檔案管理制度匯編細(xì)則

1、* 字 2012 25 號關(guān)于印發(fā) *檔案管理制度匯編 （修訂）的通知各部門（所）： * 檔案管理制度匯編 （修訂）業(yè)經(jīng)公司研究同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真遵照執(zhí)行。本管理制度匯編已包含 2012 年 1 月 5 日頒發(fā)的裝飾工程檔案管理辦法 。該辦法中的項(xiàng)目檔案報審表 （編號 CB-05-1至 CB-05-4 ）取代程序文件中的竣工工程資料歸檔記錄表 （編號：CB-05）。各部門移交工程、 設(shè)計、軟裝項(xiàng)目檔案使用 CB-05-1 至 CB-05-3 這三種表格，各部門移交工程、設(shè)計、軟裝以外的各類檔案，使用 CB-05-4 表格。如該辦法與本匯編有沖突之處，以本匯編為準(zhǔn)。同時， 2000 年

2、8 月頒發(fā)的 *有限公裝飾公司檔案管理制度匯編即日起廢止。特此通知。二一二年七月十六日.*檔案管理制度匯編（修訂）一、總則（一） 為加強(qiáng)本公司檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)， 實(shí)現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)化、科學(xué)化，更有效地為公司管理工作服務(wù)，根據(jù)企業(yè)檔案工作規(guī) （DA/T 42-2009）及市執(zhí)行 實(shí)施細(xì)則，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）本公司的檔案是完整地、系統(tǒng)地反映本公司各項(xiàng)工作和經(jīng)營活動的真實(shí)記錄，是考查和研究公司歷史的重要依據(jù)。各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、設(shè)備、基建、科研、文書、聲像、人員、會計、實(shí)物檔案等均須由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，不得分散保存，以維護(hù)公司檔案的完整與安全。

3、二、檔案及其職責(zé)（一） 本公司設(shè)置綜合檔案室， 配備專職檔案人員， 歸口由公司綜合部管理。由主管綜合部工作的公司領(lǐng)導(dǎo)分管，日常工作由綜合部負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)。業(yè)務(wù)上接受越秀地產(chǎn)檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）公司檔案室的基本職責(zé)：1、組織實(shí)施黨和國家關(guān)于檔案工作的有關(guān)方針、政策、法規(guī)和檔案管理部門制訂的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則。2、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和計劃等。3、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下， 根據(jù)本專業(yè)的管理要求， 對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。.4、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。三、各部門設(shè)立兼職

4、檔案員，其主要職責(zé)是：1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度， 主動向綜合檔案室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作， 并接受綜合檔案室的監(jiān)督、 指導(dǎo)和檢查。2、根據(jù)本公司各部門歸檔圍明細(xì)表 ，負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作，并在規(guī)定期限向綜合檔案室移交， 確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。3、配合公司綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀工作。三、檔案的接收與整理（一） 建立、健全歸檔制度。 凡在本公司工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括 0 裝飾工程、 1 設(shè)備儀器、 2 基建、 3 科研、 4、文書檔案、 5 聲像檔案、 6 人員檔案、 7 會計檔案、 8 實(shí)物檔案），應(yīng)定期交檔案室

5、歸檔。（二） 檔案綜合管理圍及歸檔時間：1、裝飾工程，是反映本公司承包裝飾工程的真實(shí)記錄，包括工程、設(shè)計、軟裝，是本公司檔案的重要組成部分。（ 1）委托書、主合同、投標(biāo)文件、接洽記錄等文件，在主合同簽訂后一個月，完成歸檔。（ 2）軟裝、施工項(xiàng)目在工程竣工后三個月歸檔。 設(shè)計項(xiàng)目，圖紙?zhí)峤煌戤吅髢蓚€月歸檔。在該規(guī)定的時間未完成的經(jīng)濟(jì)性文件、項(xiàng)目核算表及項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件，在文件完成后一個月歸檔。2、設(shè)備儀器類，包括在全公司圍使用的， 具有參考價值的設(shè)備說明書、.圖紙、合格證、保修卡、安裝證明等成套材料（每種型號設(shè)備只歸檔一套材料）。由主管部門積累、 預(yù)立卷，在設(shè)備投入使用后 3

6、 個月交公司檔案室整理、歸檔。3、基建檔案，指本公司自有物業(yè)產(chǎn)生的工程項(xiàng)目（含辦公場地裝修、改造等工程）從立項(xiàng)至竣工所形成的文字、圖表材料。工程部在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后收集、整理、立卷，并在工程竣工驗(yàn)收后3 個月交公司檔案室歸檔。4、科研類，是指承接集團(tuán)科研項(xiàng)目的記錄文件。研究課題在鑒定驗(yàn)收后兩個月歸檔。暫不申報或中斷、停止的研究課題，在課題結(jié)束或中斷、停止后兩個月歸檔。5、文書檔案 , 包括公司上級下發(fā)的、公司部各部門在各項(xiàng)工作中形成的、具有保存價值的文字材料。屬本公司發(fā)文的，經(jīng)辦公自動化流程辦結(jié)后，由發(fā)文部門勤將兩份紙質(zhì)正文連同公司領(lǐng)導(dǎo)簽名的呈批表一起及時送綜合部歸檔；屬外單位來文的，綜合部收到

