采購(gòu)環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)控制與管理

1、-作者xxxx-日期xxxx采購(gòu)環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)控制與管理【精品文檔】采購(gòu)環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)控制與管理  采購(gòu)是企業(yè)根據(jù)需求提出采購(gòu)計(jì)劃、審核計(jì)劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過商務(wù)談判確定價(jià)格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。為了使公司有關(guān)采購(gòu)事務(wù)均能遵循制度辦理，便于最適當(dāng)時(shí)間、在可能范圍內(nèi)以最低價(jià)格，向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，購(gòu)買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑?、輔料、商品或服務(wù)，特制訂本制度。一、    物料供應(yīng)采用集中采購(gòu)制度。采購(gòu)權(quán)之統(tǒng)一化在企業(yè)管理上當(dāng)重要。如果采購(gòu)權(quán)不統(tǒng)一，企業(yè)內(nèi)任何單位都可向外申購(gòu)，將造成企業(yè)之混亂。一般而言，企業(yè)內(nèi)各部門所需之物品

2、應(yīng)向采購(gòu)部門請(qǐng)購(gòu)，再由采購(gòu)部門向外采購(gòu)。物料采購(gòu)計(jì)劃系根據(jù)物料需求計(jì)劃而擬訂。對(duì)儲(chǔ)備物料采用預(yù)購(gòu)備用方式采購(gòu)，對(duì)非儲(chǔ)備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)方式采購(gòu)。采購(gòu)作業(yè)基本步驟如下：1需求即在采購(gòu)之前，應(yīng)先確定買哪些物料？買多少？何時(shí)買？由誰決定等？2需求說明即確認(rèn)需求之后，對(duì)需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均須加以明確說明，以便來源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)，能順利進(jìn)行。3選擇可能的供應(yīng)來源即就需求說明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實(shí)績(jī)良好廠商，通知其報(bào)價(jià)。 4合宜價(jià)格的決定即決定可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價(jià)格的談判。 5訂單安排即于價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。合約或訂單，均屬具有

3、法律效力的書面文件，對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，須予列明。6訂單追蹤與稽核即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促?gòu)S商按規(guī)定交運(yùn)，并予嚴(yán)格驗(yàn)收入庫(kù)。7核對(duì)發(fā)票廠商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時(shí)，對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購(gòu)部門核對(duì)，財(cái)務(wù)部門才能辦理付款。8不符與退貨處理即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。并立即辦理重購(gòu)，予以結(jié)案。9結(jié)案即凡驗(yàn)收合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無缺失，績(jī)效好壞等，簽報(bào)高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。10紀(jì)錄與檔案維護(hù)即凡經(jīng)結(jié)案批示后之采購(gòu)，應(yīng)列入檔案

4、登記編號(hào)分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題之查考。（檔案都有一定保管期限之規(guī)定）二、    公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)均納入統(tǒng)一的采購(gòu)計(jì)劃，按用途可分為：1.    辦公設(shè)備及用品2.    生產(chǎn)施工設(shè)備及工具3.    生產(chǎn)施工用原材料及零部件三、    采購(gòu)程序的控制管理1.    辦公設(shè)備及用品的采購(gòu)程序1.1.    

5、各部門根據(jù)實(shí)際需要，在每月28日前將下月的請(qǐng)購(gòu)單報(bào)公司行政部。1.2.    行政部將各部門請(qǐng)購(gòu)單匯總，制訂出統(tǒng)一的行政辦公設(shè)備及用品的計(jì)劃，經(jīng)行政部主管審核后，上報(bào)公司財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理審核。1.3.    行政部將已審核的匯總請(qǐng)購(gòu)單轉(zhuǎn)采購(gòu)部，采購(gòu)部到合格供應(yīng)商處采購(gòu)，行政部負(fù)責(zé)所采購(gòu)辦公用品的驗(yàn)收、集中領(lǐng)用、保管和發(fā)放。（勞保用品由倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收、保管、按使用計(jì)劃發(fā)放）1.4.    各部門根據(jù)實(shí)際需要到行政部領(lǐng)用，并在領(lǐng)用時(shí)填寫有公用品領(lǐng)用登記表。1.5.  

6、  單價(jià)金額超過10元以上的辦公用品，必須辦理出入庫(kù)手續(xù)，不能直接報(bào)銷。2.    生產(chǎn)施工設(shè)備及工具采購(gòu)程序2.1.    生產(chǎn)施工各班組根據(jù)工作需要，每月末填制生產(chǎn)施工設(shè)備及工具的請(qǐng)購(gòu)單并交審核。2.2.    項(xiàng)目主管審核后，將請(qǐng)購(gòu)單報(bào)與總工程師、生產(chǎn)施工副總、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批，并將審核后的請(qǐng)購(gòu)單交與采購(gòu)采購(gòu)部，納入統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃。2.3.    采購(gòu)部將采購(gòu)的生產(chǎn)施工設(shè)備及工具，經(jīng)項(xiàng)目施工部門主管驗(yàn)收，并

