記賬憑證的處理

1、記賬憑證的處理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 2008-04-16 14:48:38 閱讀6 評(píng)論0   字號(hào)：大中小 訂閱 會(huì)計(jì)憑證設(shè)計(jì)的原則是什么？會(huì)計(jì)憑證設(shè)計(jì)，就是根據(jù)被設(shè)計(jì)單位實(shí)際情況，對(duì)憑證的種類、內(nèi)容、用途、格式、傳遞程序作出科學(xué)的規(guī)劃，繪制出科學(xué)、規(guī)范的格式，以便為完整、及時(shí)、真實(shí)地記錄經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供所需要的信息載體。同時(shí)在設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)憑證時(shí)，還需考慮憑證的整理、審核、保管等問題，總的來說，會(huì)計(jì)憑證設(shè)計(jì)應(yīng)遵循以下原則：（1）清晰性原則。原始憑證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的寫實(shí)，記帳憑證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的科學(xué)分類，故清晰性原則的含義是：能全面反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)情況，例如經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)

2、容、責(zé)任等情況，使人們一看便知而不致產(chǎn)生疑問；憑證要素齊全，例如對(duì)外原始憑證中應(yīng)設(shè)計(jì)憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、計(jì)量單位、金額大寫與小寫、填制人簽章等內(nèi)容；中心內(nèi)容或主要內(nèi)容應(yīng)排列在憑證的重要位置；對(duì)記帳憑證而言，科目對(duì)應(yīng)關(guān)系要清楚，不僅要有總帳科目的位置，還要有明細(xì)科目的位置；顏色顯明、易于區(qū)分不同用途的聯(lián)次，如收款收據(jù)一般為三聯(lián)，第一聯(lián)給交款人，第二聯(lián)記帳，第三聯(lián)為存根，各聯(lián)顏色應(yīng)有明顯區(qū)別并標(biāo)明各聯(lián)聯(lián)次。（）經(jīng)濟(jì)性原則。經(jīng)濟(jì)性原則要求設(shè)計(jì)者做到：盡量考慮一證兩用或多用，以節(jié)約紙張和減少數(shù)字的轉(zhuǎn)抄。如借款憑證代付款憑證，銀行各種結(jié)算憑證既是原始憑證又是記帳

3、憑證等；憑證面積以能充分反映業(yè)務(wù)內(nèi)容為原則，不宜過大或過小，過大浪費(fèi)紙張，增加了印刷成本，過小不便于保管；專用憑證的常用項(xiàng)目應(yīng)事先印刷在憑證上，以免手寫耽誤時(shí)間且影響整潔和美觀。（）有利于加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算和內(nèi)部管理原則。自制的許多原始憑證是為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算和企業(yè)內(nèi)部管理服務(wù)的，設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)充分注意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產(chǎn)品加工單、工時(shí)記錄、停工記錄、產(chǎn)量記錄、管理費(fèi)用分配卡等等的設(shè)計(jì)，都要便于各種核算、控制、分析和檢查，滿足管理需要和內(nèi)部控制的需要。（）統(tǒng)一性原則。統(tǒng)一性原則要求，憑證的內(nèi)容和格式應(yīng)盡量做到統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化。全國性使用的憑證如車船票、機(jī)票、增值稅專用發(fā)票等，有關(guān)部門設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)做到全國統(tǒng)

4、一，不能大小不一、內(nèi)容不一。一個(gè)單位內(nèi)部使用的憑證更應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化，例如收款憑證中會(huì)計(jì)科目欄稱總帳科目，而付款憑證中該欄又稱一級(jí)科目，或者收款憑證面積大，付款憑證面積小，都是不符合統(tǒng)一性原則的。貫徹統(tǒng)一性原則不僅使憑證內(nèi)容更清晰，同時(shí)也便于裝訂和歸檔保存，還有利于機(jī)械化操作和在全國范圍內(nèi)傳遞及使用信息。記帳憑證怎樣設(shè)計(jì)？記帳憑證的設(shè)計(jì)與記帳方法的采用密切相關(guān)，根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，應(yīng)在借貸記帳法的基礎(chǔ)之上設(shè)計(jì)記帳憑證。 推薦精選記帳憑證設(shè)計(jì)的基本內(nèi)容包括：記帳憑證的名稱；填制憑證的日期；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要；會(huì)計(jì)科目(包括明細(xì)科目)的名稱和方向；金額；憑證編號(hào)；憑證所附原始憑證的件數(shù)；有關(guān)經(jīng)辦人員