7、后呈領(lǐng)導(dǎo)審批，通過電腦掃描進(jìn)入辦公自動化流程，辦結(jié)后歸檔；屬于只能采用紙介質(zhì)方式流轉(zhuǎn)的文件材料，由綜合部辦結(jié)后歸檔。 檔案室每年將上一年的文件以件為單位按 歸檔文件整理規(guī)則分類、排列、編號、裝訂、編目、入庫。6、聲像檔案，各部門在工作中形成的，以電子文檔、感光材料、磁性材料或其他合成材料等非紙質(zhì)材料為載體的具有保存價值的檔案，應(yīng)于聲像材料形成后一個月，交公司檔案室歸檔。7、人員檔案類 , 特指已故人員檔案，是指本公司已故, 與本公司簽訂勞動合同的在編人員的人事檔案。由主管部門于該職員去世3 個月后交公司檔案室歸檔。因人事檔案不屬于綜合檔室案管理圍，不存放綜合檔案室。由綜合部按人事檔案的相關(guān)要求

8、進(jìn)行獨(dú)立管理和保密。8、會計檔案，包含本公司財務(wù)部形成的會計報表、賬薄、憑證、工資.冊等會計資料。會計年度終了，由主管部門立卷歸檔，并于檔案產(chǎn)生之后的第三年向公司檔案室移交。9、實(shí)物檔案，指法人、其他組織以及個人在其工作活動中形成的與本公司有關(guān)的，對國家和社會有保存價值的以物質(zhì)實(shí)體為載體的物品檔案。應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后的三個月由主辦部門向公司檔案室移交，由于特殊原因，實(shí)物檔案不能存放到檔案室保存的， 應(yīng)先由檔案管理部門拍照登記，標(biāo)明存放地點(diǎn)，再按規(guī)定存放。（三）本公司形成的全部檔案為一個全宗。全宗的檔案，按門類分成九大類進(jìn)行整理。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。四、檔案的保管與統(tǒng)計（一）公司

9、檔案室必須設(shè)置專用檔案庫房。庫房應(yīng)堅(jiān)固，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防水淹等設(shè)施。要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。（二） 檔案庫房溫度應(yīng)保持在 14-24 ，相對濕度應(yīng)保持在 45-60。庫房管理人員每天須調(diào)節(jié)庫房的溫濕度， 并做好溫濕度登記， 定期對獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。檔案庫房嚴(yán)禁吸煙及存放易燃、易爆、易霉變或同檔案及其保護(hù)設(shè)備無關(guān)的物品。庫房管理人員調(diào)動工作時，對保存的檔案資料要詳細(xì)清點(diǎn)，履行交接手續(xù)。（三） 建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。及時、準(zhǔn)確填寫各種檔案工作情況統(tǒng)計年報。五、檔案的提供

10、利用（一）檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的檔案目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯編和各種參考資料， 積極主動地開展檔案的利用工作，為公司工作提供服務(wù)，并注意掌握檔案的利用效果。.（二）建立檔案借閱及保密制度，根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定不同的利用圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。1、借閱時間（ 1）未立卷檔案材料（即在檔案室積累的本年度檔案材料） ，借閱時間一般不超過三個工作日，如遇節(jié)假日，須在放假前歸還。（ 2）已立卷歸檔和涉密的檔案材料， 原則上不能借出。 如確因工作需要借出，須經(jīng)公司總經(jīng)理書面審批，且不得將借閱的文件攜帶出公司，并在下班前歸還。2、審批權(quán)限（ 1）本公司員工借閱檔案材料， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)

11、人審批可查閱或復(fù)印與部門業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。超出圍的，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)。（ 2）本公司以外人員借閱檔案原件時， 應(yīng)持公司介紹信， 經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人書面同意后方可借閱，并在檔案室閱覽，不得借出。3、借閱利用要求借閱檔案材料必須妥善保管，不得遺失，不得泄密；要愛護(hù)檔案，不得在檔案材料上圈寫、劃線、涂改、折疊、拆卷、抽頁或污損，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)印。借閱檔案材料如有遺失，應(yīng)立即通知檔案室，并向綜合部負(fù)責(zé)人報告。六、檔案的鑒定、移交、銷毀（一）根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，編制本公司各門類檔案的保管期限表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行，并報集團(tuán)檔案室備案。（二）定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作在綜合

