【精品】為加強集團公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案歸集與管理95

1目的為加強集團公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案歸集與管理，為集團公司房地產(chǎn)開發(fā)質(zhì)量管理活動提供服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法等法律法規(guī)，結(jié)合集團公司實際制定本管理制度。2適用范圍本制度適用于集團公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案資料的歸集、傳遞、利用、保管、移交、銷毀等各項管理工作，同時適用于集團公司存量房產(chǎn)檔案的管理。集團公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案指集團公司房地產(chǎn)開發(fā)工程項目在立項策劃、開發(fā)建設(shè)、商品房銷售和存量房產(chǎn)銷售與租賃等經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中直接形成的、對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件資料。存量房產(chǎn)指集團公司通過購入或自建形成的房屋類固定資產(chǎn)。3編寫依據(jù)中華人民共和國檔案法天津市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定天津經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)工程建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定4職責(zé)41集團公司各類檔案實行“統(tǒng)一管理、分散存放”辦法。集團公司辦公室對集團公司各類檔案實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提出各類檔案管理的標準和要求。房地產(chǎn)事業(yè)部是集團公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案和存量房產(chǎn)檔案的存放和歸口管理部門。42按照集團公司辦公室檔案管理的統(tǒng)一要求，房地產(chǎn)事業(yè)部設(shè)立檔案室，設(shè)置檔案管理工作崗位，配備檔案管理人員，配置檔案歸集、整編、保存、檢索、安全等設(shè)備設(shè)施，分管集團公司房地產(chǎn)開發(fā)類檔案和存量房產(chǎn)檔案。43房地產(chǎn)事業(yè)部負責(zé)建立集團公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案和存量房產(chǎn)檔案管理制度，辦理集團公司房地產(chǎn)開發(fā)檔案和存量房產(chǎn)檔案的歸集、整編、保存和安全管理業(yè)務(wù)，指導(dǎo)和檢查集團公司各部門房地產(chǎn)開發(fā)檔案管理業(yè)務(wù)的開展情況。項目部向城建檔案館以及房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交有關(guān)檔案資料。44集團公司各部室、項目部、售樓中心均設(shè)檔案兼職管理人員，負責(zé)房地產(chǎn)開發(fā)工程各過程項目立項策劃、開發(fā)建設(shè)、商品房銷售和存量房產(chǎn)銷售與租賃等經(jīng)濟業(yè)務(wù)直接形成工程項目文件和質(zhì)量記錄的歸集、整編、保存和移交工作。5內(nèi)容51集團公司形成房地產(chǎn)開發(fā)檔案的資料來源工程項目文件和質(zhì)量記錄。