5、和主管人員的簽章等。記帳憑證設(shè)計(jì)的基本步驟與原始憑證設(shè)計(jì)的基本步驟大致相同。首先，需要確定使用記帳憑證的種類。一個(gè)單位究竟設(shè)計(jì)什么樣的記帳憑證，不能一概而論，只能根據(jù)事前調(diào)查的內(nèi)容和已設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)帳務(wù)處理程序以及企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)來決定。如果是小型企事業(yè)單位，且設(shè)計(jì)的帳務(wù)處理程序記帳憑證帳務(wù)處理程序或日記總帳帳務(wù)處理程序，則可選擇通用記帳憑證格式（表）；如果是大中型企業(yè)，且設(shè)計(jì)的帳務(wù)處理程序是憑證匯總的帳務(wù)處理程序(科目匯總表帳務(wù)處理程序和匯總記帳憑證帳務(wù)處理程序)，則應(yīng)選擇專用記帳憑證（收、付、轉(zhuǎn)憑證）和匯總記帳憑證兩種格式（表，表，表，表）；如果已設(shè)計(jì)的帳務(wù)處理程序是利用帳戶匯總的處理程序，也應(yīng)

6、選擇專用記帳憑證格式。此外，有些特殊業(yè)務(wù)還可以以單代證，即以原始憑證代替憑證（表，表，表）。顯然，只要確定了選用記帳憑證的種類，記帳憑證的用途也就隨之確定下來了。緊接著就是根據(jù)記帳憑證的種類和用途，分別繪制憑證的樣式，以確定記帳憑證的內(nèi)容、格式及規(guī)模大小。（記帳憑證從填制到復(fù)核，直到據(jù)以登記有關(guān)帳簿，也涉及到一個(gè)憑證傳遞程序的問題，這個(gè)問題將在“報(bào)表篇”賬務(wù)處理程序中介紹。）最后，記帳憑證及所附原始憑證的保管制度也是記帳憑證設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮的基本內(nèi)容之一。記帳憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，在法定期限內(nèi)指定專人妥為保管，期限屆滿再按規(guī)定程序銷毀。設(shè)計(jì)記帳憑證時(shí)，應(yīng)考慮下列要求：第一，要保證記帳憑證能在記賬工作

7、中起到分錄指示作用，有關(guān)的借貸雙方科目欄次應(yīng)清晰醒目，簡單明了；第二，應(yīng)反映填制、審核、主管等不同崗位人員的簽章，以便減少錯(cuò)弊，加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)工作的合法合規(guī)性；第三，記帳憑證必須附有原始憑證，作為書面依據(jù)，記帳憑證中應(yīng)有標(biāo)明所附原始憑證數(shù)量、概況的節(jié)目，以便查閱、核對(duì)；第四，記帳憑證的設(shè)計(jì)應(yīng)貫徹會(huì)計(jì)法和企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，一律采用借貸復(fù)式記帳法，以便規(guī)范企業(yè)的會(huì)計(jì)行為；第五，記帳憑證的基本格式已經(jīng)約定俗成，除非十分必要，企業(yè)可盡量采用國家有關(guān)部門統(tǒng)一印制的記帳憑證，以簡化設(shè)計(jì)工作，節(jié)約人力物力。 表記帳憑證年月日字號(hào) 摘要借方科目金 額貸方科目一級(jí)二級(jí)一級(jí)二級(jí) 合計(jì)記帳：出納

8、：審核：制證： 推薦精選表收款憑證借：年月日字號(hào) 摘 要貸方一級(jí)科目明細(xì)科目金 額      合 計(jì)    記帳：出納：審核：制證： 表付款憑證貸：年月日字號(hào)摘 要貸方一級(jí)科目明細(xì)科目金 額      合 計(jì)    記帳：出納：審核：制證： 表轉(zhuǎn)帳憑證年月日字號(hào) 摘要借方科目貸方科目一級(jí)科目明細(xì)科目一級(jí)科目明細(xì)科目 合計(jì)記帳：出納：審核：制證： 表匯總記帳憑證年月日字號(hào)借方科目金額貸方科目金 額&

9、#160;                       合 計(jì)   推薦精選審核：制表：表收據(jù)（代收款憑證）借：現(xiàn)金年月日字號(hào)付款單位或人員收款事由：單價(jià)數(shù)量金額   貸方科目：人民幣（大寫）：收款人： 審核： 制證： 出納： 表借款單（代付款憑證）  借款人姓名   

10、借款原因 摘要借方科目金額領(lǐng)導(dǎo)批示一級(jí)科目二級(jí)科目          審核：制證：出納：表：差旅費(fèi)報(bào)銷單（代記帳憑證） 年月日填制字號(hào)借方科目 貸方科目 金額 姓名 出差事由   起止時(shí)間、地點(diǎn) 月日起點(diǎn)月日終點(diǎn)                