12、部負(fù)責(zé)人的主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。.（三）凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價值的檔案，應(yīng)登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。檔案銷毀時，必須由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊由公司檔案室永久保存。七、本辦法自頒布之日起施行。附件： 1. *檔案綜合管理分類方案2. *裝飾工程檔案管理辦法3. *設(shè)備檔案管理辦法4. *基建檔案管理辦法5. *科研檔案管理辦法6. *文書檔案管理辦法7.*聲像檔案管理辦法8. *人員檔案管理辦法9. *會計檔案管理辦法10. *實(shí)物檔案管理辦法11 *檔案庫房管理辦法12. *檔案鑒定、銷毀制度13. *檔案鑒定小組職責(zé)14.

13、*檔案保密制度15*各部門歸檔圍明細(xì)表16. *項(xiàng)目檔案報審表附件 1.*檔案綜合管理分類方案為適應(yīng)公司檔案綜合管理的需要，統(tǒng)一檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)檔案分類整理、排列、管理、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)化，促進(jìn)公司檔案業(yè)務(wù)管理水平的提高，根據(jù)國家檔案印發(fā)的企業(yè)檔案工作規(guī)和市執(zhí)行歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則，結(jié)合我司實(shí)際情況制定本方案。一、分類原則1. 以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象， 依據(jù)公司職能，結(jié)合檔案容和檔案的載體形態(tài)特點(diǎn)，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。2. 本公司全部檔案分為九類，分別用 0-9 阿拉伯?dāng)?shù)字按順序編大類代字。3. 大類下的屬類用 “. 阿拉伯?dāng)?shù)字” 作類目號，從左至右稱為一級類目、

14、二級類目、三級類目。類目級數(shù)根據(jù)檔案材料的數(shù)量和容需要決定。4. 本方案適用我司全部檔案的分類、組卷和排架管理。二、類別設(shè)置（一）各大類檔案類目號0裝飾工程類（含工程、軟裝、設(shè)計）1設(shè)備儀器類2基建類3科研類4文書檔案5聲像檔案類.6人員檔案類7會計檔案類8實(shí)物檔案類（二）各級檔案類目0. 裝飾工程0.2010.1.0工程項(xiàng)目0.2010.1.0.1工程項(xiàng)目管理類0.2010.1.0.2工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類0.2010.1.0.3工程項(xiàng)目技術(shù)類0.2010.1.1軟裝項(xiàng)目0.2010.1.1.1軟裝項(xiàng)目管理類0.2010.1.1.2軟裝項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類0.2010.1.1.3軟裝項(xiàng)目技術(shù)類0.2010.1

15、.2設(shè)計項(xiàng)目0.2010.1.2.1設(shè)計項(xiàng)目管理類0.2010.1.2.2設(shè)計項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類0.2010.1.2.3設(shè)計項(xiàng)目技術(shù)類備注：包含軟裝、工程、設(shè)計的項(xiàng)目，納入工程項(xiàng)目歸檔。1. 設(shè)備儀器檔案1.1 辦公設(shè)備1.2 動力交通設(shè)備（發(fā)電機(jī)、汽車等）2. 基建檔案2.1 房屋產(chǎn)權(quán)2.1.12.1.2.2.1.32.22.2.12.2.22.2.32.2.43科研類3.1* 施工課題研究3.2* 設(shè)計課題研究4. 文書檔案（按年度 - 保管期限）5聲像檔案類5.1照片5.1.1底片5.1.2正片5.1.2.1公司建設(shè)面貌5.1.2.2人物（領(lǐng)導(dǎo)班子、勞模等）5.1.2.3各種會議照片5.1.2.

16、4領(lǐng)導(dǎo)參觀、視察照片5.1.2.5裝飾工程照片5.1.2.6文化娛樂活動5.1.2.7榮譽(yù)、證書、紀(jì)念品照片5.2錄音帶5.3錄像帶5.4磁盤5.5光盤6人員檔案類.7會計檔案類7.1會計報表7.2會計帳簿7.3會計憑證7.4工資單及其他8實(shí)物檔案類8.1可折疊檔案8.1.1錦旗、獎狀、證書8.2不可折疊檔案8.2.1獎杯、牌匾、紀(jì)念品三、編號方法（一）裝飾工程類裝飾工程檔案按性質(zhì)分為：裝飾工程項(xiàng)目、軟裝項(xiàng)目、設(shè)計項(xiàng)目。在一個項(xiàng)目中包含工程、軟裝、設(shè)計的項(xiàng)目，納入工程項(xiàng)目歸檔。每個項(xiàng)目組卷按管理類（代號為1）、經(jīng)濟(jì)類（代號為 2）、技術(shù)類（代號為 3）文件次序排列。編號方法：大類 +年份 +一