511工程項目文件主要包括13個類別5111策劃文件項目建議書、可行性研究報告等；5112授權(quán)文件法定代表人委任項目總代表的授權(quán)委托書等；5113政府文件政府建設(shè)行政主管部門的批文批件、證照、配套證明等；5114設(shè)計文件規(guī)劃方案設(shè)計、擴大初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、人防設(shè)計等文件；5115監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則和總監(jiān)理工程師授權(quán)書等；5116施工文件施工組織設(shè)計、施工方案、工程管理協(xié)調(diào)例會會議紀要、工地指示、洽商紀要、工程聯(lián)系單、工程報告等；5117招標文件工程造價咨詢機構(gòu)編制的招標標底、項目部審查意見等；5118合同文件工程造價咨詢機構(gòu)審查的工程預(yù)算、項目部審查意見、本公司擇優(yōu)選擇供方的采購情況說明、經(jīng)濟合同等；5119竣工驗收與移交文件驗收會議紀要、備案通知書、房屋及設(shè)施驗收單、建筑產(chǎn)品公共部位驗收單、消防配套規(guī)劃驗收手續(xù)、與城建檔案館的工程檔案交接單、與物業(yè)管理公司商品房和有關(guān)資料交接單等；51110商品房銷售文件天津市商品房買賣合同等；51111存量房產(chǎn)租售文件存量房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明、租賃合同等；51112計劃文件項目總體計劃（質(zhì)量計劃、資金使用計劃等）51113其他文件以上類別未包括的工程項目文件。512質(zhì)量記錄主要包括兩部分5121房地產(chǎn)開發(fā)工程建設(shè)過程中形成的各種記錄表單；包括立項策劃、項目進件及審批形成的記錄表單；項目施工前期、建設(shè)、竣工過程中形成的記錄表單；與委托單位往來信函形成的記錄表單；商品房銷售和存量房產(chǎn)租售過程中形成的記錄表單；落實安全管理工作過程形成的記錄表單等。5122集團公司推行質(zhì)量管理體系形成的各種記錄表單；包括質(zhì)量管理體系文件發(fā)放、控制與修改形成的記錄表單；與質(zhì)量管理體系有關(guān)的培訓(xùn)工作形成的記錄表單；開展管理評審、內(nèi)部審核、顧客滿意度調(diào)查活動形成的記錄表單等。52集團公司存量房產(chǎn)檔案包括521存量房產(chǎn)的土地使用證、房屋所有權(quán)證等產(chǎn)權(quán)證明文件；522購入存量房產(chǎn)于建成時建設(shè)單位已移交城建檔案館的檔案資料內(nèi)容清單；523購入存量房產(chǎn)于建成時由原建設(shè)單位保管的檔案資料內(nèi)容清單；房地產(chǎn)事業(yè)部應(yīng)與原建設(shè)單位商洽將其取回，由集團公司保存或根據(jù)檔案資料的性質(zhì)移交城建檔案館保存。524購入存量房產(chǎn)集團公司已有的其它檔案資料。525集團公司自建自用房屋類固定資產(chǎn)形成的工程檔案資料；等等。53商品房銷售和存量房產(chǎn)銷售與租賃經(jīng)濟業(yè)務(wù)形成的檔案具體包括531商品房銷售結(jié)束后天津市商品房買賣合同房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)留存聯(lián)；532銷售存量房產(chǎn)的天津市房產(chǎn)買賣合同、出租存量房產(chǎn)的房屋租賃合同及有關(guān)資料。54檔案歸集、整編、保存的基本規(guī)定541各部門經(jīng)辦人按規(guī)定將辦理完畢的各種工程項目文件和質(zhì)量記錄及時整理送交兼職檔案管理人員，達到隨辦畢隨收集。也可定期收集，一周或一月一次。兼職檔案管理人員按資料內(nèi)容與性質(zhì)分類整理成冊成卷，歸檔管理。工程竣工后，項目部向集團公司、向城建檔案館或房屋使用單位（物業(yè)管理公司）辦理有關(guān)檔案資料的移交手續(xù)。凡上交城建檔案館的檔案資料，應(yīng)按政府檔案管理部門的要求編制整理。上交集團公司的，應(yīng)按本規(guī)定要求進行整理，填寫移交目錄，經(jīng)項目總代表審核簽字后，移交房地產(chǎn)事業(yè)部檔案室存檔保存。542根據(jù)工作需要，同一份資料需要二份以上者，可以編制相應(yīng)的套數(shù)，原件不足，可以打印或復(fù)印，但嚴禁用復(fù)寫紙、草圖紙、圓珠筆和鉛筆抄寫，原始檔案應(yīng)歸檔保存。543對收集并篩選出來的文件，根據(jù)其類別、內(nèi)容特點，按照前述相應(yīng)類別及編號方法，進行編號，存入已編制好類目的文件柜或夾中。544制作卷宗檔案目錄，用于介紹卷內(nèi)材料的成份和內(nèi)容提要，以便查閱和統(tǒng)計。