11、60;                 合計(jì)金額（人民幣大寫）￥ 預(yù)借金額 結(jié)算后金額 結(jié)算后補(bǔ)領(lǐng)       主管審批：財(cái)務(wù)審核：推薦精選 會(huì)計(jì)憑證裝訂前怎樣排序、粘貼和折疊？憑證記帳后，應(yīng)及時(shí)裝訂。裝訂的范圍：原始憑證、記帳憑證、科目匯總表、銀行對(duì)帳單等等。科目匯總表的工作底稿也可以裝訂在內(nèi)，作為科目匯總表的附件。

12、使用計(jì)算機(jī)的企業(yè)，還應(yīng)將轉(zhuǎn)帳憑證清單等裝訂在內(nèi)。裝訂前首先應(yīng)將憑證進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)憑證的整理工作，主要是對(duì)憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。 對(duì)于紙張面積大于記帳憑證的原始憑證，可按記帳憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來，以便裝訂后，還可以展開查閱。 對(duì)于紙張面積過小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)以膠水為宜。小票應(yīng)分張排列，同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起，同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。 &#

13、160; 對(duì)于紙張面積略小于記帳憑證的原始憑證，可以用回形針或大頭針別在記帳憑證后面，待裝訂憑證時(shí)，抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大，而且數(shù)量多，可以單獨(dú)裝訂，如工資單，耗料單。但在記帳憑證上應(yīng)注明保管地點(diǎn)。 原始憑證附在記帳憑證后的順序應(yīng)與記帳憑證所記載的內(nèi)容順序一致，不應(yīng)按原始憑證的面積大小來排序。 經(jīng)過整理后的會(huì)計(jì)憑證，為匯總裝訂打好了基礎(chǔ)。 所有匯總裝訂好會(huì)計(jì)憑證都要加具封面。會(huì)計(jì)憑證裝訂前，要先設(shè)計(jì)和選擇會(huì)計(jì)憑證的封面。封面應(yīng)用較為結(jié)實(shí)、耐磨、韌性較強(qiáng)的牛皮紙等。一般的封面格式如：風(fēng)商場(chǎng)     

14、;   <P&NBSP;ALIGN="CENTER">××憑證         年月 日 共冊(cè)本冊(cè)為第冊(cè)        推薦精選本冊(cè)起止號(hào)碼：自號(hào)至號(hào)        會(huì)計(jì)主管： 裝訂人：怎樣裝訂會(huì)計(jì)憑證？裝訂就是將一札一札的會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，從而方便保管和利用。裝訂之前

15、，要設(shè)計(jì)一下，看一個(gè)月的記帳憑證究竟訂成幾冊(cè)為好。每冊(cè)的厚薄應(yīng)基本保持一致，不能把幾張應(yīng)屬一份記帳憑證附件的原始憑證拆開裝訂在兩冊(cè)之中，要做到既美觀大方又便于翻閱。 一本憑證，厚度一般以1.5一2.0厘米為宜。過薄，不利于戳立放置；過厚，不便于翻閱核查。憑證裝訂的各冊(cè)，一般以月份為單位，每月訂成一冊(cè)或若于冊(cè)。憑證少的單位，可以將若干個(gè)月份的憑證合并訂成一冊(cè)，在封皮注明本冊(cè)所含的憑證月份。由于原始憑證往往大于記賬憑證，從而折疊過多，這樣一本憑證就顯得中間厚，裝訂線的位置薄，訂出的一本憑證象條魚一樣。這時(shí)可以用一些紙折成許多三角形，均勻地墊在裝訂線的位置。這樣的裝訂出來的憑證就顯得整齊了。 裝訂前，要以會(huì)計(jì)憑證的左上側(cè)為準(zhǔn)，放齊，準(zhǔn)備好鐵錐、裝訂機(jī)或小手電鉆，還有線繩、鐵夾、膠水、憑證封皮、包角紙。下面介紹一種角訂法：(1)將憑證封皮和封底裁開，分別附在憑證前面和后面，再拿一張質(zhì)地相同的紙(可以再找一張憑證封皮，裁下一半用，另一半為訂下一本憑證備用)放在封皮上角，做護(hù)角線。(2)在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形，用夾子夾住，用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地打兩個(gè)眼兒。 (3)用大針引線繩穿過兩個(gè)眼兒，如果沒有針，可以將回形別針順直，然后兩端折向同一個(gè)方向，折向時(shí)將線