7、將簽字驗(yàn)收后的物資辦理入、出庫(kù)手續(xù)。3.    生產(chǎn)施工用材料物資（消耗材料、輔料）及零部件采購(gòu)程序。3.1.    由采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)施工計(jì)劃及庫(kù)存量，制定采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)總工程師、生產(chǎn)施工副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批后，采購(gòu)部采購(gòu)員按照采購(gòu)物資的技術(shù)要求合格供方目錄中選擇供方，發(fā)送材料采購(gòu)單，進(jìn)行采購(gòu)，用量較大、技術(shù)要求較高的材料物資則簽訂采購(gòu)合同。4.    日常零星采購(gòu)一般性物資的程序管理。4.1.    由于各種不可預(yù)測(cè)的原因（

8、預(yù)算、技術(shù)變更等原因）而需要的突發(fā)性采購(gòu)的一般性生產(chǎn)施工用原材料（消耗材料、輔料）及零部件，由施工班組長(zhǎng)填制請(qǐng)購(gòu)單，交項(xiàng)目施工部主管審核，項(xiàng)目施工部主管將請(qǐng)購(gòu)單報(bào)總工程師、生產(chǎn)施工副總經(jīng)理核準(zhǔn)，并將批準(zhǔn)后的請(qǐng)購(gòu)單交采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。4.2.    臨時(shí)采購(gòu)的少量一般性辦公用品，由部門主管根據(jù)月計(jì)劃額度填制請(qǐng)購(gòu)單，部門主管審核，報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)，并將批準(zhǔn)后的請(qǐng)購(gòu)單交采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)；4.3.    采購(gòu)部根據(jù)庫(kù)存情況采購(gòu)四、    采購(gòu)物資的驗(yàn)收，入庫(kù)管理1.  &

9、#160; 工程材料（重要物資）和關(guān)鍵零部件，經(jīng)由工程技術(shù)、質(zhì)檢人員按規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)，提供進(jìn)料報(bào)檢及檢驗(yàn)報(bào)告單后，倉(cāng)庫(kù)管理員再進(jìn)行數(shù)量、規(guī)格驗(yàn)收，辦理入庫(kù)手續(xù)。2.    一般物資進(jìn)廠檢驗(yàn)，倉(cāng)管員按項(xiàng)目施工部及技術(shù)質(zhì)量部提供的采購(gòu)資料進(jìn)行驗(yàn)證。3.    入庫(kù)票據(jù)必須有使用部門和技術(shù)質(zhì)檢部門簽字，堅(jiān)實(shí)先驗(yàn)收后入庫(kù)的原則。五、采購(gòu)業(yè)務(wù)的計(jì)劃管理1.    為了公司資金統(tǒng)一安排，提高資金使用效率，采購(gòu)采購(gòu)部根據(jù)各部轉(zhuǎn)來的已審批計(jì)劃，根據(jù)庫(kù)存情況和采購(gòu)時(shí)間周期及順序安排采購(gòu)

10、計(jì)劃，根據(jù)付款方式、期限制作付款計(jì)劃，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部。2.    財(cái)務(wù)部根據(jù)本月的資金狀況安排采購(gòu)資金，制作本月的統(tǒng)一資金支付計(jì)劃和明細(xì)表上報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，發(fā)現(xiàn)因不可預(yù)見性的情況需更改資金計(jì)劃，則由相關(guān)人員、部門提出更改或追加計(jì)劃報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理批準(zhǔn)，隨即更改計(jì)劃。3.    除生產(chǎn)施工、經(jīng)營(yíng)中突發(fā)情況可以提請(qǐng)總經(jīng)理特批追加計(jì)劃外，其他計(jì)劃外的資金支付一律不予辦理，對(duì)于其因人為因素如：計(jì)劃不周到、不準(zhǔn)確、不完整而造成的額度較大的計(jì)劃外資金支付，公司對(duì)相關(guān)責(zé)任人給以適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)

11、處罰。六、采購(gòu)業(yè)務(wù)其他要求1.    在倉(cāng)庫(kù)人員的協(xié)助下，采購(gòu)人員應(yīng)將庫(kù)房的退回、積壓物資定期清理、積極調(diào)換、處理以減少資金沉淀與浪費(fèi)。2.    大宗采購(gòu)（一次單種物資支付在金額5000元以上）和日常耗用量較大（月累計(jì)同種物資支付在金額10000元以上）的材料物資的采購(gòu)，須進(jìn)行前期市場(chǎng)調(diào)查、詢價(jià)、比價(jià)工作，并均需與供方簽訂合同或協(xié)議。采購(gòu)部門可依材料使用及采購(gòu)特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購(gòu):  集中計(jì)劃采購(gòu):凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購(gòu)較為有利，可核定材料項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購(gòu)部

