院校行政管理自動(dòng)化模式

1、院校行政管理自動(dòng)化模式 高校行政管理就是對高校人力、財(cái)力、物力、時(shí)間和信息等各方面資源進(jìn)行合理、優(yōu)化配置，把握學(xué)校的建設(shè)發(fā)展方向，維護(hù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)1。隨著知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，高校教育面臨著良好的發(fā)展機(jī)遇，高校的管理體制面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。高校的知識創(chuàng)新和自身發(fā)展任重而道遠(yuǎn)，具體涉及到學(xué)校的教學(xué)改革、學(xué)科建設(shè)、師資建設(shè)、人才培養(yǎng)模式、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多個(gè)方面。高校行政管理水平是衡量高校綜合辦學(xué)水平的關(guān)鍵指標(biāo)，研究如何提高高校行政管理水平及行政工作效率，是加快高校全面、綜合發(fā)展的必經(jīng)之路2。 然而，現(xiàn)階段高校行政管理涌現(xiàn)出大量問題。首先是管理理念的滯后。一直以來，人們對管理工作的認(rèn)識簡單化，認(rèn)為管理

2、就是權(quán)力的運(yùn)用，強(qiáng)調(diào)部門利益為先，缺乏全局意識和整體意識;將應(yīng)付檢查和達(dá)標(biāo)作為行政工作的目標(biāo)，缺乏創(chuàng)新意識。這些陳舊的管理理念導(dǎo)致了教學(xué)管理與行政管理的不協(xié)調(diào)以及工作作風(fēng)的繁冗拖沓。其次是不合理的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)。高校內(nèi)部管理主要以機(jī)關(guān)行政模式為主，機(jī)構(gòu)臃腫重疊現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏有針對性的監(jiān)督機(jī)制，學(xué)術(shù)權(quán)力行政化、政治化，行政責(zé)權(quán)不分，缺乏團(tuán)隊(duì)合作意識。第三是不和諧的管理機(jī)制3。目前，高校行政管理的運(yùn)作機(jī)制仍然不夠完善，缺乏公平透明的人才引進(jìn)機(jī)制，行政管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)受到影響;缺乏科學(xué)的退出機(jī)制，機(jī)構(gòu)組織的效用無法提高;缺少合理的激勵(lì)機(jī)制，影響了高校行政管理人員的工作積極性。此外，落后的信息化水平也

3、是高校行政管理的一大問題。我國許多高校在建設(shè)辦公自動(dòng)化方面只注重硬件的建設(shè)，忽略了軟件資源的優(yōu)化，各部門、各系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)籌安排，系統(tǒng)兼容性不高，資源共享效率低，造成了資源浪費(fèi)現(xiàn)象。這些問題嚴(yán)重阻礙高校行政管理水平的提升和辦學(xué)效益的提高。 一、工作流管理技術(shù)概述 工作流管理技術(shù)是一種以過程建模和過程管理為核心的技術(shù)，它能夠?qū)⑷斯ず蜋C(jī)器的行為相結(jié)合，與應(yīng)用程序和建模工具進(jìn)行交互，最終能完成業(yè)務(wù)過程的自動(dòng)化處理4。這種技術(shù)可以與其他系統(tǒng)有效地結(jié)合，提供業(yè)務(wù)流程建模、管理和控制的功能，實(shí)現(xiàn)符合組織需求的各種業(yè)務(wù)管理目標(biāo)，如資源規(guī)劃系統(tǒng)、電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理、供應(yīng)鏈管理

4、等，實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開、行政辦公流程優(yōu)化重組。工作流管理技術(shù)正在飛速發(fā)展，廣泛應(yīng)用于不同的行業(yè)。而工作流管理技術(shù)能夠得到廣泛重視的一個(gè)重要因素，就是它基于自動(dòng)化程度(人工操作、半自動(dòng)化、自動(dòng)化過程)的不同實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、高效率業(yè)務(wù)管理功能。工作流管理系統(tǒng)的體系機(jī)構(gòu)和參考模型以1993年成立的工作流管理聯(lián)盟(mfmc)給出的定義為主(如圖1所示)。圖1中，通過過程建模工具生成過程模型，引用組織機(jī)構(gòu)模型數(shù)據(jù)解釋過程模型，工作流引擎可以發(fā)送請求消息獲得工作流控制數(shù)據(jù)，通過對其控制辨別每個(gè)過程的狀態(tài)。系統(tǒng)根據(jù)工作流相關(guān)數(shù)據(jù)確定過程和環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)換條件，對工作流控制數(shù)據(jù)加以護(hù)，通過工作流應(yīng)用程序?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、增

