 (3) 歸卷工作。收集集中的文件，如條件允許可隨手及時(shí)歸卷，也可根據(jù)工作情況先放入一個(gè)待歸文件卷宗，定期進(jìn)行歸卷工作。文件歸卷之前，要注意檢查頁數(shù)、附件等是否齊全完整，文書處理程序是否完成，處理的來龍去脈是否注明，然后將文件按所屬條款號歸入卷夾。 (4) 立卷類目的修改與調(diào)整。文書立卷人員可以在平時(shí)歸卷過程中，根據(jù)文件的實(shí)際情況，隨時(shí)修改或增補(bǔ)有關(guān)條款。實(shí)際形成的文件在立卷類目中沒有相應(yīng)的位置時(shí)，要增補(bǔ)新的條款；個(gè)別條款下確認(rèn)無文件可歸時(shí)，可予以取消或更換條款的內(nèi)容。 二、文書的歸檔 (一 )文書歸檔的概念及歸檔制度 歸檔指將整理立卷后的文件案卷定期向機(jī)關(guān)檔案室移交的活動(dòng)。 歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)限、歸檔要求。 (二 )文書的歸檔范圍 機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成和使用過的文件包括收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿及印本等屬于文書立卷范圍的各種文件材料以及其他如照片、錄音、錄像、印模等有關(guān)材料都屬于歸檔的范圍。 (三 )文書的歸檔時(shí)限 總的要求應(yīng)在次年 6月底以前向檔案部門移交案卷。一些專門文件或個(gè)別業(yè)務(wù)單位、駐地分散的單位可另行規(guī)定切合實(shí)際的歸檔時(shí)間。 (四 )文書的歸檔要求 歸檔的文件材料必須齊全完整，尤其是具有保存價(jià)值的文件材料；按照文件之間的歷史聯(lián)系和保存價(jià)值，科學(xué)地整理立卷；每個(gè)案卷均應(yīng)有確切簡明的標(biāo)題，并注明保管期限；歸檔的案卷必須編制移交目錄，至少一式兩份。 二、文書的歸檔 (五 )文書案卷的整理編目 具體工作內(nèi)容包括：調(diào)整立卷，擬寫案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件排列與編號，填寫卷內(nèi)目錄與備考表，填寫案卷封皮，案卷的裝訂、排列，編制 (移交 )目錄等。 (1) 調(diào)整立卷。即在平時(shí)歸卷的基礎(chǔ)上，詳細(xì)檢查每個(gè)條款下積累的文件，進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，最后確定組卷。調(diào)整時(shí)要注意以下四個(gè)問題： 檢查卷內(nèi)文件的完整性。立卷人員可以對照收發(fā)文登記檢查文件清退情況，并應(yīng)動(dòng)員各承辦人員作一次核對，看卷內(nèi)文件是否完整，不全的要查找收全。如有未辦完的文件，可酌情轉(zhuǎn)入下一年度立卷。還應(yīng)檢查卷內(nèi)有無重份文件和不需要立卷歸檔的文件，如有，應(yīng)清除。 檢查卷內(nèi)文件的聯(lián)系性。即檢查立卷特征是否合適，卷內(nèi)文件緊密的聯(lián)系性保持得如何等。要注意糾正條款之間文件歸卷不統(tǒng)一，相互混淆重復(fù)以及拆散文件聯(lián)系的錯(cuò)誤。 檢查卷內(nèi)文件的保存價(jià)值。一卷之內(nèi)的文件的保存價(jià)值應(yīng)力求大體一致。 檢查卷內(nèi)文件的數(shù)量。文件數(shù)量太多的條款，適當(dāng)分卷；文件數(shù)量較少的條款，可考慮適當(dāng)合并組卷。 (2) 擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題又叫案卷題名，是對卷內(nèi)全部