成本檔案管理辦法

1、成本檔案管理辦法1.目的為規(guī)范某某集團(tuán)成本檔案管理，現(xiàn)結(jié)合集團(tuán)成本管理的實(shí)際情況，制定本管理辦法。2.范圍本管理辦法適用于某某集團(tuán)所屬各房地產(chǎn)公司成本管理部。3.職責(zé)3.1某某集團(tuán)總部財(cái)務(wù)管理部成本組負(fù)責(zé)本管理辦法的制訂、修改、指導(dǎo)、解釋與檢查。3.2某某集團(tuán)所屬各房地產(chǎn)公司成本管理部負(fù)責(zé)本管理辦法的貫徹執(zhí)行。4.方法與過程控制4.1總則4.1.1成本檔案是指各房地產(chǎn)公司在項(xiàng)目開發(fā)過程中形成的與工程成本有關(guān)的且有保存價(jià)值的工程預(yù)結(jié)算、工程合同、工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證、招投標(biāo)、相關(guān)管理制度、成本數(shù)據(jù)庫(kù)、成本管理軟件內(nèi)容、付款臺(tái)帳、圖紙等應(yīng)歸檔保存的各種紙張書面文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關(guān)

2、的圖表、照片、錄相錄音、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r(jià)定額、造價(jià)信息等資料的總稱；成本檔案管理的工作內(nèi)容包括對(duì)成本檔案的收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及作廢等方面的管理。4.1.2成本檔案必須具備真實(shí)性、統(tǒng)一性。成本檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確地記載公司成本管理活動(dòng)過程中形成的內(nèi)容；成本檔案的各組成部分必須統(tǒng)一，不同載體（書面紙張資料、成本數(shù)據(jù)庫(kù)、成本管理軟件電子文檔）上的同一文件資料的名稱、編號(hào)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致。4.1.3成本檔案（書面紙張資料）分為三類，即工程成本類、規(guī)范制度類、其他文件資料類；其中工程成本類又分為工程合同類、工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證類、工程招投標(biāo)類；工程成本類在分類時(shí)，還要按不

3、同的竣工項(xiàng)目、在建項(xiàng)目以及不同的建設(shè)項(xiàng)目、開發(fā)期數(shù)進(jìn)行區(qū)分。4.1.4成本檔案必須具備可復(fù)查性，對(duì)每項(xiàng)工程，以合同為主線進(jìn)行存檔。首先，對(duì)于每份工程合同文本，必須把其評(píng)定標(biāo)審批表（或議標(biāo)、直接委托審批表）、工程合同審批表、工程預(yù)、結(jié)算審批表直接作為其附件，并合在一起存檔，同時(shí)做好相互對(duì)應(yīng)的編號(hào)鏈接標(biāo)識(shí)；而后，將隸屬該合同的其他有關(guān)工程預(yù)結(jié)算類、工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證類、工程招投標(biāo)類文件資料也依次附后存檔。4.1.5成本檔案必須具備安全性及對(duì)外保密性。成本檔案實(shí)行統(tǒng)一歸檔、集中存放，不得將集團(tuán)、公司、部門的成本檔案以個(gè)人名義保存在個(gè)人手中；嚴(yán)禁任何人未經(jīng)公司、部門的批準(zhǔn)，就以個(gè)人名義超出某某集團(tuán)的范

4、圍私自外借（復(fù)印或郵件發(fā)送等方式）集團(tuán)或公司的成本文件資料或泄露成本管理方法、成本數(shù)據(jù)等行為；如有關(guān)人員的換崗或離職，則必須及時(shí)做好資料的移交、回收及登記工作。4.1.6成本數(shù)據(jù)庫(kù)及成本管理軟件的內(nèi)容也是成本檔案的重要組成部分，不斷充實(shí)和完善成本數(shù)據(jù)庫(kù)以及持續(xù)應(yīng)用和改進(jìn)成本管理軟件是成本管理部日常的重要工作。4.1.7 成本管理部應(yīng)設(shè)一兼職檔案管理員,該人員應(yīng)具備檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)，熟練掌握自己所負(fù)責(zé)的檔案管理及相關(guān)業(yè)務(wù)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致耐心。4.2主要成本檔案的組成及其管理辦法4.2.1工程合同資料4.2.1.1資料組成已竣工項(xiàng)目的完整的合同文本：前期合同（包括規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)