17、級屬類 +工程類別 +組卷類 +流水號。示例 1： 0.2010. 1. 0. 1_ 01工程項(xiàng)目管理類第一卷管理類第一卷管理類工程類當(dāng)年工程項(xiàng)目立檔順序號工程發(fā)生年度裝飾工程項(xiàng)目.示例 2： 0.2010. 1. 0. 2_ 01工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)類第一卷經(jīng)濟(jì)類第一卷經(jīng)濟(jì)類工程類當(dāng)年工程項(xiàng)目立檔順序號工程發(fā)生年度裝飾工程項(xiàng)目示例 3：0.2010. 1. 0. 3_ 01技術(shù)類第一卷技術(shù)類第一卷技術(shù)類工程類當(dāng)年工程項(xiàng)目立檔順序號工程發(fā)生年度裝飾工程項(xiàng)目說明：第一個箭頭“ 0”，代表屬于產(chǎn)品類“工程項(xiàng)目” 。第二個箭頭“ 2010”代表年份。第三個箭頭“ 1”代表 2010 年第 1 份歸檔項(xiàng)目。第

18、四個箭頭：“0/1/2 ”：0- 代表裝飾工程（表示本項(xiàng)目以裝飾工程為主，但可同時包括軟裝、 設(shè)計）；1- 代表軟裝工程（表示本項(xiàng)目以軟裝工程為主，但可同時包括設(shè)計）；2- 代表設(shè)計項(xiàng)目（表示本項(xiàng)目只有設(shè)計） 。第五個箭頭“ 1/2/3 “： 1代表管理類； 2代表經(jīng)濟(jì)類； 3 代表技術(shù)類。第六個箭頭“ 01”代表案卷數(shù).（二）設(shè)備儀器檔案設(shè)備檔案，按設(shè)備種類分類（1.1 辦公設(shè)備、1.2 交通設(shè)備、1.3 其它），并分別以一級屬類為單位 。1. 2010. 11編制案卷順序號二級級類目號 ( 辦公設(shè)備 )購買設(shè)備年度大類代號 ( 設(shè)備檔案 )（三）基建類基建檔案，按房屋產(chǎn)權(quán)和產(chǎn)權(quán)房發(fā)生的租賃

19、分類（不按年度劃分）。2.1 房屋產(chǎn)權(quán)2.1.1-1編制案卷順序號二級類目號（盤福路）一級類目號（辦公樓）大類代號 ( 基建檔案 )2.2 租賃管理2.2.1-1.編制案卷順序號：按租賃時間先后組卷二級類目號（盤福路）一級類目號（租賃）大類代號 ( 基建檔案 )2.2 租賃管理2.2.4-1編制案卷順序號：按房號及租賃時間先后組卷二級類目號（裝飾大廈）一級類目號（租賃）大類代號 ( 基建檔案 )（四）科研檔案3. 2010. 1 - 1編制案卷順序號二級類目號（當(dāng)年第一個課題）科研立項(xiàng)年度大類代號 ( 科研檔案 )（五）文書檔案文書檔案應(yīng)按照分類方案 （年度 +保管期限件號） 進(jìn)行分類，以件為

20、.單位整理，在最低一級類目編件號 （順序號），即在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫全宗號、年度、保管期限、室編件號、或問題，樣式如下：（全宗號）（年度）（室編件號）（或問題）（保管期限）（館編件號）件號的編寫規(guī)則：每年按“永久” 、“長期”（30 年）、“短期”（10 年）三種保管期限編三個流水順序號。每一種保管期限里的件號按照發(fā)文時間先后順序排列。（六）聲像檔案，按載體分類（ 5.1 照片檔案： 5.1.1 底片、 5.2.1 正片（正片與其來源的底片或電子文本的存放位置應(yīng)編制參見號） 、5.2 錄音帶、5.33 錄像帶、 5.4 磁盤、 5.5 光盤），并分別編制案卷順序號。1. 底

21、片底片：不分屬類，按照接收時間先后編流水順序號， 裝滿一冊為一卷。5.1 底片5. 2012. 1 . 1-01號案卷順序號（第 1 本底片冊）三級屬類（照片檔案）二級屬類（形成年度）大類代號（聲像檔案）5.2 正片5. 2012. 2 .1 -01.案卷順序號（第 1 本底片冊）三級屬類單位建設(shè)面貌照片三級屬類（正片）二級屬類（形成年度）大類代號（聲像檔案）（七）人員檔案已故人員檔案，即本公司在編已故人員的人事檔案。按接收時間先后結(jié)合姓氏筆劃編制案卷順序號。6.2010. 01案卷順序號（第 1 卷）已故年度大類代號 ( 已故人員檔案 )( 八) 會計檔案在一級類目下分為二級屬類：一級類目為