12、門依計(jì)劃提出請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu)部門定期集中辦理采購(gòu)。 長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu):凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購(gòu)部門應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知備請(qǐng)購(gòu)部門依需要提出請(qǐng)購(gòu)。3比價(jià)、議價(jià)、和詢價(jià)要求：比價(jià)、議價(jià)。廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn)是否殷實(shí)可靠的生產(chǎn)廠或直接進(jìn)口商經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)是否有必要向廠家索取型號(hào)目錄比較價(jià)格上漲下降有何因素是否必要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購(gòu)規(guī)定幾萬元以上的案件呈副總以上領(lǐng)導(dǎo)議價(jià)或設(shè)定議價(jià)目標(biāo)詢價(jià)交貨期無法配合需用日期時(shí)聯(lián)絡(luò)請(qǐng)購(gòu)部門充分了解請(qǐng)購(gòu)材料的品名、規(guī)格急件或需用日期接近者應(yīng)優(yōu)先辦理向廠商詳細(xì)說明品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期

13、、地點(diǎn)、付款辦法同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)宜均詢價(jià)有否其他較有利的代用品或?qū)蛊窇?yīng)提供同規(guī)格，不同廠牌做比較有否必要辦理售后服務(wù)及保年限新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)過檢查驗(yàn)試4. 為求降低風(fēng)險(xiǎn)，確保材料物資供應(yīng)穩(wěn)定，供應(yīng)鏈上應(yīng)發(fā)展多個(gè)供應(yīng)渠道，不能單單依靠某一個(gè)供應(yīng)商，應(yīng)有后備供應(yīng)商。應(yīng)固定一到三家廠商供貨，以便協(xié)作配合，并提供大宗采購(gòu)及耗用量較大材料物資三個(gè)以上同類供貨廠家的信息查詢資料：廠家名稱、地址、電話、主要負(fù)責(zé)人和產(chǎn)品報(bào)價(jià)、技術(shù)資料，以及生產(chǎn)規(guī)模、資信認(rèn)證等盡可能詳細(xì)的資質(zhì)相關(guān)報(bào)告。以備日后內(nèi)部審計(jì)和稽核使用。5. 參與合同談判的各相關(guān)部門，既要明確分工、明確責(zé)任、互相配合，還

14、要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保企業(yè)的利益不受損害。有關(guān)價(jià)格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判，無論合同大小，一律要求有兩個(gè)以上的部門派人參加。參加物資采購(gòu)的人員要嚴(yán)格自律，加強(qiáng)法制觀念，自覺抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或酬金，若是廠家規(guī)定之內(nèi)的折讓、折扣或傭金，應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。無論是技術(shù)、商務(wù)談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。6.采購(gòu)部門與其他部門協(xié)調(diào)與配合。與生產(chǎn)部門之協(xié)調(diào)關(guān)系。為了確保材料供應(yīng)的穩(wěn)定性，采購(gòu)部門和生產(chǎn)管理部門需要經(jīng)常交換信息。生產(chǎn)管理控制部門應(yīng)盡早通知采購(gòu)部門有關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃與物料的需求計(jì)劃，使采購(gòu)部門有充裕的時(shí)間尋求來源，并與供應(yīng)商議價(jià)。而采購(gòu)部門亦必須通知生產(chǎn)

15、管制部門其所需要之材料購(gòu)運(yùn)時(shí)間及訂購(gòu)后可能發(fā)生的變化。若生產(chǎn)計(jì)劃或采購(gòu)計(jì)劃中的數(shù)量或時(shí)程有任何的改變，彼此均應(yīng)迅速通知對(duì)方，以便及時(shí)做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與配合。與質(zhì)量管理部門之協(xié)調(diào)關(guān)系。采購(gòu)人員必須熟悉有關(guān)材料品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，以便從供應(yīng)商處購(gòu)買到合乎要求的產(chǎn)品。采購(gòu)人員由于直接與供應(yīng)商接觸，能幫助品管部門建立供應(yīng)商所能配合的一套檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。而品管部門亦應(yīng)將檢驗(yàn)結(jié)果告知采購(gòu)人員，借以考核供應(yīng)商?？傊少?gòu)與品管部門之協(xié)調(diào)關(guān)系如下：品管知識(shí)：采購(gòu)人員應(yīng)不斷向品管部門學(xué)習(xí)品管的知識(shí)，以便在與供應(yīng)商接觸時(shí)能了解其品質(zhì)，以期采購(gòu)適當(dāng)?shù)奈锪瞎?yīng)生產(chǎn)施工。品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)部門應(yīng)與品管部門保持密切聯(lián)系，以便品管部門隨時(shí)提供必要之協(xié)助，使請(qǐng)購(gòu)規(guī)格與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)能相互吻合。物料驗(yàn)收：品管部門對(duì)于廠商交來之物料不符要求而拒收時(shí)，應(yīng)即通知采購(gòu)部門，以便采取必要之措施。開發(fā)廠商：采購(gòu)部門與品管部門應(yīng)共同開發(fā)供應(yīng)廠商，以確認(rèn)廠商是否具備供應(yīng)所需產(chǎn)品之品質(zhì)及數(shù)量的能力。 單據(jù)要求及格式。報(bào)價(jià)請(qǐng)求單：報(bào)價(jià)請(qǐng)求單通常由采購(gòu)部門填妥項(xiàng)目、數(shù)量等相關(guān)數(shù)據(jù)后，寄給供貨商，要求供貨商針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目及數(shù)量