5、咨詢）、施工合同（包括建筑、安裝、裝飾、市政）、材料設(shè)備采購(gòu)合同（包括材料采購(gòu)、甲方付款乙方收貨的三方合同、設(shè)備購(gòu)買及安裝）、園林環(huán)境合同（包括室外環(huán)境的設(shè)計(jì)、施工）、營(yíng)銷包裝合同（包括樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計(jì)、制作、宣傳品設(shè)計(jì)、印刷，成本管理部結(jié)合本公司的具體情況決定此類合同是否保管）。正在開發(fā)項(xiàng)目的的合同文本。成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫(kù)所包括的各類合同內(nèi)容。4.2.1.2資料管理使用專用檔案盒，按不同建設(shè)項(xiàng)目、不同開發(fā)期的單項(xiàng)工程的合同進(jìn)行分類存檔，檔案盒上須注明編號(hào)并粘貼資料目錄清單，資料目錄清單中的合同部分采用成本管理軟件中相應(yīng)的合同清單（打印即可）。對(duì)每項(xiàng)工程，以合同為

6、主線進(jìn)行存檔,每項(xiàng)工程的工程合同文本必須把其評(píng)定標(biāo)審批表（或議標(biāo)、直接委托審批表）、工程合同審批表、工程預(yù)、結(jié)算審批表作為附件，合在一起存檔，同時(shí)作好相互對(duì)應(yīng)的編號(hào)鏈接標(biāo)識(shí)，以便快速?gòu)?fù)查。工程合同審批表統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復(fù)印的），一式四聯(lián)，第一聯(lián)辦公室存檔，第二聯(lián)工程管理部存檔，第三聯(lián)成本管理部存檔，第四聯(lián)項(xiàng)目部存檔。合同文本原件（包括合同文本、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、合同審批表等）是由公司總辦保管，成本管理部應(yīng)備有合同文本等資料的原件或復(fù)印件（復(fù)印件存檔，需加蓋總辦的專用章以示確認(rèn)）。其他有關(guān)規(guī)定，結(jié)合某某企業(yè)股份有限公司工程合同管理辦法執(zhí)行。4.2.2工程預(yù)結(jié)算資料4.2.2.1資料組成已竣

7、工項(xiàng)目的完整的決算書、結(jié)算書、預(yù)算書、估算書、預(yù)結(jié)算審批表、工程結(jié)算協(xié)議清單（或承包方確認(rèn)書）、付款臺(tái)帳、項(xiàng)目后評(píng)估報(bào)告等。正在開發(fā)項(xiàng)目的估算書、預(yù)算書、結(jié)算資料、付款臺(tái)帳等。成本數(shù)據(jù)庫(kù)及成本管理軟件所包括的目標(biāo)成本、動(dòng)態(tài)成本、預(yù)結(jié)算等內(nèi)容。4.2.2.2資料管理 以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的工程合同文本須把相關(guān)的預(yù)結(jié)算資料依次附后，合在一起存檔，以便快速?gòu)?fù)查。 工程預(yù)、結(jié)算審批表統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復(fù)印的），一式三聯(lián)，第一聯(lián)辦公室存檔，第二聯(lián)成本管理部存檔，第三聯(lián)工程管理部存檔。 一份完整的工程預(yù)結(jié)算書應(yīng)包括編制說明、分部分項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量