22、會計業(yè)務(wù)類別，二級類目為會計檔案類別。一級屬類按會計報表、賬薄、憑證及其它分類（ 7.1 會計報表、 7.2 會計賬薄、 7.3 會計憑證、 7.4 工資單及其它）。編制案卷順序號時憑證以年度為單位，一年一個流水號；其他各類不分年度，各按一個大流水順序編號。（九）實(shí)物檔案8.1 可折疊檔案8.2 不可折疊檔案附件 2*.裝飾工程檔案管理辦法工程檔案是指公司承接的裝飾裝修工程項(xiàng)目，包括工程、軟裝、設(shè)計項(xiàng)目。為了規(guī)工程檔案管理行為，真實(shí)反映公司承包裝飾工程的記錄，特制定本工程檔案管理辦法。一、歸檔圍（一）管理性文件1、工程洽談記錄、委托書、項(xiàng)目啟動通知書、策劃書等。2、招投標(biāo)文件。3、承包、分包合

23、同及其附件。4、材料采購合同。5、會議記錄、會議紀(jì)要。6、項(xiàng)目運(yùn)行期與業(yè)主、施工單位的往來文件。7、項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件。8、經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目組織架構(gòu)及補(bǔ)充資料。9、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的項(xiàng)目部人力資源資源投入記錄（包括：投入人員及考勤記錄）。10、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)部確認(rèn)的施工檢測設(shè)備、勞保投入記錄。11、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的施工固定資產(chǎn)使用設(shè)備、辦公設(shè)施投入記錄。12、經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、財務(wù)部確認(rèn)的項(xiàng)目核算表。（二）經(jīng)濟(jì)性文件.1、工程預(yù)、結(jié)算和審核文件。2、簽證單。3、材料確價資料。4、工程款項(xiàng)收取記錄（公司開出的發(fā)票及財務(wù)部關(guān)于收到該款的說明或簽名）。5、工程款支出記錄（公司

24、開出的發(fā)票及項(xiàng)目部關(guān)于支出該款的說明或簽名）。6、與分包單位、材料供應(yīng)商的結(jié)算確認(rèn)單。7、發(fā)包單位確認(rèn)的結(jié)算單。8、項(xiàng)目結(jié)算審定會簽單。9、項(xiàng)目結(jié)算款收清會簽單。10、出具給分包單位或材料供應(yīng)商分包結(jié)算金額的結(jié)算函。11、甲方提供的工期延期證明。12、分包單位或材料供應(yīng)商違反合同約定的處罰單。13、分包單位出具沒有拖欠工人工資的證明。14、項(xiàng)目后評估報告。（三）技術(shù)性文件1、施工報建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放證、臨時占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲排放證、質(zhì)監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購買工傷保險證明、辦理社保調(diào)劑資金證明等。2、圖紙

25、會審記錄。.3、施工組織方案、專項(xiàng)方案、現(xiàn)場應(yīng)急處置方案、開工報告。4、材料合格證、材料試驗(yàn)報告。5、設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。6、專項(xiàng)技術(shù)交底、工人安全教育、隱蔽工程驗(yàn)收記錄。7、分項(xiàng)、分部、單項(xiàng)工程質(zhì)量檢查、評定。8、施工日志、安全日志。9、竣工驗(yàn)收證明、 驗(yàn)收報告、消防驗(yàn)收證明或備案、 環(huán)境空氣檢測證明。10、施工圖、竣工圖。11、施工過程中（隱蔽）的 DV、竣工后拍攝的相片（ 1000 萬以上項(xiàng)目由專業(yè)公司拍攝， 1000 萬以下項(xiàng)目由項(xiàng)目部拍攝） 。二、歸檔時間（一）委托書、主合同、投標(biāo)文件、接洽記錄等文件，在主合同簽訂后一個月，完成歸檔。（二）軟裝、施工項(xiàng)目在工程

26、竣工后三個月歸檔。設(shè)計項(xiàng)目，圖紙?zhí)峤煌戤吅髢蓚€月歸檔。在該規(guī)定的時間未完成的經(jīng)濟(jì)性文件、項(xiàng)目核算表及項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件，在文件完成后一個月歸檔。三、歸檔流程（一）一線部門，按項(xiàng)目整理好檔案，填寫項(xiàng)目檔案報審表（CB-05-1，CB-05-2，CB-05-3）報經(jīng)技術(shù)部審核同意后，再移交檔案室。歸檔回執(zhí)一式三份，檔案室自留一份，另兩份由檔案室分別反饋給技術(shù)部、一線部門。（二）二線部門（技術(shù)部、財務(wù)部），按規(guī)定整理好檔案，填寫項(xiàng)目檔案報審表（CB-05-4），再移交檔案室。歸檔的回執(zhí)，最終一式兩份，檔.案室自留一份，另一份由檔案室反饋給技術(shù)部或財務(wù)部。綜合部每月歸檔一次，歸檔目錄

