高效的時間管理

高效的時間管理 2 常見的問題 這個來電話，那個來請示、投訴 比誰都忙，到處救火，工作越做越多 計劃趕不上變化，或計劃從未兌現(xiàn)過 對什么都不放心，每天忙于事務(wù)性工作 工作抓不住重點，也沒空去想何為重點 總無法說 “ 不 ” ，因此總要打亂時間計劃 3 您的問題是什么？ 1. 2. 3. 4. 5. 4 您的解決辦法？ 無能為力； 盡量加班； 減少自己的休閑時間； 求助于老板； 把一些事情向后推遲； 5 格言 浪費他人的時間， 無異于謀財害命！ 魯迅 6 學習目的 學會合理應(yīng)用時間 掌握時間管理的幾個原則 提高時間管理的技能，并在最差的方面做出改變 7 必須建立的觀念 失去的時間是永遠無法追回的 我們都有相同的時間，真正的價值在于我們利用它做什么事 損失了時間就等于抵押你的未來 時間是經(jīng)不起浪費的 時間一流逝，我們就一無所獲 8 我們?yōu)楹蚊y？ 電話干擾 會議沒有計劃和控制 上司召見太隨意 下屬不斷請示匯報 不放心下屬工作，幫下屬做事 事必親躬 工作沒有程序 做事沒有主次和輕重緩急 太關(guān)注細節(jié)和小事 不知道如何說 “ 不 ” 對喜歡和熟悉的事盡快做完，對棘手的事一拖再拖 不授權(quán)，下屬閑，自己忙 9 時間管理的障礙 障礙一：我的時間安排得挺好，我是一個有序的人 障礙二：時間管理有什么用，計劃趕不上變化 障礙三：時間掌握在別人手中 障礙四：時間管理太麻煩 障礙五：習慣不同，我就這樣，不好改 10 中層經(jīng)理時間管理的特點 特點一：關(guān)聯(lián)多，經(jīng)常把時間平均分配給上下左右，沒有主次 特點二：難于抓住重點 特點三：沒有自己可支配的自由時間，完全被動應(yīng)付 特點四：專注于小事，忽略對事件的預(yù)測，耽誤時機 特點五：不能很好利用零散時間 特點六：會議多。沒有會議計劃 時間哪里去了？ 對時間的分析 12 十大無效時間應(yīng)用法： 1. 老是在做別人喜歡你做的事； 2. 老是用同樣的方式完成事； 3. 做你不擅長的事； 4. 做無樂趣可言的事； 5. 總是被打斷的事； 6. 別人也不感興趣的事； 7. 超出預(yù)計兩倍時間的事； 8. 合作者不可信賴或沒有品質(zhì)保償障的事； 9. 不可預(yù)期進行過程的事； 10. 煲電話粥。 13 分析一：計算時間價值 年薪 每天價值 每小時價值 每分鐘價值 15000 5000 5000 5000 5000 5000 5000 5000 00000 天工作 8小時，每年 242個工作日 14 價值啟示 你的每一天、每一小時、每一分鐘都有很大的價值 錢是一分一分掙來的，時間是一分鐘一分鐘擠出來的 浪費多少時間，就會浪費多少錢 規(guī)劃時間，讓有限的時間產(chǎn)生最大的效益和收益 15 分析二：你能支配你的時間嗎？ 見附件 測試一：您了解您的節(jié)奏嗎？ 測試二：您能支配您自己的時間嗎？ 16 分析三：時間清單分析 目標：分析每天（或每周 /月）的法定工作時間都是怎樣用掉的 方法：運用時間清單分析表（附件） 內(nèi)容： 計劃性如何 有多少時段記不起來做什么了 浪費 /超時多少 17 分析四：工作清單分析 目標：分析一個工作日內(nèi)都做了哪些工作事項，用時如何 方法：見附件工作清單分析表 內(nèi)容： 時間利用率 延誤、浪費多少時間 尋找原因與對策 18 分析五：工作（活動）分項分析 目標：分析一個工作日內(nèi)各項工作分別花費了多少時間 方法：運用附件工作分項分析表 內(nèi)容： 計劃用時與實際用時差異最大的是哪三項 浪費 /延誤最多的是哪三項 無計劃用時最多的是哪三項 19 分析六：每周時間分析 目標：分析一周時間使用狀況 方法：運用附件每周時間分析表 內(nèi)容： 各項工作每周總計用多少時間 用時排序，找出前三項 各項工作實際用時順序，找出前三項 誤差最大的前三項工作？分析原因 一周里，誤差的總小時數(shù) 20 分析七：工作分析 目標 分析自身職位在組織中的地位和作用，觀察和分析工作內(nèi)容、責任、特征、必要條件等 了解自身職位與時間管理的關(guān)系 方法：運用附件工作分析表 內(nèi)容 工作的時間、目標、概要、內(nèi)容等 費用支出、失誤造成的損失 內(nèi)部接觸、外部接觸 監(jiān)督、管理、能力要求 21 其他分析 工作緊急性分析 工作重要性分析 高效益活動分析 低效益活動分析 授權(quán)分析 會見分析 會議分析 出差分析 干擾因素分析 時間管理的原則 23 原則一： 80/20原則 20%的工作占整個工作 80%的價值 集中 80%的精力做好 20%的工作 投入 20%的精力做另外 80%的工作 24 如何堅持這一原則？ 