8、計(jì)算表、計(jì)價(jià)依據(jù)。其中的計(jì)價(jià)依據(jù)又包括：材料價(jià)格（政府指導(dǎo)價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格、甲供材料、限價(jià)材料通知書）、施（竣）工圖、圖紙會(huì)審記錄、工程變更簽證的預(yù)算書、工程竣工驗(yàn)收資料、其他與工程結(jié)算相關(guān)的甲乙雙方確認(rèn)的協(xié)議等。 編制說明、分部分項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算表、工料分析、工程量計(jì)算表合訂成冊(cè)；計(jì)價(jià)依據(jù)作為附件，可分職能部門、分類別進(jìn)行保管，但計(jì)價(jià)依據(jù)資料也必須具備全面、快速?gòu)?fù)查的條件。 使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程預(yù)結(jié)算補(bǔ)充資料目錄備注清單。不同載體（各書面資料、成本數(shù)據(jù)庫(kù)、成本管理軟件電子文檔、光盤、服務(wù)器）的同一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號(hào)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致。對(duì)于項(xiàng)目竣工結(jié)、決算書

9、，在完成其書面紙張資料歸檔保存的同時(shí)，還須將其電子文檔刻錄成光盤，或者在某某成本管理軟件的基礎(chǔ)資料設(shè)置中把項(xiàng)目竣工結(jié)、決算書的電子文檔“打包”并上傳至服務(wù)器，以方便保存與使用。其他有相關(guān)規(guī)定，結(jié)合某某企業(yè)股份有限公司工程預(yù)、結(jié)算管理辦法執(zhí)行。4.2.3工程變更與現(xiàn)場(chǎng)簽證資料4.2.3.1資料組成已竣工項(xiàng)目的完整的工程變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證資料。正在開發(fā)項(xiàng)目的工程變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證資料。成本管理軟件、成本數(shù)據(jù)庫(kù)所包括的工程變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證內(nèi)容。4.2.3.2資料管理以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的工程合同文本須把相關(guān)的工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證的資料依次附后，合在一起存檔，以便快速?gòu)?fù)查。工程

10、變更通知單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復(fù)印的），一式四聯(lián)，第一聯(lián)項(xiàng)目部存檔，第二聯(lián)施工單位存檔，第三聯(lián)成本管理部存檔，第四工程管理部聯(lián)存檔（四聯(lián)皆須蓋有甲方的工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證專用章）；工程變更通知單、現(xiàn)場(chǎng)簽證單統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現(xiàn)場(chǎng)簽證的補(bǔ)充資料目錄備注清單。 其他有關(guān)規(guī)定，結(jié)合某某企業(yè)股份有限公司工程工程變更與現(xiàn)場(chǎng)簽證管理辦法執(zhí)行。4.2.4工程招投標(biāo)資料4.2.4.1資料組成已竣工項(xiàng)目的完整工程招標(biāo)資料（評(píng)定標(biāo)評(píng)審表、招標(biāo)文件、答疑記錄、開標(biāo)評(píng)標(biāo)記錄等）、工程投標(biāo)資料（主要是中標(biāo)單位的）。正在開發(fā)項(xiàng)目的工程招投標(biāo)資料。成本管理軟件

11、、成本數(shù)據(jù)庫(kù)所包括的工程招標(biāo)內(nèi)容。4.2.4.2資料管理以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程招投標(biāo)資料的歸類存檔,即每項(xiàng)工程的工程合同文本須把相關(guān)的工程招投標(biāo)資料依次附后，合在一起存檔，以便快速?gòu)?fù)查。評(píng)定標(biāo)審批表及議標(biāo)、直接委托審批表統(tǒng)一印制成固定格式（可手寫復(fù)印的），一式三聯(lián)，第一聯(lián)辦公室存檔，第二聯(lián)成本管理部存檔，第三聯(lián)工程管理部存檔。項(xiàng)目招投標(biāo)資料（評(píng)定標(biāo)評(píng)審表、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、承包商考察結(jié)果審批表、答疑記錄、開標(biāo)和評(píng)標(biāo)的記錄、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等）的收集、整理、歸檔、保管工作由工程管理部負(fù)責(zé)。但評(píng)定標(biāo)評(píng)審表（或議標(biāo)及直接委托審批表）、中標(biāo)單位投標(biāo)文件中報(bào)價(jià)書、招標(biāo)文件等作為工程預(yù)結(jié)算必要依據(jù)的招投標(biāo)