卷宗目錄一般包括序號、收發(fā)文單位、文件標題、文件字號和日期等。一些無標題的函件，可視內(nèi)容予以摘要。545檔案裝訂首先制作好檔案封皮。案卷封面與封底組成封皮。檔案封皮要用鋼筆或簽字筆正楷填寫項目；書寫要求工整、清晰。填寫的項目有單位機構(gòu)名稱、案卷標題、密級、卷內(nèi)公文材料張數(shù)、起止日期和保管期限等。檔案封皮填寫完后，即可進行裝訂。裝訂前要求拆除文件上原有的金屬釘、針，卷頁參差不齊的要切齊，裝訂要用線裝，注意防止訂壓卷內(nèi)文字。546作廢失效的工程項目文件和圖紙必須由發(fā)放部門收回銷毀。如因某種原因必須保留時，應(yīng)在文件加蓋紅色“作廢”印章。547檔案保存期限詳見質(zhì)量記錄一覽表中對各類檔案保存期的規(guī)定要求。55檔案利用的基本規(guī)定551檔案資料是集團公司房地產(chǎn)開發(fā)與租售活動的真實記錄，是考核質(zhì)量管理體系運行的基礎(chǔ)性證據(jù)。應(yīng)保持和發(fā)揮檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和可追溯性，以服務(wù)于集團公司的顧客、發(fā)展目標和日常經(jīng)營管理工作。552房地產(chǎn)事業(yè)部應(yīng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，編制檔案目錄，為集團公司的顧客、項目開發(fā)建設(shè)和日常經(jīng)營管理提供及時可靠的檔案信息資源。553集團公司各部室應(yīng)當(dāng)及時、充分利用檔案資料，確保房地產(chǎn)開發(fā)項目的設(shè)計、施工質(zhì)量，防止各類損害事故的發(fā)生；確保質(zhì)量管理體系貫徹實施。56項目部向城建檔案館移交房地產(chǎn)開發(fā)檔案資料561項目部于房地產(chǎn)開發(fā)工程項目竣工驗收后三個月內(nèi)向城建檔案館移交有關(guān)檔案資料。移交檔案的內(nèi)容按城建檔案館要求辦理。562集團公司在市內(nèi)建設(shè)的房地產(chǎn)開發(fā)工程項目檔案資料向天津市城建檔案館移交；在開發(fā)區(qū)內(nèi)建設(shè)的房地產(chǎn)開發(fā)工程項目檔案資料向天津開發(fā)區(qū)城建檔案館移交。563向城建檔案館移交有關(guān)檔案資料時，必須取得城建檔案館的簽收手續(xù)并將該手續(xù)作為項目部的存檔資料由房地產(chǎn)事業(yè)部登記保存。必要的檔案資料，集團公司應(yīng)留備份。564集團公司自建自用房屋類固定資產(chǎn)形成的工程檔案資料需要向城建檔案館移交的，比照前述房地產(chǎn)開發(fā)工程項目情況辦理。57向房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交房地產(chǎn)開發(fā)有關(guān)檔案資料571項目部于房地產(chǎn)開發(fā)工程項目竣工驗收后向房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交房地產(chǎn)開發(fā)有關(guān)檔案資料。移交檔案的內(nèi)容按房屋使用單位或物業(yè)管理公司要求辦理。572向房屋使用單位或物業(yè)管理公司移交有關(guān)檔案資料時，必須取得房屋使用單位或物業(yè)管理公司的簽收手續(xù)并將該手續(xù)作為項目部的存檔資料由房地產(chǎn)事業(yè)部登記保存。必要的檔案資料，集團公司應(yīng)留備份。6相關(guān)文件中華人民共和國檔案法天津市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定天津經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)工程建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定體系管理性文件控制程序（泰達/程序01）工程項目文件控制程序（泰達/程序02）記錄控制程序（泰達/程序03）質(zhì)量記錄一覽表（泰達/作業(yè)0301）7質(zhì)量記錄受控文件一覽表（泰達/記錄0101）文件發(fā)放表（泰達/記錄0102）文件修改單（泰達/記錄0103）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