27、交總經(jīng)理簽名后退還綜合部。四、檔案整理（一）歸檔單位一個建筑物為一個項(xiàng)目，圍繞這個建筑物開展的工程都納入該項(xiàng)目，檔案以項(xiàng)目為單位組卷。（二）建立檔案關(guān)鍵詞由檔案室提出系列檔案文件關(guān)鍵詞的建議，報技術(shù)部審核。檔案室根據(jù)審定后的意見，在整理每份文件時，列出關(guān)鍵詞。原則上，一份文件的關(guān)鍵詞不超過三個。（三）檔案的組卷裝飾工程檔案按性質(zhì)分為：裝飾工程項(xiàng)目、軟裝項(xiàng)目、設(shè)計項(xiàng)目。在一個項(xiàng)目中包含工程、軟裝、設(shè)計的項(xiàng)目，納入工程項(xiàng)目歸檔。每個項(xiàng)目組卷按管理類（代號為1）、經(jīng)濟(jì)類（代號為 2）、技術(shù)類（代號為 3）文件次序排列。編號方法：大類 +年份 +一級屬類 +工程類別 +組卷類 +流水號。五、監(jiān)督管理（

28、一）各部門每季度完成一次工程檔案歸檔情況小結(jié)。七、歸檔期限表序號名稱保管期限一管理性文件1工程洽談記錄、委托書、項(xiàng)目啟動通知書、策劃書等。長期.2招投標(biāo)文件。長期3承包、分包合同及其附件。長期4材料采購合同。長期5會議記錄、會議紀(jì)要。長期6項(xiàng)目運(yùn)行期與業(yè)主、施工單位的往來文件。長期7項(xiàng)目竣工后與業(yè)主、施工單位的往來文件。長期8經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目組織架構(gòu)及補(bǔ)充資料。長期9 經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的項(xiàng)目部人力資源資源投入記錄 （包 長期括：投入人員及考勤記錄）。10經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)部確認(rèn)的施工檢測設(shè)備、勞保投入記錄。長期11經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、綜合部確認(rèn)的施工固定資產(chǎn)使用設(shè)備、辦公設(shè)長期施投入記錄。12經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)

29、理、財務(wù)部確認(rèn)的項(xiàng)目核算表。長期（二）經(jīng)濟(jì)性文件長期1工程預(yù)、結(jié)算和審核文件。長期2簽證單。長期3材料確價資料。長期4工程款項(xiàng)收取記錄（公司開出的發(fā)票及財務(wù)部關(guān)于收到該款長期的說明或簽名）。5工程款支出記錄（公司開出的發(fā)票及項(xiàng)目部關(guān)于支出該款的長期說明或簽名）。6與分包單位、材料供應(yīng)商的結(jié)算確認(rèn)單。長期7發(fā)包單位確認(rèn)的結(jié)算單。長期8項(xiàng)目結(jié)算審定會簽單。長期9項(xiàng)目結(jié)算款收清會簽單。長期10出具給分包單位或材料供應(yīng)商分包結(jié)算金額的結(jié)算函。長期11甲方提供的工期延期證明。長期12分包單位或材料供應(yīng)商違反合同約定的處罰單。長期13分包單位出具沒有拖欠工人工資的證明。長期14項(xiàng)目后評估報告。長期（三）技

30、術(shù)性文件1施工報建材料，包括：規(guī)劃許可證、施工許可證、余泥排放長期證、臨時占用道路證、夜間施工證、消防審核或備案、噪聲.排放證、質(zhì)監(jiān)登記、安監(jiān)登記、施工圖審查證明、施工圖審查備案證明、工人購買工傷保險證明、辦理社保調(diào)劑資金證明等。2圖紙會審記錄。長期3施工組織方案、專項(xiàng)方案、現(xiàn)場應(yīng)急處置方案、開工報告。長期4材料合格證、材料試驗(yàn)報告。長期5設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批。長期6專項(xiàng)技術(shù)交底、工人安全教育、隱蔽工程驗(yàn)收記錄。長期7分項(xiàng)、分部、單項(xiàng)工程質(zhì)量檢查、評定。長期8施工日志、安全日志。長期9竣工驗(yàn)收證明、驗(yàn)收報告、消防驗(yàn)收證明或備案、環(huán)境空氣長期檢測證明。10施工圖、竣工圖。長