12、資料，成本管理部則應(yīng)每項(xiàng)皆保存其原件或復(fù)印件。其他有關(guān)規(guī)定，結(jié)合某某企業(yè)股份有限公司工程招標(biāo)管理辦法執(zhí)行。4.2.5制度類文件4.2.5.1文件組成國(guó)家及當(dāng)?shù)卣こ淘靸r(jià)管理等有關(guān)部門頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理規(guī)范、通知、決定等文件資料。集團(tuán)總部頒發(fā)的與成本管理有關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法、操作指引、操作流程通知、決定等文件資料。本公司及本部門制訂的與成本管理有關(guān)的管理辦法、實(shí)施細(xì)則、通知、決定、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等文件資料。4.2.5.2文件管理成本管理制度要求在集團(tuán)總部、本公司網(wǎng)站的相應(yīng)“管理制度”欄中存放（政府有關(guān)部門頒發(fā)的法規(guī)文件可除外），以便網(wǎng)上查詢。主要的、常用的成本管理制度的成本

13、管理部打印一份，裝訂成冊(cè)（活頁(yè)形式，可及時(shí)更新），以便書面查詢、使用。4.2.6其他文件資料其他文件資料包括目標(biāo)成本、有關(guān)設(shè)計(jì)階段成本控制的資料、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、同行成本比較資料、工程造價(jià)分析、相關(guān)往來文件、當(dāng)?shù)毓こ淘靸r(jià)定額、信息月刊、圖集等工程造價(jià)有關(guān)專業(yè)書籍等。這類文件資料也是實(shí)行資料管理員專人負(fù)責(zé)，分類保管。4.3成本檔案管理的其他規(guī)定4.3.1歸檔與立卷 項(xiàng)目立項(xiàng)后，資料管理員即應(yīng)制定該項(xiàng)目文件資料的收集整理工作計(jì)劃，設(shè)定階段性歸檔的時(shí)間，按照邊工作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求，就每個(gè)環(huán)節(jié)上形成的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件資料，隨時(shí)加以收集，并存放于事先準(zhǔn)備好檔案盒中，以備整理。對(duì)工程造價(jià)影響較大的文

14、件資料需原件存檔，復(fù)印件存檔須加蓋公司相應(yīng)資料主管部門的印章以示確認(rèn)。 在項(xiàng)目開發(fā)的過程中形成的與成本有關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷，以合同為主線、以項(xiàng)目為單位進(jìn)行立卷，一個(gè)項(xiàng)目的文件資料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷，一卷即裝成一個(gè)檔案盒。 對(duì)卷內(nèi)無頁(yè)號(hào)的文件資料應(yīng)逐頁(yè)在有文字的資料的正面右下角用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫頁(yè)號(hào)，并在合適處標(biāo)明案卷題名、案卷號(hào)、存檔人及時(shí)間等。卷內(nèi)文件資料的排列次序?yàn)椋洪_發(fā)前期準(zhǔn)備、主體建安工程、社區(qū)管網(wǎng)工程、園林環(huán)境工程、配套設(shè)施工程類。每卷成本檔案編號(hào)由部門統(tǒng)一擬定編號(hào)方案；各類檔案必須固定存放在卷柜內(nèi)，排列方法為自左至右，從上到下。對(duì)立好的案卷，成本檔案管理員應(yīng)定時(shí)進(jìn)行檢查