列出全部工作項目 對工作按價值進行分類 分配自己的時間和精力 常見誤區(qū)： 面面俱到 都想做好 完全主義 都想做完 平均分配時間和精力 25 原則二：目標 A： 必須做的 B： 應(yīng)該做的 C： 暫時可以不做的 26 原則三：排列優(yōu)先次序 緊急 不緊急 重要 不重要 A： 緊急 重要 B： 不緊急 重要 C： 緊急 不重要 D： 不緊急 不重要 27 四象限原理解析 A： 緊急狀況 迫切問題 限期完成 突發(fā)事件 B： 準備工作 預(yù)防措施 計劃 人際關(guān)系的建立 真正的再創(chuàng)造能力 自身能力的提升 C： 造成干擾的訪問、電話、信件、報告 某些會議 迫在眉睫的急事 符合別人期望的急事 D： 忙碌瑣碎的事 處理文件等函件 電話 浪費性時間 逃避性活動 28 時間管理矩陣使用技巧： 不要總是做滅火員，尤其是滅自己的火； 尋求調(diào)整自己情緒的有效辦法，提高工作效率； 比做 “ 緊急且重要的事情 ” 更重要的是把重要的事變成緊急的事去做； 勤于計劃。好記性不如爛筆頭，并學會分解大的計劃； 盡量將每件事情一次性做對。 29 原則四：制訂計劃 對工作做出計劃，并按計劃去執(zhí)行 必須留出處理不可預(yù)計事務(wù)的時間 列出日、周、月的工作清單 30 原則五：養(yǎng)成習慣 意你的思想 意你的話 會成為你的話 會成為行動 意你的行動 會成為習慣 意你的習慣 會成為你的個性 意你的個性 it 決定你的命運 高效時間管理的方法 32 有效管理時間四大法則： 法則一：明確目標 樹立時間觀念 設(shè)計職業(yè)生涯 切實的短期目標 合理進行目標管理 法則二：分清輕重緩急 運籌時間，充分應(yīng)用 只做最重要的事情 時間管理矩陣 20/80原理的運用 法則三：制訂計劃表 六項工作法 制訂有效計劃 逐步實現(xiàn)遠期目標 自我激勵 法則四：立即行動 克服拖延 有頭有尾 重視今日 33 方法之一： 只做重要的事情 六項工作法： 請您按順序列出每天工作上的六件重要的事情： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 34 如何選擇？ 對于所有要做和想做的事情，都要有如下判斷： 我內(nèi)心深處的潛意識是什么？ 我真的必須做這些事嗎？ 假如我不做，會發(fā)生什么事情？ 如果我拖延，會對我的生存環(huán)境有什么影響？ 35 方法二：日計劃 六項工作 每項工作開始及結(jié)束時間 每項工作完成情況 未完成事項 未完成原因 是否需要移到明天繼續(xù)做？ 明天能否完成？ 36 方法之三： 標準化操作 電梯測試： 由于客戶的決策人答應(yīng)參加你的方案討論會，為此你精心準備了約 40分鐘的方案介紹演講。會議開始前，客戶決策人對你說： “ 實在對不起，我必須馬上去參加一個重要會議，無法聽你的介紹了。你看能否這樣，利用乘電梯的時間，你把要點大概和我說一下，如何？ ” 37 用標準化來提高效率 環(huán)境標準化：保證辦公環(huán)境的整潔有序 時間標準化：計算時間，保證守時 講解標準化：對于新客戶，擬定一套標準的講解資料和若干種標準講解方式 流程標準化：建立標準的運作流程，以此促進溝通和高速解決問題 操作標準化：針對各項工作的具體操作，建立操作標準，并以此來培訓員工 38 方法四：利用零星時間 最好的時間管理方法是： 39 討論： 在各自的部門中，在自己的工作中，我們?nèi)绾卫昧阈菚r間呢？ 40 如何充分利用零星時間？ 有時僅僅需要調(diào)整一下工作的順序！ 41 回顧 做好時間管理的方法： 1. 六項工作法 2. 排列優(yōu)先順序，運用 3. 標準化操作 4. 養(yǎng)成好習慣，充分利用零星時間 42 時間管理的革命可行嗎？ 1. 我別無選擇，我無法自己運用自己的時間，老板不會答應(yīng)。 2. 我得換工作，但我承受不起換工作的風險。 3. 這對有錢有成就的人是很好的建議 4.