31、期11 施工過程中（隱蔽）的 DV、竣工后拍攝的相片（ 1000 萬以上 長期項(xiàng)目由專業(yè)公司拍攝， 1000 萬以下項(xiàng)目由項(xiàng)目部拍攝） 。附件 3*設(shè)備檔案管理辦法.設(shè)備檔案 ( 大類代字 1) 是指與本公司購置、引進(jìn)的大型、精密設(shè)備儀器密切相關(guān)，有長期查考、利用價值的文字、圖表等檔案。一、歸檔圍購買的設(shè)備儀器必須是在全公司圍長期使用，其文件材料有長期查考利用價值的。二、歸檔要求（一）設(shè)備檔案的歸檔單位為綜合部。（二）歸檔部門負(fù)責(zé)將設(shè)備檔案按照其自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，整理立卷。（三）設(shè)備圖紙按 A4紙（210297mm）的規(guī)格折疊，無須裝訂成冊，一圖紙一個卷順序號；文字性的材料

32、按問題、時間或重要程度排列，裝訂成冊。（四）歸檔時間：設(shè)備購置驗(yàn)收后，在設(shè)備投入使用后3 個月向公司檔案室移交。（五）歸檔份數(shù)： 1 份（原件）三、檔案的管理（一）設(shè)備檔案由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，主管部門和個人不得私存。（二）公司檔案室根據(jù)本公司檔案分類方案，按采購報批文件材料、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等順序，對設(shè)備檔案進(jìn)行分類、編號、排列。（三）設(shè)備開箱，由主管部門通知公司檔案室參加驗(yàn)收。設(shè)備檔案不齊全、不完整、不系統(tǒng)的，公司檔案室不予驗(yàn)收。.（四）設(shè)備檔案的保管期限不能短于設(shè)備的使用壽命。四、保管期限表序號1 辦公設(shè)備類歸檔圍設(shè)備儀器 ( 辦公設(shè)備及用品、機(jī)

33、動車等 ) 購置的申請報告、批復(fù)、招投標(biāo)、合同及有關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)系文件，設(shè)備說明、圖紙，安裝調(diào)試、檢測驗(yàn)收等文件材料，報廢申請及批復(fù)。保管期限30 年2 交通設(shè)備類機(jī)動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30 年附件 4*基建檔案管理辦法.基建檔案 ( 大類代字 2) 是指我公司各種建筑物、構(gòu)筑物、地上、地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維修中形成的，有查考利用價值的文字、圖表等檔案。一、歸檔圍公司立項(xiàng)的裝修、改造等基建工程項(xiàng)目的請示、批復(fù)，項(xiàng)目招標(biāo)、評估、水文地質(zhì)、施工、竣工、驗(yàn)收的圖紙資料；二、歸檔要求（一）基建檔案的歸檔單位為工程部。（二）歸檔部門負(fù)責(zé)將工程所形成應(yīng)歸檔的文件材料收

34、集齊全，按照其自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，整理立卷。（三）工程圖紙按 A4紙（210297mm）的規(guī)格折疊，無須裝訂成冊，一圖紙一個卷順序號；文字性的材料按問題、時間或重要程度排列，裝訂成冊。（四）歸檔時間：由主管部門整理立卷，并在工程竣工驗(yàn)收后3 個月向檔案室移交。（五）歸檔份數(shù)： 2 份（原件）三、檔案的管理（一）基建檔案由公司綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。（二）公司檔案室根據(jù)本公司 檔案分類方案，按工程報批、工程設(shè)計、工程施工、工程竣工驗(yàn)收材料等順序，對基建檔案進(jìn)行分類、編號、排列。（三）工程竣工驗(yàn)收時，由工程部通知公司檔案室參加驗(yàn)收，工程檔案不齊全、不完整、不系統(tǒng)的，檔案室不予驗(yàn)收

35、。.四、基建檔案保管期限表序號歸檔圍保管期限一立項(xiàng)文件1項(xiàng)目建議書永久2項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知永久3可行性研究報告及附件永久4可行性研究報告審批階段永久5關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話永久6專家建議穩(wěn)健永久7調(diào)查資料及項(xiàng)目評估研究材料長期二建設(shè)用地、征地、拆遷文件1選址申請及選址規(guī)劃意見通知書永久2用地申請報告及縣級以上城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書永久3拆遷安置意見、協(xié)議、方案等長期4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件永久5劃撥建設(shè)用地文件永久6國有土地使用證永久三勘察、測繪、設(shè)計文件1工程地質(zhì)勘察報告永久2水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查永久3建設(shè)用地釘樁通知單（書）永久4地形測量和撥地測量成