15、，對(duì)不符合要求的應(yīng)及時(shí)予以完善或返工。4.3.2編目與裝訂卷內(nèi)文件資料目錄按卷內(nèi)文件資料的排列順序和內(nèi)容并結(jié)合成本管理軟件的相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行編寫：第一列順序號(hào)，以文件資料排列先后順序逐件填寫；第二列字號(hào)，填寫文件資料制發(fā)部門的發(fā)文字號(hào)；第三列責(zé)任者，填寫對(duì)文件資料的署名者，即對(duì)文件資料負(fù)有責(zé)任的部門和個(gè)人；第四列題名，即文件資料標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄；沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“”以示區(qū)別；第五列日期，文件資料的形成時(shí)間；第六列頁(yè)號(hào)，填寫文件資料起止頁(yè)號(hào)。檔案案卷裝訂的基本要求：在建工程的檔案做活頁(yè)裝訂，已竣工工程的檔案做固定頁(yè)裝訂。裝訂時(shí)，去除文件上的金屬物；破損和褪色

16、的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制；文件資料應(yīng)使用A4大小紙張，裝訂部分過窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標(biāo)準(zhǔn)的A4紙上；卷內(nèi)文件資料，一般不超過二百頁(yè)為宜，超過的可根據(jù)文件資料內(nèi)容的階段性分卷裝訂；裝訂要牢固、整齊、美觀、裝訂時(shí)文件的右邊和下邊要取齊，不丟頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀；文件資料字跡難以辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件并加以說明。4.3.3保管與使用 歸集、接收成本檔案，檔案管理員必需認(rèn)真檢驗(yàn)，并辦理好登記、交接手續(xù)。 成本檔案要求集中存放于部門檔案柜，由檔案管理員管理，部門各職員手中只能持有正在處理的文件資料。成本檔案保管必須做到七防，即防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害生物、防

17、污染。 在現(xiàn)階段，保存期在十年之內(nèi)的成本檔案原則上皆不能作廢，須保存；保存期超過十年的成本檔案如需銷毀，須經(jīng)公司及總部的主管部門、領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。 對(duì)易褪色、易磨損的圖紙、材料等，檔案員要進(jìn)行定期檢查，檔案的修補(bǔ)對(duì)借閱次數(shù)頻繁、易損的案卷，可制作副本借閱，以加強(qiáng)對(duì)正本的保存。為維護(hù)成本檔案的真實(shí)性與安全性，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自涂改成本檔案；每天下班要鎖好檔案柜。如因工作需要，公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時(shí)，須填寫成本檔案借閱登記表（見支持文件一），經(jīng)部門或公司負(fù)責(zé)人（一般由成本管理部經(jīng)理批準(zhǔn)，重要檔案的借閱還應(yīng)得到成本管理部主管副總的批準(zhǔn)）批準(zhǔn)后方可借閱；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的借閱經(jīng)辦工作，辦理檔案借閱的登記手續(xù)，在借閱人歸還檔案時(shí)，還應(yīng)負(fù)責(zé)檢查檔案的完好情況，借出的文件資料由檔案管理人員負(fù)責(zé)及時(shí)收回并檢查完整情況，如發(fā)現(xiàn)遺失，需在成本檔案借閱登記表的“備注”欄加以注明，追究借閱者責(zé)任。在與某某集團(tuán)之外的公司進(jìn)行學(xué)習(xí)交流時(shí),在維護(hù)成本檔案的機(jī)密性的同時(shí)，還要注意雙方應(yīng)進(jìn)行對(duì)等交流。集團(tuán)總部正常開展的審計(jì)、工作檢查，則成本管理部須全力配合，并做好資料借閱的登記、回收工作。應(yīng)建立成本檔案臺(tái)帳，以記載檔案收進(jìn)、發(fā)出、保管、利用情況及兼職檔案管理人員的變動(dòng)情況,檔案人員還要做好統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，以便輸入計(jì)算機(jī)，充分利用計(jì)算機(jī)