5、刪。用戶可以通過界面調(diào)用工作流應(yīng)用數(shù)據(jù)，與任務(wù)表進(jìn)行交互，進(jìn)而完成具體的業(yè)務(wù)功能的更新。圖2中接口1是包含工作流引擎的工作流執(zhí)行服務(wù)和過程定義工具之間的接口，主要對工作流模型進(jìn)行解釋、讀寫和訪問;接口2是包含工作流引擎的工作流執(zhí)行服務(wù)和客戶應(yīng)用之間的接口，用于對客戶應(yīng)用和工作流執(zhí)行服務(wù)之間的訪問方式進(jìn)行約定;接口3是包含工作流引擎的執(zhí)行服務(wù)和直接調(diào)用程序之間的接口;接口4是包含工作流引擎的各個(gè)工作流執(zhí)行服務(wù)之間的相互操作接口;而接口5則是工作流執(zhí)行服務(wù)和管理工具之間的接口。 二、工作流管理技術(shù)在高校行政管理中的應(yīng)用 在高校行政管理信息化建設(shè)過程中，工作流管理技術(shù)可以用來組合已有的各個(gè)離散系統(tǒng)，

6、充分實(shí)現(xiàn)資源共享、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、提升行政辦公效率。具體將高校行政管理中的各個(gè)子系統(tǒng)(資源規(guī)劃管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng))整合到一個(gè)大的綜合行政管理系統(tǒng)中，層次結(jié)構(gòu)模型分為客戶應(yīng)用層、工作流、業(yè)務(wù)管理邏輯層和數(shù)據(jù)服務(wù)層三個(gè)層面，該層次結(jié)構(gòu)模型如圖3所示。圖3中，客戶應(yīng)用層可使用可視化建模工具設(shè)計(jì)客戶端界面，在web瀏覽器下根據(jù)用戶的權(quán)限分為管理員界面和普通用戶界面，在限制信息顯示范圍的同時(shí)設(shè)計(jì)動(dòng)態(tài)頁面表現(xiàn)。工作流、業(yè)務(wù)管理邏輯層是供客戶應(yīng)用層隨時(shí)調(diào)用的中間層，通過服務(wù)器端腳本創(chuàng)建web頁面，使用組件對象模型(thecomponentobjectmodel，簡稱com)組件

7、與工作流引擎交互。主要由包含com對象的工作流引擎和業(yè)務(wù)組件組成，通過調(diào)用權(quán)限工作流根據(jù)權(quán)限執(zhí)行服務(wù)com接口，解釋工作流建模工具定義的業(yè)務(wù)流程，集成工作流組件，對業(yè)務(wù)信息進(jìn)行處理。數(shù)據(jù)服務(wù)層包含工作流數(shù)據(jù)和應(yīng)用數(shù)據(jù)，為工作流、業(yè)務(wù)管理邏輯層提供相關(guān)數(shù)據(jù)來源。這三層結(jié)構(gòu)模型將業(yè)務(wù)組件和工作流引擎集中到中間層，把工作流執(zhí)行服務(wù)從用戶界面和數(shù)據(jù)服務(wù)中分離出來，減少了系統(tǒng)維護(hù)和管理的費(fèi)用。 在此基礎(chǔ)上即可設(shè)計(jì)一套高校行政管理系統(tǒng)，其結(jié)構(gòu)如圖4所示。圖4中，高校行政管理系統(tǒng)分為應(yīng)用層、基礎(chǔ)平臺和網(wǎng)絡(luò)層三層。應(yīng)用層由業(yè)務(wù)系統(tǒng)、對外服務(wù)系統(tǒng)和統(tǒng)計(jì)分析決策支持系統(tǒng)構(gòu)成，面向政務(wù)工作的應(yīng)用框架;在基礎(chǔ)平臺中，

8、可以實(shí)現(xiàn)跨平臺的消息通信、事件管理和流程控制，協(xié)同工作、智能短信、智能郵件等以及對數(shù)據(jù)資源的訪問、提取、轉(zhuǎn)換、過濾和綜合;網(wǎng)絡(luò)層則主要是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，包括核心安全網(wǎng)、信息服務(wù)發(fā)布網(wǎng)和內(nèi)部安全網(wǎng)。這三個(gè)平臺還必須有完善的安全體系作保障。由此可知，工作流管理技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過程建模、分析、優(yōu)化、管理和控制，實(shí)現(xiàn)行政辦公業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，初步實(shí)現(xiàn)高校行政管理自動(dòng)化。但是，目前我國有關(guān)工作流技術(shù)的研究尚未形成規(guī)模，研究方向還停留在解決工作流技術(shù)基本理論中存在的問題，研究工作流模型及其語義表現(xiàn)形式，未從利用工作流技術(shù)探討提高行政管理系統(tǒng)效率的方法和可行性。所以，今后的工作重點(diǎn)應(yīng)轉(zhuǎn)向工作流技術(shù)在行政管理業(yè)