36、果報告永久5申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書永久6初步設(shè)計圖紙和說明長期7技術(shù)設(shè)計圖紙和說明長期8審定設(shè)計方案通知書及審查意見長期有關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、9園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、永久白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議10施工圖及說明長期.11設(shè)計計算書長期12政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見永久四招投標(biāo)文件1勘察設(shè)計招投標(biāo)文件長期2勘察設(shè)計承包合同長期3施工招投標(biāo)文件長期4施工承包合同長期5工程監(jiān)理招投標(biāo)文件長期6監(jiān)理委托合同長期五開工審批文件1建設(shè)項(xiàng)目列入年度計劃的申報文件永久2建設(shè)項(xiàng)目列入年度計劃的批復(fù)文件或年度計劃項(xiàng)永久目表3規(guī)劃

37、審批申報表及報送的文件和圖紙永久4建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件永久5建設(shè)工程開工審查表永久6建設(shè)工程施工許可證永久7投資許可證、審計證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明長期8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長期六財務(wù)文件1工程投資估算手續(xù)短期2工程設(shè)計概算材料短期3施工圖預(yù)算材料短期4施工預(yù)算短期七建設(shè)、施工、監(jiān)理及負(fù)責(zé)人1工程項(xiàng)目管理（項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人長期2工程項(xiàng)目監(jiān)理（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人長期3工程項(xiàng)目施工管理（施工項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人長期1監(jiān)理規(guī)劃長期2監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量的問題長期.3監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題長期4工程開工 / 復(fù)工審批表長期5工程開工 / 復(fù)工暫停令長期6不合格項(xiàng)目通知長期7質(zhì)量事故報告

38、及處理意見長期8工程竣工決算審核意見書長期9工程延期報告及審批永久10合同爭議、違約報告及處理意見永久11合同變更材料長期12工程監(jiān)理竣工總結(jié)長期13質(zhì)量評價意見報告長期1建筑工程綜合管理記錄長期2地基與基礎(chǔ)工程施工及驗(yàn)收記錄永久3主體工程施工及驗(yàn)收記錄永久4裝飾裝修工程施工及驗(yàn)收記錄永久5屋面工程施工及驗(yàn)收記錄永久6設(shè)備安裝工程綜合管理記錄長期7給排水工程施工及驗(yàn)收記錄長期8電氣工程施工及驗(yàn)收記錄長期9消防工程施工及驗(yàn)收記錄長期10智能工程施工及驗(yàn)收記錄長期11通風(fēng)與空調(diào)工程施工及驗(yàn)收記錄長期12燃?xì)夤こ淌┕ぜ膀?yàn)收記錄長期13室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路園林綠化長期等）施工文件八竣工驗(yàn)

39、收文件（一）工程竣工總結(jié)1工程概況表永久2工程竣工總結(jié)永久（二）竣工驗(yàn)收記錄.1建筑安裝工程（1）單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄永久（2）竣工驗(yàn)收證明書永久（3）竣工驗(yàn)收報告永久（4）竣工驗(yàn)收備案表（包括各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）永久（5）工程質(zhì)量保修書永久（三）財務(wù)文件1決算文件永久2交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細(xì)表永久（四）聲像、縮微、電子檔案1聲像檔案永久（1）工程照片永久（2）錄音、錄像材料永久2縮微品永久3電子檔案（1）光盤永久（2）磁盤永久九竣工圖（一）建筑安裝工程竣工圖1綜合竣工圖（1）綜合圖a總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照永久明、道路、綠化等）b豎向布置圖永久c室外給水、

40、排水、熱力、燃?xì)獾裙芫W(wǎng)綜合圖永久d電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）綜合圖永久e設(shè)計總說明書永久(2)室外專業(yè)圖a室外專業(yè)圖永久b室外雨水永久.c室外污水永久d室外熱力永久e室外燃?xì)庥谰胒室外電訊永久g室外電力永久h室外電視永久i室外建筑小品永久j室外消防永久k室外照明永久l室外水景永久m室外道路永久n室外綠化永久3專業(yè)竣工圖(1)建筑竣工圖永久(2)結(jié)構(gòu)竣工圖永久(3)裝修（裝飾）工程竣工圖永久(4)電氣工程（智能化工程 ) 竣工圖永久(5)及排水工程（消防工程）竣工圖永久(6)采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖永久(7)燃?xì)夤こ炭⒐D永久附件 5*科研檔案管理辦法為了提高公司科學(xué)研究類檔案的質(zhì)量和管理

41、水平，加強(qiáng)收集和管理，做.好原始資料和技術(shù)資料的歸檔工作，有效地保存和利用檔案，制定本規(guī)。一、 基本原則1、凡在科學(xué)技術(shù)研究管理和實(shí)踐活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表、電子文件數(shù)據(jù)和聲像等不同載體材料，均屬科研檔案。2、科研檔案必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，以便于開發(fā)利用。3、科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研實(shí)踐活動的重要環(huán)節(jié)，必須納入公司科研計劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員的職責(zé)圍之中，與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。實(shí)行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達(dá)計劃任務(wù)與提出歸檔要求同步；檢查科研計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成、積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成