9、務(wù)流程優(yōu)化和信息系統(tǒng)集成中的應(yīng)用。在高校行政管理“硬件”系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成優(yōu)化的前提下，要切實(shí)提高高校行政管理效率，進(jìn)而提高高校辦學(xué)效益，就必須同時(shí)對當(dāng)前高校行政管理的“軟件”方面進(jìn)行改革與創(chuàng)新。 三、高校行政管理創(chuàng)新對策 (一)更新高校行政管理理念，創(chuàng)建服務(wù)型行政管理模式1938年，德國行政法學(xué)家厄斯特福斯多夫率先提出了“服務(wù)行政”的理念，此后建立服務(wù)行政成為相關(guān)學(xué)者、行政管理人研究的重點(diǎn)。具體體現(xiàn)在:創(chuàng)新行政管理體制，增強(qiáng)行政適應(yīng)性，使之與組織對行政服務(wù)功能的不斷變化的要求相協(xié)調(diào);組織不斷實(shí)現(xiàn)為群體利益服務(wù)的行政權(quán)力;將行政由權(quán)力的載體過渡為為群體組織提供服務(wù)的實(shí)體，實(shí)現(xiàn)“管理型行政”向“服務(wù)型

10、行政”的轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)高校行政部門的服務(wù)職能，應(yīng)該通過下放高校行政管理自主權(quán)、改革高校后勤社會(huì)化制度、改革人事制度和分配制度、建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)制度等方向來實(shí)現(xiàn)。 (二)構(gòu)建基于知識管理的高校行政管理模式20世紀(jì)80年代，彼得德魯克首先提出了知識管理理論。該理論包括對知識進(jìn)行管理，并對與知識相關(guān)的各種有形資產(chǎn)和無形資源進(jìn)行管理，涉及資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、人員、知識組織與服務(wù)的全過程、全方位管理，包括知識開發(fā)、分類、加工與共享。知識管理理論是一種創(chuàng)新管理理念，以人本思想為核心，將知識的經(jīng)濟(jì)形態(tài)進(jìn)行創(chuàng)新，重視知識的開發(fā)和共享，重視人才儲備和知識運(yùn)用，建設(shè)具有凝聚力的組織文化，將思路集中在領(lǐng)導(dǎo)方式的轉(zhuǎn)型。高校行政管理模

11、式應(yīng)著眼于促進(jìn)知識交流與共享的相關(guān)技術(shù)手段的充分應(yīng)用，并在高校行政管理體系中應(yīng)用學(xué)習(xí)型組織理論。 (三)加強(qiáng)質(zhì)量管理意識，提升辦學(xué)效益最先提出全面質(zhì)量管理理念的是朱蘭和費(fèi)根堡姆，他們認(rèn)為，為了適應(yīng)市場要求，不能只注意個(gè)別部門的活動(dòng)，還需要對所有職能部門覆蓋的質(zhì)量活動(dòng)進(jìn)行策劃。換言之，質(zhì)量管理就是在工作過程中確定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)和職權(quán)，通過質(zhì)量體系中的策劃、控制、保障和改進(jìn)來實(shí)現(xiàn)全面管理活動(dòng)。我國實(shí)行全面質(zhì)量管理(tqc)始于1978年，目前在理論和實(shí)踐上都有了較快的發(fā)展，但仍然有待進(jìn)一步探索、總結(jié)和提高。高校應(yīng)當(dāng)充分借鑒和學(xué)習(xí)現(xiàn)代質(zhì)量管理的理念，增強(qiáng)高校行政管理人員的質(zhì)量管理意識，在“質(zhì)量工程”推進(jìn)過程中逐漸提煉并形成有高校自身特色的核心價(jià)值觀，建立符合高校實(shí)情的質(zhì)量文化，并將存在借鑒可行性的某些質(zhì)量管理體系運(yùn)用到高校行政管理業(yè)務(wù)過程中，為提高高校行政管理效率建立切實(shí)可行的評定標(biāo)準(zhǔn)和控制措施。只有這樣，才能在當(dāng)今世界激烈的競爭環(huán)境中保持和提高高校自身的核心競爭力。 總之，高校行政管理辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)長期的、龐大的系統(tǒng)工程，應(yīng)該以全面、整體